Malmö stad 2015-03-11 Revisionskontoret ÅRSRAPPORT 2014 Servicenämnden Revisorskollegiet 2015-04-01 Revisor: Fredrik Jerntorp ÅRSRAPP 2014 SN Postadress: Stadshuset, 205 80 Malmö Besöksadress: August Palms plats 1 Telefon (exp): 040-34 19 55 Hemsida: www.malmo.se/stadsrevisionen Email: malmostadsrevision@malmo.se
1 BESKRIVNING AV ÅRETS GRANSKNING... 3 2 SAMMANFATTANDE BEDÖMNING... 3 3 SERVICENÄMNDENS UPPDRAG... 5 3.1 Kommunövergripande verksamhets- och finansiella mål... 5 3.2 Verksamhetsområde... 5 3.3 Organisation... 5 3.4 Viktiga händelser 2014... 6 4 INTERN KONTROLL NÄMNDENS STYRNING OCH UPPFÖLJNING... 7 4.1 Nämndens riskanalys... 7 4.2 Nämndens interna kontrollarbete... 7 4.3 Nämndens interna kontrollplan... 7 4.4 Nämndens genomförande av den interna kontrollplanen... 8 4.5 Revisionskontorets bedömning... 8 5 VERKSAMHETSMÅL - NÄMNDENS STYRNING OCH UPPFÖLJNING... 9 5.1 Mål (inkl fullmäktiges uppdragsbeskrivning)... 9 5.2 Mål- och uppdragsuppföljning... 10 5.3 Mål- och uppdragsuppfyllelse... 11 5.4 Revisionskontorets bedömning... 13 6 NÄMNDENS STYRNING OCH UPPFÖLJNING EKONOMI... 14 6.1 Ekonomisk styrning... 14 6.2 Investeringsbudget samt utfall föregående år... 14 6.3 Resultaträkning... 15 6.4 Fördelat resultat... 15 6.4.1 Nämndens kommentar... 15 6.4.2 Revisionskontorets iakttagelser... 16 6.1 Balansräkning... 17 6.1.1 Maskiner och inventarier... 17 6.1.2 Kortfristiga fordringar... 17 6.1.3 Avsättningar... 17 6.1.4 Kortfristiga skulder... 17 6.2 Revisionskontorets bedömning... 18 7 ÖVRIG GRANSKNING AV NÄMNDEN... 19 7.1 Fördjupade granskningsprojekt som berör nämnden... 19 7.1.1 Kartläggning av investering i Tornhuset... 19 7.1.2 Intern kontroll... 19 7.1.3 Stadsfastigheter och kunderna... 20 7.1.4 Tomtmark... 21 7.1.5 Risker med biltransporter... 21 8 NYCKELTAL... 22 8.1 Personal... 22 8.2 Ekonomi... 22 UTKAST ÅRSRAPP 2014 SERVICENÄMNDEN Sidan 2 av 22
1 Beskrivning av årets granskning Årets granskning omfattar årlig granskning och fördjupade granskningsprojekt. Årlig granskning av alla nämnder och styrelser består av: granskning/uppföljning av delårsbokslut 1 och 2 löpande granskning granskning av årsbokslut inklusive årsanalyser 2 Sammanfattande bedömning Intern kontroll Nämndens interna kontrollplan bedöms enligt revisionskontorets kriterier som tillräcklig. Varje affärsområde upprättar riskanalyser med god koppling till den interna kontrollplanen. Uppdatering av risker och utförda åtgärder görs löpande under året, viket revisionskontoret ser mycket positivt på. Kontrollplanen anger vad och hur kontrollen ska följas upp, vem som har ansvaret och när rapportering sker till nämnden. Planen innehåller såväl verksamhets- som redovisningskontroller. Nämndens genomförande av den interna kontrollplanen bedöms som tillräcklig. Genomförd kontroll är metodisk, väldokumenterad och utförd av fristående granskare. Per 141231 har sex av tio kontrollmoment rapporterats till nämnden. I enlighet med kontrollplanen har fyra kontrollmoment rapporterats till nämnden i februari 2015. Revisionskontoret rekommenderar att rapporteringen sker tidigare än februari 2015 då resultatet kan påverka arbetet med nästa års interna kontrollplan. Åtgärdsförslag finns i samtliga fall där den interna kontrollen påvisat brister. Mål, måluppföljning och måluppfyllelse Servicenämndens styrning avseende verksamhetsmål bedöms som tillräcklig enligt revisionskontorets kriterier. Nämndsmålen och åtaganden är kopplade till kommunfullmäktiges mål och är huvudsakligen tidsatta samt omfattar såväl kort- som långsiktiga mål. Målen bedöms vara realistiska och påverkningsbara. Nämnden har utöver fullmäktiges mål beslutat om egna prioriterade mål med kopplade åtaganden, vilket bedöms som positivt. Nämndens måluppföljning bedöms som inte helt tillräcklig. Bedömningen grundar sig på att nämnden inte tydliggör den övergripande måluppfyllesegraden för varje enskilt fullmäktigemål. Utläsandet av måluppfyllelsen försvåras specifikt avseende de fullmäktigemål som brutits ner till flera åtagande med olika uppfyllelsegrad. Fullmäktigemålen och nämndsmålen har inte följts upp, utvärderats och analyserats i samband med årsanalysen. Nämndens uppföljning görs enbart på åtagandenivå. Uppdrag är analyserade och utvärderade. Nämnden tar ej ställning till uppdragsuppfyllelsen per 141231. Nämndens måluppfyllelse bedöms som inte helt tillräcklig. Nämnden tar inte ställning till fullmäktigemålens uppfyllelsegrad. Utifrån antagandet att åtagandenas uppfyllelsegrad har direkt koppling till fullmäktigemålens uppfyllelsegrad bedöms fem av elva kommunfullmäktigemål med direkt påverkan som inte helt uppfyllda/ ej uppfyllda 2014. Totalt har nämnden beslutat om 37 åtaganden varav 22 har helt uppfyllts under året. Åtaganden där nämnden inte nått upp till beslutade mål avser förskoleplatser, handlingsplaner avseende diskriminering, etiskt och certifierade produkter, miljövänliga UTKAST ÅRSRAPP 2014 SERVICENÄMNDEN Sidan 3 av 22
och säkra fordon och jämställdhetsintegrerade arbete. Revisionen har avvikande bedömning av måluppfyllelse avseende två åtagande. För övriga åtagande delar revisionen nämndens bedömning av måluppfyllelse. Servicenämnden har följt upp samtliga fyra prioriterade mål. Utifrån uppföljningen av åtagande, bedöms två av fyra prioriterade mål som helt uppfyllda per 141231. Ekonomisk styrning Nämndens ekonomiska styrning bedöms vara tillräcklig. Servicenämnden upprättar utfallsprognoser, delårsrapporter och årsanalys enligt de kommuncentrala riktlinjerna. Servicenämnden har upprättat anvisningar för budgetuppföljning med ansvarsfördelning mellan nämnden och förvaltningarna. Internbudgeten är nedbruten på affärsområde och periodiseras månadsvis. Nämnden följer upp ekonomin varje månad. Rutiner för regelbunden ekonomisk uppföljning av såväl driftbudget som investeringsplanering finns inom nämnden. Förklaringar till budgetavvikelser anges. Servicenämnden har en omsättning 2014 på 2 846,4 mkr och ett resultat på +37,6 mkr i förhållande till budget. Resultatet är 30 mkr högre än prognosen per 140831 och 23 mkr högre än prognosen per 141031. Resultatavvikelsen mot budget och prognosavser till huvuddelen stadsfastigheter och hänför till det milda vädret som medfört lägre kostnader för snöröjning och värme som följd, lägre elpriser och ett positivt finansnetto. Resultaträkningen ska ge en rättvisande bild av nämndens resultat. Nämndens resultaträkning har granskats och bedöms. Granskningen föranleder ingen anmärkning. Balansräkningen ska ge en rättvisande bild av nämndens förmögenhetsställning. Värderingen av tillgångar och skulder ska ske efter lagstiftning och vedertagna normer. Nämndens balansräkning har granskats och bedöms. Granskningen föranleder ingen anmärkning. UTKAST ÅRSRAPP 2014 SERVICENÄMNDEN Sidan 4 av 22
