Stadsrevisionen Revisionsplan år 2016 goteborg.se/stadsrevisionen
2 REVISIONSPLAN ÅR 2016 Innehållsförteckning Revisionsplan år 2016 3 Revisorernas vision, mål, uppdrag och arbetssätt 3 Riskidentifiering och inriktning 5 Riskområden och prioriterade inriktningar år 2016 7 Pågående projekt 18
REVISIONSPLAN ÅR 2016 3 Revisionsplan år 2016 Revisionsplanen för 2016 innehåller årets granskningsinriktningar, med utgångspunkt från prioriterade riskområden. Förändringar eller händelser som inträffar i vår omvärld, i staden eller dess verksamheter kan påverka bedömningen av vad som utgör prioriterade risker. Det kan innebära att vi under året behöver göra anpassningar av vår planering. För att revisionen vi genomför ska vara aktuell och relevant behöver vår verksamhet därför kännetecknas av en hög grad av flexibilitet och anpassningsförmåga. Revisionsplanen utgör, tillsammans med revisionskontorets riskanalyser för samtliga nämnder och bolag, grunden för den detaljerade planeringen av 2016 års granskning. Revisionsplanen kompletteras under året med granskningsplaner för kommunstyrelsen, nämnder och bolag samt granskningsplaner för större projekt, fördjupade granskningar, som berör flera enheter. Under hösten görs en uppföljning mot den fastställda revisionsplanen som kan föranleda viss revidering av granskningens inriktning och omfattning. Utöver att initiera ny granskning genomför revisorerna möten med nämnder och styrelser för att föra dialog samt presentera iakttagelser från granskningen av verksamhetsåret 2015. Revisorernas vision, mål, uppdrag och arbetssätt Stadsrevisionens vision är att stärka tilltron till det demokratiska systemet. Det uppnås genom att vi i vår granskning medverkar till en ändamålsenlig styrning och ledning av stadens verksamheter. Granskningen inriktas i huvudsak mot prövningen av att verksamheten i stadens nämnder och bolag genomförs på ett effektivt, lagenligt och ändamålsenligt sätt, men också mot den stödjande och mer utvecklingsinriktade delen av revisorernas uppdrag. Mål Stadsrevisionens bedömningar bygger på granskningar som utförs professionellt av sakkunniga yrkesrevisorer. Bedömningar och granskningar vilar på objektiv och saklig grund. I anslutning till granskningarna ska revisorerna sträva efter att stödja förbättringar
4 REVISIONSPLAN ÅR 2016 och en positiv utveckling i stadens verksamheter, vilket bland annat sker genom ett öppet och konstruktivt förhållningssätt och genom en aktiv dialog med berörda verksamheter om våra iakttagelser och rekommendationer. Revisorerna har formulerat följande övergripande mål för stadsrevisionen för åren 2016 2018: Stadsrevisionen ska uppfattas som oberoende, publik och tydlig. Stadsrevisionen ska ha hög trovärdighet och skapa högt förtroende för revisionens iakttagelser. Stadsrevisionen ska arbeta stödjande genom att i sin granskning bidra till förbättringar i verksamheten. Uppdrag Revisionens uppdrag är till stor del reglerat i lag och god sed. Den kommunala revisionen är ett lokalt demokratiskt kontrollinstrument med uppdrag att granska den verksamhet som bedrivs i nämnder och styrelser. Granskning ska genomföras med en sådan omfattning att revisorerna årligen kan bedöma att: kommunens och de kommunala bolagens utövade verksamhet är ändamålsenlig och ekonomiskt tillfredsställande kommunstyrelsens och de enskilda nämndernas räkenskaper är rättvisande samt att Göteborgs Stads årsredovisning, som omfattar kommunen och den sammanställda redovisningen, är rättvisande den interna kontrollen i kommunstyrelsen, nämnder och bolag är tillräcklig resultatet i en delårsrapport och årsbokslutet är förenliga med de mål fullmäktige beslutat redovisningen enligt lagen om insyn i vissa finansiella förbindelser har fullgjorts. Kommunfullmäktige har gett stadsrevisionen ett särskilt uppdrag att stärka granskningen av nämnders och styrelsers interna styrning och kontroll och därmed bidra till att identifiera brister och minska risken för oegentligheter inom Göteborgs Stad. Därutöver har stadsrevisionen ett uppdrag att årligen granska upphandling och inköp i stadens verksamheter. I valet av granskningsinriktning är också kommunfullmäktiges prioriterade mål av stor vikt.
REVISIONSPLAN ÅR 2016 5 Arbetssätt Den goda revisionsseden slår fast att revisorerna ska arbeta stödjande. Det innebär att revisorerna bidrar till förbättringar i verksamheten genom att uppmärksamma brister i sina granskningar. God revisionssed formas och utvecklas successivt av revisorerna själva och utgår från den kommunala sektorns särskilda förhållanden, inte minst att revisionen utövas av förtroendevalda revisorer under offentlig insyn. Stadsrevisionen följer i sitt arbetssätt vedertagen revisionsprocess, det vill säga God Revisionssed i kommunal verksamhet (Sveriges Kommuner och Landsting). Bild 1: Revisionsprocessen Riskidentifiering och inriktning Vår granskning baseras på en analys av de risker som utgör hot eller hinder för att kommunfullmäktiges mål och verksamheternas uppdrag inte ska kunna uppfyllas. Riskerna värderas utifrån väsentlighetskriterier. Analysen sker genom en systematisk identifiering och värdering av risker. Inom kommunal revision omfattar väsentlighetsbegreppet inte bara betydande belopp utan också viktiga principfrågor för kommunal verksamhet. Revisionsinriktningen blir beroende av hur styrelser, nämnder, förvaltningar och bolag hanterar och kontrollerar riskerna. Granskningar kan också genomföras där analyser ger otydliga eller otillräckliga svar.
