SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Kommunfullmäktige 9 (41) 2016-05-23 Kf 4. Granskningsrapport gällande kommunstyrelsens uppsiktsplikt Dnr Kommunens revisorer har 11 maj 2016 överlämnat s granskningsrapport Kommunstyrelsens uppsiktsplikt till kommunfullmäktige. Kommunfullmäktiges presidium föreslår kommunfullmäktige besluta att överlämna granskningsrapporten Kommunstyrelsens uppsiktsplikt till kommunstyrelsen för yttrande till fullmäktige senast XX xxxx 2016. Handlingar i ärendet: Revisorernas missiv 10 maj 2016 s granskningsrapport Kommunstyrelsens uppsiktsplikt 4 maj 2016 Justerandes sign Expedieras till: Kommunstyrelsen Kommunfullmäktige 0490-25 40 00 (tfn) www.vastervik.se 593 80 Västervik 0490-25 40 61 (fax) kommunfullmaktige@vastervik.se
KOMMUNENS REVISORER 2016-05-10 Kommunstyrelsen Västerviks Kommun Inkom2.o I <O - D ~- 1\ Dm 2')lfolt t<o Hio Dpl ~o"":f Till Kommunfullmäktige Kommunstyrelsen Granskningsrapport gällande Kommunstyrelsens uppsiktsplikt På uppdrag av kommunens revisorer har PWC genomfört en granskning av hur kommunstyrelsen: utövar sin uppsikt över nänmder och bolag har tolkat sitt uppsiktsuppdrag säkerställer att fullmäktiges beslut följs och verkställs Granskningen visar att kommunstyrelsen: utövar sin uppsiktplikt över nänmder och bolag på ett ändamålsenligt sätt på ett tydligt sätt har fastlagt hur den ska bedriva sin uppsiktsplikt på ett övergripande plan säkerställer att fullmäktiges beslut följs och verkställs Samtidigt visar granskningen att det finns behov av utvecklingsinsatser. Det gäller framför allt kommunstyrelsens uppsikt avseende verksamheternas måluppfyllelse, det vill säga uppnådda effekter och nytta. Kommunstyrelsen behöver också säkerställa att samtliga ledamöter rar tillgång till samma information då uppsiktsplikten omfattar hela styrelsen. Granskningsrapporten överlänmas till kommunfullmäktige för kännedom samt till kommunstyrelsen för kännedom och beaktande. För kommunens revisorer '\'\ ~ " r~,. -. \ ~ ~ t ~ ritt- o 'ällmar Ordförande 59380 Västervik, Besoksadress: fabriksgatan 21, Vxl: 0490-254000 Fax: 0490-254061, E-post- vcrstervikslommun@vostervik.se, www,vostervik.se D:\Dokument\Gransknlngar\Genomförda granskningar\ks uppsikts pllkt\mlssiv KS uppsiktsplikt 20160509,docx
www.pwc.se Revisionsrapport Kommunstyrelsens uppsiktsplikt 2016-05-04
Revisionsfråga Granskningens ska bedöma hur Kommunstyrelsen Utövar sin uppsikt över nämnder och bolag Har tolkat sitt uppsiktsuppdrag Säkerställer att fullmäktiges beslut följs och verkställs Granskningen ska belysa: 1. Vilken strategi har Kommunstyrelsen för sin uppsikt? 2. Hur övervakar Kommunstyrelsen att nämnder och bolag följer fullmäktiges mål och direktiv samt verkställer de beslut som fullmäktige har beslutat? 3. Hur utövar Kommunstyrelsen sin fortlöpande uppsikt? 4. Vilken dialog finns mellan Kommunstyrelsen och nämnder och bolag? 5. Vilken återrapportering sker till fullmäktige? 6. Har alla ledamöter och ersättare lika möjligheter att ta del av informationen av den löpande verksamheten? 7. Är Kommunstyrelsens uppsikt ändamålsenlig och tillräcklig? 8. Vilka utvecklingsbehov föreligger? 2
Nationellt och lokalt regelverk 3
