Styrelsen nr 5/2013 PROTOKOLL Fört vid sammanträde fredagen den 22 mars 2013 kl. 12.00. Paragraf Ärende 30. Sammankallande och beslutsförhet. 31. Justering av protokoll. 32. Föredragningslistans godkännande. 33. Flygburna patienttransporter. 34. Ålands hälso- och sjukvårds bokslut år 2012. 35. Budget- och uppföljningssystem 2013 36. Rekrytering av chefläkare. 37. Budgetprocessen 2014. 38. Delgivningar. OBS. Vänligen meddela Anita Husell-Karlström, tel. 538 412 eller e-post anita.husell-karlstrom@ahs.ax om du inte kan delta i styrelsemötet. Barbro Sundback Ordförande
PROTOKOLL Nr 5 Datum fredagen den 22 mars 2013 Plats och tid Paragraf nr 30-38 Styrelserummet kl. 12.00 15.04 Beslutande Barbro Sundback ordförande Roger Jansson vice ordförande Runar Karlsson ledamot Cita Nylund ledamot Stig Brolin ledamot Torbjörn Björkman ledamot Hanna Segerström ledamot Föredragande Katarina Dahlman hälso- och sjukvårdsdirektör Övriga närvarande Marie Lövgren ekonomichef Tiina Robertsson personalchef 30-33 och 36 Axel Hansson landskapsläkare Arne Lundberg vik.chefläkare Petter Westerberg klinikchef för akutkliniken 33 Anita Husell-Karlström förvaltningssekreterare Protokollförare Anita Husell-Karlström Protokolljustering Dagens protokoll förklaras justerat. Roger Jansson Barbro Sundback Ordförande Katarina Dahlman Hälso- och sjukvårdsdirektör
SAMMANKALLANDE OCH BESLUTFÖRHET 30 FÖRSLAG: Sammanträdet förklaras lagligen sammankallat och beslutfört. BESLUT: Styrelsen beslöt enligt förslaget. JUSTERING AV PROTOKOLL 31 FÖRSLAG: Dagens protokoll förklaras justerat när det har undertecknats av mötets ordförande och en på mötet utsedd protokolljusterare samt kontrasignerats av föredragande. BESLUT: Beslöt utse Roger Jansson till protokolljusterare samt att protokolljustering sker tisdagen den 26 mars kl. 8.30 i hälso- och sjukvårdsdirektörens arbetsrum. FÖREDRAGNINGSLISTANS GODKÄNNANDE 32 FÖRSLAG: Dagens föredragningslista godkänns. BESLUT: Beslöt behandla 36 direkt efter 33. Föredragningslistan godkändes med denna ändring. Protokolljustering Utdragets riktighet bestyrkes 1 :
FLYGBURNA PATIENTTRANSPORTER. 33 Styrelsen 168,21.12.2012 Antalet flygburna patienttransporter har under de senaste åren ökat. Under år 2011 utfördes sammanlagt 292 flygningar. Fram till och med oktober 2012 har 264 flygningar gjorts. Chefläkaren redogör på mötet för flygburna patienttransporter (bilaga 1) FÖRSLAG: Styrelsen antecknar informationen för kännedom. BESLUT: Ärendet bordlades. Styrelsen 6,11.1.2013 Chefläkaren redogör på mötet för flygburna patienttransporter. FÖRSLAG: Styrelsen antecknar informationen för kännedom. BESLUT: Styrelsen beslöt bordlägga ärendet och emotser förslag om verksamhetsförändringar som leder till inbesparingar både kortsiktigt och långsiktigt inför nästa behandling av ärendet. Styrelsen 25,15.1.2013 Chefläkaren har sammanställt en ny rapport Rapport Luftburen ambulanssjukvård Ålands Hälso- och sjukvård 2013 (bilaga 2) som jämför den luftburna ambulanssjukvården med närregionerna och visar på de ekonomiska realiteterna för denna verksamhet. Sammanställningen visar att de så kallade fasta kostnaderna för verksamheten, som utgör merparten av kostnaderna, är bundna till ingångna avtal och myndighetskrav gällande flygverksamhet. De rörliga kostnaderna består främst av flygkostnader per flygning (debiteras per timme) och bemanningskostnader. Genom att lägga om organiseringen av helikopterjourgruppen har bemanningskostnaderna minskats. Antalet flygningar bedöms inte kunna minskas. I det avtal som tecknades i oktober 2010 av landskapsregeringen med Skärgårdshavets Helikoptertjänst (SHT), finns ingen klausul som reglerar ett eventuellt uppsägningsförfarande av avtalet. Om ÅHS vill utnyttja de två följande optionsåren, skall SHT meddelas minst 6 månader i förväg, d.v.s. senast 01.08. 