Utredning av förslag till genomförandeplan för flytt av hospice

LANDSTINGET I UPPSALA LÄN Föredragningspromemoria Sammanträdesdatum Sida Produktionsstyrelsen 2012-10-25 137 Dnr PS 2012-0037 Utredning av förslag till genomförandeplan för flytt av hospice Förslag till beslut Produktionsstyrelsen beslutar - att godkänna inkommet underlag avseende flytt av Hospice - att uppdra till sjukhusdirektören för Akademiska sjukhuset att fortsätta planering och genomförande av flytten av Hospice i enlighet med presenterad plan - att föreslå hälso- och sjukvårdsstyrelsen att finansiera tillkommande kostnader för Akademiska sjukhuset till följd av flytten av Hospice med 300 tkr som en engångskostnad 2013 och varaktig årlig kostnad för hyra och bemanning. Ärendet Sjukhusdirektören för Akademiska sjukhuset har i enlighet med produktionsstyrelsens uppdrag inkommit med en utredning med anledning av flytten av hospice. I bilaga presenteras utredningen som bl.a. innehåller riskanalys, konsekvensbeskrivning och genomförandeplan. Delges: Hälso- och sjukvårdsstyrelsen Sjukhusdirektören, Akademiska sjukhuset Bilaga 137 Ordförandes sign Justerandes sign Utdragsbestyrkande

Ärende 137. 2012-10-10 Dnr PS 2012-0037 Produktionsavdelningen Andreas Endrédi Tfn 018-611 61 18 E-post andreas.endredi@lul.se Produktionsstyrelsen Utredning och förslag till genomförandeplan för flytt av hospice Förslag till beslut Produktionsstyrelsen beslutar - att godkänna inkommet underlag avseende flytt av Hospice - att uppdra till sjukhusdirektören för Akademiska sjukhuset att fortsätta planering och genomförande av flytten av Hospice i enlighet med presenterad plan - att föreslå hälso- och sjukvårdsstyrelsen att finansiera tillkommande kostnader för Akademiska sjukhuset till följd av flytten av Hospice med 300 tkr som en engångskostnad 2013 och varaktig årlig kostnad för hyra och bemanning Ärendet Sjukhusdirektören för Akademiska sjukhuset har i enlighet med produktionsstyrelsens uppdrag inkommit med en utredning med anledning av flytten av hospice. I bilaga presenteras utredningen som bl.a. innehåller riskanalys, konsekvensbeskrivning och genomförandeplan. Delges: Hälso- och sjukvårdsstyrelsen Sjukhusdirektören, Akademiska sjukhuset Landstingets ledningskontor Slottsgränd 2A Box 602 751 25 Uppsala tfn vx 018-611 00 00 fax 018-611 60 10 org nr 232100-0024 www.lul.se

FLYTT AV HOSPICE BILAGA 1 AS2012-0875 Återkommande årskostnad Ökad hyreskostnad 2 310 000 Utökad bemanning +1 usk natt 760 000 Utökad städ (pga fler toaletter) +0,25 tjänst 130 000 SUMMA 3 200 000 Engångskostnad vid flytt SUMMA 300 000

AS2012-0875 Bilaga 2 Konsekvenser för patienter och deras anhöriga, vid flytt till Genetikum Hospicevården ska präglas av en helhetssyn som bygger på fyra hörnstenar: symtomlindring, teamarbete, kommunikation/relation och närståendestöd. Vården ska tillgodose fysiska, psykiska, sociala och existentiella behov för att ge högsta möjliga livskvalitet, när bot inte längre är möjlig. Palliativt förhållningssätt innebär bland annat en hög grad av tillgänglighet och att man ligger steget före när det gäller symtomlindring och information. Behoven styr insatserna. Risk Konsekvens Åtgärd Ansvarig Svårare att ha överblick över patienterna pga. lokalernas utformning, t.ex. ser inte personalen patienten från korridoren och det kommer inte att höras bra ut i korridoren. Ökad fallrisk för patienterna. Andningsbesvär, ångest/oro uppmärksammas inte lika lätt av personalen om inte patienten kan förmedla sig. Beslut om budget för ökad bemanning, framförallt nattetid. Skört även kvällar och helger. Sjukhusledning Landstingspolitiken Svårare att uppmärksamma anhöriga som är i behov av stöd. Ökad oro när man känner sig ensam. Genomgång av arbetsrutiner Avdelningschef Anhöriga kan inte sova över på alla rum. Det finns inte ekonomi till byggnadsanpassningar. Orolig patient /närstående som inte kan vara tillsammans den sista tiden. Avsätta medel för ändringar. Landstinget Störande ljud från den intilliggande skolan. Symtom som smärta, oro mm kan upplevas mer besvärande. Dialog med ansvarig på skolan. Avdelningschef Störande för anhöriga till döende patient. Plank eller på annat sätt dämpa ljudnivå. en

