SÖDERHAMNS KOMMUN Nämnd Plats och tid Utses att justera Stenbergaskolan, bildsalen, 10:30-14:00 Öppet sammanträde för allmänheten Gun Källgren Justeringens plats och tid Förvaltningshuset, 2016-03-21, kl 13:00 Paragrafer 22-34 Underskrifter Alexandra Gard, ordförande Ing Marie Sundling, sekreterare Gun Källgren, justerare ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------- ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag Paragrafnummer Nämnd/Styrelse 22-34 Tid för anslag 2016-03-23--2014-04-14 Förvaringsplats för protokollet s förvaltningskontor Förvaltningshuset, Söderhamn Underskrift Yvonne Sundin
Närvaroförteckning Beslutande Alexandra Gard (S), ordförande Gun Källgren (S) Johannes Tyve (S) Erik Sköld (S) Jan-Eric Berger (C) Isabelle Wåhlander (SD) Jonas Lindberg (M) Teresa Vanova Benke (L) Benny Gustafsson (V) Claes B Jacobson (MP) Ulla Lorendahl (SD) Ersättare Susanne Klevbert (S) Hannes Vainionpää (S) Ann-Christine Nilsson S) Henrik Viberg (S) Martina Eriksson (C) Kent Persson (SD) Maria Leander (M) Maria Hansson Nielsen (KD) Carina Toner Jansson (V) Elin Vestling (MP) Christer Ödmann (SD) Närvaro Tjg Ej tjg JA NEJ JA NEJ JA NEJ x x x x x x x x x Närvaro Tjg Ej tjg JA NEJ JA NEJ JA NEJ x x x x Övriga närvarande Pernilla Lund, tf förvaltningschef Ing Marie Sundling, utredningssekreterare, sekreterare Pernilla Bjelke, ekonom, 22 Markus Thorsteinsen, kvalitetscontroller, 23-24 Ewa Sanderhäll, verksamhetschef, 26 Gunilla Nauwerck Stefansson, rektor, 25-26 Ordförandes signatur Justerandes signatur Utdragsbestyrkande 2
Innehållsförteckning Närvaroförteckning... 2 Innehållsförteckning... 3 22 Ekonomisk rapport... 4 23 Yttrande över medborgarförslag om att integrera nyanlända... 7 24 Yttrande över motion om beredskap i Söderhamns kommun inför en förändrad värld 2... 10 25 Rapport - skolans handlingsplan mot hedersrelaterat våld och förtryck (HRV)... 13 26 Yttrande över motion om att öka uppmärksamheten beträffande kvinnlig könsstympning... 14 27 Ändring av beslutsattestanter 2016... 17 28 Komplettering nämndens delegationsordning... 18 29 Muntliga rapporter... 19 30 Anmälan av delegationsbeslut... 20 31 Anmälan av inkomna skrivelser och protokollsutdrag m m... 21 32 Budget 2016 - justering av finansiering... 23 33 Sjukstatistik 2015... 25 34 Statistik över kostnader för övertid, fyllnadstid och vikarier 2015... 37 Ordförandes signatur Justerandes signatur Utdragsbestyrkande 3
22 BUN/2016/0018/042 Ekonomisk rapport Beslut tar emot rapporten och lägger den till handlingarna. Ärendet s ekonomiska uppföljningsrapport till och med februari 2016 visar ett minus på ca 855 000 kronor. Prognostiserat resultat för 2016 beräknas hamna på plus 800 000 kr. Beslutsunderlag Månadsrapport daterad 2016-03-11. Barn- och utbildningsförvaltningens yttrande Alla belopp i (tusentals kronor) Verksamhet Utfall period Ack periodbudget Ack utfall period Ack avvikelse Årsbudget Prognos Jan-dec 00 Kommunledning och revision 17 0 14 14 0 0 45 Gymnasiesärskola -88-110 -127-17 -550 0 47 Kulturskola -684-1 510-1 394 116-8 836 0 60 Administration -1 739-3 290-3 158 132-12 549 0 62 Förskola -11 604-21 367-20 672 695-123 465 0 63 Grundsärskola -1 293-2 034-2 120-86 -10 987-500 64 Grundskola -22 200-34 499-36 639-2 140-186 979 1 300 65 Gymnasieskola -746-550 -737-187 -3 300 0 68 Fritidshem -3 321-4 839-4 965-126 -28 412 0 69 Förskoleklass -508-1 809-1 065 744-10 238 0 Summa BUN -42 167-70 008-70 864-855 -385 316 800 Verksamhet 00 Kommunledning och revision 45 Gymnasiesärskola 47 Kulturskola 60 Administration 62 Förskola Prognosticerad årsavvikelse December November Oktober September Augusti Maj April Mars Februari 63 Grundsärskola -500 64 Grundskola 1 300 65 Gymnasieskola 68 Fritidshem 69 Förskoleklass Summa BUN 800 Ordförandes signatur Justerandes signatur Utdragsbestyrkande 4
