MILJÖ- OCH SAMHÄLLSBYGGNADS- TJÄNSTEUTLÅTANDE DATUM DIARIENR SIDA 2014-02-05 1 (9) HANDLÄGGARE Charlotta Thureson Giberg 08-535 313 89 charlotta.thureson-giberg@huddinge.se Samhällsbyggnadsnämnden Regler och rutiner avseende förvaltning och upplåtelse av exploaterings-, jord och skogsbruksfastigheter i Huddinge kommun. Arrendegårdar är exkluderade detta regelverk. INNEHÅLLSFÖRTECKNING 1. Inledning 2. Syfte och ändamål med exploateringsfastigheterna 3. Upplåtelser 3.1. Uthyrning 3.2. Markupplåtelse inom jord- och skogsbruksfastigheter 3.3. Krav på hyresgäst, arrendator 3.4. Tillträdesbesiktning, avflyttningsbesiktning 4. Begränsningar i upplåtelser 4.1. Besittningsskydd 4.2. Drift och underhåll 5. Principer för hyressättning och arrendeavgift 5.1. Bostadslägenhet 5.2. Bostadslägenhet för fritidsändamål 5.3. Lokal 5.4. Mark inom jord- och skogsbruksfastigheter 6. Principer för ansvar och övriga villkor i upplåtelser 6.1. Avtalet 6.2. Drift 6.3. Underhåll 6.3.1. Underhållsplanering 6.4. Markupplåtelse inom jord- och skogsbruksfastigheter 7. Exploatering och försäljning av objekten 7.1. Evakuering 7.2. Ersättningslägenhet 7.3. Skadestånd 7.4. Försäljning 8. Dokumentation POSTADRESS BESÖKSADRESS TELEFON (VX) OCH FAX E-POST OCH WEBB Miljö- och samhällsbyggnadsförvaltningen 141 85 Huddinge Sjödalsvägen 29 Huddinge 08-535 366 00 (kundtjänst) 08-535 363 90 msb.kundtjanst@huddinge.se www.huddinge.se
MILJÖ- OCH SAMHÄLLSBYGGNADS- 2 (9) 1 Inledning Detta dokument utgör de grundläggande reglerna och rutinerna för kommunens hantering och löpande förvaltning av kommunens exploaterings-, jord- och skogsbruksfastigheter. Dessa regler och rutiner omfattar inte kommunens arrendegårdar vilka omfattas av annat regelverk. Regelverket omfattar inte heller rättigheter för jakt och fiske. Med exploateringsfastigheter avses fastigheter, ofta bebyggda med bostadshus eller fritidshus, vars avsikt är att vara del i en samhällsutveckling eller förädling inom en överskådlig framtid. Med jord- och skogsbruksfastigheter avses bebyggda och obebyggda fastigheter för naturvård. För handledning, utförligare information och mallar hänvisas till Handledning avseende regler och rutiner. 2 Syfte och ändamål med exploaterings-, jord- och skogsbruksfastigheterna Exploateringsfastigheterna ska tillgodose och bidra till behovet av mark och anläggningar för kommunal verksamhet och huvudmannaskap samt svara för strategiskt markinnehav för framtida exploateringar i enlighet med antagna översikts- och detaljplaner. Jord och skogsbruksfastigheterna förvaltas långsiktigt för att uppfylla intentionerna i kommunens styrdokument såsom översiktsplanen och naturreservatsbeslut samt även i övrigt tillgodose de allmänna intressena rörligt friluftsliv, kulturmiljövård och biologisk mångfald. 3 Upplåtelser Kommunens syfte och ändamål med fastigheterna framgår enligt ovan. Finns det efter bedömning en totalekonomisk vinst med en upplåtelse sett över tid och inte nämnda upplåtelse försvårar eller hindrar en framtida exploatering eller det syfte och ändamål som anges under 2 ovan, ska lokaler och bostäder upplåtas enligt regler och rutiner i detta dokument. Vid upplåtelse av hus eller delar av hus mot ersättning gäller lagstiftning enligt Jordabalken 12 kapitlet och hyresförhandlingslagen, även kallat hyreslagarna och vid upplåtelse av mark, Jordabalken 7-9 kapitlet. Upplåtelsen och den kommande partsrelationen med hyresgästen ska genomsyras av transparens och likabehandling. 3.1 Uthyrning
MILJÖ- OCH SAMHÄLLSBYGGNADS- 3 (9) Vid uthyrning ska villkor och avtal följa principerna enligt detta regelverk. När bostad eller lokal för upplåtelse finns tillgängligt för uthyrning gäller följande prioritering. I första hand genom erbjudande om omflyttning/evakuering av befintlig hyresgäst från annat objekt, som vid den aktuella tidpunkten har ett besittningsskydd, men eventuellt står inför en nära rivning eller annan anledning för omflyttning. I andra hand genom att erbjuda kommunens förvaltningar att nyttja objektet för egen verksamhet. I tredje hand i samverkan med kultur- och fritidsförvaltningen erbjuda lokalen till föreningslivet. I fjärde hand lämnas bostäder för permanentboende till bostadsförmedlingen och lokaler och bostäder för fritidsändamål annonseras ut i lokal media och på kommunens hemsida. För lokaler gäller tilldelning av hyresobjektet till den intressent som accepterar högst hyra via förhandling eller budgivning. För bostäder upplåtna för fritidsändamål gäller att tilldelning avgörs via lottning och att hyresgästen uppfyller krav enligt 3.2 och är mantalsskriven i Huddinge kommun. 