Sektionen för Medieteknik Stockholm

Sektionen för Medieteknik Stockholm 2019-02-12 Föredragningslista Sektionsmöte, 19 februari 2019 (* betyder att bilaga finns) 1. Formalia 1.1. Mötets öppnande 1.2. Val av mötesordförande 1.3. Val av mötessekreterare 1.4. Val av två justerare tillika rösträknare 1.5. Justering av röstlängd 1.6. Fråga om mötets behöriga utlysande* 1.7. Fastställande av föredragningslista 1.8. Adjungeringar 1.9. Entlediganden 1.10. Anmälningsärenden 2. Rapporter 2.1. Sammanställning av rapporter från funktionärerna* 2.2. Övriga nämnder och grupper inom sektionen 2.3. Övriga rapporter 2.4. Ekonomisk lägesrapport* 3. Information 4. Bordlagda ärenden 4.1. Beslut om ansvarsfrihet för Styrelsen 2017/2018* 5. Beslutsärenden 5.1. Nominering till Kamratstipendiet 2019 6. Diskussionsärenden 6.1. Hur ska budgeten för nästa verksamhetsår se ut?* 6.2. Hur bör valnycklar användas i framtiden?* 7. Valärenden 7.1. Fyllnadsval av Ledamot för Utbildningsfrågor Ordförande Sektionen för Medieteknik Postadress Jesper Lundqvist Kungliga Tekniska Högskolan THS, Sektionen för Medieteknik 076-760 08 53 Org. nummer Drottning Kristinas väg 15 ordf@medieteknik.com 802411-5647 100 44 Stockholm

Sektionen för Medieteknik Stockholm 2019-02-12 8. Motioner, propositioner, interpellationer och enkla frågor 8.1. Proposition angående Den viktigaste propositionen i sektionens historia * 8.2. Proposition angående Ekonomiskt Styrdokument * 8.3. Proposition angående Skapa nämnden METAspexet * 8.4. Proposition angående Budgetjusteringar * 8.5. Motion angående Ändring av punkt 2 och punkt 7 i reglementet * 8.6. Motion angående Antagningsprocessen i Kommunikationsnämnden * 8.7. Motion angående Antagningsprocess i Näringslivsgruppen * 8.8. Motion angående Antagningsprocess för Electus, Mottagningen 2019 * 9. Övriga ärenden 9.1. Övriga frågor 10. Mötets högtidliga avslutande Ordförande Sektionen för Medieteknik Postadress Jesper Lundqvist Kungliga Tekniska Högskolan THS, Sektionen för Medieteknik 076-760 08 53 Org. nummer Drottning Kristinas väg 15 ordf@medieteknik.com 802411-5647 100 44 Stockholm

Bilagor I. Kallelse II. Sammansställning av rapporter från funktionärer III. Ekonomisk lägesrapport IV. Verksamhetsberättelse 2017/2018 V. Verksamhetsplan 2017/2018 VI. Revisionsberättelse 2017/2018 VII. Diskussionsunderlag - Budget VIII. Diskussionsunderlag - Valnycklar IX. Proposition - Den viktigaste propositionen i sektionens historia X. Proposition - Ekonomiskt Styrdokument XI. Proposition - Skapa nämnden METAspexet XII. Proposition - Budgetjusteringar XIII. Motion - Ändring av punkt 3 och punkt 7 i reglementet XIV. Motionssvar - Ändring av punkt 3 och punkt 7 i reglementet XV. Motion - Antagningsprocessen i Kommunikationsnämnden XVI. Motionssvar - Antagningsprocessen i Kommunikationsnämnden XVII. Motion - Antagningsprocess i Näringslivsgruppen XVIII. Motionssvar - Antagningsprocess i Näringslivsgruppen XIX. Motion - Antagningsprocess för Electus, Mottagningen 2019 XX. Motionssvar - Antagningsprocess för Electus, Mottagningen 2019 Sektionen för Medieteknik Sektionsmöte 2018-02-19

Sektionen för Medieteknik Stockholm 2019-01-18 Till: Sektionen för Medietekniks medlemmar KALLELSE Sektionsmöte #3 Tisdag 19 februari 2019 kl 17:15 Plats: B1 --------------------------------- Härmed kallas du till Sektionsmöte #3. Mötet beräknas sluta 20:00. Motion, interpellation, enkel fråga eller misstroendeförklaring av förtroendevald ska vara Styrelsen tillhanda senast 7 februari. Föredragningslista och möteshandlingar kommer att finnas tillgängliga senast 12 februari. Välkomna!

Sektionen för Medieteknik Stockholm 2019-02-12 Sammanställning av rapporter från funktionärer SM#3 Revisor 18/19 Vi har varit på revisorutbildning hos THS, som var väldigt bra; det börjar också diskuteras kring ett revisorråd, vilket kan vara trevligt. I framtiden tänker vi irritera styrelsen lite oftare, annars är det inte så mycket att göra förrän verksamhetsåret är över. Fredrik Lundkvist Studerandeskyddsombud Vi hade möte och diskuterade bland annat rapporten från EECS, jag och JämO var på JML-workshop. My Helmisaari Valberedningens Ordförande Vi har haft överlämning, bytt lösenord till mailen samt strukturerat om drive. Innan SM#3 kommer vi även att ha gått en utbildning som THS anordnar (nytt för i år). Nu ska vi börja med funktionärsguiderna som kommer att vara ett omfattande arbete inför SM#4. Om man känner att man sitter på information som bör finnas med i funktionärsguiderna kan man gärna maila val@medieteknik.com om tankar och idéer! Hanna Bjarre

Sektionen för Medieteknik Stockholm 2019-02-12 Programansvarig Student Studienämnden har beslutat att börja med lunchmöten varannan vecka. Jag och SNO har varit på skolrådsmöte och diskuterat ändringar som EECS- skolan vill göra med programmen. Dessa ändringar är något som skolrådet inte vill genomföra så vi kommer att jobba för en bättre lösning. Amanda Andrén Ljud- och ljustekniker Since I was elected I have contacted Data:s representative and we've been (briefly) discussing both the current situation in META but also the future. I've also been thinking about buying two microphones so that Media have our own and won't have to borrow from Data. I am now planning to make everything more organized at the controls and mark/name everything so it's easier to understand! And clean! Erik Meurk Näringslivsansvarig Vi har haft möten med företagen MPYA Digital samt Conversionista ang. event som ska hållas under våren. Vi har även börjat planera Karriärrevet som i år kommer innebära en "inspirationsvecka". Grupperna har börjat samordna event med KMH och Roberto Bresin. Emma Johansson och Mikaela Persson

Sektionen för Medieteknik Stockholm 2019-02-12 Klubbmästare Event: Sen SM#2 har vi haft en gasque: Holiday gasquen. Vi har också haft torsdagspubar där vi bland annat har samarbetat med METASpexet (luciasång), Sånglederiet (musikquiz), Fotogruppen och styrelsen (sektionens dag). Internt: I början av året så tackade vi av tre kära medlemmar som har gjort sina två år i MKM. Det har inneburit att vi har haft en ansökningsperiod där vi har tagit ut nya medlemmar till gruppen. Vi har självklart haft ett par teambuildnings också. Sen det vi alla har väntat på: Vi har _äntligen_ kommit igång med det nya kassasystemet! Nu körs allt via ipads, de trådlösa streckkodsläsarna och de trådlösa kortläsarna. KBMP: Klubbmästarna har även varit på THS's pubråd och KMR-råd för att träffa andra klubbmästare och planera vårens event, bland annat Valborgspubrundan. Det har även varit mycket fokus på bokföringen för att avsluta 2018's räkenskapsår. Kommande: Just nu planerar vi för vårens event. Mest fokus ligger på en kommande gasque, de kommande torsdagspubarna och en intern sittning för de gamla MKM-mästeristerna. Vi har även fortsatta samarbeten med Sånglederiet och Fotogruppen. Moa Engquist ÖPH Vi har valt ut Electus och öppnat ansökan för Phöseriet. Annars har vi gjort en hel del småsaker som skulle ta alldeles för lång tid att skriva om, men sammanfattningsvis så går allt bra och just nu är allt på rätt spår för att Mottagningen 2019 ska bli en grym mottagning! Kanske till och med den bästa Mottagningen någonsin? Jesper Lundqvist, Lovisa Carlberg, Adelina Andersen

Sektionen för Medieteknik Stockholm 2019-02-12 UrspÅrare Vi har varit i spåre. gick typ shitbra Emil Erlandsson Revisor 17/18 Vi har äntligen börjat med arbetet och hoppas vara färdiga i tid för SM3 Emil Erlandsson Sektionslokalsansvarig METAdorerna har sedan SM#2 fortsatt jobba med att hålla META flytande. Vi letar nu efter ny diskmaskin att köpa in, då nuvarande är trasig. Det ska även köpas in en ny bordsvagn och vi ska även göra oss av med de gamla svarta stolarna i spökförrådet. Matilda Richardsson Direqteur Vi har jobbat på som vanligt, alltså repat, byggt, skrivit och så vidare. Vi har haft vårt första samrep då vi visar upp allt vi har än så länge. Just nu håller vi på att planera inför vår nästa teambuilding. Vi kommer även snart att ha lite olika pubar där vi bland annat avslöjar temat samt släpper biljetter. I övrigt jobbar vi på precis som vanligt. Kajsa Saare Jämställdhets- och mångfaldsombud Jag har varit på workshop med equality week tillsammans med Sture och representanter från andra sektioner. Jag har även varit på möte med stuedienämnden. Adelina Andersen

Sektionen för Medieteknik Stockholm 2019-02-12 Spexmästare Klippa CB, få ihop en roast. Linnéa Lennartsson Fanbärare Vi har varit på överlämning, öppnat mailen och pratat om fanborgen på Sektionens Dag#2. Linnéa Granlund och Maria Bahrami Kommunikatör Vi har förändrat vår mötesstruktur till att mer likna ett arbetsmöte. Vi jobbar för tillfället inte med något gemensamt projekt, men det är så KomN vill ha det! Vi har även skapat en subgrupp som kallas "Merch_projektet" som är en liten hemlis tills vidare. Vi har även haft TBs som jag lyckats vara sjuk på </3 Jag som kommunikatör funderar på att sätta ihop tydliga rutiner för utlåning av utrustning, exempelvis hur man agerar om något går sönder! Rasmus Rudling Qulturnämndsordförande QN har tillsammans med Spelnörderiet hållit i en smash-turnering. Annars har jag inte gjort något än. Vi har ett event planerat och är troligen redan gjord när ni läser detta men jag har mer planer för fler event därav fler spelkvällar, syjuntor och möjligtvis ett annat event med THS. Andreas Wingqvist Öfversångledare Vi har hållt ett musikquiz på en torsdagspub och planerar att hålla ett musikquiz varje månad. Vi jobbar även med Media Video Awards som kommer vara på en torsdagspub i mars. Vi kommer med största sannolikhet ha en TB i period 4 där vi tänkte sjunga karaoke. Gabriella Dalman

