Verksamhetsbera ttelse Nationella uppdraget Sveriges depåbibliotek och lånecentral 2015

Verksamhetsbera ttelse Nationella uppdraget Sveriges depåbibliotek och lånecentral 2015 Denna VB avser Sveriges depåbibliotek och lånecentral som är hela Sveriges lånecentral och dessutom nationellt kompetenscenter i utvecklingen av Libris för alla typer av bibliotek, kompletterande medieförsörjning och andra frågor som rör samlingar. Enheten tillhandahåller bland annat spetstjänster kring fjärrlån, det vill säga sådana tjänster som de enskilda kommunala biblioteken eller läns- och regionbiblioteken inte har resurser att hantera själva. Återrapportering (s. 6 i Rutiner för samråd och styrning 2013-2015) Kompetensutvecklingsinsatser och stöd till folk- respektive skolbibliotek Utvecklingsinsatser, beskriv och värdera resultat och spridning Samarbeten, beskriv och värdera Verksamhetsberättelsen ska bestå av en redovisning av aktiviteter utförda under året. Som stöd för utformning finns fast rubriksättning och korta förklarande texter. 1

I mars 2012 tog Kungl. biblioteket beslut om att fastställa förändringar i organisation och verksamhet för Informations- och lånecentraler, den nationella delen av Internationella biblioteket samt Sveriges depåbibliotek. [ ] Förändringen från lånecentraler till partners/nationella kompetenscentra har skett etappvis fram till och med 2015. Sveriges depåbibliotek och lånecentral samt Internationella biblioteket har fått verksamhetsbidrag och verkat inom sina områden som nationella kompetenscenter för folk- och skolbibliotek. Stadsbiblioteket i Malmö och Regionbibliotek Stockholm har fått utvecklingsbidrag kopplat till nationell utveckling av webbtjänster och inom området kvalitet och utvärdering. De senare fasas ut i och med 2015 års slut, dock får Malmö Stadsbibliotek ett särskilt drift- och utvecklingsansvar för den nationella virtuella svarstjänsten Bibblan svarar. Verksamheternas uppdrag och innehåll följer styrdokumentet Rutiner för samråd och styrning. Dokumentet har reviderats och uppdaterats vid två tillfällen, senast 2015-10- 15 (Dnr 6.7-2015-855) Rutiner för samråd och styrning 2016-2018. Ovanstående citeras ur detta, liksom följande kursiverade textavsnitt. Uppdrag Enheterna är en nationell resurs i KB:s samverkans- och utvecklingsuppdrag (5 i förordningen 2013:1050). Verksamheten styrs av uppdraget och de prioriteringar som görs av KB. [ ] Enheterna ska arbeta med spetstjänster som har nationell bäring. De ska bidra med kompetens som inte är möjlig att upprätthålla lokalt och regionalt på folk-, gymnasie- eller läns/regionbibliotek. Enheternas arbete ska ske i form av samverkan med målgrupperna för ömsesidigt utbyte och lärande. Detta arbetssätt syftar till att säkra att enheterna arbetar med rätt saker och att behoven från biblioteken och bibliotekens slutanvändare tas till vara på bästa sätt. Behoven fångas in av enheterna själva genom dess samverkan med biblioteken, och från KB genom samverkansforumet. Målgrupp De primära målgrupperna för enheternas utvecklingsarbete är folk- och skolbibliotek, i första hand gymnasiebibliotek. 2

När det gäller Sveriges depåbibliotek och lånecentrals löpande tjänster inom kompletterande medieförsörjning är målgruppen bredare och inbegriper hela det allmänna biblioteksväsendet. Sveriges depåbibliotek och lånecentral Roll Sveriges depåbibliotek och lånecentral är KB:s partner och nationellt kompetenscenter i utvecklingen av LIBRIS, särskilt katalogisering för alla typer av bibliotek, kompletterande medieförsörjning och samlingsstrategier. Uppdrag 2015 (reviderat 2014-06-30) Driva och utveckla depåbibliotek enligt beslutad förvärvsplan och i samma tillväxttakt som nu. Tillhandahålla spetstjänster kring fjärrlån, det vill säga sådana tjänster som inte de enskilda biblioteken eller läns-/regionbiblioteken har resurser att hantera själva. Ge konsultativt stöd och kompetensutveckling i katalogisering i LIBRIS. Ge konsultativt stöd och kompetensutveckling inom kompletterande medieförsörjning. Anordna svensk fjärrlånekonferens. Kommunicera verksamhet och resultat till svenska bibliotek. Aktiviteter utfo rda under 2015 Redovisningen av aktiviteterna avslutas med en för varje uppdrag gemensam beskrivning av Kommunikation och Uppföljning. I - Driva och utveckla depåbibliotek enligt beslutad förvärvsplan och i samma tillväxttakt som nu. Aktivitet - Bevara och tillgängliggöra äldre material genom att ta emot bibliotekens utgallrade monografier och viss periodika på svenska Biblioteken gallrar kontinuerligt sina bestånd och har under senare år erbjudit depåbiblioteket 40 000 till 55 000 titlar per år. Efter granskning och urval tar vi emot 3

