Handlingar till ägarutskottets sammanträde Göteborg

Handlingar till ägarutskottets sammanträde Göteborg 2016-05-17

1 (2) Kallelse/Föredragningslista Sammanträde med Ägarutskottet den 17 maj 2016 Plats: Awapatents lokal Bruce Södra Hamngatan 37-41, vån. 3, Göteborg (ovanför VGRs lokaler) Tid: Kl. 13.30 OBS ort och klockslag Inledande formalia Mötets öppnande Upprop Val av justerare Justeringsdatum Information A. Överläggningar Ägarutskottet och Västra hälso- och sjukvårdsnämnden B. Rapporter från presidieöverläggningar m.m./johnny Magnusson C. Aktuella rapporter från regiondirektör/ann-sofi Lodin D. Delårsrapport per mars/joakim Björck E. Genomgång av nämnders och bolags riskanalyser/planer för intern kontroll 2016 /Christina Karlsson F. Regional försörjning av personliga hjälpmedel/anders Carlqvist G. Sommarplanering/Peter Lönnroth Beslutsärenden 1. Programdirektiv för 3R- framtidens vårdinformationsmiljö och upphandling av kärnsystem (MBL 16 maj) Diarienummer RS 2016-03692 2. Uppsägning av avtal avseende Samrehab i Mark-Svenljunga (MBL 16 maj) Diarienummer RS 2016-03031 3. Begäran från Arkivnämnden om finansiering av IT-infrastruktur, system för bevarande och flytt av arkivhandlingar Diarienummer RS 2016-02958 4. Digitalisering av journaler från skolhälsovård och BVC för medicinsk forskning och folkhälsoarbete Diarienummer RS 2016-00942 Postadress: Regionens Hus 462 80 Vänersborg Besöksadress: Östergatan 1 Vänersborg Telefon: 010-441 00 00 Webbplats: www.vgregion.se E-post: post@vgregion.se

Föredragningslista från Ägarutskottet, 2016-05-17 2 (2) 5. Vidareutveckling av Sahlgrenska Science Park, justerade dokument Diarienummer RS 2016-03301 6. Anmälningsärenden Diarienummer RS 2016-02070 7. Övriga frågor Johnny Magnusson Ordförande Tänk på miljön Res gärna kollektivt (www.vasttrafik.se)

1 (6) Tjänsteutlåtande Datum 2016-05-02 Diarienummer RS 2016-03692 Västra Götalandsregionen Koncernkontoret Handläggare: Helene Seeman-Lodding Telefon: 0736601722 E-post: helen.seemanlodding@vgregion.se Till Ägarutskottet Programdirektiv för 3R- framtidens vårdinformationsmiljö och upphandling av kärnsystem Förslag till beslut Ägarutskottets förslag till regionstyrelsens förslag till regionfullmäktiges beslut: 1. Regionfullmäktige ställer sig bakom programdirektivet för 3R- framtidens vårdinformationsmiljö. 2. Inom ramen för 3R- framtidens vårdinformationsmiljö ska en upphandling av ett kärnsystem inledas. 3. Regionstyrelsen får i uppdrag att ansvara för och fatta kommande erforderliga beslut för att påbörja upphandlingen av kärnsystemet. 4. Regionstyrelsen får i uppdrag att utreda alternativ för hantering av finansiering för projektet och återkomma till regionfullmäktige med preciserat förslag till finansiering innan ställningstagande till förfrågningsunderlag. Sammanfattning av ärendet Programmet 3R- framtidens vårdinformationsmiljö är ett samarbete mellan Västra Götalandsregionen, Stockholms läns landsting och region Skåne för att skapa en bättre vårdinformationsmiljö inom hälso- och sjukvårdsområdet. I regionfullmäktiges budget för 2016 framhålls att en av de allra viktigaste utmaningarna inom sjukvården är att skapa en väl fungerande informationsmiljö. Här krävs stora insatser för att ersätta dagens mängd av fragmenterade informationssystem med en integrerad informationsmiljö. Medarbetare i vården ska enkelt och säkert kunna logga in för att få tillgång till den information som behövs och varje unik information ska bara behöva registreras en gång. En strukturerad informationsmiljö gör vårddokumentationen enklare och effektivare att nå och använda. Postadress: Regionens Hus 462 80 Vänersborg Besöksadress: Östergatan 1 Vänersborg Telefon: 010-441 00 00 Webbplats: www.vgregion.se E-post: post@vgregion.se

Datum 2016-05-02 Diarienummer RS 2016-03692 2 (6) Ägarutskottet har 2014 ställt sig bakom programmets inriktning, något som i detta ärende bekräftas av regionfullmäktige. Upphandlingen som ska inledas är ett centralt uppdrag i det sammanhållna programmet för 3R framtidens vårdinformationsmiljö. Upphandlingen ska resultera i ett kärnsystem som stöder en majoritet av vårdens verksamhetsprocesser. Upphandlingen kommer att påbörjas under hösten 2016 och regionstyrelsen föreslås ansvara för och fatta kommande erforderliga beslut för att påbörja upphandlingen. Det råder osäkerhet vad gäller kostnaderna för upphandlingsprojektet, såväl vad gäller totalnivån, fördelning mellan investeringar och andra kostnader samt hur kostnaderna fördelas över tid. Regionstyrelsen får därför i uppdrag att återkomma till regionfullmäktige med preciserat förslag till finansiering. Där ingår också principer för hur kostnader ska hanteras över tid Fördjupad beskrivning av ärendet Bakgrund och programdirektiv Programmet 3R Framtidens vårdinformationsmiljö (3RFVM) ägs, drivs och finansieras gemensamt av Region Skåne, Stockholms läns landsting (SLL) och Västra Götalandsregionen. Uppdraget för 3RFVM är att skapa framtidens vårdinformationsmiljö inom hälso- och sjukvårdsområdet. Med begreppet informationsmiljö menas funktioner som kommunikation, integration, proaktivitet och mobilitet för att skapa processtöd för verksamhet och invånare. Programmet 3RFVM skall ses som en nyckelkomponent för att uppnå - en ökad säkerhet vid omhändertagande av patient - en förbättrad förutsättning för utveckling av vårdens arbetssätt - en möjlighet för patienten att bli delaktig i sin egen vård - en möjlighet till mer effektiva arbetssätt - ett sömlöst utbyte av patientinformation mellan olika vårdgivare - ett gemensamt utvecklingsarbete där de tre största sjukvårdsregionerna i Sverige, i nära samverkan, delar på såväl effekter som kostnader Projektet styrs av en politisk styrgrupp där VGRs representanter är Martin Andreasson (M), Jonas Andersson (L) och Jim Aleberg (S). Ägarutskottet ställde sig bakom inriktningen med 3R- Framtidens Vårdinformationsmiljö 2014-11-26. Upphandling av ett kärnsystem Som en del av att skapa framtidens vårdinformationsmiljö behöver programmet 3RFVM genomföra en upphandling för en ny gemensam IT-lösning. IT-lösningen är ett nytt kärnsystem som kommer att stödja en majoritet av vårdens verksamhetsprocesser samt fungera som kliniskt och administrativt stöd för generiska och specialiserade vårdprocesser. Systemet omfattar även forsknings-, process- och kunskapsstöd samt verktyg för styrning och ledning. Funktionerna ska vara tillgängliga i realtid genom standardiserade digitala tjänster och verktyg för alla behöriga vårdgivare och för invånaren.

Datum 2016-05-02 Diarienummer RS 2016-03692 3 (6) VGR och SLL löser detta uppdrag gemensamt och avser upphandla ett nytt kärnsystem för detta ändamål. Region Skåne har valt att fortsätta sin utveckling på annat sätt än genom att delta i detta upphandlingssamarbete. Ett samarbete mellan de tre deltagarna i 3RFVM kommer fortsatt att ske på övergripande nivå för att definiera framtidens vårdinformationsmiljö med fokus på verksamhet, informatik, arkitektur och teknik i vilken kärnsystemet ska integreras. Detta arbete är skilt ifrån upphandlingsprojektet. Upphandlingens omfattning och innehåll Som stöd för att den framtida vårdinformationsmiljön ska fungera krävs en IT-lösning som definieras som ett kärnsystem. Kärnsystemet ska stödja följande: skapa incitament för verksamhetsutveckling, inklusive arbete med standardisering kopplat till begrepp som process, teknik, patientsäkerhet och kvalitet etablera förutsättningar för arbetet med en gemensam informationsstruktur omfattande informationsmodeller och termer/begrepp system ge invånaren en ökad tillgänglighet till och enklare kommunikation med vården ge invånaren möjlighet till att ta aktiv del i och ansvar för sin hälsa och sjukvård ge vårdverksamheten tillgång till en användarvänlig informationsmiljö i realtid med besluts-och processtöd ge kvalitetssäkrad information för att kunna utveckla vårdens processer och dess arbetssätt ge verktyg för forskning, utveckling och utbildning ge ett lättillgängligt verktyg för myndigheter och vårdgivare så att arbetet med kvalitets- och ledningssystem underlättas Programmet 3RFVM är överens om principer för upphandlingen av ett kärnsystem som innebär att: Kontraktet ska främja ett positivt och strategiskt samarbete och säkra en fortsatt utveckling av lösningen samt följa marknadstrender såväl tekniska som verksamhetsmässiga Upphandlingen ska ske med verksamhetsföreträdare involverade Upphandlingen ska genomföras inom ramen för lagen om offentlig upphandling Hela lösningen ska bidra till kostnadseffektivitet och kvalitet. Omfattningen av upphandlingen av kärnsystemet inom ramen för 3RFVM kommer slutligt bestämmas under arbetet med förslaget till förfrågningsunderlag. Samordning inom VGR och SLL Arbetet kommer att bedrivas med representanter från både VGR och SLL inom följande områden: Vård och behandling Förvaltning och administrativt stöd Arkitektur och teknik Juridik och upphandling