Sektionen för Medieteknik Stockholm 2019-02-12 Medielabbets ordförande Jag har försökt få tag på inloggningsuppgifter till olika sidor för medielabbet som exempelvis facebooksidan, youtube, twitter, blogg mm. tyvärr utan lyckat resultat. Så vi bestämde oss för att skapa en ny blogg där vi nu har börjat skriva några inlägg. Sedan har vi också haft möte och planerat projekt inför våren. Malin Liedholm Projektledare för Branschdagen Sedan SM#2 har vi gjort allt vi kan för att göra Medias Branschdag den 28e februari så bra som möjligt. Vi ses då!!!!! Efter det ska vi bara utvärdera det riktigt grymma projekt branschdagen blivit i år. Shout out till världens bästa projektgrupp!!! Amalia Berglöf

Sektionen för Medieteknik Stockholm 2019-02-19 Ekonomirapport Sektionsmöte #3 1. Centralt På slutet har det inte kommit in så många utlägg vilket kan bero på att det varit julledighet och tentaperiod. Styrelsen har gått igenom de rutiner som finns på sektionen gällande ekonomin och har sammanställt ett välbehövligt styrdokument för att strukturera hur ekonomin ska hanteras. Inspirationen till detta har tagits från Industriell ekonomi och Data. De stora ändringarna som gjort är att vi inför en tidsbegränsning på när man kan lämna in utläggsblanketterna. Dessa ska lämnas in inom 30 dagar efter att köpet gjorts och om det inte görs så kan det nekas. Detta för att få en bättre koll på hur ekonomin ligger till och förhindra så att inte alla kvitton kommer in på slutet eller för sent. Läs styrdokumentet för att se alla detaljer. Det ska även nu finnas nya uppdaterade utläggsblanketter som ska vara tydligare och förhoppningsvis lite enklare att förstå. De gamla blanketterna går fortfarande att använda men uppmanar att använda de nya som finns på hemsidan. För de som inte är helt säkra på hur man fyller i dem så finns nu också en uppdaterad guide på hemsidan hur man ska göra. In addition to this, there is now an outlay form in english for those of you that prefere english. Hopefully this will make it easier to understand how to fill in the form. Här nedan visas Likviditeten för sektionen det här räkenskapsåret (centralt, NLG och MTGN, har inte motsvarande siffror från MKM).

Sektionen för Medieteknik Stockholm 2019-02-19 2. Klubbmästeriet (MKM) Höstens verksamhet har bokförts och alla inkomster och utgifter presenteras i budgeten. Hittills har klubbmästeriet gått plus - dock inte så mycket som visas i budgeten eftersom flera utgifter saknas i redovisningen. Detta vill vi förbättra för att visa tydligare på våra utgifter, därav proportionen vi har tagit fram tillsammans med kassören. Vi har sett över våra inkomster och utgifter och det finns ingenting vi har gått back på, däremot har vi jobbat väldigt sparsamt inom verksamheten och alltid jobbat för att kunna erbjuda minsta möjliga pris i baren och på gasque-biljetter. 3. Medias Branschdag (MBD) Branschdagen är en av sektionens viktigaste inkomstkällor, då överskottet från verksamheten direktomsätts in i sektionens övriga verksamhet. Då branschdagen infaller efter SM#3, så är det svårt att uttala sig om alla slutgiltiga kostnader för projektet - däremot kan jag som projektledare redan nu flagga för att vi ser ut att ha intäkter långt över det som är projicerat i budgeten. Vi har också dragit ned på våra utgifter i den mån vi kunnat, och hoppas på att kunna leverera ett rejält överskott till sektionen när branschdagen är slut. 4. Mottagningen (MTGN) Höst : Alla in- och utbetalningar som har med mtgn18 är gjorda och bokförda så mtgn18 är nu stängt ekonomiskt. Resultatmässigt drog vi in mer på gasquerna än vi budgeterade för men samtidigt användes det väldigt mycket mer till dessa också. Vår: Pengamässigt har det inte hänt så mycket med Mottagningen ännu. Några utlägg har gjorts för fika och teambuilding, men annars har vi inte haft några större utgifter. Vi vill dock flagga för att budgetposten för lokalhyra kommer överskridas i år, detta eftersom att Mottagningen hade oväntat höga lokalkostnader under hösten (pga. lokalhyra för en övningssal). Det bör dock bara gälla 700 kr, så det är inga stora summor vi pratar om. 5. Näringslivsgruppen (NLG) NLG har ännu inte hunnit hålla några event, men samarbetar kontinuerligt med företag. Under våren har vi ett flertal företagsevent inbokade vilket då kommer att ha påverkat vår budget inför SM#4. I dagsläget har vi endast bokfört inkomster som är länkade till annonsering.

Sektionen för Medieteknik Budget 18/19 - SM#3 Budget Använt Differens Kommentar Resultatställe 1: Centralt Intäkter Medlemsavgifter 16 000 15 070,00 930,00 Funktionärsfest 2 500 0,00 2 500,00 Utgifter Extern representation Sektionen 6 000 0,00 6 000,00 Teambuildning funktionärer 12 500 6 464,36 6 035,64 Subventionering sittande funktionärer, funktionärsfest 5 000 0,00 5 000,00 Medaljer funktionärer 2 000 0,00 2 000,00 Webbhotell 2 700 2 628,00 72,00 Internetbank 1 000 2 351,00 1 351,00 Handelsbanken fram till nyår + årsavgift för 2019 Hyra bil 20 000 1 340,53 18 659,47 Matlaget och MKM Domäner 400 744,00 344,00 Övriga utgifter 4 000 0,00 4 000,00 Resultat 35 100 1 542,11 36 642,11 Resultatställe 2: Styrelsen Utgifter Kontorsmaterial 500 0,00 500,00 Extern representation 3 500 0,00 3 500,00 Representation presenter 1 500 787,87 712,13 Present Datas nøllegasque och jubileum Fika 1 200 241,55 958,45 Teambuilding 15 000 1 400,73 13 599,27 Överlämning 2 100 1 026,00 1 074,00 Resultat 23 800 3 456,15 20 343,85 Resultatställe 3: Fanbärarna Utgifter Extern representation 3 200 3 000,00 200,00 Subventionering kläder 1 000 0,00 1 000,00 Överlämning 400 0,00 400,00 Resultat 4 600 3 000,00 1 600,00 Resultatställe 4: Sektionslokalen & METAdorerna Utgifter Städfirma 10 100 8 200,00 1 900,00 Möbler och inventarier 20 000 4 577,25 15 422,75 Lagning av diskmaskin Ljud- och ljusutrustning 2 000 0,00 2 000,00 Förbrukningsmaterial 10 000 3 343,95 6 656,05 Kaffe och te till sektionsmedlemmarna 5 000 1 098,70 3 901,30 Städfika 1 000 258,60 741,40 Mat och dekor till städfesten 4 000 0,00 4 000,00 Fika 600 0,00 600,00 Teambuilding 10 000 1 072,81 8 927,19 Överlämning 200 0,00 200,00 Övriga utgifter 3 000 0,00 3 000,00 Resultat 65 900 18 551,31 47 348,69

Budget Använt Differens Kommentar Resultatställe 5: Näringslivsgruppen Intäkter Event och mat till event 40 000 0,00 40 000,00 Annonsering 5 000 6 000,00 1 000,00 Utgifter Lokalhyra 4 000 0,00 4 000,00 Mat till event 20 000 0,00 20 000,00 Kontorsmaterial 500 0,00 500,00 Dekor och teknik 5 000 0,00 5 000,00 Trycksaker & PR 2 000 0,00 2 000,00 Fika 600 0,00 600,00 Teambuilding 10 000 0,00 10 000,00 Överlämning 400 0,00 400,00 Övriga utgifter 2 500 0,00 2 500,00 Resultat 0 6 000,00 6 000,00 Resultatställe 6: Medias Branschdag Intäkter Event och mat till event 240 000 89 600,00 150 400,00 Annonsering 15 000 0,00 15 000,00 Utgifter Lokalhyra 21 000 5 000,00 16 000,00 Mat och fika till mässan 23 000 0,00 23 000,00 Sittningen 80 000 0,00 80 000,00 Kontorsmaterial 500 0,00 500,00 Trycksaker & PR 18 000 1 079,00 16 921,00 Dekoration och logistik mässa 24 000 0,00 24 000,00 Teknik event 6 000 0,00 6 000,00 Kläder värdar 3 000 0,00 3 000,00 Drivmedel 500 0,00 500,00 Mat och dryck event 15 000 16 501,00 1 501,00 Dekor event 1 500 606,00 894,00 Fika 600 12,75 587,25 Teambuilding 10 000 2 766,84 7 233,16 Överlämning 200 0,00 200,00 Övriga utgifter 2 000 0,00 2 000,00 Resultat 49 700 63 634,41 13 934,41 Resultatställe 7: Mottagningen Intäkter Spons 30 000 29 020,00 980,00 EECS 55 000 56 824,00 1 824,00 Intäkter festverksamhet 12 000 14 756,36 2 756,36 Delad vinst med Data - Pubrundan och Amazing Race Biljettförsäljning gasquer 66 000 95 096,11 29 096,11 Total intäkt under mtgn för gasquer, i bokföringen Försäljning trycksaker 10 500 10 240,00 260,00 syns endast den fakturerade diffen Utgifter Mat och fika Sektionens dag #1 3 500 3 500,00 0,00 Utbildningar 6 000 0,00 6 000,00 Gamlingverksamhet 3 000 1 610,70 1 389,30 Filmprojekt 2 000 1 611,34 388,66 Förbrukningsmaterial 17 000 2 682,78 14 317,22 Trycksaker 21 000 15 653,00 5 347,00 nøllemateriel 3 500 1 331,00 2 169,00 Förbrukningsinventarier 7 000 2 775,90 4 224,10 Gasquer 76 500 124 483,10 47 983,10 Se kommentar under "Biljettförsäljning gasquer" Säkerhet på campus 2 000 1 177,36 822,64 Aktiviteter nøg eftersläpp 8 000 5 362,67 2 637,33