cirka 15 000 titlar årligen. Under 2015 erbjöds vi 44 000 titlar. Bibliotekens gallringstakt förefaller därmed att ligga på samma nivå som tidigare. Statistiken för antal mottagna volymer för året, 27 000 titlar, visar på en kraftig ökning jämfört med genomsnittet. Denna avvikelse kan vara ett resultat av att flera nytillkomna specialbibliotek har levererat under året, till exempel en handfull medicinska bibliotek, ett par tekniska högskolebibliotek, riksdagsbiblioteket, en tingsrätt med flera. Vi tar även emot privata donationer som, tillsammans med specialbibliotekens, ökar bredd och djup i samlingens bestånd. Aktivitet - Registrera och katalogisera i LIBRIS och tillhandahålla som fjärrlån Den genomsnittliga tillväxten av depåbibliotekets samling ligger på 15 000 volymer per år och idag syns drygt 360 000 poster i LIBRIS. För 2015 är ökningstakten något högre då cirka 18 500 titlar registrerades och katalogiserades i LIBRIS. En ökning med 5 % som speglas i en ökning i antalet fjärrutlån med 7 %. En viktig förändring under året var att vi vid årsskiftet 2014/2015 fick nya tillväxtmagasin som möjliggjorde en samlokalisering av hela depåbibliotekets bestånd. Under tio år har samlingen varit fördelad på två geografiskt skilda lokaler. Positiva effekter av samlokaliseringen är snabbare effektuering av fjärrlånebeställningar, ökat antal registreringar i LIBRIS och förkortad tid för urvalshanteringen. Btj-donationen från 2014, ArtikelSöks tidskiftsarkiv, utökades under 2015 med tidskrifter för år 2014. Ett värdefullt tillskott i samlingen som bidrar till en högre effektueringsgrad av bibliotekens beställningar av artikelkopior. Aktivitet - Digitalisera ej upphovsrättsskyddade titlar Enheten äger ingen egen digitaliseringsutrustning. Digitaliseringsinsatserna genom åren har utförts i nära samarbete med Forskningsarkivet vid Umeå universitetsbibliotek. Efter digitalisering och OCR-tolkning länkas titlarna till LIBRIS och vår webbplats. Målsättningen med denna verksamhet är att digitalt tillgängliggöra titlar ur depåbibliotekets äldsta samling, exemplar vars sköra och spröda tillstånd gör dem mindre lämpade att utsättas för en ibland omild fjärrlånehantering. Strävan har varit att digitalisera en till två titlar per år. Inga digitaliseringar kunde genomföras under 2015, då vi saknade resurser för ändamålet. 4

Aktivitet - Erbjuda folkbiblioteken seminarier och workshops i medieplanering med gallringsmetodik och rådgivning vid gallring Medieförsörjningsstrategier diskuteras och formuleras numera allt oftare på regional nivå. Våra insatser inom området begränsas under året till tre seminarier, ett med särskilt fokus på strategidiskussion och två tillfällen med fokus på bevarandeansvar och beståndstillväxt/gallringsprinciper. Kommunikation Årets marknadsföringsinsatser har koncentrerats till konferens- och seminariesammanhang samt bidrag med underlag till en fackpressartikel. Vi har marknadsfört verksamheten vid den nationella fjärrlånekonferensen Sharing is caring -digitala utmaningar för informationsförsörjning och resursdelning, på marskonferensen Välkommen åter! om kvalitet och bemötande samt på Bok och bibliotek i anslutning till Kungl. bibliotekets monterprogram. Vidare berättar vi om våra uppdrag i samband med studiebesök hos oss, seminarier och utbildningstillfällen, såsom, förutom ovan nämnda seminarier om medieförsörjningsfrågor, länsbiblioteksevenemang, vid utbildningen för Biblioteks- och informationsvetenskap, informationstillfällen om LIBRIS och Dewey. Som marknadsföringsmaterial använder vi flyers/bokmärken, informationsblad och roll-up vid konferenser. I årets sista nummer av Scandinavian Library Quarterly (SLQ 2015/4) med tema Collection Development Policy bidrog vi med underlag och intervju till redaktörens artikel What and why and when, and how and where. Uppföljning Vi för en kontinuerlig dialog med våra målgrupper i samband med gallringsrådgivning, information om riktlinjer för urval och återkoppling efter litteraturdonationer. Vi påminner då om depåbibliotekets funktion som bibliotekens gemensamma fjärrlånemagasin och om vikten av att biblioteken bidrar till samlingens tillväxt för att därigenom senare kunna fjärrlåna in äldre, udda, sällsynt material för sina kommuninnevånares räkning. Vi får ofta frågor om och synpunkter på fraktkostnaderna för att skicka oss de gallrade böckerna, kostnader som biblioteken idag själva står för. Bedömningen kan vara att det blir för kostsamt och att bibliotek därmed avstår från att skicka det utgallrade materialet till depåbiblioteket. Vid en första kontakt med ett bibliotek som förbereder en större gallring föreslår vi tre alternativa tillvägagångssätt: att biblioteket kontrollerar om Umdp har bestånd i LIBRIS på de utgallrade titlarna, att biblioteket skickar oss gallringslistor ur vilka vi gör ett urval 5

