1(14) Plats och tid Gustav Vasa, Kommunhuset, Nygatan 10 Strängnäs Klockan 13:00 16:30. Sekretessärenden behandlades mellan 13:10 13:45 och 14:20 14:55. Av sekretesskäl protokollförs dessa ärenden i separat B-protokoll. ande Ej tjänstgörande ersättare Anita Neuhaus (S), ordförande Maj-Britt Magnusson (S), vice ordförande Barbro Lundkvist (M) Elias Catano (V) Bruno Karlsson (L) Leif Andersson (S) David Dishart (M), 43-58 Bengt Karlsson (M) Ida Myrbäck (V) Ulf Norström (V) Övriga närvarande Anders Hagander, biträdande förvaltningschef, 47-50, 52, 55-58 Robert Larsson, avdelningschef Edit Asvelius, nämndsekreterare Maja Sejdic, utvecklare 49-50 Utses att justera Justeringens plats och tid Bruno Karlsson Underskrifter... Sekreterare Edit Asvelius Ordförande Justerande... Anita Neuhaus... Bruno Karlsson Paragrafer 42-46, 52-58 Anslag/Bevis Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag Organ och sammanträdesdatum Överförmyndarnämnden Anslaget sätts upp Förvaringsplats för protokollet Anslaget tas ner Socialförvaltningen Eskilstuna, Ledning och administration Underskrift...
2(14) Ärendeordning Ärendena behandlas i följande ordning 42-46, 51, 53-55, 47-50, 52, 56-58.
3(14) 42 Protokollsjustering Bruno Karlsson (L) utses att justera protokollet.
4(14) ÖFNES/2018:39 43 Avskrivning underrättelse förvaltarskap, akt 5556 Överförmyndarnämnden beslutar i enlighet med förvaltningens förslag. ÖFNES/2018:40 44 Avslag angående entledigande av god man, akt 3656 Överförmyndarnämnden beslutar i enlighet med förvaltningens förslag. ÖFNES/2018:41 45 Avslag angående entledigande av god man, akt 4478 Överförmyndarnämnden beslutar i enlighet med förvaltningens förslag. ÖFNES/2018:42 46 Viteföreläggande att inkomma med sluträkning, akt 5248 Överförmyndarnämnden beslutar i enlighet med förvaltningens förslag.
5(14) ÖFNES/2017:124 52 Delårsrapport överförmyndarnämndens internkontrollplan 2018, delår 1 Överförmyndarnämnden godkänner delårsrapport 1 för internkontrollplan 2018. Ärendebeskrivning Nämnden är ansvarig för att internkontrollen är tillräcklig för att säkra ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhet som uppfyller lagar, föreskrifter och andra regler och riktlinjer. Internkontrollen ska också säkra tillförlitlig finansiell rapportering och information om verksamheten. Internkontrollplanen innehåller identifierade risker där bedömningen har gjorts att de behöver hanteras på något sätt. Hanteringen kan vara genom kontrollåtgärder, åtgärder för att sänka sannolikheten för att risken inträffar, eller kontrollmoment, att följa upp att befintliga åtgärder för att hantera risken fungerar. Överförmyndarnämnden internkontrollplan 2018 hanterar 21 risker. Planen omfattar 16 kontrollåtgärder, varav 12 hanteras via nämndens verksamhetsplan, och sju kontrollmoment. Fyra av de sju kontrollmomenten är gemensamma för hela Eskilstuna kommunkoncern. Under perioden januari till mars har ett kontrollmoment genomförts utan avvikelse men med två sidoobservationer. De kontrollåtgärder som hanteras genom nämndens verksamhetsplan redovisas i delårsrapporten för verksamhetsplan. Av övriga fyra kontrollåtgärder är en påbörjad. Rapport över kontrollåtgärder och kontrollmoment bifogas.