Datum 2016-05-02 Diarienummer RS 2016-03692 4 (6) Informationssäkerhet Innovationsförmåga forskning och verksamhetsuppföljning Implementering, test och utbildning Upphandlingsförfarande På marknaden finns såväl teknisk förmåga som förutsättningar för att realisera en lösning som uppfyller regionens och landstingets behov. Idag är det dock inte möjligt att definiera hur de tekniska prestanda- och funktionskraven på efterfrågad teknisk lösning ska utformas för att bäst tillgodose VGRs och SLLs behov och målet med upphandlingen. Kärnsystemet kommer att införas i komplexa organisationer och påverka många personers dagliga arbete och tillika ha en stor påverkan på en stor befolkningsgrupps interaktion med vården. Särskilt komplext är de tekniska anpassningarna avseende det efterfrågade systemets införande, integrationer, dimensionering och kapacitet som är nödvändiga för att möta existerande, men även framtida verksamhetsbehov. Upphandlingen ska kännetecknas av en hög grad av innovation och innovativt tänkande inom ramen för den efterfrågade lösningen. Detta medför utmaningar av både teknisk och kommersiell karaktär för såväl VGR och SLL som för potentiella anbudsgivare. Upphandlingsföremålet som helhet avser därför ett kontrakt av komplex teknisk, rättslig och finansiell karaktär. Mot bakgrund av detta kommer den upphandlingsform enligt lagen om offentlig upphandling bestämmas som kommer att bidra till att på ett optimalt sätt definiera VGRs och SLLs krav samt ange den finansiella utformningen av upphandlingsprojektet och därigenom avsevärt förbättra upphandlingens kvalitet i fråga om tekniska specifikationer och funktionella krav och tillvaratagande av ny teknik i syfte att uppnå kostnadseffektiva lösningar. Finansiering Regionstyrelsen beslutade våren 2015 om principer för finansiering av IS/IT-projekt (dnr RS 16-2015). För stora IS/IT-projekt innebär detta att medel för förhandstudie, projektering och utvecklingsarbete, tillhandahålls av ägaren, liksom investeringsmedel. När projekten är färdiga och övergår i drift, övergår också kostnaden till förvaltningar och bolag, liksom avskrivningskostnaderna. I underlaget för regionstyrelsens beslut framhålls att IS/IT-projekt i denna omfattning och storlek, är dock en omöjlighet utan en politisk satsning och tillförande av medel. I investeringsplanen för åren 2016-2018 är investeringsmedel för 3R FVM om totalt 2,2 mdr avsatta för perioden fram till 2020 varav 100 mnkr för 2017, 900 mnkr för 2018, 1 100 mnkr för 2019 och 100 mnkr för 2020. Investeringen utgörs av licenskostnader, driftmiljöoch upphandlingskostnader. Finansieringsmodellen förutsätter att utvecklingskostnader och projekteringskostnader som inte bedöms som investeringar finansieras särskilt. Det råder i dagsläget osäkerhet vad gäller bedömningar om projektets totala kostnader. Baserat på erfarenheter av liknande projekt i Danmark och Finland uppskattas Västra Götalandsregionens totala kostnad för införandet av framtidens vårdinformationsmiljö till mellan 2,5 och 3,5 mdkr inklusive bedömd investeringsutgift om 2,2 mdr, fördelade över programmets genomförandetid. Det är också oklart hur mycket av den totala kostnaden

Datum 2016-05-02 Diarienummer RS 2016-03692 5 (6) som kan betraktas som investeringar, vad som är löpande kostnader och under vilken tidsperiod som investeringarna kan skrivas av. En stor del av den bedömda totalkostnaden utgörs av intern tid som förvaltningarna bidrar med genom att ställa personal till förfogande. En bedömning av storleken på denna tid håller på att tas fram. Enligt nuvarande principer utgår ingen ersättning till förvaltningarna för den tid som inom verksamheterna avsätter i projektet men konsekvenserna i form av undanträngningseffekter kommer att belysas. Kommande beslut om upphandlingens omfattning tillsammans med slutligt val av leverantör och affärsmodell kommer att påverka investeringens storlek. Väljs en modell som medför en lösning som i hög grad baseras på inköp (mjukvara, licens mm) och egen infrastruktur (hårdvara) eller en modell som istället innebär att man köper en paketlösning och betalar för en tjänst kommer nivån på investeringen se väsentligt olika ut. Det förstnämnda scenariot innebär en hög investering med relativt låga löpande kostnader och det andra scenariot en lägre investering men högre löpande kostnader. Mot bakgrund av detta föreslås att regionstyrelsen återkommer till regionfullmäktige med en mer preciserad bedömning över den samlade finansieringen och hur projektets kostnader fördelas över tid och mellan investeringar och andra kostnader. Vidare ska en beskrivning av hur projektet kommer att belasta styrelser och nämnder redovisas. Projektets ekonomiska omfattning gör att regionstyrelsen även ska pröva om fastställda finansieringsprinciper ska gälla eller om andra ska tillämpas för projektet. Tidplan och politisk beslutsprocess De osäkerheter avseende såväl finansiering som form för upphandling gör att det i dagsläget inte är möjligt att i precisera tidplan för beslutsfattande. Nedan ges därför en översiktlig beskrivning av kommande beslut under upphandlingsprocessen. Syftet är att säkerställa att regionfullmäktige får tydliga beslutsunderlag och att regionstyrelsen får tydliga uppdrag och mandat. I detta ärende behandlar regionfullmäktige programdirektivet för 3R FVM och föreslås ge regionstyrelsen bemyndigande att påbörja upphandling. Regionstyrelsen kommer att fatta beslut om upphandlingsform och för det föreslagna upphandlingsförfarandet erforderliga beslut inför annonseringen av upphandlingen. Regionstyrelsen ska redovisa en mer preciserad bedömning av projektets totala kostnader för ställningstagande av regionfullmäktige. Regionstyrelsen återkommer till regionfullmäktige med förslag avseende principer för finansiering av projektet. Regionfullmäktige ger regionstyrelsen bemyndigande att besluta om förfrågningsunderlag och fatta beslut om tilldelning

Datum 2016-05-02 Diarienummer RS 2016-03692 6 (6) Regionstyrelsen beslutar om förfrågningsunderlag Regionstyrelsen fattar tilldelningsbeslut. Upphandlingen planeras genomföras under hösten 2016 till våren 2018. Därefter följer en implementeringsperiod under 4-5 år. Regionstyrelsen och dess berörda utskott ska löpande hållas informerade om processen. Beredning Ärendet har beretts i samarbete med Stockholms läns landsting. Koncernkontoret Ann-Sofi Lodin Regiondirektör Ann Söderström Hälso- och sjukvårdsdirektör Bilaga 3RFVM programdirektiv Besluten skickas till Regionstyrelsen

PROGRAMDIREKTIV 3R Framtidens vårdinformation Version: 1.13 Datum 141020 Programdirektiv 3R Framtidens vårdinformation

PROGRAMDIREKTIV 3R Framtidens vårdinformation Version: 1.13 Datum 141020 Innehåll 1. Grundläggande information... 2 1.1 Bakgrund... 3 1.2 Idé... 4 1.3 Syfte... 4 1.4 Verksamhetsstrategi 3R... 5 2. Mål... 6 2.1 Effektmål... 6 2.2 Programmål... 6 2.3 Målgrupp... 7 3. Krav på programmet... 8 3.1 Programmets förutsättningar... 8 3.2 Krav för genomförande... 8 3.3 Avgränsningar... 9 3.4 Upphandlingsprinciper... 9 4. Tidplan... 10 5. Programkostnader... 11 6. Övergripande risker... 12 7. Programorganisation... 13

PROGRAMDIREKTIV 3R Framtidens vårdinformation Version: 1.13 Datum 141020 1. Grundläggande information Programnamn: 3R Framtidens vårdinformation Programägare: Jonas Rastad, regiondirektör, Region Skåne Toivo Heinsoo, landstingsdirektör, Stockholms läns landsting Ann-Sofi Lodin, regiondirektör, Västra Götalandsregionen Programdirektivet godkänns: Datum och underskrift av programägare Namnförtydligande Datum och underskrift av programägare Namnförtydligande Datum och underskrift av programägare Namnförtydligande 2

PROGRAMDIREKTIV 3R Framtidens vårdinformation Version: 1.13 Datum 141020 1.1 Bakgrund Informationsmiljöns struktur är i sin optimerade form en direkt spegelbild av den vårdprocess den avser att stödja. Informationsmiljön som den ser ut idag är inte konstruerad för att stödja vårdens arbetssätt, samtidigt är graden av variation inom vården så stor att den hindrar utvecklingen av en mer optimerad informationsmiljö. Bilden av nuvarande IT-stöd inom 3R, Region Skåne, Stockholms läns landsting och Västra Götalandsregionen är samstämmig och dyster: - Tekniskt föråldrade IT-stöd som inte stödjer behov och krav från såväl invånare som vårdpersonal inom hälso- och sjukvård - IT-stöd utan gemensam struktur vilket leder till en patientsäkerhetsrisk och försvårar kvalitetsutveckling - Hundratals verksamhetskritiska IT-stöd som saknar säkrade strukturer. - Flera IT-stöd har egna patientregister som inte är anpassade till patientdatalagen (SFS 2008:355) och författningen om informationshantering/journalföring (SoSFS: 2008: 14, 2013:7) - IT-stöd som är begränsade i sin funktion och arkitektur vilket leder till omfattande manuell administration - Det saknas tekniska grundförutsättningar för modern, mobil informations- och kommunikationsteknik En informationsmiljö inom hälso- och sjukvårdsområdet ska utgå från invånarens behov av både sjukvård, hälsovård och information vid varje kontakt med olika vårdgivare. Samhället, invånare och medarbetare ska förvänta sig att de digitala tjänster som styr övriga vardagen ska fungera lika bra inom hälso- och sjukvårdens områden. Svensk hälso- och sjukvård står inför stora utmaningar för att kvalitets- och resurssäkra uppdraget till medborgarna. 3R, Region Skåne, Stockholms läns landsting och Västra Götalandsregionen, ska genom sitt samlade uppdrag inom svensk sjukvård, forskning och utbildning ta en framträdande roll inom utformningen av hälso- och sjukvårdens framtida informationsmiljö. Med begreppet informationsmiljö menar vi funktioner som kommunikation, integration, proaktivitet och mobilitet för att skapa processtöd som invånare och verksamhet kräver för kvalitet, enkelhet och säkerhet. Informationsmiljön skapar förutsättningar för beslutsstöd, kommunikation inom hälso- och sjukvården och mellan vården och invånaren, forsknings-, process- och kunskapsstöd samt verktyg för styrning och ledning. Funktionerna ska vara tillgängliga i realtid genom standardiserade digitala tjänster och verktyg för alla behöriga vårdgivare och för invånaren. Att skapa ett 3R-samarbete ökar möjligheterna att lyckas med ett förändringsarbete som omfattar verksamhet, informatik och teknik. Detta programdirektiv grundar sig på inhämtad kunskap genom studiebesök och seminarier: - Apotti-programmet/Helsingfors, Finland - Ny Sundhedsplatsform for Region Hovestaden og Region Sjaelland, Danmark - Cambridge University Hospital - Health Infoway, Canada 3