6 REVISIONSPLAN ÅR 2016 Bild 2: Modell för riskanalys Granskningen ska inriktas på sådana förhållanden som kan påverka bedömningen av styrelsens och nämndernas förvaltning och räkenskaper det vill säga underlag för fullmäktiges ansvarsprövning. Granskningen kan även stödja ändamålsenlighet och effektivitet i ett koncernperspektiv. Granskningen ska normalt avslutas inom ett år men kan i vissa fall sträckas ut över längre tid. Revisionsplanen bygger på en risk- och väsentlighetsanalys som har genomförts av de förtroendevalda revisorerna och revisionskontorets medarbetare. Viktiga utgångspunkter för analysen är: kommunfullmäktiges uppdrag och direktiv erfarenheter från tidigare granskning löpande kontakter med stadens verksamheter förändringar i stadens organisation omvärldsförändringar. Utöver en regelbunden uppdatering av risk- och väsentlighetsanalysen måste revisorerna också ha en beredskap för att med kort varsel genomföra avgränsade och inte tidigare planerade granskningar när omständigheterna så kräver.
REVISIONSPLAN ÅR 2016 7 Riskområden och prioriterade inriktningar år 2016 I det här avsnittet redovisas de områden som prioriterats i en övergripande risk- och väsentlighetsanalys inför 2016 års granskning. Under revisionsåret finns möjlighet att göra nya prioriteringar mot bakgrund av en förändrad riskbild. Intern styrning och kontroll Det är styrelser och nämnder som har ansvar för den interna styrningen och kontrollen. Revisorernas uppdrag är att pröva om denna är tillräcklig. Intern styrning och kontroll är en process där politisk och professionell ledning samt personal samverkar för att med rimlig grad av säkerhet kunna nå: ändamålsenlig och effektiv verksamhet tillförlitlig finansiell rapportering och information om verksamheten efterlevnad av lagar, föreskrifter och riktlinjer. Med intern styrning och kontroll avses systematiskt ordnade kontroller i organisationen, system, processer och rutiner med det primära syftet att nämnden eller styrelsen ska fullgöra sitt uppdrag och uppfylla kommunfullmäktiges mål. I den interna styrningen och kontrollen ingår därmed att skapa ändamålsenliga och väl dokumenterade rutiner, skydda mot förluster eller förstörelse av tillgångar och att eliminera samt upptäcka fel. Den interna kontrollen har över tid kommit att inta en allt mer strategisk roll inom många företag eller organisationer. Därmed har i allt högre grad behovet av ledningens engagemang för den interna styrningen och kontrollen kommit att betonas. Parallellt med denna utveckling har det också allt mer betonats att intern kontroll ytterst handlar om styrningen av verksamheten ska styrningen av en verksamhet bli framgångsrik, måste en tillfredsställande kontroll upprättas och upprätthållas. En grundläggande granskning av verksamheten genomförs för samtliga bolag, nämnder och övriga enheter som ingår i revisionsuppdraget. Den grundläggande granskningen syftar till att översiktligt bedöma nämndernas och bolagens ledning och styrning samt interna kontroll.
8 REVISIONSPLAN ÅR 2016 Det innebär att revisorerna löpande följer nämnders och bolags protokoll och handlingar och informerar sig om verksamheten. Granskningen omfattar följande delar: följsamhet mot reglemente följsamhet mot ägardirektiv följsamhet mot kommunfullmäktiges riktlinjer och direktiv för Göteborgs Stads bolag följsamhet mot kommunfullmäktiges budget följsamhet mot kommunfullmäktiges regler för budget och uppföljning följsamhet mot kommunfullmäktiges riktlinjer för intern kontroll styrning och uppföljning av verksamhet och ekonomi delegation beslutsunderlag hantering av särskilda uppdrag från kommunstyrelsen/ kommunfullmäktige. Den grundläggande granskningen följer huvuddragen i lednings- och styrningsprocessen och ger en uppfattning om hur processen är organiserad och hur den i praktiken fungerar. Vid eventuella avvikelser i förhållande till lagstiftning och kommunfullmäktiges policydokument och riktlinjer, inom de områden som omfattas av den grundläggande granskningen, avgör revisorerna om det finns behov av mer omfattande granskning. Som ovan nämnts har revisorerna av kommunfullmäktige fått ett utökat uppdrag som innebär förstärkt granskning av nämndernas och styrelsernas interna styrning och kontroll och kommer därför under 2016 att ha fortsatt fokus på detta område. Ändamålsenlighet Granskning av ändamålsenlighet är ett av huvuduppdragen för den kommunala revisionen. Att granska om verksamheten sköts på ett ändamålsenligt sätt handlar om att värdera om verksamheten lever upp till fullmäktiges mål, beslut och riktlinjer samt de föreskrifter och lagar som gäller för verksamheten.
