www.pwc.se Granskningsredogörelse Lekmannarevision 2015 Per Ståhlberg Cert kommunal revisor Martin Gandal April 2016
Innehåll Sammanfattning... 2 1. Inledning... 3 Bakgrund... 3 Revisionsfrågor... 3 Revisionskriterier... 3 Avgränsning... 3 Metod... 3 2. Grundläggande granskning... 4 Mål och måluppfyllelse 2015... 4 Uppföljning av föregående års granskning... 5 3. Fördjupad granskning... 6 Riskinventering och riskanalys... 6 Ansvars- och arbetsfördelning... 7 Aktiva åtgärder... 8 Bolagsstyrelsens styrning och kontroll... 9 4. Revisionell bedömning... 10 Grundläggande granskning... 10 Fördjupad granskning... 10 April 2016 1 av 11
Sammanfattning Lekmannarevisorns uppdrag regleras i 10 kap. 3-6 Aktiebolagslagen och i 9 kap. 9 Kommunallagen. Uppdraget innebär att granska och pröva om verksamheten sköts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt samt om den interna kontrollen är tillräcklig. Utifrån detta har har fått i uppdrag av lekmannarevisorerna i att i den grundläggande granskningen undersöka bolagets följsamhet till direktiv från ägarna samt att följa upp iakttagelser som framkom i föregående års granskning. I den fördjupade granskningen ska granska bolagets arbete med riskinventering och riskanalys. Revisionell bedömning: Grundläggande granskning: Kontrollmål Är redovisat resultat för bolaget förenligt med direktiv från ägarna? Har styrelsen i rimlig grad vidtagit tillräckliga åtgärder med anledning av föregående års lekmannarevision? Uppfyllt Ja Ja Fördjupad granskning: Kontrollmål Bedrivs arbetet med riskinventering och riskanalys på ett heltäckande och systematiskt sätt? Är ansvars- och arbetsfördelningen inom området tydliggjord? Vidtas tillräckliga åtgärder utifrån upprättad riskanalys? Är bolagsstyrelsens styrning och kontroll inom området tillräcklig? Uppfyllt Ja Ja Till övervägande del Ja April 2016 2 av 11
1. Inledning Bakgrund Syftet med all kommunal verksamhet är att generera nyttigheter till dess medborgare. Detta gäller även när verksamheten bedrivs i bolagsform. Ägarnas styrning av bolaget sker företrädesvis genom bolagsordning och ägardirektiv. Bolagsstyrelse och VD ansvarar för att verkställa det uppdrag som tilldelats av ägarna, till exempel i form av mål för verksamhet och ekonomi. En viktig del av den interna kontrollen är att arbeta systematiskt med riskanalyser. Ett bristfälligt arbete med riskanalyser kan riskera att bolagets verksamhet inte bedrivs på avsett sätt, till exempel att ställda mål inte uppnås. Bolagets lekmannarevisorer har med hänsyn till risk och väsentlighet bedömt det angeläget att göra en fördjupad granskning av bolagets riskarbete. Revisionsfrågor Grundläggande granskning Är redovisat resultat för bolaget förenligt med direktiv från ägarna? Fokus på verksamhetsmässiga och ekonomiska mål Uppföljning av föregående års granskning Fördjupad granskning Bedrivs arbetet med riskinventering och riskanalys på ett heltäckande och systematiskt sätt? Särskilt fokus på hur arbetet dokumenteras. Är ansvars- och arbetsfördelningen inom området tydliggjord? Vidtas tillräckliga åtgärder utifrån upprättad riskanalys? Särskilt fokus på handlings-/aktivitetsplaner Är bolagsstyrelsens styrning och kontroll inom området tillräcklig? Revisionskriterier Aktiebolagslagen 10 kap. 3 Ägardirektiv Bolagsinterna styrdokument relevanta för granskningen Avgränsning Granskningen avgränsas i tid huvudsakligen till verksamhetsåret 2015. I övrigt se revisionsfrågor. Metod Analys av för granskningen relevant dokumentation och intervjuer med styrelse, VD, teknisk chef och controller. Fördjupad granskning har skett genom stickprovskontroll av två riskområden. Urvalet av riskområden har skett utifrån en bedömning av risk och väsentlighet. April 2016 3 av 11
