Revisionsplan år 2017 goteborg.se/stadsrevisionen

Transkript

1 Stadsrevisionen Revisionsplan år 2017 goteborg.se/stadsrevisionen

2 2 REVISIONSPLAN ÅR 2017 Innehållsförteckning Revisionsplan år Revisorernas vision, mål, uppdrag och arbetssätt 3 Riskidentifiering och inriktning 5 Riskområden och prioriterade inriktningar år Pågående projekt 18 STADSREVISIONEN

3 REVISIONSPLAN ÅR Revisionsplan år 2017 Revisionsplanen för 2017 innehåller årets granskningsinriktningar, med utgångspunkt från prioriterade riskområden. Förändringar eller händelser som inträffar i vår omvärld, i staden eller dess verksamheter kan påverka bedömningen av vad som utgör prioriterade risker. Det kan innebära att vi under året behöver göra anpassningar av vår planering. För att revisionen vi genomför ska vara aktuell och relevant behöver vår verksamhet därför kännetecknas av en hög grad av flexibilitet och anpassningsförmåga. Revisionsplanen utgör, tillsammans med revisionskontorets riskanalyser för samtliga nämnder och bolag, grunden för den detaljerade planeringen av 2017 års granskning. Revisionsplanen kompletteras under året med granskningsplaner för kommunstyrelsen, nämnder och bolag samt granskningsplaner för större projekt, fördjupade granskningar, som berör flera enheter. Under hösten görs en uppföljning mot den fastställda revisionsplanen som kan föranleda viss revidering av granskningens inriktning och omfattning. Utöver att initiera ny granskning genomför revisorerna möten med nämnder och styrelser för att föra dialog samt presentera iakttagelser från granskningen av verksamhetsåret Revisorernas vision, mål, uppdrag och arbetssätt Stadsrevisionens vision är att stärka tilltron till det demokratiska systemet. Det uppnås genom att vi i vår granskning medverkar till en ändamålsenlig styrning och ledning av stadens verksamheter. Granskningen inriktas i huvudsak mot prövningen av att verksamheten i stadens nämnder och bolag genomförs på ett effektivt, lagenligt och ändamålsenligt sätt, men också mot den stödjande och mer utvecklingsinriktade delen av revisorernas uppdrag. Mål I anslutning till granskningarna ska revisorerna sträva efter att stödja förbättringar och en positiv utveckling i stadens verksamheter, vilket bland annat sker genom ett öppet och konstruktivt förhållningssätt och genom en aktiv dialog med berörda verksamheter om våra iakttagelser och rekommendationer. Stadsrevisionens bedömningar bygger på granskningar som utförs professionellt av sakkunniga yrkesrevisorer. Bedömningar och granskningar vilar på objektiv och saklig grund. STADSREVISIONEN

4 4 REVISIONSPLAN ÅR 2017 Revisorerna har formulerat följande övergripande mål för stadsrevisionen för åren : Stadsrevisionen ska vara oberoende, publik och tydlig. Stadsrevisionen ska ha hög trovärdighet och skapa högt förtroende för revisionens iakttagelser. Stadsrevisionen ska arbeta stödjande genom att i sin granskning bidra till en ändamålsenlig verksamhet. Uppdrag Revisionens uppdrag är till stor del reglerat i lag och god revisionssed. Den kommunala revisionen är ett lokalt demokratiskt kontrollinstrument med uppdrag att granska den verksamhet som bedrivs i nämnder och styrelser. Granskning ska genomföras med en sådan omfattning att revisorerna årligen kan bedöma att: kommunens och de kommunala bolagens utövade verksamhet är ändamålsenlig och ekonomiskt tillfredsställande kommunstyrelsens och de enskilda nämndernas räkenskaper är rättvisande samt att Göteborgs Stads årsredovisning, som omfattar kommunen och den sammanställda redovisningen, är rättvisande den interna kontrollen i kommunstyrelsen, nämnder och bolag är tillräcklig resultatet i en delårsrapport och årsbokslutet är förenliga med de mål fullmäktige beslutat redovisningen enligt lagen om insyn i vissa finansiella förbindelser har fullgjorts. Kommunfullmäktige har gett stadsrevisionen ett särskilt uppdrag att stärka granskningen av nämnders och styrelsers interna styrning och kontroll och därmed bidra till att identifiera brister och minska risken för oegentligheter inom Göteborgs Stad. Därutöver har stadsrevisionen ett uppdrag att årligen granska upphandling och inköp i stadens verksamheter. I valet av granskningsinriktning är också kommunfullmäktiges prioriterade mål av stor vikt. Arbetssätt Den goda revisionsseden slår fast att revisorerna ska arbeta stödjande. Det innebär att revisorerna bidrar till förbättringar i verksamheten genom att uppmärksamma brister i sina granskningar. God revisionssed STADSREVISIONEN

