000398 REVISIONSRAPPORT Västerbergslagens Samordningsförbund Granskning av Årsredovisning 2011-12-31 Mars 2012 Jennie Femros
000399 pwc 1 Inledning Vi avlämnar hänned dokumentation över granskningen år 2011. Syftet med delta PM år att informera styrelsen och medrevisorerna om den bedömning av redovisning och förvaltning som ligger till grund för utformningen av revisionsberättelsen, dels om eventuella åtgärder med anledning av granskningens resultat. Vår granskning bar utförts enligt god revisionssed och med iakttagande av revisorslagens bestänunelser om bland aooat opartiskhet och självständighet samt med heaktande av ISA (International Standards on Auditing) som har ersatt RS (Revisionsstandard i Sverige) from räkenskapsår 2011. 1.1 Uppdrag Enligt Lag (2003: 121 O) om fmansiell samordning av rehabilitclingsinsatser skall styrelsen svara för samordningsförbundets räkenskaper och årligen inom tre månader från räkenskapsårets slut upprätta årsbokslut och årsredovisning. Lagen (1997:614) om kommunal redovisning skall gälla i tillämpliga delar. Västerbergslagens Sarnordningsförbund har upprättat en årsredovisning per 111231. Västerbergslagens Sarnordningsförbunds revisorer har gett åhrlings PricewaterhouseCoopers AB i uppdrag alt granska årsredovisningen för perioden 1 januari - 31 december 20 Il. 2 Sammanfattande revisionell bedömning Arets granskning har utförts enligt den upprättade revisionsplanen. Den sammantagna bedömningen efter genomförd revision är att kravet på god intern kontroll är uppfyllt och att årsredovisningen ger en rättvisande bild av sarnordningsförbundets resultat och ställning i enlighet med god redovisningssed i. Sverige. Vi har vid granskningen inte funnit något som tyder på att styrelsens ledamöter handlat i strid med lag om finansiell samordning nv rehabiliteringsinsatser eller forbundsordningen. Få basis nv gjorda iakttagelser och överväganden avlämnas därvid en revisionsberättelse enligt standardlitformning. 2
00040D IjJh,": --' pwc Samordningsförbundets ekonomiska lage För räkenskapsår 2011 överstiger intäkterna kostnaderna med 331 tkr.. Budgeterat resultat för perioden var -64 tkr. De avvikelser 80m förekommer mot budget för 2011 är främst att kostnaderna för rehabinsatser för deltagare uppgltt till 78 tia jämfört med budgeterade 240 tia, dvs en avvikelse pi +162 tia. Orsaken är att man bedrivit mer verksamhet i teamet samt alt man inte har haft lika stort behov av att köpa in rehabplatser utifrln de behov deltagarna haft jämfört med vad man budgeterat för. Även personalkostnaderna. har varit lägre än budgeterat; 999 tkr jämfört med budgeterade 1 114 tkr, som en följd av att de bada anställda inte arbetat heltid andra halvhet 2011 som styrelsen budgeterat för. Omkostnaderna har även de varit 111 tia lägre än budgeterat, främst som en följd av lägre kostnader för resor oelt konferenser. Verksamhetens tidigare upparbetade överskott har således under 2011 ökat med 331 tkroch uppgår per 111231 till 1541 tia. Budgeten för 2012 är satt til1-41~ tia och avsikten är att utöka verksamheten nir det gäller inköp a.v rebabinsater ror deltagarna samt utöka möjligheten för intressenter att söka projektmedel då mon budgeterat dessa till 261 tkr. Erhållna bidrag frän huvudmännen ligger i niva med fg år och uppgår till 3730 tia. De väsentliga skillnaderna mellan 2010 och 2011 avseende verksamhetens kostnader är följande: Kostnaden för av andra aktörer sökta projektmedel har minskat från 1 044 tkr till 17 tkr, som en följd av att man 2011 valt att inte bevilja nya projekt i samma utsträc1cning utan istället fokuserat på verksamheten som bedrivits av rehabkonsultentteamet. ÖVriga externa kostnader bar minskat :tran 1437 tia till 686 tkr, dvs med 751 tla. Orsaken är att kostnaden för kurser för deltagarna har minskat. Även personalkostnaderna har minskat mellan räkenskapsiren frän 1219 tkr till 1000 tkr. Avkastningen på placeringarna har minskat mellan räkenskapsåren från 113 tia til129 tla, 80m en följd av att förbundet förbrukat överskottsmedel under 2010 och därmed realiserat en större vinst Per 111231 fanns ett orealiserat övervärde i den kortfristiga placeringen uppgående til137 tkr som kommer förbundet tillgodo först vid en avyttring. 3
