IT-STRATEGI 2009-2012

2009-08-24 1 (9) IT-STRATEGI 2009-2012 Antagen av kommunfullmäktige den 2009-10-21, 109 Kommunstyrelseförvaltningen Postadress Besöksadress Telefon Telefax E-post Hemsida 462 85 Vänersborg Sundsgatan 29 0521-72 10 00 0521-72 19 60 vanersborg.kommun@vanersborg.se www.vanersborg.se

2 Innehållsförteckning 1. Vision...3 2. Inledning...3 3. Syfte...3 4. Strategi och mål...3 4.1. Verksamhet...4 4.1.1. Skola/utbildning...4 4.1.2. Ekonomi...5 4.1.3. Ärende- och dokumenthantering...5 4.1.4. Geografiskt informationsystem (GIS)...5 4.1.5. Telefoni...6 4.1.6. Vård och omsorg...6 4.2. Samverkan...6 4.3. Teknisk utveckling...6 4.4. IT- och informationssäkerhet...7 4.5. Medborgarservice...7 4.6. Arbetsmiljö...7 5. Organisation och Roller...8

3 1. Vision Med hjälp av IT skapas förutsättningar för en effektiv verksamhet, hög utbildningskvalité samt god service åt medborgare och näringsliv. Kommunens IT-plattform ska utvecklas och förvaltas, så att kommunens verksamheters och omvärldens behov tillgodoses och den tekniska utvecklingen följs på ett kostnadseffektivt sätt. 2. Inledning Informationsteknik (IT) är ett samlat begrepp för de verktyg och de metoder som används för att bearbeta och hantera information. Kommunens målsättning är att kunna tillgodose behovet av korrekt och aktuell information, i rätt tid och för rätt kostnad, till behöriga personer inom kommunen, samt för medborgarna och näringslivet. Informationen ska hanteras i enlighet med offentlighetsprincipen. 3. Syfte Denna strategi ska främja utvecklingen av IT-hanteringen inom kommunens förvaltningar och skolor, i syfte att uppnå en effektiv verksamhetsutveckling. Den utgör även ett kommunövergripande ramverk som ska stödja rationell, flexibel och decentraliserad organisation samt ge förutsättningar för en ökad kommunikation med medborgarna och näringslivet. 4. Strategi och mål IT ska vara, uppfattas som och utgöra ett verktyg för effektivisering inom kommunens förvaltningar samt stödja verksamheten i det dagliga arbetet. IT ska användas för att sprida information. Alla anställda i Vänersborgs kommun bör ha e- post och tillgång till kommunens intranät. IT ska användas som hjälpmedel för att förenkla kommunikationen med medborgarna och näringslivet. IT ska ge förutsättningar för ökad ekonomisk kontroll. Detta åstadkoms genom att Ekonomikontoret tillhandahåller bra verktyg och rutiner för ekonomisk uppföljning åt enhets- och verksamhetschefer. IT-frågor och IT-driften i Vänersborgs kommun, ska hanteras av en IT-organisation. Denna IT-organisation ska vara den självklara IT-leverantören och ska tillhandahålla en god service, vilket innebär att man ska vara lyhörd för användarnas behov och önskemål när det gäller produkter, lösningar och servicegrad. Avtal ska upprättas med samtliga förvaltningar för att tydliggöra vilka produkter och tjänster inom IT som tillhandahålls och vad dessa kostar. Målsättningen är att kommunen ska ha en IT-verksamhet som delvis är intäktsfinansierad och att man ser IT som en funktion. IT-avdelningen ska äga all datautrustning och hyra ut funktioner till förvaltningarna.