2015. Mot bakgrund av detta, kan inte några större strukturförändringar förväntas ske inom helikopterverksamheten tidigare än 2016. Det som då kan vara en möjlighet är att starta en diskussion under 2015 med FinnHEMS om att ingå i en nationell upphandling av helikoptertjänster. FinnHEMS är ett icke-vinstdrivande bolag som ägs av de fem universitetssjukhus-distrikten i Finland och vars uppgift är att upphandla avtal om ambulanshelikoptertjänster. Ett liknande förfarande och diskussion finns i Sverige om en nationell samordning av luftburen ambulansverksamhet i syfte att få en enhetlig organisation och utrustning och därmed minska kostnaderna i de berörda landstingen. Noteras kan att flygburen ambulanssjukvård i Sverige (framför allt på Gotland) organiseras och utförs i stort sett som på Åland, medan förhållanden i Riket skiljer sig i betydande delar mot åländska förhållanden. Om man betraktar organisationen av den flygburna ambulanssjukvården inom ÅHS, finns endast två utgiftsposter som vi i dagsläget kan påverka: antalet flygningar och bemanningen av sjukvårdspersonal. Övriga kostnader (fasta kostnaden ingående i avtalet ÅHS SHT, kostnaden för utbildning av HEMS-personal, försäkring av sjukvårdspersonal), har vi inga möjligheter att i dagsläget påverka. Protokolljustering Utdragets riktighet bestyrkes 2
FLYGBURNA PATIENTTRANSPORTER. 33 Av de sekundärtransporter med helikopter som ÅHS betalar kostnaden för utgör ca 70 % akuta transporter. Av övriga 30 % (ca 70 transporter per år av i genomsnitt 240) utgörs i genomsnitt hälften av dessa av transporter från Åbo Universitetssjukhus till ÅHS av på universitetssjukhuset färdigbehandlade patienter och merparten av den andra hälften av dessa av motsvarande färdigbehandlade patienter vid Uppsala Akademiska Universitetssjukhus. Samtliga av dessa patienter har bedömts enligt tidigare redovisade medicinska kriterier. Detta gör att möjligheten till större besparingar på kort och lång sikt är ytterst begränsade när det gäller en eventuell minskning av antalet sekundärtransporter med SHT s helikopter. När det gäller bemanningen, så har det under 2012 varit organiserat så att personal gått utöver ordinarie personalstat vid respektive hemavdelning dag- och kvällstid 7 dagar i veckan, vilket visat sig kosta ca 160 000 per år. En genomgång av fördelningen av flyguppdrag under en genomsnittlig vecka och omarbetning av bemanningen har skett och resulterat i att bemanning med personal sker dagtid under vardagar och övrig jourtid finns personal i beredskap. Kostnaden för detta beräknas uppgå till ca 80 000 per år, således en bestående besparing på kort sikt om ca 80 000. Med detta förslag kommer helikopterverksamheten inom ÅHS att täckas av det budgeterade anslaget för 2013. FÖRSLAG: Styrelsen beslutar att vid organiseringen av ambulanssjukvården, såväl den luftburna som den vägburna, eftersträvas en strukturell helhet när det gäller bemanning, fortbildning och utrustning i syfte att samordna resurserna och minska kostnaderna. I syfte att långsiktigt stävja kostnadsökningen för luftburna patienttransporter utreds alternativ till tidigare gjord upphandling i samarbete med närliggande regioner. BESLUT: Beslöt enligt förslaget. Därtill gavs ledningsgruppen i uppdrag att säga upp Avtal om upprätthållande av HEMS-besättning för sjuktransporter med helikopter med Mariehamns stad och inkomma med ett förslag till heltäckande joursystem för sekundärtransporter samt komma med förslag till hur ÅHS kan göra primärtransporterna säkrare och effektivare. Göra primärtransporterna säkrare och effektivare I rapporten (Bilaga 1) som förelades Styrelsen 21.12.2012 framkom följande under rubriken Räddningsuppdrag att: Dessa utgörs av primärtransporter och bemannas av en pilot, en HEMSpersonal (Helicopter Emergency Medical Services) och en ambulanssjukvårdare/brandman. HEMS-personal har sjukvårds- och säkerhetsutbildning samt utbildning för att vara piloten behjälplig vid flygning. Dessa transporter utgörs av akuta utryckningar (motsvarar Prio-1 larm eller blå-ljus -larm av ambulans). Tyvärr föll uppgiften ang medföljande ambulanssjukvårdare/brandman bort i rapport nr 2 (Bilaga 2), men framfördes muntligen av Chefläkaren på frågor från styrelseledamöter. Denna bemanning utgör exakt den, idag förkommande bemanningen vid landbaserad ambulanstransport (minus pilot). Protokolljustering Utdragets riktighet bestyrkes 3
