Protokoll. sida 1(12) nr 3/2016 Organ: Styrelsen Tid: 21.3.2016 kl. 9.00 Plats: Beslutsfattare Närvarande: Styrelsens sammanträdesrum A, R0, Vasa Centralsjukhus Ordinarie medlem Hans Frantz Monica Sirén-Aura Mona Vikström Greger Forsblom Riitta Kentala Bernhard Utter Per Hellman Ulla Hellén Raija Kujanpää Sven Grankulla Asko Salminen Ersättare Ragnvald Blomfeldt Kenneth Pärus Karin Holmqvist-Nybacka Ulf Stenman Hans-Erik Lindqvist Åsa Blomstedt Nils-Johan Englund Päivi Lester Elisa Finne Luisa Tast Jukka Mäkynen Frånvarande: Sakkunniga: Övriga närvarande: Gösta Willman Bernhard Bredbacka Mikael Perjus FMGE:s ordf. FMGE:s I vice ordf. FMGE:s II vice ordf. Föredragande: Göran Honga Olle Gull Auvo Rauhala Marina Kinnunen svd:s direktör förvaltningsdirektör chefsöverläkare admin. överskötare Sekreterare: Olle Gull förvaltningsdirektör Paragrafer: 24-32 Protokollet undertecknat: Ordförande: Hans Frantz Sekreterare: Olle Gull Justerat: Plats och tid: Plats och tid: Framlagt till påseende: Framlagts allmänt till påseende under tiden. -..2016 Utdragets riktighet bestyrker: Olle Gull, förvaltningsdirektör
Protokoll. sida 2(12) nr 3/2016 Organ: Styrelsen Tid: 21.3.2016 kl. 9.00 Plats: Ärendeförteckning Styrelsens sammanträdesrum A, R0, Vasa Centralsjukhus Paragraf Ärende Sida 24 Sammanträdet öppnas beslutsförhet 3 25 Val av protokolljusterare 3 26 Sammanträdets arbetsordning 3 27 Motion i fullmäktige om ändring av grundavtalet 6 28 Arrangemang angående IT-enhetens organisering 7 29 Distriktsdirektörens, förvaltningsdirektörens, chefsöverläkarens och administrativa överskötarens beslut 8 30 Val av överskötare för serviceområdet för akutvård 9 31 Kvalitetsrapport 2015 10 32 Information, meddelanden, initiativ, frågor 12 Ordförande: Hans Frantz
Ärendesida 3 (12) Styrelsen 24-26 21.3.2016 24 Sammanträdet öppnas beslutsförhet Ordförande Hans Frantz öppnar sammanträdet. 25 Val av protokolljusterare Till protokolljusterare väljs ledamöterna: 26 Sammanträdets arbetsordning
Ärendesida 4 (12) Styrelsen 103 31.8.2015 Styrelsen 27 21.3.2016 103 Motion i fullmäktige om ändring av grundavtalet FD 26 Vasa stads fullmäktigeledamöter lämnade 8.6.2015 i samband med fullmäktige in en motion om att samkommunens grundavtal borde ändras på vissa punkter. Motionen finns i bilaga. Motion 8.6.2015 BILAGA 103 Vasa sjukvårdsdistrikts grundavtal kan ändras på det sätt som sägs i grundavtalets 28 mom 1: Detta grundavtal kan ändras om minst två tredjedelar (2/3) av medlems- kommunerna understöder en ändring och deras invånarantal är minst hälften av det sammanräknade invånarantalet i samtliga medlemskommuner. En ändring av grundavtalet behandlas därför inte i sjukvårdsdistriktets fullmäktige men ett initiativ om dess ändring kan mycket väl väckas som en motion i fullmäktige. Eftersom en ändring av grundavtalet skall göras på formellt rätt sätt så kan styrelsen inte gå in och rätta kommunförteckningen i grundavtalet även om ändringen är en självklarhet. I bokslutet har det dock beaktats att Lillkyros andelar och skyldigheter som sådana överförts på Vasa stad. Den delen är verkställd på det sätt som önskas i motionen. Befolkningsunderlaget skall enligt grundavtalet granskas årligen och detta gjordes inte i samband med fullmäktigemötet 20.4.2015 men verkställdes i samband med fullmäktigemötet 8.6.2015. Eftersom inga omröstningar företogs 20.4.2015 så påverkade detta inte resultatet av fullmäktigemötet. Saken är därmed numera korrigerad på det sätt som påpekats i motionen. Om man vill ändra röstspärren i fullmäktige kräver detta en ändring av grundavtalet. I motionen framhålls att det kanske skulle vara ändamålsenligt dryfta ett nytt förfarande för ordnandet av finansieringen i fråga om investeringarna samt om användningen av sjukvårdsdistriktets eventuella över- och underskott. Detta diskuterades livligt i samband med att nuvarande grundavtal skrevs och man ville då gå in för en friare skrivning än den tidigare skrivningen där över- och underskott måste utjämnas årligen. Detta är en sak som skall regleras i grundavtalet. I motionen sägs att om användningen av under- och överskott skulle kommunerna fatta separata beslut. Det är ju egentligen så vi har det i dag. Kommunernas beslutsfattande sker till den delen i sjukvårdsdistriktets fullmäktige. Fullmäktige kan varje år separat besluta om hur det görs med eventuella över- eller underskott. fortsätter
