VASA SVENSKA FÖRSAMLING Protokoll 9/2014 1 Ordförande hälsade Vasa finska församlings församlingspastor Outi Klapuri välkommen. Klapuri berättade att hon går kyrkans ledarskapsutbildning och att det till utbildningen hör att delta i församlingsrådsmöten. Församlingsrådets ledamöter presenterade sig. Sammanträdets öppnande och andakt 156 Ordförande öppnade sammanträdet kl. 18.00 med andakt. Andakten inleddes med psalm 274 och ordförande talade kring Josef (1 Mos. 39). Andakten avslutades med bön. Sammanträdets laglighet och beslutsförhet 157 Sammanträdet konstaterades vara lagenligt sammankallat och beslutsfört, 11/15. Val av vice ordförande för mötet och två protokolljusterare 158 Förslag: Till protokolljusterare väljs Olle Victorzon och John Åsvik. Till vice ordförande för mötet valdes Björn Björklund och till protokolljusterare valdes Olle Victorzon och John Åsvik. Godkännande av föredragningslistan 159 Föredragningslistan godkändes efter komplettering av ett anmälningsärende och ett övrigt ärende. Protokoll från kapellrådet 160 Protokoll från kapellrådets sammanträde 4.9.2014 läggs fram. sförslag: Protokollet antecknas för kännedom. Kapellrådsmedlem Marit Nilsson-Väre refererade protokollet. Protokollet antecknades för kännedom.
VASA SVENSKA FÖRSAMLING Protokoll 9/2014 2 Protokoll från Mazimbu-gruppen 161 Protokoll från Mazimbu-gruppens sammanträden 6.5.2014 och 23.9.2014 läggs fram. sförslag: Protokollen antecknas för kännedom. Ordförande refererade protokollen. Protokollen antecknades för kännedom. Protokoll från missionsdirektionen 162 Protokoll från missionsdirektionens sammanträde 2.10.2014 läggs fram. sförslag: Protokollet antecknas för kännedom. Direktionsmedlemmen John Åsvik refererade protokollet. Protokollet antecknades för kännedom.
VASA SVENSKA FÖRSAMLING Protokoll 9/2014 3 Sänkning av konfirmandåldern 163 Församlingsrådet godkände att en sänkning av konfirmandåldern från 16 år till 15 år ska göras i Vasa svenska församling (FR 10.6.2010 123). Då beslöts att sänkningen sker gradvis under perioden 2014-2016. En plan för sänkningen har utarbetats av konfirmandlärarna under ledning av konfirmandansvariga församlingspastorn Janne Hänninen. Hänninen presenterade planen vid församlingsrådets möte 17.9.2014. Församlingsrådet remitterade ärendet och konstaterade att en utförligare plan för hur sänkningen ska gå till behöver göras innan ett beslut kan fattas (FR 17.9.2014 145). Planen bör innehålla en kostnadskalkyl där utgifter för konfirmandarbetet ett vanligt år framkommer samt de uppskattade utgifterna för sänkningen av konfirmandåldern under ett läsår respektive två läsår. Därtill behöver tilläggsresurserna beskrivas och motiveras i skrift. Planen behöver undertecknas av hela arbetsgruppen. Innan församlingsrådet godkänner planen för sänkningen av åldern, behöver planen barnkonsekvensanalyseras av församlingens barnombud. Ärendet behandlas om beredningsmaterialet färdigställts. sförslag: Församlingsrådet tar del av planen och fattar beslut om hur sänkningen av konfirmandåldern ska genomföras. Ärendet bordlades.
VASA SVENSKA FÖRSAMLING Protokoll 9/2014 4 Församlingens strategi 164 Strategin för Vasa svenska församling gäller för åren 2009-2015. Den nuvarande strategin godkändes i församlingsrådet 10.4.2010 ( 77) och beslutet kompletterades 20.5.2010 ( 103) med bland annat en distriktsindelning och beslut om bildande av team i distrikten. Utfallet av den nuvarande strategin behöver utvärderas och en ny strategi utarbetas i enlighet med En mötande kyrka Riktlinjer för Evangelisk-lutherska kyrkan i Finland fram till år 2020 (bilaga 1). I den kommande strategin kunde fokus ligga på innehållet. Vilka är våra förändringsfaktorer? Vilken är vår spjutspets? Vad behöver vi åtgärda nu? Hurdan vägkost vill församlingsrådet ge till kommande församlingsråd? Församlingsrådet för en inledande diskussion om hur rikskyrkans strategi En mötande kyrka ska förverkligas i Vasa svenska församling. Församlingsrådet diskuterade ärendet. När en strategi uppgörs är det viktigt att pejla omvärlden, såväl samhället som rikskyrkan. För att kunna utvärdera den nuvarande strategin behöver församlingsrådet på nytt ta del av den. Till nästa möte sänds strategin till alla. Daniel Djupsjöbacka visade ett material som använts i församlingsrådet år 2006, som på ett tydligt sätt klargjorde begreppen mission, vision och strategi. Även detta sänds till rådet. Vägkosten som församlingsrådet vill ge till kommande församlingsråd är en beskrivning av var vi står idag samt konkreta frågor som underlättar strategiarbetet.
