Förvaltningsgemensamma specifikationer Elias Caselunghe 2016-10-07
Var finns informationen? Hur lagras informationen? Vem ansvarar för informationen? Vilken information ska bevaras och gallras?
Vart ska informationen skickas? Hur ska informationen lagras? Vem ska ansvara för informationen? Hur ska informationen klassas?
Hur ska informationen överföras? Hur ska informationen transformeras?
FGS, en enklare väg framåt Två delar: Paket (Överföring) Innehåll (Lagring)
Paket (Överföring) Innehåll (Lagring)
FGS för paketstruktur 1. Mappstruktur 2. Obligatorisk metadata 3. Valfri metadata 4. Innehållsförteckning
1. Mappstruktur ZIP-fil med bestämd namnkonvention. [Arkivbildarens namn]_[systemets namn]_[datum och tid].zip
1. Mappstruktur Filkataloger i ZIP-filen SIP SIP.xml Content Metadata System
1. Mappstruktur Content Primärt filer som ska bevaras men även eventuell dokumentation kring själva leveransen.
1. Mappstruktur Metadata Filer innehållande metadata som beskriver innehållet.
1. Mappstruktur System Tillkommande teknisk data, minst schema för metadatafiler i leveransen.
1. Mappstruktur SIP.xml Innehållsförteckning och beskrivning av leveranspaketet enligt METS.
2. Obligatoriska metadata (i SIP.xml) Identitet (GUID) Pakettyp (SIP) Datum och tid Leveranstyp (ERMS) Leveransspecifikation (FGS för ärendehantering v1.0) Leveransöverenskommelse (dnr,datum) Namn på arkivbildare (Myndighetsnamn) Identitetskod för arkivbildare (orgnr/vat) Namn på system Namn på levererande organisation (Avdelning/Förvaltning)
3. Valfria metadata (i SIP.xml) Kan användas för att bl.a. lägga till information som Beskrivning Status Referenskod Gallring Sekretess Informationsklass Löpnummer för överföringar och för paket inom en överföring Kontaktuppgifter
4. Innehållsförteckning (i SIP.xml) Ska referera till alla filer i paketet. Obligatoriska metadata: Identitet för filen (GUID) Filnamn (Content\bevarandefil.pdf) Datum och tid (2016-04-20T13:30:00+01:00) MIME-typ (text/xml) Filformat och version (PDF/A-1b) Filstorlek (bytes)
4. Innehållsförteckning (i SIP.xml) Valfria metadata kan anges med information om: Kontrollsumma (rekommenderas) Kryptering (rekommenderas inte)
Fördjupning PREMIS EAD EAC-CPF StructMap
Leveranstypsspecifika FGS:er En informationsmodell för varje leveranstyp, ex: Ärendehantering Personal Arkivredovisning
FGS för ärendehantering 1. Struktur 2. Obligatorisk metadata 3. Valfri metadata
Struktur Objekt: Leveransobjekt Ärende Handling Bilaga
Leveransobjekt Måste förekomma en gång i varje XML-fil. Ska innehålla antingen ärenden eller handlingar. Kan innehålla övergripande metadata, bl.a. om arkivredovisning.
Ärende Kan förekomma noll, en eller flera gånger under leveransobjektet. Få obligatoriska metadata: ArkivobjektID (Ärendenr) Systemidentifierare (GUID) Skapad (datum) Ärendemening
Handling Kan förekomma noll, en eller flera gånger direkt under leveransobjektet eller under ärende, dock ej samtidigt i samma leverans. Få obligatoriska metadata: ArkivobjektID (Ärendenummer och löpnummer) Systemidentifierare (GUID)
Bilaga Kan förekomma noll, en eller flera gånger under alla andra huvudobjekt. Några obligatoriska metadata gällande filnamn, storlek och sökväg. Information om bl.a. e-signatur och kontrollsumma kan läggas till.
EgnaElement / Anpassningar EgnaElement valideras inte mot specifika datatyper. Anpassningar innebär avsteg från specifikationen.
Praktisk tillämpning Med eller utan paketstruktur? Färdig leveranstypsspecifik struktur eller transformering?
W3D3, Platina, andra system?
Praktisk tillämpning Transformering är MÅLET Mappningen är UNDERLAGET