Halmstads kommuns visionsstyrningsmodell Beslut i kommunfullmäktige den 22 november 2007 STADSKONTORET
1. Bakgrund 1.1 - Hur har kommunens vision Halmstad 2020 och visionsstyrningsmodellen arbetats fram? Hösten 2005 inleddes arbetet med en ny vision för Halmstads kommun. Målet för arbetet var att skapa en tydlig, enkel och användbar modell för styrning av verksamheten, där dialog mellan kommunfullmäktige, kommunstyrelsen, nämnderna och bolagen är ett grundläggande inslag. Efter beredning av kommunstyrelsen antog kommunfullmäktige den 23 mars 2006 den nya visionen - Halmstad 2020; Halmstad - Hemstaden Vi bygger en stad där människor växer - genom utbildning, företagsamhet och nytänkande. Halmstad - Upplevelsestaden Vi skapar en atmosfär som ger livslust - genom aktivitet, gemenskap och livskvalitet. Dnr KS 2006/0555. Oktober 2007. Halmstad - Kunskapsstaden Fotografier: Patrik Leonardsson Vi är en kommun där människor möts - med trygghet, respekt och kärlek. 2
Visionen vilar på följande värdegrund: Demokrati Vår vision om Halmstad 2020 bygger på demokratiska värden. Alla halmstadsbor ska ha möjligheten till delaktighet och inflytande i de demokratiska processerna. Lika värde I Halmstad har alla människor lika värde och vår gemenskaps kännetecken är ömsesidig respekt. Alla medborgare som möter kommunens verksamhet ska känna att de har samma möjligheter, rättigheter och skyldigheter. Hållbar utveckling Halmstads kommuns utveckling ska vara långsiktigt hållbar. Detta innebär att utvecklingen tillgodoser dagens behov utan att äventyra kommande generationers möjligheter att tillgodose sina behov. I april 2006 fortsatte kommunstyrelsen diskussionen kring hur visionen skulle konkretiseras. Efter samråd med bolags- och förvaltningschefer och andra nätverk inom kommunen tog stadskontoret fram utkast till projektplan för det fortsatta arbetet. Projektplanen antogs av kommunstyrelsen i januari 2007. I enlighet med projektplanen arbetade ca 60 politiker och tjänstemän i sju olika delprojekt med att ta fram underlag till en gemensam visionsstyrningsmodell för Halmstads kommuns verksamhet. 2. Visionsstyrningsmodellen 2.1 - Vilket syfte har visionsstyrningsmodellen? Visionsstyrningsmodellen ska förenkla arbetet med planering, genomförande och uppföljning utifrån visionen Halmstad 2020. Visionsstyrningsmodellen ska klargöra kopplingar till mål, handlingsprogram, omvärldsanalys etc. Modellen ska användas av Halmstads kommuns samtliga nämnder och kommunala bolag. Det ska vara tydligt för samtliga medarbetare att det finns en samhörighet mellan kommunens alla nämnder och bolag. 3
2.2 - Hur är visionsstyrningsmodellens målstruktur uppbyggd? Visionsstyrningsmodellen utgår från den vision fullmäktige antagit. Visionen preciseras därefter i det som kallas övergripande mål. De övergripande målen antas av kommunfullmäktige och de ska formuleras med ett tidsperspektiv på ca 10-20 år. Vart fjärde år genomförs en genomgripande översyn av de övergripande målen utifrån vision Halmstad 2020. De övergripande målen kan även aktualitetsprövas årligen i samband med verksamhetsplaneringen. Till de övergripande målen kan handlingsprogram kopplas. Dessa antas av kommunfullmäktige. Handlingsprogrammens varaktighet kan skifta, men gemensamt är att deras innehåll ska prövas årligen i samband med verksamhetsplaneringen. Handlingsprogrammen uttrycker en ambition och en viljeinriktning, som sedan preciseras till konkretiserade mål och prioriteringar. Kommunfullmäktige fastställer de konkretiserade målen och prioriteringarna genom planeringsdirektiv, där hänsyn tas till förutsättningarna. De konkretiserade målen och prioriteringarna har en varaktighet på 1-3 år och är riktade till en nämnd/ett bolag eller till flera nämnder och/eller bolag. Kommunfullmäktige kan även fastställa riktlinjer. Nämnder och bolag fastställer därefter sin verksamhetsplan med verksamhetsmål. Nämnder och bolag kan även upprätta handlingsplaner. Medarbetarmålen knyter an till verksamhetsmålen. 4
2.3 - Hur är visionsstyrningsmodellen uppbyggd? Visionsstyrningsmodellen bygger på två delar - en långsiktig del som genomförs vart fjärde år och en årlig del. Den långsiktiga delen genomförs vart fjärde år i samband med val. Den omfattar en strategisk analys (t.ex. omvärldsanalys, invärldsanalys, basfakta), samt översyn av de övergripande målen. Den årliga delen består av analys av planeringsförutsättningar, ägardirektiv/planeringsdirektiv inkl. budget, beslut om skattesats, verksamhetsplanering för 3 år inkl. internbudget, sammanställning av verksamhetsplaner samt uppföljning, analys och åtgärder. 5