000401 -_j., ~ pwc Sammanfattande grllnslmingsnoteringar Vår granskning visar att samordningsförbundets verksamhet bedrivs på ett ändamålsenligt och effektivt sätt med en tillfredsställande kvalitet. Sammantaget sköts även förbundets redovisning på ett tillfredsställande sätt med god ordning på den löpande bokföringen. Enligt regeringens proposition, 2003/04:05, God ekonomisk hushållning i kommuner och landsting, föreslås bl.a. att revisorerna ska granska och bedöma om resultatet i årsredovisningen är förenligt med de mål styrelsen beslutat om för ekonomin under perioden. Vår bedömning är att årsredovisningen innehäller uppföljning av verksamhetens mål och kommentarer till dessa. Uppföljningen av hur många deltagare som nått egen försörjning mäts dock inte på samma sätt som uppsatta mäl. - Vår bedönuung är att samordningsförbundets årsredovisning uppfyller lagens krav. Årsredovisningen omfattar förvaltningsberättelse, resultaträkning och balansräkning för perioden samt foregående års jämforelsesiffror och budget för 2011. Vid viir granskning av årsredovisningen har vi noterat följande: Vid vår granskning av den löpande bokföringen har vi kontrollerat förbundets rutiner avseende attester. Ordförande attesterar i regel kostnader som ror verkställande tjänsteman, men vid något tillfälle har vi påträffat alt denna attest saknas på mobiltelefonfaktura. Vi har även påträffat att utbetalningsattest saknas av ordförande på verkställande ijänstemans löneutbetalning. Löneunderlagen attesteras före utbetalning, men det finns ingen kontroll att attesterad lön är densamma som utbetald lön till verkställande ijänstemnn som sj älv sköter utbetalningen. I övrigt har vi inget att anmärka på vad gäller attester av leverantörsfakturor och utbetalningar. Kontroll har dessutom gjorts av ntt kostnader kan anses vara kopplade till verksamheten, där kostnadema anses vara rörelsegilla. - I granskningen av den löpande bokföringen har vi även detta år funnit bristfiilliga underlag från Försäkringskassnn, Landstinget, Smedjebnckens kommun och Ludvika kommun till fakturorna rörande uthyrd personal. Förslagsvis bör lönespecifikationer eller liknande bifogas som styrker de faktiska kostnaderna och skapar trygghet i den interna kontrollen. - Vi vill påtala alt det är av vikt att samordningsforbundet betalar skatter och sociala avgifter i tid till Skatteverket. 4
000402 - Vi har i vår granskning noterat att budgeten som lagts in i boktöringssystemet inte är densamma som den som styrelsen fastställt I de manuellt framtagna manadsvisa rapporterna framgår dock konekt budget för jämfö.. relse. - Förbundet bar under tidigare Ar haft upparbetade överskott som de ej har kunnat förbruka. Revisionen har tidigare papekat att verksamheten skulle kunna utökas och då fmansieras med dessa upparbetade överskott. From 2009 finns nu pga ovanstående möjligheten för Väster bergslagens Samordningsförbunds samverkande parter Försäkringskassan, Arbetsförmedlingen, Landstinget Dalarna, Ludvika. och Smedjebackens kommun att tillsammans med aktörer fran insatsomradena söka medel Hn förbundet. Tilldelning av medel ska gynna insatser/projekt som går i linje med förbundets mal. Samordningsffirbundets malsättning med delta är att implementera förbundets arbetssätt och framgangsfaktorer ut till de samverkande partema och även att bredda verksamheten genom att kunna arbeta med malgrupper som de i dagsläget inte har möjlighet att arbeta med. Un... der 2010 har 1 044 tia utbetalas till olika projekt, medans styrelsen under 2011 enbart utbetalat 17 tkr. Per 111231 finns ett överskott uppglende till 1 541 tkr utav vilket man budgeterar att rörbruka 418 tkr under 2012. Revisorerna efterfrågar nu en långsiktig plan där det framgår hur man har tänkt använda de överskottsmedel som finns kvar i dagsläget. - Vi vill poängtera au det ska vara samma datum ror underskrift av årsredovisningen som på styrelseprotokollet där styrelsen godkänner årsredovisningen... Samordningsförbundet får enligt förarbetena inte bedriva nagon egen rehabiliteringsverksamhet. Det får inte heuer fatta beslut om enskilda individers deltagande i iilsatser eller finansiera deltagarnas försörjning. Samordningsförbundet kan endast finansiera insatser som utrörs hos de samverkande parterna. Det kan därmed ifrågasättas om inköp av ijänster fran andra än huwdmådnen faller inom riktlinjerna för vad samordningsförbund f1r göra. Vi har observerat att målen är satta på individniva och ska mätas när deltagare varit inslaiven i finsam i 12 respektive 24 manader, medans uppföljningen av antalet deltagare som når egen försörjning gön kalenderirsvis på totalen inskrivna i Finsam. Vi rekommenderar att målen ses över alternätivt uppflsljningsmetoden och vi vet alt detta arbete redan' paböijats. - Projektredovisning bör inioms så att man kan följa hur mycket medel som har lagts pil respektive projekt. Idag särredovisas särskilda projekbnedel på separata konton, men kostnaden för finsam-teamet kan inte följas lika tydligt. 5
