Kallelse till möte med Arbetsutskottet för kollektivtrafikmyndigheten i Västernorrlands län Härmed kallas du till möte med arbetsutskottet Tid: 2012-02-24, kl. 09.30 15.00 Plats: Myndighetens kansli, Viktoriagatan 16, Kramfors Kaffe serveras från kl. 09.00 och lunch serveras kl. 12.00. Anmäl ditt deltagande senast den 20 februari till Camilla Norberg på telefon 0612-841 21 eller mail camilla.norberg@dintur.se Kramfors 2012-02-17 Kommunalförbundet Kollektivtrafikmyndigheten i Västernorrlands län Bengt Sörlin/ Christine Högberg eu.
till dagordning 1. Öppnande 2. Val av sekreterare för mötet Förbundsdirektionen beslutar: att välja Marika Bystedt till sekreterare för mötet. 3. Val av justeringsman Förbundsdirektionen beslutar att välja: Erik Löfgren. 4. Godkännande av dagordning Arbetsutskottet beslutar att godkänna dagordningen Beslutsfrågor 5. Budgetförhandlingar med ägarna Arbetsutskottet beslutar att: Uppdra till ordföranden och myndighetschefen att genomföra budgetförhandlingarna samt teckna avtal med landstinget och kommunerna. Enligt förbundsordningen punkten 11 ska förbundet senast den 31 mars redovisa underlag för kommande budgetförhandlingar. Enligt samarbetsavtalet punkten 7 skall myndigheten avtala med Landstinget och kommunerna om den trafik som ska bedrivs inom respektive område. Detta bör vara klart innan den 15 juni då nästa direktionsmöte planeras. Till den flerårsplan som antogs vid direktionens möte den 3 februari tillkommer för Sundsvalls kommun kostnaderna för utlösandet av optionen 2013-2014. Detta enligt särskild överenskommelse. 6. Bokslutsprognos 2011 för Västernorrlands läns Trafik AB Arbetsutskottet beslutar att: Föreslå styrelsen för Västernorrlands läns Trafik AB att kvarstå vid de reserveringar som har gjorts i bokslutsprognosen. Västernorrlands läns Trafik AB:s styrelse skall den 30 mars besluta om bokslutet för 2011. Bokslutsarbetet pågår för fullt och en bokslutsprognos tas fram till den 15 februari då Landstinget har begärt att få den. De ägare som begär att få prognosen kommer att få den.
I prognosen har för tvisten med Örntaxi redovisats ca 1,4 miljoner och för upphandlingsskadeavgiften för uppgraderingen av vårt biljettsystem 0,8 miljoner. Bokslutsprognos för Västernorrlands läns Trafik AB 2011. Se bilagda yttranden från advokaterna angående pågående tvister Åke Edin presenterar 2011 års bokslutsprognos för Västernorrlands läns Trafik. 7. Bussgods Arbetsutskottet beslutar: Att till nästa möte med AU den 30 mars fundera över Bussgods roll i kollektivtrafikmyndigheten och hur representationen från myndigheten/bolaget i Bussgods styrelse skall se ut. och beslutsunderlag Bussgods i Västernorrlands län ägs idag till 47 % av Västernorrlands läns Trafik AB. Västernorrlands läns Trafik AB representeras idag i styrelsen för Bussgods av två ordinarie och två suppleanter från bolagsstyrelsen samt ekonomichef och VD som ordinarie och två övriga personal som suppleanter. Bussgods har historiskt sätt köpt VD tjänsten från VLTAB som Per Eriksson har innehaft sedan 2010. En historik återblick på Bussgods i Västernorrland Christine Högberg Bussgods idag och i framtiden Per Eriksson Under mötet bör det tas en allmän diskussion om Bussgods och Kollektivtrafikmyndigheten. 8. Västernorrlands läns Trafik AB:s framtida verksamhet Arbetsutskottet beslutar: Att uppdra till myndighetschefen att göra en översyn av bolagsordningen och att vid AU möte den 30 mars besluta om ledamöter i bolagets styrelse. Alla nuvarande trafikavtal är tecknade med Västernorrlands läns Trafik AB (bolaget). Det senast avtalet som tecknades är Linje 40, Tvärflöjten som går mellan Östersund och Sollefteå. Det avtalet löper till 2018 med en möjlig förlängning på 2 år. Detta innebär att bolaget måste leva till 2018/2020. Bolaget är för närvarande ägare i Bussgods Västernorrland, Samtrans i Västernorrlands län, Norrtåg AB samt Transitio. Ägandet av Samtrafiken har överförts till myndigheten från den 1 januari 2012. Enligt ägarnas beslut skall dessa bolag överföras till kollektivtrafikmyndigheten. För att möjliggöra detta krävs beslut i de olika bolagen, som ex.vis förändringar i ägaravtal/konsortialavtal. Detta innebär att bolagets och myndighetens arbete kommer att påverka varandra under en längre övergångstid. Styrelsen i Västernorrlands läns Trafik AB är valda till bolagsstämman juni 2015. Ny ägare till bolaget är från och med den 1 januari 2012 Kollektivtrafikmyndigheten i Västernorrlands län Bolagsordningen för bolaget bör ses över med anledning av ägarförändringen.