REVISIONSPLAN ÅR 2016 9 Granskning av ändamålsenlighet handlar därutöver om att värdera den återkoppling som nämnder och styrelser får utifrån utlagda uppdrag till förvaltningar och bolag och i förlängningen utifrån KF:s mål och uppdrag. Granskning av ändamålsenlighet görs genom tydlig inriktning på nämnders och bolags huvudprocesser och kärnverksamheter, så som de är formulerade i lagstiftning, riktlinjer, ägardirektiv och reglemente. Stadsutveckling Västsvenska paketet Västsvenska paketet består av en rad infrastruktursatsningar på kollektivtrafik, järnvägar och vägar som ska bidra till att skapa en större arbetsmarknad och främja sysselsättning och tillväxt. Syftet är även att bidra till att bromsa trafikens negativa påverkan på miljön och minska sårbarheten i vägsystemet. Samarbetsparter i arbetet med Västsvenska paketet är Göteborgs Stad, Västra Götalandsregionen, Göteborgsregionens kommunalförbund, Region Halland, Trafikverket och Västtrafik. För Göteborgs Stad innebär Västsvenska paketet en rad finansiella åtaganden och krav på samordning. Många av stadens verksamheter berörs, vilket ställer krav på ett gemensamt agerande, inte minst i förhållande till Trafikverket. Paketet omfattar investeringsutgifter på totalt 34 miljarder kronor mellan åren 2010 2027. Olika aspekter av det västsvenska paketet har granskats de senaste åren. År 2013 granskades projektstyrning och projektredovisning vid trafiknämnden kopplat till Västsvenska paketet. År 2014 granskades trafiknämndens ekonomistyrning av projekt inom västsvenska paketet. I stadsrevisionens pågående granskning av beslutsunderlag vid betydande investeringar (se mer på sidan 23) ingår bland annat investeringsbesluten om ny Göta Älvbro och Gamlestadstorg, båda delar i det västsvenska paketet, som granskningsunderlag. Det västsvenska paketet är av omfattande strategisk betydelse för staden. Stadsrevisionen följer löpande utvecklingen och kommer vid behov att initiera ny granskning.
10 REVISIONSPLAN ÅR 2016 Bostadsbyggande I kommunfullmäktiges budget för 2016 framhålls att bostadsbristen är stor i Göteborg. Utöver trångboddhet och osäkra boendeförhållanden bidrar bostadsbristen till hemlöshet. Kommunfullmäktige konstaterar att takten i bostadsbyggandet har ökat men att mycket kvarstår och att bostadsbyggandet inte håller jämna steg med befolkningsutvecklingen. För att möta ovanstående utmaning anger kommunfullmäkige bland annat att planeringen för nya bostäder för att höja utbyggnadstakten ska öka än mer kommande år. Cirka 12 000 bostäder har startats i detaljplaner under 2015. Förutom normalproduktionen om cirka 4 000 bostäder i startade detaljplaner tillkommer de bostadsplaner som startas inom Jubileumssatsningen. För att möjliggöra ökningen av takten i bostadsbyggandet anger kommunfulläktige dessutom att antalet markanvisningar ska öka. Stadsrevisionen har under de senaste åren granskat stadens bostadsbyggande utifrån ett antal olika aspekter och för närvarande pågår ett större fördjupat projekt inom området (se mer sidan 20). En viktig framgångsfaktor för att kunna nå ökade volymer är att organisationerna är bemannade med den kompetens som krävs utifrån verksamheternas mål och uppdrag. Flera av de nämnder som berörs av målen kring bostadsproduktionen befinner sig på en konkurrensutsatt arbetsmarknad där konkurrensen om ingenjörer och övrig samhällsbyggnadskompetens fortsätter att vara hög. För vissa grupper ökar dessutom personalomsättningen och det är svårt att rekrytera och behålla medarbetare med erfarenhet. Ska de ökade målen nås är det mycket viktigt att staden uppfattas som en attraktiv arbetsgivare där det finns goda möjligheter att utvecklas i sitt yrke och där arbetsmiljön är god. Granskning inom området kommer att genomföras under 2016. Ledning och styrning i staden Nämnders och styrelsers ledning och styrning av verksamheten är en viktig del i revisorernas granskning. En ändamålsenlig ledning och styrning förutsätter ansvarstagande för verksamheten. Nämndernas ansvar för verksamheten och för att genomföra det uppdrag kommunfullmäktige gett nämnden gäller varje enskild ledamot. Årligen prövas nämnderna utifrån sitt lagstadgade ansvar.
REVISIONSPLAN ÅR 2016 11 Stadens styrelser har enligt aktiebolagslagen att svara för respektive bolags organisation och förvaltning. Styrelserna ska agera på ett följsamt sätt i förhållande till de krav som ställs av gällande lag och ägardirektiv. För att kunna svara upp mot dessa krav krävs ändamålsenlighet i styrelsernas arbetssätt. Under 2016 kommer granskning att genomföras inom detta område. Styrning av stadens bolag I och med bildandet av ett gemensamt koncernbolag (Göteborgs Stadshus AB) är samtliga hel och delägda bolag sedan 2014 samlade i en koncernbildning. Det nya koncernbolaget har tilldelats en viktig roll när det gäller styrning och samordning av bolagen och att öka den politiska styrningen av stadens bolag och göra den mer synlig. Enligt beslutet om ny bolagsstruktur samt riktlinjer för ägarstyrning av stadens bolag förutsätts detta ske genom en aktiv och närvarande dialog och ett konstruktivt och främjande arbetssätt, såväl mellan koncernbolaget och moderbolagen för de olika bolagsklustren, som mellan moderbolag och dotterbolag inom bolagsklustren. Kommunfullmäktige och kommunstyrelsen har också viktiga uppgifter att fylla i styrningen av bolagen. Kommunfullmäktiges styrning sker främst genom stadens budget, generella ägardirektiv, beslut i enskilda ärenden av vikt samt genom bolagsspecifika ägardirektiv. Kommunstyrelsens roll tar sin utgångspunkt i kommunallagens bestämmelser om den så kallade uppsiktsplikten. Inom ramen för denna roll kan kommunstyrelsen ta olika initiativ som får konsekvenser för styrningen av bolagen. Kommunstyrelsen ska också årligen pröva om den verksamhet som bedrivits av helägda och delägda bolag har varit förenlig med det fastställda kommunala ändamålet och utförts inom ramen för de kommunala befogenheterna. Om kommunstyrelsen finner att så inte är fallet ska den lämna förslag till fullmäktige om nödvändiga åtgärder. En ytterligare aspekt av styrningen i Göteborgs stad är att beslut i ägaranknutna bolagsfrågor, med ett antal undantag där beslut fattas av kommunfullmäktige, har vidaredelegerats från kommunstyrelsen till kommunstyrelsens arbetsutskott. Om de intentioner för styrning av stadens bolag som framgår av den genomförda bolagsöversynen har förvekligats och om styrningen mellan de olika aktörerna (kommunfullmäktige, kommunstyrelsen och koncernbolaget) är tydlig bedöms vara ett prioriterat område för granskning 2016.
