ÅSTORPS KOMMUN GRANSKNING AV PROGNOSMETODER 1996-1998 Bengt Sebring OKTOBER 1999 Sida: 1 Ordförande
Innehållsförteckning Sammanfattning...... 2 1. Inledning....... 3 2. Differenser mellan prognoser och utfall... 3 3. Metoder beräkning av prognoser.. 3 3.1 Tekniska kontoret... 3 3.2 Barn och utbildningsförvaltningen.... 4 3.3 Socialförvalningen..... 4 4. Slutsats. 4 5. Källor och referenser.. 5 Sammanfattning Resultatet av vår översiktliga granskning visar att prognoser som redovisas under verksamhetsåret baseras till för stor del på historiska data och om hur utvecklingen varit under tidigare år samt att en linjär framräkning används efterhand som resultatet utfaller. Båda metoderna kombineras med justeringar för kända förändringar som tillkommer och som bedöms påverka. Dessa metoder kräver en god kontroll över kostnadsutvecklingen och bra resultatuppföljning. Budgetarbetet ligger delvis till grund för prognosarbetet och efterhand som avvikelser mot budget kan konstateras måste detta beaktas i kommande prognoser. Det förefaller vara så att de prognoser som lämnats har inte förankrats riktigt i den verklighet som utvecklar sig. Denna slutsats kan man dra av de differenser som framkommer när prognostiserade resultat jämförs med utfallet. Förvaltningarna måste förbättra och modernisera sina prognosmetoder för att uppnå större träffsäkerhet. Ett första steg borde vara att utvärdera de olika prognostillfällena för att få kontroll på och dokumentera avvikelserna inför kommande prognoser. För de områden det bedöms föreligga stor osäkerhet bör det lämnas en förklaring med prognosen. Oavsett om en prognosfaktor används eller om en linjär framräkning sker så måste utfallet fram till prognostillfället vara ordentligt analyserat annars finns det risk att ett resultat presenteras utifrån ett för högt eller för lågt underlag. Kända förändringar jämfört med budgeten under resten av året skall också beaktas även om det inte är upptaget i budgeten. Det är viktigt att kommentera avvikelser mellan prognoserna och budgeten i rapporteringen. OKTOBER 1999 Sida: 2
1. Inledning På uppdrag av kommunrevisionen s Kommun har granskning skett av de metoder som de förvaltningar använder som uppvisar störst prognosavvikelser under verksamhetsåret. Målsättningen med granskningen har varit att analysera om använda redovisnings- och prognosmetoder har tillräcklig precision för att ge kommunledningen en rättvisande uppfattning om kommande resultat. Granskningen omfattar åren 1996, 1997 och 1998 och baseras på uppgifter sammanställda av KLK-ekonomi (Kommunledningskontoret). De förvaltningar som löpande uppvisar störst prognosavvikelser mot slutligt utfall är Tekniska kontoret, Barn- och utbildningsförvaltningen, och Socialförvaltningen. Dessa har tillfrågats om vilka metoder som används för att göra prognoser och dessa metoder sammanfattas nedan. I bilaga redovisas en uppställning över hur prognoserna utvecklats under 1997 och 1998. 2. Differenser mellan prognoser och utfall Vid ett antal tillfällen under året redovisas en prognos som visar hur mycket respektive förvaltning beräknar redovisa i resultat vid verksamhetsårets slut. Nedan redovisas en uppställning av skillnaden mellan det prognostiserade resultatet och det verkliga utfallet. Ett negativt saldo innebär att det prognostiserade resultatet var för lågt i förhållande till verkliga utfallet. Datum är prognostillfälle. 1996 1997 1998 96-10-31 97-05-31 97-09-30 97-11-30 98-05-31 98-08-31 98-11-30 Tekniska -709-2645 -2106-2145 -870-544 -46 kontoret Barn- och 1384 3674 1653 1867 2038 989-117 utbildningsförv Socialförvaltningen -1025-981 -653-328 -3650-2009 -1693 De prognoser som gjorts vid ovan nämnda tidpunkter visar på differenser som varierar under hela året och förefaller inte säkrare ju närmare årsbokslutet man kommer. 3. Metoder för beräkning av prognoser De metoder som används presenteras nedan för respektive förvaltning. 3.1 Tekniska kontoret När prognoser upprättas är det en del kostnadsslag som värderas på olika sätt. För maskiner och fordon: bedömning sker av hur mycket reparationer och avskrivning kommer att påverka och detta beror på objektens ålder m.m. Historiska data ligger till grund för prognosen. När det gäller exempelvis bostadsanpassningar föreligger osäkerhet i prognoserna under större delen av året. Det är svårt att prognostisera exempelvis hur många handikappade som bosätter sig i OKTOBER 1999 Sida: 3