6(14) ÖFNES/2018:32 53 om dataskyddsombud och entledigande av personuppgiftsombud 1. Dataskyddsombudet Charlotte Nilsson och upphandlaren Sofia Lövstedt utses till överförmyndarnämndens dataskyddsombud från och med den 25 maj 2018. 2. Uppdraget som personuppgiftsombud för överförmyndarnämnden upphör att gälla den 25 maj 2018. 3. Kontaktuppgifter till dataskyddsombudet anmäls till Datainspektionen. Ärendebeskrivning Ny lagstiftning Dataskyddsförordningen 1 (GDPR) gäller som lag i alla EU:s medlemsländer från och med den 25 maj 2018. GDPR ersätter personuppgiftslagen (PuL). Förordningen kommer att innebära en hel del förändringar för de som behandlar personuppgifter och stärkta rättigheter för den enskilde när det gäller personlig integritet. En övergripande tanke med de nya reglerna är att tydligare betona att det företag, myndighet eller annan organisation som behandlar personuppgifter aktivt måste ta ansvar för att se till att förordningens regler följs och kunna visa det (ansvarsskyldighet). Det kan ske genom att man tar fram en särskild dataskyddspolicy eller riktlinje och att man så långt som möjligt bygger in integritetsvänliga lösningar i sina system. Mycket i GDPR liknar de regler som finns i PuL. De registrerade kommer även i fortsättningen att ha rätt att få information om den personuppgiftsbehandling som sker och den som behandlar personuppgifter måste ha tillräckliga säkerhetsåtgärder för att uppgifterna skyddas på rätt sätt. Dataskyddsförordningen innehåller några viktigare nyheter så som: 1 Europaparlamentets och rådets förordning (EU) 2016/679 av den 27 april 2016 om skydd för fysiska personer med avseende på behandling av personuppgifter och om det fria flödet av sådana uppgifter och om upphävande av direktiv 95/46/EG (allmän dataskyddsförordning).
7(14) När uppgifter behandlas med stöd av samtycke eller för att uppfylla ett avtal, ska den registrerade ha rätt att få ut de uppgifter man själv lämnat för att föra över dem till en annan tjänst, det kallas dataportabilitet. Innan man planerar en ny personuppgiftsbehandling som innebär särskilda risker för de registrerade ska man göra en bedömning av vilka konsekvenser behandlingen kan få och vilka åtgärder som behövs för att minska riskerna (konsekvensbedömning). Om det inträffar en säkerhetsincident, till exempel ett dataintrång eller en oavsiktlig förlust av uppgifter, måste man anmäla det till Datainspektionen inom 72 timmar. Man kan också behöva informera de registrerade (anmälan om personuppgiftsincident). Vissa organisationer; myndigheter, de som behandlar känsliga uppgifter eller uppgifter som innebär en kartläggning av enskildas beteende måste utse en person i organisationen som har till särskild uppgift att bevaka dataskyddsfrågor, ett dataskyddsombud. Datainspektionen kan komma att utdöma en sanktionsavgift för den som bryter mot förordningens regler. Avgiften ska bedömas utifrån hur allvarlig överträdelsen är, om det skett avsiktligt eller inte, vilka åtgärder man har vidtagit för att minska skadan, om man tjänat ekonomiskt på överträdelsen och andra försvårande eller förmildrande omständigheter. I personuppgiftslagen finns en förenklad regel för behandling av personuppgifter i löpande text och enkla listor, missbruksregeln. Den innebär kort och gott att man får behandla uppgifter i vissa situationer så länge det inte är kränkande för någon. Denna missbruksregel försvinner när dataskyddsförordningen träder ikraft. Sådan behandling måste alltså följa förordningens regler. Dataskyddsombudets roll och uppdrag Kommuner och deras självständiga nämnder är myndigheter och måste utse dataskyddsombud. Det är varje självständig nämnd som är personuppgiftsansvarig för behandlingar inom sitt verksamhetsområde och som ansvarar för att utse ett ombud. Personuppgiftsansvarig nämnd ansvarar för att GDPR-regler följs. Det är alltså inte ombudet som ansvarar för att reglerna följs, utan organisationen och ytterst varje nämnd. Därför måste organisationen ha rutiner och arbeta på ett sådant sätt att nödvändiga att krav efterföljs. Organisationen bör ha en speciell person utpekad som internt ansvarar för genomförande av dataskyddsarbetet. Ett dataskyddsombuds uppgift är att informera och ge råd till den personuppgiftsansvariga organisationen kring vilka skyldigheter som gäller enligt dataskyddsförordningen. Men ombudet ska också bevaka att reglerna följs och fungera som kontaktperson för Datainspektionen. Dataskyddsombudet ersätter personuppgiftsombudet i nuvarande personuppgiftslagen. Med anledning av detta upphör uppdraget som personuppgiftsombud för nämnden den 25 maj 2018.
