Revisionsrapport basgranskning av överförmyndaren

Relevanta dokument
Revisionsrapport basgranskning av arbetsmarknads- och vuxenutbildningsnämnden

Revisionsrapport basgranskning av gymnasienämnden

Revisionsrapport av Valnämnden

Revisionsrapport basgranskning av överförmyndaren

Basgranskning av barn- och ungdomsnämnden 2012

Revisionsrapport basgranskning av barn- och ungdomsnämnden

Basgranskning av Valnämnden 2017

Basgranskning av Överförmyndarnämnden 2017

Basgranskning av valnämnden 2012

Basgranskning av valnämnden 2016

Revisionsrapport av överförmyndarnämnden

Revisionsrapport basgranskning av tekniska nämnden

Revisionsrapport basgranskning av byggnadsoch miljöskyddsnämnden

Basgranskning av överförmyndaren 2016

Basgranskning av byggnadsoch miljöskyddsnämnden 2012

Revisionsrapport av arbetsmarknads- och vuxenutbildningsnämnden

Basgranskning av arbetsmarknads- och vuxenutbildningsnämnden 2012

Revisionsrapport av vård- och omsorgsnämnden

Basgranskning av gymnasienämnden 2012

Revisionsrapport basgranskning av tekniska nämnden

Revisionsrapport av socialnämnden

Basgranskning av byggnadsoch miljöskyddsnämnden 2015

Basgranskning av Stadsplaneringsnämnden 2016

Revisionsrapport av barn- och ungdomsnämnden

Basgranskning av kultur- och fritidsnämnden 2017

Revisionsrapport av vård- och omsorgsnämnden

Basgranskning av arbetsmarknads- och vuxenutbildningsnämnden 2016 KOMMUNREVISIONEN

Revisionsrapport av kommunstyrelsen

Basgranskning av byggnadsoch miljöskyddsnämnden 2013

Basgranskning av utbildningsnämnden 2015

Basgranskning av utbildningsnämnden 2016

Revisionsrapport basgranskning av kultur- och fritidsnämnden

Revisionsrapport av socialnämnden

Revisionsrapport basgranskning av Stadsplaneringsnämnden

När uppdragsplanen formuleras ska följande beaktas: Nämndens ansvarsområden enligt lagstiftning. Ekonomiska förutsättningar enligt budget

Basgranskning av stadsplaneringsnämnden 2015

Basgranskning av socialnämnden 2016

Basgranskning av kultur- och fritidsnämnden 2015

Överförmyndarenheten bistår överförmyndarnämnden med förberedelser inför beslut, genomförande, uppföljningar och utvärderingar.

Basgranskning av socialnämnden 2015

Basgranskning av Vård- och omsorgsnämnden 2016

Granskning av överförmyndarna

Basgranskning av Vård- och omsorgsnämnden 2017

Basgranskning av Stadsplaneringsnämnden 2017

Basgranskning av Kommunstyrelsen 2016

Revisionsrapport Granskning av intern kontroll Joanna Hägg Tilda Lindell Tierps kommun September 2014 pwc

Basgranskning av socialnämnden 2017

Basgranskning av tekniska nämnden 2016

Uppdragsplan Överförmyndarnämndens uppdrag till överförmyndarenheten ÖFM 2018/ Antagen av nämnden den 17 januari 2019.

Uppföljande granskning av överförmyndarverksamheten

Revisionsrapport Överförmyndarnämnden och valnämnden Översiktlig granskning. Ragunda kommun

Ansvarsutövande: Överförmyndarnämnden

Överförmyndarnämnden Budgetförslag med plan för

Intern kontroll och riskbedömningar. Sollefteå kommun

Nämndplan Overförmyndarnämnden , ENKÖPINGS; KOMMUN 1 (6) ÖVERFÖRMYNDARNÄMNDEN. 7c2. Orgnr Postgiro

Basgranskning av stadsplaneringsnämnden 2013

Svar revisionsrapport granskning av hjälpmedelsnämnden

Ulf Torstensson (S) Ulrika Dahlberg (MP), ordförande Cecilia Widéen (BP) Åsa Olsson (L), 1:e vice ordförande Bertil Eriksson (KD)

Ansvarsutövande: Barn- och utbildningsnämnden Sundsvalls kommun

Svar till revisorerna angående intern kontroll och återrapportering av delegationsbeslut UN-2014/