och som tredje möjlighet att biblioteket skickar allt det gallrade utan förhandsurval. De två första metoderna är ur fraktkostnadssynpunkt de bästa eftersom det är en mindre mängd litteratur som skickas. Vad gäller arbetsinsats kräver den första metoden att biblioteket självt gör urvalet, med den andra metoden ligger arbetsinsatsen hos oss. Vi ser att alltfler bibliotek i landet gör ett eget urval genom kontroll i LIBRIS innan man skickar till depåbiblioteket. Denna metod använder de bibliotek som har en väl utarbetad rutin för beståndsöversyn med regelbundna och kontinuerliga gallringar. Dessa båda omständigheter, där fraktkostnader och arbetsinsats vägs mot framtida behov av att fjärrinlåna äldre material, kan leda till att vi inte lyckas fånga in litteratur som saknas i depåbibliotekets samlingar. II - Tillhandahålla spetstjänster kring fjärrlån, det vill säga sådana tjänster som inte de enskilda biblioteken eller läns- och regionbiblioteken har resurser att hantera själva. Aktivitet - Erbjuda kvalificerad informations- och referenstjänst Frågorna i referenstjänsten visar på behov av sökhjälp där innehållet inte är omedelbart identifierbart i bibliotekens kataloger, frågor som kräver fördjupade sökningar ur större bokbestånd, kontakt med arkiv och specialbibliotek nationellt och internationellt och användning av andra källor där de mindre bibliotekens resurser inte räcker till. Exempel på områden för informationssökningar är juridik och kriminalhistoria, medicin och livsmedelsteknik, sporthistoria, instruktionsmaterial för äldre föremål och redskap, biografiska sökningar i äldre material, efterforskningar i äldre arkiv generellt, äldre kartografi, offentligt tryck, översättningar, citat, noter och sångtexter. Statistiken för antalet referensfrågor från 2013 till idag visar en minskning från 468 frågor år 2013 till 361 frågor under 2015. Minskningen är ett resultat av att depåbibliotekets samlingar utökats med 350 svenska tidskrifter från 1994 till 2014 indexerade i databasen ArtikelSök. Artikelbeställningar som tidigare inte kunde effektueras eller beläggas på annat bibliotek eftersöktes på annat sätt eller frågeställningen fick ett svar från annan källa och registrerades hos oss som en referensfråga. Aktivitet - Vid behov effektuera folkbibliotekens utlandslån samt erbjuda stöd och rådgivning inom området Med utlandslån menas låneförfrågningar på material som inte finns på något bibliotek i Sverige och där lånecentralen, vid behov, bistår med förmedling från bibliotek utanför 6