4 4.1. Verksamhet Inom Vänersborgs kommun används det idag ett stort antal olika verksamhetssystem och applikationer. Många gånger används flera system/applikationer för att lösa samma uppgift. Målsättningen är att få bort ett antal av dessa system för att öka kostnadseffektiviteten. Vid införande av nya IT-system ska verksamheten driva frågan men IT-avdelningen ska vara med från början och medverka i processen. Det är också viktigt att redan från början klarlägga kostnader för anskaffning, implementation, drift och underhåll av nya system samt hur det ska finansieras. Vid planer på införande av nya IT-system/applikationer ska det alltid göras en inventering av befintliga system/applikationer för att konstatera om det redan finns något liknande system som kan utnyttjas. I annat fall ska möjligheten till framtida samutnyttjande beaktas. 4.1.1. Skola/utbildning IT ska inte bara vara ett hjälpmedel och verktyg för att uppnå de nationella och lokala målen utan ska också ge barn och elever i Vänersborgs kommun en god framtidsberedskap samt åstadkomma kompetenshöjning hos elever och personal. Med hjälp av IT ska man införa en lärplattform med portfolio och föräldrakommunikation för att öka samarbetet mellan pedagog, elev och förälder. Man ska också ge personal och elever möjlighet att nå rätt information oavsett var man befinner sig. Genom att låta IT vara en naturlig del av det pedagogiska arbetet i undervisningen skapar vi en hög utbildningskvalité. Målsättningen är att alla elever ska ha tillgång till datorer. Alla elever och all pedagogisk personal ska ha lätt att få tillgång till bland annat lärplattformen. Trådlösa nätverk ska finnas på skolorna, för att förenkla användandet av bärbara datorer och därmed ge ett flexibelt och mer lättillgängligt IT-stöd i undervisningen. Pedagogerna ska finnas upplagda i, och ha datorarbetsplatser tillhörande det administrativa nätet som övriga anställda. Detta för att de lättare ska kunna nå kommunens gemensamma intranät, gemensamma dokument samt övriga administrativa system. Antalet pedagogiska system ska minskas för att öka kostnadseffektiviteten. Inom skolverksamheten ska det finnas pedagogisk personal med IT-kompetens som har till uppgift att samla in verksamhetsbehovet av IT-stöd samt ha en kontinuerlig dialog med IT-avdelningen kring dessa behov.

5 4.1.2. Ekonomi Kommunen ska vidareutveckla sitt affärsanalysverktyg för att skapa bättre förutsättningar för ekonomisk kontroll. Rapporter ska utvecklas för att ge enhets- och verksamhetscheferna bättre beslutsstöd och ekonomisk överblick. Kommunen ska vidareutveckla sitt arbete med elektronisk handel. Elektronisk fakturahantering ska utvecklas för att ta emot samtliga fakturor på ett likartat sätt. Målsättningen ska vara att den övervägande delen av handeln med frekventa varor och tjänster ska ske elektroniskt. Genom elektronisk handel utnyttjas IT för att göra handelsprocesserna enklare, bättre, snabbare och säkrare. 4.1.3. Ärende- och dokumenthantering Ärendehantering är själva flödet och processen av ett sammanhängande ärende som sker exempelvis i en myndighets diarium. Dokumenthantering är registrering, lagring, versionshantering och återsökning av dokument. All hantering sker elektroniskt med hjälp av IT-stöd. Kommunen har idag flera ärendehanteringssytem som i första hand används för diarieföring. Målsättningen är att införskaffa ett nytt system som också innefattar dokumenthantering. Samtliga kommunens nämnder ska, så långt det är möjligt, använda samma ärende- och dokumenthanteringssystem för att bland annat göra det möjligt att följa ärendeprocessen samt kunna föra ärenden och dokument mellan olika nämnder. Målsättningen är att kommuninvånare, externa myndigheter och organisationer, politiker och tjänstemän snabbt och enkelt ska få tillgång till information samt ha möjlighet att effektivt hantera dokument i ett antal processer. 4.1.4. Geografiskt informationssystem (GIS) Geografiska informationssystem hanterar lägesbunden geografisk information såsom bebyggelse, trafik, naturskydd, planinformation, befolkningsstatistik etc. Allt fler verksamheter inom kommunen hanterar sina data digitalt och har behov av att knyta dessa till en digital karta. En fortsatt satsning och förbättring av GISstödet behövs för att kunna hantera detta material rationellt och använda det vid analyser. Kommunens målsättning är att med hjälp av GIS ge möjlighet till bättre beslutsunderlag till kommunens företag och invånare, samt till Vänersborgs kommuns verksamheter, för att på ett mer effektivt sätt än idag kunna hantera frågor som har en geografisk anknytning.