FLYGBURNA PATIENTTRANSPORTER. 33 Således görs idag ingen skillnad i sjukvårdskompetens vid flygburen eller landbaserad ambulanstransport avseende s.k. A- och B-larm, dvs vid akuta utryckningar. Dock är det önskvärt att bemanna dessa larm även med en sjukskötare, vilket vore i paritet med vår omvärld. Landskapsläkaren förbereder en förordning med detta innehåll och Chefläkaren har i sin verksamhetsplan beskrivit tillsättandet av en Pre-hospital utredning under 2013 där detta skall utredas och förslag lämnas till en helhetslösning avseende sjukskötarpersonal till både flygburen och landbaserad ambulanstransport. Heltäckande joursystem för sekundärtransporter Flygburen ambulanstransport är en komplicerad organisation, omgiven av ett regelverk för att säkerställa säkerheten för både personal, patient och befolkning. En del av detta regelverk kan ÅHS som myndighet inte påverka, t.ex. Luftfartsverkets regler. Med detta följer, att den helikoptertyp som idag SHT använder sig av (EC 135) har begränsad möjlighet att flyga i mörker och dessutom inte flyger i all vädertyper. Då antalet flygningar som pga patienters tillstånd absolut måste ske under dygnets mörka timmar är ytterst få (>5 per år), är det inte ekonomiskt försvarbart i dagsläget att bemanna för en dygnet runt bemanning av sekundärtransporterna, framförallt inte då det finns alternativ såsom Uppsalas Intensivvårdshelikopter. Till detta kommer ett beslut i ÅMHM som säger att i enlighet med gällande miljötillstånd, MPN-03-39, medges inga former av övningseller utbildningsflygning vid Mariehamns flygplats, inte heller mörkerflygning, mellan kl. 22.00 och 7.00. Tillståndet medger heller ingen regelrätt flygskoleverksamhet. Det förslag till bemanning som Chefläkaren och Vårdchefen nu lägger fram har tagit hänsyn till ekonomin och har sitt ursprung från det översiktliga förslag som presenterades i Bilaga 2 under rubriken MEDFÖLJANDE SJUKVÅRDSPER- SONAL, sid 18. Förslaget till helikoptersjukskötarbemanning lyder: 1. Ansvaret för helikoptersjukskötarbemanningen åläggs avdelningsskötaren vid Akutmottagningen. avdelningsskötaren godkänner aktuell beredskapsplanering som kan uppgöras av ansvarig helikoptersjukskötare avdelningsskötaren ansvarar för nyrekryteringen av personal till helikopterjourgruppen Protokolljustering Utdragets riktighet bestyrkes 4
FLYGBURNA PATIENTTRANSPORTER. 33 2. Mediciniskt ansvarig för verksamheten är av chefläkaren utsedd överläkare vid akutkliniken. 3. Ansvarig helikoptersjukskötare verkar under ledning av avdelningsskötaren. initierar fortbildning ger förslag på utrustning inskolar ny personal ger förslag på beredskapslistor 4. Personalkostnader föranledda av helikoptersjukskötarbemanningen bokförs på Akutmottagningen, ansvar 206 (avdelningsskötaren Akuten), kostnadsställe 2055 (sjuktransportverksamheten), aktivitet 2105 (helikopterberedskap), projekt 1111 (helikopter) 5. Målsättningen är att helikoptersjukskötare motsvarande en heltidstjänst om 38,25 vt. tjänstgör måndag till och med fredag morgonskift enligt den egna avdelningens skiftestider. Efter detta är en personal i beredskap till kl. 22.00. vardagar samt mellan kl. 10.00 22.00 lördagar söndagar. 6. Inställelsetiden för personalen i helikopterjourgruppen är 30 minuter och ersätts med en beredskapsersättning om 30 %. 7. De sjukskötare som medverkar i den flygburna ambulanstransportverksamheten ska genomgå adekvat utbildning för uppdraget. Ledningsgruppen fastställer utbildningen. 