9. Optionerna för den särskilda kollektivtrafiken (SÄKO) Arbetsutskottet beslutar att: Rekommenderar styrelsen för Västernorrlands läns Trafik AB att besluta om att utlösa trafikavtalens optioner. Trafikavtalen för den särskilda kollektivtrafiken upphandlades under 2007 med trafikstart i juni 2008. Trafikavtalet löper till juni 2013 med möjlighet till två optionsår. Optionerna är ensidiga vilket innebär att det är Västernorrlands läns Trafik AB som utlöser optionerna. Enligt förfrågningsunderlaget bör en dialog föras med trafikföretaget innan optionen utlöses. I samband med de årliga produktionsmötena har frågan om optionerna diskuterats och trafikföretagen är positiva till att optionerna utlöses. 10. Upphandling Beslut Ettårsupphandlingen arbetsläget. Ettårsupphandlingen Västernorrlands läns Trafik AB har vid styrelsemötet den 17 juni 35b beslutat att genomföra en ettårsupphandling av ovanstående trafik. Beslutet togs efter dialog med ägarna. Ettårsupphandlingen Förfrågningsunderlaget gick ut den 12 december. Sista dag för anbudslämnande är den 10 februari 2012. Muntlig rapport vid mötet. Upphandlingen påbörjades i bolagets namn men skall avslutas i myndighetens namn. 11. Regionala Trafikförsörjningsprogrammet till beslut: Att notera framlagd information. Att avsätta ytterligare 410.000 kronor av omställningskostnaderna för arbetet med trafikförsörjningsprogrammet. Marika Bystedt har påbörjat arbetet med trafikförsörjningsprogrammet. Marika har tillsammans med Annica Kjellin besökt samtliga kommuner för en dialog om processen för trafikförsörjningsprogrammet. Möte med landstinget är inplanerat. En viktig del av arbetet är att enas om en vision för kollektivtrafikmyndigheten. En annan frågeställning är frågan om hur man skall tolka besluten om allmän trafikplikt. En budget för framtagandet av trafikförsörjningsprogrammet har tagits fram och finns redovisad i separat bilaga.
Beskrivning av processen för arbetet med trafikförsörjningsprogrammet finns som bilaga på intranätet. på budget finns som bilaga på intranätet. 12. Marknadsstrategi för kollektivtrafiken i Västernorrland till beslut: Att uppdra till myndighetschefen att arbeta vidare med processen med framtagandet av en Marknadsstrategi för kollektivtrafiken i Västernorrland och att den skall integreras i Trafikförsörjningsprogrammet. Myndighetens marknadsstrategi är en del av kommande trafikförsörjningsprogram. AU kommer fortlöpande att få information om arbetet. Se bilagda PM på intranätet. Muntlig rapport på mötet av Annica Kjellin. 13. Representation i NTF till beslut Att uppdra till myndighetschefen att utse en representant från personalen till att företräda myndigheten i NTF:s styrelse. Västernorrlands läns Trafik AB har varit representerad i NTF:s styrelse. Frågan har kommit från NTF om myndigheten har för avsikt att vara representerad i NTF. Rapporter 14. Norrtåg till beslut: Att godkänna rapporten. Trafiken med de nya fordonen mellan Örnsköldsvik - Umeå fungerade bra fram till nyår. Efter nyår har trafiken störts av brist på fordon och till viss del dålig snöröjning. Se bifogad VD-information från Maria Höglander. 15. Uppgradering av biljettsystemet till beslut: Att godkänna rapporten Christine Högberg redogör muntligt på mötet om bakgrunden till uppgraderingen. Genomförandet har planerats till i början av april. Förseningar har uppstått bland annat på grund av förseningar med EMV- terminalerna som innebär att systemet inte kan testas fullt ut. Vid mötet presenteras en reviderad tidsplan.
16. Allmänna verksamhetsfrågor a) Taxefrågor i den särskilda kollektivtrafiken samt kompletteringstrafiken till beslut: Att godkänna rapporterna. För den särskilda kollektivtrafiken gäller särskilda taxeregler som innebär att kunden betalar 1,5 ggr busstaxan. Detta beslut togs i samband med att Länstrafiken köpte beställningscentralen. Idag följs inte detta beslut i alla kommuner. Kompletteringstrafiken körs av våra taxiåkare. Taxametrarna i taxifordonen kan inte hantera våra reskort. Detta innebär att taxan för kompletteringstrafiken inte följer övrig linjetrafik. Muntlig rapport från Per Eriksson. b) Översyn av rutiner och arbetssätt på grund av myndighetsbildandet till beslut: Att godkänna rapporterna Tillträdande myndighetschef har påbörjat en process med översyn av rutiner och arbetssätt på grund av myndighetsbildandet. Följande frågor står på dagordningen: Bättre utnyttjande av lokalerna Utveckling av ett digitalt diarium Översyn av den externa och interna webben. Utveckling av ett avtalsregister Uppgradering av växelfunktionerna och email Muntlig rapport på mötet. 17. Statistikrapporter Linjetrafiken: Resandet 2011 Kolbar 2011 Kundsynpunkter 2011 Den särskilda kollektivtrafiken Resandet 2011 Anbaro 2011 Samordningen 2011 Kundsynpunkter 2011. Analyser av statistiken, föredragande Annica Kjellin.