PROTOKOLL PRÅM FÖRENINGSSTÄMMA, BRF HAGA 2018

PROTOKOLL PRÅM FÖRENINGSSTÄMMA, BRF HAGA 2018 Plats: Restaurant Element, ÅF-Huset, Frösundaleden 2, Solna Datum: 2018-05-23 Tid: 19:00 1 Föreningsstämmans öppnande Styrelsens ordförande Lennart Jonsson öppnade stämman och hälsade alla välkomna. 2 Val av stämmoordförande Fred Åkesson, F1SB Stockholm, valdes till stämmans ordförande. 3 Anmälan av stämmoordförandens val av protokollförare Erik Wejander, sittande styrelses sekreterare, anmäldes som stämmans protokollförare. 4 Godkännande av röstlängd Upprättande av förteckning över närvarande medlemmar skedde genom avprickning. På mötet fanns 40 röstberättigade, varav 2 fullmakter. Röstlängden godkändes. Bilaga 2. 5 Fråga om närvarorätt vid föreningsstämman Samtliga närvarande har rätt att närvara enligt stadgarna. 6 Godkännande av dagordningen Utdelad dagordning fastställdes. 7 Val av två personer att jämte stämmoordföranden justera protokollet Gunnel Erikson samt Susanne Toscha valdes att utöver ordföranden justera protokollet. 8 Val av minst två rösträknare Justeringspersonerna valdes att även vara rösträknare. 9 Fråga om kallelse skett i behörig ordning Fastställdes att kallelsen behörigen skett. 10 Genomgång av styrelsens årsredovisning Styrelsens årsredovisning gicks igenom. Frågor om det gångna årets arbete och årsredovisningen ställdes av stämman och besvarades av styrelsen gällande: 1 1) Fråga: Punkt Väsentliga händelser under året. Hut ser förberedelserna för den nya personuppgiftslagen GDPR ut? Har styrelsen utsett ett dataskyddsombud? 1(10) &

Föreningsstämma B RF Fl aga 2018 Svar styrelsen: Styrelsen har tagit del av information från bland andra HSB Stockholm och AdEx samt deltagit i kurser om GDPR så vi vet vad som behöver göras. Vi har fått nytt personuppgiftsbiträdesavtal med AdEx, som har våra känsliga register, från och med fredag 25/5. AdEx har kommit långt i sina förberedelser och räknar med att vara helt omställda enligt GDPR inom 2018. Lennart och Johan förbereder föreningens arbete med anpassning till GDPR. Vi är pålästa och arbetet har påbörjats, men vi är inte i mål ännu. Vi har inte utsett något dataskyddsombud ännu då ny styrelse väljs idag. 2) Fråga: Punkt Ekonomi - Belåningsgrad : Bra att nyckeltalet införts då det underlättar jämförelser. Hur står sig föreningen jämfört med andra föreningar gällande belåningsgraden? Svar styrelsen: Nyckeltalet ingår nu i redovisningen vilket är bra. Föreningen hade från början något högre lån och lägre insatser är övriga jämförbara föreningar. Amorteringar fick inte göras i den snabba takt föreningen ville. Föreningen har amorterat i så hög takt vi fått. Från början var nyckeltalet över 10 000 kr/m2, nu är lånen cirka 100 000 000 kr motsv. 8 000 kr/m2. Föreningen ligger inte i riskzonen kring och över 10 000 kr/m2, och vi är på väg åt rätt håll mot allt lägre belåning. 90 000 000 kr lån omsätts under 2018 och vi hoppas få till en bra upphandling och fortsatt låga räntor. Vi amorterar 1 800 000 kr/år så nyckeltalet minskar cirka 150 kr/m2 per år. 3) Fråga: Punkt Ekonomi - Belåningsgrad : Angående omförhandling av lånen. Kan man amortera extra i samband med omförhandling? Svar styrelsen: Ja, det brukar finnas möjlighet till det, men då måste vi också ha pengar att amortera med. Föreningen har cirka 4 000 000 kr tillgängligt och vi får göra en bedömning vid förhandlingen vad som är bäst i det läget. 4) Fråga: Punkt Budget. Installation av bergvärme och solceller pågår. Hur påverkar det budgeten? Vi har ingen investering men borde få en besparing? Påverkar det budgeten redan för 2018-2019 eller först senare? Svar styrelsen: Besparingen är inte medräknad i budgeten. När vi skrev budgeten för 2018 hade vi inte siffror som vi litade till så att vi kunde ändra i budgeten redan för 2018. Beräknad besparing är 100 000 kr/år men vi vill se utfallet först innan vi ändrar i budgeten. 5) Fråga: Punkt Noter. Det ser bra ut, men Not 8: Begreppet internrevisor passar inte vilket frågeställaren även tagit upp tidigare, det är ett felaktigt begrepp. Det vore bättre med av föreningen vald revisor. Svar styrelsen: Ja, du har rätt. Vi ber AdEx som tagit fram årsredovisningen att ändra det i kommande årsredovisningar. Därefter lades årsredovisningen till handlingarna. 11 Genomgång av revisorernas berättelse Föreningens revisor Marcus Vidner närvarar ej vid stämman. Revisorernas berättelse, som ingår i årsredovisningen, gicks igenom och lades till handlingarna. Revisorernas berättelse föredrogs av stämmoordförande. 2(10)