Kommunallagens 6 kap Styrelsens uppgifter 1 Styrelsen ska leda och samordna förvaltningen av kommunens eller landstingets angelägenheter och ha uppsikt över övriga nämnders och eventuella gemensamma nämnders verksamhet. Styrelsen ska också ha uppsikt över kommunal verksamhet som bedrivs i sådana juridiska personer som avses i 3 kap. 16 a 18 b och sådana kommunalförbund som kommunen eller landstinget är medlem i. 1 a Styrelsen ska i årliga beslut för varje sådant aktiebolag som avses i 3 kap. 16 a pröva om den verksamhet som bolaget har bedrivit under föregående kalenderår har varit förenlig med det fastställda kommunala ändamålet och utförts inom ramen för de kommunala befogenheterna. Om styrelsen finner att så inte är fallet, ska den lämna förslag till fullmäktige om nödvändiga åtgärder. 1 b Styrelsen ska vidta nödvändiga åtgärder för att säkerställa att de krav som anges i 3 kap. 17, 18 och 18 a är uppfyllda i fråga om sådana aktiebolag som avses i dessa bestämmelser. Lag (2014:573). 2 Styrelsen skall uppmärksamt följa de frågor som kan inverka på kommunens eller landstingets utveckling och ekonomiska ställning. Styrelsen skall också hos fullmäktige, övriga nämnder och andra myndigheter göra de framställningar som behövs. 3 Styrelsen får från övriga nämnder, beredningar och anställda i kommunen eller landstinget begära in de yttranden och upplysningar som behövs för att styrelsen skall kunna fullgöra sina uppgifter. 4
Kommunstyrelsen reglemente 1 Kommunstyrelsen är kommunens ledande politiska förvaltningsorgan. Den har ansvar för kommunens utveckling och ekonomiska ställning. Kommunstyrelsen leder och samordnar planeringen och uppföljningen av kommunens ekonomi och samtliga verksamheter. 3 I kommunstyrelsens styrfunktion ingår att leda arbetet med och samordna utformningen av övergripande mål, riktlinjer och ramar för styrningen av hela den kommunala verksamheten, göra framställningar i målfrågor som inte i lag eller reglemente är förbehållna annan nämnd, övervaka att de av fullmäktige fastställda målen och planerna för verksamheten och ekonomin efterlevs och att kommunens löpande förvaltning handhas rationellt och ekonomiskt, tillse att uppföljning sker till fullmäktige från samtliga nämnder om hur verksamheten utvecklas och hur den ekonomiska ställningen är under budgetåret, tillse att samordningsträffar med nämndpresidier och förvaltningschefer genomförs, ha fortlöpande uppsikt över verksamheten i de kommunala företagen främst vad gäller ändamål, ekonomi och efterlevnad av uppställda direktiv, men också i avseende på övriga förhållanden av betydelse för kommunen, tillvarata kommunens intressen vid bolags- och föreningsstämmor och andra likartade sammanträden i de företag som kommunen helt eller delvis äger eller annars har intresse i. 5
Metod 6
Dokumentstudier Genomgång av relevant dokumentation: kommunens styrmodell, reglementen, ägarpolicy, ägardirektiv etcetera. Intervjuer Har genomförts med tjänstemän och politiska företrädare, både representerade kommunen och bolag. Återkoppling och sakavstämning 7
Iakttagelser 8
Fastställda styrmodell Kommunstyrelsen har ett särskilt ansvar i kommunen. Innan en fråga ska behandlas av kommunfullmäktige måste den beredas av kommunstyrelsen. Kommunstyrelsen: leder och samordnar allt arbete inom kommunen ansvarar för kommunens ekonomi har uppsikt och följer upp måluppfyllelse av resultat. Nämnderna ansvarar för genomförandet av de uppdrag som kommunfullmäktige har fastställt samt som i övrigt framgår av det nationella och lokala regelverket. Nämnderna bereder även de ärenden som ska beslutas av kommunfullmäktige. Vad de olika kommunala bolagen ska göra och ha för ändamål framgår av den bolagsordning som kommunfullmäktige fastställt för respektive kommunalt bolag. Ytterligare styrning skrivs i ägardirektiven. Kommunstyrelsen har en särskild roll som representant för kommunen som ägare att löpande utvärdera verksamheten och bolagens strategier och mål. Kommunstyrelsen bevakar hur bolagens verksamhet stämmer med övrig verksamhet samt hur bolagen sköts. 9