Basgranskning av vård- och omsorgsnämnden 2015

Hofors kommun. Intern kontroll. Revisionsrapport. KPMG AB Mars 2011 Antal sidor: 10

Basgranskning av arbetsmarknads- och vuxenutbildningsnämnden 2017 KOMMUNREVISIONEN

Verksamhetsplan för överförmyndarenheten 2019

POLITISKA RIKTLINJER. för styrmodellen i Norrköpings kommun

Årlig granskning av Kostnämnden i Sollefteå Revisionspromemoria. LANDSTINGETS REVISORER Revisionskontoret

Ansvarsutövande: Nämnden för arbetsmarknad, vuxenutbildning och integration Sundsvalls kommun

Granskning av delegationshantering. Kungälvs kommun

Basgranskning av kultur- och fritidsnämnden 2016

Revisionsrapport Sandvikens kommun Malou Olsson Hanna Franck Larsson

Kungsörs kommun. Uppföljning av intern kontroll Revisionsrapport. KPMG AB Antal sidor: 8

Preliminär budget för överförmyndarnämnden

REVISIONSKONTORET. REVISIONSRAPPORT Grundläggande granskning för 2016 av Patientnämnden

Ansvarsutövande: Miljönämnden Sundsvalls kommun

Ansvarsutövande: Stadsbyggnadsnämnden

Överförmyndarenheten, Sjukhusvägen 39, Bollnäs onsdagen den 31 oktober 2018 kl 08:30

Överförmyndare: Verksamhetsplan Sidnr. Innehållsförteckning

Granskning av kommunstyrelsens förutsättningar för styrning och ledning

Politisk riktlinje för styrmodellen i Norrköpings kommun

Ulf Torstensson (S) Ulrika Dahlberg (MP), ordförande Cecilia Widéen (BP) Åsa Olsson (L), 1:e vice ordförande Bertil Eriksson (KD)

Ansvarsutövande: Lantmäterinämnden Sundsvalls kommun

PROTOKOLL 1 (15)

Lekmannarevision erfarenheter från Norrköpings kommun 2015

Revisionsplan 2016 KUNGSBACKA KOMMUN. Antagen

Nämndplan Överförmyndarnämnden 2017

Ansvarsutövande: Kommunstyrelsen Sundsvalls kommun

Landstingets ärende- och beslutsprocess - uppföljning

Granskning år 2015 av patientnämnden

av samhällsbyggnadsnämndens ansvarsutövning Sandvikens kommun

Överförmyndarnämndens verksamhetsplan

Malmö stad Revisionskontoret

Granskning av styrning och kontroll avseende överförmyndarverksamheten

Ändamålsenlighet avseende överförmyndaren

Granskning intern kontroll

REVISIONSKONTORET REVISIONSRAPPORT Gemensam nämnd för samordnad upphandling, lagerhållning och distribution av sjukvårdsprodukter

Reglemente. Reglemente för kommunrevisionen KS-221/2010. Detta reglemente gäller från och med den 1 januari 2011.

Sammanträdesprotokoll 1 (20)

Kommunrevisorernas uppdrag KR-2018/0039 Fastställd av Kommunrevisorerna

FÖRFATTNINGSSAMLING BESLUT GÄLLER FR FLIK SID Öf 1. Delegationsordning för Överförmyndaren

Granskning år 2015 av folkhögskolestyrelsen för Vindelns och Storumans folkhögskolor

Transkript:

REVISIONSRAPPORT 1(9) KR-2014/ 0004 Handläggare, titel, telefon Caroline Nyman, stadsrevisor 011-15 17 99 Revisionsrapport basgranskning av överförmyndaren Innehållsförteckning 1. Inledning... 2 2. Ansvarsområde... 3 3. Resultat och bedömning av dokumentstudier och intervjuer... 4 4. Avslutande bedömning... 8 Bilaga: Definitioner Postadress Besöksadress Telefon Telefax E-post Norrköpings kommun Dalsgatan 14 011-15 17 99 011-15 70 90 revisionskontoret@norrkoping.se Internet 601 81 Norrköping www.norrkoping.se/revision