3.2 Markupplåtelse inom jord- och skogsbruksmark Vid upplåtelse ska villkor och avtal följa principerna enligt detta regelverk. Om mark ska upplåtas gäller följande. Markupplåtelse ska endast ske på en förfrågan alternativt för kommunen eget behov. Eget behov kan utgöras av behov från någon av kommunens förvaltningar alternativt som en ersättningsupplåtelse för en arrendator eller liknande som redan arrenderar mark som kommunen avser använda för annat ändamål. Vid en förfrågan avseende markupplåtelse ska en första bedömning utgöras av lämpligheten att upplåta mark. Om det är lämpligt att upplåta mark ska en bedömning göras om det finns ett allmänintresse för upplåtelsen. Vid ett allmänintresse ska upplåtelsen utannonseras i lokal media och på kommunens hemsida. Efter intresseansökningar gäller tilldelning av upplåtelsen till den intressent som accepterar högst avgift via förhandling eller budgivning. Avtal för sådan upplåtelse ska villkoras av samhällsbyggnadsnämndens godkännande. Om en upplåtelse saknar allmänintresse kan upplåtelse ske till intressent om upplåtelsen ger ett mervärde för kommunen. Vid en förfrågan från ideella föreningar ska förfrågan hanteras i samverkan med Kultur- och fritidsnämnden eller dess förvaltning.
MILJÖ- OCH SAMHÄLLSBYGGNADS- 4 (9) 3.3 Krav på hyresgäst, arrendator Vid val av ny hyresgäst och arrendator ska krav på dennes betalningsförmåga och skötsamhet ställas. Hyresgästen/arrendatorn får inte ha betalningsanmärkningar eller förfallen skatteskuld. Finns klara indikationer på att hyresgästen/arrendatorn, eller via bulvan, förekommer i en organiserad brottslighet ska inte hyresgästen/arrendatorn antas. Även referenser från tidigare upplåtelser, förhyrningar eller boenden inhämtas vid behov. Med hänsyn till att hyresgäst också skall sköta och vårda fastigheten med tillhörande tomtmark, skall en bedömning ske av dennes förutsättningar för att kunna uppfylla dessa åtaganden. 3.4 Tillträdesbesiktning, avflyttningsbesiktning Vid tillträdet ska en gemensam inflyttningsbesiktning genomföras som redovisar objektets skick och status. Besiktningen ska dokumenteras genom hyresvärdens/jordägarens försorg och hyresgästen tilldelas en kopia. Vid hyresgästens avflyttning ska hållas en avflyttningsbesiktning för att säkerställa att hyresgästen/arrendatorn fullgjort sina åtaganden och inte skadat objektet. 4 Begränsningar i upplåtelser 4.1 Besittningsskydd Vid upplåtelse av exploateringsfastigheter ska hyresgästens besittningsskydd begränsas. Det innebär att ett avstående av besittningsskyddet avtalas och avtal upprättas i en särskild handling. Avtal om avstående av besittningsskydd ska sändas till hyresnämnden för godkännande. 4.2 Drift och underhåll Grundprincipen som gäller för upplåtelse av objektet är att hyresgästen ska ansvara för så mycket av bostadens/lokalens drift och underhåll som kan anses skäligt. 5 Principer för hyressättning och markupplåtelseavgift Generellt gäller att vid upplåtelse till kommunens förvaltningar ska självkostnadsprincipen tillämpas oavsett om det rör bostad, lokal eller mark. I
MILJÖ- OCH SAMHÄLLSBYGGNADS- 5 (9) självkostnad ingår samtliga direkta fastighetskostnader samt kostnad för administration, utveckling och omställning. För övrig hyressättning och upplåtelseavgift gäller nedan angivet. 5.1 Bostadslägenhet För bostadslägenheter gäller att hyran ska vara skälig och inte påtagligt högre än hyran för till bruksvärdet likvärdiga lägenheter, (bruksvärdeshyra). Som huvudregel gäller att hyran årligen ska fastställas genom förhandlingsöverenskommelse med Hyresgästföreningen. Innan uthyrning av bostad sker i nyförvärvade fastigheter ska en adekvat bedömning göras av skälig hyra enligt bruksvärdet. För övriga objekt ska minst var fjärde år genomföras en adekvat bedömning av skälig hyra enligt bruksvärdet. Med likvärdiga lägenheter menas i första hand likvärdig standard, storlek, övriga hyresvillkor, faciliteter och lägenheter vars hyra har bestämts genom förhandlingsöverenskommelser enligt hyresförhandlingslagen. 