3 Servicenämndens uppdrag 3.1 Kommunövergripande verksamhets- och finansiella mål I kommunallagens, KL 8 kap 5 fastställs att budgeten ska innehålla en plan för verksamheten och ekonomin under budgetåret. Ur propositionen till lagtexten framgår att en tydlig ambitionsnivå för den egna finansiella utvecklingen och ställningen ska uttryckas i form av finansiella mål. Verksamhetsperspektivet beskrivs som att, förutsättningarna för en god ekonomisk hushållning är att, det finns ett klart samband mellan resursåtgång, prestationer, resultat och effekter. Malmö stads kommunfullmäktige har antagit Riktlinjer för ekonomistyrning vilka reglerar den interna ekonomistyrningen. I den kommunala redovisningslagen KRL 4 kap 5 framgår att förvaltningsberättelsen ska innehålla en utvärdering av om målen för en god ekonomisk hushållning har uppnåtts. I propositionen till lagen framgår emellertid att, för att målen för ekonomisk hushållning ska få någon betydelse för beslutsprocessen krävs att de stäms av, följs upp och utvärderas kontinuerligt. 3.2 Verksamhetsområde Serviceförvaltningen är en utförarorganisation som i huvudsak ger service åt kommunens förvaltningar men också åt Malmöbon. Exempel på förvaltningens omfattande verksamhet är skötsel av stadens telefonväxel och internpost, erbjuda skolmat, färdtjänst, förvalta stadens byggnader, parkskötsel och gaturenhållning, drift och underhåll av gator samt IT-drift. Nämndens uppdrag regleras i reglemente för servicenämnden, senast ändrat i fullmäktigt 2002-11-01, 200, bihang 99. 3.3 Organisation Servicenämndens presidium 2014 består av ordförande Johan Larsson, förste vice ordförande Sanna Axelsson och andre vice ordförande John Roslund. Serviceförvaltningens direktör 2014 är Carina Tempel. Förvaltningen är strukturerad i fem centrala funktioner och fyra affärsområde. De centrala funktionerna består av HR, ekonomi, kansli, kommunikation och utveckling och hållbarhet. Affärsområden Stadsfastigheter. Huvuduppgiften är att förvalta Malmö kommuns bebyggda fastigheter för skola, barn- och äldreomsorg, fritid, kultur och administration. Kommunteknik. Avser transport, markskötsel, markanläggning, service och driftteknisk förvaltning av fastigheter. Kommuntjänster. Affärsområdets funktioner avser bland annat televäxel (bemanning), trafikövervakningscentral, HR-service, IT-service, scanningsenheten, service & samordning, ekonomiadministration, debitering. Malmö skolrestauranger. Har 86 enheterna varav 25 är tillagningskök och resten mottagningskök. Leveranser sker till skolor och förskolor. UTKAST ÅRSRAPP 2014 SERVICENÄMNDEN Sidan 5 av 22
3.4 Viktiga händelser 2014 Kommunstyrelsen har beslutat att de verksamheter inom serviceförvaltningen som finansierats genom arbetsmarknads- och vuxenutbildningsutskottet från och med 1 maj överflyttas från servicenämnden till gymnasie- och vuxenutbildningsnämnden, undantaget verksamheterna Återbyggdepån, Malvin, Grönyteskötsel, Tjänstecyklar samt I Malmö möts vi. I Malmö möts vi överförs till sociala resursförvaltningen, medan de övriga fyra kvarstår inom serviceförvaltningen. Från och med 2014 övergick gröna skolgårdsprojektet i en förvaltningsfas. Arbetsmässigt kommer stadsfastigheters markförvaltare, så långt som möjligt, att fortsätta ge stöd åt de skolor som är intresserade av att arbeta enligt gröna skolgårdskonceptet och en förvaltningsmodell är framtagen. Faktiska åtgärder kommer att resultera i tillkommande hyresavtal. Sedan starten 2010 har 29 skolor och förskolor deltagit i projektet. Under 2014 kommer de från projektet resterande fyra förskolorna och skolorna att anläggas Inför 2014 identifierade förskoleförvaltningen ett totalt utbyggnadsbehov motsvarande 1 750 platser. Serviceförvaltningen målsättning 2014 var att kunna bidra med 1 250 platser av det totala behovet. Under året har två nya verksamheter förts över till kommuntjänster. Den 1 februari överfördes specialtransporters verksamhet från Räddningstjänst Syd och i samband med omorganisation av Malmö stads IT-organisation, 16 juni, fördes den del som finns kvar under serviceförvaltningen, IT-service, över till kommuntjänster (se text nedan). Söndagen den 31 augusti drabbades Malmö av ett kraftigt skyfall. Detta drabbade serviceförvaltningens affärsområde genom skador på bland annat transportbilar och fastigheter. Beräknad kostnad motsvarar cirka 100 miljoner kronor. Under våren 2014 har ett projekt haft till uppgift att se över Malmö stads ITverksamhet. Resultatet blev ett organisationsförslag som beskriver och tydliggör roller och ansvarsområden för IT-service och stadskontorets IT-enhet. Förslaget innebar en tydligare organisation och att verksamheten nu har konsoliderats och roller tillsatts i respektive del för att optimera IT-verksamheten i Malmö stad. Den nya ITorganisationen är på plats sedan den 16:e juni. Den del av IT-service som är kvar inom serviceförvaltningen upphörde som affärsområde i samband med omorganisationen och överfördes till affärsområde kommuntjänster. Ekonomiskt redovisas IT-service separat under 2014. UTKAST ÅRSRAPP 2014 SERVICENÄMNDEN Sidan 6 av 22