Meddelandet från av föreningen vald revisor Marcus Vidner och av HSB utsedd revisor Jörgen Götehed (BoRevision AB) omfattade bland annat: Revisorerna tillstyrker att föreningsstämman fastställer resultaträkningen och balansräkningen för föreningen. Revisorerna tillstyrker att föreningsstämman behandlar resultatet enligt förslaget i förvaltningsberättelsen och beviljar styrelsens ledamöter ansvarsfrihet för räkenskapsåret. 12 Beslut om fastställande av resultaträkning och balansräkning Resultat- och balansräkningen fastställdes. 13 Beslut i anledning av föreningens vinst eller förlust enligt den fastställda balansräkningen Styrelsens förslag till resultatdisposition godkändes. 14 Beslut om ansvarsfrihet för styrelsens ledamöter Styrelsens ledamöter beviljades ansvarsfrihet för räkenskapsåret 2017. 15 Beslut om arvoden och principer för andra ekonomiska ersättningar för styrelsens ledamöter, revisorer, valberedning och de andra förtroendevalda som valts på föreningsstämman Mona Tjulander (sammankallande i valberedningen) presenterade valberedningens förslag. Valberedningen föreslår att arvoden behålls i likhet med föregående år: 2,5 prisbasbelopp till styrelsearvoden, 1 prisbasbelopp till styrelsen för fri disposition, samt 0,1 prisbasbelopp till revisorerna. Lasse Samuelsson, sittande styrelses vice ordförande, föreslår att arvode till valberedningen är oförändrat: utöver ovanstående ersätts valberedningens ledamöter med 0,1 prisbasbelopp per person. Beslut: Stämman beslöt i enlighet med både valberedningens förslag och Lars Samuelssons förslag. 16 Beslut om antal styrelseledamöter och suppleanter Valberedningen föreslår att styrelsens antal ledamöter skall vara oförändrat mot föregående år och att antal suppleanter utökas till två personer. Lennart Jonsson, sittande styrelses ordförande, meddelade att styrelsen istället föreslår att antal ledamöter utökas med en person till 8 st., och att antal suppleanter behålls oförändrat (1 st.). De två förslagens ställs mot varandra för beslut av stämman. 1) Fråga: Ska det inte vara ojämnt antal ledamöter för att underlätta vid omröstning? Svar styrelsen: Ordförande har utslagsröst enligt stadgarna vid lika antal röster. 2 2) Fråga: Finns kandidat till den utökade posten? 3(10)