8. Som flyg- och risktillägg utgår ett PST-arvode. 9. Målet är att ha 8-10 sjukskötare i helikopterjourgruppen. 10. Vid annonsering av vakanta tjänster och vikariat ska vid annonseringen framgå att tjänstgöring i helikopterjourgruppen kan ingå. Detta gäller sjukskötartjänster och motsvarande enligt prövning av anställande överskötare. HSD:S FÖRSLAG: Föreslås att förslaget till upplägg för helikoptersjukskötarbemanning godkänns. Vidare föreslås att en arbetsgrupp utses för att ta fram en prehospital utredning. Uppdraget blir att se över den pre-hospitala verksamheten med larmcentralen, räddningsverket (där också den frivilliga verksamheten ingår), helikopterverksamheten och akuten. Hur fungerar verksamheten idag och hur vill vi att det ska fungera Protokolljustering Utdragets riktighet bestyrkes 5
FLYGBURNA PATIENTTRANSPORTER. 33 HSD:S FÖRSLAG (forts): Till arbetsgruppen utses: Styrelseledamot Chefläkaren Klinikchefen på akuten Avdelningsskötaren på akuten och Vårdchefen, sekreterare ---------- BESLUT: Styrelsen beslöt att förslaget till upplägg för helikoptersjukskötarbemanning godkänns. Vidare beslöts att en arbetsgrupp utses för att ta fram en utredning om den pre-hospitala verksamheten genom en samordning av befintliga resurser inom ÅHS, helikopterverksamheten, alarmcentralen, räddningsverket och de frivilliga verksamheterna. Utredningen skall innehålla en kostnadskalkyl för eventuella ändringsförslag. Styrelsen beslöt vidare att utse en arbetsgrupp enligt följande: Stig Brolin, styrelseledamot, ordförande Jaana Lignell, chefläkare Petter Westerberg, klinikchef på akuten Marika Lindström, avdelningsskötare på akuten Bengt Michelsson, vårdchef, sekreterare Styrelsen emotser att arbetsgruppen lämnar en mellanapport senast inom september månad 2013. Protokolljustering Utdragets riktighet bestyrkes 6
ÅLANDS HÄLSO- OCH SJUKVÅRDS BOKSLUT ÅR 2012 34 Enligt reglementet skall verksamhetsberättelse och bokslut godkännas av styrelsen inom april månad. Bokslutsuppgifterna skall lämnas till landskapsregeringen enligt överenskommen tidplan. Enligt 23 LL om landskapets finansförvaltning ska räkenskaperna för finansåret avslutas samt boksluten av landskapsregeringen fastställas och ställas till revisorernas förfogande senast före utgången av påföljande mars månad. Ålands hälso- och sjukvård budget har varit enligt följande för år 2012: Budget Tilläggsbudg Översk 2011 Total budg Bokslut Differens Intäkter -10.600.000 1.600.000-9.000.000-9.141.889 141.889 Driftskostn 77.977.000 1.200.000 1.222.042 80.399.042 79.800.907 598.135 Nettodriftkostn 67.377.000 2.800.000 1.222.042 71.399.042 70.659.018 740.024 Bokslutet presenteras i bilaga 1. Intäktsbudgeten för året uppgick ursprungligen till 10,6 milj euro men sänktes i den av lagtinget antagna andra tilläggsbudgeten med totalt 1,6 milj varav 0,6 milj gäller intäktsbudgeten för de sk kommunala ersättningarna för vård vid Gullåsen (numera geriatriska kliniken). Den totala budgeten för intäkter uppgick därmed till 9,0 milj medan bokslutet visar på en total intäkt som är ca 140.000 högre än den slutliga budgeten. Totalt uppgick intäkterna från patientavgifter till 2,7 milj euro, vilket är 180.000 euro lägre än bokslutet år 2011 och drygt 500.000 lägre än ursprungsbudget. De största avvikelserna gällande patientavgifter kan hänföras till kraftigt minskade intäkter från långvårdsavgifter, minskade intäkter från avgiften för läkarbesök och minskade intäkter från dygnsavgifter. Ersättningarna uppgår även de till totalt 2,7 milj euro och det är 250.000 euro lägre än bokslutet år 2011 och 300.000 under ursprungsbudget. Försäkringsersättningarna har minskat med knappt 100.000 euro, ersättningen för klinikfärdiga patienter har minskat med 275.000 euro, FPA-ersättningarna har däremot ökat med 250.000 euro. Övriga intäkter uppgår till knappt 1,1 milj euro och har ökat med ca 70.000 euro jämfört med år 2011. Ökningen kan i första hand hänföras till ökade hyresintäkter för bostäder och ökade måltidsersättningar. Budgeten för året uppgick ursprungligen till 77,977 milj euro, därtill hade ÅHS ett budgetöverskott från år 2011 på totalt 1.222.042 euro, varav 300.000 euro omfördelats till att höja anskaffningsbudgeten för året. Protokolljustering Utdragets riktighet bestyrkes 7
