Stadsrevisionen Byggnadsnämnden bilaga till revisionsrapporten Granskning av rutiner för arvoden och ersättningar till förtroendevalda goteborg.se/stadsrevisionen
2 September 2016 En bilaga till revisionsrapporten Granskning av rutiner för arvoden och ersättningar till förtroendevalda Diarienummer: 230/14 Stadsrevisionen i Göteborgs Stad Yrkesrevisorer: Carina Dalenius (projektledare), Linda Bengtsson, Vilma Lisboa Skarp och Charlotte Nätstrand www.goteborg.se/stadsrevisionen
B ILA GA T IL L E N RE V IS IO N S R A P P O RT 3 Byggnadsnämnden Inledningsvis redogör vi för våra iakttagelser i granskningen av nämnden. Därefter följer en bedömningsdel. För ytterligare information hänvisar vi till huvudrapporten Granskning av rutiner för arvoden och ersättningar till förtroendevalda. Iakttagelser avseende intern kontroll Behörigheter i lönesystemet Regelbunden genomgång av behörigheter är en viktig kontroll för att säkerställa att anställda som har bytt roll eller lämnat sin anställning inte längre har åtkomst till systemet. För att i efterhand kunna spåra att kontrollen är genomförd och av vem, är det viktigt att genomgången av behörigheter dokumenteras. På byggnadsnämnden har två personer behörighet att registrera arvoden i Förtroendemannarutinen. Enligt uppgift från intraservice skickas listor med behörigheter ut till nämnden två gånger om året. Detta är dock inget som nämnden känner till varför vi inte kunnat få information om någon genomgång av behörigheter sker regelbundet. Rutiner för registrering av grunddata i lönesystemet Grunddata som registreras i lönesystemen kan exempelvis avse personuppgifter och årsarvode. Om det finns automatiska kontroller som säkerställer att förändringar i grunddata alltid måste godkännas är detta en förebyggande kontroll i det fall en felaktig uppgift registreras avsiktligt eller oavsiktligt. Om systemet saknar en sådan kontroll är det viktigt att kompenserande manuella kontroller utförs för att upptäcka felaktiga förändringar i grunddata. Byggnadsnämnden registrerar ny ledamot efter att det finns protokollfört beslut i kommunfullmäktige. Nämnden får ingen information om den förtroendevalde förutom det som står i kommunfullmäktiges handlingar. Nämnden får själva ta kontakt med den förtroendevalde för att få de uppgifter som krävs för att kunna göra registreringen i Förtroendemannarutinen. Inga andra godkända underlag än kommunfullmäktiges handlingar krävs för att registrering ska ske. Det saknas även funktion i Förtroendemannarutinen för godkännande av förändringar i grunddata. De två personer som har behörighet till Förtroendemannarutinen kan registrera nya förtroendevalda utan godkännande.
4 B IL A GA T IL L E N R E V IS I ONS R A P P O RT Rutiner för registrering av arvoden Årsarvoden Årsarvoden utgår från beslutade nivåer i bilaga 1 till Reglemente rörande ersättningar till kommunala förtroendevalda i Göteborgs Stad. Nivåer för årsarvoden och vilka uppdrag som berättigar till årsarvode specificeras i bilagan. Årsarvoden registreras av nämnden dels vid ny mandatperiod och dels vid förändringar under mandatperioden. Underlag till registreringen är kommunfullmäktiges protokoll. Någon ytterligare kontroll av inlagda årsarvoden görs inte. Om en förtroendevald inte har kunnat fullfölja sitt uppdrag på mer än två månader ska avdrag göras för denna tid. För nämnden har frågan inte varit aktuell under år 2015. Om en ledamot avsäger sig sitt uppdrag ska datum för uppdragets sluttid justeras i Förtroendemannarutinen. Den ersättande ledamoten registreras för den kvarvarande perioden. För nämnden har frågan inte varit aktuell under år 2015. Förrättningsarvoden De förtroendevalda har rätt att begära förrättningsarvoden för de förrättningar som framgår av arvodesreglementet. I praktiska anvisningar och arvodesbestämmelser finns en blankett för förrättningsrapport med tillhörande anvisningar som bör användas vid inrapportering. Nämnden har som rutin att nämndsekreteraren upprättar en närvarolista på nämndmötena som ligger till grund för arvoden avseende nämndmöten. Några formella kontroller mot protokoll sker därför inte. Deltagande på förrättningar som avser kurser, konferenser, temadagar etc. ska beslutas av presidiet. Anmälan ska gå via nämndsekreteraren som sparar materialet avseende förrättningen. Nämndsekreteraren kontrollerar utbildning mot beslut och på temadagar är denne oftast med och kan verifiera närvaron. Vid intervjun har det inte framkommit om ytterligare kontroller av begärd ersättning görs. Det är inte vanligt förekommande att förrättningsrapporter upprättas av de förtroendevalda vid begäran om ersättning. Vid intervjun framkom att det endast är fyra av nämndens nio ledamöter som använder den mall som finns i stadens anvisningar. Ersättning för förlorad arbetsinkomst Som underlag till ersättning för förlorad arbetsinkomst krävs enligt arvodesreglementet lönespecifikation eller intyg från arbetsgivaren där avdraget framgår.