kommunen eller som genom olycka blir handikappad. Det är därmed svårt att uppskatta vad den individuellt anpassade bostadsanpassningen kommer att kosta. I första hand utgår man från den budget som tagits och sedan görs en analys och uppskattning av vad som kommer att hända under resten av året. Historiska utfall ligger till grund för framräkningen. Vid aktuella prognostillfällen delar de faktisk kostnad med antal månader som gått och multiplicerar med 12. Detta innebär att prognosarbetet är beroende av en korrekt budget i första hand. En noggrann resultatuppföljning är sedan viktigt för att fördelning av kostnader under kommande månader skall ge ett rättvisande resultat. Den återhållsamhet som kan föreligga med anledning av lagd budget innebär att om det är högre kostnader i början av året leder detta till att utfallet blir mer gynnsamt än prognoserna, därför justeras prognosen åter efter budget med kända förändringar. 3.2 Barn- och utbildningsförvaltningen De största posterna är löner och lokalkostnader. I prognosarbetet beaktas de faktiska lönerna fram till dags dato. Kontroll sker om det skett lönerevision och den retroaktiva delen beaktas. Lokalkostnaderna uppskattas när det gäller el, vatten, renhållning och gas enligt historiska data. Viss justering sker med hänsyn till kända förändringar. Hyreskostnader beräknas enligt hyresavtal. Material och livsmedelskostnader är beroende på antalet barn och elever. Kostnaderna ökas eller reduceras när förändring i antal elever och barn blir känt. Kostnaden för interkommunal ersättning bedöms som svår att uppskatta eftersom man inte vet hur många som kommer att drabbas av den interkommunala ersättningen. Historiska data utgör underlag för prognoserna och en framtida bedömning görs lite på känn. 3.3 Socialförvaltningen Socialförvaltningen har genomgått ett metodbyte 1999 i prognosarbetet. Arbetssätten är dock relativt lika. Två metoder används för att beräkna årsresultatet. Det ena är en linjär framräkning där utfallet efter ett visst antal månader ligger till grund för resten av året. Justering görs om det är känt att någon framtida händelse kommer att påverka resultatet. Detta används till exempel för förbrukningsmaterial och liknande. En annan metod används för prognostisering av äldreomsorgen, individ- och familjeomsorgen samt socialbidragskostnad-erna. Denna metod går ut på att beräkna en prognosfaktor. Denna beräknas utifrån förändringen från månad till månad under det föregående året. Sedan antar man att utfallet bör se ut som föregående år. Detta innebär att om det är svängningar i verksamheten under året och dessa svängningar är återkommande trender från år till år så fördelas resultatet på ett bra sätt. Metoden förutsätter att man beaktar avvikelser från budget under året och från föregående år och tar hänsyn till dessa när resultatet prognostiseras. Faktorn kan beräknas på ett för högt underlag om någon förändring skett som tex innebär högre kostnader (eller mindre) för någon period. 4. Slutsats Förvaltningarna har olika metoder för att komma fram till ett årsresultat under året. Såsom styrinstrument åt kommunledningen visar uppställningen att prognoserna inte ger en tillräckligt bra bild OKTOBER 1999 Sida: 4