12 REVISIONSPLAN ÅR 2016 Stadens kameraövervakning Kameraövervakningen i samhället har ökat drastiskt det senaste årtiondet. Gällande kameraövervakningslag trädde i kraft 1 juli 2013 och innebär bland annat ökade möjligheter till kameraövervakning utan krav på tillstånd. Kameraövervakning syftar framför allt till att vara brottsförebyggande och trygghetsskapande. Mot detta ställs kameraövervakningens kränkning av den personliga integriteten personers rätt till områden som är skyddade mot intrång såväl fysiskt som psykiskt. Det är exempelvis normalt sett inte tillåtet att använda kameror som inte syns. Utgångspunkten är att den som är kameraövervakad ska veta om att så är fallet. Senast länsstyrelserna, som är nationell tillsynsmyndighet för kameraövervakning, genomförde tillsyn av kommunal verksamhet var 2012. Denna tillsyn omfattade skolorna i Sverige. Tillsynen visade att av 275 granskade skolor bedrev 118 skolor olaglig kameraövervakning (12 av 24 skolor i Västra Götalandsregionen). Utöver gällande lagar, förordningar och föreskrifter på området har kommunfullmäktige beslutat om policy och riktlinjer som talar om för stadens bolag och nämnder hur material skall bevaras, förvaras och gallras, att de ska upprätta förteckning över samtlig övervakningsutrustning inklusive de som inte kräver tillstånd från länsstyrelsen samt följa upp effekten av övervakning och graden av intrång i den personliga integriteten. En risk med tillämpning av kameraövervakning som inte följer lagstiftningen på området är att människor kan utsättas för otillbörlig integritetskränkning. Ytterligare en risk är att kameraövervakning inom Göteborgs Stad kan utgöra en förtroenderisk för den kommunala verksamheten om inte stadens nämnder och bolag följer fullmäktiges policy och riktlinjer på området. Inför 2016 bedöms stadens kameraövervakning vara ett prioriterat område för granskning. It-system Stora delar av Göteborgs stads informationsflöde hanteras med hjälp av it-system och integrationer dem emellan. Information ska vara en tillgång för staden och dess invånare, går den förlorad eller är felaktig kan det få konsekvenser för verksamhetskritiska processer. Informationssäkerhet får därför allt större betydelse och handlar inte bara om administrativt arbete utan även om teknik. Bra
REVISIONSPLAN ÅR 2016 13 informationssäkerhet ger inte bara staden förtroende och borgar för effektiv informationshantering utan ger också informationen rätt skydd för att kunna upprätthålla sekretess, tillgänglighet samt spårbarhet. Det är därför väsentligt att den interna kontrollen i stadens olika it-system är tillfredsställande, inte minst mot bakgrund av att allt fler av de system som används idag utgörs av molntjänster. Molntjänster innebär att externa leverantörer tillhandahåller processorkraft, lagring och funktioner som tjänster över internet. Granskningar av stadens olika it-system genomförs löpande med fokus på såväl internkontrollfrågor som systemens förmåga att bidra till effektivitet i stadens verksamheter. För närvarande pågår en större granskning inom it-området (se mer på sid 19). Ytterligare granskningar inom it-området är aktuella under 2016. Personalfrågor förutsättningar för stadens chefer Stadsrevisionen har i tidigare granskningar fokuserat på betydelsen av förutsättningar för ledarskap i stadens verksamheter. 2003 granskades både förutsättningar för förvaltnings- och bolagschefers ledarskap samt ekonomichefsrollen inom stadsdelsnämnderna. Under 2006 granskade stadsrevisionen ledningsgruppernas sammansättning i Göteborgs stad ur ett mångfaldsperspektiv. 2013 granskade stadsrevisionen förutsättningar för rektorernas pedagogiska ledarskap. Av Göteborgs Stads medarbetar- och arbetsmiljöpolicy framgår att det är en strategisk fråga att utveckla chefs- och ledarskapet för att klara dagens och framtidens utmaningar. I policyn beskris chefsrollen utifrån tre perspektiv; ledare, verksamhetsföreträdare och arbetsgivarföreträdare. Det finns uppenbara risker för Göteborgs stads verksamheter om förmågan, att rekrytera, fortbilda och behålla chefer och ledare på olika nivåer, är bristande. Det är därför av stor vikt att chefer och ledare får de förutsättningar och resurser som krävs för att kunna uppfylla de krav som Göteborgs stad ställer. Personalfrågor, med inriktning mot förutsättningarna för stadens chefer kommer, att granskas under 2016.