5 REVISIONSPLAN ÅR formas och utvecklas successivt av revisorerna själva och utgår från den kommunala sektorns särskilda förhållanden, inte minst att revisionen utövas av förtroendevalda revisorer under offentlig insyn. Stadsrevisionen följer i sitt arbetssätt vedertagen revisionsprocess, det vill säga God Revisionssed i kommunal verksamhet (Sveriges Kommuner och Landsting). Bild 1: Revisionsprocessen Riskidentifiering och inriktning Vår granskning baseras på en analys av de risker som utgör hot eller hinder för att kommunfullmäktiges mål och verksamheternas uppdrag ska kunna uppfyllas. Riskerna värderas utifrån väsentlighetskriterier. Analysen sker genom en systematisk identifiering och värdering av risker. Inom kommunal revision omfattar väsentlighetsbegreppet inte bara betydande belopp utan också viktiga principfrågor för kommunal verksamhet. Revisionsinriktningen blir beroende av hur styrelser, nämnder, förvaltningar och bolag hanterar och kontrollerar riskerna. Granskningar kan också genomföras där analyser ger otydliga eller otillräckliga svar. STADSREVISIONEN

6 6 REVISIONSPLAN ÅR 2017 Bild 2: Modell för riskanalys Granskningen ska inriktas på sådana förhållanden som kan påverka bedömningen av styrelsens och nämndernas förvaltning och räkenskaper det vill säga underlag för fullmäktiges ansvarsprövning. Granskningen kan även stödja ändamålsenlighet och effektivitet i ett koncernperspektiv. Granskningen ska normalt avslutas inom ett år men kan i vissa fall sträckas ut över längre tid. Revisionsplanen bygger på en risk- och väsentlighetsanalys som har genomförts av de förtroendevalda revisorerna och revisionskontorets medarbetare. Viktiga utgångspunkter för analysen är: kommunfullmäktiges uppdrag och direktiv erfarenheter från tidigare granskning löpande kontakter med stadens verksamheter förändringar i stadens organisation omvärldsförändringar. Utöver en regelbunden uppdatering av risk- och väsentlighetsanalysen måste revisorerna också ha en beredskap för att med kort varsel genomföra avgränsade och inte tidigare planerade granskningar när omständigheterna så kräver. STADSREVISIONEN

7 REVISIONSPLAN ÅR Riskområden och prioriterade inriktningar år 2017 I det här avsnittet redovisas de områden som prioriterats i en övergripande risk- och väsentlighetsanalys inför 2017 års granskning. Under revisionsåret finns möjlighet att göra nya prioriteringar mot bakgrund av en förändrad riskbild. Intern styrning och kontroll Det är styrelser och nämnder som har ansvar för den interna styrningen och kontrollen. Revisorernas uppdrag är att pröva om denna är tillräcklig. Intern styrning och kontroll är en process där politisk och professionell ledning samt personal samverkar för att med rimlig grad av säkerhet kunna nå: ändamålsenlig och effektiv verksamhet tillförlitlig finansiell rapportering och information om verksamheten efterlevnad av lagar, föreskrifter och riktlinjer. Med intern styrning och kontroll avses systematiskt ordnade kontroller i organisationen, system, processer och rutiner med det primära syftet att nämnden eller styrelsen ska fullgöra sitt uppdrag och uppfylla kommunfullmäktiges mål. I den interna styrningen och kontrollen ingår därmed att skapa ändamålsenliga och väl dokumenterade rutiner, skydda mot förluster eller förstörelse av tillgångar och att eliminera samt upptäcka fel. En grundläggande granskning av verksamheten genomförs för samtliga bolag, nämnder och övriga enheter som ingår i revisionsuppdraget. Den grundläggande granskningen syftar till att översiktligt bedöma nämndernas och bolagens ledning och styrning samt interna kontroll. Det innebär att revisorerna löpande följer nämnders och bolags protokoll och handlingar och informerar sig om verksamheten. Granskningen omfattar följande delar: följsamhet mot reglemente följsamhet mot ägardirektiv följsamhet mot kommunfullmäktiges riktlinjer och direktiv för Göteborgs Stads bolag följsamhet mot kommunfullmäktiges budget följsamhet mot kommunfullmäktiges regler för ekonomisk planering, budget och uppföljning STADSREVISIONEN