4 Intern kontroll nämndens styrning och uppföljning 4.1 Nämndens riskanalys Baserat på riskvärde, utfall från tidigare granskningar eller händelser i omvärlden väljer respektive affärsområdeområde/stabsenhet varje höst ut några risker från sin riskanalys. Utifrån dessa väljs vissa risker ut av ledningsgruppen till en så kallad nettolista. Detta urval diskuteras med interncontrollern varefter förvaltningsledningen beslutar om ett förslag till intern kontrollplan som lämnas till servicenämnden för beslut. Riskanalyserna uppdateras tre gånger under året (DR1, DR2 och årsanalys) och nya risker kan därmed fångas löpande. Förvaltningen tar löpande ställning till risker och bedömningen av dem i förhållande till interna eller externa förändringar, ny lagstiftning eller andra förhållanden som påverkar riskmiljön. Varje affärsområde och stabsavdelning väljer ut några prioriterade risker samt åtgärder. Riskernas kvarvarande åtgärder tidssätts och ges en ansvarig. Detta dokumenteras i samma dokument som riskanalysen som i en egen flik och följs upp samtidigt med riskanalyserna det vill säga i samband med DR1, DR2 och årsanalys. Serviceförvaltningens dokumentation av riskanalyserna innehåller två delar. Den ena delen listar alla risker och anger bedömning av sannolikhet och konsekvens samt redan genomförda åtgärder och kvarvarande åtgärder. Den andra delen innehåller några utvalda, prioriterade risker där kvarvarande åtgärder tidssätts och ges en ansvarig. Åtgärdsplanen följs upp i samband med att riskanalyserna uppdateras vid DR1, DR2 och årsanalys. Riskanalyserna innehåller flera hundra risker. 4.2 Nämndens interna kontrollarbete Riskanalyserna uppdateras tre gånger under året (DR1, DR2 och årsanalys) och nya risker kan därmed fångas löpande. Förvaltningen tar löpande ställning till risker och bedömningen av dem i förhållande till interna eller externa förändringar, ny lagstiftning eller andra förhållanden som påverkar riskmiljön. Varje affärsområde och stabsavdelning väljer ut några prioriterade risker samt åtgärder. Riskernas kvarvarande åtgärder tidssätts och ges en ansvarig. Detta dokumenteras i samma dokument som riskanalysen som i en egen flik och följs upp samtidigt med riskanalyserna det vill säga i samband med DR1, DR2 och årsanalys. 4.3 Nämndens interna kontrollplan Den interna kontrollplanen för 2014 beslutades av servicenämnden 2014-02-25. Kontrollplanen tydliggör ansvar, metod, omfattning, rapporteringsdatum och uppföljning. Årets valda kontrollmål avser bensinkort, rutiner vid hot och våld, investeringsprojekt (tilläggsbeställningar), behörighet/ beslutsattest i Raindance, kalkylering/ utlämnande av offert, upphandling, offentlighet och sekretess, representation, mutor och rapportering av sjukfrånvaro/ VAB/ tjänstledighet. Kontrollmomenten metodhandbok och förbättrad uppföljning JobbMalmö har utgått ur nämndens interna kontrollplan då JobbMalmö inte tillhör nämnden från maj 2014. UTKAST ÅRSRAPP 2014 SERVICENÄMNDEN Sidan 7 av 22
4 granskningsområden rapporterades till nämnden i maj 2014. 2 granskningsområden rapporterades till nämnden i september 2014. 4 granskningsområden rapporterades till nämnden i februari 2015. Varje affärsområde gör löpande riskbedömningar/ riskanalys och har en tillhörande åtgärdsplan. Den mall som används för riskanalys på respektive affärsområde utökas med uppföljning av när och hur risken åtgärdas. I analysen ingår att identifiera risker gällande mål och uppdrag. Varje affärsområde har i uppdrag att tre till fyra gånger om året gå igenom sin riskanalys och uppdatera med utförda åtgärder och eventuellt identifierade risker som tillkommit. Förvaltningen har som målsättningen att så tidigt som möjligt ha underlag för att ta fram en intern kontrollplan för nästkommande år och därmed kunna genomföra fler kontroller tidigare. 4.4 Nämndens genomförande av den interna kontrollplanen Resultaten av genomförda kontroller har rapporterats löpande till nämnden (två gånger om året utöver den årliga uppföljningen). Nämnden har i samband med årsanalysens upprättande (februari), rapporterat slutresultatet för uppföljningen av den interna kontrollen till kommunstyrelsen. Samordningen av arbetet med genomförandet av internkontrollplanen sköts av redovisningsavdelningen tillsammans med interncontrollern. Det är även de som föreslår granskare. Granskaren ska inte jobba inom det område som ska granskas (vara jävig) men ändå förstå vad man granskar. Allvarliga brister som framkommer vid kontroller rapporteras omgående till affärsområdeschef. Helheten har rapporterats i ledningsgruppen. Första rapporteringen till nämnden gjordes i maj 2014. Servicenämnden har per 141231 genomfört/ rapporterat sex av tio kontrollmoment. Ytterliggare fyra kontrollmoment har rapporteras i februari 2015 tillsammans med en total sammanfattning av den interna kontrollen för 2014. Revisionskontoret har fått ta del av dokumentationen för de enskilda kontrollerna. Dokumentationen är strukturerad och tydliggör granskningsområde, metod, resultat och förslag till åtgärder. Då den interna kontrollen påvisat brister har åtgärder angivits. 4.5 Revisionskontorets bedömning Nämndens interna kontrollplan bedöms enligt revisionskontorets kriterier som tillräcklig. Varje affärsområde upprättar riskanalyser med god koppling till den interna kontrollplanen. Uppdatering av risker och utförda åtgärder görs löpande under året, viket revisionskontoret ser mycket positivt på. Kontrollplanen anger vad och hur kontrollen ska följas upp, vem som har ansvaret och när rapportering sker till nämnden. Planen innehåller såväl verksamhets- som redovisningskontroller. Nämndens genomförande av den interna kontrollplanen bedöms som tillräcklig. Genomförd kontroll är metodisk, väldokumenterad och utförd av fristående granskare. Per 141231 har sex av tio kontrollmoment rapporterats till nämnden. I enlighet med kontrollplanen har fyra kontrollmoment rapporterats till nämnden i februari 2015. Revisionskontoret rekommenderar att rapporteringen sker tidigare än februari 2015 då resultatet kan påverka arbetet med nästa års interna kontrollplan. Åtgärdsförslag finns i samtliga fall där den interna kontrollen påvisat brister. UTKAST ÅRSRAPP 2014 SERVICENÄMNDEN Sidan 8 av 22