Forts 22 Gymnasiesärskola I verksamheten gymnasiesärskola är det en negativ avvikelse som beror på högre skolskjutskostnader än budgeterat. Det pågår en upphandling kring skolskjuts just nu så hur utfallet ser ut på helår är svårt att beräkna än. Kulturskola I verksamheten kulturskola är det en positiv avvikelse som beror på att hyreskostnader ej är uppbokade. Det verkliga utfallet följer budget och beräknas göra så även på helår. Administration I verksamheten administration är det en positiv avvikelse som beror på nedsättning i tjänst för medarbetare på förvaltningskontoret samt vakanser inom internservice. På helår beräknas verksamheten följa budget då vakanser snart tillsätts och det tidvis kommer vara dubbel bemanning på vissa tjänster i samband med introduktion. Förskola I verksamheten förskola är det en positiv avvikelse som beror på högre ersättning för asylbarn än budgeterat samt vakanta tjänster hos vissa förskolechefer. Rekrytering pågår för att fylla tjänsterna. Det är ett stor efterfrågan på extra resurser till barn i behov av särskilt stöd i förskolan, vilket i kombination med dubbla kostnader för verksamhetssystem beräknas leda till att överskottet går åt och att verksamheten följer budget på helår. Grundsärskola I verksamheten grundsärskola är det en negativ budgetavvikelse på grund av fler elever än budgeterat. Detta underskott kommer att ackumuleras under året då behovet kommer vara fortsatt stort. Grundskola Budgetavvikelsen i verksamheten grundskola beror främst på fel i redovisningen. Det saknas tilläggsbudget för lokaler och asylintäkter som tillhör grundskolan har bokats upp på förskoleklass. Det har även varit högre övrigtkostnader än budgeterat. På helår beräknas verksamheten ha ett överskott då flera budgetposter planeras växlas mot det extra statsbidrag som nämnden fått för nyanlända elever. Gymnasieskola I verksamheten gymnasieskola är det en negativ budgetavvikelse som beror på högre kostnader för skolskjuts. Det pågår en upphandling kring skolskjuts just nu så hur utfallet ser ut på helår är svårt att beräkna än. Fritidshem Avvikelsen i verksamheten fritidshem beror på högre lönekostnader än budgeterat på grund av resurskrävande elever från grundsärskolan. Verksamheten beräknas följa budget på helår. Ordförandes signatur Justerandes signatur Utdragsbestyrkande 5
Forts 22 Förskoleklass Avvikelsen i verksamheten förskoleklass beror dels på feluppbokade asylintäkter som hör till grundskolan och dels på att de asylintäkter som hör till förskoleklass är högre än budgeterat och att det inte tillsatts personal i samma utsträckning. Verksamheten beräknas följa budget. Ordförandes signatur Justerandes signatur Utdragsbestyrkande 6
23 BUN/2016/0039/600 Yttrande över medborgarförslag om att integrera nyanlända Beslut föreslår kommunstyrelsen förslå kommunfullmäktige att säga JA till att ta kontakt med lokala föreningslivet i Söderhamn om hur dessa kan hjälpa nyanlända att integreras i den lokala demokratin. Ärendet Osmo Savikko, Söderhamn har lämnat in ett medborgarförslag där Söderhamns kommun och dess förvaltningar föreslås undersöka och ta kontakt med lokala föreningslivet i Söderhamn om hur dessa kan hjälpa nyanlända att integreras i den lokala demokratin. Vidare föreslås att kommunen undersöker hur det lokala föreningslivet kan kompenseras för sitt eventuella engagemang, från kommun, stat, EU, olika förbund, regionen. Beslutsunderlag Tjänsteutlåtande daterat 2016-03-01. Barn- och utbildningsförvaltningens yttrande Medborgarförslaget innefattar två olika delar: Att Söderhamns kommun och dess förvaltningar föreslås undersöka och ta kontakt med lokala föreningslivet i Söderhamn om hur dessa kan hjälpa nyanlända att integreras i den lokala demokratin. Redan idag arbetar barn- och utbildningsförvaltningens olika verksamheter aktivt med kontaktskapande aktiviteter för alla barn och elever. Många fritidshem tar kontakt med kommunens föreningsliv. I läroplanen (Lgr 11) står bl a att skolan ska verka för att utveckla kontakter med kultur och arbetsliv, föreningsliv samt andra verksamheter utanför skolan som kan berika den som en lärande miljö. Enligt Skolverkets allmänna råd för fritidshemmet är det värdefullt att personalen förbereder eleverna inför deras avslut i fritidsverksamheten. Det kan bland annat innebära att stödja elevernas kontakter med det omgivande föreningslivet. Exempel på samverkan med föreningslivet: Vi har ett samarbete med SISU där de har fotbollsfritids som vänder sig till alla barn i anslutning till skoldagen 2 dagar i veckan, vi använder också ishallen ofta och tycker vi har bra samarbete med hockeyföreningen. Många nyanlända tycker det är riktigt kul att åka skridskor. Hockeyföreningen har skridskor att låna ut och de har också generöst med tider för allmänhetens åkning. Ordförandes signatur Justerandes signatur Utdragsbestyrkande 7