6 4.1.5. Telefoni Vänersborgs kommun ska ha ett modernt och effektivt telefonisystem som medger att verksamheten kan dimensioneras och organiseras på ett rationellt sätt. Systemets funktioner ska enkelt kunna ändras och anpassas allteftersom tiden och medborgarnas intresse av tillgänglighet motiverar detta. Telefonin ska ses som ett IT-system och bygga på samma infrastruktur som datanätet. En ny växel ska ge möjlighet till ökad kvalité genom nya funktioner som t.ex. hänvisningssystem, röstbrevlåda m.m. Medborgarna kommer via kommunens hemsida att få tillgång till Vänersborgs kommuns interna telefonkatalog. 4.1.6. Vård och omsorg Den nationella IT-strategin för vård och omsorg ska ligga till grund för ITutvecklingen inom vård och omsorg i Vänersborgs kommun. Den nya patientdatalagen ska beaktas vilket bland annat innebär att kommunen ska förbereda för att byta patientdata med andra huvudmän såsom landstinget. 4.2. Samverkan Samverkan med stat, landsting och andra kommuner ska vara en naturlig del i arbetet med IT. Vänersborgs kommun ska bland annat delta i ett samarbete kring verksamhetsutveckling med IT-stöd, tillsammans med Västra Götalands läns övriga kommuner. Vänersborgs kommun ska också beakta samarbete med andra kommuner med likartade förutsättningar, då det gäller t.ex. upphandlingar och framtagande av lösningar för ITinfrastruktur. 4.3. Teknisk utveckling Kommunens ambition är att tillvarata modern och etablerad teknik för att förbättra, utveckla och effektivisera verksamheten. Det är dock viktigt att påpeka att tekniken aldrig får bli något annat än ett hjälpmedel för att nå uppställda mål. IT-avdelningen ska arbeta med samordning, utveckling och drift av kommunens ITplattform, bland annat genom omvärldsbevakning och genom samarbete med andra organisationer. Datanätet ska vidareutvecklas och bli en bärare för all information, som data, telefoni, video- och TV-sändningar. Passer- och larmsystem ska hanteras centralt och kommunicera via kommunens datanät. Nätet ska byggas ut med avseende på prestanda i takt med verksamhetens behov. Alla kommunens verksamheter ska ha tillgång till datanätet.

7 Serverinfrastrukturen ska bygga på konsolidering för bättre utnyttjande av hårdvara och till lägre kostnader för driften. Detta gör det möjligt att bygga system med högre tillgänglighet. Det ska finnas lokaler för serverdrift, som är anpassade efter gällande krav avseende utrymme, strömförsörjning, kylning och säkerhet. Tekniska lösningar ska tas fram för att uppfylla kraven på digital långtidsarkivering. Kommunen ska satsa på integrationslösningar för att öka integrationen mellan olika IT-system både inom kommunen samt mot andra myndigheter. Vänersborgs kommun ska följa med utvecklingen vad det gäller öppen källkod. Lösningar som bygger på öppen källkod ska värderas ur ett kostnads- och funktionsperspektiv och användas där det är genomförbart, framförallt när det gäller serverlösningar. 4.4. IT- och informationssäkerhet IT-avdelningen arbetar kontinuerligt med att tillhandahålla en god IT-säkerhet. Nivån ska vara väl avstämd mot aktuell hotbild, verksamhetens och medborgarens krav och ledningens riskbedömning. Informationssäkerhetsfrågorna har brutits ur denna strategi och finns i en särskild Informationssäkerhetspolicy med tillhörande IT-riktlinjer för medarbetare. Policyn behandlar säkerhetsnivå, ansvarsfördelning samt organisation. 4.5. Medborgarservice IT ska vara ett medel för att öka tillgängligheten till information för medborgarna. Vi ska öka servicenivån till medborgarna och näringslivet genom förmedling av kommunala e-tjänster som t.ex. att söka barnomsorg, söka bygglov, tillgång till webbdiarium, bibliotekstjänster m.m. Det ska i framtiden vara möjligt att följa fullmäktigesammanträden via webben. Vår hemsida ska vidareutvecklas och vara en portal för både information och e-tjänster. Kommunen ska vara en aktiv part när det gäller bredbandsutbyggnaden i Vänersborgs kommun. Målsättningen är att alla hushåll och företag i Vänersborg ska ha möjlighet att ansluta sig till internet med en hastighet av minst 2 Mb/s. I större kommunala byggnader, till exempel i kommunhuset och i bibliotek, ska det finnas tillgång till publika datorer där medborgaren kan söka information. Där ska det också vara möjligt att använda en egen bärbar dator för att få tillgång till Internet via trådlöst nätverk med hjälp av ett tillfälligt användarnamn och lösenord. 4.6. Arbetsmiljö Datorisering har ur arbetsmiljösynpunkt medfört positiva förändringar. Vi har med datorerna fått möjlighet till snabbare information och kommunikation.