PROGRAMDIREKTIV 3R Framtidens vårdinformation Version: 1.13 Datum 141020 - Kunskapsutbyte med företrädare för E-hälsomyndigheten, Socialstyrelsen, Läkemedelsverket samt representanter från Social- och Näringsdepartement (IT) - Inledande regionala arbeten utgående från ett verksamhetsperspektiv identifierat inom ramen för Apotti-programmet/Finland - Seminarier och konferenser under året; Vitalis, Digital Days, HIMSS samt möten med representanter för Gartner, Kaiser Permanente och Virginia Mason Medical Center. - Arkitekturprinciper för en framtida vårdinformationsmiljö, framtagna av en utsedd 3Rgruppering kring arkitektur kallad "3R Arkitektur" Ovanstående underlag, tillsammans med ett presentationsmaterial, låg till grund för nedanstående beslut som fastställdes av de tre regiondirektörerna (RD) för 3R 2014-06-11. Beslut: 3Rs styrgrupp för Framtidens Vårdinformationsmiljö uppdras att formulera ett programdirektiv för presentation och beslut till uppdragsgivarna (RD) 2014-10-13. 1.2 Idé Att utveckla en sammanhållen informationsmiljö utifrån invånaren och patientens behov som skapar värde för invånaren och för hälso- och sjukvården inom våra regioner. Vi ska också bygga en hållbar och modern informationsmiljö inom 3R som kan möta behov och krav från såväl invånare som verksamhet i nutid och framtid. 1.3 Syfte Såväl invånare som medarbetare inom vården samt beslutfattare har rätt att förvänta sig att vårdinformationsmiljön utvecklas i takt med den övriga digitala utvecklingen i samhället och ger nytta i det dagliga arbetet. Programmets syfte är att: - skapa incitament för verksamhetsutveckling, inklusive arbete med standardisering kopplat till begrepp som process, teknik, patientsäkerhet och kvalitet, vilket är nödvändigt för genomförandet av detta program - etablera förutsättningar för arbetet med en gemensam informationsstruktur omfattande informationsmodeller och termer/begrepp system - ge invånaren en ökad tillgänglighet till och enklare kommunikation med vården - ge invånaren möjlighet till att ta aktiv del i och ansvar för sin hälsa och sjukvård - ge vårdverksamheten tillgång till en användarvänlig informationsmiljö i realtid med beslutsoch processtöd. Rätt information på rätt plats och i rätt tid - ge kvalitetssäkrad information för att kunna utveckla vårdens processer och dess arbetssätt - ge verktyg för forskning, utveckling och utbildning - ge ett lättillgängligt verktyg för myndigheter och vårdgivare så att arbetet med kvalitets- och ledningssystem underlättas 4

PROGRAMDIREKTIV 3R Framtidens vårdinformation Version: 1.13 Datum 141020 1.4 Verksamhetsstrategi 3R Det regionala samarbetets storlek bidrar till och stödjer nationella initiativ samt stärker en övergripande infrastruktur inom svensk hälso- och sjukvård. Programmets storlek bedöms öka förutsättningen för en framgångsrik helhetslösning. - att genom utsedda verksamhetsföreträdare kravställa, upphandla och implementera ett på marknaden etablerat system/systemmiljö för nästa generations vårdinformationsmiljö inom 3R. - att etablera informationsmiljön så att den understödjer vårdens kontinuerliga utveckling. - att skapa förutsättningar för patientinteraktion, kunskapsstyrning och vårdsamverkan på ett kostnadseffektivt sätt såväl inom som över regiongränser. Det innebär också att 3R vill påverka och medverka i det nationella arbetet inom dessa områden. - att öka förutsättningar för effekthemtagning, stärka regionerna i avtalsrollen, kostnadseffektiv upphandlingsprocess, skapa en gemensam plattform för innovation, minska kostnader för förvaltning, säkerställa optimal kvalitet och nytta för pengarna, minimera dubbelarbete i organisationerna avseende utvecklingsarbetet. - att få tillgång till en större kompetenspool att rekrytera ifrån samt att bygga en samlad kunskapsbank som också möjliggör en plattform för organisations/utvecklingsforskning. På så sätt kan 3R bli en kunskapspart på den internationella arenan avseende verksamhetsutveckling och informationsmiljöer inom hälso- och sjukvårdsområdet. 5

PROGRAMDIREKTIV 3R Framtidens vårdinformation Version: 1.13 Datum 141020 2. Mål 2.1 Effektmål För att säkerställa att programdirektivets föreslagna åtgärder leder till ett lyckat och hållbart resultat krävs kontinuerlig uppföljning, mätning och utvärdering. Programledaren ansvarar för att ta fram mått och mål relaterade till de åtgärder som är föreslagna i programmet. Målen ska vara specifika, mätbara, realistiska, tidsatta och tillåta uppföljning på en verksamhetsnära nivå. Målen ska implementeras i de kvalitets- och ledningsinstrument som verksamheten har krav på sig att uppfylla (SOSFS 2011:9). Programmet ska resultera i direkta effekter inom följande områden: - en gemensam plattform där patienten och vårdutövarna kan samverka, där patienten och invånaren tillåts ta del av informationen i vårdflödet och ta aktiv del i den egna vården - upplevd användarvänlighet och en god arbetsmiljö för anställda i verksamheten, samt ge ökad kompetens i användandet av informationsverktyg - bättre förmåga att mäta och följa upp verksamheten, ökad transparens i densamma - ökad möjlighet till följsamhet av informationsteknikens utveckling till verksamhets-, samhälls- och teknikutveckling, och till verksamhetens innovationsförmåga - kvalitetssäkrade och strukturerade underlag till myndigheter - ökad möjlighet för FoUU att bidra till utveckling av vården samt få tillgång till data Faktiska mätetal, mätmetoder, tidpunkter och arbetssätt tas fram inom ramen för programplanen och presenteras av programledaren. För att skapa förutsättningar för effekthemtagning av programmet måste en stark verksamhetsutveckling kopplas till arbetet med informationsmiljön. Ansvaret för effekthemtagningen kommer att ligga ute på varje enskild verksamhet. Kritiska framgångsfaktorer för programmet är change management (förändringsledning), och organisational readiness (bedömd beredskap och förmåga hos verksamheterna att ta emot arbetet med informationsmiljöns utformning utifrån verksamheternas- och patient/invånares behov). 2.2 Programmål - En driftsatt systemlösning inom 3R som skapar förutsättningar för ett informationsutbyte och en kommunikation över organisationsgränser och huvudmannaskap. Vald systemlösning ska stödja nuvarande och kommande behov inom vårdens processer - En slutförd upphandling som genomförts gemensamt inom 3R - En etablerad gemensam övergripande förvaltningsorganisation - En etablerad samverkan mellan informationsteknikens utveckling och verksamhetsutvecklingen - Införa gemensamma termer- och begrepp samt arbete med standardisering av såväl arbetssätt som lösning - Stärka svensk forskning, utbildning och innovation inom hälso- och sjukvårdsområdet - Genomföra aktiviteter som säkrar en digital professionell kompetens 6

PROGRAMDIREKTIV 3R Framtidens vårdinformation Version: 1.13 Datum 141020 2.3 Målgrupp Arbetet ska ta fasta på sex perspektiv: - Invånare, patienter och anhöriga ska ha enkel tillgång till allsidig information om vård och hälsa samt om sin egen hälsosituation. De ska kunna vara delaktiga i vården utifrån individuella förutsättningar - Medarbetare inom vård och omsorg ska ha tillgång till välfungerande och samverkande ITstöd som stärker den professionella rollen, stödjer arbetsprocesser, ökar patientsäkerheten, stärker verksamhetsutveckling och kvalitetsarbete - Medarbetare inom forskning, utveckling och utbildning ska ha tillgång till relevant information för sitt arbete. För vårdverksamheten ska det leda till innovation för ökad patientsäkerhet, kostnadseffektivisering, kvalitetshöjning och implementering av ny kunskap - Vårdgivare inom vård och omsorg ska ha en ändamålsenlig informationsmiljö för att följa upp patientsäkerheten och vårdens kvalitet samt för att styra verksamheten och resursfördelning - Myndigheternas roll inom tillsyn och uppföljning ska stärkas, bl.a. genom att de får bättre underlag för prioriteringar och beslut - Näringslivet engageras för att möjliggöra fortsatt utveckling 7

