Protokoll från BRS styrelsemöte Tid Tisdagen den 14 augusti 2012 kl. 19.00 21.15 Plats Närvarande Frånvarande Stora lektionssalen, BRS, Skrävsta Gård Sonny Hellberg Christer Lindberg Mischa Johansson Sandra Lenngren Werner Röhrl Madeleine Berner Monika Persson Elin Lyngå, från punkt 12076 d) Frida Andersson Linda Holmqvist Anton Synnerdahl, TK Mats Andersson Kerstin Karlsson Therese Kristensen Linda Englund Elisabeth Braun Ramnitz 12071 Mötets öppnande Ordföranden förklarade mötet öppnat. 12072 Dagordningens fastställande Dagordningen fastställdes med tillägg av punkterna a) Uthyrning av boxar, b) Ändringar i boxkontrakt och c) Skrivelse från Annika Palm under punkten Övrigt. 12073 Val av justeringsperson Frida valdes till justerare. 12074 Föregående protokoll Protokollet från styrelsemötet 2012 06 12 gicks igenom och lades till handlingarna. 12075 Skrivelser a) Förfrågan om att sälja kokbok från Erik Cardell Erik Cardell har inkommit med en förfrågan om att sälja en kokbok för att tjäna pengar. Styrelsen beslutar att tacka nej till erbjudandet. 1
b) Erbjudande om bidragsförmedling Peter Eriksson, bidragsförmedlare, har erbjudit BRS sina tjänster. Styrelsen beslutar att tacka nej till erbjudandet. c) Byte av klubb Ella Regnell ber att få byta klubb från Haninge till BRS. Styrelsen beslutar att för BRS del godkänna bytet och avvaktar kansliets beslut. 12076 Rapporter a) TK Frida och Anton rapporterade: Sedan senaste mötet har inga tävlingar hållits och TK har heller inte träffats. Förberedelser inför fälttävlan är i full gång och många yngre förmågor, mellan tio och femton år, har deltagit en eloge till dem! Tre hinder måste bli klara och en del underhåll av ridstigarna behöver ännu göras. Alla klasser är fullbokade. Vi försöker få till en hinderdomarutbildning inför fälttävlan, det är något år sedan vi hade det senast. Funktionärslistor kommer att sättas upp inom kort. Inför nästa år är förhoppningen att vi ska kunna arrangera dels enstjärniga klasser, dels fälttävlan för ponny. TK ska skicka tävlingsplanen för 2013 till styrelsen för beslut. b) BRUS Tyra har flyttat till Kina och ersätts i styrelsen av Elin Lyngå. BRUS hade sitt första möte i lördags och då beslutades att alla hästgrejer som ligger utanför BRUS rummet ska säljas på loppis. I samband med denna kommer BRUS även att spela brännboll. BRUS vill adjungera in två personer i styrelsen. Elin Andersson ska tala med dem. En terminsplanering ligger ute på hemsidan. c) Verksamhetsrapport Linda H rapporterade: Grupper/elever Fyllnadsgraden jobbar vi med för fullt. Vid terminsstart ligger den på 95 % vilket är mycket bra. Vi har splittrat tre grupper som ger plats till 36 nya introbarn. Ridlägren gick bra. Vecka 31 satte vi in en intensivkurs för nya ponnybarn som har fyllt upp en av grupperna. Alla tolv kommer att börja rida i en grupp på fredagar. 2
Hästar/ponnyer Nala är behandlad i ett bakknä så hon har inte kommit i gång ännu. JumJum är under igångsättning. Övriga mår bra. Hassi har vi på prov som ridskolehäst augusti ut. Vi har köpt in en ponny, Jazz, och en häst, Nixe. Personal Vi har anställt en ny tjej som har börjat som instruktör, hon heter Lisa Andersson. Privathästar/arbetsplikt Rekryteringen av nya boxinnehavare är klar. Cafeterian Gruppen har träffats i sommar och har ett schema på gång. Information är publicerad på hemsidan. Cafeteriagruppen kommer själva att laga lunchen till lördagarna. Anläggning Vita villan är nu färdig! Det blev jättefint med nya golv och allt är nymålat. Kommunen har även installerat ny el och lagat fyra fönster som var trasiga. Stora stallet har fått in nya boxarna och det blev jättebra. Vi har bättringsmålat i slitna väggar. Högtryckstvättningen är gjord överallt. Elen har gåtts igenom till alla hagar och vi håller på med två nya hagar. Alla röda staket runt anläggningen är målade. Övrigt Bilträffen Wheels National på Hågelby var mycket dåligt arrangerat. Det tog nästan en timme att komma hit från ICA Maxi och när trafikpolisen väl ryckte ut för att dirigera trafiken fick inga besökare svänga in till oss. Det har varit många problem med nätverket, såväl det interna som åtkomst till Internet. Vi måste