Fastställda principer för ekonomistyrning I de senaste årens fastställda budgetar tydliggörs ekonomistyrningsprinciperna. Den fastställda styrmodellen Så styrs anger också hur den ekonomiska och verksamhetsmässiga uppföljningen och rapporteringen till kommunstyrelsen respektive kommunfullmäktige ska fungera och genomföras. Vid konstaterad eller befarad budgetavvikelse, som avser både verksamhetsmässiga som beloppsmässiga avvikelse från fastställd årsbudget, är nämnderna skyldiga att vidta åtgärder så att fastställd ram kan hållas. Anställningsstopp för hela förvaltningen inträder med automatik vid en negativ helårsprognos. När ombudgetering är beslutad och det befarade underskottet är undanröjt upphävs anställningsstoppet. 10
Uppföljning Till kommunfullmäktige Uppföljningen och rapporteringen till kommunfullmäktige av ekonomi och verksamhet sker i samband med delårsrapport per sista april och sista augusti samt årsredovisning per sista december. Till kommunstyrelsen Nämnderna ska lämna ekonomirapporter per den sista januari, februari, mars, maj, juli, september, oktober och november. Med samma regelbundenhet ska Västerviks Kommuns Förvaltnings AB med dotterbolag lämna en månadsrapport. Denna ska visa respektive bolags resultat för perioden, samt eventuell avvikelse mot budget. Uppföljningen av mål sker i samband med delårsrapporten per sista augusti och i årsredovisningen. Olika genomförda kvalitetsmätningar eller jämförelser etcetera redovisas i den uppföljning som kommer närmast efter publicering av resultaten. Kommunstyrelsen följer löpande upp ekonomi, befolkning och arbetsmarknad genom rapport varje månad. 11
Årshjulet Januari Årlig översyn av styrprocessen Underlag omvärldsanalys (befolkningsutveckling, demografi, trender, lagstiftning och andra förändringar) Visionsarbete Februari Arbete med årsbokslut Omvärldsanalys, preliminärt årsbokslut Mars En till två dagars seminarium med kommunstyrelsen och presidierna om budgetdokumentets mål och resurser (SCB:s siffror kommer i mars) Ordinarie bolagsstämma för bolagen Årsbokslut i kommunfullmäktige April Förslag till mål och budget samt treåriga investeringsramar presenteras Maj Delårsbokslut per den 30 april i kommunstyrelsen Kommunstyrelsen bereder förslaget till budgetdokument för de tre kommande åren Förslag till budgetdokument skrivs fram med remiss till nämnder och bolag Juni Delårsbokslut per den 30 april i kommunfullmäktige Kommunfullmäktige beslutar om budgetdokumentet för de tre kommande åren Augusti Nämnder/bolag arbetar med budgetdokumentet och bryter ned den till ettåriga mål och budgetar September Arbete med delårsbokslut per den 31 augusti Delårsbokslut per den 31 augusti i kommunstyrelsen Oktober Delårsbokslut per den 31 augusti i kommunfullmäktige Bolagens budgetar fastslås November Om nödvändigt ny behandling av vissa frågor i kommunfullmäktige Beslut om skattesatsen Förvaltningarnas enheter tar fram detaljbudget/verksamhetsplan December Förberedelse för att de nya planerna ska träda i kraft per den 1 januari 12