8 8 REVISIONSPLAN ÅR 2017 följsamhet mot kommunfullmäktiges riktlinjer för styrning, uppföljning och kontroll styrning och uppföljning av verksamhet och ekonomi delegation beslutsunderlag hantering av särskilda uppdrag från kommunstyrelsen/ kommunfullmäktige. Den grundläggande granskningen följer huvuddragen i lednings- och styrningsprocessen och ger en uppfattning om hur processen är organiserad och hur den i praktiken fungerar. Vid eventuella avvikelser i förhållande till lagstiftning och kommunfullmäktiges policydokument och riktlinjer, inom de områden som omfattas av den grundläggande granskningen, avgör revisorerna om det finns behov av mer omfattande granskning. Kommunfullmäktige har beslutat om nya riktlinjer för styrning, uppföljning och kontroll. De nya riktlinjerna för styrning, uppföljning och kontroll är gällande från och med januari år 2017 vilket innebär att riktlinjerna tillämpas fullt ut för verksamhetsåret Stadsrevisionen kommer att anpassa sin granskning utifrån de nya riktlinjerna. Ändamålsenlighet Granskning av ändamålsenlighet är ett av huvuduppdragen för den kommunala revisionen. Att granska om verksamheten sköts på ett ändamålsenligt sätt handlar om att värdera om verksamheten lever upp till fullmäktiges mål, beslut och riktlinjer samt de föreskrifter och lagar som gäller för verksamheten. Granskning av ändamålsenlighet görs vidare genom tydlig inriktning på nämnders och bolags huvudprocesser och kärnverksamheter, så som de är formulerade i lagstiftning, riktlinjer, ägardirektiv och reglemente. Välfärd och utbildning Det kommunala aktivitetsansvaret Det kommunala aktivitetsansvaret trädde i kraft den 1 januari 2015 och innebar en skärpning av det tidigare kommunala informationsansvaret. Ansvaret omfattar unga mellan år, som inte studerar på gymnasieskolan och inte har gymnasieexamen, samt elever på introduktionsprogrammen. STADSREVISIONEN

9 REVISIONSPLAN ÅR Aktivitetsansvaret innebär att kommunen löpande under året ska hålla sig informerad om hur kommunens ungdomar är sysselsatta. Kommunerna ska regelbundet under hela året erbjuda lämpliga individuella åtgärder till de ungdomar som omfattas av aktivitetsansvaret. Åtgärderna ska i första hand syfta till att motivera den enskilde att påbörja eller återuppta en utbildning. Kommunen ska också dokumentera sina insatser på lämpligt sätt och föra ett register över ungdomarna. Kommunens skyldighet regleras i skollagen. Förordningen om register och dokumentation vid fullgörandet av kommunernas aktivitetsansvar för ungdomar reglerar vilka uppgifter kommunerna får behandla i registret de för över ungdomarna. Skolverket publicerade i januari 2016 allmänna råd för att stödja kommunerna i arbetet med aktivitetsansvaret. I Göteborgs Stad är det utbildningsnämnden som har det övergripande ansvaret för arbetet med det kommunala aktivitetsansvaret. Andra viktiga kommunala aktörer i arbetet är stadsdelsnämnderna, nämnden för arbetsmarknad och vuxenutbildning samt samordningsförbunden. Eventuella brister i ansvariga nämndernas arbete och i den samverkan som krävs mellan berörda kan få betydande konsekvenser för unga enskilda individer på både kort och lång sikt. Stadsrevisionen bedömer därför att kommunens arbete med det kommunala aktivitetsansvaret är ett prioriterat område för granskning år Äldreomsorgen Stadsrevisionen har tidigare granskat kvalitet och bemötande vid äldreboenden (2010) och hemtjänstens verksamhet (2014). Granskningen av hemtjänstens verksamhet visade att det fanns brister som handlade om genomförandet av beviljade insatser, brister i den sociala dokumentationen, bristande följsamhet mot rutiner och riktlinjer, otillräcklig uppföljning av insatser samt att det fanns risker för att hemtjänsten i staden inte var likvärdig mellan stadsdelsnämnderna. Sedan granskningen genomfördes har kommunfullmäktige beslutat om reviderade och nya riktlinjer och vägledningar för äldreomsorgen och hemtjänsten. Arbetet med att fastställa och dokumentera hur STADSREVISIONEN

10 10 REVISIONSPLAN ÅR 2017 handläggningen av ärenden enligt socialtjänstlagen ska gå till i Göteborgs stad, har också färdigställts inom ramen för stadens arbete med Välfärdens processer. 1 I staden pågår också projektet Attraktiv hemtjänst som handlar om att den enskilde ska kunna förfoga över sin biståndsbedömda hemtjänsttid samt att skapa attraktivare jobb för personalen. Som ett led i detta har det inom hemtjänsten införts så kallade rambeslut. Rambeslut innebär att brukaren blir beviljad en viss tid och sedan är det den enskilde tillsammans med utföraren som definierar innehållet. Staden har också infört delar av ÄBiC (Äldres behov i Centrum) som är en modell som Socialstyrelsen har tagit fram för behovsinriktat och systematiskt arbetssätt. Det finns flera risker förknippade med både biståndsbedömningen och genomförandet av insatser inom äldreomsorgen. Stadsrevisionen bedömer därför att äldreomsorgen är ett prioriterat område för granskning under år Våld i nära relationer Alla som utsätts för våld eller kränkningar av olika slag har rätt att få stöd och hjälp av samhället. I socialtjänstlagen betonas socialnämndens ansvar för att särskilt beakta behoven hos kvinnor som utsatts för våld av närstående och barn som bevittnat våld. Utöver gällande lagar och föreskrifter inom området framgår det av kommunfullmäktiges budget för år 2017 att stöd till personer som utsätts för våld i nära relationer ska fortsätta att utvecklas utifrån den antagna planen mot våld i nära relationer. Planen beslutades av kommunfullmäktige under år 2014 (och reviderades under år 2015) och anger hur arbetet inom området ska bedrivas i Göteborg Stad under kommande femårsperiod. Planen vänder sig till stadens alla nämnder och bolag och omfattar personer som är utsatta för våld i nära relationer, barn som upplever våld i nära relationer samt personer som utövar våld i nära relationer. 1 Syftet med att ha gemensamma processer i staden, så som Välfärdens processer, är att kunna erbjuda kommunal service med hög likvärdighet, rättssäkerhet och delaktighet för dem verksamheten är till för. STADSREVISIONEN