5.2 Bostadslägenhet för fritidsändamål För bostadslägenheter upplåtna för fritidsändamål gäller marknadshyra om hyrestiden är begränsad till maximalt 9 månader i följd. För hyrestid som överstiger 9 månader gäller bruksvärdeshyressättning och bedömning av hyror enligt 5.1 med skillnaden att bostäder för fritidsändamål inte omfattas av förhandlingsordning. 5.3 Lokal För lokaler gäller att hyran ska motsvara marknadshyran. Marknadshyra innebär en hyra som marknaden är beredd att betala och det värde lokalen betingar på den öppna marknaden. I hyreslagen finns begreppet marknadsmässiga villkor och när Hyresnämnden yttrar sig om marknadshyran sätts den med utgångspunkt i en jämförelse med hyran för andra liknande lokaler på orten ifråga. Innebörden är att butik jämförs med butik, kontor med kontor och så vidare. Lokalerna ska i grova drag vara jämförbara med avseende på lokaltyp, läge, storlek, utformning och standard. Inför varje kontraktstids utgång ska en adekvat bedömning av skälig hyra enligt marknadsmässiga villkor göras för bedömning om avtalet ska sägas upp för villkorsändring. 5.4 Markupplåtelse jord- och skogsbruksmark
MILJÖ- OCH SAMHÄLLSBYGGNADS- 6 (9) För markupplåtelser gäller att avgiften ska motsvara vad marknaden är beredd att betala för markupplåtelsen. Inför varje kontraktstids utgång ska en adekvat bedömning av skälig avgift enligt marknadsmässiga villkor göras för bedömning om avtalet ska sägas upp för villkorsändring. 6 Principer för ansvar och övriga villkor i upplåtelser Det som nedan följer under 6.1-6-3 gäller för hyresupplåtelser. Markupplåtelser är beskrivet i 6.4. 6.1 Avtalet Avtalet upprättas med Fastighetsägarföreningens modell för avtalsformulär eller ett liknande upplägg vilket borgar för en god struktur och ett branschgemensamt format på avtal. Till alla hyresavtal kopplas ritningar som redovisar lokalupplåtelsens omfattning samt vilka utvändiga ytor som disponeras av hyresgästen. Mer specifika villkor för lokalupplåtelsen än vad det standardiserade avtalsformuläret från fastighetsägarna reglerar samlas i en bilaga för särskilda bestämmelser. Gränsdragningslista avseende tillsyn, skötsel, felavhjälpande underhåll och planerat underhåll upprättas som en avtalsmall med ett generellt gränssnitt mellan hyresvärd och hyresgäst. För att tydligt definiera begreppen ovan så används branschens definitioner från Aff, avtal fastighetsförvaltning. 6.2 Drift I begreppet drift ingår media försörjning, tillsyn och skötsel. För de upplåtelser som görs ska hyresgästen ansvara för och bekosta driften tillhörig det uthyrda objektet i enlighet med gränsdragningslistan i handledningen till regler och rutiner. Hyresvärden Undantag gäller om det krävs specialistkompetens för ansvaret eller att det finns flera hyresgäster på objektet och det inte är möjligt på ett tydligt sätt att avgränsa ansvaret mellan hyresgästerna. 6.3 Underhåll
MILJÖ- OCH SAMHÄLLSBYGGNADS- 7 (9) I begreppet underhåll ingår både felavhjälpande underhåll (reparation och utbyte) och planerat underhåll. För de upplåtelser som görs ska hyresgästen ansvara för och bekosta så stor del av det invändiga underhållet som kan anses skäligt. I ansvaret skiljer sig upplåtelser för bostadsändamål och lokal. För upplåtelse till lokal ska hyresgästen svara för allt invändigt underhåll inklusive installationer om inte dessa betjänar mer än bara hyresgästens lokal. För upplåtelse till bostad för permanentboende reduceras hyresgästens ansvar för underhåll till invändiga ytskikt, porslin inkl. VVS-armatur och solavskärmning. Övrigt underhåll anses vara av betydande kostnad och med hänsyn till eventuell kvarvarande livslängd kan hyresgäst drabbas av oskälig underhållskostnad. För upplåtelse till bostad för fritidsändamål kan hyresgästens underhållsansvar utökas till att omfatta allt invändigt underhåll inklusive installationer. 6.3.1 Underhållsplanering Avseende det planerade underhållet som kommunen svarar för ska planeras i minst 3-års planer, dokumenteras objektsvis och redovisa omfattning, bedömd kostnad och tidplan. 