Forts 23 Vi kommer att ta kontakt med den lokala fotbollsföreningen för en elev i årskurs 5. Kulturskolan i Söderhamn deltar i Kulturskolerådets projekt Kulturskolan gör skillnad som en av 15 kulturskolor i landet. Syftet är att ge utsatta barn och unga (ensamkommande och nyanlända) bättre uppväxtvillkor och meningsfull fritid. Kulturskolan samverkar också med studieförbund och föreningar i Söderhamn. Att kommunen undersöker hur det lokala föreningslivet kan kompenseras för sitt eventuella engagemang, från kommun, stat, EU, olika förbund, regionen. Frågan tillhör inte barn- och utbildningsförvaltningens verksamhetsområde. Beslutsalternativ föreslår kommunstyrelsen förslå kommunfullmäktige att säga JA till att ta kontakt med lokala föreningslivet i Söderhamn om hur dessa kan hjälpa nyanlända att integreras i den lokala demokratin. Ekonomiska konsekvenser Beslutet medför inga ekonomiska konsekvenser. Konsekvenser utifrån beslutade perspektiv Jämställdhet Jämställdhet innebär att kvinnor och män har samma rättigheter, skyldigheter och möjligheter. Positiv påverkan Tillväxt Tillväxt är en ökning av kommunkoncernens gemensamma ekonomi. Ingen påverkan. Hållbar utveckling Hållbar utveckling står för ett långsiktigt, ansvarstagande arbete för och med människor tillsammans för och med biologisk och social mångfald. Ren luft, mark och vatten, minskat beroende av fossila bränslen och god hälsa för hela befolkningen ska främjas. Positiv påverkan Kvalitet Kvalitet är att tillfredsställa eller överträffa medborgarnas behov och förväntningar. Positiv påverkan Förslag till beslut föreslår kommunstyrelsen förslå kommunfullmäktige att säga JA till att ta kontakt med lokala föreningslivet i Söderhamn om hur dessa kan hjälpa nyanlända att integreras i den lokala demokratin. Ordförandes signatur Justerandes signatur Utdragsbestyrkande 8
Forts 23 Beslutsgång Ordförande föreslår att nämnden beslutar enligt barn- och utbildningsförvaltningens förslag. Beslutet skickas till Kommunstyrelsen och kommunfullmäktige Ordförandes signatur Justerandes signatur Utdragsbestyrkande 9
24 BUN/2016/0038/600 Yttrande över motion om beredskap i Söderhamns kommun inför en förändrad värld 2 Beslut föreslår kommunstyrelsen förslå kommunfullmäktige att säga JA till motionen. Ärendet Karin Solum (MP), Joann Ling (MP) och Bengt Samuelsson (MP) har lämnat in en motion där man yrkar att kommunfullmäktige beslutar att alltid inom alla nämnder finna CO2-fria lösningar, eller så lågt CO2 som möjligt samt att snarast ombesörja att de lokala bussarna är så miljövänliga det går. Isabel Hildén (V) föreslår att motionen remitteras till alla nämnder och kommunala bolag för yttrande kring koldioxidfria lösningar. Frågan om de lokala bussarna tillhör inte den kommunala kompetensen och frågan föreslås därför att hanteras inom kommunstyrelseförvaltningen. Ordförande lägger fram ärendet för beslut och finner att kommunstyrelsen beslutar i enlighet med Hildéns förslag. Beslutsunderlag Tjänsteutlåtande daterat 2016-01-29. Barn- och utbildningsförvaltningens yttrande Barn- och utbildningsförvaltningen föreslår att motionen bifalles, samt hänvisar till den framtagna miljöpolicyn för Barn och utbildningsförvaltningen. Detta exemplifieras bl a via: Miljöarbetet ur ett pedagogiskt perspektiv Den grundläggande tanken för miljöarbetet i Söderhamns förskolor och skolor är att ge barn och elever en handlingskompetens i miljöfrågor. För att nå detta måste man arbeta med miljöfrågor ur olika perspektiv och i samtliga ämnen. Viktigt i det pedagogiska miljöarbetet är t ex: - att arbeta med barnens/elevernas värderingar, attityder och sin moral i förhållande till omvärlden och till miljöproblematiken - att ge barnen/eleverna positiva naturupplevelser - att arbeta med miljöfrågor ur ett samhällsperspektiv - att genomföra naturvetenskapliga undersökningar av natur och miljö - att genomföra konkreta praktiska miljöarbeten Ordförandes signatur Justerandes signatur Utdragsbestyrkande 10