8(14) En av de största förändringarna med de nya reglerna är att ombudets kontrollerande och rådgivande funktion för organisationen renodlas. Det innebär samtidigt att organisationen självständigt måste bedriva ett aktivt dataskyddsarbete som inte leds av dataskyddsombudet. Organisationens arbete ska följas upp av ombudet. Dataskyddsombudet ska: Vara ett kunskapsstöd gällande dataskyddsförordningen och annan tillämplig dataskyddslagstiftning. Övervaka den interna efterlevnaden av dataskyddsförordningen och annan tillämplig dataskyddslagstiftning. Rapportera till organisationens ledning om dataskyddsfrågor och organisationens brister och utvecklingsbehov. Tillsammans med sakkunniga kravställa och arbeta för att införa säkerhetsskyddsåtgärder enligt lagstiftning inom dataskydd. Även ge råd och stöd avseende säkerhetsskyddsåtgärder. Identifiera kompetensutvecklingsbehov, planera och genomföra utbildningar avseende dataskyddsförordningen och angränsande lagstiftning. Övervaka den interna efterlevnaden av organisationens strategi för dataskydd. Bistå i utredning av misstänkta dataintrång. Ge råd vid genomförande av konsekvensbedömning av dataskydd och övervaka genomförandet av den, samt ställa krav på att konsekvensbedömningar genomförs. Kontrollera genomförda konsekvensbedömningar av dataskydd. Omvärldsbevaka, nätverka och inhämta kunskap inom lagstiftningsområdet dataskydd. Fungera som kontaktpunkt för tillsynsmyndigheten Datainspektionen och vid behov genomföra förhandssamråd. Ytterligare en förändring är att de nya reglerna ställer krav på dataskyddsombudets kompetens och placering i organisationen. Den person som utses måste ha tillräcklig kunskap om dataskydd och ska utses på grundval av yrkesmässiga kvalifikationer, sakkunskap och förmåga att utföra uppgifterna. Ombudet ska kunna agera självständigt och oberoende i organisationen och ska rapportera till organisationens ledning. Utifrån dataskyddsförordningens krav har kommunstyrelsen på sitt Konsult och Uppdrag anställt Charlotte Nilsson som dataskyddsombud. På Konsult och uppdrag pågår rekrytering efter ytterligare ett dataskyddsombud. Charlotte Nilsson har varit anställd i Eskilstuna kommun sedan 2010 och kommer närmast ifrån en tjänst som systemförvaltare på vård- och omsorgsförvaltningen. Hon har också i sin roll haft uppdraget att förbereda sin förvaltning för GDPR-regelverket. Till dess ytterligare ett dataskyddsombud rekryteras kommer upphandlaren Sofia Lövstedt också att arbete som dataskyddsombud. Sofia Lövstedt är jurist och har arbetat som upphandlare under många år i Eskilstuna kommun. Sofia Lövstedt har som upphandlare av
9(14) datasystem särskilt bevakat personuppgiftslagen och det nya GDPR-regelverket. Charlotte Nilsson och Sofia Lövstedt kan utses till dataskyddsombud för alla kommunala nämnder. Efter det att nämnden fattat beslut om dataskyddsombud ska kontaktuppgifterna till dataskyddsombudet anmälas till Datainspektionen på webbplatsen www.datainspektionen.se et skickas till: Charlotte Nilsson och Sofia Lövstedt, KoU Upphandling
10(14) ÖFNES/2017:104 54 Rättegångsfullmakt 1. Fullmakt ges till Jessica Fredriksson att i domstolar och hos andra myndigheter eller annorstädes utföra och bevaka Eskilstuna och Strängnäs kommuners talan i ärenden inom överförmyndarnämndens ansvarsområde. 2. Fullmakten gäller under förutsättning att inte annat ombud utses för särskilt fall. 3. Utdrag ur beslutsprotokollet ska gälla som rättegångsfullmakt. 4. Den av nämnden 2017-09-18 utfärdade rättegångsfullmakten till Elise Pham Westblom återkallas. Ärendebeskrivning Med anledning av ändrad ansvarfördelning inom överförmyndarkontoret behöver ny rättegångsfullmakt utfärdas. Samtidigt återkallas fullmakt till en medarbetare som slutar sin anställning på överförmyndarkontoret 2018-04-18. Överförmyndarnämnden har egen processbehörighet och behöver besluta om rättegångsfullmakt. Fullmakten ger behörighet att företräda nämnden i domstolar och hos andra myndigheter.