Forum Initierade av kommunstyrelsen Årlig budgetupptakt. Presidieträffar, 4 ggr/år. Kommunstyrelsens utvecklingsdagar, 4 ggr/år Ägar- och dialogmöten där kommunstyrelsens presidium, moderbolaget Västervik Kommuns Förvaltnings AB och dess dotterbolag träffas, 2 ggr/år. Deltagande vid kommunstyrelsens sammanträden, berörd VD för de kommunala bolagen respektive förvaltningschef, under punkten kommundirektören informerar. Initierade av bolagen Bolagens konferenser/utvecklingsdagar, (kommunstyrelsens presidium och kommundirektör medverkar) Presidieträffar som bolagen själva vid behov kan initiera. Övriga forum för samordning och uppsikt Koncernledningsgruppen Ordförandekonferenser Kommunfullmäktiges presidiums möten med nämndernas presidier 13
Kommentar Utifrån genomförda intervjuer och dokumentstudier bedömer vi att kommunstyrelsen har en tydlig strategi för hur de ska kunna bedriva sin uppsiktsplikt gentemot både nämnder och bolag. Vi grundar detta på att det finns styrdokument och en fastställd struktur som tydliggöra hur rapporteringen till kommunstyrelsen ska ske. Vidare finns det antal forum där kommunstyrelsen i dialogform, utifrån en fastställd agenda, utövar sin uppsiktsplikt. 14
Granskningsresultat 15
Svar på ställda kontrollfrågor 1. Hur övervakar Kommunstyrelsen att nämnder och bolag följer fullmäktiges mål och direktiv samt verkställer de beslut som fullmäktige har beslutat? 2. Hur utövar Kommunstyrelsen sin fortlöpande uppsikt? Svar på fråga 1 och 2: Sker dels i samband med den periodicitet som är fastställd för den månatliga rapportering över ekonomiska och verksamhetsmässiga för såväl nämnder som bolag, dels i de olika forum och möten som sker under verksamhetsåret. 3. Vilken dialog finns mellan Kommunstyrelsen och nämnder och bolag? Svar : Det finns en upparbetat struktur för kommunstyrelsens dialog med de kommunala bolagen (se nästa sida). Ordförandena i de verksamhetsmässiga större nämnderna ingår som ledamöter i kommunstyrelsen. 4. Vilken återrapportering sker till fullmäktige? Svar : Sker enligt fastställd styrmodell i samband med delårsrapporter och årsbokslut. 5. Har alla ledamöter och ersättare lika möjligheter att ta del av informationen av den löpande verksamheten? Svar : Nej alla ledamöter och ersättare har per definition inte samma möjlighet att ta del av den information som framkommer vid presidie- och dialogmöten. Kommunstyrelsens presidium är tillika styrelse i moderbolaget. 16
Återrapportering till kommunfullmäktige Återrapporteringen som sker till fullmäktige är i samband med delår och årsredovisning. Vi har i vår granskning inte funnit att någon återrapportering sker av hur beslutade styrdokument följs. 17
Revisionell bedömning Vi bedömer att kommunstyrelsens utövar sin uppsiktplikt över nämnder och bolag på ett ändamålsenligt sätt. Detta grundar vi på att: det finns styrdokument om hur rapportering och dialog med nämnderna och bolagen ska ske samt det under ett verksamhetsår finns forum där kommunstyrelsen tillsammans med nämnderna och bolagens diskuterar verksamhet och ekonomi. Vi bedömer att kommunstyrelsen har fastlagt hur den ska bedriva sin uppsiktsplikt på ett tydligt sätt. genom fastställda styrprinciper och årshjulet säkerställer kommunstyrelsen att de erhåller den information som krävs för att kunna fullgöra sin uppsiktsplikt. Vi bedömer att kommunstyrelsen säkerställer att fullmäktiges beslut följs och verkställs på ett övergripande plan. 18
Rekommendationer Uppsiktsplikten är fortfarande mycket inriktad på nämnderna och bolagens ekonomi. Vi anser att uppsikten avseende verksamhetens måluppfyllelse, det vill säga uppnådda effekter och nytta, fortfarande kan förbättras. Kommunstyrelsen behöver säkerställa att samtliga ledamöter får tillgång till samma information, då det är hela styrelsen som är ansvarig. 19