Dnr 17/0086-5 Datum Tid 10.00-12.00 Plats Hotell Kusten, Kustgatan 10, Göteborg ande Ledamöter Aslan Akbas (S), Göteborgs Stad, ordförande Björn Thodenius (M), Västra Götalandsregionen, vice ordförande Per- Gordon Tranberg (M), Alingsås kommun Lars-Åke Johansson (S), Borås Stad Ann-Christin Erlandsson (S), Gullspångs kommun Anders Månsson (GF), Götene kommun Ingemar Ottosson (S), Lilla Edets kommun Björn Fagerlund (M), Mariestads kommun Hans-Joachim Isenheim (MP), Munkedals kommun Bertil Olsson (S), Orust kommun Birgitta Johansson (C), Skövde kommun Rasmus Hägg (S), Tibro kommun Hajrudin Abdihodzic (V), Tidaholms kommun Mikael Faleke (M), Töreboda kommun Tjänstgörande ersättare Gunilla Hermansson (KD), Essunga kommun Pia Frisk Ragnar (M), Falköpings kommun Bodil Hedin (S), Hjo kommun Ulf Utgård (M), Lerums kommun Michael Meijer (M), Trollhättans Stad Elving Andersson (C) Uddevalla kommun, 287-292 Agneta Edvardsson (M), Vara kommun Övriga närvarande Ersättare Leif Hansson (S), Alingsås kommun Birgitta Bergman (M), Borås Stad Rustan Hälleby (M), Göteborgs Stad Lars Holmberg (L), Götene kommun Malin Corner (M), Munkedals kommun Ulf Sjölinder (L), Orust kommun 286-292 Maria Maric (KD), Tibro kommun Gunilla Dverstorp (M), Tidaholms kommun Jonas Kristiansen Adelsten (S), Västra Götalandsregionen Övriga Åsa Fröding, förbundschef Helena Jan, förbundssekreterare Marie Andersson, controller 1 (10)
Justering Justerare Björn Thodenius (M) Justerande paragrafer 285-292 Justeringsdag 2017-10-03 Sekreterare Helena Jan Ordförande Aslan Akbas (S) Justerande Björn Thodenius (M) 285 Val av justerare Björn Thodenius (M) utses till justerare jämte ordförande Aslan Akbas (S). 2 (10)
286 Dagordning fastställer dagordning enligt följande: särenden Delårsrapport 2017 Handling Budget och verksamhetsplan 2018-2020 Handling Sammanträdestider 2018 Handling Nya medlemmar i förbundet Handling Informationsärenden Förbundschefen informerar Upphandling nytt verksamhetssystem Verksamhetschefer i Göteborg och Borås Intern kontroll: Förmedlingsuppföljning Delegationsbeslut Mötets avslutande. 3 (10)
287 Delårsrapport 2017 Dnr 17/0347 godkänner Delårsrapport 2017. ger förbundschefen i uppdrag att vidta åtgärder för en budget i balans. Ekonomi Förbundsordningen reglerar att kommunalförbundets årliga kostnader minst ska täckas av årets intäkter. Intäkter fås genom förmedling av tolktjänster. Största kostnaden för kommunalförbundet är arvoden till tolkar vid utförande av tolktjänster. Den totala kostnaden för arvoden och totala intäkter är beroende av hur mycket tolktjänster som beställs. Förbundet ska debitera medlemmarna för utförda tjänster enligt självkostnadsprincipen. Helårsprognos i förhållande till budget Budget 2017 är lagd utifrån 380 000 uppdrag och beräkningen baserades på den flyktingsituation som rådde då. Prognosen för helår 2017 är dock 335 000 uppdrag, vilket är 5 000 färre än föregående helårsprognos och totalt 45 000 färre uppdrag än budgeterat för hela 2017. Då antalet uppdrag är betydligt färre än budgeterat ger detta avvikelser på samtliga budgetposter. De största avvikelserna ligger på intäkter och kostnader kopplade till färre antal uppdrag. Förbundets driftskostnader finansieras genom varje uppdrags bruttomarginal. Med färre uppdrag minskas överskottet och förbundets driftskostnader täcks inte. För delåret 2017 är utfallet -1,2 mkr. Prognosen