11 REVISIONSPLAN ÅR I planen har ett antal utvecklingsområden identifierats för att sträva mot fullmäktiges mål inom området, exempelvis när det gäller likabehandling, bemötande, samordning och samverkan samt kontroll och uppföljning av verksamheter som utför insatser enligt socialtjänstlagen. Med utgångspunkt i planen har kommunfullmäktige i oktober år 2016 beslutat om riktlinjer inom området. Riktlinjen syftar till att reglera den befintliga verksamheten så att den bedrivs effektivt, rättssäkert och med kvalitet som säkrar likvärdig och icke-diskriminerande tjänster och service. Med vägledning av riktlinjen och utifrån planen mot våld i nära relationer ansvarar nämnder och styrelser för att göra prioriteringar, åtgärdsplaner och uppföljningar i den egna verksamheten. Eventuella brister inom området kan få omfattande konsekvenser för enskilda individer. Stadsrevisionen bedömer därför att stadens arbete med stöd till personer som utsätts för våld i nära relationer är ett prioriterat område för granskning år Samverkan kring personer med missbruk och psykisk funktionsnedsättning Samsjuklighet mellan psykisk sjukdom och missbruk av alkohol och narkotika är vanligt förekommande. Personer som har alkohol- eller narkotikaproblem har en klart ökad risk för psykiska sjukdomar och personlighetsstörningar. Om en person har en psykiatrisk diagnos och ett samtidigt missbruk är det troligt att problemen förstärker varandra så att de upplevs som svårare än om de förekommit var för sig. Personer med samsjuklighet av det här slaget har ofta ett behov av vård och stöd från både regionen och kommunen. Samverkan mellan region och kommun är då ett väsentligt redskap för att säkerställa att dessa personer får det stöd de behöver. Samverkan regleras i hälso- och sjukvårdslagen och i socialtjänstlagen. Bland annat finns krav på att kommun och region ska ingå en överenskommelse ifråga om personer med missbruksproblematik. I enskilda ärenden är den samordnade individuella planen ett centralt verktyg för att verkställa ansvarsfördelningen mellan huvudmännen och att säkerställa att enskilda får de samordnade insatser individen har rätt till. Vidare har Socialstyrelsen gett ut nationella riktlinjer för vård och stöd vid missbruk och beroende. STADSREVISIONEN

12 12 REVISIONSPLAN ÅR 2017 Brister i samverkan kring personer med samtidigt missbruk och psykisk funktionsnedsättning, innebär väsentlig risk att dessa personer inte får den vård och det stöd de har rätt till och behöver. Brister i samverkan kan också innebära risker ur ett organisatorisk perspektiv som handlar om bristande ändamålsenlighet och risk för ineffektiv resursanvändning. Stadsrevisionen i Göteborgs Stad och Västra Götalandsregionens revisionskontor har tidigare i samverkan granskat den samordnade vårdplaneringen för sjuka äldre och samverkan mellan kommun och region kring barn med behov av samordnade insatser. I båda granskningarna har brister konstaterats. Vi planerar att fortsätta detta samarbete under år 2017 utifrån de risker som lyfts ovan. Ledning och styrning i staden Nämnders och styrelsers ledning och styrning av verksamheten är en viktig del i revisorernas granskning. En ändamålsenlig ledning och styrning förutsätter ansvarstagande för verksamheten. Styrning av stadens bolag Göteborgs Stadshus AB har som koncernbolag tilldelats en viktig roll när det gäller styrning och samordning av stadens bolag för att öka den politiska styrningen och göra den mer synlig. Enligt beslutet om ny bolagsstruktur samt riktlinjer för ägarstyrning av stadens bolag förutsätts detta ske genom en aktiv och närvarande dialog och ett konstruktivt och främjande arbetssätt, såväl mellan koncernbolaget och moderbolagen för de olika bolagsklustren, som mellan moderbolag och dotterbolag inom bolagsklustren. Kommunfullmäktige och kommunstyrelsen har också viktiga uppgifter att fylla i styrningen av bolagen. Kommunfullmäktiges styrning sker främst genom stadens budget, generella ägardirektiv, beslut i enskilda ärenden av vikt samt genom bolagsspecifika ägardirektiv. Kommunstyrelsens roll tar sin utgångspunkt i kommunallagens bestämmelser om uppsiktsplikten. Under år 2015 beslutade kommunfullmäktige om definition och arbetsformer utifrån kommunstyrelsens uppsiktsplikt. Av detta dokument framgår bland annat att Stadshus AB har en viktig roll i kommunstyrelsens uppsikt över bolagen och ska enligt gällande ägardirektiv: inom ramen för kommunstyrelsens uppsiktsplikt återföra väsentlig och strategisk information till kommunstyrelsen i syfte att stärka stadens styrning av bolagen. För bolagsstyrelserna genomför moderbolaget Stadshus AB, som en del i ägarstyrningen, den rent praktiska uppsikten utifrån de föreslagna områdena. När kommunstyrelsen behöver STADSREVISIONEN