2. Grundläggande granskning Mål och måluppfyllelse 2015 2.1.1. Iakttagelser Av bolagsordningen framgår, utöver att bolaget ska bedriva persontrafik med tåg, att verksamheten ska bedrivas utan vinstsyfte. Ägarna har inte fastställt några konkreta verksamhetsmässiga eller ekonomiska mål för bolaget. Ett av bolagets uppdrag är att de årligen ska redovisa resandets utveckling. Granskningen visar att bolaget, i syfte att främja resandets utveckling, har tagit fram följande tre kvalitetsparametrar: - Nöjd Kund Index (NKI) - Regularitet - Punktlighet Vid varje styrelsemöte sker uppföljning av resandets utveckling och kvalitetsparametrarna. Uppföljning består av mätetal som dokumenteras i form av en kvalitetsredovisning. Granskningen visar att styrelsen antagit en resultatbudget för 2015 (nollresultat). Därutöver kan inte granskningen styrka att styrelsen antagit några andra ekonomiska mål. Av årsredovisning för 2015 framgår: - Att bolaget har haft en positiv resandeutveckling, där resandet har ökat med 2 % i jämförelse med föregående år - Att bolaget redovisar ett positivt resultat på 4 tkr - Att styrelsen gör en kortare analys om kvalitetsparametrarnas koppling till resandets utveckling - Att styrelsen följer upp NKI, regularitet och punktlighet På fråga om det finns tankar på att anta tydligare måltal och jämförelsevärden för resandets utveckling och kvalitetsparametrarna så framkommer vid intervjuer att detta inte upplevs helt enkelt. Detta med anledning av att det är en tjänstekoncession där operatören äger avtal med Trafikverket att trafikera spåret samt äger alla intäkter och därmed påverkan på resandeutvecklingen. Bolagets roll är att fungera som samverkanspart och uppvakta Trafikverket, Transitio, länen m.fl. för att underlätta för operatören och förebygga problem. 2.1.2. Bedömning Vår revisionella bedömning är att de redovisade resultaten är förenliga med ägarnas direktiv. Bedömningsgrunderna är att bolaget har redovisat en positiv resandeutveckling samt att det ekonomiska resultatet redovisar ett överskott på 4 tkr. I övrigt noteras att den auktoriserade revisorn inte framfört någon kritik mot bolagets ekonomiska förvaltningen för år 2015. April 2016 4 av 11
Uppföljning av föregående års granskning 2.2.1. Iakttagelser Följande brister noterades i lekmannarevisorernas granskningsrapport från 2014: 1. Uppföljning/utvärdering av Handlingsplan vinter 2. Oklarheter kring ägarnas styrdokument 3. Förvärv av aktier i Samtrafiken AB 4. Bristande närvaro vid styrelsemöten Vid träffen med styrelsen i februari 2016 diskuterades respektive punkt ovan. Granskningen visar följande: Uppföljning och utvärdering av Handlingsplan vinter presenterades för styrelsen i maj 2015. Utifrån utvärderingen konstateras att genomförda åtgärder har bidragit till positiva effekter på trafikens tillgänglighet. Ägarna har under 2015 reviderat och fastställt bolagsordning och ett gemensamt ägardirektiv för bolaget. Av intervju framgår att framförallt ägardirektivet löpande kommer att vidareutvecklas. Den nya styrelsen är väl medveten om att för frågor av principiell beskaffenhet eller av annars större vikt ska ägarnas ställningstagande inhämtas. Vårt påpekande i föregående års granskningsrapport har inte föranlett ägarna att vidta särskilda åtgärder. Granskningen visar att ledamöternas närvaro vid styrelsesammanträdena varit tillfredsställande under 2015. 2.2.2. Bedömning Styrelsen kan i rimlig grad verifiera att de vidtagit tillräckliga åtgärder med anledning av föregående års lekmannarevision. April 2016 5 av 11
