Revisionsrapport Ansvarsutövande 2011 Bo Rehnberg Cert. kommunal revisor Gemensam nämnd för drift av personalsystem
Innehållsförteckning 1 Sammanfattning 1 2 Inledning 2 2.1 Bakgrund 2 2.2 Revisionsfråga 2 2.3 Metod och avgränsning 2 3 Granskningsresultat 3 3.1 Den gemensamma nämndens uppdrag 3 3.2 Mål och övrig styrning 3 3.3 Uppföljning, rapportering och resultat 4 3.4 Analys och aktiva åtgärder 5 Arvidsjaurs kommun, Malå kommun, Norsjö kommun, Skellefteå kommun
1 Sammanfattning På uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Arvidsjaurs, Malå, Norsjö och Skellefteå kommun har granskat nämndens ansvarsutövande. Med ansvarsutövande avses den gemensamma nämndens aktiva åtgärder för att leda, styra, följa upp och kontrollera verksamheten. Syftet med granskningen är bland annat att ge revisorerna en del av det underlag som behövs för uttalande i revisionsberättelse. Utifrån genomförd granskning görs följande bedömningar avseende nämndens ansvarsutövande år 2011: Mål och övrig styrning Uppföljning, rapportering och resultat Analys och aktiva åtgärder Tillräcklig X X X Otillräcklig Bedömningarna baseras på att nämnden i protokoll kan bestyrka att den i tillräcklig grad styr, följer upp och vidtar aktiva åtgärder utifrån lämnad information. I jämförelse med år 2010 har det skett en positiv utveckling av nämndens styrning av verksamhet och ekonomi. För att utveckla nämndens ansvarsutövande lämnas följande rekommendationer; Fastställa mått/mätetal som kopplar till nämndens mål. Mätetalen ger styrning till verksamheten och skapar bättre förutsättningar att objektivt följa upp verksamhetens måluppfyllelse Från år 2012 tillämpa Skellefteå kommuns signalsystem (röd/gul/grön måluppfyllelse) i verksamhetsrapporter och verksamhetsberättelse Från 2012 säkerställa att nämndens verksamhetsrapporter behandlas av kommunfullmäktige i Skellefteå och Arvidsjaurs kommun Upprätta en dokumenthanteringsplan som reglerar hantering av nämndens allmänna handlingar (bevarande, gallring mm). Enligt lagstiftning ansvarar nämnden för att ta fram en sådan plan Arvidsjaurs kommun, Malå kommun, Norsjö kommun, Skellefteå kommun 1 av 5
2 Inledning 2.1 Bakgrund Av kommunallagen och god revisionssed följer att revisorerna årligen ska granska alla styrelser, nämnder och fullmäktigeberedningar. Kommunstyrelse, facknämnder och beredningar ska förvalta och genomföra verksamheten i enlighet med fullmäktiges uppdrag, lagar och föreskrifter. För att fullgöra uppdraget måste respektive organ bygga upp system och verktyg för ledning, styrning, uppföljning, kontroll och rapportering samt säkerställa att dessa verktyg tillämpas på avsett sätt. 2.2 Revisionsfråga Granskningen ska besvara följande fråga: Vidtar den gemensamma nämnden tillräckliga åtgärder för att styra, följa upp, kontrollera och rapportera tilldelat uppdrag? Revisionsfrågan utgör även revisionskriterium, d v s bedömningsgrund om nämndens ansvarsutövande är tillräckligt. Granskningen syftar bland annat att ge revisorerna en del av det underlag som behövs för uttalande i revisionsberättelse 2011. 2.3 Metod och avgränsning Granskningen har skett genom dokumentanalys av sammanträdesprotokoll, styrdokument, bokslut/verksamhetsberättelser mm. I tid har granskningen i huvudsak avgränsats till år 2011. Arvidsjaurs kommun, Malå kommun, Norsjö kommun, Skellefteå kommun 2 av 5
3 Granskningsresultat 3.1 Den gemensamma nämndens uppdrag Av reglemente och avtal framgår att nämnden har ansvar för drift av personalsystem i de samverkande kommunerna. Enligt samverkansavtalet ska nämnden eftersträva följande; Åstadkomma en effektiv drift av personalsystem Åstadkomma optimalt användande av resurser och kompetens Nämndens ansvarsområde är i låg utsträckning reglerat i lagstiftning. Av reglementet framgår att Skellefteå kommun är värdkommun och att den gemensamma nämnden ingår i dess organisation. Reglemente och samverkansavtal är från år 2009. Kommunfullmäktiges årliga styrning av den gemensamma nämnden sker främst genom årsbudget. 3.2 Mål och övrig styrning Som beredande och verkställande organ har nämnden att fatta beslut inom ramen för sitt uppdrag. Nämndens styrning granskas med avseende på mätbara mål, planeringsdokument, riktlinjer och ansvarsfördelning. Nämndens styrning av verksamheten har under granskningsperioden framför allt skett i samband med fastställande av mål för år 2012 (oktober). Granskning av måldokumentet visar att nämnden använder Skellefteå kommuns styrmodell; mål- och resultatstyrning. I nämndens styrkort finns totat fyra mål fördelade på perspektiven Medborgare/kund och Ekonomi. Målen tar utgångspunkt från det samverkansavtal som godkänts av respektive kommunfullmäktige. Däremot saknar måldokumentet konkreta mätetal. Nämndens styrning av ekonomi har skett i samband godkännande av budget 2012. Av budgetförslaget framgår att budgeten omfattar intäkter och kostnader för samtliga medverkande kommuner. Nytt