-- 111.:\ pwc 000403 - Vi finner det positivt att det finns nedslaivna projektbeslaivningar som är korta och sakliga där projekten bes1aivs övergripande samt malen, hur malen ska mätas och hur det är tänkt att implementeringen ska gå till väga. Vi ser gärna att det arbetas fram. en standardmall för detta i likhet med de ni använt er av, da det är av vikt att administrationen av projekten inte blir för omfattande. Vi finner det också positivt att slutrapporter alltid inhämtas och att projekten följs under löpande Ar. Tänk dock på att begäta in eller själva upprätta korta och konkreta slutrapporter. Styrelsen bör dock bli tydligare i hur man ska följa upp avslutade projekt och hur länge detta ska göras. Förbättring har dock gjorts på detta omrade redan förra Aret da det numera finns inslaivet att skriftlig uppföljning av projekten ska lämnas från den som bedrivit projektet till samordningsfötbundet ett år efter projektet avslutats. Styrelsen har även tagit fram riktlinjer mr vad som gäller vid ansökan av projektmedel fran samordoingsförbundet, vilket är positivt. Jennie Femros Godkänd revisor Revisorsbiträde IdaEmet Revisorsassistent Till dokumentet bifogas bilaga 1 Granskning av projekt 6
J1 pwc 000404 Bilagd Grnnslming ItV projcl(t Fokus för 2011 års granskning har varit de projekt som samordningsförbundet har valt att satsa på. För Västerbergslagens Samordningsfdrbunds del har följande projekt finansierats under räkenskapsår 2011: Rehabl(onsulentteamet Nedlagda kostnader räkenskapsår 2011 framgår inte tydligt då projektredovisning inte förekommer. Kostnaden för inhyrd personal uppgår dock till 1638 tkr och till detta rar läggas kostnad för rebabinsatser för deltagare som uppgått till 78 tkr. Den sammanlagda kostnaden blir då 1716 tkr. Mål och måluppfyllelse Målet är att samordningsförbundet ska tillbandahålla rehabilitering for 50 personer. Under 2011 har totalt sett 75 personer varit inskrivna, varför målet får sägas vara uppfyllt Utav deltagama ska minst 10 % vara självförsörjande inom 12 månader och mlnst 30 % inom 24 månader. Huruvida målet är uppfyllt eller inte framgår inte tydligt av årsredovisningen eftersom uppföljningen inte görs på individnivå efter 12 respektive 24 månader utan man följer upp hur många som når egen försöjjning per räkenskapsår. Omformulering har dock gjorts av millen till räkenskapsår 2012. Hur flljs projektet upp löpande och efter avslut Projektet har följts upp löpande med hjälp av olika metoder såsom SUS, Utredning angående levnadshistoria, DOA (Dialog angående aktivitetsförmåga), Audit (alkoholkonsumtion), Arbetsplan rör praktik samt olika utvärderingsfonnulär för olika insatser. Utvärdering sker även genom en samhällsekonomisk utvärdering av företaget PayOffsom blev klar under 2011. Implementering Nedskriva tanitar om bur implementeringen är tänkt att gå till saknas. Avsikten är dock att lyckade arbetsmetoder ska implementeras i ordinarie verksamhet. Smedjebackcns Vårdcentral "Balans i vardagen" Nedlagda kostnader räkenskapsår 2011 uppgår till 17 tkr. Styrelsen hade beviljat projektet 350 tkrl11021, men Landstinget avbröt projektet i jan 2012 pga sjukdom och omorganisation. Mål och måluppfyllelse Projektbeskrivning finns framtagen, men nägon miiluppfyllelse bar inte nåtts då projektet avbrutits. 7
Imr:...ram pwc 000405 Styrelsen har även beslutat om några andra projekt, men dessa kommer igång forst under 2012; Kompetensbyrän för socialt företagande, Utbildningsinsats mågelungen for hemmasittande ungdomar, KUR (Kunskapsutveckling om rehabilitering ror personer med psykisk diagnos och funktionsnedsättning) samt Ungdomsfinsarn. Slutsats Västerbergslagens Samordningsförbund har i de flesta fall tydliga mål uppsatta för projekten samt en bra uppföljning av de uppsatta målen. När det gäller mål kontra uppföljning av när deltagarna nått egen försörjning bör omarbetning göras så att dessa stämmer överens. Riktlinjer finns fastställda för vad som gäller när aktörer ska söka medel från samordningsförbundet. Uppställningen och redovisningen av projekten i årsredovisningen och i dokument som las fram under löpande år är tydliga. Tankar finns i de flesta fall om hur man ska implementera lyckade projekt i huvudmännens ordinarie verksamhet. En intressant fråga i sammanhanget är dock hur man följer upp redan avslutade projekt samt hur länge uppföljningen kommer att göras. Nedan visas en sammanställning av de projekt som varit aktiva under 2011: f~~tjs J ennie Fernros Godkänd revisor Revisorsbiträde 8