8 Detta har underlättat men har även blivit en riskfaktor, med långa arbetspass vid bildskärmen, kort framförhållning, splittring och stress. Åtgärder för att förbättra datorarbetsmiljön, sker främst inom ramen för det systematiska arbetsmiljöarbetet med riskinventering, handlingsplan och uppföljning av genomförda åtgärder samt arbetsrutiner som utformas med hänsyn tagen till arbetsmiljöaspekter. 5. Organisation och Roller Kommunfullmäktige Beslutar om mål och ramar kring utveckling, drift och säkerhet. Kommunstyrelsen Beslutande organ för övergripande IT-strategi. Ansvarig för mål och ramar kring utveckling, drift och säkerhet. Inom ramen för strategi och ekonomiska medel svara för ITverksamhetens utveckling. Nämnd Personuppgiftsansvar enligt personuppgiftslagen (PUL) för egna system och egna delar i gemensamma system. Ytterst ansvarig för informationssäkerheten inom det egna ansvarsområdet. Beslutsfattande organ för förvaltningsspecifika IT-investeringar, som ligger i linje med den övergripande IT-strategin. Förvaltningarna Ansvarar för drift, underhåll, utveckling och användarsupport av verksamhetsspecifika system. De ansvarar också för informationssäkerheten inom den egna förvaltningens verksamhetsområden med beaktande av offentlighet och sekretess. IT-avdelningen Ansvarar för följande områden: Drift, underhåll och utveckling av kommunens övergripande datakommunikationsnät Teknik, drift- och supportansvar för all datautrustning inom Vänersborgs kommuns verksamheter Systemägare för IT-infrastrukturen Samordning av kommunens olika IT-system Den övergripande IT-säkerheten Rådgivning och konsultation i IT-frågor, systemval etc. Följa och bevaka den allmänna IT-utvecklingen Initiera och utveckla IT-verksamheten i Vänersborgs kommun Systemägare Systemägare är den nämnd eller styrelse i kommunen inom vars verksamhetsområde ett ITsystem används, förvaltas och administreras. Systemägaren kan delegera det operativa ansvaret för ett IT-system till förvaltningschefen.

9 Systemförvaltare Systemförvaltaren är en tjänsteman som utses av systemägaren/förvaltningschefen och svarar för administration, förvaltning och användning av ett IT-system i verksamheten. IT-användaren Anställda inom Vänersborgs kommun som har tillgång till kommunens IT-stöd, ska ha tagit del av IT-riktlinjerna för medarbetare i Vänersborgs kommun. IT-användaren ska ha goda kunskaper om system och program samt grundläggande kunskaper i IT-säkerhet inom sitt verksamhetsområde. Inom kategorin IT-användare ingår också eleverna. Särskilda ITriktlinjer för eleverna i Vänersborgs kommun bör tas fram.