för helåret är -700 tkr om inga åtgärder vidtas. Bedömningen är dock att ett nollresultat kommer att kunna uppnås genom att åtgärder genomförs under hösten i syfte att minska förbundets driftskostnader. I och med den minskade efterfrågan på förbundets tjänster är det nu än viktigare att förbundets medlemmar lojalt köper tolktjänster från Tolkförmedling Väst. sunderlag TU Delårsrapport 2017 Delårsrapport 2017 Förslag till beslut föreslås besluta att godkänna Delårsrapport 2017. diskuterar grundförslaget till beslut. Ordförande yrkar att direktionen fattar beslut enligt förslaget med tillägg att ge förbundshefen i uppdrag att vidta åtgärder för en budget i balans. Paragrafen skickas till Medlemmar i Tolkförmedling Väst Revisorer 4 (10)
288 Budget och verksamhetsplan 2018-2020 Dnr 17/0241 fastställer Budget och verksamhetsplan 2018-2020. Förbundsdirektionen ska enligt förbundsordningen årligen fastställa budget och verksamhetsplan för verksamhetens kommande treårsperiod. Förbundets årliga kostnader ska minst täckas av årets intäkter och som övergripande verksamhetsmål anges att verksamheten ska ha en god ekonomisk medvetenhet och arbeta kostnadseffektivt. Budgetförslaget ska samrådas med förbundsmedlemmarna och budgeten ska fastställas senast den 30 september före verksamhetsåret. Som utgångsläge för planeringen av 2018-2020 finns gällande plan för 2017-2019 samt utfallet av de senaste tre åren och prognoser för de två kommande åren. Den rådande flyktingsituationen och migrationspolitiken i omvärlden kopplat till bl a Migrationsverkets prognoser av asylsökande och antal beviljade uppehållstillstånd tas även i beaktan i planeringen av budget 2018. Enligt förbundsordningen ska förbundets årliga kostnader minst täckas av årets intäkter. Förbundet ska debitera medlemmarna för utförda tjänster enligt självkostnadsprincipen. Budget 2018 är lagd utifrån idag gällande förutsättningar och efter samråd med förbundets medlemmar. Medlemmarnas behov beräknas till ca 335 000 uppdrag för 2018. För budget i balans krävs en prishöjning om 3%. sunderlag TU Budget och verksamhetsplan 2018-2020 Budget och verksamhetsplan 2018-2020 Förslag till beslut föreslås besluta att fastställa Budget och verksamhetsplan 2018-2020. Ordförande yrkar att direktionen fattas beslut enligt förslaget. 5 (10)
289 Sammanträdestider 2018 Dnr 17/0345 fastställer Sammanträdestider 2018. föreslås ha fem ordinarie sammanträden under 2018. Datum Tid Plats 9 mars 10.00 12.00 Göteborg 27 april 10.00 12.00 Göteborg 1 juni 10.00 12.00 Göteborg 28 september 10.00 12.00 Göteborg 23 november 10.00 12.00 Göteborg sunderlag Sammanträdestider 2018 Förslag till beslut föreslås besluta att fastställa Sammanträdestider 2018. Ordförande yrkar att direktionen fattar beslut enligt förslaget. Paragrafen skickas till Ledamöter och ersättare i direktionen för Tolkförmedling Väst. 6 (10)