Risk Konsekvens Åtgärd Ansvarig Anhöriga kan behöva ta större ansvar vid övervakning/tillsyn pga. lokalernas utformning där personalen får sämre överblick. Trötta anhöriga som ej vågar slappna av och känna sig trygga. Ökad budget för ökad bemanning Sjukhusledning Landstingspolitiken Ingen tillgång till cafeteria, frisör, fotvård, bibliotek. Svårare att känna sig som en del av livet ex. köpa dagstidning, få känna sig fin och fräsch = livskvalitet. Ändrad tur för Bokbussen som kan stanna utanför lokalerna. Inreda en plats i huset med möjlighet till hårtvätt, frisörplats. Landsting/ Samarbete med volontärer för inköp av dagstidning mm. Avdelningschef /Verksamhetschef Längre avstånd till sjukhuset. Något jobbigare resor vid besök på sjukhuset. Längre tid för jourläkare att komma. Svårare för patienterna att komma ut i trädgården vid hög arbetsbelastning då personal behöver avdelas för att vara ute med patienterna. Rädsla för att vara ute utan tillsyn. Sämre livskvalitet. Ökad bemanning, se ovan Volontärer? Inköp av fler trygghetslarm Sjukhusledning Landstingspolitiken Avdelningschef /Verksamhetschef

Risk Konsekvens Åtgärd Ansvarig Färre besök på grund av dåliga bussförbindelser kvällar och helger. Sämre livskvalitet och risk för ökad ångest/oro. Fler bussar som stannar utanför med tätare tidtabell. Landstinget, kollektivtrafiken UL Ökad personalomsättning. Initialt lägre kompetens hos medarbetarna. Planera in fortbildning och planeringsdagar. Chefer på alla nivåer Svårt för patienter att få enskildhet på balkongen. Patienter isolerar sig på rummet. Sämre förutsättningar för den som önskar att få dö under bar himmel. Ej tillräckligt med parkeringsplatser. Stressande för anhöriga som vill komma på besök, särskilt om de är hitringda för att patienten försämrats. Utöka antalet parkeringsplatser. Andliga behov kan ej tillgodoses om man är rullstols- eller sängbunden pga. att andaktsrummet är så litet att det inte finns tillräcklig plats. Sämre livskvalitet och risk för ökad ångest/oro för patienter med andlinga behov. Justering av ritning och flytt av vägg. Landsting/ Risk att patient och personal snubblar på sladd till bordslampa på sängbordet. Dålig arbetsbelysning så personal gör misstag. Köpa punkt/arbetsbelysning vid sängen istället för bordslampa på sängbordet. Avdelningschef /Verksamhetschef

Risk Konsekvens Åtgärd Ansvarig Svårt sjuka patienter blottas för besökare pga. patienttransport med ambulans/bårbil är planerad till framsidan av huset invid parkering. Integritetskränkande för patienten och stressande för anhöriga m.fl. som rör sig vid ingången. Bygga ett separat ambulansintag. Landsting/ 2012-05-24 Gunilla Högman, avdelningschef Hospiceenheten 2012-06-27 reviderad

AS2012-0875 Bilaga 3 Riskanalys av Hospice planerade flytt till nya lokaler på Geneticum Bakgrund Uppsala kommun och Uppsala läns landsting har tillsammans beslutat att etablera ett Palliativt centrum på Geneticum. Detta innebär att Hospice skulle flytta från sina nuvarande lokaler på Kronparksgården till en avdelning 1 tr upp på Geneticum. Risker ur ett medicinskt perspektiv Läkarbemanningen kommer inte att ändras på dagtid så där kan vi inte se några risker På jourtid har onkologens bakjour ansvaret för Hospice med 2 timmars inställelsetid och med omedelbar telefontillgänglighet. Måndagar till fredagar har onkologen ingen bakjour om primärjouren är specialist. Onkologens primärjour ska således ansvara för Hopsice. Primärjouren är inte sjukhusbunden utan har 30 min inställelsetid och är tillgänglig per telefon. Då Geneticum ligger ännu längre bort från Akademiska sjukhuset än Kronparksgården kan det ta längre tid att ta sig mellan svårt sjuka patienter på onkologkliniken och Hospice Avståndet till Akademiska gör att det tar längre tid att transportera patienter från Hospice till röntgen Planlösningen på Hospice blir mer svåröveskådlig vilket medför risk för att patienters behov inte uppmärksammas. Uppsala 2012-08-27 Gunilla Enblad