landet. Bland de databasabonnemang, som vi använder för denna tjänst, finns OCLC, Subito, netpunkt.dk och British Library. Som ett led i att höja effektueringsgraden och rationalisera hanteringen köper vi numera in köpbart material i stället för att ombesörja ett utlandslån, som är mera resurskrävande i form av arbetstid, avgifter och fraktkostnader. Leveranstiden förkortas i de flesta fall, inköpspriset är inte sällan lägre än portokostnaderna tur och retur och vi minskar antalet negativa svar. De tre senaste årens statistik visar en nedåtgående trend för antalet utlandslån. Detta förklaras av våra förändrade rutiner för denna tjänst med höjd effektueringsgrad och lägre kostnader som resultat. Biblioteken uppmuntras att hantera fjärrlåneförfrågningar inom Norden på egen hand. I Fjärrlåneguiden http://www.sverigesdepabibliotekochlanecentral.se/fjarrlaneguiden/ finns information om vad som gäller för respektive land och praktiska tips för denna hantering. Rådgivning sker också via telefon och mejl. Kommunikation Vi har marknadsfört verksamheten vid den nationella fjärrlånekonferensen Sharing is caring -digitala utmaningar för informationsförsörjning och resursdelning, på marskonferensen Välkommen åter! om kvalitet och bemötande samt på Bok och bibliotek i anslutning till Kungl. bibliotekets monterprogram. Vi informerar om våra uppdrag i samband med studiebesök hos oss, seminarier och utbildningstillfällen, vid länsbiblioteksevenemang, vid utbildningen för Biblioteks- och informationsvetenskap och informationstillfällen om LIBRIS och Dewey. Som marknadsföringsmaterial använder vi flyers/bokmärken, informationsblad och roll-up vid konferenser. I årets sista nummer av Scandinavian Library Quarterly (SLQ 2015/4) med tema Collection Development Policy bidrog vi med underlag och intervju till redaktörens artikel What and why and when, and how and where. Uppföljning Den kraftiga volymökningen för låneansökningar och effektuerade lån för år 2013, som var ett resultat av nedläggningen av två lånecentraler, förefaller ha planat ut. Volymerna ligger på i stort sett samma nivå som för 2014. Det är dock för tidigt att förutsäga om trenden kommer att hålla i sig. De regionala katalog- och lånesamarbetena, som blir fler, kan komma att påverka utlånen av framförallt litteratur inom standardutgivningen. Från läns- och regionbibliotekshåll finns ett önskemål om att i seminarieform mötas för att ta del av varandras och våra erfarenheter av övergripande medieplaneringsarbete 7

för bibliotek som ingår i lånesamarbeten. Ett sådant seminarium kan bli aktuellt under 2016. III Ge konsultativt stöd och kompetensutveckling i katalogisering i LIBRIS. Aktivitet - Erbjuda rådgivning i samband med övergång till att bli LIBRIS-bibliotek Under året har vi vid flera tillfällen informerat om LIBRIS och vad det betyder att vara ett LIBRIS-registrerande bibliotek. Det har varit vid personaldagar för biblioteken som står i startgroparna att planera för en övergång till LIBRIS, i samband med konferensen Licenser, Libris och lite till och vid Bok- och biblioteksmässan då vi hade ett monterprogram i samverkan med Kungl. biblioteket Tillsammans skapar vi LIBRIS för alla. Vid dessa tillfällen och även då vi är ute i andra sammanhang, ställs frågor av olika karaktär som teknik- och katalogfrågor. Vi har informerat om och hänvisat till LIBRIS bibliotekstöd. Även frågor om Dewey ställs ofta. Vi har också deltagit i konferenser och personaldagar för att informera om Dewey. Rådgivning har också skett via mejl och telefon. Vi är representerade i KB:s arbetsgrupp för Dewey respektive arbetsgruppen för ämnesord skönlitteratur. Aktivitet - Erbjuda undervisning, handledning och stöd i katalogisering i LIBRIS Under året har det genomförts utbildningar i katalogisering dels grundkursen i LIBRISkatalogisering i Stockholm, dels specialsydda kurser för bibliotekssamarbeten i två regioner. Under dessa utbildningar har LIBRIS biblioteksstöd informerat om anslutningsprocessen och fortsatt stöd. Tillsammans med stadsbiblioteket i Göteborg och Kungl. biblioteket ingår vi i nätverket för utbildning i LIBRIS-katalogisering och här diskuterar vi ständigt hur utbildningen kan utvecklas och förbättras. Enligt utvärderingarna efterlyser man mer övningar och övningstid och mer folkbiblioteksinriktat material. Efter utbildningen fortsätter ofta handledning och stöd via mejl och telefon. Aktivitet - Tillsammans med KB:s folkbiblioteksansvarige leda arbetet i nätverket Folkbibliotekens samarbete i LIBRIS Arbetsgruppen Folkbibliotekens samarbete i LIBRIS formella uppdrag avslutades i 8