VASA SVENSKA FÖRSAMLING Protokoll 9/2014 5 Avslutande av bankkonto 165 Vasa svenska församling förvaltar Elsa och Gunnar Ahlskogs fond. Fonden har ett eget konto i Vasa Andelsbank. Samfällighetens huvudbokförare Sinikka Manni önskar att medlen i fonden kunde överföras till församlingens andra konton i likhet med församlingens övriga fonder. Enligt reglementet för Elsa och Gunnar Ahlskogs fond är ändamålet för fonden att stöda personer som utbildar sig för kyrklig eller social verksamhet. Nu finns fonden upptagen under kyrkomusiken i församlingens budget. sförslag: Vasa svenska församling avslutar kontot FI25 5670 0820 1053 42 Elsa och Gunnar Ahlskogs fond i Vasa andelsbank. Församlingsrådets ordförande Tor-Erik Store och vice ordförande Christel Lax får rätt att avsluta kontot och överföra medlen till Vasa kyrkliga samfällighets konto FI12 5670 0820 0496 07 i Vasa Andelsbank. Fonden förvaltas i fortsättningen av Vasa svenska församling, Allmänt församlingsarbete. enligt beslutsförslaget. Tilläggsinformation om ärendet kan vid behov ges av ordförande Tor-Erik Store, tfn. 044 4808300.
VASA SVENSKA FÖRSAMLING Protokoll 9/2014 6 Anhållan om familjeledighet 166 Innehåller personliga uppgifter.
VASA SVENSKA FÖRSAMLING Protokoll 9/2014 7 Anställning av vikarie för ledaren för barnverksamheten 167 Ledaren för barnverksamheten är tjänstledig under perioden 7.1 15.11.2015 och en vikarie behöver utses för samma period. Anställning i ett tjänsteförhållande kan ske utan ansökningsförfarande när någon anställs för att sköta en tjänst som vikarie (KL 6 11). Kyrkoherden har i enlighet med reglemente för församlingsrådet (8 1.1) rätt att anställa en vikarie för högst ett år när tjänsteinnehavaren enligt lag har rätt till tjänstledighet. Tjänsten som ledare för barnverksamheten är på 80 % under tiden 7.1.2015-31.7.2015, därefter 100 %. Detta beror på att söndagsskolsekreteraren (50 %) delvis fungerar som vikarie för ledaren för barnverksamheten under dennas partiella tjänstledighet (FR 19.3.2014 57, FR 9.4.2014 71). Till tjänsten som ledare för barnverksamheten hör att ansvara för utformningen och utvecklingen av barnverksamheten, fungera som barnombud i församlingen, hålla kontakten till barndagvården i staden, fungera som förman för barnledare och söndagsskolsekreterare, ansvara för budget och övrig administration inom barnverksamheten samt bereda och verkställa direktionens beslut. Lön utbetalas enligt kravgrupp 502. Ledaren för barnverksamheten önskar att inskolning av vikarie sker inom december 2014. sförslag: Söndagsskolsekreterare Benita Stenlund anställs som vikarie för ledaren för barnverksamheten på 80 % under tiden 7.1.2015-31.7.2015, därefter 100 % under perioden 1.8 15.11.2015. Lön utbetalas enligt kravgrupp 502 minus 5 %. Beredningsgruppen har gjort en kortfattad barnkonsekvensanalys av ärendet. Om den nuvarande söndagsskolsekreteraren anställs som vikarie för ledaren för barnverksamheten, bör en ny söndagsskolsekreterare på 50 % anställas. enligt beslutsförslaget. Tilläggsinformation om ärendet kan vid behov ges av ordförande Tor-Erik Store, tfn. 044 4808300.
VASA SVENSKA FÖRSAMLING Protokoll 9/2014 8 Anhållan om bisyssla 168 Kantor Dan Andersson anhåller om rätt att sköta en bisyssla som pianolärare i Korsholms vuxeninstitut. Antalet timmar per vecka är 5 x 30 min. Undervisningen sker på tisdagar kl. 15.30 18.00. Anställningstiden är 9.9 25.11.2014 samt 13.1 7.4.2015. sförslag: Församlingsrådet beviljar kantor Dan Andersson rätten till bisyssla vid Korsholms vuxeninstitut under tiden 9.9 25.11.2014 samt 13.1 7.4.2015. enligt beslutsförslaget. Tilläggsinformation om ärendet kan vid behov ges av ordförande Tor-Erik Store, tfn. 044 4808300.