få till ett mer modernt och driftsäkert nätverk. IT utskottet får i uppdrag att arbeta fram ett förslag till ny lösning. Vi har nu fått in allt hö, totalt ca 50 ton. Det har under sommaren förekommit förstörelse nere på tävlingsvallen då flera glasrutor har tagits sönder och den ena röda friggeboden försökts stickas i brand. Återstår ganska mycket arbete med att återställa allt. Vi får hoppas att det inte händer igen! d) Ekonomi Linda H har mailat ut en rapport fram till och med juli. Vi följer budget väl. På erhållna bidrag ligger vi över till följd av bidraget för ombyggnaden av Logenstallet. Folksams Idrottsfond har avslagit vår ansökan om bidrag. Vi har även sökt pengar från Idrottslyftet för att satsa på ungdomarna men inte fått besked ännu. 3
e) IT utskott f) Säkerhetsutskott Fundering kring riskerna av förvaring av brännbara ämnen i garaget har uppstått. Werner utreder risker och arbetar fram förslag till lämpliga åtgärder. g) Personalutskott h) Information och kommunikation i) Övriga rapporter 12077 Familjeparken a) Överklaganden Länsstyrelsen har i brev bekräftat att vårt överklagande har inkommit. Även Förvaltningsrätten i Stockholm har fått ett överklagande eftersom ärendena hanteras av olika rättsinstanser. b) Medverkan vid MPs familjedag Miljöpartiet de gröna i Botkyrka har inkommit med en förfrågan om deltagande vid en familjedag i Hågelby. Styrelsen beslutar att utse Christer tillsammans med Werner, Frida och Elin A att arbeta vidare med ett förslag för deltagandet. 12078 Anläggningen: Planerat underhåll och femårsplan Vårt avtal med kommunen stipulerar att kommunen årligen ska göra en besiktning av anläggningen. Besiktningen ska ske i april och denna ska leda till ett av båda parter undertecknat protokoll. Inget av detta har skett. Sonny har bett kommunens kontaktman att återkomma med förslag till mötestid där hanteringen tas upp. 12079 Ombyggnadsprojektet Det riktigt stora arbetet är klart. Nu återstår gipsskivorna till golvet uppe på loftet, frånluftsventilationstrumman och målning av ytterväggarna som större arbeten. Sedan 4
har vi en del småjobb kvar. Vi räknar med att ha inflyttning 1 september. 12080 Utmärkt förening i Botkyrka, steg 3 BRS har tidigare klarat av steg ett och två i certifieringen Utmärkt förening i Botkyrka. Arbetsgruppen bestående av Werner, Linda H och Therese hade bjudit in Linus Söderling, Idrottsutvecklare på Kultur och fritidsförvaltningen, för att presentera resultatet av arbetet kring steg tre som handlar om trygghet. Se bilaga 2. Vi blev certifierade även i detta steg och har beviljats 10 000 kronor för utbildning men eftersom vi har egen kompetens kring utbildningsfrågorna så kan pengarna användas som bidrag vid t.ex. inköp av en hjärtstartare. Styrelsen beslutar att låta gruppen arbeta fram förslag på vilken hjärtstartare som är lämplig. 12081 Övriga frågor a) Uthyrning av boxar Styrelsen informerades om VUs beslut 2012 06 29 om uthyrning av boxplatser. Linda Holmqvist och Bettina Johansson får ett var sitt ponnykontrakt och Carina Ståhl, Josefin Linder och Lisa Andersson har fått hästkontrakt. b) Ändringar i boxkontrakt Stallschefen har, med anledning av att vi efter ombyggnaden av Logen har två dedicerade ponnyboxar, föreslagit ett par ändringar i vårt boxkontrakt. Styrelsen beslutar att acceptera föreslagna ändringar i Tillsvidareavtal för inackordering. Kerstin uppdrogs att publicera den nya versionen i policysamlingen. c) Skrivelse från Annika Palm Annika Palm har med anledning av utdelningen av lediga boxplatser inkommit med en skrivelse där hon ifrågasätter Boxgruppens och styrelsens hantering. Styrelsen beslutar att uppdra Mischa att besvara skrivelsen. 12082 Genomgång och uppdatering av åtgärdslistan Åtgärdslistan gicks igenom och uppdaterades, se bilaga 1. 12083 Nästa möte Nästa möte hålls tisdagen den 11 september kl. 19.00. 12084 Utvärdering av mötet Utvärderingen är ett internt verktyg för utveckling och kvalitetssäkring av styrelsens arbete och redovisas inte i protokollet. 5
12085 Avslutande Ordföranden förklarade mötet avslutat 21:00. Tumba 2012 08 14 Mischa Johansson Sonny Hellberg Frida Andersson Sekreterare Ordförande Justerare 6