2(9) 1. Inledning Kommunens revisorer ska enligt revisionsreglementet i Norrköpings kommun årligen granska alla revisionsansvariga i nämnder, styrelser och utskott. Granskningen ska genomföras enligt god revisionssed i kommunal verksamhet och i enlighet med kommunallagen. Denna granskning är en översiktlig granskning av överförmyndarens verksamhet. Vi har i våra bedömningar tagit hänsyn till att överförmyndaren inte är någon politisk nämnd i lagens mening. Då överförmyndaren har en ambition att arbeta nämndslikt har vi så långt det är möjligt ändå utgått från de reglementen och bestämmelser som finns för kommunens nämnder. 1.1. Revisionsfrågor Basgranskningen ska besvara följande revisionsfrågor: Är överförmyndarens ledning, styrning, uppföljning och kontroll av verksamheten ändamålsenlig och tillräcklig? Är överförmyndarens ledning, styrning, uppföljning och kontroll av ekonomin tillräcklig? Har överförmyndaren en god intern kontroll? 1.2. Metod och avgränsning Överförmyndarverksamheten är granskad på ett övergripande sätt vilket innebär att vi utifrån ett särskilt program granskat vissa styrande processer. Vi har i första hand granskat om det finns system och rutiner för en fungerande styrning av verksamheten, tillämpningen har inte granskats i större utsträckning. Granskningens underlag utgörs av dokument och intervjuer. Överförmyndarverksamheten har av revisorerna bedömts till risknivå gul, vilket innebär att följande urval av tjänstemän har intervjuats: enhetschef, ekonom och utredningssekreterare. Även den förtroendevalda överförmyndaren har intervjuats. 1.3. Kvalitetssäkring Denna rapport är sakgranskad av överförmyndaren och enhetschefen, vilket innebär att de fakta som rapporten hänvisar till är kvalitetssäkrade. Slutsatserna och revisionsbedömningarna ansvarar revisionskontoret för. Rapporten är även kvalitetssäkrad på revisionskontoret.

3(9) 1.4. Revisionskriterier Revisionens analyser, slutsatser och bedömningar bygger på lagstiftning och kommunfullmäktiges beslut om uppdrag till överförmyndaren. Granskningen utgår ifrån följande revisionskriterier: Kommunallagen Förvaltningslagen Viss lagstiftning inom överförmyndarens ansvarsområde (föräldrabalken) Styrmodellen för Norrköpings kommun (politiska riktlinjer samt riktlinjer för tjänstemän) Fullmäktiges mål (budget 2014) Reglemente för ekonomisk förvaltning och intern kontroll avseende Norrköpings kommuns nämnder och förvaltningar Överförmyndarens reglemente Arbetsgivarens plan 2014-2016 för Likabehandling, personalutskottets arbetsgivaruppdrag samt kommunens Energiplan och Avfallsplan. Diskrimineringslagen (2008:5267) 2. Ansvarsområde Överförmyndaren ansvarar för att utöva tillsyn över gode män, förvaltare och förmyndare, främst genom att granska årsräkningarna som lämnas in till enheten. Överförmyndaren i Norrköping utövar tillsyn över cirka 800 gode män och 96 förvaltare som var och en kan ha flera huvudmän. I ansvaret ingår även att ansöka hos tingsrätten om anordnande och upphörande av godmanskap och förvaltarskap, att förordna gode män för ensamkommande barn samt att rekrytera och utbilda gode män och förvaltare. Överförmyndaren har stöd av enhetschef och medarbetare på överförmyndarenheten.