Forts 24 Transporter Inom verksamheten sker en samordning av samtliga transporter till och från skolorna i kommunen, detta gäller såväl buss som taxi. Syftet med bilpoolen är att samordna och effektivisera resandet i tjänsten samt att minska koldioxidutsläppen från tjänsteresor. Upphandling Inköpsverksamheten är centraliserad och enheternas inköp skall i första hand vara avrop från de centralt tecknade ramavtalen. Där möjlighet finns att välja produkter som producerats på ett miljömässigt och etiskt bra sätt skall detta göras. Beslutsalternativ föreslår kommunstyrelsen förslå kommunfullmäktige att säga JA till motionen. Ekonomiska konsekvenser Förslaget kommer inte påverka nämnden negativt ekonomisk sett utan ingår i de ordinarie ekonomiska ramarna. Konsekvenser utifrån beslutade perspektiv Varje beslutsalternativ ska belysas ur fyra av politiken beslutade perspektiv; jämställdhet, tillväxt, hållbar utveckling och kvalitet. Politikens definitioner av perspektiven är följande: Jämställdhet Jämställdhet innebär att kvinnor och män har samma rättigheter, skyldigheter och möjligheter. Miljöplanen som barn- och utbildningsnämnden antagit verkar för en likvärdighet och den utvärderas vart tredje år Tillväxt Tillväxt är en ökning av kommunkoncernens gemensamma ekonomi Miljöplanen som barn- och utbildningsnämnden antagit verkar för en effektivisering av kommunkoncernens gemensamma ekonomi och den utvärderas vart tredje år. Hållbar utveckling Hållbar utveckling står för ett långsiktigt, ansvarstagande arbete för och med människor tillsammans för och med biologisk och social mångfald. Ren luft, mark och vatten, minskat beroende av fossila bränslen och god hälsa för hela befolkningen ska främjas. Miljöplanen som barn- och utbildningsnämnden antagit verkar för en hållbar utveckling och den utvärderas vart tredje år. Kvalitet Kvalitet är att tillfredsställa eller överträffa medborgarnas behov och förväntningar. Miljöplanen som barn- och utbildningsnämnden antagit verkar för en högre livskvalité och den utvärderas vart tredje år. Ordförandes signatur Justerandes signatur Utdragsbestyrkande 11
Forts 24 Förslag till beslut föreslår kommunstyrelsen förslå kommunfullmäktige att säga JA till motionen. Beslutsgång Ordförande föreslår att nämnden beslutar enligt barn- och utbildningsförvaltningens förslag. Beslutet skickas till Kommunstyrelsen och kommunfullmäktige Ordförandes signatur Justerandes signatur Utdragsbestyrkande 12
25 BUN/2015/0044/620 Rapport - skolans handlingsplan mot hedersrelaterat våld och förtryck (HRV) Beslut tar emot informationen och lägger den till handlingarna. Ärendet År 2012 deltog Söderhamns kommun tillsammans med Borlänge kommun, Norrköpings kommun, Karlstads kommun, Umeå kommun och Västerås kommun som pilotkommuner i det nationella projektet Våga göra skillnad. Länsstyrelsen Östergötland ansvarade på regeringens uppdrag för projektet Våga göra skillnad (rapport nr: 2011:14). Ett projekt med syfte att stödja ungdomar som blivit bortgifta mot sin vilja eller utsatta för hedersrelaterat våld och förtryck (HRV). Kommunens deltagande i projektet innebar en kompetenshöjning om dessa ungas sammanhang för aktörer inom skola, socialtjänst, ungdomsmottagning och polis. Genom utbildningarna fick aktörerna kunskaper om den kontext de utsatta befinner sig i. Bland annat kunskapen om skillnaderna mellan en uppfostran i en kollektivistisk och en individualistisk samhällskultur. För skolan är HRV en aktuell och viktig fråga som tydligt måste uppmärksammas och prioriteras. För kommunen resulterade projektet Våga göra skillnad att denna handlingsplan har tagits fram. Det är viktigt att alla medarbetare på samtliga skolor i kommunen ska kunna identifiera HRV och på så sätt verka för att alla elever ska få förutsättningar att forma sina liv utifrån allas lika värde - oavsett kön, bakgrund, religion, sexuell läggning och etnicitet. Noteras att förskolan kommer att inkluderas i den befintliga handlingsplanen mot hedersrelaterat våld och förtryck (HRV). En arbetsgrupp är tillsatt för detta arbete och deltagarna är Lise-Lott Frelin och Gunilla Nauwerck Stefansson. Ordförandes signatur Justerandes signatur Utdragsbestyrkande 13