14 REVISIONSPLAN ÅR 2016 Stadsdelsnämndernas verksamhet Stadsdelsnämnderna ansvarar för kommunal service till medborgarna i form av bland annat förskola, grundskola, äldreomsorg, individ- och familjeomsorg samt funktionshinder. I kommunfullmäktiges budget för 2016 tilldelas stadsdelsnämnderna totalt ett kommunbidrag på över 22 miljarder kronor. Detta motsvarar ungefär 78 procent av det totala kommunbidraget till samtliga stadens nämnder. Skolans förebyggande arbete mot kränkande behandling Alla barn och elever har rätt att vistas i en skolmiljö fri från diskriminering, trakasserier och kränkande behandling. Elevernas trygghet och trivsel i skolan är en förutsättning för fungerande inlärning och kunskapsutveckling. Skolan har en viktig uppgift när det gäller att förmedla de grundläggande värden som vårt samhällsliv vilar på. Det finns ingen motsättning mellan skolans kunskapsuppdrag och det sociala uppdraget, dessa går hand i hand. Värdegrundsarbetet bör därför genomsyra all verksamhet i skolan. Enlig skollagen ska skolan bedriva ett målinriktat arbete för att motverka kränkande behandling av elever. Skolan ska därför upprätta en plan över åtgärder som behövs för att förebygga och förhindra kränkningar. I händelse av kränkande behandling i skolan finns det en skyldighet att anmäla, utreda samt vidta åtgärder. I sin budget för 2016 skriver kommunfullmäktige att skolan ska förankra och utveckla demokrati och mänskliga rättigheter samt arbeta mot alla former av mobbning, diskriminering och kränkningar. Vidare anger kommunfullmäktige att skolorna ska följa rutiner för att förhindra diskriminering, trakasserier och kränkningar i skolan och på nätet. Både skollag och kommunfullmäktiges styrdokument anger att huvudmannen (läs stadsdelnämnd eller utbildningsnämnd) ska vidta aktiva åtgärder för att förebygga och förhindra kränkande behandling och trakasserier. För att kunna åtgärda trakasserier och kränkningar då de uppstår måste skolorna ha rutiner för att försäkra sig om att de upptäcks. Skolans förebyggande arbete mot kränkande behandling har identifierats som ett prioriterat granskningsområde för 2016.
REVISIONSPLAN ÅR 2016 15 Personalfrågor arbetsmiljö inom äldreomsorgen I kommunfullmäktige budget för 2016 anges som mål att äldres livsvillkor ska förbättras, vilket kan ske genom att äldres självbestämmande stärks och att hälsoskillnader utjämnas. Stadens verksamheter ska möta de äldre med respekt för den enskildes integritet och självbestämmande. Kommunfullmäktige skriver vidare att äldreomsorgen ska ha hög personalkontinuitet samt att verksamheten ska arbeta med att mobilisera personalens engagemang och arbetsmotivation, eftersom detta är en strategisk faktor för äldreomsorgens utveckling. Stadsrevisionen har tidigare genomfört granskningar av kvalitet och bemötande vid äldreboenden (2010) och av hemtjänstens verksamhet (2014). I samband med dessa granskningar har frågor om personalens arbetsmiljö uppmärksammats. Enligt stadens medarbetar- och arbetsmiljöpolicy är ett systematiskt arbetsmiljöarbete en självklar och integrerad del av stadens verksamheter. En god arbetsmiljö är en förutsättning för väl fungerande arbetsplatser, god effektivitet och kvalitet i verksamheten. Därför är arbetsmiljön en strategisk fråga för Göteborgs Stad. Enligt stadens policy ska en god arbetsmiljö prägla Göteborgs Stad i dess tjänster, i sättet att leda och organisera arbetet, i samverkan människor emellan, i utrustningar, lokaler och anläggningar. Staden eftersträvar dessutom en högre standard än minimikraven för god arbetsmiljö. Stadsrevisionen har identifierat personalens arbetsmiljö inom äldreomsorgen som ett prioriterat granskningsområde för 2016. Upphandling och inköp Värdet av Göteborgs Stads samlade upphandling och inköp är omfattande. Som en följd av detta är det av betydelse att nämnder och bolag har en god intern kontroll över upphandlings- och inköpsprocessen. Ytterligare en utmaning som nämnder och bolag har att möta när upphandling är genomförd och avtal är tecknat är att tillförsäkra sig ändamålsenliga och tillräckliga förutsättningar att styra, följa upp och kontrollera den verksamhet som utförs av externa leverantörer. Upphandling och inköp är också ett förtroendekänsligt område. Stadsrevisionen har som ovan nämnts ett särskilt uppdrag från kommunfullmäktige att löpande följa upphandlings- och inköpsverksamheten i staden. Under 2016 kommer upphandlingsoch inköpsverksamheten att granskas inom några av stadens nämnder och bolag.
16 REVISIONSPLAN ÅR 2016 Förtroendekänsliga områden Verksamhet som bedrivs med offentliga medel ska förvaltas på ett betryggande sätt och med en tillfredsställande intern kontroll. Därtill har både Göteborgs Stad och allmänheten ett stort intresse av saklighet och opartiskhet i utövandet av offentlig verksamhet och att förtroendet för staden och dess anställda upprätthålls. Regeringsformen anger att den som fullgör offentliga förvaltningsuppgifter ska iaktta saklighet och opartiskhet och det finns regler om jäv som syftar till att garantera objektivitet och saklighet inom offentlig verksamhet. Att minska riskerna för oegentligheter och för att någon i organisationen gör fel eller utsätts för otillåten påverkan i sin tjänsteutövning, är en viktig fråga för staden. Som ovan nämnts har kommunfullmäktige dessutom gett stadsrevisionen ett särskilt uppdrag som ska bidra till att identifiera brister och minska risken för oegentligheter inom Göteborgs Stad. Exempel på områden som är av förtroendekänslig karaktär är bisysslor, arvoden, jäv, myndighetsutövning, föreningsbidrag, lagerhantering samt representation och för närvarande pågår två större projekt inom det förtroendekänsliga området (se mer på sidorna 21 och 22). Under 2016 kommer förtroendekänsliga områden att granskas inom några av stadens nämnder och bolag. Finansiella risker och redovisning Nämnder och bolag ansvarar för att arbeta med kostnadskontroll och noggrann uppföljning. Resurserna inom den kommunala sektorn är i hög grad uppbundna i långsiktiga åtaganden i form av till exempel anställningsavtal, hyresavtal eller investeringar i anläggningstillgångar. Därför krävs en god framförhållning och beredskap för att kunna anpassa verksamheten till nya eller förändrade förutsättningar. Det är då av yttersta vikt att uppföljning av ekonomi och verksamhet för hela staden ger tillförlitlig information under hela året. Intern kontroll i redovisningsrutiner Årligen granskas nämndernas interna kontroll i redovisningsrutiner och system. Granskningsinsatsen baseras på en riskanalys per nämnd och på de noteringar som funnits i tidigare års granskningar.