Budget Använt Differens Kommentar Personal nøg eftersläpp 8 600 8 000,00 600,00 Subventionering sittning ÖPH & LEK & RSA 4 000 4 000,00 0,00 LEK utklädnad 1 500 1 416,68 83,32 Transport Stugan 5 000 3 543,58 1 456,42 Gruppsymboler 5 000 3 440,54 1 559,46 ÖPH-hattar 1 950 1 950,00 0,00 Bländaren 4 000 0,00 4 000,00 Lunch första dagen 5 000 5 000,00 0,00 Lokalkostnader 5 500 4 450,00 1 050,00 Drivmedel och parkeringskostnader 2 200 1 393,07 806,93 Köksplats Lilla Gasque 1 800 1 500,00 300,00 Teknik 6 500 6 125,00 375,00 Fika 600 80,90 519,10 Teambuilding 30 000 18 113,70 11 886,30 Överlämning 600 570,00 30,00 Övriga utgifter 10 000 17 594,85 7 594,85 Resultat 68 250 31 429,70 36 820,30 Resultatställe 8: Klubbmästeriet Intäkter Biljetter gasquer 25 000 22 850,00 2 150,00 Pubförsäljning 380 000 180 977,85 199 022,15 Märkesförsäljning 20 000 7 820,00 12 180,00 Utgifter Alkohol pubar 240 000 83 456,71 156 543,29 Alkohol gasquer 10 000 8 722,75 1 277,25 Barkit 10 000 7 268,92 2 731,08 Mat och dekor gasque 25 000 10 586,16 14 413,84 Märken 10 000 4 772,00 5 228,00 Förbrukningsinventarier 8 000 2 248,70 5 751,30 Förbrukningsmaterial 16 000 1 613,70 14 386,30 Bank- och izettlekostnader 19 800 6 539,66 13 260,34 Mat internt 10 000 2 536,05 7 463,95 T-tröjor 3 500 0,00 3 500,00 Dekor pub 5 000 1 528,00 3 472,00 Drivmedel fordon 1 000 0,00 1 000,00 Teknik 2 000 0,00 2 000,00 Underhållning 3 000 0,00 3 000,00 Fika 600 0,00 600,00 Teambuilding 25 000 8 287,27 16 712,73 Överlämning 400 0,00 400,00 Övrigt 5 000 800,00 4 200,00 Resultat 30 700 73 287,93 42 587,93 Resultatställe 9: Kommunikationsnämnden Utgifter Tryckmaterial 500 0,00 500,00 Fika 600 360,50 239,50 Teambuilding 10 000 3 399,65 6 600,35 Överlämning 200 0,00 200,00 Resultat 11 300 3 760,15 7 539,85 Resultatställe 10: Studienämnden Utgifter Information och marknadsföring 1 000 0,00 1 000,00 Fika 600 0,00 600,00 Teambuilding 5 000 0,00 5 000,00 Överlämning 800 218,00 582,00 Resultat 7 400 218,00 7 182,00

Budget Använt Differens Kommentar Resultatställe 11: Valberedningen Utgifter Information och marknadsföring 1 000 158,70 841,30 Fika 900 230,60 669,40 Teambuilding 5 000 1 650,00 3 350,00 Överlämning 2 100 1 044,07 1 055,93 Resultat 9 000 3 083,37 5 916,63 Resultatställe 12: Fotogruppen Utgifter Fika 600 0,00 600,00 Teambuilding 5 000 0,00 5 000,00 Överlämning 200 0,00 200,00 Resultat 5 800 0,00 5 800,00 Resultatställe 13: Qulturnämnden Utgifter Fika 300 0,00 300,00 Teambuilding 5 000 0,00 5 000,00 Överlämning 200 138,00 62,00 Resultat 5 500 138,00 5 362,00 Resultatställe 14: Medielabbet Utgifter Fika 600 131,66 468,34 Teambuilding 5 000 223,00 4 777,00 Överlämning 200 0,00 200,00 Resultat 5 800 354,66 5 445,34 Resultatställe 15: Sånglederiet Utgifter Melodia 0 0,00 0,00 Fika 600 0,00 600,00 Teambuilding 5 000 2 460,00 2 540,00 Överlämning 200 0,00 200,00 Resultat 5 800 2 460,00 3 340,00 Resultatställe 16: Spexmästeriet Utgifter Fika 600 0,00 600,00 Teambuilding 5 000 727,00 4 273,00 Överlämning 200 0,00 200,00 Resultat 5 800 727,00 5 073,00 Resultatställe 17: Idrottsnämnden Intäkter THS Friskvårdsbidrag 10 000 0,00 10 000,00

Budget Använt Differens Kommentar Utgifter Hallhyra 19 800 0,00 19 800,00 Teambuilding 5 000 0,00 5 000,00 Fika 600 0,00 600,00 Överlämning 200 0,00 200,00 Resultat 15 600 0,00 15 600,00 Resultatställe 18: Matlaget Utgifter Fika 600 0,00 600,00 Teambuilding 5 000 1 111,00 3 889,00 Mat sektionsmöten 12 500 3 684,00 8 816,00 SM#1 och SM#2 Mat och fika "Sektionens dag #2" 3 500 0,00 3 500,00 Hyra av kök 3 750 1 200,00 2 550,00 SM#1 och SM#2 Överlämning 200 178,00 22,00 Resultat 25 550 6 173,00 19 377,00 Resultatställe 19: Spelnörderiet Utgifter Fika 600 0,00 600,00 Teambuilding 5 000 0,00 5 000,00 Överlämning 200 0,00 200,00 Resultat 5 800 0,00 5 800,00 Resultatställe 20: Revisorer Utgifter Fika 150 0,00 150,00 Överlämning 400 0,00 400,00 Resultat 550 0,00 550,00 Resultatställe 21: Internationella nämnden Utgifter Fika 300 0,00 300,00 Överlämning 200 0,00 200,00 Teambuilding 5 000 0,00 5 000,00 Events 6 000 3 535,00 2 465,00 Resultat 11 500 3 535,00 7 965,00 Resultatställe 22: spåre Utgifter Subventionering boende 14 000 14 000,00 0,00 Fika 600 0,00 600,00 Överlämning 400 0,00 400,00 Resultat 15 000 14 000,00 1 000,00 Resultatställe 23: METAspexet Utgifter Teambuilding 5 000 0,00 5 000,00 Resultat 5 000 0,00 5 000,00

Budget Använt Differens När beslutet togs Äskningar Utgifter Kommunikationsnämnden - Studiomaterial 9 870 8 710,00 1 160 StyrM 11/8 Mottagningen - Fotobås 7 405 7 405,00 0,00 StyrM 11/8 & Lunchmöte 17/9 Valberedningen - Märken 850 0,00 850,00 StyrM 19/9 Fotogruppen - Märken 1 000 971,00 29,00 StyrM 19/9 & Arbetsmöte 3/10 MKM - Nytt kassasystem 17 900 17 154,76 745,00 SM#1 2/10 Kommunikationsnämnden - Fotolampa 1 000 634,00 366,00 Lunchmöte 5/11 Kommunikationsnämnden - Ny lampa 299 0,00 299,00 Arbetsmöte 27/11 Resultat 38 324 34 874,76 3 449,24 Lokalfond Utgifter Hyllor till förrådet (23/10-18) 10 742 10 742,20 0,00 Frysbox till förrådet (26/11-18) 4 990 4 990,00 0,00 Resultat 15 732 15 732,20 0,00 Prel Resultat Prel Diff Resultat 306 706 2 971 309 677 Avsättning lokalfond 0 Avsättning jubelfond 10 000 Totalt Resultat 316 706

Sektionen för Medieteknik Verksamhetsberättelse Verksamhetsåret 2017-07-01 2018-06-30

Introduktion Verksamhetsberättelsens syfte En verksamhetsberättelse är en sammanställning och en analys av den verksamhet som sektionen bedrivit under ett verksamhetsår. Den ska redogöra för antalet aktiviteter som sektionen genomfört. En verksamhetsberättelse jämförs också med verksamhetsplanen för året. Blev allt som förväntat? Rubrikerna i dokumentet ser ut som följer: Innehållsförteckning Introduktion 2 Denna verksamhetsberättelse 3 Förtroendevalda 3 Styrelsens berättelse 5 Gemensam verksamhet 6 Nämndernas verksamhet 7 Sektionens ekonomi 7 Sektionsmöten 7 Bilaga 10 Verksamhetsberättelse 17/18

Denna verksamhetsberättelse Denna verksamhetsberättelse har tagits fram av Disa Gillner, Ordförande på Sektionen för Medieteknik för verksamhetsåret 17/18. Förtroendevalda Styrelsen Ordförande Disa Gillner Vice Ordförande Emma Olsson (17) Kassör Amalia Berglöf (18) Erik Lindström Sekreterare Lovisa Karlsson (17) Ledamot för Näringsliv- och kommunikationsfrågor Ledamot för Studiesociala frågor Ledamot för Utbildningsfrågor Valberedningen Valberedningens Ordförande Kristina Andersson (18) Hilda Robertsson Jesper Lundqvist Linnéa Granlund Emil Erlandsson Valberedare Samuel Westman Granlund (17) Valberedare Josefin Ström (17) Valberedare Ann-Mia Zhang (17) Valberedare Valberedare Valberedare Fredrik Lundkvist Hanna Bjarre Martin Neihoff Valberedare Adelina Andersen (18) Valberedare Michaela Erickson (18) Valberedare My Helmisaari (18) Revisorer HT16+2017 HT16+2017 HT17+2018 HT17 Melanie Bonnaudet Felix Norén Emil Erlandsson Matilda Carlson Studiesocialt Klubbmästare Hannes Bennet Klubbmästare Filip Stål Sektionslokalsansvarig Josefin Ström Spexmästare Arvid Larsson Öfversångledare Patric Hjort (17) Anton Martinsson (18) Verksamhetsberättelse 17/18

Medielabbets Ordförande Simon Sundin Fotogruppsansvarig Christian Holz Idrottsnämndsordförande Oliver Shin Qulturnämndsordförande Ronya Budak (17) Gil Laufer (18) Öfverphöseriet David Tranaeus (17) Alexander Nordh (17) Viktor Ceder (17) Sofia Blomgren (18) Melissa Obrou (18) Linnéa Granlund (18) MästerCocken Carl Zettergren (17) Sofia Lundin Ziegler (18) GameMaster Samuel Kraft Ljud och ljustekniker Robin Setterwall Gabrielsson (17) Axel Peterson (18) Näringsliv - och Kommunikation Näringslivsgruppsansvarig Karolin Valaszkai Näringslivsgruppsansvarig Nils Ekenbäck Projektledare för Branschdagen Karl Andrén (17) Webmaster Viktor Ceder (17) Lucas Grönborg (18) Kommunikatör Veronica Hage Utbildning Studienämndsordförande Nina Nokelainen Programansvarig Student Nina Nokelainen (17) Sofia Lundin Ziegler (18) Studerandeskyddsombud Simon Sundin (HT17) VAKANT (18) Jämställdhet och mångfaldsombud Mina Tavakoli Internationell Sekreterare Christian Holz Fanbärare Fanbärare Matilda Carlson (17) Disa Gillner (18) Vice Fanbärare Linnea Holm (17) Viktor Ceder (18) Kårfullmäktige Ledamot Ledamot Emma Olsson Marcus Groth Verksamhetsberättelse 17/18