PROGRAMDIREKTIV 3R Framtidens vårdinformation Version: 1.13 Datum 141020 3. Krav på programmet 3.1 Programmets förutsättningar - Programmet ska skapa incitament för parallell verksamhetsutveckling, vilken är nödvändig för genomförandet av detta program - Programmet tilldelas dedikerade personresurser där tjänstgöringsgraden inte delas med andra uppdrag - Programmet får tillgång till medarbetare med mandat att företräda verksamhetsdelar som ska följa projektet över tid - Programmet måste, i samverkan med ägarna (av programmet), få mandat att gå före lokala/regionala planer - I händelse av att programmets inriktning och regionala planer skiljer sig åt, ska detta eskaleras till ägare för ställningstagande och beslut - Programmet verkar mot befintliga regionala organisationsstrukturer - Det ska finnas en 3R-gemensam fastställd finansieringsplan som förutsättning för en beslutad aktivitetsplan - Principer för upphandling ska tas fram tidigt i processen och fastställas av ägare/programstyrgrupp - Arbetet ska genomföras tidsmässigt sammanhållet inom 3R fram till slutförd upphandling, inkluderande delar av konfigurationen. Implementeringsarbetet kan behöva genomföras av varje region separat 3.2 Krav för genomförande Uppdraget genomförs genom att: - riskanalys enligt metoden organisational readiness utförs under programmets etableringsfas - en gemensam behovsbeskrivning inklusive omvärldsbevakning fastställs - samarbete etableras mellan verksamhetsutvecklingsarbete och program - programmet kravställer mot den nationella infrastrukturen så att den stödjer framtidens hälsooch sjukvård - fastställa aktiviteter för att möjliggöra en implementering - förslag till förvaltningsorganisation tas fram - 3R-övergripande/nationella informationsflöden säkras genom exempelvis utveckling av informationsstöd för kvalitetsregister, invånartjänster, högspecialiserade vårdprocesser och informationsutbyte med myndigheter - aktivt söka lösningar som utnyttjar möjliga synergier i ett 3R-övergripande implementeringsprogram. Exempelvis en kostnads- och verksamhetseffektiv förvaltningsoch utvecklingsorganisation 8

PROGRAMDIREKTIV 3R Framtidens vårdinformation Version: 1.13 Datum 141020 3.3 Avgränsningar - Programmet är avgränsat från motsvarande utvecklingsaktiviteter inom landsting/regioner utanför 3R. Transparens är ett krav och sker genom representationsskap och extern granskning. Vilket ska skapa en möjlighet för andra regioner och landsting att i nästa steg göra gemensam sak med 3R. - Programmet är avgränsat från planering och genomförande av nödvändiga utvecklingsaktiviteter inom patientprocesser. Programmet inkluderar dock ett kravställande mot kärnverksamhetens processer när det gäller förutsättningsskapande utvecklingsaktiviteter. - Programmet är avgränsat från information till, samverkan och förhandlingar mellan arbetsmarknadens parter som ligger inom respektive huvudmans ansvar. Programmet kan användas som kommunikationsresurs för att säkra en korrekt saklig utgångspunkt. 3.4 Upphandlingsprinciper Programmet ska resultera i en implementering av en sammanhållen systemlösning för sjukvården inom regionerna Stockholm, Skåne och Västra Götaland. Implementering ska ske samordnat till en nivå som möjliggör ett sammanhållet avtal med en eller flera leverantör -er. Verksamhetsmässigt ska samordning ske till en nivå så att 3R-övergripande/nationella informationsflöden säkras. - Den samlade lösningen ska bestå av en systemlösning med ett begränsat behov av utveckling och ytterligare funktionalitet som ingår i optionen. Systemlösningen ska vara driftsatt hos andra kunder med samma komplexitet och funktion som vi önskar - Kontraktet ska främja ett positivt och strategiskt samarbete och säkra en fortsatt utveckling av lösningen samt följa marknadstrender - såväl tekniska som verksamhetsmässiga - Upphandlingen ska ske med verksamhetsföreträdare involverade - Upphandlingen ska genomföras inom ramen för lagen om offentlig upphandling (LOU) - Upphandlingen ska ta hänsyn till direkta och indirekt omställningskostnader - Projektet ska, så långt det är möjligt, stödja och agera bollplank till lokala projekt - Hela lösningen ska bidra till kostnadseffektivitet och kvalitet för alla tre regioner 9

PROGRAMDIREKTIV 3R Framtidens vårdinformation Version: 1.13 Datum 141020 4. Tidplan

PROGRAMDIREKTIV 3R Framtidens vårdinformation Version: 1.13 Datum 141020 5. Programkostnader Att beräkna kostnader för programmet som helhet kräver tillgång till svar på frågor som programmet och programledaren har uppdraget att arbeta fram under fas 1. Av detta skäl hanteras programekonomin enligt nedan: - Kostnader för programmet fördelas enligt nyckeln invånarantal mellan de tre ingående regionerna - För år 2015 budgeteras 30 milj sek till programmet. Budgeten avser att täcka löne- och resekostnader för programanställd personal, kompetens- analysaktiviteter och konsultstöd. Angiven budget förutsätter att respektive region bär kostnader för produktionsbortfall, tillika löne- och resekostnader för engagerad icke programanställd personal - Programledare uppdras att fastställa rutiner för budget och kostnadsavstämning - Som del i programmets etableringsfas ska en totalkostnadskalkyl arbetas fram. Detta inkluderar en aktivitet där ekonomidirektörer för de tre ingående regionerna uppdras att identifiera möjliga finansieringssätt - I samband med upprättandet av årlig budget uppdateras befintlig totalkostnadskalkyl - Som en del i att det ekonomiska perspektivet säkerställs ingår en av de tre regionernas ekonomidirektörer i programmets styrgrupp, se vidare under 7. Programorganisation Pågående projekt inom Europa kan användas som delunderlag för totalkostnadskalkylen.

PROGRAMDIREKTIV 3R Framtidens vårdinformation Version: 1.13 Datum 141020 6. Övergripande risker - Bristande tillgång till resurser från verksamheten - Verksamheten har inte förmågan att kravställa - Att etablerade produkter på marknaden inte accepteras av högspecialiserade verksamheter - Att upphandlad produkt är föråldrad redan vid införandet, detta till följd av en utdragen anskaffningsprocess - Att tillräcklig grad av standardisering inte kan etableras inom de tre regionerna, exempelvis inom områden som vårdprocesser, informatik och teknisk interoperabilitet - Befintlig infrastruktur räcker inte till för tänkta lösningar - Svårigheter att nå en regionövergripande finansiering/finansieringsprincip som garanterar ett genomförande på kort och lång sikt - Att ingående regioner inte förmår att genomföra denna typ av mycket stora projekt - Att övriga landsting, inte ingående i 3R, börjar arbeta för andra lösningar och att de skapar nationell förankring kring detta nationen blir delad - Att myndigheter initierar andra nationella arbeten och genom det skapar konkurrens och otydligheter. - Leverantörer har inte förmågan att leverera kravställd produkt 12

PROGRAMDIREKTIV 3R Framtidens vårdinformation Version: 1.13 Datum 141020 7. Programorganisation 13

1 (3) Tjänsteutlåtande Datum 2016-05-03 Diarienummer RS 2016-03031 Västra Götalandsregionen Koncernkontoret Handläggare: Jan Blomqvist Telefon: 0708-81 13 30 E-post: jan.blomqvist@vgregion.se Till regionstyrelsen Uppsägning av avtal avseende Samrehab i Mark- Svenljunga Förslag till beslut Regionstyrelsen föreslår att regionfullmäktige beslutar följande: 1. Avtalet avseende Samrehab i Mark-Svenljunga sägs upp. 2. Regionstyrelsen får i uppdrag att, i samråd med södra hälso- och sjukvårdsnämnden, föra diskussioner med övriga ägare i syfte att avveckla avtalet vid den tidpunkt som parterna kommer överens om, dock senast 2018-12-31. 3. Regionfullmäktige uppmanar primärvårdsstyrelsen att pröva möjligheterna att etablera enheter inom Vårdval Rehab i Mark och Svenljunga. Regionstyrelsen föreslås för egen del besluta följande: 1. Regiondirektören får i uppdrag att omhänderta frågor - såsom personal, lokaler och utrustning som uppstår kopplat till avtalets avvecklande samt återkomma till regionstyrelsen gällande finansiering av eventuella omställningskostnader. Sammanfattning av ärendet Södra hälso- och sjukvårdsnämnden har 2016-02-26 beslutat att hos regionstyrelsen hemställa om att styrelsen föreslår regionfullmäktige att säga upp avtalet avseende Samrehab i Mark-Svenljunga. Bakgrunden till nämndens beslut är att styrelsen för Södra Älvsborgs Sjukhus godkänt en plan för utvecklingen av verksamheten i Skene. Av denna plan framgår att strokevården vid sjukhuset avses att koncentreras till Borås, vilket förändrar behovet av resurser för länssjukvårdsrehabilitering i Skene. Samtidigt föreslår styrelsen att resurser för länssjukvårdsrehabilitering överförs till sjukhuset och att avtalet gällande Samrehab ses över. Nämnden har för sin del ställt sig bakom önskemålen från sjukhuset och konstaterar att förutsättningarna för avtalet härigenom kraftigt förändras. Mot bakgrund härav föreslås därför att avtalet sägs upp. Det gällande avtalet löper i fyra år som sammanfaller med de politiska mandatperioderna. Uppsägning av avtalet ska ske minst 18 månader före respektive avtalsperiods utgång. Postadress: Regionens Hus 462 80 Vänersborg Besöksadress: Östergatan 1 Vänersborg Telefon: 010-441 00 00 Webbplats: www.vgregion.se E-post: post@vgregion.se