ÅLANDS HÄLSO- OCH SJUKVÅRDS BOKSLUT ÅR 2012 34 Då prognosen under hösten visade att ÅHS inte skulle klara den totala budgetramen anhölls om en tilläggsbudget och lagtinget beviljade en tilläggsbudgeten på 1,2 milj. Totalt uppgick då de tillgängliga budgetmedlen till 80.399.042 milj euro medan de totala kostnaderna i bokslutet uppgår till 79.799.298 euro, vilket innebär ett formellt överskott på 0,6 milj. Utan tilläggsbudgeten skulle underkottet ha varit 0,6 milj. ANDEL AV TOTALA KOSTNADER PER KOSTNADSSLAG 85 000 000 80 000 000 75 000 000 70 000 000 65 000 000 60 000 000 55 000 000 50 000 000 45 000 000 40 000 000 35 000 000 30 000 000 25 000 000 20 000 000 15 000 000 10 000 000 5 000 000 0 Invent o anskaffn Extern vård Övr konsumtion Nedanstående beskrivning över kostnadsutvecklingen tar inte hänsyn till det ofördelade budgetöverskottet från år 2011 eller tilläggsbudgeten. Personalkostnaderna överskrids med nästan 0.9 milj eller 1,8% och uppgår till 50,75milj euro, vilket är 3,25 milj högre än i bokslutet för år 2011. Ökningen motsvarar 6,8 % medan helårseffekten av löneökningarna under året var budgeterade till 2,0%. Det kan i första hand hänföras till att bemanningsläget generellt sett har varit bra under året, vilket även inneburit att kostnaden köpta konsultoch vikarietjänster sänkts med 200.000 euro (konsumtion). Under året har det även varit aktuellt med att öka bemanningen på kirurgiska avdelningen och psykiatriska avdelningen under vissa perioder pga svårvårdade patienter, likaså har bemanningen ökats tillfälligt på medicinavdelningen del i samband med ombyggnaden, dels i väntan på att larmsystemet på den nya delen av avdelningen skulle kompletteras för att trygga patientsäkerheten. Protokolljustering Utdragets riktighet bestyrkes 8
ÅLANDS HÄLSO- OCH SJUKVÅRDS BOKSLUT ÅR 2012 34 Konsumtionskostnaderna överskrids med 300.000 euro jämfört med budget, men är ändå 400.000 euro lägre än i bokslutet 2011, vilket är värt att notera. Avvikelserna kan i första hand hänföras till sjuktransporter, medicinsk rehabilitering och läkemedelskostnaden. Sjuktranporterna som omfattar ambulanssjukvården, helikoptertransporter till den del de bekostas av ÅHS samt övriga kostnader i samband med patienttransporter uppgår till totalt 3,56 milj euro vilket innebär en överskridning mot budget på 357.000 euro, vilket även motsvarar kostnadsökningen jämfört med bokslutet 2011. Den medicinska rehabiliteringen som omfattar såväl tjänster som hjälpmedel överskrider budgeten med 145.000 euro, men innebär ändå en sänkt kostnad med nästan 120.000 euro jämfört med bokslutet 2011. Läkemedelskostnaden uppgår till 2,86 milj euro och omfattar i första hand läkemedel, medicinska gaser och blodprodukter. Totalt är det ett budgetöverskott på 170.000 för läkemedel och kostnaden har sänkts med 216.000 jämfört med bokslutet år 2011. Externvården som är köpt utanför Åland uppgår till 9,06 milj euro, vilket är en ökning med drygt 300.000 jämfört med bokslutet år 2011 och en överskridning mot budget med 260.000 euro, vilket dock är bättre än prognosen visat under hösten och historiskt sett en relativt liten ökning mellan åren. Det beloppsmässiga värdet av vården som köps i Sverige jämfört med riket är ungefär likvärdigt. I sammanhanget kan noteras att valutakursen mellan euron och svenska kronan varit ogynnsam och legat på en nivå på ca 8,5 under den aktuella tidsperioden. När man ser hur kostnadsförändringen ser ut mellan klinikerna så kan konstateras att medicinklinikens