Styrelsens berättelse Styrelsens arbete Under det gångna året har Styrelsen sammanträtt på inofficiella lunchmöten på måndagar och med styrelsemöten ungefär varannan vecka, samt arbetsmöten ungefär gång mellan varje styrelsemöte, båda främst på onsdagar. Under mottagningen hölls ett uppehåll i sammanträdanden. Sammanlagt hade Styrelsen 23 protokollförda styrelsemöten; 11 under höstterminen och 12 under vårterminen. Struktur och dokument Samtliga protokoll från verksamhetsårets styrelsemöten och sektionsmöten finns medlemmar tillhanda på vår hemsida, www.medieteknik.com. Utskrivna och justerade protokoll finns att tillgå i styrelsen mötesrum. Verksamhetsplan Under föregående verksamhetsår skapades en verksamhetsplan som sedan reviderades under det första sektionsmötet på hösten. Bifogat finns Verksamhetsplanen för 2017/2018 samt status för dess punkter. Statusen för verksamhetsplanen uppdaterades genomgående över året och redovisades på alla sektionsmöten under verksamhetsåret. Vid framtagandet av nästkommande verksamhetsårs verksamhetsplan tillfrågades funktionärer via diskussion på funktionärsrådet i februari. Därefter togs ett utkast fram under ett arbetsmöte i mars, baserat på funktionärernas åsikter. Detta gjordes för att funktionärerna skulle få en bra möjlighet att påverka verksamhetsplanen. Kommentarer på verksamhetsplanen i bilagan: 1.3.1 Ledamöterna lyckades inte få kontakt med alla funktionärer inom den första perioden och kunde således inte sätta upp mål i tid. 1.3.5 Ledamöterna fick inte in rapporter från alla funktionärer och kunde således inte ge återkoppling på alla rapporter. 1.3.6/1.3.7 Då tillgång till sektionens konton var icke-existerande och valet av Projektledare för Medias Branschdag hölls sent på verksamhetsåret kunde inte dessa punkter uppfyllas helt. 2.1.2 Valet av Projektledare för Medias Branschdag hölls inte under SM#2 och det existerade därför ingen projektledare efter SM#2. 2.2.2 Av samma anledning som ovanstående. Därför existerade ingen projektgrupp vid tiden för MTD i Norrköping. Funktionärerna Under verksamhetsårets funktionärsråd valde Styrelsen att ha samma upplägg som föregående år, nämligen att använda forumet dels som informationskanal men även för att ge funktionärerna en möjlighet att påverka. Under funktionärsråden diskuterades bland annat månadsrapporter, förväntningar på funktionärer, nästa års verksamhetsplan och engagemang inom sektionen. Utöver funktionärsråden så hölls varje period ett funktionärsmingel för funktionärerna där de avslappnat kunde umgås och höja gemenskapen i gruppen. Året avslutades med sittningen Funktionärer genom tiderna där både årets och tidigare års funktionärer bjöds in. Verksamhetsberättelse 17/18

Genomförd verksamhet Sektionens dag 1 och 2 Under mottagningen hölls sektionens dag, där nyantagna och internationella studenter kunde få en inblick i sektionens verksamhet. I början av vårterminen hölls ett andra tillfälle under en torsdagspub för att kunna informera de som missat det första tillfället. Medias Branschdag Den 1 november hade sektionen sin arbetsmarknadsdag Medias Branschdag. Tillställningen blev mycket lyckad med många relevanta företag. Dagen avslutades med en sittning hos Syster O Bror. Precis som föregående år hade Medias Branschdag besök av studenter från medieteknikprogrammet i Norrköping. Medieteknikdagarna Styrelsen åkte tillsammans med sektionsmedlemmar till Norrköping för att närvara på deras motsvarighet till vår arbetsmarknadsdag, kallat Medieteknikdagarna. En mycket trevlig och givande resa som uppskattades av alla medverkande. Uppdatering av styrdokumenten Sektionens Reglemente uppdaterades vid ett flertal tillfällen under året och även sektionens Stadgar uppdaterades, båda under sektionsmöten. Detta för att se till att de stämde överens med samt ändra sektionens verksamhet. Alla styrdokument har även blivit uppdaterade för att följa den grafiska profilen. Veckodag för Sektionsmöte 4 I och med att årets sista sektionsmöte brukar bli långt skickade Styrelsen ut en enkät till alla medlemmar där de kunde rösta på om de ville ha mötet under helg eller vardag. Enkäten lades upp på sektionens hemsida, men kunde ha marknadsförts bättre då antalet röster var lågt. De som röstade visade på en tydlig majoritet för att ha SM#4 på en lördag, varav mötet lade i enlighet med detta. Framöver är det viktigt att marknadsföra enkäten mer för att öka andelen medlemmar som deltar i valet av dag för SM#4. Krishanteringsplan Under året har Styrelsen tillsammans med Data uppdaterat den gemensamma krishanteringsplan som finns. Dessutom tog Styrelsen fram en egen, intern krishanteringsplan, eftersom det fattades. Framtagning av alkoholpolicy Efter uttryckt intresse från sektionsmedlemmarna att en viss del av teambuildingbudgeten ska få användas till alkohol, tog Styrelsen fram en alkoholpolicy för att tydliggöra reglerna kring alkohol vid teambuildingaktiviteter. Skolomorganisationen I och med att skolorna på KTH organiserades om tillhör Media sedan januari 2018 skolan EECS. Styrelsen har under året aktivt arbetat för att sektionen ska fortsätta ha bra kontakt med sin skola och att de möjligheter som funnits för nämnderna ska fortsätta att finnas. Det har inte alltid blivit som Styrelsen har velat, men det är ett pågående arbete som nästkommande Styrelse kommer att fortsätta under sitt år. Verksamhetsberättelse 17/18

Kontoaccess Under året har Styrelsen haft stora svårigheter att få tillgång till sektionens konton, eftersom Swedbank hade ändrat sina rutiner kring hanterandet av sådana ärenden. Det har dragit ut på tiden och hjälp av föregående verksamhetsårs Kassör i form av bland annat utbetalningar har varit nödvändig för att sektionens verksamhet skulle kunna fortgå. SM-guld Konceptet SM-guld från föregående verksamhetsår togs med till detta verksamhetsår, där sektionsmedlemmar som närvarat på alla sektionsmötet fick en glittrig pin med Medias logga. Nämndernas verksamhet För att läsa om de specifika nämndernas genomförda verksamhet hänvisas till protokollen från årets sektionsmöten. För ännu mer ingående information finns även styrelseprotokoll att tillgå. Sektionens ekonomi För att se sektionens resultat och verksamhet i siffror hänvisas till bokslutet 17/18. Sektionsmöten Eftersom en stor del av sektionens verksamhet går via sektionsmötet, presenteras därför nedan ett urval av de viktigaste diskussionsärenden, beslutsärenden samt motioner och propositioner som skedde under årets sektionsmöten. Notera att inga valärenden redogörs här. Under varje möte gjordes en skriftlig rapportering från alla funktionärer och en muntlig rapportering för de nämnder som inte avlagt en skriftlig rapport. Styrelsen avrapporterade även på verksamhetsplanen och budgeten under samtliga möten. Sektionsmöte Ø Det här var ett icke egentligt möte för enbart de nyantagna studenterna och utvalda funktionärer. Syftet var att göra det enklare för nya sektionsmedlemmar att medverka i framtida sektionsmöten genom att introducera termer och formalia för de nyantagna studenterna. Det hade gjorts låtsas-handlingar som delades ut på mötet. Sektionsmöte 1 Höstens första protokollförda sektionsmöte och vi reviderade budgeten och verksamhetsplanen. Diskussioner om att flytta Medias Branschdag från höstterminen till vårterminen togs upp. Vidare hade vi några fyllnadsval. Sektionsmedlemmarna informerades om SM-guldet som i enlighet med verksamhetsplanen skulle delas ut på SM#4 samt om en enkät som skulle skickas ut där medlemmar fick rösta på vilken veckodag de ville ha SM#4 på. Detta sektionsmöte blev rekordkort då det var över på mindre än två timmar! Sektionsmöte 2 Ansvarsbefrielsen av Styrelsen 16/17 bordlades i väntan på mer underlag. Det togs även beslut om att starta ett översättningsprojekt, införa en alkoholpolicy, flytta Medias Branschdag till vårterminen, sträva efter en kontantfri sektion och låta Internationell Sekreterare gå med i Datas Internationella Nämnden. Sedan var det i enlighet med reglementet val till funktionsärsposter. Avslutningsvis blev funktionärerna för verksamhetsåret 2017 avtackade för sitt arbete med en medalj. Verksamhetsberättelse 17/18

Sektionsmöte 3 På mötet ansvarsbefriades Styrelsen 16/17 och ett litet antal fyllnadsval skedde. Mötet beslutade om namnbyte för MästerCock och utökad budget för Matlaget. Förutom det hade Styrelsen lagt fram en del propositioner med förändringar sektionens styrdokument. Sektionsmöte 4 Verksamhetsplan för 18/19 klubbades igenom utan några ändringar och Budget för 18/19 klubbades igenom med några ändringar. Bland annat lades det till en budgetpost för att kunna hyra bil för nämnder. Antagningarna till Kommunikationsnämnden, Klubbmästeriet och Mottagningen godkändes. Det var även många val till funktionärsposter. Avslutningsvis så tackades funktionärerna för verksamhetsåret 17/18 av och fick en medalj. Alla sektionsmedlemmar som varit på samtliga sektionsmöten under verksamhetsåret tilldelades SM-guld som detta år var en glittrig pin med sektionens logga. Verksamhetsberättelse 17/18

För Styrelsen, Disa Gillner Ordförande 17/18 Emma Olsson Vice Ordförande 2017 Amalia Berglöf Vice Ordförande 2018 Lovisa Karlsson Sekreterare 2017 Kristina Andersson Sekreterare 2018 Erik Lindström Kassör 17/18 Hilda Robertsson Ledamot LNK 17/18 Jesper Lundqvist Ledamot LS 17/18 Linnéa Granlund Ledamot LU 17/18 Verksamhetsberättelse 17/18

Bilaga Slutgiltig uppföljning av Verksamhetsplanen 17/18 Verksamhetsberättelse 17/18