290 Nya medlemmar i förbundet Dnr 17/0344 öppnar upp för ansökningar om medlemskap i Tolkförmedling Väst. Ny medlem erlägger en administrativ avgift om 25 000 kr. Inträde av nya medlemmar i förbundet sker per 1 januari 2019. Tolkförmedling Västs uppdrag är att tillgodose medlemmarnas behov av språktolk- och översättningstjänster. Enligt förbundsordningens 20 ska den kommun som önskar bli medlem i förbundet inkomma med en ansökan till förbundsdirektionen. yttrar sig och överlämnar sedan ärendet till medlemmarnas fullmäktige för beslut. När samtliga medlemmar genom fullmäktigebeslut har antagit en ny förbundsordning som har anpassats till det nya antalet medlemmar, har ny medlem antagits. Efterfrågan på förbundets tjänster har varit mycket stor under andra halvan av 2015 och större delen av 2016. Under slutet av 2016 har efterfrågan minskat något och kommande efterfrågan är svårbedömd. Under januari augusti 2017 har Tolkförmedling Väst utfört ca 217 000 språktolkuppdrag. Motsvarande period 2016 utfördes 230 000 uppdrag. Prognosen för 2017 är 335 000 uppdrag, en minskning med 20 000 uppdrag mot 2016. Den minskade efterfrågan av antalet beställningar bedöms dock som en naturlig utveckling av färre antal asylsökande. Genom att ta in nya medlemmar bedöms efterfrågan på förbundets tjänster hålla en mer jämn nivå. Vid senaste mätningen tillsatte förbundet 98,8% av alla inkomna beställningar. Det är svårt att bedöma hur stort intresset är för att bli medlem i Tolkförmedling Väst. Ett antal kommuner har vid olika tillfällen tagit kontakt med förbundet och uttryckt intresse men ingen ansökan i form av beslut från fullmäktige har kommit in. Beroende på vilka som visar intresse för medlemskap i förbundet, skiljer sig också deras behov av våra tjänster. Variationen beror till stor del på den ansökandes antal invånare samt asyl- och flyktingmottagande. Idag har förbundet fem lokala förmedlingskontor och c a 60 årsarbetare. I och med införandet av nytt verksamhetssystem beräknas förmedlingsverksamheten över tid effektiviseras. Ett utökat antal medlemmar bedöms därför rymmas inom befintlig organisation. Om efterfrågan på förbundets tjänster fortsätter minska och nya medlemmar inte tas in, kan organisationen eventuellt behöva anpassas. För att täcka kostnader för handläggning av ansökningar, utredning och förberedelser inför inträde av nya medlemmar, ska ny medlem erlägga en administrativ avgift om 25 000 kr. 7 (10)
sunderlag TU Nya medlemmar i förbundet Bilaga 1 Tidsplan: Inträde av nya medlemmar Bilaga 2 Intresseanmälan Härryda kommun Förslag till beslut föreslås besluta att öppna upp för ansökan om medlemskap i Tolkförmedling Väst. att ny medlem erlägger en administrativ avgift om 25 000 kr. att inträde av nya medlemmar i förbundet sker per 1 januari 2019. Ordförande yrkar att direktionen fattar beslut enligt förslaget. Paragrafen skickas till Härryda kommun Förbundets medlemmar 8 (10)
291 Förbundschefen informerar Upphandling nytt verksamhetssystem Förbundet avvaktar besked från Förvaltningsrätten. Verksamhetschefer i Göteborg och Borås Kontoret i Göteborg har sedan 1 september en ny verksamhetschef. Verksamhetschefen i Borås kommer att gå i pension våren 2018, rekrytering av ny verksamhetschef påbörjas inom kort. Intern kontroll: Förmedlingsuppföljning Vi har förmedlat 99,8 % till våra medlemskunder. noterar informationen. 9 (10)
292 Anmälan av delegationsbeslut Dnr 17/0023-4 har överlåtit sin beslutanderätt till ordförande och tjänstemän i enlighet med förbundets delegationsordning. Dessa beslut ska redovisas till direktionen. Ekonomiärenden Tillägg till attestförteckning Dnr 16/0443-7 Tillägg till attestförteckning Dnr 16/0443-6 Tillägg till attestförteckning Dnr 16/0443-8 Personalärenden Ny lön p g a ändrade arbetsuppgifter Dnr 00/0063-4 Anställningar utfärdade efter 2017-06-01 Dnr 17/0023-4 noterar informationen. 10 (10)