Framtidsverkstan Casebeskrivning
Syfte & Överblick Walk the talk Från strategi till konkret handling i nio verksamhetsområden och på 370 apotek
Syfte Förankra övergripande mål och strategier samt skapa lokal initiativkraft och engagemang i hela organisationen Dela goda berättelser i organisationen Framtidsresan 1 Sept Nov 2013 Nov 2013 Aug 2014 Okt 2014 RIKTNING Via dialogmöten ange riktning och mål, 28 möten, 17 orter 2 GÖRA Via Framtidsverkstan skapa lokala göra aktiviteter, och kontinuerligt dela exempel 3 DELA Best of Framtidsverkstan Topp tio listan
Utmaning Från ord till konkret handling hela vägen ut på individnivå
Utmaning: Från ord till konkret handling i nio verksamhetsområden och på 370 apotek 2013 initierade Apoteket ett förändringsarbete med målet att stärka det lokala engagemanget ute på 370 apotek runt om i Sverige Målet var att formulera konkreta aktiviteter som syftade till att vinna fler kunder på de lokala marknaderna och få kunderna att handla mer Apotekets varumärkesplattform utgjorde motorn i förändringsarbetet. Initiativet gjordes i en tvåstegsraket och gick under namnet Framtidsresan : 1. Dialogmöten: VD genomförde 32 fysiska möten på 17 olika orter, där strategin presenterades för personalen 2. Lokal aktivering: Uppmana varje apotek att identifiera aktiviter som de själva kan genomföra och som ligger i enlighet med lagd strategi Svåraste utmaningen var att utveckla en enkel och effektiv process för genomförandet av steg 2, Lokal aktivering. Erfarenheten har visat att förändringsarbeten ofta fallerar just på grund av det saknas en tydlig process för hur man omsätter strategin till praktisk handling Hur skapar vi engagemang och får de lokala apoteken att faktiskt ta initiativ till formulera egna konkreta aktiviter som de själva kan och vill genomföra? Hur håller vi koll på vad som konkret görs i organisationen? Hur kan vi följa upp alla aktiviteter som genomförs och dela goda exempel med varandra i organisationen?
Lösning Framtidsverkstan steg 2 i Framtidsresan
Vad är Framtidsverkstan? Framtidsverkstan är ett digitalt nav för Apotekets förbättringsarbete. En molnbaserad, skalbar och effektiv tjänst för aktivering. Skapar ett nav för nytänkande, samverkan & förbättring affär, engagemang och kundnytta. Genererar konkreta, verksamhetsdrivande aktiviteter i linje med strategi och mål. Delar goda, genomförda exempel. Inställningarna i verktyget skräddarsys för att rikta Apotekets och aktiviteter åt rätt håll; i linje med varumärke, affär och kundnytta. 15-04-02 Sida 7 Sidfot med plats för Enhet/Utförare Internt/Externt/Filnamn
Överblick: Framtidsverkstan Samtliga medarbetare involverade alla från högsta ledning till enskilda apotek 10 % av medarbetarna utsågs till ambassadörer primärt chefer 370 arbetsställen och nio verksamhetsområden fördelade på hela organisationen Aktiveringsverktyget inställd på: Vinna lokala kunden Kundlöfte Vi gör det enklare att må bra Fyra strategiska fokusområden för att leverera i enlighet med kundlöfte Stöttat av: Vision Ett liv i hälsa Kärnvärden Trovärdiga, Omtänksamma, Engagerade, Initiativrika Utdrag av resultat hittills; 358 konkreta, verksamhetsdrivande aktiviteter initierade, avbockade och utvärderade Konstaterad ökad förståelse och användning av strategin (64 % förbättring) Användarnöjdhet på 85 % 54% av företaget (apoteken) uppgav att Framtidsverkstan hjälpt dem att genomföra aktiviteter som ger Apoteket fler kunder som handlar mer, lokalt
Lösning: Framtidsverkstan steg 2 i Framtidsresan I sökandet efter en process och ett bra verktyg för steg 2 i Framtidsresan; Lokal aktivering, fick Apoteket kontakt med aktiveringsföretaget Hubbster och verktyget Core Hub. Core Hub uppfyllde samtliga av de önskemål vi sökte efter för att skapa ett engagerande och effektivt implementeringsarbete i organisationen. ü Möjlighet att i realtid följa implementeringsarbetets utrullning och utveckling i hela organisationen. ü Erbjöd ett enkelt och pedagogiskt gränssnitt som var enkelt att hantera och intuitivt förstå för användaren, utan specifik utbildning. ü Möjlighet att ha kontinuerlig dialog med användarna under implementeringsprocessen gång. ü Möjlighet att via verktyget dela goda aktivitetsexempel med hela organisationen. ü Möjligt att mäta utfallet av implementeringen. Hubbster anpassade utformningen av CoreHub, eller Framtidsverkstan, som vi valde att kalla det utifrån våra behov: ü Verktyget gjordes om i enlighet med Apotekets visuella identitet. ü Hubbster adderade även några nya funktioner som vi efterfrågade, bl.a. en utökad inspirationssida där man kunde ta del av andras aktivitetsförslag, samt en utvärderingsfunktion där ansvariga ambassadörer enkelt kunde betygsätta utkomsten (1-5) av sina aktiviter man genomfört.
Resultat Ett företag i rörelse, engagerade medarbetare och nya affärsmöjligheter
Resultat: Utveckling, engagemang och affärer Arbetet med Framtidsverkstan pågick under ett drygt år (oktober 2013 augusti 2014) och ledde till flera konkreta och positiva resultat för Apoteket: ü Totalt formulerades 458 nya, genomförda och utvärderade aktiviteter som syftade till att vinna kunden på varje lokal marknad. ü Av ovan aktiviteter valdes tio stycken specifikt ut som Best of Framtidsverkstan som nu lyfts fram i organisationen som best practice via inspirationscase och som konkret affärsutveckling. Andra positiva resultat var enligt en intern undersökning (efter åtta månaders aktivering): ü Kännetecknande begrepp för Framtidsverkstan var bl.a. Engagerande, Nytänkande, Inspirerande och Delaktighet (85 % av begreppen som användes var positiva). ü Tydlig signal från medarbetarna om att vilja arbeta mer med strategin (Tidskrävande). ü 64% uppgav att Framtidsverkstan hjälpt dem att bättre förstå Apotekets varumärkesplattform. ü 60% tyckte att Apoteket skulle fortsätta använda Framtidsverkstan. ü 54% av företaget (apoteken) uppgav att Framtidsverkstan hjälpt dem att genomföra aktiviteter som ger Apoteket fler kunder som handlar mer, lokalt.