B ILA GA T IL L E N RE V IS IO N S R A P P O RT 5 Vid intervju framkom att det inte har varit aktuellt för någon med eget företag att begära ersättning. Vid begäran om förlorad arbetsinkomst lämnar de förtroendevalda oftast in endast lönespecifikation. Nämndsekreteraren gör ingen kontroll av begärd ersättning mot lönespecifikation för att säkerställa att den inte överstiger maxbelopp enligt arvodesreglementet. Ersättning för förlorad semesterförmån Ersättning för förlorad semesterförmån ska enligt arvodesreglementet betalas ut efter intyg. Utbetalning av ersättning för förlorad semesterförmån har inte varit aktuellt för nämnden under den granskade perioden. Kostnadsersättningar Förtroendevalda har rätt till kostnadsersättningar vid förrättning utanför kommunen i enlighet med kommunens resebestämmelser. Enligt arvodesreglementet har de även rätt till ersättning för kostnader för barntillsyn och om funktionshinder föreligger har de rätt till skälig resersättning och kostnader som föranletts av uppdraget. Kostnadsersättningar registreras av nämndsekreteraren, men utbetalning av denna typ av ersättning är inte vanligt förekommande. Nämnden har endast haft en begäran om ersättning för barntillsyn under år 2015. Blanketten skickades till intraservice för registrering, i enlighet med gällande rutiner. Inga andra utlägg än begäran om milersättning har varit aktuellt på nämnden under år 2015. Vid intervjun framkom dock att nämnden har som krav att originalkvitto ska lämnas in om ersättning för utlägg begärs. Attestrutiner Stadens nämnder och bolag ska följa regler för attest i Göteborgs Stad. 1 Enligt attestreglerna, som gäller för alla externa ekonomiska händelser i Göteborgs Stads bokföring och försystem, ska för de ekonomiska händelser som medför en utbetalning genomföras tre attester: kontrollattest, beslutsattest och betalningsattest. 1 Regler för attest i Göteborgs Stad (gällande fr.o.m. 2013-06-13)
6 B IL A GA T IL L E N R E V IS I ONS R A P P O RT Viktiga principer som gäller vid attest är även följande: En och samma person får inte ensam ha hand om de olika attestmomenten i en transaktion från början till slut (dualitetsprincipen). En person som befinner sig i beroendeställning till någon annan ska inte attestera händelser som avser denna person (exempelvis får en underordnad inte attestera ekonomiska transaktioner för en överordnad). Attest får inte ske för överföringar med närstående. Med närstående avses make, sambo, förälder, barn, syskon eller någon annan närstående. Attest får inte ske om det finns någon annan särskild omständighet som kan rubba förtroendet för opartiskhet. Beslutsattest får inte ske för egna kostnader i tjänsten. Ersättare till attestanten får bara utföra uppdrag när ordinarie attestant inte kan. Vid oaktsamhet eller missbruk av attesträtten kan uppdraget tas ifrån attestanten. Enligt beslut i nämnden per 20 januari 2015 attesterar nämndens ordförande utgifter avseende nämndens ledamöter, med vice ordförande som ersättare, och nämndens vice ordförande attesterar utgifter avseende nämndens ordförande. Årsarvoden registreras enligt dagens rutin utan godkännande från ordförande. Förrättningsarvoden och ersättning för förlorad arbetsinkomst registreras utan attest av nämndens ordförande. Vid intervjun framkom att i de fall förrättningsrapport upprättas undertecknas den av den förtroendevalde men kontrollattesteras inte av nämndsekreteraren. De attesteras heller inte av nämndens ordförande. Vid intervjun framkom att arvoden och ersättningar till ordförande och vice ordföranden inte betalas av nämnden då de är heltidsarvoderade. Vid intervjun framkom att nämnden har som rutin att kostnadsersättningar ska attesteras i enlighet med nämndens beslut avseende attestbehörighet. Rutiner inför och efter utbetalning av arvoden Att genomföra kontroller av registrerade arvoden och ersättningar inför utbetalning kan förhindra att felaktiga arvoden betalas ut. Denna kontroll är en viktig förebyggande kontroll. Den som genomför kontrollen bör vara en annan person än den som genomför registrering av arvodet då detta innebär att kontrollen blir starkare och mer tillförlitlig.