Sektionen för Medieteknik Verksamhetsplan 2017/2018 Beskrivning Ansvarig 1 Övergripande 1.1 Alla sektionsmedlemmar känner till sektionens verksamhet och vad det innebär att vara engagerad i den. 1.1.1 "Sektionens dag #1" hålls under Mottagningen. Styrelsen och ÖPH 1.1.2 "Sektionens dag #2" hålls i början av period tre. Styrelsen 1.1.3 Datum för sektionsmöte utannonseras till sektionens medlemmar minst en månad i förväg, om inte särskilda skäl finns. Styrelsen 1.1.4 SM#Ø hålls under Mottagningen för att introducera nøllan till sektionsmöten och formalia. Styrelsen 1.1.5 Deltagare som närvarar på 4 av 4 ordinarie sektionsmöten tilldelas SM-guld på SM#4. Styrelsen 1.1.6 Internationella studenter bjuds in att delta vid Sektionens Dag #1 och Sektionens Dag #2. Internationell Sekreterare 1.1.7 Internationella studenter samt nya masterstudenter bjuds in att delta i ett event med syfte att inkludera dem i den nationella mottagningen. 1.1.8 Internationella studenter bjuds i början av varje termin in till ett evenemang som förklarar sektionen. Internationell Sekreterare och ÖPH Internationell Sekreterare 1.2 Varje funktionär känner en tillhörighet till gruppen funktionärer och känner till sin möjlighet att påverka verksamheten. 1.2.1 En funktionärsfest för funktionärer genom tiderna hålls i slutet av vårterminen. Styrelsen 1.2.2 En workshop där alla funktionärer har möjlighet att påverka verksamhetplanen hålls. Styrelsen 1.2.3 Ett teambuildingevent för funktionärerna hålls en gång per period. Styrelsen 1.2.4 Ett funktionärsråd annordnas minst en gång per period. Ledamöter 1.3 Funktionärer har en tydlig bild av sin och sin eventuella nämnds verksamhet. 1.3.1 Funktionär som kliver på sin post skall efter terminstart sätta upp mål tillsammans med sin ledamot för det kommande året. Under övriga perioder hålls ett möte över de uppsatta målen. Funktionärer och Ledamöter 1.3.2 En utbildning om att vara funktionär hålls en gång per termin. Styrelsen 1.3.3 "Guide för funktionär" uppdateras vid behov och delas ut i pappersform till funktionärer på det sektionsmöte där de blir valda. 1.3.4 Ledamöter kontrollerar att överlämning har skett på ett tillfredställande sätt med sina respektive funktionärer efter SM#2 och SM#4, samt presenterar detta på ett styrelsemöte. Valberedningen Ledamöter 1.3.5 Funktionärer får återkoppling på sina inlämnade månadsrapporter. Ledamöter 1.3.6 Uppstartsmöten med nyvalda ekonomiskt ansvariga funktionärer och Kassör hålls, med Kassör, Klubbmästarparet, ÖPH, Näringslivsansvarig syfte att lära sig ekonomiska rutiner såsom bokföring och hantering av sektionens konton. samt Projektledare för Medias Branschdag 1.3.7 Ekonomiska avstämningsmöten med de ekonomiskt ansvariga och Kassör sker en gång per Kassör, Klubbmästarparet, ÖPH, Näringslivsansvarig termin. samt Projektledare för Medias Branschdag 1.4 Val - och rekryteringsprocessen är öppen och rättvis. 1.4.1 Dokumentet med postbeskrivningar uppdateras vid behov. Valberedningen 1.4.2 Inför val-sm läggs korta inspirationsintervjuer med avgående funktionärer upp på sociala medier. Gemensamma möten mellan valberedningarna på Sektionen för Medieteknik och Konglig 1.4.3 Datasektionen sker minst en gång per termin. Valberedningen Valberedningens ordförande 1.5 Kontakten mellan Sektionen för Medieteknik och Konglig Datasektionen är vänskaplig. 1.5.1 Samboendeavtalet uppdateras i samråd med Konglig Datasektionen och undertecknas senast sista december. 1.5.2 Utjämning av alla skulder mellan Sektionen för Medieteknik och Datasektionen sker i slutet av varje termin. 1.5.3 Gemensam aktivitet mellan styrelserna på Sektionen för Medieteknik och Konglig Datasektionen sker minst en gång per termin. Styrelsen och Sektionslokalsansvarig Kassör Styrelsen 1.6 Sektionsmedlemmarna tillhandages information om hur de ska gå tillväga vid krissituationer och personlig kränkning. 1.6.1 Sektionens medlemmar tillhandahålls guiden Studenträtt och den uppdateras vid behov. Jämlikhets- och mångfaldsombud 1.6.2 Utbildningen för nya funktionärer innehåller ett pass om Jämlikhet, mångfald och likabehandling. Styrelsen

2 Näringsliv 2.1 Näringslivsgruppen ansvarar för att sektionen har en fungerande näringslivsverksamhet. 2.1.1 Dokumentet med sektionens samlade företagskontakter uppdateras kontinuerligt. Näringslivsansvarig 2.1.2 Ett möte mellan Näringslivsansvarig, Projektledare för Medias Branschdag och ÖPH hålls efter SM#2, i syfte att samordna sektionens näringslivskontakter. Näringslivsansvarig, Projektledare för Medias Branschdag och ÖPH 2.1.3 Medlemmar uppmuntras aktivt att fylla i ATEC-undersökningen vid minst två tillfällen. Näringslivsansvarig 2.2 Kontakten mellan Sektionen och Medieteknikdagarna i Norrköping är vänskaplig. 2.2.1 Sektionsmedlemmar ges möjlighet att besöka Medieteknikdagarna i Norrköping. Styrelsen 2.2.2 Representanter från Branschdagsgruppen besöker Medieteknikdagarna. Projektledare för Medias Branschdag 2.2.3 Representanter från Medieteknik i Norrköping tillhandahålls möjlighet att besöka Medias Branschdag, både under mässan och sittningen. Projektledare för Medias Branschdag 2.2.4 Representanter från Norrköping bjuds in att besöka Medias Branschdag. Styrelsen 2.3 Branschdagsgruppen jobbar för att Medias Branschdag ska tilltala både branschfolk och studenter. 2.3.1 Sektionsmedlemmar ges möjlighet att visa upp sina projekt på mässan. Projektledare för Medias Branschdag 2.3.2 CSC bjuds in för att presentera sin forskning, doktorandmöjligheter och deras syn på medieteknik. Projektledare för Medias Branschdag 2.3.3 Alumner bjuds in till mässan och sittningen. Projektledare för Medias Branschdag 2.3.4 Mässan utvärderas utifrån branschfolkets och studenternas perspektiv och utvecklas därefter. 3. Kommunikation 3.1 Sektionen arbetar för att information ska nå ut till samtliga sektionsmedlemmar. 3.1.1 Den grafiska manualen uppdateras för att överensstämma med den nuvarande verksamheten. Projektledare för Medias Branschdag Kommunikatör 3.1.2 Funktionärstavlan uppdateras vartefter nya funktionärer tillsätts, dock minst två gånger. Kommunikatör 3.1.3 Funktionärer ges en gång per termin möjlighet att få sin bild tagen till funktionärstavlan. Fotogruppsansvarig 3.1.4 Hemsidans innehåll ses över och utdaterat innehåll uppdateras. Kommunikatör 3.1.5 En utbildning i marknadsföring hålls för att lära funktionärer mer om marknadsföring. Kommunikatör 3.1.6 Maillistan med sektionens medlemmar uppdateras innan SM#1 och innan SM#3. Webmaster och Ordförande 3.2 Webmaster arbetar för att sektionsmedlemmar frekvent besöker och använder sektionens hemsida. 3.2.1 Ett system för att filtrera nyhetsinlägg från olika organ inom sektionen på hemsidan implementeras. Webmaster 3.2.2 Ett system för byte av språk på hemsidan implementeras. Webmaster 3.2.3 Ett system för att visa en eventkalender på hemsidan implementeras. Webmaster 3.3 Sektionens medlemmar har möjlighet att köpa sektionsspecifika trycksaker 3.3.1 En undersökning om intresset att införa ett sektionlager görs bland sektionens medlemmar och en handlingsplan utarbetas i enlighet med utfallet. Kommunikatör 4 Utbildning 4.1 Studienämndens verksamhet är regelbunden och har en väl fungerande struktur. 4.1.1 Utbildningens teknologer är representerade i alla relevanta råd kopplade till KTH och THS. Studienämndsordförande 4.1.2 Gemensamma möten mellan studienämnderna på Sektionen för Medieteknik och Konglig Datasektionen sker minst två gånger per termin. 4.1.3 Studienämnden håller möten minst varannan vecka under läsperioder och marknadsför dessa till medieteknikstudenterna. 4.1.4 Minst ett stormöte där samtliga studenter på medietekniska masterutbildningar är inbjudna hålls. 4.1.5 Ett stormöte hålls inför varje omgång länkmöten där alla studenter ges möjlighet att delge sina åsikter om utbildningen. Studienämndsordförande Studienämndsordförande Studienämndsordförande och Programansvarig student Studienämndsordförande och Programansvarig student 4.1.6 Studieinflytandeguiden uppdateras vid behov och sprids minst en gång per termin. Studienämndsordförande 4.2 Programråd och länkmöten verkar regelbundet och effektivt. 4.2.1 Dokumentet med feedback för varje kurs i år 1-3 uppdateras vid varje länkmöte. 4.2.2 Studienämndsordförande och Programansvarig student medverkar aktivt på programråd och länkmöten. 4.2.3 Det finns Klassansvariga studenter i årskurs 1 och 2, en för varje inriktning i årskurs 3 samt minst en för varje masterprogram på CSC. Studienämndsordförande och Programansvarig student Studienämndsordförande och Programansvarig student Studienämndsordförande och Programansvarig student

4.3 Sektionen arbetar för att utbildningens teknologer får insikt i utbildningen. 4.3.1 Stora Karriärrevet hålls för att öka intresset för skolans olika inriktningar i årskurs 3. Näringslivsansvarig 5 Studiesocialt 5.1 Studiesociala nämnder arbetar aktivt för att utveckla sin verksamhet. 5.1.1 Klubbmästeriet utreder hur de kan nå en bredare målgrupp inom sektionen och utvecklar sina evenemang utefter det. 5.1.2 Qulturnämnden utreder hur de kan nå en bredare målgrupp inom sektionen och utvecklar sina evenemang utefter det. 5.1.3 Spelnörderiet utreder hur de kan nå en bredare målgrupp inom sektionen och utvecklar sin verksamhet utefter det. Klubbmästarparet Qulturnämndsordförande GameMaster 5.1.4 Spexmästeriet anordnar "Roast på Pub" samt "Confession Booth" Spexmästare 5.1.5 Idrottsnämnden utreder hur de kan nå en bredare målgrupp inom sektionen och utvecklar sina evenemang efter det. 5.1.6 Medielabbet utreder hur de kan nå en bredare målgrupp inom sektionen och utvecklar sina evenemang utefter det. Idrottsnämndsordförande Medielabbets ordförande Mörkgrön - Slutförd Ljusgrön - Klar Gul - Påbörjad Röd - Går ej att slutföra

THS Sektionen för Medieteknik 802411-5647 Räkenskapsår 2017-07-01-2018-06-30 Period: 2017-07-01-2018-06-30 Balansrapport ÅRL Sida 1(2) Utskrivet 2019-02-11 23:36 Senaste vernr A 126 M 136 N 58 Ing balans Ing saldo Period Utg balans TILLGÅNGAR Anläggningstillgångar Materiella anläggningstillgångar 1110 Sektionslokalen 0,00 0,00 5 628,00 5 628,00 1210 Teknisk anläggning 379,00 379,00 0,00 379,00 1220 Inventarier och verktyg 5 713,31 5 713,31 2 301,40 8 014,71 1290 Övriga materiella sektionslokalstillgångar 37 699,95 37 699,95 0,00 37 699,95 Summa materiella anläggningstillgångar 43 792,26 43 792,26 7 929,40 51 721,66 Summa anläggningstillgångar 43 792,26 43 792,26 7 929,40 51 721,66 Omsättningstillgångar Varulager m.m. 1480 Förskott för varor och tjänster 0,00 0,00 49,20 49,20 Summa varulager m.m. 0,00 0,00 49,20 49,20 Kortfristiga fordringar 1630 Avräkning för skatter och avgifter (skattekonto) 1790 Övriga förutbetalda kostnader och upplupna intäkter 0,00 0,00 41 577,00 41 577,00 0,00 0,00 5 498,34 5 498,34 Summa kortfristiga fordringar 0,00 0,00 47 075,34 47 075,34 Kassa och bank 1940 Bank 386 923,30 386 923,30-123 251,09 263 672,21 1942 Bank Mottagningen 18 515,04 18 515,04-18 456,27 58,77 1943 Bank Näringslivsgruppen 106 216,64 106 216,64 59 905,38 166 122,02 Summa kassa och bank 511 654,98 511 654,98-81 801,98 429 853,00 Summa omsättningstillgångar 511 654,98 511 654,98-34 677,44 476 977,54 SUMMA TILLGÅNGAR 555 447,24 555 447,24-26 748,04 528 699,20 EGET KAPITAL, AVSÄTTNINGAR OCH SKULDER Obeskattade reserver 2101 Lokalfond 0,00 0,00-80 000,00-80 000,00 2102 Jubelfond 0,00 0,00-25 000,00-25 000,00 Summa obeskattade reserver 0,00 0,00-105 000,00-105 000,00 Kortfristiga skulder 2440 Leverantörsskulder 98,90 98,90 0,00 98,90 2890 Övriga kortfristiga skulder -4 027,23-4 027,23-76 658,10-80 685,33 2990 Övriga upplupna kostnader och förutbetalda intäkter 19 780,00 19 780,00 0,00 19 780,00 Summa kortfristiga skulder 15 851,67 15 851,67-76 658,10-60 806,43