5 Verksamhetsmål - nämndens styrning och uppföljning 5.1 Mål (inkl fullmäktiges uppdragsbeskrivning) Kommunfullmäktige beslutade 2013-05-30 att med samordning av kommunstyrelsen ge stadens samtliga nämnder och bolag i uppdrag att utveckla formerna för verksamhetsstyrningen med den inriktning som redovisats i förslaget i Bihang 2013 nr 53 Styr- och ledningssystem i Malmö stad. Av förslaget framgår sammanfattningsvis att fullmäktige beslutar om ett fåtal kommunfullmäktigemål för hela den kommunala verksamheten samt eventuellt ytterligare något för respektive nämnd. Nämnderna beslutar, inom de ramar som fullmäktige sätter med sina kommunfullmäktigemål och de budgetramar som finns, om nämndsmål för verksamheten. Inom ramen för de nämndsmål som nämnden fastställer beslutar verksamheten om åtaganden. I servicenämndens internbudget anges att 16 av kommunfullmäktiges 27 budgetmål går att påverka, varav 10 mål direkt och 6 mål indirekt. För de 11 övriga fullmäktigemål finns ingen möjlighet till påverkan enligt nämnden. För de 16 påverkningsbara målen anger nämnden i internbudget 2014 hur de avser att arbeta för att bidra till måluppfyllelsen. Det sker genom åtgärder och/eller en nedbrytning av målet till ett mål/ aktivitet applicerbart och uppföljningsbart på den egna nämnden. Fullmäktigemålen där nämnden bedömer möjlighet till direkt påverkan avser jämställdhet, antidiskriminering, utländsk bakgrund, önskad tjänstgöringsgrad, mindre timanställda till förmån för heltid, inga osakliga löneskillnader, ekologisk hållbarhet, miljöbilar, ekologiska produkter och biologisk mångfald Avseende exempelvis andelen anställda med utländsk bakgrund har nämnden satt ett kortsiktigt mål för året och ett långsiktigt mål att förvaltningens andel anställda med utländsk bakgrund ska motsvara befolkningens andel år 2018. Även målet angående inköp av ekologiskt och etiskt certifierade produkter har brutits ner på samma sätt, dels kortsiktigt och dels långsiktigt. Serviceförvaltningen har anpassat sig till Malmö stads nya målstruktur och redovisar nämndsmål och åtagande i sin rapportering. Förvaltningen anger att den nya strukturen är väl applicerbar på de i internbudgeten beslutade inriktningsmålen och effektmålen. Servicenämnden har brutit ned de 16 påverkningsbara kommunfullmäktigemålen i 24 nämndsmål. Nämndsmålen tydliggör övergripande vad nämnden ska göra för att bidra till de kopplade fullmäktigemålen under året. Till respektive nämndsmål är ett eller flera åtaganden kopplade. Åtagandena är mätbara och anger mer specifikt vad som ska göras för att nå nämndsmålet och därmed bidra tillfullmäktigemålet. Av de 24 nämndsmålen är 19 nämndsmål kopplade till de 10 fullmäktigemål med direkt påverkan på måluppfyllelsen. Resterande 5 nämndsmål är kopplade till fullmäktigemål med indirekt måluppfyllelse. Malmö kommunfullmäktige har antagit riktlinjer för ekonomistyrning vilka reglerar den interna ekonomistyrningen. Dessa riktlinjer har utökats med mål som reglerar att kommunens anläggningstillgångar vårdas på ett sådant sätt att de inte slits ner eller förstörs i förtid. Följande mål har beslutats av servicenämnden: Kommunens fastigheter ska underhållas på en sådan nivå som anses relevant i branschen. Målet har även brutits ner i nämndsmål och åtagande. UTKAST ÅRSRAPP 2014 SERVICENÄMNDEN Sidan 9 av 22
Utöver de av kommunfullmäktige fastställda målen med kopplade nämndsmål och åtagande har servicenämnden beslutat om följande egna prioriterade mål för 2014: År 2020 ska endast förnyelsebar energi användas i förvaltningens fastigheter Ett kontaktcenter som ger kunderna upplevelsen av en väg in i serviceförvaltningen ska etableras Serviceförvaltningen ska stärka och utveckla servicekulturen Serviceförvaltningen ska utarbeta ett hållbart byggkoncept för unga vuxna mellan 18-30 år Nämndens egna prioriterade mål för 2014 har brutits ner i nämndsmål och åtagande som tydliggör mätbarheten och specificerar vad som ska uppnås. Av budgettexten för 2014, som beskriver kommunfullmäktiges planer och prioriteringar för verksamhetsåret, framgår att Alla skrivningar ska följas upp och resultatet bedömas, även de delar av texten som styr nämndernas verksamhet. Med anledning av detta har stadskontoret gjort en genomgång av budgettexten för att tydliggöra de uppdrag till nämnderna som återfinns där samt hur dessa ska följas upp. Uppdragen kan delas in i tre kategorier: 1. Riktat utredningsuppdrag budgettext ger tydligt uppdrag att utreda en viss frågeställning. Dessa uppdrag är i första hand riktade till kommunstyrelsen och dess förvaltning. 2. Uppdrag som förtydligar inriktning i kommunfullmäktiges beslutade budgetmål för 2014. 3. Uppdrag som förtydligar inriktning för nämnds arbete under året kan vara breda uppdrag till samtliga nämnder men också med tydlig destination till en enskild nämnd. Servicenämnden har tilldelats 8 riktade uppdrag utifrån kommunfullmäktiges budgettext 2014. 5.2 Mål- och uppdragsuppföljning Servicenämnden har genom nerbrutna åtaganden följt upp samtliga 17 kommunfullmäktigemål (16+1) som nämnden anser sig kunna påverka direkt eller indirekt, samtliga 25 nämndsmål, samtliga egna prioriterade mål (inkl. kopplade nämndsmål och åtagande) och samtliga 8 uppdrag i nämndens DR 2 rapportering samt årsanalys 2014. Avseende uppföljningen av de 17 kommunfullmäktigemålen går det inte direkt att utläsa om målen bedöms som uppfyllda eller ej vid årets slut. Bedömning av övergripande måluppfyllelse för kommunfullmäktiges mål redovisades per DR 2 genom trafikljus, grönt (målet bedöms som uppfyllt), gult (målet bedöms som delvis uppfyllt) och rött (målet bedöms som ej uppfyllt). I årsanalysen redogörs ej trafikljusen övergripande utan per åtagande. Indirekt blir trafikljuset för åtagande samma som för fullmäktigemålet då åtagandet speglar det som nämnden gjort för att bidra till fullmäktigemålet. I de fall det finns flera åtaganden med olika trafikljus (uppfyllelsegrad) kopplat till ett fullmäktigemål går det ej att utläsa nämndens övergripande måluppfyllelse. Uppföljningen av de enskilda nämndsmålen görs genom bedömning av måluppfyllelse per kopplat åtagande. UTKAST ÅRSRAPP 2014 SERVICENÄMNDEN Sidan 10 av 22