13 REVISIONSPLAN ÅR uppmärksammas på väsentliga avvikelser sker det inom ramen för stadsledningskontorets rapportering till kommunstyrelsen. Här finns en viss motsättning i det att kommunstyrelsen å ena sidan ska bedriva uppsikt över varje enskilt bolag men å andra sidan, i flera delar, överlåter detta till koncernmoderbolaget. Det är viktigt att kommunstyrelsen för egen del värderar och bedömer den information som ålagts Stadshus AB att tillhandahålla inom ramen för kommunstyrelsens uppsiktsplikt. Under år 2016 har granskning påbörjats avseende styrning av stadens bolag. Granskningen utgår från kommunallagens krav och den genomförda bolagsöversynen. Styrning av stadens bolag är fortsatt ett prioriterat område för granskning under år Beslutsunderlag Nämndernas ansvar för verksamheten och för att genomföra det uppdrag kommunfullmäktige gett nämnden gäller varje enskild ledamot. Det är nämndens ansvar att se till att beslutsärenden är tillfredsställande beredda och att underlag och dokument skickas ut i tillräckligt god tid inför nämndens sammanträden. Utifrån reglementena för kommunstyrelsen och stadens nämnder sker inom den grundläggande granskningen en bedömning av om den verksamhetsrapportering som nämnden erhåller från ledningen är ändamålsenlig och om beslutsunderlag och arbetssätt är ändamålsenliga för att nämnden ska kunna fatta beslut. Göteborgs Stads bolagsstyrelser har enligt aktiebolagslagen att svara för respektive bolags organisation och förvaltning. Styrelserna ska agera i förhållande till de krav som ställs av gällande lag och ägardirektiv. För att kunna svara upp mot dessa krav krävs ändamålsenlighet i styrelsernas arbetssätt och på samma sätt som i nämnderna är det styrelseledamöternas ansvar att se till så att beslutsunderlag är tillfredsställande beredda och kommer styrelseledamöterna tillhanda i god tid inför styrelsens möten. Under en följd av år har lekmannarevisorerna, som utses ur gruppen av förtroendevalda revisorer, genomfört granskningar av bolagsstyrelsernas ansvar och arbetssätt. En del av denna granskning omfattar frågor till styrelseledamöterna om deras syn på kvalitet i beslutsunderlag och tid för förberedelse inför styrelsemöten. Under år 2017 kommer lekmannarevisorernas granskning av bolagsstyrelsers ansvar och arbetssätt att fortsätta. Krisledning och krisberedskap I samhällets krisberedskap har Göteborgs Stad en betydelsefull roll. Stadens ansvar innebär bland annat att skapa förmåga att hantera en kris och att förebygga sårbarhet och motstå hot och risker. Staden ska verka STADSREVISIONEN

14 14 REVISIONSPLAN ÅR 2017 för samverkan och samordning med aktörer inom staden före, under och efter extraordinära händelser. Samordning av information till allmänheten under sådana händelser ingår också i stadens ansvar. Göteborgs Stad är skyldig att ha en plan för hur den ska hantera extraordinära händelser. Planen ska grunda sig på risk- och sårbarhetsanalyser av all verksamhet som måste fungera även vid en kris. Det innebär att stadens verksamheter ska planera för och öva hur de ska hantera till exempel större elavbrott, it-haverier och översvämningar. Dessutom ska förtroendevalda och anställda utbildas och övas. Göteborgs Stad äger och driver därutöver samhällsviktig verksamhet. Krisberedskapen berör således stora delar av stadens organisation och spänner över flera lagstiftningsområden. En viktig grund för stadens krisberedskap är de uppgifter som framgår av lag (2006:544) om kommuners och landstings åtgärder inför och vid extraordinära händelser i fredstid och höjd beredskap. Kommunfullmäktige har därutöver beslutat om en säkerhetspolicy med tillhörande riktlinjer för krisberedskap och krishantering som redogör för hur staden organiserar ledning och samordning vid kris eller hot om kris. En väl fungerande krisberedskap förutsätter en ändamålsenlig krisledningsorganisation, tydliga ansvarsförhållanden mellan kommunstyrelsen, nämnder och bolag samt att erfarenheter från verkliga händelser omhändertas. Brister inom ovanstående kan få konsekvenser när det gäller hanteringen av kriser och extraordinära händelser. Stadsrevisionen kommer under år 2017 att granska krisledning och krisberedskap i staden. Personalfrågor Stadens medarbetar- och arbetsmiljöpolicy anger att god arbetsmiljö ska prägla Göteborgs Stad i dess tjänster, i sättet att leda och organisera arbetet, i samverkan människor emellan, i utrustningar, lokaler och anläggningar. Lagar och Arbetsmiljöverkets föreskrifter och allmänna råd anger lägsta godtagbara standard. Göteborg Stad eftersträvar högre standard än minimikraven för god arbetsmiljö. Av kommunfullmäktiges budget för år 2017 framgår vidare att staden för närvarande har en ansträngd arbetsmiljösituation. Kommunfullmäktige konstaterar att det framförallt är den psykosociala arbetsmiljön som har försämrats och att detta leder till bland annat ökad sjukfrånvaro. Staden konkurrerar samtidigt om attraktiv arbetskraft. För att kunna genomföra exempelvis planerade investeringar, reinvesteringar och STADSREVISIONEN