Föreningsstämma BRF Haga 2018 Svar styrelsen: Ja. I fortsättningen kommer styrelsen att arbete i tre utskott: Teknik, ekonomi och bostadsnära frågor. Två ledamöter per utskott förutom i bostadsnära utskottet som får fyra medlemmar. Vi är betjänta av att ha åtta ordinarie ledamöter. Beslut: Föreningsstämman beslutar enligt styrelsens förslag. 17 Val av styrelseledamöter och suppleanter Styrelseledamöterna Johan Kennberg, Samira Flasanova, Monica Nordström och Lennart Jonsson har sutdt i 2 år och mandatperioden för dessa går därför ut. Samtliga förutom Lennart Jonsson har meddelat att de ställer upp för omval. Suppleant Christer Daleskogs mandatperiod går ut i samband med stämman (1 år). Christer Daleskog har meddelat att han ställer upp för omval. Styrelseledamöterna Lars Samuelsson, Erik Wejander och Jiirgen Reisig valdes av 2017 års stämma till ledamöter på 2 år och sitter således 1 ett år till. Valberedningen föreslår att: Johan Kennberg, Samira Hasanova, Monica Nordström väljs om för en ny mandatperiod om 2 år. Samt att: Christer Daleskog väljs som suppleant för en mandatperiod om 1 år. Valberedningen föreslår vidare att Åke Berglund väljs in som ny ledamot i styrelsen i 2 år. Åke presenterade sig på stämman och meddelade att han är utbildad civilekonom med bakgrund inom finansiering och ekonomi. Utöver valberedningens förslag nominerade Lennart Jonsson, sittande styrelses ordförande, på stämman Christer Daleskog till val som ledamot. Christer presenterade sig för stämman. Christer är suppleant i nuvarande styrelse, är pensionär och har bott i föreningen i 13 år. Christer har en bakgrund inom Vattenfall och ABB. Christer Daleskog ställer upp för val till ledamot. Styrelsen föreslår att Lennart Jonsson väljs till suppleant. Lennart Jonsson meddelade på stämman att han ställer upp för val till suppleant. Styrelsen föreslår att Christer Daleskog väljs som ny ledamot i 2 år, att Åke Berglund väljs som ledamot i 1 år och att Lennart Jonsson väljs som suppleant i 1 år. Motiveringen till mandatperiodernas längd för ledamöterna är att Åke Berglund är ny i styrelsearbetet så 1 år är lämpligt, medan Christer provat på som suppleant i 1 år redan och därför bör väljas in i 2 år. Med denna fördelningen av mandatperiodernas längd blir det jämnt antal nya ledamöter som ska väljas vid stämmorna (4:a val varje år). Beslut: Stämman beslöt efter omröstning att välja styrelseledamöter enligt en kombination av styrelsens och valberedningens förslag: Johan Kennberg, omval 2 år. Samira Hasanova, omval 2 år. Monica Nordström, omval 2 år. Christer Daleskog, nyval 2 år. 4(10)