REVISIONSPLAN ÅR 2016 17 God ekonomisk hushållning Enligt kommunallagen ställs preciserade krav på kommunerna att besluta om både finansiella och verksamhetsmässiga mål som är av betydelse för god ekonomisk hushållning. De prioriterade målen för verksamheten följs upp och återrapporteras i uppföljningsrapporter under året och i samband med årsbokslutet. Revisorernas uppdrag omfattar att uttala sig om uppföljningen av kommunfullmäktiges mål för god ekonomisk hushållning i samband med årsbokslut och delårsbokslut. Insyn i vissa finansiella förbindelser Lagen om insyn i vissa finansiella förbindelser ställer krav på viss redovisning i offentliga verksamheter genom öppen och separat redovisning. Insynslagens intention är att underlätta insyn och motverka konkurrensproblem. Styrelsen ansvarar för att denna redovisningsskyldighet uppfylls. Revisorerna ska för varje räkenskapsår intyga om redovisningen har fullgjorts. Bokslut och delårsrapport per augusti Kommunstyrelsen upprättar Göteborgs Stads årsredovisning som omfattar kommunens och koncernens räkenskaper. Stadsrevisionens granskning av årsredovisningen omfattar en bedömning av att räkenskaperna upprättats i enlighet med gällande regelverk och god redovisningssed samt att styrelser och nämnder följt stadsledningskontorets anvisningar. Processen för framtagande av årsredovisningen är komplex till följd av att normutvecklingen skiljer sig mellan olika enheter inom staden. För att säkerställa en tillräcklig kvalitet i bokslutsarbetet granskas även stadens process att ta fram sammanställd redovisning och årsredovisning. Varje år granskas även delårsrapporten per augusti i syfte att bedöma om resultatet är förenligt med de finansiella och verksamhetsmässiga mål som kommunfullmäktige fattat beslut om. Uppdraget omfattar också granskning av delårsrapportens balans och resultaträkningar.
18 REVISIONSPLAN ÅR 2016 Pågående projekt Nedan lämnas kort information om de större projekt, i form av fördjupade granskningar som stadsrevisionen för närvarande genomför. Beslut om dessa har fattats av revisorerna under 2015. Projekten berör flera nämnder och bolag och kommer att avrapporteras under 2016. Samverkan kring barn med behov av samordnande insatser En del barn och unga har behov av särskilt stöd. Det kan bero på flera orsaker så som social problematik, psykisk ohälsa, kroniska sjukdomar eller funktionsnedsättning. Ibland är det orsakerna var och en för sig som hindrar eller försenar barnets utveckling, ibland är det flera faktorer som samspelar. Detta innebär att det kan finnas behov av sammansatta stödinsatser från såväl hälso- och sjukvård, socialtjänst, förskola och skola. När ett barn har behov av insatser från både socialnämnden och hälso- och sjukvården ska samverkan ske. En samordnad individuell plan, SIP, ska upprättas om landstinget eller kommunen bedömer att den behövs för att den enskilde ska få sina behov tillgodosedda, och om den enskilde samtycker till att den upprättas. Det är alltid huvudmännen som ansvarar för att samverkan ska komma till stånd. När flera huvudmän och olika personalgrupper ska samverka kring barn och unga med sammansatta behov ställs stora krav på samverkan som säkerställer att det enskilda barnet får sina behov av skydd, stöd, vård och behandling allsidigt utredda och tillgodosedda i enlighet med gällande lagstiftning och riktlinjer. Granskningens syfte är att bedöma om det finns en ändamålsenlig samverkan, i enlighet med gällande regelverk, mellan Göteborgs Stad och Västra Götalandsregionen för de barn som har bedömts ha behov av samordnade insatser. I granskningen ingår inom Västra Götalandsregionen styrelsen för Sahlgrenska Universitetssjukhuset och Primärvårdsstyrelsen och inom Göteborgs stad samtliga stadsdelsnämnder. Granskningen genomförs i samverkan mellan Göteborgs Stads Stadsrevision och Västra Götalandsregionens revisionsenhet. Intern styrning och kontroll - leverantörer En aspekt av intern styrning och kontroll rör upphandling av varor och tjänster. Inte minst gäller detta de stora projekt av entreprenadkaraktär som pågår i staden. Dessa omfattar stora belopp och är ofta komplexa med många leverantörer inblandade. Ibland anlitar dessutom leverantörer i sin tur underleverantörer. Det är oklart vilka kontroller som görs av
REVISIONSPLAN ÅR 2016 19 underleverantörer, eller om dessa över huvudtaget kontrolleras mot stadens regler. Bristande kontroll ökar risken för att leverantörer inte uppfyller stadens regler och krav samt att felaktiga eller bedrägliga leverantörer läggs till i leverantörsregistret. Ett felaktigt leverantörsregister kan i sin tur påverka finansiella transaktioner som exempelvis utbetalningar. Avtal med leverantörer som inte lever upp till de krav staden ställer och bristande kontroll av leverantörsregister kan leda till både ekonomisk skada och förtroendeskada. Syftet med granskningen är att bedöma om nämnder och bolag har en tillräcklig intern styrning och kontroll i hanteringen av leverantörer och leverantörsregister. I granskningen ingår lokalnämnden, idrotts- och föreningsnämnden, park- och naturnämnden, kretslopp och vattennämnden, Göteborg Energi AB, Göteborgs Spårvägar AB, Älvstranden Utveckling AB samt Liseberg AB. Hantering av personuppgifter i skolans it-system Utvecklingen inom it-området är snabb vilket medför att hotbilden och riskerna förändras eller ändrar karaktär. Under senare år har det till exempel blivit vanligt med så kallade molntjänster, vilket leder till nya frågor om säkerhet och ansvar. Inom skolans område används idag olika it-system och molnlösningar i skolarbetet. Skolan hanterar dessutom personuppgifter. När det gäller personuppgifter finns särskilda krav i lagstiftning och i rekommendationer från datainspektionen. Det är väsentligt ur ett integritetsperspektiv att dessa regler för personuppgifter beaktas mot bakgrund av de it-system som förekommer i skolan inklusive de molnbaserade system som skolan använder sig av. Granskningens syfte är att belysa risken att obehöriga användare kan komma åt personuppgifter som hanteras i skolan. Ett delsyfte mot bakgrund av ovanstående är dessutom att fastställa om skolan i Göteborgs Stad hanterar personuppgifter i enlighet med personuppgiftslagens krav. Granskningen genomförs i stadsdelsnämnderna Västra Göteborg, Örgryte-Härlanda och Lundby samt i utbildningsnämnden.