3. Fördjupad granskning Riskinventering och riskanalys 3.1.1. Iakttagelser 3.1.1.1. Styrelsen Arbetet med riskinventering och riskanalys kommer till uttryck i följande dokument: 1. Riskanalys 2. Plan för intern kontroll 2015 och 2016 3. Styrelsens protokoll 1. Riskanalys Följande riskområden har identifierats av styrelsen: 1. Trafik 2. Teknik 3. Ekonomi 4. Organisation/marknad 5. Övertagande av trafikavtal Under dessa områden har flera antal delområden identifieras. Denna granskning kommer att fokusera på följande delområden: Fordonstekniska störningar Varumärke I bolagets riskanalys dokumenteras risker med tillhörande effekter inom det aktuella delområdet. Dokumentet fastslår att bolaget ska kartlägga åtgärdsbehov och utifrån detta vidta nödvändiga åtgärder. Av dokumentet framgår också att delområdena fordonstekniska störningar och varumärke är behäftade med stora risker och tillhörande konsekvenser. 2. Plan för intern kontroll 2015 och 2016 Styrelsen har i december månad 2014 och 2015 fastställt planer för intern kontroll. I planerna regleras det fortlöpande arbetet med riskinventering och riskanalys. Planen utgår ifrån följande grundstruktur: - Identifierade riskområden - Bedömning av nivåer för sannolikhet, konsekvens samt riskfaktor - Konsekvensbeskrivning - Planerade åtgärder, ansvarig samt tidplan Planen för intern kontroll innehåller riskområden rörande trafiken, teknisk verksamhet, fordonsförvaltning, avtal, ekonomi och finans med mera. April 2016 6 av 11
3. Styrelsens protokoll I styrelseprotokollen för 2015 framgår bl.a. följande: - På sammanträdena finns en stående punkt på dagordning där styrelsen utvärderar risknivå och eventuella effekter inom de olika riskområdena. - I budget 2016 framhävs riskfaktorer som ska beaktas, bland annat ökat behov av reservfordon för att minska trafikstörningar på grund av fel på fordon. - I särskilt ärende görs uppföljning av Handlingsplan vinter Av dokumentationen framgår inte hur styrelsen gör urval av riskområden som styrelsen ska ha extra fokus på under verksamhetsåret. 3.1.1.2. Verksamheten Av intervju med företrädare för verksamheten framgår att arbetet med riskanalyser sker fortlöpande. Verksamheten har kontinuerliga möten där tjänstemännen överlägger med varandra rörande de olika riskområdena. På dessa möten förs även diskussioner om det finns behov att lägga till eller ta bort riskområden. 3.1.2. Bedömning Vår revisionella bedömning är att arbetet med riskinventering och riskanalys bedrivs på ett heltäckande och systematisk sätt. Bedömningsgrunden är att styrelsen och verksamhet i rimlig grad kan verifiera sitt arbete inom området. Ansvars- och arbetsfördelning 3.2.1. Iakttagelser 3.2.1.1. Styrelsen Styrelsens styrning av riskarbetet tydliggörs i följande styrdokument: - Plan för intern kontroll - Riskanalys Norrtåg Granskningen visar att ansvars- och arbetsfördelning inom området regleras i plan för intern kontroll. Av intervju med styrelsen framkommer att den är aktiv i att väcka eventuellt nya riskområden och i arbetet med riskanalysen. 3.2.1.2. Verksamheten Som nämnts ovan så framgår att arbetet med riskanalysen sker kontinuerligt under året på tjänstemannanivå. Tidsmässigt sker dessa möten inför varje styrelsesammanträde. 3.2.2. Bedömning Vår revisionella bedömning är att ansvars- och arbetsfördelningen inom området är tydliggjord. Bedömningen baseras bland annat på att området reglerats i styrelsens plan för intern kontroll. April 2016 7 av 11
Aktiva åtgärder 3.3.1. Iakttagelser I matrisen nedan redovisas en sammanställning av de två delområdena som revisionen valt att granska närmare. Matrisen visar hur styrelsen i protokoll 151207 hanterat respektive område: Delområden Risk/effekt Förslag till Fordonstekniska lösningar åtgärder Genomförande/uppföljning av åtgärder 3/3 Ja Ja Varumärke 3/4 Ja Nej Av sammanställningen framgår att styrelsen, för respektive delområde, värderat risk och effekt på en femgradig skala (5=hög risk/hög effekt). Riskanalysen innehåller följande förslag till åtgärder: Fordonstekniska störningar: Handlingsplan vinter Alternativa lösningar rörande dieseltrafik Varumärke: Arbeta långsiktigt med trafik- och resandeutveckling med minimala störningar Agera proaktiv tillsammans med andra aktörer för