kostnader ökat med ca 800.000 euro, kirurgikliniken har ungefär oförändade kostnader, BB-/gynekologiska klinikens kostnader som är förhållandevis små har sänkts med 100.000 euro, barn- och ungdomsklinikens kostnader har sänkts med ca 800.000 euro, ögonklinikens kostnader har ökat med 100.000 euro, öron-näsa-halskliniken har sänkt kostnaderna med nästan 200.000 euro, psykiatriklinikens kostnader har ökat med drygt 200.000 euro. Budgetöverskridningen kan i sin helhet hänföras till linjeorganisationen, som också är den mest svårplanerade. En enhet inom staben har ett budgetöverskridande och det är den nybildade sekreterarenheten och där kan dels konstateras att de resurser som totalt används för sekreterarfunktionen inte överförts i sin helhet från linjeorganisationen i samband med budgeteringen eftersom resurserna varit så pass integrerade i verksamheten så det inte varit helt enkelt att särskilja, dels att budgeten för stabsfunktionen vårdservice totalt håller budget. Inom linjens totalt 17 verksamhetsenheter är det 10 som har överskridit budget. Protokolljustering Utdragets riktighet bestyrkes 9
ÅLANDS HÄLSO- OCH SJUKVÅRDS BOKSLUT ÅR 2012 34 De högsta överskridningarna finns inom kirurgiska kliniken och inom geriatriska kliniken, men chefläkarens enhet som inkluderar externvården, BB-/gyn kliniken, ögonkliniken, psykiatriska kliniken, rehabiliterings- och fysiatriska kliniken ligger på ett förhållandevis stort budgetöverskridning. Även medicinkliniken har en budgetöverskridning som inte är lika stor procentuellt sett, men som ändå i pengar är relativt stor. Under 2012 har ÅHS investerat för sammanlagt 5.033.164 euro varav 3 797 418 euro är investeringar i byggnader och 1 235 746 euro används för investeringar i utrustning och dylikt. Bland investeringarna kan särskilt nämnas datortomografen som kostade nästan 1,2 milj i inköp och därtill krävdes viss ombyggnad. Gällande byggnationer har planeringen om- och nybyggnation av Gullåsenfastigheten pågått parallellt med ombyggnad av läkemedelscentralen och obduktionsutrymmet. För närmare detaljer hänvisas till det bilagda bokslutet och dess bilagor. Sammanfattningsvis kan konstateras att kostnaden överstigit ursprungsbudgeten inkl överskottet från bokslutet med 0,6 milj euro, men att ÅHS klarat sig inom den beviljade tilläggsbudgeten och att överskottet därmed är 0,6 milj euro. Det är främst personalkostnaderna som överstiger budget och det kan hänföras till ett flertal kliniker. Förklaringarna är flera, men i grunden har bemanningen varit för hög jämfört med de ekonomiska resurser som stått till förfogande, dels har bemanningsläget varit gott under året och antalet köpta läkarresurser som konsulter och vikarier har kunnat minska, dels har det en tillfälligt ökad bemanning på flera av vårdavdelningarna under året i första hand pga patienter som krävt extra omfattande vård och pga ombyggnation. Prognosen per november 2012 visade dock på ett ännu större underskott mot ursprungsbudget än vad som nu är ett faktum i samband med bokslutet. De större förklaringsposterna är följande; Personalkostnaderna blev lägre drygt 200.000 euro än prognosisterat eftersom pensionsavgiften som resultatförts under året i praktiken varit för hög och den resultatförda pensionskostnaden minskades därmed med nästan 140.000 euro. Därtill hade den ekonomiska effekten av slutredovisningen gällande olycksfallsersättningen och den retroaktivt utbetalda gropjusteringen för perioden september-december 2012 prognostiserats till drygt 50.000 för högt. Konsumtionen blev 280.000 euro lägre än prognostiserats och den förklaringen förutom normal fluktuation och allmän återhållsamhet utgående från det ekonomiska läget, är att periodiseringen ändrats under året, vilket prognosinstrumentet inte fullt ut beaktat. Protokolljustering Utdragets riktighet bestyrkes 10