4(9) 3. Resultat och bedömning av dokumentstudier och intervjuer 3.1. Styrning och ledning av verksamhet Överförmyndaren har utarbetat en uppdragsplan som fastställdes i januari 2014. Uppdragsplanen, som i praktiken är en kombinerad uppdragsplan och verksamhetsplan, har föregåtts av och innehåller en omvärldsanalys. Planen innehåller olika aktiviteter för att möta politiska mål och prioriteringar. Planen lyfter även fullmäktiges mål 2 och anger två områden för hur detta mål ska uppfyllas. Uppdragsplanen innehåller inte någon koppling till budget eller fullmäktiges fokusområden. Uppföljning av planen sker i praktiken kontinuerligt genom att överförmyndaren är en del av verksamheten och närvarande i vardagen. Uppföljning sker även formellt med hjälp av nyckeltal vilka mäter målen i uppdragsplanen. Överförmyndaren har genomfört såväl brukarundersökningar som jämförelser med andra kommuner. För uppdragsplanen för 2013 genomfördes våren 2014 en uppföljning av tillgängligheten med hjälp av en enkät till gode män, förvaltare och förmyndare. Resultatet från enkäten är sammanställt och ska under hösten 2014 analyseras närmare. Det finns även planer på att göra enkäter till kommunens enhetschefer i syfte att undersöka hur de gode männen fungerar för t ex äldre i särskilt boende. Detta är ännu inte genomfört. Överförmyndaren deltar även i ett nationellt nätverk för överförmyndare, för att fördjupa kunskap och öka kvaliteten. Synpunktshantering och systematiskt kvalitetssäkringsarbete förekommer i begränsad omfattning. Det finns en synpunktshantering och huvudmannens synpunkter utreds och sammanställs vid klagomål. Vid en planeringsdag under 2014 genomfördes för första gången en genomgång av enhetens processer med all personal. Kvalitetsuppföljningen ska på sikt omfatta hela verksamheten och därför behövde processerna kartläggas inom enheten. Detta skedde som ett led i planeringsarbetet med att en överförmyndarnämnd ska inrättas i januari 2015, se 3.4. Det finns en delegationsordning för överförmyndarens verksamhet som är anpassad till den nuvarande verksamheten. Alla delegationer anmäls inte till överförmyndarens sammanträden utan några sker som ett arbetssätt i vardagen. Handläggarna kommer då in till överförmyndaren med dessa ärenden och stämmer av.

5(9) 3.1.1. Jämställdhet och hållbar utveckling Överförmyndaren har inte beaktat preciseringen för hållbar utveckling och strategiska miljöfaktorer i sin uppdragsplan. Inte heller är uppdraget att främja jämställdhet och motverka diskriminering i arbetslivet beaktat i uppdragsplanen. På arbetsplatsträffar lyfts frågorna om diskriminering i arbetslivet genom arbetet med medarbetarskap i Norrköpings kommun (den Blå Tråden). Tillgänglighetsfrågorna är synliga i uppdragsplanen och verksamheten uppger vid intervjuer att de arbetar med detta. Överförmyndaren har även ansökt om investeringsmedel i syfte att utöka e-tjänsterna, vilket i sig syftar till öka tillgängligheten. I fullmäktiges precisering om hållbar utveckling anges att verksamheterna ska verka för att barn, ungdomar och vuxna får en jämställd fritid. Detta arbetar överförmyndarens verksamhet med på så sätt att handläggarna under sommaren får uppdrag att prioritera barn och unga som begär uttag från sina spärrade konton för semesteraktiviteter. Även unga och barn som önskar beviljande av medel för läger, idrottsutrustning och liknande prioriteras i handläggningen. Revisionsbedömning Överförmyndaren behöver aktivt arbeta med att utveckla ett systematiskt kvalitetsarbete i sin verksamhet. Detta i kombination med separat uppdragsplan och verksamhetsplan tydliggör styrningen från mål till genomförande och uppföljning av densamma. Det är även väsentligt att överförmyndaren skärper rutinerna omkring delegation och anmälan av delegationsbeslut. När en nämnd är ansvarig är det väsentligt att detta fungerar. Hållbarhetsfrågorna behöver bli synliga och lyftas i verksamheten. Idag beaktas inte preciseringen för hållbar utveckling i uppdragsplanen. Den sammanfattande bedömningen är att överförmyndarens styrning och ledning är godkänd med vissa brister (gul). Förbättringsområden är att skapa en sammanhållen styrning från uppdragsplan till en separat verksamhetsplan med mål som knyts till det ekonomiska utrymmet så det går att se om målsättningarna är realistiska med dagens budget. Ett systematiskt kvalitetsarbete behöver utvecklas så att styrningen blir en helhet.