Sammanfattningsvis görs uppföljningen på den lägsta nivån det vill säga åtagandenivå. Åtagandet grundas på nämndsmål och i sin tur kopplat fullmäktigemål. Ingen enskild uppföljning och bedömning görs av nämndsmålen och kopplat fullmäktigemål. För de målen med flera åtaganden med olika uppfyllelsegrad går det inte att utläsa den övergripande uppfyllelsegraden. Enligt beslut i revisorskollegiet ska revisionskontoret särskilt beakta jämställdhetsintegrering varför nämndens rapportering av kommunfullmäktiges mål Malmö stad skall ligga i framkant gällande verksamhetsutveckling på jämställdhetsområdet särskilt belyses i denna årsrapport. Av servicenämndens årsanalys framgår att förvaltningens arbete kan förbättras. Antalet planer, analyser och utbildningar har inte nått upp till beslutade mål 2014. Avseende nämndens tilldelade uppdrag anges i rapporteringen vad som gjorts under 2014 för att uppfylla uppdraget. Nämnden tar inte ställning till uppdragens uppfyllelsegrad i årsanalysen. 5.3 Mål- och uppdragsuppfyllelse Måluppfyllelsen avseende de 17 kommunfullmäktigemålen och 25 nämndsmålen med direkt eller indirekt påverkan bedöms genom nämndens uppföljning och bedömning av kopplade åtaganden. Till kommunfullmäktigemålen och nämndsmålen finns 28 anknyttande åtaganden. I årsanalysen bedömer nämnden att 15 åtaganden är uppfyllda, 10 åtaganden är delvis uppfyllda och 3 åtaganden är ej uppfyllda. Följande åtaganden är ej uppfyllda: Utbildning för 4 medarbetare avseende jämställdhetsperspektivet i lokal och plats där man bedriver sin verksamhet. ska genomföras 2015 Åtgärdsplanen avseende diskriminering som ska omfatta alla enheter. Varje affärsområde ska ha påbörjat och redovisat ett utkast senast 2014-10-01 i serviceförvaltningens ledningsgrupp. ska genomföras 2015 Andelen etiskt certifierade produkter ska under året uppgå till minst 85 %. År 2020 ska andelen etiskt certifierade produkter uppgå till 100 %. - Serviceförvaltningens satsning på etiskt certifierade produkter har under året stagnerat. Andelen inhandlade etiskt certifierade produkter uppgår till 70 % Följande åtaganden är delvis uppfyllda: Serviceförvaltningens mål är att under 2014 tillskapa 1 250 förskoleplatser inom Malmö stad - Per 2014-12-31 har serviceförvaltningen totalt sett tillfört ca 900 förskoleplatser i Malmö stad. Serviceförvaltningen har som målsättning att genomföra tre jämställdhetsanalyser under året. - Två jämställdhetsanalyser har initierats UTKAST ÅRSRAPP 2014 SERVICENÄMNDEN Sidan 11 av 22
Ta fram tre jämställdhetsintegrerade verksamhetsplaner på olika nivåer. - Under 2014 har inga verksamhetsplaner arbetats fram Andel medarbetare som informerats om Malmö stad handlingsplan mot diskriminering, målvärde 100 % - huvuddelen av serviceförvaltningens anställda informeras 2015 Serviceförvaltningens chefer kommer att delta i utbildningsinsatser inom diskrimineringslagstiftning för chefer i Malmö stad. Antal chefer som genomgår utbildningssatsning, målvärde 70 %. 55 % har deltagit 2014 Kartlägga utebelysning på 10 fastighetsobjekt under 2014. kartlagt 3 objekt Andelen medarbetare med utländsk bakgrund av förvaltningens medarbetare på alla nivåer ska motsvara andelen av den totala befolkningen år 2018, målvärde 31 % för 2014 var 29,5 % 2014, vilket är en minskning mot 2013 på 1,2 % Andelen bilar som är utrustade med intelligent stöd för anpassning av hastighet samt alkolås skall uppgå till minst 80 % för bilar av 2009 års modell, eller yngre. 2018 skall samtliga bilar ha denna utrustning. upphandling försenad till 2015. Andelen lätta fordon som drivs med biogas, vätgas, el eller laddhybridmotorer skall uppgå till minst 70 %. 2015 skall motsvarande måluppfyllelse vara 75 % - var 67 % 2014 Andelen ekologiska livsmedel ska under året uppgå till minst 60 %. År 2020 ska andelen ekologiska livsmedel uppgå till 100 % - var 56 % 2014 Granskande revisor bedömer att åtagandet Andelen bilar som är utrustade med intelligent stöd för anpassning av hastighet samt alkolås skall uppgå till minst 80 % för bilar av 2009 års modell, eller yngre som ej uppfyllt utifrån uppföljningen, då det inte redovisas någon aktivitet 2014. På samma grunder bedöms åtagandet att ta fram tre jämställdhetsintegrerade verksamhetsplaner på olika nivåer 2014 som ej uppfyllt utifrån uppföljningen, då inga verksamhetsplaner slutförts. Två verksamhetsplaner har initierats 2014. Revisionskontoret delar nämndens bedömning av måluppfyllelse avseende övriga åtaganden. Nämnden tar inte ställning till uppfyllelsegraden av fullmäktigemålen. Utifrån åtagandenas uppfyllelsegrad kan bedömning göras av fullmäktigemålens uppfyllelsegrad. Följande fullmäktigemål bedöms som ej uppfyllda utifrån de av servicenämndens beslutade åtaganden. Förskolan ska byggas ut i en sådan takt att alla barn vars föräldrar så efterfrågar kan erbjudas en förskoleplats med god kvalitet inom lagstadgad tid Malmö stad skall ligga i framkant gällande verksamhetsutveckling på jämställdhetsområdet Malmö stad ska ligga i framkant gällande verksamhetsutveckling på antidiskrimineringsområdet Malmöborna ska känna sig trygga i sin stad Andelen med utländsk bakgrund av kommunens medarbetare på alla nivåer ska motsvara andelen av den totala befolkningen UTKAST ÅRSRAPP 2014 SERVICENÄMNDEN Sidan 12 av 22
Förstahandsvalet ska vara miljöbilar som drivs med biogas, vätgas, el eller laddhybridmotor Ekologiskt och etiskt certifierade produkter ska vara förstahandsvalet vid upphandling och inköp, i andra hand ska produkterna vara upphandlade i enlighet med miljöstyrningsrådets kriterier Av ovanstående mål har servicenämnden bedömt att Malmöborna ska känna sig trygga i sin stad och utbyggnad av förskolan har en indirekt påverkandegrad. Övriga mål har direkt påverkan. Måluppfyllelsen avseende de fyra egna prioriterade målen bedöms ej övergripande utan genom nämndens uppföljning och bedömning av kopplade åtaganden. Till servicenämndens egna prioriterade mål finns 9 kopplade åtaganden. I årsanalysen bedömer nämnden att 7 åtaganden är uppfyllda, 1 åtagande är delvis uppfyllt och 1 åtagande är ej uppfyllt. Utifrån åtagandena har två av fyra egna prioriterade mål uppnåtts under 2014. Övriga två mål har delvis uppnåtts under 2014. 