Datum 2016-05-03 Diarienummer RS 2016-03031 2 (3) En uppsägning nu skulle innebära att om ingenting annat görs kommer avtalet att upphöra 2018-12-31. Utgångspunkt för den fortsatta hanteringen av detta ärende bör därför vara att i fortsatta diskussioner med övriga ägare pröva om avtalet kan avvecklas i förtid. Fördjupad beskrivning av ärendet Styrelsen för Södra Älvsborgs Sjukhus (SÄS) fattade 2016-03-03 beslut om en utvecklingsplan för verksamheten i Skene. Som en del av detta beslut fastställdes nedanstående beslutssats: Styrelsen för Södra Älvsborgs Sjukhus beslutar att ställa sig bakom förvaltningens förslag till förändring av Västra Götalandsregionens avtal med Marks kommun och Svenljunga kommun gällande Samrehab samt översända beslutet till södra hälso- och sjukvårdsnämnden för fortsatt handläggning, dialog och beslut. I underlaget för detta beslut framgår att förvaltningens förslag till förändring är att resurser för länssjukvårdsrehabilitering förs över från Samrehab till sjukhuset. Regionen träffade i slutet av år 2014 avtal om samverkande rehabilitering med Marks respektive Svenljunga kommuner. Detta avtal är fastställt av respektive fullmäktigeförsamling. Det gäller fr.o.m. 2015-01-01 och ersätter det tidigare avtalet från år 2001 som träffats mellan samma parter. Marks kommun är värdkommun för den aktuella verksamheten. Anledningen till att det tidigare avtalet avslutades var att regionen gick in i ett vårdvalssystem för primärvårdsrehabilitering under år 2014, som gjorde det omöjligt att bibehålla en utformning enligt den ursprungliga avtalsmodellen. Det gällande avtalet löper i fyra år som sammanfaller med de politiska mandatperioderna. Uppsägning av avtalet ska ske minst 18 månader före respektive avtalsperiods utgång. Förändringen i det nya avtalet jämfört med föregående är att det nya avtalet innehåller en mer distinkt uppdelning mellan primärvårds- länssjukvårds- samt kommunal rehabilitering. Verksamheten och ekonomin för dessa tre verksamhetsgrenar är uppdelad i tre separata delar. Den specialiserade rehabiliteringen, länssjukvårdsrehabiliteringen, finansieras idag genom ett abonnemang som ersätts från den södra hälso- och sjukvårdsnämnden medan primärvårdsrehabiliteringen inom Samrehab hanteras på samma grunder som övrig vårdvalsverksamhet inom rehabiliteringsområdet. Ersättningen för utförda tjänster utgår fr.o.m. år 2016 från hälso- och sjukvårdsstyrelsen. Kommunerna svarar för finansieringen av den primärkommunala delen av verksamheten. Som framgår av utvecklingsplanen för verksamheten i Skene kommer strokesjukvården att koncentreras till Borås, vilket innebär att behovet av rehabiliteringsresurser i Skene därmed minskar. Södra hälso- och sjukvårdsnämnden beslutade vid sammanträde 2016-02-26 att ställa sig bakom önskemålet från SÄS, som innebär att sjukhuset därmed bör få ansvaret för den länssjukvårdsrehabilitering som idag utförs av Samrehab. Då primärvårdsrehabiliteringen

Datum 2016-05-03 Diarienummer RS 2016-03031 3 (3) dessutom faller under det regelverk som framgår av den särskilda Krav- och Kvalitetsboken som numera styr denna verksamhet faller förutsättningarna för verksamheten vid Samrehab. Det torde heller inte ingå i den kommunala kompetensen att bedriva primärvårdsrehabilitering. Mot bakgrund av ovanstående redovisning har nämnden därför beslutat: Södra hälso- och sjukvårdsnämnden hemställer att regionstyrelsen föreslår regionfullmäktige att nuvarande avtal avseende Samrehab i Mark- Svenljunga sägs upp. Ett antal praktiska frågor som berör den fortsatta avtalshanteringen kommer att behöva diskuteras. Om parterna är överens kan det vara lämpligt att avsluta avtalet i förtid, genom att resurser överförs till Södra Älvsborgs Sjukhus. Dessutom behöver tillgången till primärvårdsrehabilitering tryggas genom att offentliga eller privat leverantörer etablerar enheter inom Vårdval Rehab i Mark och Svenljunga kommun. Den fortsatta hanteringen av frågan diskuterades vid ett extra ägarsamråd 2016-03-04, varvid kommunchefen i Mark fick i uppdrag att ta fram en konsekvensbeskrivning med utgångspunkt från att avtalet upphör. Denna beskrivning ska innehålla konsekvenser för personal, patienter samt avtal/ekonomi. Beskrivningen ska vara klar i månadsskiftet maj/juni och avses presenteras vid ett extra ägarsamråd 2016-06-17. Det framkom också vid ägarsamrådet att det finns förväntningar på att ett beslut i regionfullmäktige ska komma så snart som möjligt. Detta önskemål har inte minst framförts från den aktuella verksamheten och berörd personal. Koncernkontoret Ann-Sofi Lodin Regiondirektör Leena Ekberg Avdelningschef Bilaga 1. Avtal Samrehab 2. Beslut SÄS styrelse angående Skene Besluten skickas till Marks kommun, ks@mark.se Svenljunga kommun, kansliet@svenljunqa.se Södra hälso- och sjukvårdsnämnden, hsn@vgregion.se Ann-Sofie Lodin, regiondirektör Joakim Björk, ekonomidirektör Leena Ekberg, avdelningschef

Sida 1(9) Mark SVENLJUNGA KOMMUN YÄTvÄSTRA T GÖTALANDSREGIONEN MARKS KOMMUN Kommunsiyrelsen 2014- Avtal om Samrehab 2.0 Mark - Svenljunga Diariepi.b. 1-30 Avtalsparter: Marks kommun (org.nr 212000-1504) 511 80 Kinna ks@mark.se Svenljunga kommun (org.nr 212000-1512) 512 80 Svenljunga kansliet@svenljunqa.se Västra Götalandsregionen (org.nr 232100-0131) 462 80 Vänersborg post@vqreqion.se Genom detta avtal är parterna överens om att samverka vad gäller rehabilitering. Avtalet ersätter avtalet om Samrehab Mark - Svenljunga. 1. Bakgrund Marks kommun, Svenljunga kommun och Västra Götalandsregionen (parterna) har sedan år 2001 avtal om en gemensam och samordnad rehabiliteringsverksamhet under ledning av en gemensam nämnd, Samrehabnämnden i Mark-Svenljunga. Verksamheten riktar sig till invånare i Mark och Svenljunga kommuner. Västra Götalandsregionen har den 29 oktober 2013 sagt upp avtalet för omförhandling eftersom ett vårdvalssystem för primärvårdsrehabilitering förbereds. Västra Götalandsregionen har därefter beslutat att från och med den 1 september 2014 införa ett sådant vårdvalssystem. I och med detta förändras förutsättningarna för Samrehab Mark-Svenljunga och ett nytt avtal träffas därför mellan parterna.

Sida 2(9) 2. Verksamhet Parterna bedriver gemensam kommun-, primärvårds- och länssjukvårdsrehabilitering i ett geografiskt område omfattande Mark och Svenljunga kommuner. Samrehabnämnden ska genom Västra Götalandsregionen ansöka om att bli leverantör i regionens vårdvalssystem för primärvårdsrehabilitering. I ansökan anges Västra Götalandsregionens organisationsnummer. Verksamheten leds av en gemensam nämnd, Samrehabnämnden i Mark - Svenljunga. Marks kommun är värdorganisation och nämnden inordnas i Marks kommuns nämndsorganisation. Värdorganisationen bestämmer verksamhetens organisatoriska placering. Med rehabilitering avses här arbetsterapi, sjukgymnastik och förskrivning av hjälpmedel enligt hälso- och sjukvårdslagen. Samrehabnämndens verksamhet och arbetsformer regleras närmare i ett reglemente för nämnden. Reglementet antas av fullmäktige hos respektive part i enlighet med 6 kap. 32 kommunallagen. Rehabilitering inom vårdvalsverksamheten regleras av Västra Götalandsregionens krav- och kvalitetsbok. 3. Avtalstid Detta avtal gäller från och med den 1 januari 2015 till och med den 31 december 2018. Uppsägning från endera parten ska ske senast 18 månader före avtalets utgång. Avtalet förlängs automatiskt med fyra år i taget, dvs. för en ny mandatperiod, om ingen uppsägning från någon av parterna sker. 4. Rapporter och insyn Samrehabnämnden ska planera och följa upp sin ekonomi och verksamhet enligt värdorganisationens styrmodell. Värdorganisationen förvaltar Samrehabnämndens medel. Övriga parter har rätt till löpande insyn i nämndens och dess förvaltnings arbete och redovisning.

5. Nämndens sammansättning Samrehabnämnden har sju ledamöter och sju ersättare. Av dessa tillsätter Västra Götalandsregionen tre ledamöter och tre ersättare samt Marks kommun och Svenljunga kommun två ledamöter och två ersättare vardera. Värdorganisationen utser bland sina ledamöter en ordförande och de andra parterna utser vardera en vice ordförande. 6. Ägarsamråd Samrehabnämnden kallar parterna till ägarsamråd som ska äga rum en gång per halvår, varav ett under det första kvartalet. Om någon av parterna begär det hålls ytterligare ägarsamråd. Vid årets första ägarsamråd tas ställning till förutsättningar och budget för rehabiliteringsverksamheten nästkommande år. Samrehabnämnden ansvarar för att det förs anteckningar vid sammanträdena. Ägarsamrådet ska behandla frågor avseende rehabiliteringsverksamheten som är av större dignitet, inklusive nivån för parternas ersättning. Varje part utser två ledamöter i ägarsamrådet och ersättare till dessa. Ordinarie representant som är förhindrad att närvara vid ett sammanträde kallar själv sin ersättare. 7. Beredningsgrupp Parterna sätter samman en gemensam beredningsgrupp som består av två representanter med ersättare från varje part. Representanterna ska vara tjänstemän i ledande position. Parterna har rätt att vid behov adjungera fler tjänstemän. Beredningsgruppen ska sammanträda minst två gånger per år och bereder frågor som ska behandlas av ägarsamrådet. Värdorganisationen ansvarar för att kalla beredningsgruppen och att det förs anteckningar vid sammanträdena. Ordinarie representant som är förhindrad att närvara vid ett sammanträde kallar själv sin ersättare. Beredningsgruppen ska verka för att rehabiliteringsverksamheten utvecklas och bedrivs i samklang med övriga verksamheter, exempelvis genom medverkan vid framtagande av förslag till budget och till ett smidigt samarbete mellan olika enheter och professioner.