11(14) ÖFNES/2018:21 55 Månadsrapportering mars 2018 inklusive styrkort Rapporten över ekonomiskt utfall till och med mars 2018 samt resultat för styrkort godkänns och överlämnas till kommunstyrelserna i Eskilstuna och Strängnäs. Ärendebeskrivning Förvaltningen redovisar varje månad det ekonomiska utfallet för överförmyndarnämndens verksamhet. För perioden jan-mars redovisar överförmyndarnämnden ett totalt överskott på 1 500 tkr. En analys av resultatet visar att drift av kontoret redovisar ett överskott om 228,1 tkr kronor för perioden. Detta utgörs i huvudsak av ett minus för semesterlöneskuld om 75,0 tkr, plus på intäkter om 23,1 tkr, plus på personal 57,0 tkr, plus på tjänster 116,1 tkr. För arvoden till gode män och förvaltare redovisar Strängnäs ett överskott om 297,0 tkr och Eskilstuna redovisar plus 708,5 tkr. Det beror på att antalet årsräkningar som granskats och arvoderats är färre än vad som periodiserats. Arvoden till gode män för ensamkommande barn Eskilstuna utan uppehållstillstånd redovisar ett positivt resultat om 527 tkr för perioden. Tidigare månadsrapporter för 2017 har liksom utfall tidigare år visat på ett positivt resultat med några tiotusentals kronor. Det nya statliga ersättningsystemet för ensamkommande barn och unga som trädde i kraft den 1 juli 2017 innebär bland annat att nämnden endast kan söka ersättning hos Migrationsverket gällande kostnader för god man till och med den 31 december 2017 under förutsättning att barnet har anvisats före den 1 juli 2017. Dessa ändringar har inte fått effekt på utfallet under rapporteringsperioden. Kostnaden för nämnden visar ett överskott om 7,2 tkr. et skickas till: Kommunstyrelsen i Eskilstuna kommun Kommunstyrelsen i Strängnäs kommun
12(14) ÖFNES/2018:2, ÖFNES/2018:44 56 Delegationsrapport till överförmyndarnämnden i april 2018 Efter anmälan läggs följande delegationsrapport, daterad den 9 april 2018, vilken redovisar beslut i enlighet med överförmyndarnämnden delegationsordning, till handlingarna: - Delegationsbeslut ordförandebeslut i brådskande ärende, punkt 1.2.1, daterat 2018-03-23 Handlingarna finns tillgängliga på nämndens kansli.
13(14) ÖFNES/2018:1 57 Muntliga rapporter till nämnden i april 2018 Muntliga rapporter till nämnden i april 2018 läggs till handlingarna efter överförmyndarnämnden godkännande. Rapport från förvaltningen till nämnden Avdelningschef Robert Larsson lämnar en rapport avseende del av nämndens överskott. Vidare informeras om att de två utlysta tjänsterna som handläggare på överförmyndarkontoret nu är tillsatta. Rapport om förordnande av god man/förvaltare Biträdande förvaltningschef Anders Hagander redogör för delegationsbeslut angående förordnande av god man för ensamkommande barn med fler än fyra uppdrag respektive förordnande av god man/förvaltare med fler än nio uppdrag. Rapport från fördjupningsområde Leif Andersson (S) rapporterar från samtal med forskare den 9 april på Mälardalens högskola. Vid mötet deltog bland annat representanter från det gemensamma forskningsprojektet om huvudmäns förväntningar på och upplevelser av ställföreträdarskapet. Rapport från extra nämndsammanträde den 3 april 2018 Ordförande Anita Neuhaus (S) informerar om det extra sammanträdet den 3 april då nämnden behandlade ett ärende rörande entledigande av god man. Rapport från möte med godmanföreningarna den 13 april 2018 Rapporten flyttas fram till överförmyndarnämndens sammanträde den 15 maj. Information om nätverksmöte den 25 april 2018 Ordförande Anita Neuhaus (S) informerar om planeringen inför nätverksmötet i Strängnäs den 25 april dit överförmyndarnämnden har bjudit in representanter från överförmyndarnämnderna i Enköping, Nyköping, Oxelösund, Södertälje, Västerås och Örebro.
14(14) ÖFNES/2018:1 58 Skriftliga rapporter till nämnden i april 2018 Skriftliga rapporter till nämnden i april 2018 läggs till handlingarna efter överförmyndarnämnden godkännande. Enkätundersökning för förtroendevalda Resultatrapport överförmyndarnämnden (KSKF/2018:160) (ÖFNES/2018:1) Kommunstyrelsen i Eskilstunas beslut 2018-03-13 48 - Jämställdhetsberedningens rapport till kommunstyrelsen för 2017 (KSKF/2018:82) (ÖFNES/2018:1)