B ILA GA T IL L E N RE V IS IO N S R A P P O RT 7 De som har behörighet i Förtroendemannarutinen kan registrera nya personer i systemet och därefter registrera arvoden och ersättningar utan godkännande. Även utbetalningar kan ske utan att det krävs godkännande. För att minimera risken för oegentligheter bör alla transaktioner kontrolleras av minst två personer (dualitetsprincipen). Kontrollen bör även dokumenteras för att kunna spåras i efterhand. Stadsledningskontoret har tagit fram en handledning för intern kontroll i Personec för att underlätta för användarna av systemet att säkerställa en god intern kontroll i löneprocessen 2. Handledningen ger ingen specifik vägledning till vilka kontroller som bör göras avseende arvoden och ersättningar till förtroendevalda och av vem. En beskrivning finns dock av de kontroller ansvarig chef bör utföra i samband med löneutbetalning. Exempelvis ansvarar chefen för att korrekt lön utbetalas till medarbetaren genom att i förväg kontrollera preliminär lönebearbetning och ett annat exempel är att chefen ansvarar för att rätt lön har utbetalats till medarbetaren och om en felaktighet upptäcks ska detta korrigeras. När det gäller nämndledamöters arvoden och ersättningar bör den senare kontrollen genomföras av nämndens ordförande som kan likställas med ansvarig chef. En dokumenterad kontroll av samtliga utbetalda arvoden och ersättningar av ordförande innebär även att de årsarvoden som registreras i Personec blir beslutsattesterade. Byggnadsnämnden genomför inga dokumenterade kontroller av arvoden och ersättningar inför och efter att utbetalning skett. Iakttagelser avseende stickprov Utifrån genomförd registeranalys har vi gjort ett urval om tio stickprov på arvoden och ersättningar som har utbetalats under 2015. Vid granskningen identifierades brister i nio av stickproven. Tre ersättningar för förlorad arbetsinkomst har betalats ut efter lönespecifikation. För en av dessa har förrättningsrapport upprättats men är inte attesterad. De andra två saknar upprättade och attesterade förrättningsrapporter. En kostnadsersättning för barntillsyn har betalats ut men underlaget för kostnaden är inte attesterat. 2 Personec Handledning intern kontroll 2013-11-13 Ver 1.0
8 B IL A GA T IL L E N R E V IS I ONS R A P P O RT Ett förrättningsarvode avseende kursverksamhet har betalats ut men saknar upprättad och attesterad förrättningsrapport. Tre förrättningsarvoden för nämndmöten har betalats ut men saknar attesterade underlag. Stadsrevisionens bedömning Vår samlade bedömning är att nämnden inte har tillräckliga rutiner och kontroller för att säkerställa att hantering av arvoden och ersättningar sker i enlighet med stadens regler. Vi har i vår granskning inte kunnat ta del av en dokumenterad genomgång av behörigheter i Förtroendemannarutinen. Nämnden bör säkerställa att en regelbunden, dokumenterad genomgång av behörigheter görs. Grundat på resultatet av vårt stickprov är vår bedömning att det har förekommit väsentliga brister avseende attest av arvoden och ersättningar under den granskade perioden. En väsentlig del av stickproven visar att de arvoden och ersättningar som har betalats ut inte har attesterats vilket strider mot stadens regler för attest. Nämnden bör därför säkerställa att stadens regler för attest följs. Stickprovet visar också att några av de utbetalda arvodena saknar underlag som verifierar att förrättningarna ägt rum. Flera av stickproven saknar även förrättningsrapporter vid begäran om ersättning. Nämnden bör därför säkerställa att kontroll av arvoden och ersättningar sker mot protokoll eller annat underlag inför registrering samt att kontrollen dokumenteras. Vi har noterat i granskningen att det vid begäran om förlorad arbetsinkomst inte sker någon kontroll av den begärda ersättningen mot lönespecifikation för att säkerställa att den inte överstiger maxbeloppet enligt arvodesreglementet. Nämnden bör därför tillse att tillräckliga kontroller av arvoden och ersättningar görs för att säkerställa att arvodesreglementet följs. Det saknas automatiska kontroller som säkerställer att registrerad grunddata i lönesystemet godkänns. Den som har behörighet att registrera arvoden och ersättningar i Förtroendemannarutinen och Personec kan genomföra hela kedjan från registrering till utbetalning vilket medför en risk för oegentligheter. Kompenserande manuella kontroller är därför en nödvändighet. För att förhindra att felaktiga arvoden utbetalas bör en kontroll av registrerade arvoden och ersättningar göras inför utbetalning.
B ILA GA T IL L E N RE V IS IO N S R A P P O RT 9 Nämnden bör även göra en dokumenterad kontroll efter det att arvoden och ersättningar har utbetalats. Detta för att säkerställa att varje transaktion kontrolleras av minst två personer och för att minimera risken för oegentligheter. Kontrollen efter utbetalning bör utföras av ordförande för nämndledamöters kostnader och av vice ordförande för ordförandes kostnader. Vi har noterat att nämnden inte gör någon dokumenterad kontroll inför utbetalning av arvoden och ersättningar. Vi har även noterat att nämnden saknar en kontroll efter att arvoden och ersättningar har utbetalats. Nämnden bör därför säkerställa att en dokumenterad kontroll görs inför och efter utbetalning av arvoden och ersättningar har skett. Med anledning av ovanstående lämnar stadsrevisionen följande rekommendation till nämnden: Stadsrevisionen rekommenderar nämnden att stärka sina rutiner och kontroller för hantering av arvoden och ersättningar.
goteborg.se/stadsrevisionen