5.4 Revisionskontorets bedömning Servicenämndens styrning avseende verksamhetsmål bedöms som tillräcklig enligt revisionskontorets kriterier. Nämndsmålen och åtaganden är kopplade till kommunfullmäktiges mål och är huvudsakligen tidsatta samt omfattar såväl kort- som långsiktiga mål. Målen bedöms vara realistiska och påverkningsbara. Nämnden har utöver fullmäktiges mål beslutat om egna prioriterade mål med kopplade åtaganden, vilket bedöms som positivt. Nämndens måluppföljning bedöms som inte helt tillräcklig. Bedömningen grundar sig på att nämnden inte tydliggör den övergripande måluppfyllesegraden för varje enskilt fullmäktigemål. Utläsandet av måluppfyllelsen försvåras specifikt avseende de fullmäktigemål som brutits ner till flera åtagande med olika uppfyllelsegrad. Fullmäktigemålen och nämndsmålen har inte följts upp, utvärderats och analyserats i samband med årsanalysen. Nämndens uppföljning görs enbart på åtagandenivå. Uppdrag är analyserade och utvärderade. Nämnden tar ej ställning till uppdragsuppfyllelsen per 141231. Nämndens måluppfyllelse bedöms som inte helt tillräcklig. Nämnden tar inte ställning till fullmäktigemålens uppfyllelsegrad. Utifrån antagandet att åtagandenas uppfyllelsegrad har direkt koppling till fullmäktigemålens uppfyllelsegrad bedöms fem av elva kommunfullmäktigemål med direkt påverkan som inte helt uppfyllda/ ej uppfyllda 2014. Totalt har nämnden beslutat om 37 åtaganden varav 22 har helt uppfyllts under året. Åtaganden där nämnden inte nått upp till beslutade mål avser förskoleplatser, handlingsplaner avseende diskriminering, etiskt och certifierade produkter, miljövänliga och säkra fordon och jämställdhetsintegrerade arbete. Revisionen har avvikande bedömning av måluppfyllelse avseende två åtagande. För övriga åtagande delar revisionen nämndens bedömning av måluppfyllelse. Servicenämnden har följt upp samtliga fyra prioriterade mål. Utifrån uppföljningen av åtagande, bedöms två av fyra prioriterade mål som helt uppfyllda per 141231. UTKAST ÅRSRAPP 2014 SERVICENÄMNDEN Sidan 13 av 22
6 Nämndens styrning och uppföljning ekonomi 6.1 Ekonomisk styrning Servicenämnden har upprättat anvisningar för budgetuppföljning med ansvarsfördelning mellan nämnden och förvaltningen. Budget läggs per affärsområde. Varje affärsområde utgår från sin verksamhet. Det innebär exempelvis att stadsfastigheter budgeterar på objekt och kommuntjänster på respektive enhet. Budgetarna sammanställs därefter av den centrala ekonomiavdelningen i november och behandlas av nämnden i mitten av december. Internbudgeten periodiseras månadsvis. Periodiseringen görs per affärsområde. Uppföljning görs varje månad utom januari och juni. Ekonomer på alla affärsområde och på central förvaltning träffas varje månad där respektive affärsområdes resultat och prognos föredras och diskuteras. Varje affärsområdeschef föredrar även sina rapporter i ledningsgruppen för varje månad. Investeringar går upp i utvecklings- och investeringsrådet på serviceförvaltningen. Investeringar från 2 000 tkr till 15 000 tkr beslutas på delegation av förvaltningschef. Servicenämnden beslutar om objektsgodkännande för investeringar över 15 000 tkr för vidare beslut i kommunstyrelsen alternativt kommunfullmäktige. Förvaltningsområdena får en fullständig projektlista där de ska titta på projekt inom sitt område. De föredrar även sina fastigheters driftskostnader/intäkter på prognosmöten som stadsfastigheter har varje månad med ledningsgruppen på stadsfastigheter, ekonomienheten, ekonomiska förvaltare och områdeschefer. Förvaltningen utarbetar utfallsprognoser, delårsrapporter, likviditetsprognoser, bokslut och årsanalyser enligt kommuncentrala anvisningar. I de fall den totala utfallsprognosen/delårsrapporten avseende resursfördelad verksamhet och anslagsfinansierad verksamhet visar på ett prognostiserat underskott i förhållande till budget ska förslag till åtgärder för att vid årets slut uppnå ekonomisk balans tas fram. Åtgärderna ska presenteras skriftligen av stadsområdesdirektör/avdelningschef i ärende till nämnden vid sammanträdet som ligger efter att prognosen behandlades. 6.2 Investeringsbudget samt utfall föregående år Tabell: Investeringsram och utfall, Mkr Ram respektive utfall/år 2012 2013 2014 Ram 1 021 1739 2381 Prognos 825 1300 1351 Utfall 788 1 226 1 333 Källa: Blankett till stadskontoret UTKAST ÅRSRAPP 2014 SERVICENÄMNDEN Sidan 14 av 22
6.3 Resultaträkning Resultaträkningen avser förvaltningens interna bokslut det vill säga såväl kommuninterna som externa transaktioner. Helårsbudget och utfall gäller vid angiven period. Helårsprognos lämnad vid DR 2 uppdateras därefter inte i denna tabell. Först efter årets slut är kolumn utfall direkt jämförbar med budget respektive prognos. Tabell: Resultaträkning, tkr Resultaträkning SN, tkr Budget 2014 Prognos per DR 2 Utfall 2014 Intäkter 2 664 050 2 673 800 2 846 372 Totala intäkter 2 664 050 2 673 800 2 846 372 Personalkostnader -534 050-530 512-530 093 Övriga kostnader -1 540 212-1 557 590-1 705 440 Avskrivningar -418 050-421 910-422 607 Totala kostnader -2 492 312-2 510 012-2 658 140 Nettokostnad 171 738 163 788 188 233 Kommunbidrag 7 262 7 262 7 262 Övriga finansiella intäkter 2 100 1 100 954 Övriga finansiella kostnader -181 100-164 900-158 897 KB & finansiella poster -171 738 7 250-150 681 Resultat efter KB & fin poster 0 0 37 552 Utdelning 0 0 0 Resultat 0 7 250 37 552 Källa: Qlikview 6.4 Fördelat resultat Utfall affärsområde, tkr Budget 2014 Prognos DR 2 Utfall 2014 Ledning 8 700 10 700 3 179 Stadsfastigheter -28 850-16 850 38 445 Kommuntjänster 2 800-2 000-3 845 IT-service 4 600 4 600 1 101 Kommunteknik 8 450 7 000-692 Skolrestauranger 4 300 3 800-637 Servicenämnden 0 7 250 37 552 Källa: Budget och utfall: Qlikview. Prognos: Bilaga till servicenämndens delårsrapport 6.4.1 Nämndens kommentar Servicenämnden har i internbudget 2014 ett negativt resultatkrav på 10,0 mkr. Inför utfallsprognos 1 omvandlades detta till ett kommunbidrag på 10,0 mkr och medförde därmed att servicenämndens resultatkrav för 2014 är 0. Tilläggsbudget från KS har sedan dess justerat kommunbidraget till 7,262 mkr till följd av ny ekonomimodell gällande IT- och telekostnader, nämndens budgeterade resultat 2014 förblir 0. Hela kommunbidraget är lagt på serviceförvaltningens ledning och budgeten är periodiserad uti- UTKAST ÅRSRAPP 2014 SERVICENÄMNDEN Sidan 15 av 22