8. Personal All personal inom rehabiliteringsverksamheten anställs i värdorganisationen som även har hand om rekryteringsförfarandet. Denna organisation har arbetsgivaransvaret. Värdorganisationen ansvarar för personalens kompetensutveckling och personalen följer värdorganisationens utvecklingsplaner Personalen kan ta del av information och kompetensutveckling, delta i utvecklingsarbete samt ingå i professionella nätverk hos respektive part. 9. Ersättning till förtroendevalda De förtroendevalda får ersättning för sina uppdrag från den part som utsett dem i enlighet med dennes bestämmelser. 10. Värdorganisationens stödfunktioner Samrehabnämnden ges stöd av värdorganisationens ekonomi-, personal-, IT-, systemförvaltning-, kommunikation-, upphandling- och juridikfunktioner. 11. Tillgångar Den egendom som anskaffas i rehabiliteringsverksamheten tillhör värdorganisationen så länge som verksamheten enligt detta avtal pågår. 12. Personuppgiftsansvar Värdorganisationen är personuppgiftsansvarig enligt personuppgiftslagen. 13. Arkivansvar Värdorganisationen är arkivansvarig. 14. Försäkringar Värdorganisationen ansvarar för att det finns tillräckligt försäkringsskydd. 15. Dokumentation Samrehabnämnden ska av respektive part ges möjlighet att ha tillgång till parternas journalsystem. 16. Ekonomi Samrehabnämnden ska årligen, i enlighet med budgetprocessen i värdorganisationen, till värdorganisationen inlämna förslag på verksamhetsplan och budget. Förslaget ska föregås av samråd mellan parterna. v

Värdorganisationen ska årligen fastställa budget för Samrehabnämnden. Samrehabnämnden har, i samråd med ägarna, att följa värdorganisationens effektivisering och eventuella sparåtgärder. 17. Finansiering Parterna ska gemensamt bidra till rehabiliteringsverksamhetens kostnader. Från detta undantas kostnader avseende hjälpmedel och korttidplats för rehabilitering, vilka betalas direkt av respektive part. Västra Götalandsregionen bidrar med 10,1 miljoner kronorår 2015 år för finansiering av länssjukvårdsrehabilitering samt Marks kommun och Svenljunga kommun med totalt 23 miljoner kronor år 2015 för finansiering av kommunrehabilitering. Bidragen avser inte primärvårdsrehabilitering. I bidragen ingår ersättning till värdorganisationen för dess värdskap inklusive de stödfunktioner och den kompetensutveckling som värdorganisationen står för. Beloppen fastställs utifrån årlig dialog vid ägarsamrådet om omfattning, inriktning och pris. Fördelningen mellan kommunerna regleras procentuellt varje år utifrån antalet kommuninvånare och med hänsyn tagen till hur kommunerna hanterar fördelningen av support- och förvaringskostnaderna för socialförvaltningarnas grundutrustning. Vid beräkningen av invånarantalet ska befolkningsstatistik per den 1 november två år före verksamhetsåret användas. För 2015 gäller att Marks kommun bidrar med 77 procent och Svenljunga kommun med 23 procent av kommunernas andel. Den årliga ersättningen ska betalas vid halvårsskiftet mot faktura. Ersättningen som erhålles när en rehabenhet deltar i Västra Götalandsregionens vårdvalssystem för primärvårdsrehabilitering är avsedd att täcka samtliga kostnader som uppkommer genom det uppdraget. Parterna ska således inte stå för de kostnader som är förenade med primärvårdsrehabiliteringen. Västra Götalandsregionen ska dock initialt stå för de kostnader som kan uppstå i samband med inträdet i vårdval rehab. Primärvårdsrehabiliteringens kostnader, intäkter och prestationer ska under 2015 redovisas varje månad för

Sida 6(9) kommunstyrelsens arbetsutskott i värdorganisationen. Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutar därefter om frekvensen av redovisningen för utskottet. För den händelse det uppstår förlust i verksamheten avseende primärvårdsrehabiliteringen i mer än tre månader i följd ska värdorganisationen omgående redovisa detta för ägarna. Ägarna har därvid att ta ställning till om primärvårdsrehabiliteringen inom Samrehab ska avvecklas eller inte. För den händelse primärvardsrehabiliteringen inom Samrehab avvecklas ska kostnader som har uppkommit med anledning av att verksamheten upphör och eventuella ackumulerade underskott belasta Västra Götalandsregionen. Om primärvårdsrehabiliteringen inte omedelbart avvecklas ska ett eventuellt underskott inom primärvårdsrehabilitering belasta Västra Götalandsregionen under maximalt 6 månader räknat från ovanstående 3 månaders period. Samrehab ska genom Västra Götalandsregionen inom denna tid ansöka om förtida utträde ur Västra Götalandsregionens vårdvalssystem för rehabilitering. Utöver dessa kostnader och även för tiden därefter ska Västra Götalandsregionen stå för kostnader som kan uppkomma i samband med utträde ur vårdvalssystemet. Dessa kostnader faktureras av värdorganisationen och avser exempelvis lön och andra förmåner under uppsägningstid för arbetstagare till den del arbetstagaren är kopplad till primärvårdsrehabiliteringen samt hyres- och andra avtalskostnader som kan uppstå för Samrehab/värdorganisationen till den del de är hänförliga till primärvårdsrehabiliteringen. 18. Verksamhetsförändring Värdorganisationen har rätt till omförhandling av årskostnaden om verksamhetens omfattning och inriktning väsentligen förändras och rehabiliteringsverksamhetens kostnader därigenom överstiger den överenskomna ersättningen. Kan parterna därvid inte enas har värdorganisationen rätt att säga upp avtalet. Avtalet upphör i så fall att gälla vid närmast följande årsskifte, dock tidigast sex månader efter att uppsägningen tillställts de andra parterna. >sa

19. Eventuellt överskott/underskott Ekonomin i rehabiliteringsverksamheten ska redovisas separat och därmed särskiljas från värdorganisationens övriga ekonomi. Intäkter, kostnader och resultat för den del av verksamheten som ingår i vårdvalsmodellen ska hållas åtskild från den övriga rehabiliteringsverksamheten. Årets ekonomiska resultat för rehabiliteringsverksamheten förs till verksamhetens ackumulerade resultat. Det ackumulerade resultatet får maximalt uppgå till +/- 2 procent av omslutningen. Överskott därutöver återbetalas utifrån parternas procentuella finansiering avseende aktuellt år. Underskott därutöver debiteras parterna på motsvarande sätt. Dock ska vad som anges under punkt 17 om finansiering gälla om ett underskott uppstår inom primärvårdsrehabiliteringen. Även om ett överskott uppstår inom primärvårdsrehabiliteringen ska det tillfalla Västra Götalandsregionen. Överskott/underskott ska vara reglerat senast 30 juni året efter verksamhetsåret. 20. Tilläggsbeställningar Var och en av parterna har möjlighet att utöver "grundfinansieringen" i punkt 17 göra riktade tilläggsbeställningar. Sådana tilläggsbeställningar ska göras vid ägarsamrådet. 21. Upphörande Om samverkansavtalet upphör har värdorganisationen att lösa de personalfrågor som uppstår vid avvecklingen av verksamheten. Samtliga personalkostnader, inklusive kommande personalkostnader, ska regleras mellan parterna senast året efter att verksamheten upphört utifrån deras procentuella finansiering det år när samverkan upphör. Vad gäller kostnader för personal inom primärvårdsrehabiliteringen se även punkt 17. Tillgångar anskaffade av rehabiliteringsverksamheten efter den 1 januari 2015 ska skiftas mellan parterna utifrån deras procentuella finansiering det år när samverkan upphör. Motsvarande fördelning ska göras av skulder och eget kapital. Motsvarande ska gälla för det fall primärvårdsrehabiliteringen avvecklas och samverkan upphör i den delen. 22. Force majeure Såväl värdorganisationen som övriga parter fritar sig från allt ansvar om krig, mobilisering, politiska oroligheter, strejk, lockout, eldsvåda, naturkatastrof, olyckshändelse, transport-

svårighet eller om andra förhållanden utanför parternas kontroll inträffar, som försvårar eller oskäligt fördyrar för part att fullfölja avtalets förpliktelser. 23. Meddelanden Meddelanden med anledning av detta avtal ska ske skriftligen genom bud, rekommenderat brev eller e-post till de adresser eller e-postadresser som angivits i ingressen till detta avtal. Parterna åtar sig att snarast meddela motparten vid ändringar av dessa adresser. 24. Tvist Tvist angående tolkning eller tillämpning av detta avtal och därmed sammanhängande rättsförhållanden ska i första hand lösas genom förhandling mellan parterna. Skulle parterna inte enas ska tvisten avgöras av svensk allmän domstol med Borås tingsrätt som första instans. 25. Ändringar och tillägg Ändringar och tillägg till detta avtal ska ske skriftligen och undertecknas av samtliga parter för att vara bindande.

Sida 9(9) Detta avtal är upprättat i tre likalydande exemplar, varav parterna har tagit var sitt. Datum: 2014-11-O MARKS KOMMUN [/(CdtjW rf TK Uf) y?-^. Margareta Lövgren Kommunstyrelsens ordförande Haleh Lindqvist Kommunchef Datum: 2014-11-24 SVENLJUNGA KOMMUN Stefan Carlsson Kommunstyrelsens ordförande isson Kommunchef Datum: 2014-11-05 VÄSTRA GÖTALANDSREGIONEN Magnusson Rpgionstyrelseris ordförande Ann-/feofi Lodin Regibndirektör