6(9) 3.2. Styrning och ledning av ekonomi Vid bokslutet för år 2013 uppvisade överförmyndaren ett positivt resultat om 57 tkr. Inför 2014 är det prognostiserade resultatet att inga avvikelser mot budget kommer att ske. Överförmyndaren har fastställt en internbudget enligt reglementet. De inkommande driftsbidragen från AMS är upptagna i budgeten. Investeringen i ett tekniskt system för e-tjänster framgår i äskandet för 2015 och beräknas som en engångsinvestering på 250 tkr. I syfte att få kontroll över kostnader som släpar efter har överförmyndaren skärpt rutinerna för granskning av årsredovisning. Den nya rutinen kommer att öka kostnadskontrollen över de årsredovisningar där kommunen går in och betalar. Överförmyndaren ligger fortfarande efter med granskning av årsredovisningar för 2013, vilket gör det svårare att upprätta avbetalningsplaner. Revisionsbedömning Den sammanfattande bedömningen är att överförmyndarens styrning och ledning av ekonomin är godkänd (grön). Det är positivt att överförmyndaren skapat en rutin för granskning av årsredovisningar som leder till att kostnadskontrollen ökar. 3.3. Intern kontroll Överförmyndaren har upprättat och fastställt en internkontrollplan i februari 2014 efter begärda justeringar vid decembermötet. Någon dokumenterad risk- och väsentlighetanalys finns inte. Internkontrollplanen för 2014 anger inte hur riskfyllda eller väsentliga de ingående rutinerna i planen är. Det har skett en uppföljning av internkontrollplanen för 2013 i januari 2014. Denna uppföljning är väldigt knapphändig och summarisk. Någon uppföljning av planen för 2014 har ännu inte skett. Genom att överförmyndarenheten är liten sker åtgärder och korrigeringar vid upptäckta brister direkt. Någon formell rutin eller dokumentation har vi inte fått del av. Revisionsbedömning Genom att överförmyndarenhetet idag är liten och att ett nära samarbete sker mellan överförmyndaren och medarbetarna finns en viss kontroll av väsentliga processer. Överförmyndaren behöver se över processerna i verksamheten och bedöma risken och konsekvenserna vid avvikelser och därefter upprätta en internkontrollplan. Det är därför positivt att en ny rutin kommer att ske, men det är inte acceptabelt att detta inte fungerat under 2014.

7(9) Den sammanfattande bedömningen är att överförmyndarens internkontroll, är godkänd med vissa brister (gul). Överförmyndaren behöver upprätta en aktuell internkontrollplan och snarast genomföra en risk och konsekvensbedömning. De uppföljningar som genomförs av internkontrollplanen ska dokumenteras och presenteras vid sammanträden i enlighet med reglemente. 3.4. Verksamhetsspecifika processer Fullmäktige har vid sitt sammanträde i februari 2014 beslutat om att en överförmyndarnämnd ska inrättas i kommunen i samband med att en ny mandatperiod börjar. Det innebär att överförmyndaren övergår i nämnd från och med januari 2015. I nämnden ska finnas tre ledamöter och två ersättare. Med syftet att anpassa verksamheten till nämnd samt att förbereda för nämnd har enhetschef och överförmyndare tagit del av hur andra kommuner gör och har gjort i samma situation. På enheten arbetar medarbetarna med att anpassa styrande dokument till att en nämnd ska ansvara för verksamheten. En ny tjänst som nämndsekreterare har utannonserats och en rekrytering är på gång. Revisionsbedömning Det är positivt att överförmyndaren i god till startat processer med att anpassa sin verksamhet till att en nämnd inrättas. Det är även positivt att all personal involveras i detta arbete. Det är mycket som ska vara på plats januari 2015 och det finns en risk i att stor arbetsbelastning leder till att väsentliga processer inte blir kvalitetssäkrade.

8(9) 4. Avslutande bedömning Den avslutande bedömningen av nämndens verksamhet presenteras utifrån revisionsfrågorna nedan. Är överförmyndarens ledning, styrning, uppföljning och kontroll av verksamheten ändamålsenlig och tillräcklig? Den sammantagna bedömningen är att överförmyndarens ledning, styrning, uppföljning och kontroll av verksamheten inte är helt tillräcklig. GUL Överförmyndaren behöver skapa en sammanhållen styrning från uppdragsplan till en separat verksamhetsplan med mål som knyts till det ekonomiska utrymmet och fullmäktiges preciseringar. Ett systematiskt kvalitetsarbete behöver utvecklas så att styrningen blir en helhet. Är överförmyndarens ledning, styrning, uppföljning och kontroll av ekonomin tillräcklig? Den sammantagna bedömningen är att överförmyndarens styrning, ledning, uppföljning och kontroll av ekonomin i huvudsak är ändamålsenlig och tillräcklig. GRÖN