från att hela serviceförvaltningens periodiserade resultat är 0 per månad. Respektive affärsområde visar därmed sin verkliga periodiserade budget som kan jämföras med respektive månads resultat. Servicenämnden har en omsättning 2014 på 2 846,4 mkr och ett resultat på +37,6 mkr i förhållande till budget. Merparten av avvikelsen avser stadsfastigheter (38,4 mkr) detta överskott är bland annat att hänföra till det milda vädret som har präglat året med lägre kostnader för snöröjning och värme som följd, lägre elpriser och ett positivt finansnetto. IT-service och ledning har också en positiv avvikelse jämfört med budget på 1,1 mkr respektive 3,2 mkr. För IT-service kan nämnas vakanta tjänster som inte fullt ut täcks upp av konsultkostnader och för ledning kan överskottet bland annat hänföras till debitering av gemensamma kostnader till Jobb Malmö för första tertialet samt lägre personalkostnader. Stadsfastigheter har sedan år 1993 erhållit anslag i syfte att åtgärda det eftersatta underhållet. Från och med 2010 har åtgärderna inriktas mot fritidsfastigheterna. Stadsfastigheter genomförde under 2010 en fördjupad studie av fritidsfastigheternas eftersatta underhåll. Bedömning utifrån studiens resultat var att med dåvarande 60 mkr per år behövdes dessa medel till och med år 2015. I samband med växlingen mellan underhållsmedel och höjda skolhyror för sänktes budgeten för eftersatt underhåll temporärt från 60 mkr till 35 mkr för 2012 och 22 mkr för 2013. Inför budget 2014 beslutade kommunfullmäktige att nivån inte ska understiga 41 mkr. Utöver de 41 mkr som kommunen centralt avsatte i budget 2014 tillsköt serviceförvaltningen ytterligare 19 mkr till det eftersatta underhållet. Tillskottet har möjliggjorts genom bland annat en gynnsam räntenivå och energieffektiviseringar som nu börjar ge en ekonomisk effekt. Åtgärderna har under året varit inriktade på främst Rosengårdsbadet, Rosengårds ishall, Baltiska hallen/isstadion, Hästhagens IP, Malmö IP, Segevångsbadet samt Ribersborgs kallbadhus. 6.4.2 Revisionskontorets iakttagelser Skolhyrorna behöver höjas för att man skulle få en rimlig nivå på LPU (långtidsplanerat underhåll). Servicenämnden får sänkt resultatkrav 2014 för att kompensera att man inte får debitera de nya hyrorna, det sänkta resultatkarvet (totalt 51,8 Mkr) ska användas till LPU. För 2015 är förslaget att de nya skolhyrorna fortfarande ska hanteras på motsvarande sätt som 2014 genom sänkt resultatkrav (för kompensation till LPU) och minskat anslag för eftersatt underhåll av fritidsfastigheter. År 2016 beräknas en mer långsiktig lösning vara klar. En översyn av skolhyrorna pågår och leds av stadkontoret och där SEF, LiMa (Lokal i Malmö), grundskoleförvaltningen, gymnasieförvaltningen och AFM (avdelningen för fysiksk miljö) ingår. Konsekvensen av det sänkta resultatkravet är att serviceförvaltningens ersättning avseende eftersatt underhåll minskades med motsvarande belopp. Inför budget 2014 beslutade kommunfullmäktige att nivån inte ska understiga 41 mkr. Kostnaden för det långtidsplanerade underhållet var 166 kronor per kvm. Serviceförvaltningens lånsiktiga mål är att följa branschens riktvärde för normal underhållskostnad. Avsatta medel för långtidsplanerat underhåll är budgeterad till 162 kr per kvm 2014. Målvärdet långsiktigt är satt till 140 kr per kvm. I likhet med tidigare år har stadsfastigheter utfört åtgärder för att minska det eftersatta underhållet. 2014 uppgick redovisade kostnader till totalt 58 mkr vilket motsvarar budget, varav stadskontoret finansierar 41 mkr och stadsfastigheter resterande. UTKAST ÅRSRAPP 2014 SERVICENÄMNDEN Sidan 16 av 22
6.1 Balansräkning Balansposternas redovisade värden avser externredovisningen. Poster som avser kommuninterna fordringar/skulder redovisas inte. Kommentarer till balansposterna görs endast i de fall väsentliga avvikelser och/eller felaktigheter finns i sättet att redovisa i förhållande till god redovisningssed. Anläggningstillgångar kommenteras emellertid alltid. Mark, byggnader och tekniska anläggningar Utfall (tkr)/år 2011 2012 2013 2014 5 505 323 5 914 838 6 762 115 7 654 598 Den utgående balansen fördelar sig enligt följande: Verksamhetsfastigheter 5 221 893 Fastigheter för annan verksamhet 639 815 Pågående investeringsprojekt 1 792 890 Etablerade rutiner för investeringsstyrning finns inom förvaltningen, se 6.1. Årets investeringar (externa och interna) inom mark, byggnader och tekniska anläggningar uppgår till 1 311 571 tkr där det största projektet är Malmö Live KKH (294 600 tkr, 2014). Granskningen av mark, byggnader och tekniska anläggningar har utförts utan anmärkning. 6.1.1 Maskiner och inventarier Utfall (tkr)/år 2011 2012 2013 2014 63 793 66 146 68 386 71 179 Granskningen av maskiner och inventarier har skett utan anmärkningar. 6.1.2 Kortfristiga fordringar Granskningen av kortfristiga fodringar har skett utan anmärkningar. 6.1.3 Avsättningar Till följd av skyfallet 31/8 har serviceförvaltningen bokat uppskattade kostander att inkomma under 2015. 61 Mkr har bokats som en avsättning i serviceförvaltningens balansräkning. Underlaget för beräkning av uppskattade kostander att inkomma 2015 har granskats utan anmärkning. 6.1.4 Kortfristiga skulder Granskning har skett utan anmärkning. Inga avvikelser har noterats. UTKAST ÅRSRAPP 2014 SERVICENÄMNDEN Sidan 17 av 22
6.2 Revisionskontorets bedömning Nämndens ekonomiska styrning bedöms vara tillräcklig. Servicenämnden upprättar utfallsprognoser, delårsrapporter och årsanalys enligt de kommuncentrala riktlinjerna. Servicenämnden har upprättat anvisningar för budgetuppföljning med ansvarsfördelning mellan nämnden och förvaltningarna. Internbudgeten är nedbruten på affärsområde och periodiseras månadsvis. Nämnden följer upp ekonomin varje månad. Rutiner för regelbunden ekonomisk uppföljning av såväl driftbudget som investeringsplanering finns inom nämnden. Förklaringar till budgetavvikelser anges. Servicenämnden har en omsättning 2014 på 2 846,4 mkr och ett resultat på +37,6 mkr i förhållande till budget. Resultatet är 30 mkr högre än prognosen per 140831 och 23 mkr högre än prognosen per 141031. Resultatavvikelsen mot budget och prognosavser till huvuddelen stadsfastigheter och hänför till det milda vädret som medfört lägre kostnader för snöröjning och värme som följd, lägre elpriser och ett positivt finansnetto. Resultaträkningen ska ge en rättvisande bild av nämndens resultat. Nämndens resultaträkning har granskats och bedöms. Granskningen föranleder ingen anmärkning. Balansräkningen ska ge en rättvisande bild av nämndens förmögenhetsställning. Värderingen av tillgångar och skulder ska ske efter lagstiftning och vedertagna normer. Nämndens balansräkning har granskats och bedöms. Granskningen föranleder ingen anmärkning. UTKAST ÅRSRAPP 2014 SERVICENÄMNDEN Sidan 18 av 22