20 REVISIONSPLAN ÅR 2016 Bygger Göteborgs Stad bostäder i enlighet med de politiska målen? I en tidigare granskning Stadens planering för bostadsbyggande i enlighet med den politiska viljeinriktningen? konstaterades att de planerande förvaltningarna i vissa delar inte lyckats säkerställa ett genomslag för de politiska målen i detaljplanerna. Granskningen omfattade den politiska styrningen från idé och fram till dess att detaljplanerna vunnit laga kraft. Nästa steg i en bostadsbyggnadsprocess är att genomföra detaljplanen. Även om byggnadsnämnden skulle utveckla ett mer systematiskt arbetssätt, där de politiska målen beaktas i samtliga detaljplaner, är det inte säkert att genomförda byggprojekt i slutändan stämmer överens med beslutad detaljplan. Bedömningen är att det finns risk för bristande följsamhet under detaljplanens genomförande. Syftet med granskningen är att bedöma om stadens bostadsbyggande genomförs i enlighet med de politiska målen, så som de bland annat uttrycks i översiktsplan och kommunfullmäktiges budget. I granskningen ingår byggnadsnämnden, fastighetsnämnden och Älvstranden Utveckling AB. Göteborgs Stads arbete med bostadslösa barnfamiljer Barn som växer upp utan en trygg boendemiljö riskerar att fara illa. Skolgången och sociala relationer kan påverkas negativt. Barnen riskerar att uppleva otrygghet och utanförskap när de saknar ett tryggt boende under en längre tid. Stadsdelnämnderna har det yttersta ansvaret för befolkningen och utifrån socialtjänstlagen ansvaret för att barn växer upp under trygga och goda förhållanden. Fastighetsnämnden har bostadsförsörjningsansvaret i staden och ansvaret för att samordna kommunens insatser på det bostadssociala området. Fastighetskontorets mätning visar att det i april år 2015 fanns 1558 barn i hushåll som registrerats som hemlösa och utestängda från bostadsmarknaden i Göteborgs Stad. Av dessa var det 354 barn som bodde i tillfälliga boenden som vandrarhem eller korttidsboende. Granskningen syftar till att bedöma om nämndernas arbete med bostadslösa barnfamiljer sker på ett ändamålsenligt sätt. Granskningen omfattar stadsdelsnämnderna Angered och Östra Göteborg samt fastighetsnämnden. Social resursnämnd kan komma att beröras av granskningen.
REVISIONSPLAN ÅR 2016 21 Granskning av strategisk lokalförsörjning Av kommunfullmäktiges budget för år 2016 framgår att staden har stora utmaningar framför sig vad gäller att finansiera och genomföra de lokalinvesteringar som krävs för att möta det växande behovet av ändamålsenliga verksamhetslokaler. Samtidigt som behoven växer åldras fastighetsbeståndet i staden vilket medför ett behov av upprustning eller av nya byggnader för att ersätta de gamla. Då verksamheterna förändras och utvecklas finns också ett behov av att anpassa befintliga lokaler. Strategisk lokalförsörjning är ett verktyg för att matcha behovet av lokaler med befintliga eller nya lokalresurser. För att möta behoven måste staden inom ramen för den strategiska lokalförsörjningen säkerställa både att befintliga lokaler och anläggningar tas om hand, och tillgodose behovet av anpassning, expansion och nyinvesteringar. Syftet med granskningen är att bedöma om stadens strategiska lokalförsörjning bedrivs på ett ändamålsenligt sätt. I granskningen ingår kommunstyrelsen, lokalnämnden, stadsdelsnämnderna Lundby, Västra Göteborg och Västra Hisingen. Granskning av rutiner för bisysslor inom Göteborgs Stad Av lagen om offentlig anställning framgår, att en arbetstagare inte får ha någon anställning, något uppdrag eller utöva någon verksamhet, som kan rubba förtroendet för hans/hennes eller någon annan arbetstagares opartiskhet i arbetet, eller som kan skada myndighetens anseende. I kommunens kollektivavtal finns dessutom skrivelser som innebär att arbetsgivaren kan förbjuda en bisyssla om den bedöms vara förtroendeskadlig, verkar hindrande på arbetet eller konkurrerar med arbetsgivarens verksamhet. Brottsförebyggande rådet (Brå) konstaterar i sin rapport Den anmälda korruptionen i Sverige, att ett riskområde för korruption är upphandling. Särskilt byggbranschen har problem med ekonomisk brottslighet och utmärker sig i Brås undersökning. Brå menar att det i flera ärenden framkommer uppgifter om att det finns ett väletablerat vänskapsband mellan aktörerna. Brå menar att de täta banden mellan näringslivet och offentligt anställda kanske i synnerhet kommunala tjänstemän tycks utgöra en korruptionsrisk. Nära en tredjedel av alla påstådda mutgivare är verksamma inom bygg- och anläggningssektorn. Att inventera och pröva anställdas bisysslor på ett systematiskt sätt bedöms vara en, av flera, grundläggande åtgärder för att förebygga jävssituationer och att opartiskhet ifrågasätts.