1 (4) Tjänsteutlåtande Datum 2016-04-14 Diarienummer RS 2016-02958 Västra Götalandsregionen Koncernkontoret Handläggare: Jennie Jevinger, Emil Gisslow Telefon: 010-441 03 15, 0700-82 57 26 E-post: emil.gisslow@vgregion.se, jennie.jevinger@vgregion.se Till Ägarutskottet Begäran från Arkivnämnden om finansiering av IT-infrastruktur, system för bevarande och flytt av arkivhandlingar Förslag till beslut Ägarutskottet föreslår att regionstyrelsen beslutar följande: 1. Arkivnämnden beviljas 1,89 miljoner kronor för 2016 avseende tillkommande IT-kostnader för anslutning till Göteborgs Stads ITplattform. 2. Arkivnämndens begäran om finansiering för att flytta arkivhandlingar från depå i Göteborg till depå i Vänersborg avslås. Sammanfattning av ärendet Arkivnämnden har i en skrivelse till regionstyrelsen begärt tilläggsanslag för 2016 med 1 890 tkr med anledning av tillkommande IT-kostnader för anslutning till Göteborgs Stads IT-plattform samt 300 tkr för att flytta arkivhandlingar från depå Göteborg till depå Vänersborg. Nämnden har även begärt 1 200 tkr för 2017 för att utarbeta ett system för bevarande samt att från och med 2017 årligen höja arkivnämndens regionbidrag med 1380 tkr med anledning av förvaltningens anslutning till Göteborgs stads IT-plattform. Koncernkontoret bedömer att det är av stor vikt att säkerställa såväl arkivnämndens IT-drift samt system för bevarande. Den tillkommande finansieringen för 2017 och framåt bör dock hanteras i ordinarie budgetarbete. Finansieringen för att flytta arkivhandlingar från Göteborg till Vänersborg bör arkivnämnden hantera inom ramen för sin ordinarie budget. Fördjupad beskrivning av ärendet Bakgrund Arkivnämnden har sedan bildandet 1999 haft en egen IT-miljö skild från såväl Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad och med en egen telefonväxel. I samband med översynen av arkivnämndens verksamhet 2014 konstaterades brister och risker i nämndens IT-infrastruktur och drift samt behovet av ett system för digitalt långtidsbevarande. Postadress: Regionens Hus 462 80 Vänersborg Besöksadress: Östergatan 1 Vänersborg Telefon: 010-441 00 00 Webbplats: www.vgregion.se E-post: post@vgregion.se

Datum 2016-03-21 Diarienummer RS 2016-02958 2 (4) Efter dialog med huvudmännen under hösten 2014 genomfördes en utredning av regionarkivets interna IT-miljö. Utredningen pekade på de redan kända bristerna och föreslog en rad åtgärder och beslut för att komma tillrätta med problemen. Som en fortsättning av denna utredning inleddes under hösten 2015 ett arbete med att säkra den interna IT-driften samtidigt som förberedelsearbetet för ett system för digitalt långtidsbevarande påbörjades. Arkivnämnden beviljades 2014 en utökning av kommun- respektive regionbidrag för en tillbyggnad av arkivlokalerna i Vänersborg med totalt 3 000 tkr. Medel som inte ianspråktagits för detta ändamål under 2014 och 2015 har återredovisats till huvudmännen. Denna tillbyggnad kommer vara inflyttningsklar 1 september 2016. För 2016 är det 2 000 tkr som ska återredovisas vilket innebär att 1 200 tkr ska återföras till Västra Götalandsregionen. Arkivnämnden är en gemensam nämnd för Västra Götalandsregionen och Göteborgs stad. Enligt samarbetsavtalet med Göteborgs stad Västra Götalandsregionen 60 procent av kostnaderna och Göteborgs stad 40 procent av kostnaderna för regionarkivet. Arkivnämnden föreslår att regionstyrelsen beslutar följande: 1. Arkivnämnden nämnden återredovisar 1 200 tkr till regionen av 2016 års regionbidrag avseende inte utnyttjade medel till hyror. 2. Arkivnämnden beviljas tilläggsanslag för 2016 med 1 890 tkr med anledning av tillkommande IT-kostnader för anslutning till Göteborgs Stads IT-plattform. 3. Från och med 2017 årligen höja arkivnämndens regionbidrag med 1 380 tkr med anledning av förvaltningens anslutning till Göteborgs Stads IT-plattform, 4. För 2017 bevilja en utökning av regionbidraget med 1 200 tkr för utarbetandet av ett system för bevarande. 5. För 2017 bevilja en utökning av regionbidraget med 300 tkr att flytta arkivhandlingar från depå Göteborg till depå Vänersborg. Tilläggsanslag för IT-infrastruktur och drift 2016 och ökade kostnader ITinfrastruktur och drift 2017 I översynen som genomfördes 2015 av regionarkivets IT-infrastruktur och drift konstaterades att den tekniska miljön behöver moderniseras och förenklas med en starkare koppling mot effektmål och verksamhetsnytta samt att regionarkivet behöver säkerställa en stabil och säker drift av IT-miljön. För att långsiktigt kunna säkra regionarkivets IT-drift och på sikt kunna lösa frågan om system för bevarande konstaterades att den mest kostnadseffektiva lösningen var att ansluta regionarkivet till Göteborgs Stads IT-plattform samtidigt som samverkan med Västra Götalandsregionens IT-organisation formaliseras och långsiktigt säkras. Regionarkivet beslutade i enlighet med de rekommendationer som utredningarna och kontakterna med huvudmännen gav, att förvaltningen skulle ansluta sig till Göteborgs Stads IT-plattform och telefonväxel. Samtidigt som de helt nödvändiga kopplingarna till Västra Götalandsregionens ITverksamhet förstärktes och formaliserades.

Datum 2016-03-21 Diarienummer RS 2016-02958 3 (4) Åtgärder behöver även vidtas för att säkra databaser och applikationer som hanterar redan inlevererade handlingar från förvaltningar och bolag. Om dessa åtgärder inte vidtas inom en nära framtid kommer informationen bli oläslig och förstöras. Nuvarande kostnadsberäkningar för dessa åtgärder medför en årlig kostnad för ITinfrastruktur och drift på 2 300 tkr och engångskostnader på 2 000 tkr för 2016. För 2016 beräknas en halvårseffekt för infrastruktur och drift vilket innebär en ökad kostnad på 1 150 tkr för år 2016. Västra Götalandsregionens andel av dessa kostnader för 2016 är 690 för infrastruktur och drift samt 1 200 tkr i engångskostnader, sammantaget 1 890 tkr. Västra Götalandsregionens andel av den ökade kostnaden för IT-infrastruktur och drift uppgår till 1 380 tkr årligen fr.o.m. 2017. System för bevarande 2017 För att kunna långtidslagra den information som förvaltningar och bolag kommer leverera till arkivmyndigheten behöver regionarkivet utveckla ett system för bevarande. Detta system ska kunna ta emot leveranser av alla typer av information från förvaltningar och bolag i arkivgodkända format. Informationen ska på ett säkert och kostnadseffektivt sätt lagras och vårdas in i evigheten hos regionarkivet. Systemet ska också ha funktionalitet så att regionarkivet kan tillgängliggöra och tillhandahålla informationen till de som efterfrågar den. Planerade aktiviteter för att utarbeta IT-strategi och påbörja utveckling av system för bevarande är formulerade i verksamhetsplan. Intern projektledare är tillsatt och arbete pågår för att forma en projektorganisation för det fortsatta genomförandet. Parallellt pågår en dialog med huvudmännen kring flödet från verksamheternas mellanarkiv till arkivmyndighetens slutarkiv (framtida system för bevarande). Beträffande system för bevarande har planeringsarbetet inletts och en mängd aktiviteter planeras under 2016 inför en möjlig driftstart under 2018. För 2017 planeras en fördjupad planering samt ett flertal strategiska val och beslut kommer att behövas. Det kan förutses behov av särskilda utredningsinsatser där externa experter/konsulter kommer behövas samt behov av projektledning och upphandlingsexpertis om det blir aktuellt att göra en eller flera upphandlingar som tillsammans kommer utgöra ett system för bevarande. Kostnaderna för arbetet under 2017 uppskattas till totalt 2 000 tkr. Detta innebär att Västra Götalandsregionens andel utgörs av 1 200 tkr. Flytt av arkivhandlingar Tillbyggnaden i Vänersborg föranleddes av att arkiven i såväl Göteborg som Vänersborg saknade tillräckliga accesssionsutrymmen (lagringsutrymme) jämfört med kommande leveransbehov från verksamheterna. Detta gäller särskilt arkivdepån i Göteborg som i princip är helt fylld. Av denna anledning finns behov

Datum 2016-03-21 Diarienummer RS 2016-02958 4 (4) av att flytta material från depån i Göteborg till depån i Vänersborg under 2017. Det är framförallt patientjournaler som bör flyttas till Vänersborg. Arkivnämnden begär en ökning av kommun- respektive regionbidraget om totalt 500 tkr för 2017 vilket medför att 2-3 000 hyllmeter arkivhandlingar kan flyttas. Antalet hyllmeter är delvis beroende på vilka bestånd som flyttas. Västra Götalandsregionens andel utgör 300 tkr under 2017. Koncernkontoret föreslår att regionstyrelsen avslå arkivnämndens begäran om utökat regionbidrag på 300 tkr, för att flytta arkivhandlingar. Flytten bör kunna finansieras inom arkivnämndens befintliga budget. Ytterligare information Göteborgs kommunstyrelse kommer att för Göteborgs stads del att fatta beslut i juni. Koncernkontoret Ann-Sofi Lodin Regiondirektör Johan Flarup Avdelningschef Bilaga Arkivnämndens beslut 2016-02-10, 5 Besluten skickas till Arkivnämnden arkivnamnden@arkivnamnden.goteborg.se Johan Flarup Kristin Cretón Emil Gisslow