15 REVISIONSPLAN ÅR underhåll är staden beroende av att kunna rekrytera och även behålla professionell kompetens, särskilt inom områden där det råder stark konkurrens bland arbetsgivare. Att säkerställa att rätt kompetens knyts till verksamheten är av stor betydelse. Eventuella vakanser innebär risker på kort sikt i form av att arbetsbelastningen för den befintliga personalstyrkan blir högre än planerat alternativt att verksamheten drabbas av förseningar och uppskjutna arbetsuppgifter. På lång sikt kan nämnder och bolags förutsättningar att fullgöra sina uppdrag påverkas negativt om rätt kompetensförsörjning inte säkerställs. Under år 2017 kommer granskningar inom personalområdet att genomföras inom några av stadens nämnder och bolag. Informationssäkerhet Göteborgs Stad hanterar mycket information som är skyddsvärd. Stora delar av stadens informationsflöde hanteras med hjälp av it-system och integrationer dem emellan. Informationssäkerhet innebär att se till att all skyddsvärd information är tillgänglig, riktig, konfidentiell och spårbar. Att skapa en god informationssäkerhet är viktigt eftersom brister i denna kan få allvarliga konsekvenser, till exempel att integritetskänslig information sprids eller att verksamhetskritiska processer stoppas. Stadens samhällsfunktioner är beroende av informationsteknologi för att kunna fungera. Olika tekniska system är dessutom beroende av varandra eller tekniskt sammankopplade, vilket utgör en sårbarhetsfaktor i sig genom att störningar kan få konsekvenser som både är svåra att förutse och hantera. Det är således väsentligt att staden har en effektiv intern styrning och kontroll av sitt informationssäkerhetsarbete. Det är även väsentligt att den interna kontrollen i stadens olika it-system är tillfredsställande. Granskningar av stadens olika it-system genomförs löpande med fokus på såväl internkontrollfrågor som informationssäkerhetsaspekter. Upphandling och inköp Värdet av Göteborgs Stads samlade upphandling och inköp är omfattande. Upphandling och inköp är också ett förtroendekänsligt område. Som en följd av detta är det av betydelse att nämnder och bolag har en god intern kontroll över upphandlings- och inköpsprocessen. Ytterligare en utmaning som nämnder och bolag har att möta när en upphandling är genomförd och avtal är tecknat är att tillförsäkra sig STADSREVISIONEN

16 16 REVISIONSPLAN ÅR 2017 ändamålsenliga och tillräckliga förutsättningar att styra, följa upp och kontrollera den verksamhet som utförs av externa leverantörer. Stadsrevisionen har ett särskilt uppdrag från kommunfullmäktige att löpande granska upphandlings- och inköpsverksamheten i staden. Under år 2017 kommer upphandlings- och inköpsverksamheten att granskas inom stadens nämnder och bolag. Ett särskilt fokus kommer att läggas vid inköp finansierat via leasing. Denna typ av inköp finansieras av stadens leasingbolag vilket gör att fakturaunderlag inte återfinns i nämndernas bokföring utan istället finns i leasingbolagets bokföring. Förtroendekänsliga områden Verksamhet som bedrivs med offentliga medel ska förvaltas på ett betryggande sätt och med en tillfredsställande intern kontroll. Därtill har både Göteborgs Stad och allmänheten ett stort intresse av saklighet och opartiskhet i utövandet av offentlig verksamhet och att förtroendet för staden och dess anställda upprätthålls. Regeringsformen anger att den som fullgör offentliga förvaltningsuppgifter ska iaktta saklighet och opartiskhet och det finns regler om jäv som syftar till att garantera objektivitet och saklighet inom offentlig verksamhet. Det är en viktig fråga för staden att förebygga riskerna för oegentligheter och för att någon i organisationen gör fel eller utsätts för otillåten påverkan i sin tjänsteutövning. Som ovan nämnts har kommunfullmäktige dessutom gett stadsrevisionen ett särskilt uppdrag som ska bidra till att identifiera brister och minska risken för oegentligheter inom Göteborgs Stad. Exempel på områden som är av förtroendekänslig karaktär är bisysslor, arvoden, jäv, myndighetsutövning, föreningsbidrag, lagerhantering samt representation. Under år 2017 kommer förtroendekänsliga områden att granskas inom några av stadens nämnder och bolag. Finansiella risker och redovisning Nämnder och bolag ansvarar för att arbeta med kostnadskontroll och noggrann uppföljning. Resurserna inom den kommunala sektorn är i hög grad uppbundna i långsiktiga åtaganden i form av till exempel anställningsavtal, hyresavtal eller investeringar i anläggningstillgångar. Därför krävs en god framförhållning och beredskap för att kunna anpassa verksamheten till nya eller förändrade förutsättningar. Det är då av yttersta vikt att uppföljning av ekonomi och verksamhet för hela staden ger tillförlitlig information under hela året. STADSREVISIONEN