att stärka varumärket Granskningen visar styrelsen följt upp och utvärderat Handlingsplan vinter. Styrelsen kan i protokoll även verifiera att den under året sett över möjligheten till alternativa lösningar i form av dieseltrafik. När det gäller identifierade risker kring varumärket kan granskningen inte styrka att styrelsen antagit aktiva åtgärder eller aktivitetsplaner. Vi noterar dock att styrelsen på sitt sammanträde i februari 2016 lyft frågan om att ta fram en marknadsplan i syfte att stärka varumärket. På sammanträdet sänktes även den bedömda effekten från nivå 4 till nivå 3. Av intervju med styrelse och företrädare för verksamheten framgår att båda parter upplever att styrelsen vidtar aktiva åtgärder vid presentation av potentiella riskområden. De upplever att det är en god diskussion på varje styrelsesammanträde rörande riskanalysen. 3.3.2. Bedömning Vår revisionella bedömning är, utifrån stickprovet, att styrelsen till övervägande del vidtagit aktiva åtgärder utifrån upprättad riskanalys. Bedömningsgrunderna är att det finns tydliga åtgärder i fråga om fordonstekniska störningar i och med Handlingsplan vinter. Däremot saknas det tydliga och dokumenterade åtgärder i fråga om att stärka varumärket. April 2016 8 av 11
Bolagsstyrelsens styrning och kontroll 3.4.1. Iakttagelser I detta avsnitt sammanfattas iakttagelser som är gjorda från tidigare avsnitt som visar på hur styrelsen har styrt och kontrollerat sitt uppdrag. De sammanfattade iakttagelserna rörande bolagsstyrelsens styrning och kontroll över området är följande: - Beslutat om dokumentet Riskanalys - Beslutat om plan för intern kontroll för 2015 respektive 2016 - Beslutat om en punkt på dagordningen där styrelsen diskuterar risknivå och effekter inom de utvalda riskområdena. - Följt upp samt utvärderat Handlingsplan vinter 3.4.2. Bedömning Vår revisionella bedömning är att bolagsstyrelsens styrning och kontroll inom området är tillräcklig. Bedömningsgrunderna är att under året har bolagsstyrelsen tagit beslut om dokument som styr området samt bedrivit ett kontinuerligt arbete med riskanalyser. April 2016 9 av 11
4. Revisionell bedömning Grundläggande granskning Kontrollmål Granska och pröva Kommentar Är redovisat resultat för bolaget förenligt med direktiv från ägarna? Fokus på verksamhetsmässiga och ekonomiska mål Ändamålsenlighet Ek tillfredsställande Uppfyllt Bedömningsgrunderna är att bolaget redovisar: En positiv resandeutveckling Ett positivt resultat på 4 tkr Styrelsen kan också i rimlig grad verifiera att de vidtagit tillräckliga åtgärder med anledning av föregående års lekmannarevision. Fördjupad granskning Kontrollmål Granska och pröva Kommentar Bedrivs arbetet med riskinventering och -analys på ett heltäckande och systematiskt sätt? Särskilt fokus på hur arbetet dokumenteras Intern kontroll Ändamålsenlighet Uppfyllt Bedömningsgrunden är att styrelsen och verksamhet i rimlig grad kan verifiera sitt arbete inom området. Är ansvars- och arbetsfördelningen inom området tydliggjord? Intern kontroll Ändamålsenlighet Uppfyllt Bedömningsgrunderna är att styrelsen dokumenterat ansvars- och arbetsfördelning för bolagets riskarbete. Vidtas tillräckliga åtgärder utifrån upprättad riskanalys? Särskilt fokus på handlings- /aktivitetsplaner Är bolagsstyrelsens styrning och kontroll inom området tillräcklig? Intern kontroll Ändamålsenlighet Intern kontroll Ändamålsenlighet Till övervägande del Bedömningsgrunderna är att det finns tydliga åtgärder för fordonstekniska störningar. Däremot saknas det dokumenterade åtgärder rörande riskområdet varumärke. Uppfyllt Bedömningsgrunderna är att under året har bolagsstyrelsen tagit beslut om dokument som styr området samt bedrivit ett kontinuerligt arbete med riskanalyser. April 2016 10 av 11
2016-04-07 Per Ståhlberg Uppdragsledare Martin Gandal Projektledare April 2016 11 av 11