22 REVISIONSPLAN ÅR 2016 Granskningen syftar till att bedöma om de 25 bolag och nämnder som ingår i stadens gemensamma byggprocess har en tillräcklig intern kontroll för att säkra att anställda inte utför bisysslor som strider mot gällande regelverk och som kan vara till skada för Göteborgs Stad. Granskningen omfattar Bostads AB Poseidon, Familjebostäder i Göteborg AB, fastighetsnämnden, Försäkrings AB Göta Lejon, Förvaltnings AB Framtiden, Förvaltnings AB Göteborgslokaler, GRYAAB AB, Gårdstensbostäder AB, Göteborg Energi AB, Göteborgs Egnahems AB, Göteborgs Hamn AB, Göteborgsregionens Fritidshamnar AB, Göteborgs stads bostads AB, Göteborgs Stads Parkerings AB, Göteborgs Stads Upphandlings AB, Higab AB, idrotts- och föreningsnämnden, kommunstyrelsen, kretslopp och vattennämnden, Liseberg AB, lokalnämnden, park- och naturnämnden, Renova AB, trafiknämnden samt Älvstranden Utveckling AB. Förtroendevaldas arvoden Enligt kommunallagen har förtroendevalda rätt till skälig ersättning för de arbetsinkomster och ekonomiska förmåner som de förlorar på grund av uppdraget. Kommunfullmäktige får besluta att förtroendevalda i skälig omfattning ska få ersättning för resekostnader och andra utgifter som föranleds av uppdraget, arvode för det arbete som är förenat med uppdraget, pension, samt andra ekonomiska förmåner. Ersättningar till förtroendevalda i nämnderna betalas ut genom en särskild funktion i det kommungemensamma lönesystemet Personec. De kommunala bolagen har inget gemensamt lönesystem. Den enskilde förtroendevalde ansvarar för att fylla i en förrättningsrapport med uppgifter såsom exempelvis faktisk inkomstförlust, arbetstid samt antal timmar för vilken arbetsinkomsten förlorats. Förtroendevalda kan ha flera förtroendeuppdrag i både nämnder och bolag. Eftersom staden inte har ett gemensamt lönesystem och ingen samordnad hantering av ersättningar och arvoden till förtroendevalda finns en risk för felaktiga utbetalningar. Granskningen syftar till att bedöma om byggnadsnämnden, Förvaltnings AB Framtiden, GotEvent AB, Göteborg Energi AB, Göteborgs Gatu AB, Göteborgs Hamn AB, Göteborgs stads bostads AB, Göteborgs Stadshus AB, idrotts- och föreningsnämnden, kretslopp och vattennämnden, Liseberg AB, lokalnämnden, miljö- och klimatnämnden, Renova AB, stadsdelsnämnden Askim-Frölunda-Högsbo, stadsdelsnämnden Majorna-Linné, stadsdelsnämnden Östra Göteborg, trafiknämnden samt utbildningsnämnden har en tillräcklig intern styrning och kontroll i hanteringen av de ersättningar och arvoden som betalas ut till förtroendevalda.
REVISIONSPLAN ÅR 2016 23 Granskning av beslutsunderlag vid stora investeringar Göteborg Stads investeringar uppgick för helåret 2014 till cirka 6,5 miljarder kronor. Av stadens samlade investeringsvolym står bolagen för drygt två tredjedelar. Under kommande år förväntar sig stadsledningskontoret att stadens investeringsvolymer ökar kraftigt. Mot bakgrund av denna förväntade utveckling blir det extra viktigt att såväl ägaren som bolagsstyrelser och nämnder tar emot beslutsunderlag som gör det möjligt att prioritera mellan olika investeringar för att uppnå bästa möjliga effekt för staden. Samtidigt är beslutsunderlag av god kvalitet en förutsättning för att kunna vidareutveckla uppföljning och utvärdering av investeringar. Syftet är att bedöma om beslutsunderlag vid betydande investeringar är av så god kvalitet att det är möjligt som bolagsstyrelse eller nämnd att prioritera mellan olika investeringar eller lösningar för att uppnå både bästa möjliga verksamhetseffekt och en effektiv hushållning med finansiella resurser. Vidare syftar granskningen till att bedöma om beslutsunderlagen belyser ekonomiska konsekvenser, på kort och lång sikt, tillräckligt väl för att säkerställa jämförbarhet och god kvalitet i uppföljning och utvärdering av investeringar. I granskningen ingår fastighetsnämnden, Göteborgs Spårvägar AB, Göteborgs stads bostads AB, Higab AB, lokalnämnden samt trafiknämnden.
goteborg.se/stadsrevisionen