26 BUN/2016/0037/600 Yttrande över motion om att öka uppmärksamheten beträffande kvinnlig könsstympning Beslut föreslår kommunstyrelsen förslå kommunfullmäktige att säga NEJ till motionen. Ärendet Daniel Persson (SD) och Christer Ödmann (SD) har lämnat en motion där de yrkar: 1. Att Söderhamns kommun uppmärksammar den internationella dagen mot kvinnlig könsstympning den 6 februari. 2. Att kunskap kring kvinnlig könsstympning uppmärksammas av Söderhamns kommun genom t ex konferenser och utbildningstillfällen. 3. Att information och förebyggande arbete kring kvinnlig könsstympning planeras och genomförs. 4. Att all personal inom skolhälsovården i Söderhamns kommun utbildas för att kunna bemöta de här flickorna på ett bra sätt. 5. Att ungdomsmottagningen i Söderhamn, likt den i Gävle, startar upp en särskild arbetsgrupp för att kunna hjälpa det ökande antal könsstympade flickor som söker hjälp. 6. Att Söderhamns kommun inför som rutin att alltid informera föräldrar, där man vet eller misstänker att de ska åka till sina hemländer, att man kan få fängelse om de kommer tillbaka och barnen har könsstympats. och Arbetsmarknads- och socialnämnden har fått motionen för yttrande. Tidigare beslut, 2015-05-20 78, yttrande över en motion om medvetenhet och kunskap angående hedersrealterat våld (HRV). Beslutsunderlag Tjänsteutlåtande daterat 2016-02-29. Barn- och utbildningsförvaltningens yttrande Bakgrund År 2012 deltog Söderhamns kommun tillsammans med Borlänge kommun, Norrköpings kommun, Karlstads kommun, Umeå kommun och Västerås kommun som pilotkommuner i det nationella projektet Våga göra skillnad. Ordförandes signatur Justerandes signatur Utdragsbestyrkande 14
Forts 26 Länsstyrelsen Östergötland ansvarade på regeringens uppdrag för projektet Våga göra skillnad (rapport nr: 2011:14). Ett projekt med syfte att stödja ungdomar som blivit bortgifta mot sin vilja eller utsatta för hedersrelaterat våld och förtryck (HRV) där könsstympning ingår som en av de olika uttrycksformerna. Kommunens deltagande i projektet innebar en kompetenshöjning om dessa ungas sammanhang för aktörer inom skola, socialtjänst, ungdomsmottagning och polis. Genom utbildningarna fick aktörerna kunskaper om den kontext de utsatta befinner sig i. Bland annat kunskapen om skillnaderna mellan en uppfostran i en kollektivistisk och en individualistisk samhällskultur. För skolan är HRV en aktuell och viktig fråga som tydligt måste uppmärksammas och prioriteras. För kommunen resulterade projektet Våga göra skillnad i en handlingsplan som tagits fram. Rapport lämnas till barn- och utbildningsnämnden i mars 2016. Det är viktigt att alla medarbetare på samtliga skolor i kommunen ska kunna identifiera HRV och på så sätt verka för att alla elever ska få förutsättningen att forma sina liv utifrån allas lika värde - oavsett kön, bakgrund, religion, sexuell läggning och etnicitet. Utredning Barn- och utbildningsförvaltningen bedömer att följande punkter i motionens yrkande berör förvaltningens verksamheter: 2. Att kunskap kring kvinnlig könsstympning uppmärksammas av Söderhamns kommun genom t ex konferenser och utbildningstillfällen. Barn- och utbildningsförvaltningen är skyldig enligt gällande läroplan att ge varje elev kunskap och förutsättningar att finna sin unika egenart och därigenom kunna delta i samhällslivet. Samtliga medarbetare inom förvaltningen ska ha kunskap om HRV-frågor och får kompetensutveckling i form av föreläsningar och konferenser. 3. Att information och förebyggande arbete kring kvinnlig könsstympning planeras och genomförs. I undervisningen arbetas det inom detta område utifrån flickors sexualitet och rätt till sin egen kropp genom litteratur, film, drama och diskussioner. Information lämnas på föräldramöten och vid enskilda samtal om att kvinnlig könsstympning är förbjudet enligt svensk lag (Lag 1982:216 1 ) och att det ses som grov misshandel och ett övergrepp mot flickor och kvinnor. 4. Att all personal inom skolhälsovården i Söderhamns kommun utbildas för att kunna bemöta de här flickorna på ett bra sätt. Kompetensutveckling sker i form av föreläsningar och utbildningar vilka är regelbundet återkommande. Alla medarbetare uppmanas också att själva söka den information som är relevant för deras kompetensområde. Ordförandes signatur Justerandes signatur Utdragsbestyrkande 15