oktober, men samarbetet fortsätter i ett nätverk och arbetet fortsätter. På webbplatsen http://sverigesdepabibliotekochlanecentral.se/depabiblioteket/folkbibliotekenssamarbete-i-libris/ finns samlat förteckning över kontaktpersoner och fadderbibliotek, där finns länkar och dokument. Diskussionsforumet freeforums avslutades i oktober och ersattes istället med en Facebookgrupp. Vid årets slut hade gruppen 111 medlemmar och 36 inlägg och de flesta frågor hade fått mellan 1 och 3 svar. Det här visar på att det är en effektiv metod att nå ut till många och att de som ställer frågor faktiskt får svar inom rimlig tid. Antal fadderbibliotek har inte ökat nämnvärt och det verkar vara svårt att få bibliotek att ställa upp som faddrar. Vid årets Bok- och biblioteksmässa deltog några medlemmar i monterprogrammet Tillsammans skapar vi LIBRIS för alla och delade med sig av sina kunskaper och erfarenheter. Nätverket har haft två fysiska möten och ett adobemöte. Övrig kontakt har skett via mejl. Kommunikation Att informera om Sveriges depåbibliotek och lånecentrals uppdrag är ständigt återkommande i olika sammanhang. Det kan vara vid studiebesök, konferenser och andra möten men också via vår webbplats och via marknadsföringsutskick. Vid informations- och undervisningstillfällen berättar vi om vad Sveriges depåbibliotek och lånecentral kan hjälpa till med. Vi informerar om LIBRIS biblioteksstöd och om nätverket Folkbibliotekens samarbete i LIBRIS. Det är viktigt och nödvändigt att biblioteken känner att man efter genomförd utbildning kan ta kontakt för fortsatt handledning och stöd. Uppföljning Det finns behov av fortsatt rådgivning och information. Både chefer och medarbetare behöver få kunskap om LIBRIS och tillfällen för detta bör ske i olika etapper. Undervisning: Det finns fortsatt behov av undervisning. Behoven ser olika ut beroende på vilka förkunskaper som finns. Det är också beroende på varierande arbetsätt på biblioteken beroende på bibliotekets storlek. Hur stora resurser man lägger ned på katalogisering och om biblioteket ingår i ett samarbete eller är ett ensamt bibliotek är andra aspekter. Det är särskilt viktigt att följa upp folkbibliotekens behov av kunskaper i katalogisering av exempelvis spelfilmer, Tv-spel och mångspråkslitteratur. Vid de skräddarsydda utbildningarna finns det möjlighet att i viss mån tillgodose detta. 9

Nätverk: Det finns fortsatt behov av erfarenhetsutbyte och samarbete. I nätverket har man bland annat arbetat för fler fadderbibliotek, vilket inte har gett så stort resultat. I stället ser vi informella faddrar ; bibliotek som hjälper varandra, som besöker eller tar emot besök och lotsar vägen framåt. Vid utbildningar kan de bibliotek som har samma katalogsystem ta kontakt med varandra för att utbyta erfarenheter. IV - Ge konsultativt stöd och kompetensutveckling inom kompletterande medieförsörjning. Aktivitet - Utveckla och underhålla fjärrlåneguiden, bland annat länka digitala arkiv för avgiftsfria e-böcker Fjärrlåneguiden - ett hjälpmedel för nationella och internationella fjärrlåne- och informationstjänster kompletterades och utökades under året med digitala arkiv med e- material http://sverigesdepabibliotekochlanecentral.se/fjarrlaneguiden/referenshjalp/ Här finns nu listat en mängd användbara källor för referens- och informationsarbetet på biblioteken såsom länkar till arkiv, bibliotek och museer, bibliografier, inskannade kortkataloger, artikeldatabaser med mera. Tjänstens innehåll vänder sig främst till medarbetare på landets 290 kommunbibliotek. Besöksstatistiken för sidan visar 6872 unika besök under året, totalt antal sidvisningar var 8412. Det förhållandevis höga antalet besök ger vid handen att guiden används. En värdering av den kvalitativa nyttan förutsätter en annan mätmetod. Aktiviteter - Erbjuda fortbildning i informations- och referenstjänster med utgångspunkt i material som finns i referensbiblioteket.se - Erbjuda fortbildningsdagar för kommunbiblioteken i fjärrlånehantering med utgångspunkt i bibliotekens medieplaner. Referensbiblioteket.se avvecklades under året som en samlad ingång till, till största delen, fria e-resurser och materialet har katalogiserats i LIBRIS som enskilda poster. KB:s partnerbibliotek Malmö stadsbibliotek hade KB:s uppdrag att genomföra denna förändring. Erbjudanden om fortbildning i ämnet kvarstår förstås. Efterfrågan har varit låg och genomförda fortbildningar har företrädesvis behandlat betaldatabaser. Under vintern flyttade vi en del av depåbibliotekets samlingar till de nya tillväxtmagasinen. Senare under våren flyttade vi till nya kontorslokaler i samma byggnad där nu hela depåbibliotekets samling är lokaliserad. På grund av dessa praktiska omständigheter fick vi göra en del omprioriteringar i verksamheten. Några 10