Ärendesida 5 (12) Styrelsen 103 31.8.2015 Styrelsen 27 21.3.2016 Förra gången grundavtalet förnyades tillsattes en arbetsgrupp som representerade kommunerna samt sjukvårdsdistriktets förtroendemannaledning. Därtill satt sakkunniga tjänstemän från sjukvårdsdistriktet med i gruppen. En motsvarande arbetsgrupp torde nu tillsättas. För att få en regional representation kunde man tänka sig att kommunerna per hälsovårdsområde utser varsin representant och att fullmäktiges ordförande och styrelsens ordförande därtill skulle utgöra representanter för kommunfältet. Sakkunniga tjänstemän kunde vara sjukvårdsdistriktets direktör och förvaltningsdirektören. FD: föreslår att styrelsen beslutar att - en arbetsgrupp skall tillsättas för att omarbeta grundavtalet till medlemmar i arbetsgruppen utses fullmäktiges förste ordförande Gösta Willman och styrelsens ordförande Hans Frantz - styrelsen inbegär av samarbetsområdena förslag på medlemmar så att Jakobstadnejden (Larsmo, Jakobstad, Nykarleby och Pedersöre) utser en medlem, Korsholm-Vörå utser en medlem, Vasa-Laihela utser en medlem och K5 (Malax, Korsnäs, Närpes, Kristinestad och Kaskö) utser en medlem. - till sakkunniga tjänstemän i arbetsgruppen utses sjukvårdsdistriktets direktör Göran Honga och förvaltningsdirektör Olle Gull. - styrelsen konstituerar slutligt arbetsgruppen efter att kommunernas förslag på medlemmar fåtts in. godkände förslaget enhälligt. fortsätter
Ärendesida 6 (12) Styrelsen 27 21.3.2016 27 Motion i fullmäktige om ändring av grundavtalet FD 6 Kommunfältet har utsett kommundirektör Gun Kapténs, ekonomidirektör Rabbe Eklund, vård- och omsorgsdirektör Jukka Kentala och direktör Jarkko Pirttiperä till sina medlemmar i arbetsgruppen. Det som kommer att påverka arbetsgruppens arbete i allra högsta grad är dels hur SOTEarbetet framskrider både regionalt och på riksnivå och dels har Finlands Kommunförbund lovat att komma med ett nytt normalförslag till grundavtal. Kommunförbundet kommer att ge sitt förslag i april-maj, medan det är mycket oklart hur SOTE-ärendena framskrider. Därför skulle det vara orsak att arbetsgruppen inleder sitt arbete först på hösten. Då finns åtminstone Kommunförbundets normalförslag till handa. FD: föreslår att styrelsen konstituerar arbetsgruppen i höst.
Ärendesida 7 (12) Styrelsen 28 21.3.2016 28 Arrangemang angående IT-enhetens organisering FD 7 Den senaste tiden har IT-enheten stått inför stora utmaningar p.g.a. att en chefsplanerare har gått i deltidspension och andra ansvarspersoner drabbats av oplanerade och långvariga frånvaron, av vilka den mest svårhanterade är att IT-direktören är borta på obestämd tid. Därför skulle det vara av största vikt att kunna ta några beslut som skulle göra det enklare att rekrytera personal och stabilisera ansvarsfördelningen för den löpande verksamheten. Vi skulle bl.a. behöva en chefsplanerare i heltid med ansvar för de medicinska systemen och en chefsplanerare i heltid med ansvar för de administrativa systemen. Därtill behöver styrelsen bevilja fullmakt att ta en vikarie för IT-direktören för längre tid än tre månader. FD: föreslår att styrelsen godkänner att: - förvaltningsdirektören har befogenheter att utse en tf ITdirektör för den tid som krävs tills tjänsten har en ordinarie innehavare - att en halvtidsbefattning som chefsplanerare (C4T14338) utökas till en heltidsbefattning för en chefsplanerare - att en planerarbefattning (C4T14309) ändras till en chefsplanerarbefattning.
Ärendesida 8 (12) Styrelsen 29 21.3.2016 29 Distriktsdirektörens, förvaltningsdirektörens, chefsöverläkarens och administrativa överskötarens beslut Svd:s dir. 8 Distriktsdirektörens, förvaltningsdirektörens, chefsöverläkarens och administrativa överskötarens beslutförteckningar. Distriktsdirektörens beslut BILAGA 29/1 Förvaltningsdirektörens beslut BILAGA 29/2 Chefsöverläkarens beslut BILAGA 29/3 Administrativa överskötarens beslut BILAGA 29/4 SVD:s DIR.: föreslår att styrelsen antecknar beslutsförteckningarna för kännedom.