17 REVISIONSPLAN ÅR Styrning och uppföljning av statliga specialdestinerade medel Staten ger kommuner och landsting både generella och riktade statsbidrag. Generella statsbidrag används i systemet för kommunalekonomisk utjämning till att utjämna för skillnader i intäkter eller strukturella förutsättningar. Riktade statsbidrag (specialdestinerade) är öronmärkta för ett visst ändamål, insats eller verksamhet i kommuner och landsting. Det kan således ha olika syften, fördelas enligt olika kriterier och vara förenat med olika typer av krav när det gäller ansökan, medfinansiering, redovisning och uppföljning. Sveriges kommuner och landsting har under år 2016, med hänvisning till rapporter från ett antal myndigheter, uppmärksammat att vissa riktade bidrag kan vara förknippade med problem genom att de försämrar anpassningsförmåga och effektivitet i organisationerna. Detta kan ske genom att de påverkar pågående effektiviseringsprocesser eller genom undanträngningseffekter. Bidragen kan också ge dubbla styrsignaler om de inte är samordnade med annan styrning och genom att de skapar osäkra planeringsförutsättningar och risk för kostnadsökningar. Utöver eventuell påverkan på kommunens planerings- och budgetprocess kräver de riktade bidragen i många fall också resurser för att söka och redovisa dem. Brister i handläggning och rutiner kan leda till felaktig bedömning av hur mycket pengar som kan sökas vilket kan medföra intäktsbortfall och en icke rättvisande redovisning. Under år 2017 kommer granskning att genomföras inom området. Intern kontroll i redovisningsrutiner Årligen granskas nämndernas interna kontroll i redovisningsrutiner och system. Granskningsinsatsen baseras på en riskanalys per nämnd och på de noteringar som funnits i tidigare års granskningar. God ekonomisk hushållning Enligt kommunallagen ställs preciserade krav på kommunerna att besluta om både finansiella och verksamhetsmässiga mål som är av betydelse för god ekonomisk hushållning. De prioriterade målen för verksamheten följs upp och återrapporteras i uppföljningsrapporter under året och i samband med årsbokslutet. Revisorernas uppdrag omfattar att uttala sig om uppföljningen av kommunfullmäktiges mål för god ekonomisk hushållning i samband med årsbokslut och delårsbokslut. STADSREVISIONEN

18 18 REVISIONSPLAN ÅR 2017 Insyn i vissa finansiella förbindelser Lagen om insyn i vissa finansiella förbindelser ställer krav på viss redovisning i offentliga verksamheter genom öppen och separat redovisning. Insynslagens intention är att underlätta insyn och motverka konkurrensproblem. Styrelsen ansvarar för att denna redovisningsskyldighet uppfylls. Revisorerna ska för varje räkenskapsår intyga om redovisningen har fullgjorts. Årsredovisning och delårsrapport per augusti Kommunstyrelsen upprättar Göteborgs Stads årsredovisning som omfattar kommunens och koncernens räkenskaper. Stadsrevisionens granskning av årsredovisningen omfattar en bedömning av om räkenskaperna upprättats i enlighet med gällande regelverk och god redovisningssed samt om styrelser och nämnder följt stadsledningskontorets anvisningar. Processen för framtagande av årsredovisningen är komplex till följd av att normutvecklingen skiljer sig mellan olika enheter inom staden. För att säkerställa en tillräcklig kvalitet i bokslutsarbetet granskas även stadens process att ta fram sammanställd redovisning och årsredovisning. Varje år granskas även delårsrapporten per augusti i syfte att bedöma om resultatet är förenligt med de finansiella och verksamhetsmässiga mål som kommunfullmäktige fattat beslut om. Uppdraget omfattar också granskning av delårsrapportens balans och resultaträkningar. I Sverige har en vägledning för redovisningsrevision i kommuner och landsting utarbetats. Denna innebär att den kommunala redovisningsrevisionen anpassas till internationell standard för revision (ISA). Stadsrevisionen kommer att tillämpa vägledningen och därmed god revisionssed för revisionen av nämnder och kommunstyrelse fullt ut från och med verksamhetsåret ISA tillämpas sedan tidigare för revisionen av Göteborgs Stads bolag. Pågående projekt Nedan lämnas kort information om de större projekt, i form av fördjupade granskningar som stadsrevisionen för närvarande genomför. STADSREVISIONEN