större marknadsföringsinsatser om fortbildning i informations- och referenstjänster eller fjärrlånehantering och medieplanering gjordes därmed inte. Aktivitet Främja samarbetet mellan kommunbibliotek och högskolebibliotek med syftet att skapa en samsyn på litteraturförsörjning och service till distansstuderande bl.a. genom gemensamma fortbildningsinsatser och konferensarrangemang Folkbiblioteken tar ett stort ansvar för distansstudenter och övriga kommuninnevånares medieförsörjningsbehov vid fortbildning och högre utbildning. Man gör större förvärv av studielitteratur än förr och man ordnar med fjärrinlån för de distansstuderande som inte får tillgång till kurslitteratur genom högskolebibliotekens försorg. Bibliotekslagen förordar ett ökat samarbete inom hela biblioteksväsendet till stöd för ett fritt meningsutbyte och tillgång till studielitteratur på olika utbildningsnivåer. I propositionen (2012/13:147) betonas ett förhållningssätt där alla offentligt finansierade bibliotek ses som en i grunden gemensam resurs och: Det är betydelsefullt att biblioteksväsendet integreras bättre och att den samlade nationella resurs som biblioteksväsendet utgör kan komma alla till del. (s. 41). Som ett led i vår omvärldsbevakning och för att hålla oss uppdaterade om förändringar i fjärrlånepraxis och förhållningssätt hos lärosätesbiblioteken håller vi årligen gemensamma seminarier med fjärrlåneteamet vid Umeå universitetsbibliotek. Vid årets träff diskuterades fjärrlån av skönlitteratur och funktionen Låntagarbeställningar i LIBRIS, en beställningsrutin som underlättar för studenter och andra att beställa önskat material. En alltid aktuell fråga i sammanhanget är e-materialet, åtkomst och fjärrlånemöjligheter och på mötet efterlystes exempel på lösningar i andra länder och internationellt. Inom ramen för samsynskapandet planeras och genomförs de nationella konferenserna i samarrangemang med lärosätesbibliotek, regionbibliotek och specialbibliotek. De nationella konferensernas innehåll och resultat redovisas under avdelning Konferenser. Aktiviteter - Arrangera seminarier med företrädare för läns- och regionbibliotek för samtal om den nationella och regionala strukturen för den kompletterande medieförsörjningen - Tillsammans med läns-och regionbibliotek stödja gymnasiebibliotekens utveckling av nya arbetssätt. Tillsammans med Kultur i Väst och Internationella biblioteket bjöd vi i oktober in till seminariet Licenser, LIBRIS och lite till om informationsstrategier på regional och 11

nationell nivå. Målgruppen var företrädare för läns- och regionbibliotek och temat för dagen var hur kan vi utifrån våra uppdrag och våra regionala och nationella åtaganden aktivt arbeta med områdena mångspråk, e-böcker och fjärrlån, katalogsamarbete i LIBRIS och digitalisering. 29 deltagare samlades och föreläsarna representerade arrangörerna samt Kungl. biblioteket. Mesta diskussionerna ägnades mångspråken i LIBRIS, subvention av betaldatabaser och samordnade abonnemang samt metoder för att öka användningen av databaser och e- resurser i övrigt. Deltagarna önskade att företrädare för SKL, SLB, KB, Skolverket och sekretariatet för den nationella biblioteksstrategin bjuds in till ett seminarium om nationell samordning av upphandling av bibliotekens databaser. Vidare fick arrangörerna i uppdrag att förmedla seminariets reflektioner och förslag i databasfrågan till nämnda nationella aktörer. Seminariet tydliggjorde att läns- och regionbiblioteken definierar ansvaret för gymnasiebibliotekens fortbildnings- och medieförsörjningsbehov mycket olika. Några regioner menar att skolbiblioteken inte omfattas av de regionala utvecklingsuppdragen över huvudtaget medan återigen andra ser det som självklart att det regionala uppdraget avser både folk- och skolbibliotek. Aktivitet Konferenser Marskonferensen är sedan 2008 ett årligt samarrangemang mellan Biblioteksföreningen (nationella och regionala), Umeå universitetsbibliotek, Umeå stadsbibliotek, länsbiblioteket i Västerbotten och Sveriges depåbibliotek och lånecentral. Årets konferens om kvalitet och bemötande drog en rekordstor publik med 170 deltagare. Rubriken var Välkommen åter! Ett bra bemötande kan rädda bristande kunskap, men bra kunskap kan aldrig rädda ett dåligt bemötande. Programinformationens beskrivning: Biblioteken ska präglas av allsidighet, öppenhet och kvalitet, vilket ökar förväntningarna på personalens kompetens och bemötande. Hur skapar vi en miljö och ett utbud som alla kan känna sig inkluderade i? Hur får vi varje besökare att känna sig välkommen åter? Kom och inspireras av goda exempel och intressanta frågeställningar. Konferensen riktar sig till alla som arbetar inom bibliotekssektorn i Norden. Konferensen behandlade bland annat kvalitetsutveckling genom benchmarking i ett europeiskt perspektiv, normkritiska metodutvecklingsprojekt, hbtq-certifiering och bibliotekens förvärvspolicy mot bakgrund i bibliotekslag, internationella biblioteksmanifest och andra normerande dokument. 12