AS2012-0875 Bilaga 4 Riskbedömning arbetsmiljö avseende förslag om flytt av Hospice till Geneticum Närvarande 13/6-2012: Annika Jonasson, huvudskyddsombud VF, Ulla Martinsson, sektionschef PRT, Karin Viredius Hedström, kurator, Gunilla Högman, avdelningschef Ssk: Mia Grillfors Mård, Anna-Karin Rickardsson, Maria Mare, Mona Östlund, Eva Wessman, Veronica Björkman Kjellén, Pia Ullström Usk: Jasmine Andersson, al, Birgitta Åhman, Ulrika Östergren, Georgina Srbu Läkare: Anila Blomstermo Närvarande 21/8-2012: Therese Blomqvist regionalt skyddsonbud VF, Ulla Martinsson sektionschef PRT, Karin Viredius Hedström kurator, Gunilla Högman avdchef Ssk: Mia Grillfors Mård, Maria Hedlund, Harriet Stautmanis, Eva Wessman, Kristina Gronowitz, Mona Östlund Usk: Birgitta Åhman, Margaretha Davidsson, Ingbritt Hadj- Abderrahmane, Processledare: Maria Gustafsson, HR-konsult OTM-divisionen Bedöm vilka riskkällor som kan leda till risk för ohälsa eller olycksfall. Sammanställ riskerna och bedöm om de är allvarliga eller inte. Skriv ner riskerna och ange vilka som är allvarliga. Åtgärda de risker som kommit fram och ta alltid först hand om de allvarligaste. Alla risker kan kanske inte undvikas helt. De måste då hanteras på annat sätt, till exempel genom att arbetstagarna får särskilda instruktioner, stöd och handledning eller använder personlig skyddsutrustning. Det som inte går att göra omedelbart, tas upp i en skriftlig handlingsplan.

Riskbedömning och handlingsplan: Risker Stress och psykisk ohälsa Oro för otillräcklig bemanning. Det blir svårt att ha överblick över patienterna inne på rummen på grund av lokalernas utformning. Även svårt att höra om någon mår dåligt, behöver hjälp eller ramlar. Detta leder till psykisk stress. Flytten innebär mer stress för personal som ska gå på utbildning på sjukhuset eftersom det tar längre tid att ta sig dit. Detta leder också till ökad arbetsbelastning under en längre tid för personalen som är kvar på avdelningen. Sämre bussförbindelser (vissa tider obefintliga) leder till ökad stress för personalen som måste åka tidigare hemifrån för att hinna i tid till jobbet eller inte alls har möjlighet att ta sig dit. Personalen ska utrustas med ett nytt telefonsystem som innebär att man alltid är tillgänglig. Det kan upplevas som stressande i vissa situationer. Det nya telefonsystemet ersätter det larmsystem som finns nu. Kommer det att fungera i lokaler som är bombsäkra, eller rum som ligger i radioskugga? Osäkerhet kring funktionaliteten kan leda till otrygghet hos personalen. Bedömning risk Allvarlig /annan Sannolikhet Sannolikt/ej sannolikt Annan Sannolikt Öka nattbemanningen Vad ska göras Ansvar Klart Uppföljning Landsting Innan flytten Annan Sannolikt Planering AC Löpande Allvarlig Sannolikt om inget görs med bussförbindelser na Landsting Annan Sannolikt Utbildning, rutiner AC I samband med flytten Innan flytten Utreds innan flytt Innan flytten

Risker Personalen i köket kommer att få flera patienter och flera vårdlag att förhålla sig till eftersom det blir ett gemensamt kök för LUL och kommunen. Detta kan leda till ökad stress för kökspersonalen. Antal parkeringsplatser samt belysningen på parkeringen måste vara tillräcklig, annars leder det till oro och stress för personalen. Hög ljudnivå i personalmatsalen leder till sämre arbetsmiljö för personalen. Om bemanningen är för låg blir det svårt att gå ifrån för lunch vilket leder till stress. Det kommer inte att finnas några möjligheter att handla lunch utan personalen måste alltid ha lunch med sig själva. Detta kan leda till ökad stress. Stor osäkerhet kring hur huvudmannaskapet kommer att se ut. Leder till stress. Otydlighet kring hur läkemedelsförrådet ska fungera leder till ökad stress för personalen. Om inte kuratorsrummet ligger centralt beläget på avdelningen kan det innebära att kuratorn måste gå runt och leta ledigt rum att ha samtal. Detta kan vara stressande för kuratorn Bedömning risk Allvarlig /annan Sannolikhet Sannolikt/ej sannolikt Annan Sannolikt Ta fram rutiner/arbetsförde lning tillsammans med personalen Vad ska göras Ansvar Klart Uppföljning AC Hospice VC kommun Innan flytten Löpande Annan Sannolikt Innan flytten Annan Sannolikt Möblera/inreda så att ljudnivån dämpas Allvarlig Ej sannolikt Planering/ta fram rutiner Annan Sannolikt Kök Cafeteria eller annan möjlighet att beställa mat Inredningsa rkitekt AC Landsting Annan Sannolikt landsting Annan Sannolikt Tydliggöra budget för läkemedel Rutiner Landsting AC, VC Innan flytten Innan flytten Löpande Innan flytten Innan flytten Innan flytten Löpande Annan Sannolikt Innan flytten