THS Sektionen för Medieteknik 802411-5647 Räkenskapsår 2017-07-01-2018-06-30 Period: 2017-07-01-2018-06-30 Balansrapport ÅRL Sida 2(2) Utskrivet 2019-02-11 23:36 Senaste vernr A 126 M 136 N 58 Ing balans Ing saldo Period Utg balans SUMMA EGET KAPITAL, AVSÄTTNINGAR OCH SKULDER 15 851,67 15 851,67-181 658,10-165 806,43 BERÄKNAT RESULTAT 571 298,91 571 298,91-208 406,14 362 892,77

THS Sektionen för Medieteknik 802411-5647 Räkenskapsår 2017-07-01-2018-06-30 Period 2017-07-01-2018-06-30 Resultatrapport ÅRL Sida 1(2) Utskrivet 2019-02-11 23:21 Senaste vernr A 126 M 136 N 58 Period Ackumulerat Period fg år RÖRELSENS INTÄKTER Nettoomsättning 3019 Försäljning trycksaker 0,00 0,00 2 445,00 3040 Försäljning tjänster 7 449,00 7 449,00 0,00 3041 Försäljning tjänster - Evenemang 190 512,49 190 512,49 296 745,00 3042 Försäljning tjänster - Marknadsföring 33 061,00 33 061,00 17 100,00 3050 Medlemsavgifter 0,00 0,00 15 000,00 3060 Intäkter från MKM 0,00 0,00 150 000,00 3070 Intäkter sålda festplatser 0,00 0,00 942,00 Summa nettoomsättning 231 022,49 231 022,49 482 232,00 Övriga rörelseintäkter 3990 Övriga ersättningar och intäkter 0,00 0,00-1 100,00 3993 Erhållna donationer och gåvor 0,00 0,00 5 646,00 Summa övriga rörelseintäkter 0,00 0,00 4 546,00 SUMMA RÖRELSENS INTÄKTER 231 022,49 231 022,49 486 778,00 RÖRELSENS KOSTNADER Råvaror och förnödenheter 4011 Inköp av mat -65 372,85-65 372,85-76 589,99 4012 Inköp av fika -3 610,94-3 610,94-5 841,16 4013 Inköp av dryck momsklass 12% -10 382,00-10 382,00-58,35 4014 Inköp av dryck momsklass 25% (alkohol) -2 214,40-2 214,40-14 242,50 4020 Inköp av dekor -23 287,92-23 287,92-14 168,84 4030 Inköp av spexrekvisita -35 466,90-35 466,90-10 179,38 4040 Inköp av kläder -389,00-389,00-354,00 4041 Inköp av märken -6 404,00-6 404,00-11 834,00 4042 Inköp av medaljer -2 011,00-2 011,00-3 311,00 4090 Inköp av övriga förbrukningsvaror 0,00 0,00-12 331,90 4100 Hyrning av tillfälligt material/verktyg 0,00 0,00-2 119,00 4110 Hyrning av eventteknik -8 443,00-8 443,00-14 928,00 4111 Inköp av eventteknik -716,00-716,00-25 000,00 4120 Hyrning av dekor 0,00 0,00-19 726,00 Summa råvaror och förnödenheter -158 298,01-158 298,01-210 684,12 BRUTTOVINST 72 724,48 72 724,48 276 093,88 Övriga externa kostnader 5010 Lokalhyra -46 634,00-46 634,00-41 840,00 5060 Städning och renhållning -8 350,00-8 350,00-7 575,00 5410 Förbrukningsinventarier -16 125,95-16 125,95-5 036,93 5460 Förbrukningsmaterial -25 221,62-25 221,62-22 153,48 5600 Kostnader för transportmedel (gruppkonto) -6 664,35-6 664,35-1 166,32 5611 Drivmedel för personbilar -331,10-331,10-979,23 5700 Frakter och transporter (gruppkonto) -310,00-310,00 0,00

THS Sektionen för Medieteknik 802411-5647 Räkenskapsår 2017-07-01-2018-06-30 Period 2017-07-01-2018-06-30 Resultatrapport ÅRL Sida 2(2) Utskrivet 2019-02-11 23:21 Senaste vernr A 126 M 136 N 58 Period Ackumulerat Period fg år 5800 Resekostnader (gruppkonto) 0,00 0,00-5 811,28 5810 Biljetter 9 420,00 9 420,00 10 240,00 5900 Reklam och PR (gruppkonto) -6 552,00-6 552,00 0,00 6070 Representation -6 791,00-6 791,00-6 111,45 6110 Kontorsmateriel -1 132,35-1 132,35-561,90 6150 Trycksaker -1 807,00-1 807,00-15 375,00 6540 IT-tjänster 0,00 0,00-3 005,00 6570 Bankkostnader -924,00-924,00-963,00 6590 Övriga externa tjänster -3 268,00-3 268,00 0,00 6800 Inhyrd personal (gruppkonto) -1 000,00-1 000,00-10 820,00 6900 Övriga externa kostnader (gruppkonto) 0,00 0,00-600,00 6950 Tillsynsavgifter myndigheter 0,00 0,00-1 100,00 6970 Tidningar, tidskrifter och facklitteratur 0,00 0,00-1 999,00 6990 Övriga utgifter -12 981,76-12 981,76-800,00 6993 Lämnade bidrag och gåvor 46 824,00 46 824,00 71 100,00 Summa övriga externa kostnader -81 849,13-81 849,13-44 557,59 Personalkostnader 7610 Utbildning -5 277,34-5 277,34-2 565,00 7631 Teambuilding -89 004,15-89 004,15-45 485,96 Summa personalkostnader -94 281,49-94 281,49-48 050,96 RÖRELSERESULTAT -103 406,14-103 406,14 183 485,33 RESULTAT EFTER FINANSIELLA POSTER -103 406,14-103 406,14 183 485,33 Bokslutsdispositioner 8812 Avsättning till Lokalfond -80 000,00-80 000,00 0,00 8813 Avsättning till Jubelfond -25 000,00-25 000,00 0,00 Summa bokslutsdispositioner -105 000,00-105 000,00 0,00 SUMMA RÖRELSENS KOSTNADER -439 428,63-439 428,63-303 292,67 BERÄKNAT RESULTAT -208 406,14-208 406,14 183 485,33

Revisionsberättelse Sektionen för Medieteknik 2017/2018 Sammanfattning I egenskap av Revisorer har vi granskat Sektionen för Medietekniks verksamhet under verksamhetsåret som sträckte sig mellan 2017-07-01 och 2018-06-30. Detta medför en jämförelse mellan den verksamhetsplan som antogs i början av verksamhetsåret och verksamhetsberättelsen för samma verksamhetsår, samt en noggrann genomgång av Sektionens bokföring. Yttrande Revisorerna yrkar på att styrelsen 2017/2018 beviljas ansvarsfrihet för verksamhetsåret 2017/2018, men ber SM att ha revisionsberättelsen i beaktning vid beslutet.

Verksamhetsberättelsen Summering Enligt oss stämmer verksamhetsberättelsen bra överens med hur styrelsen under verksamhetsåret har agerat. I jämförelse med verksamhetsplanen så har det för det mesta tydligt framgått vad i verksamhetsplanen som har genomförts och inte. Nödvändiga kommentarer på detta fanns i verksamhetsberättelsen, med några få undantag (se Anmärkningar). Anmärkningar Den bifogade reviderade verksamhetsplanen hade färgkodat punkterna olika beroende på hur det hade gått med dem. Det fanns dock vissa otydligheter. Det fanns både en färg för Slutförd och Klar, skillnaden mellan dessa klassificeringar är oklar. Vissa punkter har även ingen färg alls (alltså vit), innebörden av detta är oklart men vi har antagit att detta innebär att de ej påbörjats. Dessa punkter är: 1.5.2, 1.6.1, 2.1.3, 3.1.1, 3.1.5, 3.2.1-3, 3.3.1, 5.1.2, 5.1.6. I verksamhetsberättelsen är vissa rödmarkerade (i verksamhetsplanen markerade som Går ej att slutföra ) oförklarade. Även dessa tolkade vi som att de helt enkelt inte heller genomfördes. Bokföringen Sektionen centralt I det centrala bankkontot var bokföringen för det mesta korrekt men det finns oklarheter vad gäller skatten på vinsten från det föregående räkenskapsåret. Det vi har gjort är att jämföra bokföringen (på hemsidan Fortnox) för kontot med transaktionshistoriken, balansrapporten och resultatrapporten, samt undersökt så att varje transaktion har ett giltigt underlag i form av fakturor, utlägg och intyg. Nedan följer anmärkningar som vi hittade. Insättningar på Jubelfonden samt Lokalfonden var inte bokförda i Fortnox men återfanns i balansrapporten. Anledningen för detta var dock att insättningarna skedde nyligen och faller därmed utanför det räkenskapsår vi reviderar.

När vi granskade skatteärendet så uppstod det vissa oklarheter och ärendet i sig verkar ganska komplext. Skatteverket meddelade att en skatt på föregående räkenskapsårs vinst skulle betalas, samt en förseningsavgift då skatten ser ut att inte ha blivit betald i tid. En summa liknande den Skatteverket meddelade om lades in på skattekontot nära slutet av vårt räkenskapsår och ser inte ut att ha dragits från kontot inom räkenskapsåret, men eftersom Sektionen har ett brutet räkenskapsår är bokföringen för ärendet svårt att följa, detta bekräftades även någorlunda från en utomstående med viss yrkeserfarenhet inom området. Troligast verkar vara att skatten drogs från kontot efter vårt räkenskapsår tog slut men vi kan ej bekräfta det och påföljderna för om så inte är fallet kan vara stora. Vår bristande expertis i detta område och med hänsyn till fallets komplexitet och betydelse gör att vi gärna skulle se att ärendet till lyftes för granskning av någon mer kunnig i liknande ekonomiska frågor. Mottagningen I bokföringen för Mottagningen hittades ingenting som avvek mellan dokumenten. Tydliga underlag fanns för alla fakturor och utlägg. Det finns dock viss förvirring med en faktura som skulle gått till Näringslivsgruppen som istället gick till Mottagningens bankkonto. Osäkerhet kvarstår om pengarna har flyttats tillbaka till Näringslivsgruppens konto. Det gäller en betalning från Viaplay för att vara med på Branschdagen på 15 400 kr. Branschdagen/Näringslivsgruppen I Näringslivsgruppens bokföring hittade vi en del genomgripande felaktigheter. Till att börja med så fanns vissa betalningsunderlag med i pärmen för det granskade räkenskapsåret som ska vara med i betalningsunderlagen för det nästföljande räkenskapsåret. Bland utläggningsblanketterna för det granskade räkenskapsåret fanns inte en enda som var korrekt ifylld. Det saknades verifikationsnummer, datum och namn på personen som bokförde på samtliga blanketter. De var däremot bokförda korrekt och utbetalda. Det var en transaktion som var genomförd och bokförd men som det ej finns tydligt underlag för. Det gäller en utgift på 2 336 kr, för en NLG teambuilding. Vi har lyckats att få ett kvitto från företaget, men det framgår inte vad som ingick i transaktionen. Men vi tror inte att det har pågått något regelbrott här och att alkoholpolicyn har följts.