Deltagarna gav konferensen högt betyg i konferensutvärderingen, omdöme 4 på en skala 1-5 och gav överlag positiva omdömen om innehåll och arrangemang generellt. V Anordna svensk fjärrlånekonferens Aktivitet Nationell fjärrlånekonferens Sharing is caring De nordiska och nationella fjärrlånekonferenserna arrangeras vartannat år. 2015 var det dags för den nationella Sharing is caring - en heldag om digitala utmaningar för informationsförsörjning och resursdelning, som genomfördes i april 2015 och samlade 120 deltagare. Programinformationens beskrivning: Det öppna biblioteket ingår i ett globalt sammanhang, delar med sig av sina samlingar och bidrar till informationsfrihet, samtidigt som perspektivet har förskjutits till användare som mer och mer sköter sin informationsförsörjning på egen hand. Användare, resurser och system hur går ekvationen ihop? Välkommen till en konferens om fjärrlån, resursdelning och referensarbete. Upphovsrätten och biblioteken i europeiska och globala perspektiv, kvalitet i referensarbetet på Twitter och akademiska verkstäder i biblioteket exemplifierar konferensens innehåll. De nationella konferenserna har traditionellt varit ett samarrangemang mellan flera olika aktörer såsom Informations- och lånecentralerna, Svensk biblioteksförening, Kungl. biblioteket, länsbibliotek och forskningsbibliotek. Årets konferens var ett samarrangemang mellan Sveriges depåbibliotek och lånecentral och Kungl. biblioteket. Företrädare för Malmö stadsbibliotek och Regionbibliotek Stockholm deltog som konsulter för programinnehållet. Kommunikation Vår ambition är att bidra till att hela bibliotekssektorn uppnår en ökad insikt om att våra bibliotek har samma användare och alla offentligt finansierade bibliotek är öppna och tillgängliga för allmänheten. Våra nationella konferensarrangemang och marknadsföringen av dessa vänder sig därmed till hela det svenska biblioteksväsendet, folk- och skolbibliotek, sjukhusbibliotek, specialbibliotek, lärosätesbibliotek med flera. Våra flyers och informationsblad exponeras vid konferenser, seminarier och workshops regionalt, nationellt och internationellt. Vi är medlemmar i två av Svensk biblioteksförenings nätverk, Nätverket för IFLA och Nätverket för bibliotek och upphovsrätt. Efter KB:s beslut om förändringar i den nationella strukturen för den kompletterande medieförsörjningen fick enheten delvis nya uppdrag och nytt namn. I 13

samband med denna förändring gjorde vi om hemsidan och skapade en ny logga vilket genast resulterade i en tydligare kommunikation. Vi når nu bättre ut med material och information till våra målgrupper. Uppföljning Hinder och restriktioner i bibliotekens fjärrlåneservice några reflektioner. Vid vår undersökning och granskning av bibliotekens webbplatser med information om fjärrlåneservice och -praxis ser vi tendenser till ett återinförande av avgifter på fjärrlånetjänster. Vidare finns där restriktioner för bland annat inlån av skönlitteratur, språkkurser, kurs- och studielitteratur samt restriktioner av kvalitetsskäl. Även avgifter på kopior kan utgöra ett hinder för den enskildes informationsbehov. Regioner som har katalog- och lånesamarbeten har även gemensamt formulerade låneregler. Här finns exempel på restriktioner för kommunbiblioteken inom ett lånesamarbete att fjärrinlåna material från bibliotek utanför regionen. Ett förhållande som kan komma i konflikt med det enskilda kommunbibliotekets uppdrag mot sina kommuninnevånare. Till exempel kan ett politiskt uppdrag vara att särskilt stödja vuxenstuderande på gymnasiala och eftergymnasiala utbildningar. Behoven av att få låna studielitteratur är särskilt stora bland studieovana, långtidsarbetslösa med flera grupper. Vi fortsätter nu vår granskning av bibliotekens fjärrlåneservice med att gå igenom de större bibliotekens riktlinjer för fjärrutlån. En redovisning av undersökningens resultat och slutsatser, inkluderande ett resonemang om bibliotekslagens intentioner, skulle kunna vara ett programinslag på nästa nationella fjärrlånekonferens 2017. Övrigt Sveriges depåbibliotek och lånecentral har under alla år hyrt kontor och magasinsutrymmen i samma byggnad som Umeå stadsbibliotek. Under en tioårsperiod 2004 till 2014 förhyrdes även externa tillväxtmagasin för en del av depåbibliotekets samlingar. Umeå stadsbibliotek flyttade hösten 2014 till nya lokaler i kulturhuset Väven. Depåbiblioteket övertog då stadsbibliotekets tidigare magasin och hela depåbibliotekets bestånd är nu samlat i en byggnad. Vi fick även nya kontorslokaler i samma hus. Lånecentralsfunktionen har därutöver en arbetsstation i Väven i anslutning till stadsbibliotekets mediesamlingar. Magasinsflytten påbörjades i december 2014 och avslutades i januari 2015. Nya kontor färdigställdes under våren och vi fick tillgång till dessa från och med maj månad 2015. Vi höll öppet och upprätthöll service och tjänster under hela flyttprocessen medan marknadsförings- och fortbildningsinsatser var lägre prioriterade. 14