1 (2) Tjänsteutlåtande Datum 2016-01-27 Diarienummer RS 2016-00942 Västra Götalandsregionen Koncernkontoret Handläggare: Jennie Jevinger Telefon: 010-441-15-03 E-post: jennie.jevinger@vgregion.se Till Ägarutskottet Digitalisering av journaler från skolhälsovård och BVC för medicinsk forskning och folkhälsoarbete Förslag till beslut Ägarutskottet föreslår att regionstyrelsen beslutar följande: 1. Arkivnämnden beviljas 1,2 miljoner kronor för 2016 avseende fortsatt digitalisering av skolhälsovårds- och BVC-journaler. Sammanfattning av ärendet Arkivnämnden har hos regionstyrelsen begärt att regionstyrelsen beviljar arkivnämnden 1,2 miljoner kronor årligen för perioden 2016-2018 för fortsatt digitalisering av journaler från skolhälsovård och BVC (barnavårdscentral). Digitalisering av journaler från BVC och skolhälsovård har pågått 2012-2015 med gemensam finansiering från Västra Götalandsregionen och Göteborgs stad. Digitaliseringen som påbörjades 2012 är ännu inte slutförd. I dagsläget finns halva materialet i digitaliserad form, och halva i pappersform. Fortsatt digitalisering är nödvändig för att bevara materialet som annars på sikt förstörs. Ur forskningsperspektiv är det också av vikt att digitaliseringen av material inte lämnas ofullständigt genomförd utan att materialet i sin helhet bevaras och tillgängliggörs. Koncernkontoret bedömer att det är av stor vikt att fullfölja digitaliseringen av skolhälsovårds- och BVC-journalerna. Den tillkommande finansieringen för 2017 och framåt bör dock hanteras i ordinarie budgetarbete. Fördjupad beskrivning av ärendet Regionarkivet har ett fullständigt bestånd av journaler från barnavårdscentraler och skolhälsovård från 1930-talet och framåt som bevarats i sin helhet. Det finns cirka 400 000 journaler bevarade. Journalbeståndet som har arkiverats i sin helhet. Materialet med journaler från BVC och skolhälsovård utgör en unik forskningsresurs och är ett exempel på Västra Götalandsregionens unika tillgångar inom Life Scienceområdet och ger möjlighet att bedriva forskning om barns hälsa och tillväxt. Postadress: Regionens Hus 462 80 Vänersborg Besöksadress: Östergatan 1 Vänersborg Telefon: 010-441 00 00 Webbplats: www.vgregion.se E-post: post@vgregion.se

Datum 2016-01-27 Diarienummer RS 2016-00942 2 (2) Ett omfattande forskningsprojekt pågår vid Sahlgrenska Akademin där digitaliseringen av journaler från BVC och skolhälsovård har varit och är en förutsättning för forskningsprojektet. Ett exempel på forskning som görs på redan digitaliserade delar av materialet är den s.k. BMI Epidemiology Study som bedrivs av en forskargrupp vid Sahlgrenska akademin. Genom att använda data från BVC- och skolhälsovårdsjournaler i kombination med nationella svenska hälsodataregister, kan de följa fetmaepidemins utveckling, och dess konsekvenser kan studeras i detalj, t ex sambandet mellan övervikt i barndomen och död i cancer och hjärt- kärlsjukdomar. Finansiering Arkivnämndens begäran om medel för digitalisering av journaler från skolhälsovård och BVC för medicinsk forskning och folkhälsoarbete uppgår totalt till 3,6 miljoner kronor fördelad på tre år. Koncernkontoret föreslår att finansiering för år 2016 sker genom regionstyrelsens post för oförutsedda kostnader. Finansiering för perioden 2017-2018 föreslås tas med i beredningen av budget 2017 med ekonomisk plan för åren 2018-2019. Koncernkontoret Ann-Sofi Lodin Regiondirektör Johan Flarup Avdelningschef Bilaga Arkivnämndens beslut 2015-05-27, 49 Beskrivning av forskning Digitalisering av tillväxtjournaler - en möjlighet till forskning och hälsovinster Besluten skickas till Arkivnämnden arkivnamnden@arkivnamnden.goteborg.se Johan Flarup för kännedom Peter Detterberg för genomförande Emil Gisslow för genomförande

Från: Ämne: Bifogade filer: Diarium Vänersborg Regionenshus VB: Arkivnämndens beslut 2015-05-27 49 om Digitalisering av journaler från skolhälsovård och BVC för medcinsk forskning och folkhälsoarbete Protokollsutdrag Arkivnämnden 2015-05-27 49 TU Digitalisering av journaler från skolhälsovård och BVC för medcinsk forskning och folkhälsoarbete.pdf; TU Digitalisering av journaler från skolhälsovård och BVC för medcinsk forskning och folkhälsoarbete.pdf Från: Arkivnämnden [mailto:arkivnamnden@arkivnamnden.goteborg.se] Skickat: den 5 juni 2015 14:16 Till: Stadsledningskontoret; lnfo_post Ämne: Arkivnämndens beslut 2015-05-27 49 om Digitalisering av journaler från skolhälsovård och BVC för medcinsk forskning och folkhälsoarbete Med vänlig hälsning Regionarkivet V1\sr1n GÖT\ L\\DSfl EGIO\E\ Inkom \":ltll'i : fic1q.! 2015-06- 0 5 20:?>9-2015 (I).... i i.- -' I --- - -- 1

ARKIVNÄMNDEN för Västra Götalandsregionen och Göteborgs stad PROTOKOLL (nr 4) Sammanträdesdatum 2015-05-27 49 Dnr 14/ll 65 Digitalisering av journaler från skolhälsovård och BVC för medicinsk forskning och folkblusoarbete HANDLING Tjänsteutlåtande daterat 2015-05-25. INFORi\tlA TION Avdelningschef Ann-Charlotte Bengtsson lämnar kompletterande information i ärendet. BESLUT Nämnden roreslår Regionstyrelsen att bevilja Arkivnämnden 1,2 mnkr årligen för perioden 2016 till och med 2018 för fortsatt digitalisering av skolhälsovårds- och BVC-joumaler. Nämnden föreslår Kommunstyrelsen att bevilja Arkivnämnden 0,8 mnkr årligen för perioden 2016 till och med 2018 för fortsatt digitalisering av skolhälsovårds-och BVC-joumaler.

~\ REG IONARKIVET Tjänsteutlåtande Utfärdat 2015-05-20 Dnr 14/11 65.Pigitaiisering av journaler från skolhälsovå.rd och BVCförmedicinsk forskriinjt och folkhäls<>.arbete Förslag till beslut Nämnden hemställer hos Västra Götalandsregionen och Göteborgs stad om forrsarr utökat region- respektive kommunbidrag uppgående till totalt 2 mnkr per år fr 0 m 2016 enligt fördelningen 60/40 för fortsatt digitalisering av skolhälsovårds- och BVC-journaler. Ärendet Arkivnämnden beviljades för perioden 2012 rom 2015 2 mnkr per år för skanning av skolhälsovårds- och BVC-journaler. Bakgrunden till detta var att sedan 1930-taler har elever vid Göteborgs skolor omfattats av skolhälsovård. Vid läkarundersökningar och andra kontakter med skolhälsovården har anteckningar gjorts i en särskild skolhälsovårdsjuurnal. I denna har även journalen från BVC placerats. Journalbesråndet omfattar idag mer än 420 000 elever. De utgör ett fullständigt källmaterial med unika data för samtliga elever som varit inskrivna i Göteborgs skolor. Även journaler från privat- eller friskolor har tagits om hand av Regionarkivet. Regionen - de tidigare landstingen - har likaså bevarat BVCjournalerna. Detta material utgör en unik forskningsresurs och är ett exempel på Göteborg stads och Västra Götalandsregionens unika tillgångar inom Life Scienceområdet och ger möjlighet att bedriva forskning om barns hälsa och tillväxt. Det är av stor vikt art digitaliseringen av detta unika material inre lämnas ofullständigt genomförd utan att materialet i sin helhet bevaras och tillgängliggörs. Ett mycket omfattande forskningsprojekr pågår vid Sahlgrenska Akademin där denna skanning har varit och är en förutsättning för detta projekt. Der är i nuläget svårt art göra en uppskattning av tidsårgången för arr digitalisera hela materialet då der är av skiftande kvalitet och innehåll då materialet det äldsta Regionarkivet Box 2154, 403 13 GÖTEBORG Besök: Otrerhällegatan 5 Tel: 031-'/01 50 00 Fax: 031-13 09 96 E-post: arkivnamnden@arkivnamnden!goteborg.se

materialet är från 1930-talet. Det kan konstateras att mycket av det mest svårskannade materialet nu är avklarat men en stor mängd journaler återstår. Arkivnämndens förslag är att nämnden årligen särskilt rapporterar projektets status i samband med den årliga stipulerade budgetgenomgången med huvudmännen för att bestämma resurstilldelningen för kommande budgetår. '" Bilaga Brev från Göteborgs Universitet I Sahlgrenska Akademin Regionarkivet Bo' 2154, 403 13 GOTEBORG Besllk: Otterhällegatan 5 Tel: 031-701 50 00 Fax: 031-13 09 96 E-post: arkivnamnden@arlc:ivnamnden.goteborg,se

Bakgrund GÖTEBORGS UNIVERSITET SAHLGRENSKA AKADEMIN Angående fortsatt digitalisering av journaler från Barnavårdscentraler och Skolhälsovård I Region och Stadsarkivet i Göteborg finns 350-400 000 jou,rnaler från Barnavårdscentraler och Skolhälsovård i Göteborg. Regionstyrelsen och Kommunstyrelsen fattade 2011 ett beslut om att materialet ska' skannas för digital bevaring. Denna digitalisering (skanning) påbörjades 2012 och är finansierad t.om 2015. Digitaliseringen kommer inte vara ful/stlindigt genomförd 31/12 2015. Ovärderlig forskningsresurs Materialet med journaler från skolhälsovård och barnavårdscentraler utgör en unik forskningsresurs och är ett exempel på Västra Götalandsregionens uniko tillgångor inom Life Scienceomrddet. Vi ställde oss därför bakom hemställan 2011 från Arkivnämnden till Regionstyrelsen i VGR och Kommunstyrelsen i Göteborgs stad om digitaliseringen (se bifogade brev)~ Det är av stor betydelse för forskningen i Västra Götalandsregionen att digitaliseringen av detta unika material inte lämnas ofullständigt genomförd utan att materialet i sin helhet bevaras och tillgängliggörs. Om digitaliseringen av materialet inte fullföljs, försvåras utnyttjandet av detta material för forskningsändamål betydligt. Vi önskar därför återigen framföra att det är mycket viktigt med fortsatt digitalisering av de journaler från barnavårdscentraler och skolhälsovård som finns på Region- och Stadsarkivet. Dekanus, professor Överläkare /-~~ t:' Clae~ ohiss:~... Professor Överläkare Hans Carlsten Prefekt, Professor Överläkare er~ Jenny Kindblom Docent Specialistläkare Samtliga vid Sahlgrenska Akademin respektive Sahlgrenska Universltetssjukhuset