Utöver den ovannämnda företagsfakturan som hamnat fel (i Mottagningens konto) så upptäckte vi att det var en företagsfaktura på 15 200 kr som aldrig blev inbetald till NLG:s konto. Detta var för en betalning för att företaget Digpro skulle stå på Branschdagen. Vad vi har kunnat erfara kan sektionen skicka ytterligare fakturor för att säkerställa att avgiften blir betald, då preskriptionstiden för fakturan inte löpt ut. Denna faktura var dock ej bokförd så inget bokföringsfel har här inträffat. Vi vill notera att Digpro har skrivit på avtalet. Stockholm den 11 februari 2019 Jonathan Hedin Sektionsrevisor 2017/2018 Emil Erlandsson Sektionsrevisor 2017/2018

Sektionen för Medieteknik Stockholm 2019-02-12 Underlag för diskussion - Budget Som vi tagit upp tidigare är årets budget en väldigt ohållbar budget. Just nu budgeterar vi för att förlora över 316 000 kr och skulle vi följa den budgeten skulle det inte finnas kvar några pengar nästa år. Vi i styrelsen tycker detta är otroligt allvarligt och vill därför se till att budgeten för nästa år (2019/2020) ska vara så bra som möjligt för sektionens bästa. Det innebär att vi kommer behöva öka våra intäkter och sänka våra utgifter för att skapa en så balanserad budget som möjligt. Målet är att vårt resultat ska ligga på 0 kr, där all eventuell vinst investeras i sektionen och våra nämnder. För att göra detta har vi tagit fram några förslag som vi kan göra och vi vill höra er åsikt innan vi beslutar om nästa års budget på SM#4. Utöver dessa förslag har vi tagit fram ett ekonomiskt styrdokument som vi kommer rösta om nu under SM#3 som kommer se till att vi har bättre koll på vår ekonomi. Den första och främsta källan vi kan dra ner på är teambuildings. I dagsläget lägger vi otroligt mycket pengar på teambuildings. 180 000 kr varje år går till alla våra olika nämnders teambuildings. Det finns två stora saker vi kan göra här: 1. Sänka allas teambuildingbudget 2. Ta bort teambuildingbudgeten för öppna nämnder (ex. Fotogruppen och Idrottsnämnden) Vad känner SM kring att sänka teambuildingbudgeten? Hur mycket kan vi sänka teambuildingbudgeten i så fall? Borde öppna nämnder ha en teambuildingbudget? Vi kan också naturligtvis öka våra intäkter. Idag är Branschdagen och MKM de enda nämnderna som går med vinst, och därmed betalar de för nästan all annan verksamhet som vi bedriver. I budgeten så räknar vi inte med NLG att gå med vinst alls, utan bara ha resultatet 0 kr. Borde NLG tjäna mer pengar? Sätter det för mycket press på våra näringslivsansvariga? Vad finns det för sätt för NLG att öka sina inkomster? Finns det andra nämnder som kan tjäna pengar? Finns det någon nämnd som kan sälja saker? Finns det någon nämnd som kan söka företagssponsring för deras verksamhet? Jesper Lundqvist Ordförande

Sektionen för Medieteknik Stockholm 2019-02-07 Underlag för diskussion - Valnycklar Som jag har förstått det så infördes nycklar en gång i tiden för att framtida arbetsgivare inte ska kunna söka upp dokument med omdömen om arbetstagaren. Idag publiceras aldrig Valkompassen då den bara skickas på mail till alla sektionsmedlemmar, och är därför inte sökbar. I och med detta har valnycklarna förlorat sitt syfte, dessutom uppstår det förvirring varje val SM då inte alla förstår att kandidaterna faktiskt är publika för alla sektionsmedlemmar efter valhandlingarna skickat ut. Därför har jag två olika förslag på vad som skulle kunna hända med dom i framtiden: 1. Man tar bort nycklarna då det är en onödig och jobbig process för alla involverade 2. Man ger nycklarna ett nytt syfte Valberedningens förslag på det nya syftet skulle vara ge nycklarna på SM istället för att skicka ut nycklarna tillsammans med Valkompassen. Detta skulle kunna leda till att fler går på SM då en del kanske är nyfikna på att veta vilka de olika kandidaterna är, samt ser Valberedningen positivt på de effekter detta medför kandidaterna. Ifall en kandidat exempelvis skulle vilja dra sig ur valet innan SM, skulle ingen behöva veta att personen ställt upp i valet vilket borde skapa större trygghet för kandidaten och kanske få fler att våga söka poster. Valberedningens huvudfokus är att hjälpa SM välja rätt kandidat till rätt post och att hjälpa kandidaterna så mycket som möjligt. Argumentet vi hört emot förslaget på att ge ut nycklarna senare är att vissa vill veta vilken person som är omnämnd i texterna för att bilda en mer komplett uppfattning om personen är passande eller inte. Vi i Valberedningen ser däremot hellre att man bildar sin uppfattning om kandidaterna utifrån kandidaturerna samt omdömena istället för ens personliga erfarenheter med kandidaterna. Detta för att undvika favorisering hos personer man känner, som kan leda till att en populärare individ blir vald före en mer kompetent individ. På grund av att vi hört olika åsikter från olika personer på sektionen skulle vi gärna vilja veta hela sektionens åsikter på en och samma gång under SM! Hanna Bjarre Valberedningens Ordförande

PROPOSITION SM#3 2019 Den viktigaste propositionen i sektionens historia Bakgrund Sektionen borde skämmas. Styrelsen har upptäckt ett fel i stadgarna utan dess like. Färgkoderna för vår logga är fel. Vi ska vara en utbildning som handlar om hur information presenteras för människor, och hur kan vi då ha FEL färgkoder i VÅRA stadgar? VI LÄSER JU FAKTISKT FLERA KURSER OM FÄRG DET ÄR FAKTISKT VÄLDIGT VIKTIGT MED FÄRGER LEIF HANDBERG SKÄMS Yrkande Med anledning av ovanstående yrkar styrelsen att 1 i stadgarna under punkt 1.2.2 ändra från senapsgul (RGB 238, 201, 18; CMYK 8%, 18%, 100%, 0%) till senapsgul (RGB 240, 201, 0; CMYK 0%, 16%, 100%, 6%) från grå (RGB 176, 176, 176; CMYK 0%, 0%, 0%, 31%) till grå (RGB 196, 196, 196; CMYK 0%, 0%, 0%, 23%) att 2 i den grafiska manualen ändra RGB-koden för senapsgul till 240, 201, 0 och CMYK-koden till 0%, 16%, 100%, 6%, RGB-koden för ljusgrå till 196, 196, 196 och CMYK-koden till 0%, 0%, 0%, 23%, CMYK-koden för grå till 0%, 0%, 0%, 67% För Styrelsen, Jesper Lundqvist Stockholm 12 februari 2019

PROPOSITION SM#3 2019 EKONOMISKT STYRDOKUMENT Bakgrund Det dokument som avses är menat att ange hur ekonomin på sektionen sköts och även fungera som stöd för hur nämnder och funktionärer ska hantera ekonomi och redovisning. Dokumentet förtydligar hur ekonomin ska skötas och behövs så att informationen finns nedskriven och lättillgänglig i syfte att undvika komplikationer. För att undvika att information står på två olika ställen vi vill även ta bort en del av reglementet som handlar om vilka fonder vi har. Yrkande Med anledning av ovanstående yrkar Styrelsen att 1 att 2 att 3 införa ett ekonomiskt styrdokument enligt bilaga lägga till PM: för ekonomiska rutiner i reglementet under punkt 1.4 Ytterligare styrdokument ersätta hela punkt 28.4 med: Styrelsen kan fatta beslut om att använda fonderande medel i enlighet med styrdokumenten. När ett utdrag görs ska detta återspeglas i det dåvarande årets budget. I verksamhetsberättelsen ska en punkt om sektionens fonder presenteras. Sektionens fonder regleras i PM: för ekonomiska rutiner. För Styrelsen, Sandra Larsson Stockholm 6 februari 2019 Emelie Lindborg Stockholm 6 februari 2019

Senast uppdaterat: 2019-02-12 PM: för ekonomiska rutiner Antaget av Sektionsmötet 2019-XX-XX

2 PM: för ekonomiska rutiner Antaget av Sektionsmötet 2019-XX-XX Innehållsförteckning 1. Formalia 2 1.1. Sammanfattning 2 1.2. Syfte 3 1.3. Omfattning 3 1.4. Historik 3 2. Bokföringsplikt 3 3. Inlämnande av kvitton 3 4. Kvitton 3 5. Kontanter 4 6. izettle 4 7. Lager 4 8. Fakturor 4 8.1. Inköp via faktura 4 8.2. Försäljning via faktura 4 9. Budget 4 10. Fonder 5 10.1. Lokalfonden 5 10.2. Jubelfonden 5 11. Accesser till banken 5 12. Attestering 5 13. Avtal 6

3 PM: för ekonomiska rutiner Antaget av Sektionsmötet 2019-XX-XX 1. Formalia 1.1. Sammanfattning Det som tas upp i detta PM är hur de ekonomiska rutinerna sköts. Det står bland annat om hur utlägg hanteras, vilka som har rätten att hantera vad samt hur sektionens fonder fungerar. 1.2. Syfte Detta dokument ska ange för sektionen hur ekonomin sköts. Det ska även fungera som en utbildning för hur funktionärer och nämnder ska sköta sin ekonomi och redovisning. 1.3. Omfattning Detta PM berör främst de funktionärer som sitter på en ekonomisk ansvarspost, de medlemmar som gör inköp åt sektionen samt de som drar in pengar. 1.4. Historik Fastställdes 2019-XX-XX efter proposition av. 2. Bokföringsplikt De nämnder som är bokföringsskyldiga är Näringslivsgruppen, Medias Branschdag samt Mottagningen. Även Klubbmästeriet är bokföringspliktiga men detta sker under Datasektionen. Bokföringen skall skötas löpande. Kassör har tillgång att se den digitala bokföringen för de bokföringsskyldiga, inklusive klubbmästeriets bokföring under Datasektionen. 3. Inlämnande av kvitton Kvitton som fungerat som inköp till sektionen skall lämnas in senast 30 dagar efter köpet gjordes. Om detta inte sker så kan Kassören eller attesterande neka kvittot. Detta gäller ej under sommaren eller julledigheten, då skall attesterande meddelas att inköp gjorts och sätta riktlinjer kring detta. Återbetalningen görs inom 3 veckor (om det inte är sommar) under förutsättning att utläggsblanketten är korrekt ifylld och det framgår vilket budgetpost som utlägget tillhör. 4. Kvitton Kvitton alternativt fakturor ska erbjudas i någon form för all försäljning.