Åke Berglund, nyval 1 år. Beslut: Stämman beslöt anta styrelsens förslag på suppleant: Lennart Jonsson, nyval 1 år 18 Presentation av HSB-ledamot Antti Ahonen är fastighetsförvaltare på HSB Stockholm och ingår i styrelsen som HSB-ledamot. Antti presenterade sig för stämman. Styrelsens vice ordförande Lasse Samuelsson underströk att Antti är en stor tillgång i styrelsen och att han år 2017 utsågs till Årets Förvaltare av Aff-Forum, en paraplyorganisation för Sveriges fastighetsförvaltare. 19 Beslut om antal revisorer och revisorssuppleant Valberedningen föreslår att föreningen skall ha en (1) av föreningen vald revisor och ingen suppleant. Beslut: Stämman beslutar enligt valberedningens förslag. 20 Val av revisor/er och suppleant Valberedningen föreslår att föreningens nuvarande revisor Marcus Vidner väljs om för en ny period om 1 år. Beslut: Som av föreningen vald revisor beslöt stämman att anta valberedningens förslag: Marcus Vidner, nyval 1 år. 21 Val av andra förtroendevalda Valberedningen föreslog att val av dessa delegeras till styrelsen. Beslut: Stämman beslöt att dessa utses av styrelsen. 22 Beslut om antal ledamöter i valberedningen Valberedningen föreslår att den nya valberedningen skall bestå av 3 ledamöter, enligt de nya stadgarna. Beslut: Stämman beslutar enligt valberedningens förslag. 23 Val av valberedning, en ledamot utses till valberedningens ordförande Valberedningen presenterade sitt förslag på ny valberedning: Hela valberedningen (Mona Tjulander, Allan Munch och Susanne Toscha) föreslås ingå i den nya valberedningen, och inga nya ledamöter behövs. Valberedningens mandatperiod är 1 år. Beslut: Till valberedning valde stämman: Mona Tjulander, omval 1 år, sammankallande. Allan Munch, omval 1 år. Susanne Toscha, omval 1 år. 5(10)

24 Val av ombud och ersättare till distriktsstämmor samt övriga representanter i HSB Valberedningen föreslog att val av dessa delegeras till styrelsen. Beslut: Stämman beslöt att dessa utses av styrelsen. 25 Av styrelsen till föreningsstämman hänskjutna frågor och av medlemmar anmälda ärenden som angivits i kallelsen Till årets stämma hade två propositioner och fem motioner inkommit. Proposition 1 Proposition angående möjligheten för styrelsen att arvodera boende som utförviktiga arbetsinsatser. Kortfattad beskrivning: Styrelsen föreslår att årsstämman godkänner att styrelsen får disponera upp till motsvarande 0,5 % av föregående års omsättning per år inklusive sociala kostnader för att arvodera tillfälliga uppdrag av boende i Brf Haga. Utbetalda summor, mottagare och utförda uppdrag skall redovisas för medlemmarna, till exempel på efterföljande föreningsstämma. 2017 var omsättningen 10 665 900 kr. Summan att disponera för 2018 blir därmed 53 330 kr. Pengarna skall endast kunna utbetalas till boende i föreningen (medlemmar, barn, inneboende eller 2:a-handshyresgäster). Se propositionen för fullständig beskrivning. Lasse Samuelsson presenterade propositionen och dess bakgrund. Förslag till komplettering på stämman: Bra proposition. Det blir spännande att se hur detta kommer att hanteras från fall till fall av styrelsen i praktiken. Den talande föreslår att styrelsen redovisar hur pengarna delats ut och på vilka grunder, hur tankarna går inför beslut, hur bedömningarna görs inför besluten. Redovisning skall göras vid nästa ordinarie årsstämma. Tilläggsförslaget accepteras av styrelsen och läggs till i propositionen. Beslut: Stämman beslutar att anta propositionen med tillägg enligt förslaget på stämman. Proposition 2 Proposition angående uppdrag att utreda kameraövervakning. Kortfattad beskrivning: Styrelsen föreslår stämman att ge styrelsen i uppdrag att utreda, enligt nytt regelverk 2018-05-25, en lösning för kameraövervakning mot inbrott och kostnaderna för detta till kommande stämma. Se propositionen för fullständig beskrivning. Lennart Jonsson presenterade propositionen och dess bakgrund. 1) Fråga: Vad har utredningen för ramar? Enligt propositionen är det redan klart att det är tillåtet och utredningen handlar om teknisk lösning och kostnader. Stämmer det? Svar styrelsen: Ja det stämmer. Regelverket för kameraövervakning förändras i samband med GDPR vilket underlättar uppsättning av kameror. Styrelsen vill 6(10)