Forts 26 6. Att Söderhamns kommun inför som rutin att alltid informera föräldrar, där man vet eller misstänker att de ska åka till sina hemländer, att man kan få fängelse om de kommer tillbaka och barnen har könsstympats. Det finns redan en rutin inom förvaltningen (se punkt 2 andra stycket ovan). Alla medarbetare inom barn- och utbildningsförvaltningen har en skyldighet enligt lag att anmäla till socialtjänsten om man får veta eller misstänker att ett barn far illa. Som stöd i de olika frågorna runt hedersrelaterat våld och förtryck använder barn- och utbildningsförvaltningen ett vägledningsmaterial från Länsstyrelsen i Östergötland (Våga Se) samt skolans handlingsplan mot hedersrelaterat våld och förtryck (HRV). Förbättringsmöjlighet Inkludera förskolan i den befintliga handlingsplanen mot hedersrelaterat våld och förtryck (HRV). En arbetsgrupp är redan tillsatt för detta arbete och deltagarna är Lise-Lott Frelin och Gunilla Nauwerck Stefansson. Slutsats Enligt ovanstående utredning pågår redan ett målmedvetet arbete inom barn- och utbildningsförvaltningen för att öka kunskap och insikt i de olika frågorna runt hedersrelaterat våld och förtryck. Med anledning av detta föreslår vi att barn- och utbildningsnämnden föreslår kommunstyrelsen förslå kommunfullmäktige att säga NEJ till motionen. Förslag till beslut föreslår kommunstyrelsen förslå kommunfullmäktige att säga NEJ till motionen. Beslutsgång Ordförande föreslår att nämnden beslutar enligt barn- och utbildningsförvaltningens förslag. Beslutet skickas till Kommunstyrelsen Ordförandes signatur Justerandes signatur Utdragsbestyrkande 16
27 BUN/2014/0176/002 Ändring av beslutsattestanter 2016 Beslut beslutar att avsluta ordinarie beslutsattestant Carin Mellqvist för hela ansvarskodsintervallet 6033000-6033999 fr o m 2016-04-01. beslutar att utse ordinarie beslutsattestant Mats Hanell för hela ansvarskodsintervallet 6033000-6033999 fr om 2016-04-01. beslutar att utse Carin Mellqvist som ersättare på hela ansvarskodintervallet 6033000-6033999 from 2016-04-01. Ärendet Ändring och komplettering av beslutsattestant. Beslutsunderlag Tjänsteutlåtande daterat 2016-03-07. Förslag till beslut beslutar att avsluta ordinarie beslutsattestant Carin Mellqvist för hela ansvarskodsintervallet 6033000-6033999 fr o m 2016-04-01. beslutar att utse ordinarie beslutsattestant Mats Hanell för hela ansvarskodsintervallet 6033000-6033999 fr om 2016-04-01. beslutar att utse Carin Mellqvist som ersättare på hela ansvarskodintervallet 6033000-6033999 from 2016-04-01. Beslutsgång Ordförande föreslår att nämnden beslutar enligt barn- och utbildningsförvaltningens förslag. Beslutet skickas till Kommunens ekonomienhet Kommunens personalenhet Ordförandes signatur Justerandes signatur Utdragsbestyrkande 17
28 BUN/2015/0012/002 Komplettering nämndens delegationsordning Beslut beslutar att revidera delegationsordningen i enlighet med barnoch utbildningsförvaltningens förslag. Ärendet Förändring av nämndens delegationsordning bl a utifrån rekommendation från kommunrevisorerna. Tidigare beslut Delegationsordningen för barn- och utbildningsnämnden beslutades på sammanträde den 20 januari 2016, 2. Beslutsunderlag Tjänsteutlåtande daterat 2016-02-29. Barn- och utbildningsförvaltningens yttrande Barn- och utbildningsförvaltningen föreslår att delegationsordningen ändras och uppdateras enligt nedanstående förteckning. Allmänna ärenden Delegat Anm 0.17 Yttranden vid remisser, myndighetsbeslut och övriga överklaganden Förvaltningschef Avser de yttranden och överklaganden som inte är delegerade i delegationsordningen i övrigt Ekonomi ärenden Delegat Anm 4.12 Beslut om ansökan gällande specialdestinerade statsbidrag Förvaltningschef Redovisning sker löpande till nämnden Förslag till beslut beslutar att revidera delegationsordningen i enlighet med barnoch utbildningsförvaltningens förslag. Beslutsgång Ordförande föreslår att nämnden beslutar enligt barn- och utbildningsförvaltningens förslag. Ordförandes signatur Justerandes signatur Utdragsbestyrkande 18