6.4 Markupplåtelse jord- och skogsbruksmark För markupplåtelse gäller att bestämma lämplig upplåtelseform. Mark kan upplåtas med nyttjanderätt, via sidoarrende (en form av jordbruksarrende), via ett anläggningsarrende eller lägenhetsarrende. Vid upplåtelse av anläggningsarrende ska arrendatorns rätt till att uppföra egna anläggningar eller hus begränsas. Vidare ska nyttjanderättshavaren eller arrendatorns rätt eller möjlighet att förändra eller utföra åtgärder på marken som t.ex. trädfällning begränsas. Vid lägenhetsarrende förekommer inget besittningsskydd. Samtliga drift och underhållsåtgärder ska åvila nyttjanderättshavaren/arrendatorn om det inte kan anses oskäligt. 7 Exploatering och försäljning av objekten Vid exploatering av fastigheterna som kräver att eventuella hyresgäster evakueras gäller 7.1 7.3 under förutsättning att det saknas ett giltigt avstående av besittningsskyddet för det aktuella ändamålet. T.ex. vid rivning. 7.1 Evakuering
MILJÖ- OCH SAMHÄLLSBYGGNADS- 8 (9) För en lokalhyresgäst gäller i normalfallet att hyresvärden har 9 månaders uppsägningstid före kontraktets löptid. Hyresgästens indirekta besittningsskydd innebär bl.a. att en hyresgäst har rätt till en likvärdig och godtagbar lokal eller ersättning om han tvingas flytta från sin förhyrda lokal i anledning av uppsägning och det inte föreligger förverkandegrund. Observera att hyresgästen kan genom beslut i Hyresnämnden få anstånd med avflyttning i upp till två år. För evakuering en bostadshyresgäst med besittningsskydd gäller att det inte ska anses oskäligt med en avflyttning för hyresgästen och att det avseende en permanentbostad i princip finns en godtagbar ersättningslägenhet. Kontakt med hyresgäst för evakuering och alternativt för uppsägning ska ske i god tid innan behov föreligger för evakuering då evakueringsprocessen kan ta mycket lång tid. 7.2 Ersättningslägenhet I normalfallet gäller för åtkomst inför rivning eller dylikt vid besittningsskydd, att godtagbar ersättningslägenhet/-lokal ska erbjudas hyresgästen. För lokal gäller rätt till skadestånd för hyresgästen om inte godtagbar ersättningslokal erbjuds. För bostad gäller att hyresvärdens åtkomst till lägenheten inte är möjlig om inte särskilda skäl föreligger. 7.3 Skadestånd Vid uppsägning med förlängningsvägran för en lokalhyresgäst har hyresgästen alltid rätt till ersättning till minst en årshyra. Överstiger den ekonomiska förlusten eller den faktiska skadan minimiskadeståndet har hyresgästen rätt till ersättning för sådan skada. Ersättning kan i första hand utgå för 1. flyttningskostnader, 2. värdeminskning på hyresgästens egendom, 3. förlust av kvarvarande värdet av vissa ändringsarbeten, skada på grund av hinder eller intrång i den verksamhet som gästen bedriver (substansvärdemetoden, likvidationsvärdemetoden, avkastningsvärdemetoden (tre till fem gånger förlusten ) och marknadsvärdemetoden). Beroende av kundtillströmning, lönsam verksamhet, hög goodwill osv 7.4 Försäljning
MILJÖ- OCH SAMHÄLLSBYGGNADS- 9 (9) Försäljning ska ske till marknadsvärde. Vid försäljning av exploateringsfastighet ska fastigheten erbjudas marknaden genom annonsering på lämplig plats om inte särskilda skäl föreligger. Särskilt skäl är bl.a. om fastigheten säljs genom en bytesaffär eller om den säljs till en hyresgäst i fastigheten för bostadsändamål. Om fastigheten inte säljs på den öppna marknaden ska alltid en marknadsvärdering utföras. 8 Dokumentation Fastighetsförvaltningen ska bedrivas på sådant sätt att det finns dokument som verifierar beslut och transaktioner och som gör det möjligt att bedriva en uthållig verksamhet med krav på kvalitet, transparens och likabehandling. God dokumenthantering ger förutsättningar för bra verksamhetsnytta, rättslig kvalitet, ekonomi och tjänstekvalitet. En aktuell dokumentplan ska finnas för verksamheten och redovisa hur den löpande förvaltningen dokumenteras. Dokumentplanen ska minst redovisa följande: - Felanmälan, felavhjälpning och återrapportering - Hyreskontrakt inkl. tilläggsavtal, korrespondens med hyresgäster - Köpekontrakt - Besiktningar - Förvaltningsplan - Drift- och skötselavtal - Fastighetsregister