ÅLANDS HÄLSO- OCH SJUKVÅRDS BOKSLUT ÅR 2012 34 Den externa vården blev 600.000 euro lägre än prognostiserat, och kostnaden för externvården var ovanligt låg i december 2012. Skillnaden i kostnader för externvården december 2011 och december 2012 var 600.000 euro. Verksamhetsberättelsen inklusive statistik och personalberättelse för år 2011 är inte klar utan kommer att presenteras vid styrelsemötet i april. HSD: S FÖRSLAG: Föreslår att styrelsen beslutar godkänna uppgjort bokslut för år 2012 enligt bilaga 1. Bokslutsuppgifterna överlämnas till landskapsregeringen. BESLUT: Styrelsen beslöt godkänna uppgjort bokslut för år 2012 enligt bilaga 1. Bokslutsuppgifterna överlämnas till landskapsregeringen. Protokolljustering Utdragets riktighet bestyrkes 11
BUDGET- OCH UPPFÖLJNINGSSYSTEM 2013 35 Styrelsen gav 21.12.2012 162 ledningsgruppen i uppdrag att i samband med månadsredovisningarna komma med enhets- och klinikvisa förklaringar på avvikelser i förhållande till budget. Därtill fick ledningsgruppen i uppgift att ta fram och presentera ett förslag till ett ekonomiskt budget- och uppföljningssystem för ÅHS inom första kvartalet 2013. Prognos görs månatligen för hela ÅHS från februariuppföljningen. Prognosen delges styrelsen och finansavdelningen. Den ekonomiska rapporteringen sker i huvudsak genom att olika rapporter månatligen publiceras på intranätet. Därtill har alltfler i chefsposition fått tillgång till att ta fram egna rapporter via ett rapportverktyg. Dessa rapporter är on-line och verktyget har en sk drill-down funktion som gör att man kommer ner till fakturabilden. Statistikrapporteringen har även ökat under senare tid så att produktiviteten kan ingå som underlag för analysen. Ett område som bör förbättras är uppföljningen av personalkostnader och trender gällande bemanning, sjukfrånvaro mm. Detta förutsätter dock i praktiken ett systembyte, och förberedelser för det kommer att vidtas under 2013. Ledningsgruppens förslag 5.3.2013: - Styrelsen delges budgetuppföljningen per månad men utan prognos för januari-februari. - Prognosen delges styrelsen månatligen fr o m mars månads uppföljning. - Styrelsen behandlar det ekonomiska läget vid sitt möte i maj och augusti och beslutar vid behov om eventuella åtgärder. Styrelsen kan vid behov uppta budgetuppföljningen för behandling även vid andra tillfällen. - Köstatistiken presenteras för styrelsen två gånger per år. - Personalenkäten presenteras för styrelsen då analysen är klar. - Bokslut och verksamhetsberättelse inkl personalbokslut och verksamhetsstatistik godkänns av styrelsen under våren året efter. Protokolljustering Utdragets riktighet bestyrkes 12
BUDGET- OCH UPPFÖLJNINGSSYSTEM 2013 35 HSD:S FÖRSLAG: Varje månadsuppföljning är klar runt den 20:e månaden efter. Vidare behöver klinikcheferna/verksamhetscheferna en vecka för att processa materialet och inkomma med förklaringar på avvikelser. Styrelsemötena skulle således behöva flyttas till mitten av månaden för att styrelsen ska kunna ta del av aktuellt uppföljningsmaterial samt uppföljningar som är uppdelade per klinik med klinikvisa förklaringar. Såsom styrelsemötena nu är lagda så kommer februari månads uppföljning att behandlas i styrelsen först den 26 april. BESLUT: Beslöt enligt förslaget. Hälso- och sjukvårdsdirektören ger förslag på mötesdagar från och med maj månad. Protokolljustering Utdragets riktighet bestyrkes 13