KB:s återkoppling på verksamhetsplanen 2016 innehöll några bokslutsfrågor som vi närmare beskriver här, då blanketten saknar utrymme för specificeringar och övriga upplysningar (frågorna kursiveras nedan): Vad läggs pengarna för tryckt kontra elektronisk media? Det är så stor skillnad på summorna att vi undrar Vi gör inga förvärv av e-böcker eftersom de inte kan användas i fjärrlåneservicen. Den lägre summan avser abonnemang för referensdatabaser och internationella databaser för hantering av utlandsbeställningar, den högre summan avser förvärv av tryckt litteratur. Lånecentralens förvärv av tryckt litteratur införlivas i stadsbibliotekets mediesamling, som är en del av den samlade nationella resursen för kompletterande medieförsörjning. Resekostnader, motivera summan som vi uppfattar som förhållandevis hög närmare två tredjedelar av resekostnaderna avser resor för sammankomster och ändamål initierade av KB, till exempel sammanträden för uppdragsdiskussioner, workshop kring partnerskapen, medverkan i KB:s monter på Bok och Bibliotek, katalogiseringsundervisning, medverkan i referensgrupper för Folkbiblioteken i LIBRIS, bibliotekschefsmöten om LIBRIS, Styrgruppen för LIBRIS nationella infrastruktur, arbetsgrupp för ämnesord skönlitteratur. För resor vars ändamål är initierade av andra organisationer, till exempel region- och folkbibliotek, tas kostnaderna av dessa. Konferensavgifter utgör en förhållandevis liten del. Detsamma gäller konferenskostnader, motivera vad nyttan är med att delta Uppdraget som KB:s partner och nationellt kompetenscenter förutsätter omvärldsbevakning och hög kompetens hos verksamheten. Deltagande vid nationella och internationella konferenser är angelägen omvärldsbevakning. Syftet är att dels höja den egna kompetensen, dels att fånga upp pågående tendenser som tas tillvara i egna arrangemang såsom den nationella fjärrlånekonferensen 2017. Exempel på tidigare och kommande värdefulla arrangemang är internationella ILL-konferenser, Biblioteksdagarna, International Internet Librarian, Mötesplats Borås. Hur många årsarbetskrafter har ni? Vi räkna till nio medarbetare på er webbplats men skulle vilja få en tydligare bild av personalresurserna Lönekostnaden motsvarar sju årsarbetare. 15

Lista utförda aktiviteter inom uppdragen (listade i Verksamhetsplanen). Ställ upp dem enligt nedan: 1. Beskrivning av aktivitet a.. Beskriv på vilket sätt aktiviteten understödde det nationella uppdraget, dvs. effekten av aktiviteten. Här kan även samarbeten beskrivas och värderas. b. Kommunikation utåt. Beskriv på vilket sätt och mot vilken/vilka målgrupper de olika spridningsinsatserna genomförts. c. Uppföljning. Beskriv på vilket sätt uppdraget har följts upp och resultaten, använd i tillämpliga fall punkterna i återrapportering 2. Beskrivning av aktivitet 3. a.. Beskriv på vilket sätt aktiviteten understödde det nationella uppdraget, dvs. effekten av aktiviteten. Här kan även samarbeten beskrivas och värderas. b. Kommunikation utåt. Beskriv på vilket sätt och mot vilken/vilka målgrupper de olika spridningsinsatserna genomförts. c. Uppföljning. Beskriv på vilket sätt uppdraget har följts upp och resultaten, använd i tillämpliga fall punkterna i återrapportering 16