29 Muntliga rapporter Beslut tar del av rapporterna och lägger dem till handlingarna. Ärendet Muntliga rapporter lämnas över följande: Pågående byggnationer Pågående rekryteringar RUN-riksdagen Analysdialog Centrala elevrådet Ordförandes signatur Justerandes signatur Utdragsbestyrkande 19
30 BUN/2016/0008/002 Anmälan av delegationsbeslut Beslut tar del av rapporterade delegationsbeslut och lägger dem till handlingarna. Ärendet delges delegationsbeslut enligt nedanstående: Punkt Delegat Bilaga 1.1.8 3.4 Förvaltningschef Tomas Hartikainen Avtal för interkommunal ersättning för barn i förskola Ansvarig intern service Vivi-Ann Norrbom Beslut om tillsvidareanställning av personal 1-2 3 Beslutsunderlag Sammanställning av delegationsbeslut daterad 2016-03-07. Ordförandes signatur Justerandes signatur Utdragsbestyrkande 20
31 BUN/2016/0011/600 Anmälan av inkomna skrivelser och protokollsutdrag m m Beslut tar emot informationen och lägger den till handlingarna. Ärendet delges inkomna skrivelser och protokollsutdrag m m för tiden 2016-02-09--2016-03-07 enligt nedanstående: 2016-02-29 Region Gävleborg Avtal om patientnämndsverksamhet Kommunfullmäktige 2016-02-01 5, Medborgarförslag angående språkassistenter i Söderhamns kommun (dnr 2014/0155/600) 2016-02-01 6, Medborgarförslag om att återinföra möjligheten till gratis pedagogiska måltider i skolorna (dnr 2015/0032/622) 2016-02-01 7, Budgetomflyttningar enligt tidigare beslut (dnr 2015/0015/041) 2016-02-01 9, Samverkansöverenskommelse mellan Söderhamns kommun och Polismyndigheten 2016-02-01 10, Gemensam HR-enhet 2016-02-01 16, Motion om regional handlingsplan mot våldsbejakande extremism 2016-02-01 17, Fyllnadsval efter entledigande av Emelie Noras (M) från uppdraget som ersättare. Ny ersättare Maria Leander (M) Kommunstyrelsen 2016-02-09 48, Investering i lokaler för Hälsinglands utbildningsförbund 2016-02-09 51, LUPP undersökning 2016 2016-02-09 66, Revidering av Säkerhetspolicy för Söderhamns kommun Arbetsmarknads- och socialnämnden 2016-02-22 20, Familjecentral i Ljusne (dnr 2015/0111/627) Ordförandes signatur Justerandes signatur Utdragsbestyrkande 21
Forts 31 Barn- och utbildningsförvaltningen 2016-03-02 Antal inkomna anmälningar om kränkning (dnr BUN/2016/0006/600) 2016-03-07 Beviljande av miniprojekt till Stenbergaskolans elevråd för projektet Demokrati i praktiken Beslutsunderlag Sammanställning av inkomna skrivelser, brev och protokollsutdrag daterad 2016-03-07. Ordförandes signatur Justerandes signatur Utdragsbestyrkande 22
32 BUN/2015/0015/041 Budget 2016 - justering av finansiering Beslut beslutar att säga JA till justering av finansiering av beslutade satsningar under 2016. Ärendet Justering av finansiering gällande satsningar 2016. Tidigare beslut Budget och investeringar 2016-2019, barn- och utbildningsnämnden 2015-12-16 136. Beslutsunderlag Tjänstutlåtande daterat 2016-03-07. Barn- och utbildningsförvaltningens yttrande beslutade 2015-12-16, 136 om budget och investeringar för perioden 2016-2019. I beslutet ingick ett beslut om satsningar och finansiering av dessa för 2016. I de satsningar som ska finansieras av tidigare resultatbalanserade pengar har nämnden beslutat att 1 600 000 kronor ska ianspråktas för att finansiera familjecentral, skolforum, miniprojekt, elevinflytande och arbetskläder i förskolan. För att finansiera detta behöver 2 500 000 kronor ianspråktas av resultatbalanserade pengar fördelade enligt följande: Familjecentral Skolforum Miniprojekt Elevinflytande Arbetskläder i förskolan Summa 700 000 kr 200 000 kr 500 000 kr 100 000 kr 1 000 000 kr 2 500 000 kr Ovanstående belopp var det som redovisades i den muntliga föredragningen under sammanträdet. Beslutsalternativ 1 beslutar att säga JA till justering av finansiering av beslutade satsningar under 2016. Ekonomiska konsekvenser Den föreslagna finansieringen ryms inom barn- och utbildningsnämndens balanserade pengar. Ordförandes signatur Justerandes signatur Utdragsbestyrkande 23