utreda hur det skulle fungera tekniskt, hur kameror och serversystem kan installeras och förvaltas, och vad det skulle kosta. Beslut: Stämman beslutar att anta propositionen. Motioner: Styrelsen har inför stämman gett en beskrivning av motionerna, samt meddelat att de inte delar motionärens uppfattningar, och väljer att inte kommentera det som framförts i motionerna ytterligare. Allmänt om motionerna 1 till 5: Anders Ekström förklarade inledningsvis översiktligt bakgrunden till sina motioner och yrkanden, samt att hanteringen av det initiala störningsärendet fortfarande rullar på. Anders Ekström förklarade att han blivit felaktigt beskylld av styrelsen för allvarliga kränkningar. Anders begär att styrelsen ger ytterligare svar. Svar styrelsen: Styrelsen vill inte ge något ytterligare svar utöver det som ingår i utdelat material inför stämman. Motion 1 Från Anders Ekström, Slottsvägen 2. Rubrik: 18Mot 1/5 Vart tog fakta och sanningen vägen i styrelsen Brf Hagas handläggning av störningsärendet 2014? Hade beslut/åtgärder stöd i regelverket? Styrelsen föreslår att motionen avslås i sin helhet. Beslut: Stämman beslutar enligt styrelsens förslag att avslå motionen. Motion 2 Från Anders Ekström, Slottsvägen 2. Rubrik: 18Mot 2/5 Brf Hagas styrelses handläggning, beslut och åtgärder av ett störningsärende hösten 2014 kräver särskild granskning. Styrelsen föreslår att motionen avslås i sin helhet. Anders frågar stämman hur man som medlem ska gå till väga i sådana här ärenden. Anders beklagar att styrelsen inte vill ge några detaljer kring sitt beslut. Svar styrelsen: Styrelsen har tystnadsplikt, vilket inte medlemmarna har, vilket förhindrar redovisning av detaljerna i ärendet. Beslut: Stämman beslutar enligt styrelsens förslag att avslå motionen. Motion 3 Från Anders Ekström, Slottsvägen 2. Rubrik: 18Mot 3/5 Brf Hagas Föreningsstämmobeslut 2016 i strid med regelverket... Styrelsen föreslår att motionen avslås i sin helhet. Beslut: Stämman beslutar enligt styrelsens förslag att avslå motionen. 7(10)

Föreningsstämma B RF Fl aga 2018 Motion 4 Från Anders Ekström, Slottsvägen 2. Rubrik: 18Mot 4/5 Brf Hagas styrelseledamot besvarade ett brev från medlem med personangrepp och massdistribution av svaret. Styrelsen Brf Haga, är det att förhålla sig till regelverket? Styrelsen föreslår att motionen avslås i sin helhet. Beslut: Stämman beslutar enligt styrelsens förslag att avslå motionen. Motion 5 Från Anders Ekström, Slottsvägen 2. Rubrik: 18Mot 5/5 Styrelsen Brf Hagas utformning av sina svar på yrkandena i motioner skall vara motiverade, entydiga, sakliga och fria från demagogiskt trixande. Styrelsen föreslår att motionen avslås i sin helhet. Beslut: Stämman beslutar enligt styrelsens förslag att avslå motionen. Avslutande kommentar: Lennart Jonsson, sittande styrelses ordförande, förklarar att man som medlem har rätt att lämna motioner och föreslå styrelsemedlemmar vid stämman. Lennart frågar valberedningen om några nya namn till styrelsen föreslagits. Svar från valberedningen: Nej. 8(10)

26 Föreningsstämmans avslutande Stämtnoordförande Fred Åkesson avslutade stämman kl. 20.30. Till protokollet biläggs: Årsredovisning för Brf Haga 2017 Röstlängd samt fullmakter Protokollförare: Justeras: Fred Åkesson Justeras: Justeras: Gunnel Erikson Susanne Toscha 9(10)

Efter stämman gavs möjlighet att stäha frågor till styrelsen 27 Frågor till styrelsen Inga ytterligare frågor. 10(10)