VASA SVENSKA FÖRSAMLING Protokoll 9/2014 9 Personalutvecklingsplan för år 2015 169 Arbetsgivaren ska upprätta en utbildningsplan för utveckling av anställdas yrkeskompetens. Med utveckling av yrkeskompetensen avses systematisk utbildning som erbjuds arbetstagarna och som är nödvändig för att upprätthålla och utveckla deras yrkeskompetens så att den svarar mot kraven i arbetet och arbetsuppgifterna och de förutsebara föränderliga kompetenskraven. Förslaget delas ut på mötet. sförslag: Personalutvecklingsplanen för år 2015 fastställs. John Åsvik, Olle Victorzon och Tor-Erik Store anmälde jäv och avlägsnade sig under behandlingen av fastställande av personalutvecklingsplanen. 1 Personalutvecklingsplanen för år 2015 fastställdes med tillägget att ledande diakonitjänsteinnehavare Lena Streng får delta i Forum för diakoni, men att kostnaderna tas från diakonin (4380.224101). Efter detta kallades de som tidigare varit jäviga in och en diskussion fördes kring personalutvecklingen i Vasa svenska församling. I diskussionen framkom att personalutvecklingen är arbetsgivarens ansvar och att arbetsgivaren tar ställning till vilka utbildningar arbetslaget behöver för att kunna nå resultat. Det här innebär att utbildningen inte alltid fördelar sig jämlikt, utan den är behovsbaserad. Församlingsrådet betonade vikten av kontinuerlig utvärdering av personalens yrkeskompetens och att denna ska ligga till grund för personalutvecklingsplanen. 2 Kyrkoherden ges i uppdrag att utarbeta rutiner för personalutvecklingen. Tilläggsinformation om beslut 1 kan vid behov ges av vice ordförande Björn Björklund. Kontakt med vice ordförande fås genom sekreterare Anna-Karin Lärka, tfn. 044 4808301. Tilläggsinformation om beslut 2 kan vid behovs ges av ordförande Tor-Erik Store, tfn. 044 4808300.
VASA SVENSKA FÖRSAMLING Protokoll 9/2014 10 Anmälningsärenden 170 a) Kyrkoherdens beslutsförteckning 114-134/2014. Vice ordförande för mötet Björn Björklund granskade kyrkoherdens beslutsförteckning. b) Notis från domkapitlet 22.9.2014: En kaplanstjänst i Vasa svenska församling har inom utsatt ansökningstid sökts av tf kaplanen i Esbo svenska församling Johan Kanckos, kaplanen i Nykarleby församling Mikael Forslund, kyrkoherden i Kvevlax församling Anders Lundström och församlingspastorn i Vasa svenska församling Janne Hänninen. c) Evangeliska folkhögskolan, Kredu och Lärkkulla har tillsammans bildat en Lekmannaakademi. Dennas uppgift är att utbilda lekmän. d) Marie Hofman tackade per brev daterat 1.10.2014 för understödet som församlingsrådet beviljat för sommarrekreation för Jan-Ole Nedermo. Barnkonsekvensanalys av ärendena 171 Beredningsgruppen har prövat ärendena enligt barnkonsekvensanalysen. Ärende 167 Anställning av vikarie för ledaren för barnverksamheten har konsekvenser för barn. I den kortfattade analysen framkommer att personalstyrkan inom barnverksamheten inte får påverkas. Om den nuvarande söndagsskolsekreteraren anställs som vikarie för ledaren för barnverksamheten, behöver en ny söndagsskolsekreterare (50 %) anställas fram till 31.7.2015. sförslag: Församlingsrådet konstaterar att 167 har konsekvenser för barn och att en ny söndagsskolsekreterare behöver anställas. enligt beslutsförslaget. Övriga ärenden 172 a) Förfrågan om kyrkvärdsansvar Kaplan Gunnar Särs sände en förfrågan till församlingsrådet om kyrkvärdsansvar i Trefaldighetskyrkan för en gudstjänst. Det skulle gälla i första hand andra advent 7.12 kl. 13 och i andra hand julottan 25.12 kl. 6.30 eller annandag jul 26.12 kl. 13. Gunborg Sjöberg och John Åsvik är kyrkvärdar 7.12. b)protokoll från direktionen för barnverksamhetens sammanträde 1.10.2014 Ordförande refererade protokollet som antecknades för kännedom.
VASA SVENSKA FÖRSAMLING Protokoll 9/2014 11 På mötet väckt ärende 173 Inga på mötet väckt ärende. Rättelseyrkande och besvärsanvisning 174 Församlingsrådet gav anvisningar om rättelseyrkande och besvärsanvisning enligt bilaga 2 Blankett 2. Sammanträdets avslutning 175 Sammanträdet avslutades med bön om Herrens välsignelse kl. 20.05.