REKRYTERING AV CHEFLÄKARE 36 Styrelsen beslöt den 5 oktober 2012, 126 om rekrytering av ny chefläkare och beslöt då att den rekryteringsgrupp som utsetts fick i uppdrag att inleda samtal med Dick Sjögren om chefläkartjänsten och vidta åtgärder syftande till att chefläkartjänsten kan tillsättas med ordinarie innehavare under första halvåret av 2013. Hälso- och sjukvårdsdirektören ingick efter rekryteringsgruppens samtal med Dick Sjögren en överenskommelse med honom enligt vilket han fungerar som vik och t.f. chefläkare tills en ny chefläkare är utsedd. Tjänsten som chefläkare har följande kompetenskrav: legitimerad läkare med specialistexamen samt erfarenhet av hälso- och sjukvårdsadministration och ledarskap. Goda kunskaper i hälso- och sjukvårdsekonomi, erfarenhet av medicinska prioriteringar samt förmåga att målinriktat skapa engagemang och delaktighet i utvecklingsarbetet. Den lediganslagna tjänsten utannonserades på AMS, ÅHS hemsida, Nya Åland, Tidningen Åland, HBL, Dagens medicin och Läkartidningen. Vid ansökningstidens utgång den 9.11. 2012 hade två ansökningar inkommit. Tjänsten söktes av Henrik Berg och Dick Sjögren. Henrik Berg har senare meddelat att han återtar sin ansökan. Styrelsen beslutade 21.12.2012 att tjänsten som chefläkare lediganslås på nytt under första halvåret av 2013. En ytterligare utannonsering motiverades med att få största möjliga antal sökande med tanke på att tjänsten är en av de mest centrala inom ÅHS. Styrelsen beslutade ytterligare att rekryteringsgruppen kompletteras gällande chefläkarrekryteringen med en representant som klinikchefsmötet utser. Klinikschefsmötet utsåg 17.1.2013 klinikchef Kristian Eriksson till deras representant och nya hälso- och sjukvårdsdirektören Katarina Dahlman fungerar som adjungerad medlem. Tjänsten som chefläkare utannonserade på nytt i januari. Tidigare sökande kvarstår. Tjänsten utannonserades på ÅHS hemsida, AMS, i bägge lokaltidningarna, Finlands läkartidning och Läkartidningen (den svenska). Vid ansökningstidens utgång 22.2.2013 hade följande ansökningar inkommit: Mogens Lindén och Jaana Lignell. Dick Sjögren kvarstod som sökande sedan förra utannonseringen. Konstaerades att samtliga sökande upp fyllde behörighetskravet för tjänsten som chefläkare. Rekryteringsgruppen beslutade att intervjua samtliga kandidater. Intervjuerna genomfördes 14.3.2013. Rekryteringsgruppen gjorde en helhetsbedömning av de tre sökande med beaktande av behörighetskravet och ovannämnda meriter. Protokolljustering Utdragets riktighet bestyrkes 14
REKRYTERING AV CHEFLÄKARE 36 FÖRSLAG: Rekryteringsgruppen föreslår att klinikchef Jaana Lignell utses till ny chefläkare fr.o.m. 1.4.2013 med sex månaders prövotid. Jaana Lignell bedöms vara den mest lämpliga för tjänsten. BESLUT: Styrelsen beslöt att utse Jaana Lignell utses till ny chefläkare fr.o.m. 1.4.2013 med sex månaders prövotid. Jaana Lignell bedöms vara den mest lämpliga för tjänsten. De bilagda avtalsförslaget godkänns. Styrelsen beslutar säga upp t.f. chefläkarens förordnande enligt gällande regelverk. Protokolljustering Utdragets riktighet bestyrkes 15
BUDGETPROCESSEN 2014 37 Arbetet med budget- och verksamhetsplanen för år 2014 inleds under våren. Senast 30.4.2013 så ska samtliga verksamhetschefer ha lämnat in sina uppgifter till verksamhetsplanen. Det inlämnade materialet kommer därefter att processas i förvaltningen. Landskapsregeringen har inte fastställt någon tidsplan för inlämnande av budgeten men tidigare år har budgeten lämnats till landskapsregeringen i slutet av augusti. HSD:S FÖRSLAG: Styrelsens deltagande i budgetprocessen diskuteras. BESLUT: Styrelsen beslöt att en kalender tas fram med en planering av året. Protokolljustering Utdragets riktighet bestyrkes 16
DELGIVNINGAR 38 FÖRSLAG: Styrelsen antecknar följande delgivningar för kännedom: 1. Protokoll från samarbetskommittén. 2. Skrivelse till ÅHS från EDS/HMS-gruppen (Reumaföreningen r.f.) 3. Beslut från Ålands landskapsregering angående klagomål angående hantering av juristfaktura. 4. Marika Alms anhållan om befrielse från uppdraget som personlig ersättare i styrelsen för ÅHS. 5. Beslut från Ålands landskapsregering angående fastställande av komplettering av prioriterade grupper inom tandvården enligt LL om hälso- och sjukvård. BESLUT: Styrelsen antecknade delgivningarna 1, 3 och 4 för kännedom. Styrelsen beslöt att bilaga 2 och 5 bereds som ärenden. Protokolljustering Utdragets riktighet bestyrkes 17