från år 2012 är att budgetramen även innefattar nämndsadministration. För år 2012 budgeteras driftkostnader för 3,3 miljoner kr och intäkter för 0,5 miljoner kr. Intäkterna utgörs av Arvidsjaurs, Malå och Norsjö kommuns finansiering av den verksamhet som sköts av nämnden. I övrigt noteras att nämnden under året reviderat sin interna arbetsordning. I dokumentet regleras formerna för utskick av kallelser, protokoll, återrapportering till kommunfullmäktige mm. Bedömning: Nämndens styrning av sitt uppdrag bedöms vara tillräcklig. Bedömningen baseras på att nämnden i protokoll kan bestyrka att den utövat styrning av verksamhet och ekonomi. Nämndens styrning har utvecklats positivt jämfört med föregående år. Arvidsjaurs kommun, Malå kommun, Norsjö kommun, Skellefteå kommun 3 av 5
För att utveckla styrningen föreslås att nämnden fastställer mätetal som kopplar till fastställda mål. Måtten ger styrning till verksamheten och skapar även bättre förutsättningar att objektivt följa upp verksamhetens måluppfyllelse. Vidare föreslås nämnden upprätta en dokumenthanteringsplan som reglerar hantering av nämndens allmänna handlingar (bevarande, gallring mm). 3.3 Uppföljning, rapportering och resultat Under detta avsnitt granskas hur nämnden säkerställer att nämndens uppdrag och de egna besluten tillämpas och genomförs. Av samverkansavtal framgår t ex att nämnden tre gånger per år ska rapportera till respektive kommunfullmäktige hur nämndens verksamhet och ekonomi utvecklas. Under granskningsperioden har nämnden i enskilda beslut utfärdat riktlinjer för uppföljning och rapportering. Till exempel har nämnden i oktober beslutat att uppföljning av mål i samverkansavtal ska ske i nämndens årsredovisning för år 2011. Granskningen visar att återrapportering från verksamheten till nämnden i stort har utförts i enlighet med nämndsinterna direktiv. Nämndens uppföljning av verksamhet och ekonomi har under perioden framför allt skett i samband med behandling av verksamhetsberättelse 2010 (mars) och verksamhetsrapporter 2011 (oktober). Granskning av verksamhetsrapporter för april respektive augusti 2011 visar att dessa lämnar information om det utvecklingsarbete som pågår inom nämndens ansvarsområden. Däremot sker det ingen uppföljning/redovisning av verksamhetens måluppfyllelse. Enligt Skellefteås styrmodell ska nämndernas fullgörande av uppdrag och mål följas upp med ett signalsystem (röd/gul/grön signal). Av den återrapportering som lämnats till nämnden framgår att verksamheten planerar genomföra en enkätundersökning under hösten 2011. Undersökningen tar utgångspunkt från det uppdrag som ålagts nämnden (se avsnitt 3.1). Resultatet från undersökningen ska redovisas i nämndens verksamhetsberättelse 2011. Nämnden har även informerats om att mätning av måluppfyllelse 2012 och val av mätmetod ska göras utifrån 2011 års uppföljning. Under perioden har nämnden fått information om verksamheten i Norsjö och Skellefteå kommun. I mars 2011 har nämnden behandlat 2010 års revisionsrapport. I nämndens uppdrag ingår att löpande rapportera till kommunfullmäktige om nämndens verksamhet. Årets granskning visar att nämnden lämnat verksamhetsrapporter 2011 som ställts till fullmäktige i Arvidsjaur, Malå, Norsjö och Skellefteå kommun. Granskningen visar emellertid att endast kommunfullmäktige i Malå och Norsjö behandlat nämndens rapporter. Det kan inte styrkas att kommunstyrelsen i Arvidsjaur och Skellefteå säkerställt att återrapportering från nämnden till kommunfullmäktige sker i enlighet med gällande avtal. Bedömning: Nämndens uppföljning, rapportering och resultat bedöms i huvudsak vara tillräcklig. Bedömningen baseras på att nämnden i protokoll kan bestyrka att den följer upp verksamhet och ekonomi i enlighet med gällande avtal. Nämnden Arvidsjaurs kommun, Malå kommun, Norsjö kommun, Skellefteå kommun 4 av 5
har under år 2011 inte tillämpat värdkommunens uppföljningsmodell med signalsystem (röd/gul/grön måluppfyllelse). För att utveckla nämndens uppföljning och rapportering föreslås att nämnden från år 2012 tillämpar Skellefteå kommuns signalsystem vid uppföljning och rapportering. Berörda nämndsledamöter bör även se till att nämndens verksamhetsrapporter behandlas av kommunfullmäktige i Skellefteå och Arvidsjaurs kommun. 3.4 Analys och aktiva åtgärder Hur reagerar nämnden på lämnad information? Granskningen visar att nämnden i enskilda ärenden vidtar aktiva åtgärder utifrån lämnad information. Till exempel har nämnden aktivt behandlat föregående års revisionsrapport. Bedömning: Nämndens aktiva åtgärder bedöms vara tillräckliga. Bedömningen baseras på att nämnden i protokoll kan bestyrka att den vidtar aktiva åtgärder utifrån lämnad information. November 2011 Bo Rehnberg Projektledare Uppdragsledare Arvidsjaurs kommun och Skellefteå kommun Per Ståhlberg Uppdragsledare Malå kommun och Norsjö kommun Arvidsjaurs kommun, Malå kommun, Norsjö kommun, Skellefteå kommun 5 av 5