2.4 - Hur sker arbetet enligt visionsstyrningsmodellen? Vart fjärde år, i samband med ett val, genomför kommunstyrelsen i samspel med nämnder och bolag en strategisk analys (t.ex. omvärldsanalys, invärldsanalys, basfakta) och en översyn av de övergripande målen (inkl. handlingsprogram), med utgångspunkt från vision Halmstad 2020. Detta kan föranleda revideringar av de övergripande målen, vilket i så fall beslutas av kommunfullmäktige. 6
7
Den årliga delen inleds med att kommunstyrelsen i samspel med nämnder och bolag genomför en analys av planeringsförutsättningarna som bildar underlag till kommunfullmäktiges beslut om ägardirektiv/planeringsdirektiven inklusive budget. Av planeringsdirektiven framgår kommunfullmäktiges konkretiserade mål och prioriteringar (t.ex. eventuella särskilda uppdrag till nämnder och/eller bolag). Utifrån planeringsdirektiv/ägardirektiv, den egna verksamhetens resultat mm. genomför nämnder/bolag sin verksamhetsplanering. Nämndernas och bolagens verksamhetsplanering formuleras i verksamhetsplaner som inkluderar verksamhetsmål och internbudget. Nämndernas och bolagens verksamhetsplaner sammanställs och redovisas till kommunstyrelsen och kommunfullmäktige. Uppföljning, analys och åtgärder sker med regelbundna intervall inom samtliga nämnder och bolag. Uppföljningen ska säkerställa att planering och genomförande görs utifrån vision Halmstad 2020. 2.5 Begrepp som används i visionsstyrningsmodellen Analys Beredning Handlingsplaner Handlingsprogram Fördjupande genomlysning för att strukturera, skapa en helhetsbild, tolka underlag etc. Förberedelse av ett ärende för beslut. Handlingsplaner kan upprättas av nämnder och bolag. Handlingsprogrammen ska vara kopplade till de övergripande målen. Handlingsprogrammen uttrycker en ambition och en viljeinriktning, som sedan preciseras genom konkretiserade mål & prioriteringar. Handlingsprogrammens varaktighet kan skifta och de kan ses över årligen. Beslut om handlingsprogram är förbehållet kommunfullmäktige. 8
Konkretiserade mål och prioriteringar Medarbetarmål Planeringsdirektiv Planeringsförutsättningar Riktlinjer Skattesats Strategisk analys Uppföljning Verksamhetsmål Konkretiserade mål och prioriteringar är preciseringar av de övergripande målen. Prioriteringar är t.ex. eventuella särskilda uppdrag till nämnder och/eller bolag. De konkretiserade målen och prioriteringarna fastställs genom planeringsdirektiv. Beslutas av kommunfullmäktige. Medarbetarmål knyter an till verksamhetsmål. Av planeringsdirektiven framgår kommunfullmäktiges konkretiserade mål och prioriteringar. Planeringsdirektiven tar hänsyn till förutsättningar och villkor, och de inkluderar budget. Beslutas av kommunfullmäktige. I samspel med nämnder och bolag genomför kommunstyrelsen en analys av planeringsförutsättningarna som bildar underlag till kommunfullmäktiges beslut om ägardirektiv/planeringsdirektiven inklusive budget. Beslut om riktlinjer är förbehållet kommunfullmäktige. Skattesatsen är den andel av den beskattningsbara inkomsten som en skattskyldig betalar i kommunal inkomstskatt. Beslutas av kommunfullmäktige. Den strategiska analysen, som görs vart fjärde år i samband med val, kan t.ex. innefatta omvärldsanalys, invärldsanalys och basfakta. Fortlöpande insamling och sammanställning av information om verksamheten som gör det möjligt att följa hur den utvecklas. Den kan bestå av både kvantitativ och kvalitativ information. Verksamhetsmål är mål som formuleras av nämnder och bolag, och som har koppling till de konkretiserade målen och prioriteringarna. Beslutas av nämnder/bolag. 9
Verksamhetsplan Vision Visionsstyrningsmodell Värdegrund Ägardirektiv Övergripande mål Verksamhetsplanen tydliggör nämnders/bolags 3 års planering inkl. internbudget och verksamhetsmål. Beslutas av nämnder/bolag. Framtida önskvärt tillstånd. Beslutas av kommunfullmäktige. Enhetlig modell för alla nämnder och bolag som tydliggör verksamheternas arbete med att förverkliga visionen. Modellen bygger på två delar en långsiktig del som genomförs vart fjärde år och en årlig del. Beslutas av kommunfullmäktige. Grundläggande värderingar som formar normer och handlingar. Visionen bygger på värdegrunden. Ett komplement till bolagsordningen där ägarens förväntningar och krav på bolaget förtydligas. Beslutas av kommunfullmäktige. Övergripande mål är en precisering av visionen och de har ett tidsperspektiv på ca 10-20 år. Beslutas av kommunfullmäktige. 2.6 Symbol framtagen genom visionsstyrningsarbetet En ny symbol, baserad på Halmstads stadsvapen, har tagits fram genom visionsstyrningsarbetet. 10
Halmstads kommun Box 153, 301 05 Halmstad Besöksadress: Rådhuset, Stora Torg Tel 035-13 70 00 Fax 035-13 73 08 Bankgiro 991-2171 Postgiro 11300-1 www.halmstad.se