Ärendesida 9 (12) Styrelsen 30 21.3.2016 30 Val av överskötare för serviceområdet för akutvård AÖSK 2 Innan utgången av den utsatta ansökningstiden (15.12.2015 5.1.2016) har tjänsten som överskötare sökts av 24 sökande. Tjugotre sökande uppfyller de behörighets- och språkkunskapskrav som ställs på tjänsten. En sammanfattning över de sökande delas ut till styrelsemedlemmarna och de sökandenas Cv:n finns till påseende på sammanträdet. BILAGA 30/1 (delas ut till styrelsen) Sju sökande kallades till intervju. Fem genomgick en lämplighetsanalys och två kallades till en återintervju. AÖSK: Föreslår att styrelsen ska utse Saija Seppelin till tjänsten som överskötare för serviceområdet för akutvård (2000) från 2.5.2016 med en prövotid på sex månader. Lönesättningen fastställs enligt bilagan. BILAGA 30/2 (delas ut till styrelsen)
Ärendesida 10 (12) Styrelsen 31 21.3.2016 31 Kvalitetsrapport 2015 AÖSK 3 Kvalitetsrapporten (2015) som nu uppgörs för den fjärde gången i ordningen är en årlig sammanställning av det planenliga utvecklingsarbete som gjorts på organisationsnivå för att upprätthålla och främja en högklassig och säker vård. Syftet med rapporten är att den ska bistå och systematisera utvecklandet av verksamheten. Rapporten är ett dokument som olika sakkunniga utarbetat över det gångna verksamhetsåret, men samtidigt även en översikt över det framtida kvalitetsarbetet betraktat från flera olika perspektiv som omfattar kvalitetsarbete, patientsäkerhet, övergripande säkerhet, patientombudsmännens verksamhet, kundrespons, dataskydd, sjukhushygien och vårdtyngdsklassificering. Syftet med rapporten är att främja genomskinligheten samt att ge såväl personalen som patienter och anhöriga en bild av Vasa centralsjukhus servicenivå och utvecklingsarbete. Den interna auditeringen som genomfördes år 2015 inom ramen för kvalitetsledningen omfattade de mätare som används för att bedöma verksamheten. Det här undersökningsområdet utsågs på basis av de utvecklingsrekommendationer som gavs i samband med den externa auditering som genomfördes på våren 2015. Från och med början av år 2016 har verksamheten bedömts mera systematiskt och resultatet presenteras för centralsjukhusets ledning tre gånger per år enligt en skilt överenskommen modell. Personalen har aktivt utvecklat processer och smidiggjort verksamhet. Under det gångna året har 7 processer genomgåtts med hjälp av Lean-metoder, och målet är att man under innevarande år ska utvidga denna verksamhet så att 25 % av enheterna ska använda sig av Lean-metoder i syfte att utveckla verksamheten. Då det gäller patientsäkerheten har farliga situationer anmälts flitigare än under föregående år. Den proportionella andelen av anmälda tillbud har emellertid minskat, vilket är oroväckande. År 2015 utbildades personalen i förebyggande av fallolyckor och det här också lett till att antalet rapporterade fallolyckor blev 30 % färre än under det föregående året. Den inspektion som tillstånds- och tillsynsverket för social- och hälsovården genomförde på våren 2015 gällande apparater inom hälso- och sjukvården ledde till en aktiv utveckling av apparatsäkerheten. Brister i informationsbytet ledde till att nästan varje verksamhetsområde valde att utveckla detta patientsäkerhetsområde under år 2016. Inom säkerhetsområdet kommer man under år 2016 fortsättningsvis att satsa på att uppgöra verksamhetsplaner för olika störningssituationer. Det tilltagna antalet kontakter som tagits med patientombudsmannen i frågor förknippade med bemötandet och vården kan även skönjas som ett ansenligt tilltaget antal anmärkningar. fortsätter
Ärendesida 11 (12) Styrelsen 31 21.3.2016 I frågor om bemötande har patientombudsmännen aktivt tagit kontakt med förmannen för den person som bemött någon negativt i de fall då patienten gett sitt samtycke. Patienterna och anhöriga har också aktivt använt den möjlighet som de har att göra en anmärkning då de velat föra fram en upplevd olägenhet eller då de velat få svar på oklarheter i vården. Antalet upptäckta multiresistenta mikrober (MRSA) tvåfaldigades, vilket delvis berodde på det tilltagna antalet screeningar t.ex. av asylsökande. Uppgifts- och utredningsbegäranden har inkommit från såväl patienter som förmän. Därutöver har egenkontroll använts för uppföljning av logguppgifter, och några ärenden har även utretts via överläkaren för informationsadministration. Kvalitetsrapport 2015 BILAGA 31 AÖSK: Styrelsen antecknar rapporten för kännedom.
Ärendesida 12 (12) Styrelsen 32 21.3.2016 32 Information, meddelanden, initiativ, frågor