Risker Ökad press från anhöriga som är missnöjda med brist på kommunikationer, parkeringsplatser och övrig service leder till stress och oro hos personalen. Samarbete Det kan bli svårare att hjälpa varandra och samarbeta på grund av att avdelningen har två korridorer. Det finns en risk för att landstingets personal även får hjälpa till med kommunens patienter eftersom patienter och anhöriga har svårt att skilja på vart patienten hör eller se skillnad på personalen. Ökad arbetsbelastning. Om PRT s lokaler ligger för långt ifrån resten av avdelningen leder det till ännu mer ensamarbete för personal på PRT. Samarbetet mellan kommunen och landstinget måste vara klarlagt för att inte osäkerhet ska uppstå i det dagliga arbetet. Fysisk arbetsmiljö Det måste finnas en larmplan för PRT s personal för att inte det ska upplevas som en osäkerhet. Större fysiska avstånd på avdelningen leder till mer spring för att ha överblick över patienterna och hämta saker. Bedömning risk Allvarlig /annan Sannolikhet Sannolikt/ej sannolikt Annan Sannolikt Utökning av antal parkeringplatser Vad ska göras Ansvar Klart Uppföljning Innan flytten Annan Sannolikt Utarbeta rutiner AC Innan flytten Löpande Annan Sannolikt Utarbeta rutiner AC, VC Annan Sannolikt Hitta mötesforum, t ex gemensamt fika Annan Sannolikt AC, VC Innan flytten Annan Sannolikt AC Innan flytten Annan Sannolikt Rutiner bemanning AC AC Landsting Innan flytten

Risker Läkemedelsrummet måste ha dragskåp med ventilation, annars finns risk för allergier hos personalen. Osäkerhet kring läkemedelsrummet. Kommer det att vara gemensamt för kommunen och landstinget? Vi har olika system för kontroll, vem kontrollerar vid svinn? Svårare med utbildning i framtiden om det inte finns TV/datoranslutning framdraget till personalrummet. Risk för försämrad arbetsmiljö i de mindre patientrummen om inte möblerna är anpassade till lokalerna. Det måste finnas tillräckligt med utrymme i rummen att arbeta i. ( Med tanke på liftar och sängar t ex.) Risk för stress om inte antalet datorer inte räcker till. Sämre städning på avdelningen eftersom ytan blir större. Rum för smutstvätt och soprum kommer att finnas i källaren vilket gör att arbetet blir tyngre och mer stressigt. Oro hos personalen att obehöriga kommer in i lokalerna eftersom lokalerna är större och svårare att överblicka. Fler människor rör sig i lokalerna. Arbetsbelastning Bedömning risk Allvarlig /annan Annan Sannolikhet Sannolikt/ej sannolikt Ej sannolikt (går att lösa på andra Vad ska göras Ansvar Klart Uppföljning sätt) Annan Sannolikt Landsting AC VC Landsting Under byggtiden Innan flytt Annan Sannolikt Under byggtiden Allvarlig Sannolikt Inredning sarkitekt Innan möbelinköp Annan Sannolikt Landsting Innan flytt Annan Sannolikt Utökning av antal tim Annan Sannolikt Rutiner Vaktmästare Landsting Innan flytt AC Annan Sannolikt Innan flytt Löpande Arbetsledning

Risker Kompetens Det blir svårare att behålla och rekrytera personal när förändringen genomförts. Information Det blir svårare att sprida informationen när avdelningen har två expeditioner istället för en. Övriga frågeställningar Om kommunen och landstinget fortsätter att ha olika journalsystem leder det till ökad stress hos personalen om det är meningen att man ska hjälpa varandra. Sämre tillgång till driftspersonal? Bedömning risk Allvarlig /annan Sannolikhet Sannolikt/ej sannolikt Annan Sannolikt Vad ska göras Ansvar Klart Uppföljning Annan Sannolikt Rutiner AC Innan flytt Löpande