4 PM: för ekonomiska rutiner Antaget av Sektionsmötet 2019-XX-XX 5. Kontanter Sektionen är kontantfri och hanterar inte kontanter. 6. izettle Alla i Medias Klubbmästeri har tillgång till sektionens izettlekonto. 7. Lager I de fall då sektionen har ett lager som innehåller inventarier som ska säljas (till exempel tröjor) skall det ske en inventering minst en gång per halvår. Denna inventering skall inkomma till Kassör så snart som möjligt efter att den har skett. 8. Fakturor 8.1. Inköp via faktura Inköp på faktura får göras av sektionsmedlemmar. Den medlem som gör inköpet ansvarar för att det finns utrymme i budgeten för kostnaden. Medlemmen ansvarar även för att Kassör eller attesterande känner till vilken budgetpost fakturan avser. 8.2. Försäljning via faktura Fakturor kan utställas av de personer med attesträtt genom de fakturamallar som finns att tillhandahålla av Kassör. Nämnderna ansvarar själva för att kontinuerligt kontrollera att utskickade fakturor betalas i tid, annars skall påminnelser skickas till berörda. En kopia av fakturan skall finnas med i bokföringen. 9. Budget Budgeten är ett styrdokument som fungerar som ett instrument att planera hur ekonomin under verksamhetsåret kommer se ut. Budgeten skall följas i den mån det går men om verkligheten inte tillåter detta så kan man behöva bortse från budgeten och om så är fallet ska Kassör meddelas omgående. Den budget som fastställs på SM#4 innehåller Intäkter och Utgifter samt avsättningar till sektionens fonder. På varje SM skall varje nämnd med bokföringsskyldighet redovisa hur deras ekonomi ser ut i jämförelse med budgeten. Budgeten kan revideras på sektionsmötet och medlemmar uppmanas till att rådfråga Kassör innan. När man sätter budgeten skall man sträva efter att få ett slutresultat som är nära eller är plus minus noll.

5 PM: för ekonomiska rutiner Antaget av Sektionsmötet 2019-XX-XX 10. Fonder Sektionen för Medieteknik har två fonder, Lokalfonden och Jubelfonden. Hur dessa regleras samt hur man nyttjar pengarna regleras nedan. Styrelsen kan fatta beslut om medel i enlighet med punkt 3.5.4 Beslut i stadgarna. När ett utdrag görs ska detta återspeglas i det dåvarande årets budget. I verksamhetsberättelsen ska en punkt om sektionens fonder presenteras. 10.1. Lokalfonden Lokalfondens medel ska användas för att köpa in större inventarier till lokalen, se till att sektionen har en buffert utfall sektionen behöver flytta, samt kostnader för reparationer och ombyggnationer på sektionens lokaler Storleken av lokalfonden får inte överstiga tre prisbasbelopp. 10.2. Jubelfonden Syftet med jubelfonden är att undvika att ett enskilt budgetår belastas hårt då Sektionen firar ett jubileum. Då fondens pengar inte är ämnade att användas varje år är det lämpligt att pengarna placeras med detta i åtanke. Dessa pengar tas i anspråk till det budgetår som innefattar ett jubileum, eller vid ett styrelsebeslut. Storleken av jubelfonden styrs av de avsättningar som görs varje år. 11. Accesser till banken Firmatecknare har tillgång till att se och hantera sektionens samtliga tillgångar och transaktioner på banken. Övriga nämndordföranden som är bokföringsansvariga har tillgång till att se sektionens samtliga tillgångar men endast hantera transaktioner på sitt bankkonto på banken. Dessa accesser har Kassören ansvar att tillhandahålla. Undantaget från detta är klubbmästarna, då dessa har sitt konto under Datasektionen och inte har access att se eller hantera sektionens övriga konton. Firmatecknare och övriga nämndordföranden kan inte se eller hantera klubbmästeriets tillgångar och transaktioner. 12. Attestering Alla utgifter skall attesteras. De personer som äger rätten att attestera eller avslå en utgift är i fallande ordning: Firmatecknare Nämndordförande/Projektledare för bokföringspliktiga nämnder/projekt Nämndordförande/Projektledare för bokföringspliktiga nämnder/projekt får endast attestera till den del av budgeten som denne är ansvarig för.

6 PM: för ekonomiska rutiner Antaget av Sektionsmötet 2019-XX-XX Ett utlägg attesteras genom underskrift på anvisad plats på utläggsblanketten. En faktura attesteras antingen genom signatur på fakturan eller genom att godkänna fakturabetalningen på banken. Attesträtt beslutas om på ett styrelsemöte av Styrelsen. 13. Avtal Enligt Svensk lag kan endast firmatecknare eller innehavare av fullmakt underteckna avtal i sektionens namn. Den som önskar skriva på ett avtal i sektionens namn som inte är någon av ovanstående ska denne kontakta firmatecknare för möjligheten att göra detta. Den med fullmakt som skriver under ett avtal i sektionens namn ansvarar för att orginal kommer firmatecknare tillhanda. Firmatecknare ansvarar för att förvara sektionens alla gällande avtal ordnat och samlat.

PROPOSITION SM#3 2019 Skapa nämnden METAspexet Bakgrund I dagsläget är METAspexet ett projekt på sektionen. Detta innebär för att METAspexet ska få fortsätta finnas på sektionen måste Sektionsmötet besluta om att återuppta det på varje SM#4. Detta kan undvikas genom att ändra så METAspexet blir en nämnd på sektionen istället vilket Styrelsen föreslår. Antalet medianer som är med i spexet har ökat de senaste åren och i dagsläget är METAspexet en av de största nämnderna/projekten vi har på sektionen. Yrkande Med anledning av ovanstående yrkar styrelsen att 1 att 2 skapa nämnden METAspexet i reglementet lägga till 25 METAspexet 25.1 Allmänt 25.2 Direqteur METAspexet är en nämnd som delar sin verksamhet med sin motsvarighet på Konglig Datasektionen. Nämnden har som syfte att skapa ett spex och genom detta uppmuntra sektionernas kreativitet. METAspexet består av ett flertal mindre grupper med olika ändamål för att nå fram till föreställningen. METAspexet leds av Direqteuren tillsammans med sin motsvarighet på Konglig Datasektionen. Direqteuren väljes av Sektionsmötet och dennes mandatperiod löper från 1:a maj till 30:e september året därpå. Mandatperioden överlappar företrädaren den första månaden och efterträdaren de tre sista månaderna. att 3 att 4 i reglementet under punkt 2.4.2 lägga till Val av Direqteur i reglementet under punkt 7.1 under Vårmöte SM 4 lägga till Val av Direqteur För Styrelsen, Linnéa Granlund Stockholm 08 februari 2019

PROPOSITION SM#3 2019 Budgetjusteringar Bakgrund Redovisningen av MKMs ekonomi har till viss del varit bristfällig de senaste åren och de budgetposter som finns i dagsläget speglar inte hur inkomsterna och utgifterna är i verkligheten. Därför har jag och klubbmästarna suttit och gått igenom MKMs budget och kommit fram till följande ändringar för att kunna redovisa hur ekonomin gått på ett mer förståeligt och mer rättvist sätt. De främsta ändringarna är förtydligande namnbyten som illustrerar mer vad som redovisas under de aktuella posterna. Vi har också valt att lägga till två utgiftsposter på Mat pub och Alkoholfritt då det inte funnits någonstans i budgeten att redovisa dessa utgifter tidigare. Värt att notera att de utgifter som vi valt att lägga till endast är till för budgetredovisningen. Dessa utgifter visas inte i redovisningen i dagsläget vilket gör att MKMs aktuella resultat som visas i handlingarna är felaktigt. Utgifterna finns alltså redan i dagsläget men det är inte representerade i budgeten, det vill säga det här resulterar inte i en ökad utgift för MKM även om siffrorna tyder på det. Summan vi valt att sätta är baserad på hur höstterminen har gått och en uppskattning hur det kommer fortlöpa under våren. Dessa siffror kommer vid behov justeras inför budgetförslaget för 19/20 då vi vet mer exakt hur det sett ut nu under 18/19. Yrkande Med anledning av ovanstående yrkar styrelsen att 1 att 2 att 3 att 4 ändra T-tröjor till Profilkläder i budgeten ändra Märkesförsäljning till Försäljning Märken och Melodia i budgeten Lägga till Mat pub på 6 000 kr i budgeten Lägga till Alkoholfritt på 12 000 kr i budgeten För Styrelsen, Linnéa Granlund Stockholm 07 februari 2019

MOTION SM#3 2019 ÄNDRING AV PUNKT 2 OCH PUNKT 7 I REGLEMENTET Bakgrund Under året jag suttit som Valberedningens Ordförande har jag upptäckt vissa problem med reglementets formuleringar kring Valberedningen. Det är opraktiskt att viss del av informationen kring Valprocessen både finns under punkt 7 samt punkt 2, medan andra bitar bara finns under ena punkten och som gör att ingen av punkterna innehåller komplett information. Reglementet överensstämmer heller inte helt med den verksamhet Valberedningen utför idag. En förändring skulle därför medföra att sektionen kan få större insikt i vad Valberedningen gör för sektionen. I reglementet står det bland annat att vi ska ta emot frågor som sektionen har till kandidaterna innan SM, något som i praktiken händer på SM istället. Reglementet säger även att vi ska undersöka eventuella referenser kandidaterna har, vilket vi vill ta bort. Valberedningen vill även införa ett nomineringsstopp två dagar innan kandidaturstopp så att vi har tid att mejla kandidaterna samt att kandidaterna får minst en dags betänketid. I reglementet har det heller inte stått någonting om ej valberedda poster, så i förslaget har det lagts till en punkt om det. För att ta fram ett så bra förslag som möjligt har jag tagit hjälp av Jesper Lundqvist (Ordförande), Linnéa Granlund (Kassör samt en f.d. Valberedningens Ordförande) samt Samuel Kraft (Valberedare). Yrkande Med anledning av ovanstående yrkar jag att 1 ta bort punkt 2.1 att 2 ändra 7.1 till: Det åligger Valberedningen att inför varje sektionsmöte samt styrelsemöte marknadsföra de val som ska behandlas på sagt möte. De ska även samla in nomineringar och kandidaturer till de kommande kandidaterna. Mer kring Valberedningens arbete beskrivs i punkt 3. Mandatperioden för tre Valberedare följer sektionens verksamhetsår, och mandatperioden för övriga tre Valberedare följer kalenderår. Mandatperioden för Valberedningens Ordförande regleras nedan. att 3 lägga till ny punkt efter punkt 2 enligt bilaga Hanna Bjarre Stockholm 7 februari 2019