av hur resultatet utvecklas under året. En del av förklaringen till detta är att historiska data har för stor inverkan samt att kopplingen till budgeten är för stor. Utfall till och med prognostillfället måste analyseras ordentligt innan det bildar underlag för prognosen. Kända förändringar jämfört med budgeten under resten av året skall också beaktas även om det inte är upptaget i budgeten. Det är viktigt att kommentera avvikelser mellan prognoserna och budgeten. Förvaltningarna måste använda modernare prognosmetoder för att få större träffsäkerhet. Att arbeta med en prognosfaktor är lämpligt när det är svängningar under åren och då man av erfarenhet vet att kostnadsbilden ser olika ut under vissa månader. Det är dock viktigt att man baserar prognosen på ett underlag som är justerat för ovanligt höga eller låga utgifter i historiska perioder. En linjär fördelning för resten av året kräver också mycket god kontroll på resultatet och noggrann kostnadsuppföljning. Variationer kan ge stora prognosavvikelser. Helsingborg den 15 december 1999 Lars Starck 5. Källor och referenser Ekonomisk sammanställning över redovisade prognoser. KLK-ekonomi. Exempel på prognosuppföljning socialförvaltningen. Tomas Bonnel ekonom Övriga källor Tomas Toresson, ekonomiassistent, KLK-ekonomi Tomas Bonnel, ekonom Socialförvaltningen Peter Svensson, ekonom KLK-ekonomi Ingrid Johnson, ekonom Barn- och utbildningsförvaltningen Bengt Gustavsson, Tekniska kontoret Henrik Björkman, ekonomiassistent OKTOBER 1999 Sida: 5
Åstorps kommun Sammanställning av prognosavvikelser Bilaga till granskningsrapport 4 Prognostillfälle 1998 Förvaltning 980430 Differens 980531 Differens 980831 Differens 980930 Differens 981031 Differens 981130 Differens 981231 Kommunkansli -5 926-687 -6 106-507 -6 094-519 -6 109-504 -6 088-525 -6 382-231 -6 613 Ekonomikontor -6 794 107-6 794 107-6 655-32 -6 655-32 -6 655-32 -6 655-32 -6 687 Personalkontor -9 714-2 312-12 669 643-12 669 643-12 363 337-12 063 37-11 913-113 -12 026 Räddningstjänst -4 757 607-4 757 607-4 357 207-4 357 207-4 357 207-4 421 271-4 150 Tekniskt kontor anslagsfinansierat -14 474-870 -14 474-870 -14 800-544 -14 891-453 -15 298-46 -15 298-46 -15 344 Tekniskt kontor affärsdrivande -160-336 -160-336 -152-344 -8-488 0-496 205-701 -496 Fritidsnämnd -10 466-89 -10 466-89 -10 559 4-10 559 4-10 525-30 -10 509-46 -10 555 Kulturnämnd -6 144-63 -6 144-63 -6 134-73 -6 228 21-6 261 54-6 261 54-6 207 Barn- och utbildningsnämnden -169 270 115-171 193 2 038-170 144 989-169 622 467-169 561 406-169 038-117 -169 155 Socialnämnd -93 797-1 322-91 469-3 650-93 110-2 009-93 110-2 009-93 375-1 744-93 426-1 693-95 119 Revision -370 68-370 68-370 68-370 68-370 68-370 68-302 Miljönämnd -1 159-8 -1 159-8 -1 116-51 -1 128-39 -1 136-31 -1 166-1 -1 167 Byggnadsnämnd -672 87-672 87-669 84-639 54-683 98-610 25-585 Summa -323 703-4 703-326 433-1 973-326 829-1 577-326 039-2 367-326 372-2 034-325 844-2 562-328 406 Prognostillfälle 1997 Förvaltning 970430 Differens 970531 Differens 970831 Differens 970930 Differens 971031 Differens 971130 Differens 971231 Kommunkansli -6 088-215 -6 212-91 -6 110-193 -6 060-243 -6 010-293 -5 981-322 -6 303 Ekonomikontor -5 530-803 -5 530-803 -6 095-238 -6 095-238 -6 171-162 -6 376 43-6 333 Personalkontor -9 412 776-9 412 776-9 446 810-9 367 731-9 061 425-8 821 185-8 636 Räddningstjänst -5 054 682-5 054 682-4 912 540-4 912 540-4 647 275-4 647 275-4 372 Tekniskt kontor ansl -14 390-2 410-14 155-2 645-14 048-2 752-14 694-2 106-14 473-2 327-14 655-2 145-16 800 Tekniskt kontor aff 1 329-1 329 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 Fritidsnämnd -10 225-132 -10 225-132 -10 104-253 -10 125-232 -10 367 10-10 335-22 -10 357 Kulturnämnd -5 928-95 -5 928-95 -6 062 39-6 062 39-6 062 39-6 062 39-6 023 Barn- och utbildning -168 197 3 193-168 678 3 674-167 514 2 510-166 657 1 653-167 007 2 003-166 871 1 867-165 004 Socialnämnd -90 608-310 -89 937-981 -90 106-812 -91 553 635-90 706-212 -90 590-328 -90 918 Revision -420-4 -420-4 -450 26-450 26-450 26-450 26-424 Miljönämnd -1 198 117-1 198 117-1 146 65-1 177 96-1 185 104-1 142 61-1 081 Byggnadsnämnd -574-161 -574-161 -857 122-857 122-785 50-751 16-735 Summa -316 295-691 -317 323 337-316 850-136 -318 009 1 023-316 924-62 -316 681-305 -316 986 Datum visar vilket prognostillfälle. Beloppet under differens visar hur mycket det prognostiserade resultatet avviker från utfallet.