7 Övrig granskning av nämnden 7.1 Fördjupade granskningsprojekt som berör nämnden 7.1.1 Kartläggning av investering i Tornhuset Malmö stad genomför löpande större investeringar samt tar beslut i större infrastrukturfrågor. Deloitte har på begäran av stadsrevisionen fått i uppdrag att kartlägga investeringen i tornhuset för nyttjande av World Maritime University (WMU). Projektet har genomförts genom en så kallad samverkansentreprenad. De juridiska entreprenadformerna som finns är antingen totalentreprenad eller utförarentreprenad. Inga kalkyler har bifogats till servicenämnden, kommunstyrelsen eller till kommunfullmäktige i detta ärende. Vi har inte heller i kartläggningen hittat några kalkyler för detta projekt. Projekteringsfasen (förstudier, programskede där dimensionering utifrån verksamhetens behov sker, systemlösningar, detaljprojektering med kalkyler) har inte heller funnits dokumenterade för detta projekt på ett tydligt och stringent sätt. För att undvika oönskade ökningar av investeringar för de projekt som är föremål för arkitekttävlingar bör regler för hur dessa hanteras tas fram som gäller kommunövergripande. I normalfallet är det så att en arkitekttävling ofta leder till merkostnader. Detsamma gäller för byggnadsprojekt där en ny byggnad ska byggas in i en befintlig byggnad. Dessa delar har inte i tillräcklig omfattning beaktats i projektets projekteringsfas. Servicenämnden borde begärt en beställarrepresentant från stadskontoret för att underlätta projektets framåtskridande. Då hade WMU:s beställning kunnat tydliggöras än mer. Efter genomförd kartläggning av Tornhusets ombyggnad rekommenderar Deloitte att: Utarbeta dokumenterade riktlinjer avseende investerings- och projektkalkylering samt när och hur de ska användas samt vad som ska ingå i en projekteringsfas samt hur den ska dokumenteras I riktlinjerna fastställa hur och under vilka förutsättningar kalkyler ska tas fram I relevanta fall ta fram efterkalkyler i syfte att skapa ett lärande av genomförda investeringsprocesser Regler för hur arkitekttävlingar ska hanteras (beslut, budget, styrning) Tillskapa systematiserade och dokumenterade rutiner för att utvärdera investeringarnas effekter (i relevanta fall) Se till att en dokumenterad riskanalys tas fram som underlag till kommunstyrelsens beslut om behov finns (riskfyllda och osäkra projekt). 7.1.2 Intern kontroll Stadsrevisionen har granskat Malmö stads arbete med intern kontroll med fokus på risk och väsentlighetsanalyserna samt kommunstyrelsens uppsiktsplikt. I stadens reglemente för intern kontroll framkommer att nämnden ska som grund för sin styrning av intern kontroll genomföra riskanalyser för sin verksamhet. I reglementet anges även att kommunstyrelsen har det övergripande ansvaret för att tillse att det finns en god intern kontroll. Granskningen har avgränsats till tekniska nämnden, servicenämnden, sociala resursnämnden, kommunstyrelsen och stadsområde norr. Granskningen avser nämndernas interna kontroll år 2014. UTKAST ÅRSRAPP 2014 SERVICENÄMNDEN Sidan 19 av 22
Kommunstyrelsen har till skillnad mot övriga granskade nämnder inte en dokumenterad riskanalys som grund till nämndens interna kontrollplan. Kommunstyrelsen har ingen analys och uppföljning av Malmö stads samlade rapportering av intern kontroll, vilket medför att kommunstyrelsens möjligheter att tillse en god intern kontroll begränsas. Granskningen av riskanalysens nivå och involvering i verksamheten visar att riskanalyserna i huvudsak utförs av förvaltningarnas enhets- och avdelningschefer. Förvaltningarnas arbete med tillkommande och förändrade risker varierar. Av granskade förvaltningar är det serviceförvaltningen som har dokumenterade rutiner för uppföljning av den samlade riskanalysen mer än en gång per år. Övriga förvaltningars rutiner är mindre strukturerade där chefer och övriga medarbetare ska observera och rapportera nya risker i det löpande arbetet. Gatukontoret och serviceförvaltningen har dokumenterade rutiner och åtgärder för samtliga risker som inte tas med i den interna kontrollplanen. Övriga förvaltningar saknar dessa rutiner. Granskningen av de förtroendevaldas involvering i riskanalysen visar att fyra av sex förvaltningar presenterar riskanalysen för nämnden. Serviceförvaltningen och kommunstyrelsen presenterar ingen riskanalys för nämnden. Två av fem nämnder har haft möjlighet att ge förslag på egna risker som blir en del av den samlade riskanalysen. 7.1.3 Stadsfastigheter och kunderna Stadsrevisionen har granskat om arbetet på Stadsfastigheter sker på ett för hyresgästerna ändamålsenligt och ekonomiskt effektivt sätt. Slutsatsen är att Stadsfastigheter i flera avseenden arbetar på ett för hyresgästerna ändamålsenligt och ekonomiskt effektivt sätt. Även om de intervjuade till stor del anser att Stadsfastigheter genomför sina uppgifter på ett bra sätt så har det också framgått att det finns ett antal förbättringsområden. Servicenämnden har antagit en rad effektmål, varav flera rör Stadsfastigheters uppdrag mot kunderna. Stadsfastigheters mål med betydelse för kunderna behöver tydliggöras och specificeras, både för Stadsfastigheters anställda och för kunderna. Den kundnöjdhetsundersökning (NKI) som planeras av Serviceförvaltningen bör kunna kopplas till sådana mål. Samordningen mellan Stadsfastigheter och kunderna påverkas i flera fall negativt av en bristande förståelse för varandras processer och av bristande kommunikation. Detta bör Stadsfastigheter, och kunderna, verka för att eliminera så långt möjligt. Stadsfastigheters ledning arbetar aktivt för att de och kunderna m.fl. ska få ökad insikt i varandras processer, bl.a. genom regelbundna möten och genom den omfattande processkartläggning Stadsfastigheter genomfört. När det gäller kommunikation tycks det i praktiken finnas en otydlighet i vem som har ansvaret för att kunden ska hållas informerad om t.ex. förseningar i felanmälningsärenden eller planerade underhållsåtgärder; formellt är det förvaltarna som är s.k. kontaktyta mot kund/hyresgäst. Servicenivån i kontakten med förvaltarna upplevs av flera intervjuade vara personberoende, vilket kan bidra till oklarheter och en tydlig frustration i några fall. Det finns enligt uppgift ingen systematisk uppföljning av förvaltning och byggprojekt i meningen att erfarenheter hos enskilda medarbetare tas tillvara på en aggregerad nivå i syfte att utveckla den service som kunderna möter. Stadsfastigheter bör utveckla uppföljningen med koppling till de mål som avser kunderna. Detta gäller även kvalitets- UTKAST ÅRSRAPP 2014 SERVICENÄMNDEN Sidan 20 av 22