19 REVISIONSPLAN ÅR Beslut om dessa har fattats av revisorerna under år Projekten berör flera nämnder och bolag och kommer att avrapporteras under år Bygger Göteborgs Stad bostäder i enlighet med de politiska målen? I en tidigare granskning, Stadens planering för bostadsbyggande i enlighet med den politiska viljeinriktningen?, konstaterades att de planerande förvaltningarna i vissa delar inte lyckats säkerställa ett genomslag för de politiska målen i detaljplanerna. Granskningen omfattade den politiska styrningen från idé och fram till dess att detaljplanerna vunnit laga kraft. Nästa steg i en bostadsbyggnadsprocess är att genomföra detaljplanen. Även om byggnadsnämnden skulle utveckla ett mer systematiskt arbetssätt, där de politiska målen beaktas i samtliga detaljplaner, är det inte säkert att genomförda byggprojekt i slutändan stämmer överens med beslutad detaljplan. Bedömningen är att det finns risk för bristande följsamhet under detaljplanens genomförande. Syftet med granskningen är att bedöma om stadens bostadsbyggande genomförs i enlighet med de politiska målen, så som de bland annat uttrycks i översiktsplan och kommunfullmäktiges budget. I granskningen ingår byggnadsnämnden, fastighetsnämnden och Älvstranden Utveckling AB. Göteborgs Stads arbete mot kränkande behandling i fritidshem Alla elever har rätt att vistas i en skolmiljö fri från diskriminering trakasserier och kränkande behandling. Elevernas trygghet och trivsel är en förutsättning för fungerande inlärning och kunskapsutveckling. I sin budget för år 2016 skriver kommunfullmäktige att skolan ska förankra och utveckla demokrati och mänskliga rättigheter samt arbeta mot alla former av mobbning, diskriminering och kränkningar. 2 Undantaget granskningen om bostadsbyggande som beslutades av revisorsgruppen den 10 november STADSREVISIONEN

20 20 REVISIONSPLAN ÅR 2017 Enlig skollagen är det huvudmannen som ska se till att det inom skolor och fritidshem bedrivs ett målinriktat arbete för att dels främja lika rättigheter och möjligheter, dels förebygga och förhindra trakasserier och kränkande behandling. Skolinspektionen menar utifrån granskning på nationell nivå att det inom fritidshem kan förekomma kränkande behandling utan att det finns ett systematiskt förebyggande arbete som är anpassat till fritidshemmens specifika förutsättningar och behov. Skolinspektionen påpekar också att fritidshemmens inriktning mot fri lek utan stöd av och med vuxna kan bli problematisk om det samtidigt förekommer kränkningar. Barngruppernas storlek ökar inom Göteborgs Stads fritidshem. Samtidigt blir andelen personal med pedagogisk högskoleutbildning lägre, och antalet barn per årsarbetare ökar. Sammantaget talar detta för att det skulle kunna finnas särskilda risker kopplade till kränkande behandling inom fritidsverksamheten. Granskningen syftar till att bedöma om stadsdelsnämndernas arbete mot kränkande behandling i fritidshem är ändamålsenligt. I granskningen ingår Askim-Frölunda-Högsbo stadsdelsnämnd, Norra Hisingens stadsdelsnämnd samt Östra Göteborgs stadsdelsnämnd. Förutsättningar för stadens chefer Aktuell forskning visar att många kommunala chefer arbetar under hård press och under ohållbara förhållanden. Resurserna är många gånger knappa i förhållande till vad cheferna förväntas genomföra, stödet runt dem är inte tillräckligt och antalet underställda är många. Detta riskerar att leda till sviktande hälsa och prestationer samt att många chefer vill lämna sina uppdrag. Av Göteborgs Stads medarbetar- och arbetsmiljöpolicy framgår bland annat att stadens chefer ansvarar för att leda och kommunicera verksamhetens uppdrag och mål så att förväntade resultat uppnås. Vidare ansvarar cheferna för en god och säker arbetsmiljö och ett hållbart arbetsliv samt att skapa förutsättningar för detta. Lagar och Arbetsmiljöverkets föreskrifter och allmänna råd (AFS) anger godtagbar lägsta standard. Göteborgs Stad eftersträvar högre standard än minimikraven för god arbetsmiljö. Stadens chefer har således högt ställda krav att leva upp till. Det är därför av stor vikt att cheferna får de förutsättningar och resurser som krävs för att kunna uppfylla de krav som Göteborgs Stad ställer. STADSREVISIONEN

21 REVISIONSPLAN ÅR Kommunfullmäktige uttrycker i sin budget att insatserna för att ge cheferna rätt organisatoriska förutsättningar för att utöva sitt ledarskap på bästa sätt behöver stärkas. Kommunfullmäktige konstaterar även att staden har omfattande uppföljningsprocesser och att den administrativa bördan ska minska under mandatperioden. Revisorsgruppen har beslutat att förutsättningarna för stadens chefer ska granskas under år Syftet med granskningen är att bedöma om nämnder och styrelser säkerställer att cheferna har tillräckliga förutsättningar för att fullfölja sina uppdrag på ett ändamålsenligt sätt. STADSREVISIONEN

22 goteborg.se/stadsrevisionen