Forts 32 Förslag till beslut beslutar att säga JA till justering av finansiering av beslutade satsningar under 2016. Beslutsgång Ordförande föreslår att nämnden beslutar enligt barn- och utbildningsförvaltningens förslag. Beslutet skickas till Verksamhetsekonom barn- och utbildningsförvaltningen Ordförandes signatur Justerandes signatur Utdragsbestyrkande 24
33 BUN/2016/0007/600 Sjukstatistik 2015 Beslut tar del av rapporten och lägger den till handlingarna. Ärendet Statistik över den totala sjukfrånvaron och långtidssjukfrånvaro över 60 dagar av den totala sjukfrånvaron inom barn- och utbildningsförvaltningen. Tidigare beslut Sjukstatistik för barn- och utbildningsförvaltningen har årligen redovisats till barn- och utbildningsnämnden i februari eller mars sedan 2002. Beslutsunderlag Rapport daterad 2016-02-17. Bakgrund och syfte Sjukstatistiken tas fram i syfte att upptäcka områden där arbetsmiljöarbetet behöver intensifieras för att minska ohälsa. Grunddatat vad gäller personuppgifter, total arbetstid, sjukfrånvaro och till viss del enhet och befattning hämtas från kommunens HR-system (Human Resources) för att därefter vidareförädlas med verksamhetsområde, kön och ålder och därefter sammanställas. När det gäller befattning grupperas olika yrkeskategorier inom några områden för att möjliggöra redovisning. Skulle inte detta göras skulle det vara för få medarbetare i grupperna och därmed skulle enskilda medarbetare kunna urskiljas i statistiken. Den totala sjukfrånvaron inklusive sjukersättning redovisas för tillsvidare-, visstids- och timanställda medarbetare inom barn- och utbildningsförvaltningen. Redovisningen görs i flera olika varianter; per kön, per åldersintervall, per befattningsområde, per verksamhetsområde och per enhet. Summeringen av antal timmar och procent jämförs med samma redovisning för 2013 och 2014. Den totala sjukfrånvaron redovisas även för perioden 2011-2015. Gymnasieskolan och gymnasiesärskolan redovisas fram till 10 augusti 2015. Barn- och utbildningsförvaltningens yttrande Den totala sjukfrånvaron och långtidssjukfrånvaron inom barn- och utbildningsförvaltningen har ökat respektive minskat 2015 i förhållande till 2014. Ökningen är dock marginell om man räknar bort gymnasieskolan ur statistiken. Under 2014 uppgår sjukfrånvaron till 5.3 % och av den totala sjukfrånvaron uppgår långtidssjukfrånvaron till 47 %. Sjukfrånvaron har mätts under perioden 2002 till 2014 och har varierat mellan 3.7 % som lägst och 8.9 % som högst. Ordförandes signatur Justerandes signatur Utdragsbestyrkande 25
Forts 33 Den totala sjukfrånvaron Sjukfrånvaron inklusive tidsbegränsad sjukersättning för barn- och utbildningsförvaltningen har mätts sedan 2002. Sjukfrånvaron under 2015 ökade med 0.4 procentenheter i förhållande till 2014, och ligger på 5.3 %. Kommunens sjukfrånvaro uppgick under 2015 till 6.9 % vilket är en ökning med 1.2 procentenheter i förhållande till 2014. Sveriges kommuners sjukfrånvaro uppgick under 2014 till 6.2 % då motsvarande siffra för kommunen var 5.7 %. Aktuell statistik för 2015 gällande riket finns ännu inte att tillgå. Noteras att under året övergick gymnasieskolan och gymnasiesärskolan till Hälsinglands utbildningsförbund. Medarbetare i dessa grupper finns med i statistiken i 7.3 av 12 månader. Jämförs sjukfrånvaron mellan 2014 och 2015 exklusive gymnasieskolan så är ökningen av den totala sjukfrånvaron 0.1 procentenhet och den långa sjukfrånvaron har minskat med 0.3 procentenheter. Sjukfrånvaro 2015 Under 2015 har den totala sjukfrånvaron ökat med 7.5 % i förhållande till 2014. Det är främst den korta sjukfrånvaron som bidragit till ökningen. Antalet schemalagda ordinarie arbetstimmar som uppgått inom barn- och utbildningsförvaltningen under 2015 motsvarade ca 640 årsarbetare, vilket är en ökning med drygt 25 årsarbetare i förhållande till 2014 och ytterligare 25 årsarbetare 2013. Notera då att gymnasieskolan och gymnasiesärskolan bara har räknats med i 7.3 månader under 2015. Ökningen av årsarbetare under 2015 bestod bland annat av ökning av timvikarier, fler medarbetare på fritidshemmen inom ramen för fritidslyftet, fler medarbetare utifrån mottagandet av nyanlända, fler medarbetare i förskolan utifrån att fler avdelningar har öppnats. Den totala sjukfrånvaron motsvarade 34 årsarbetare varav långtidssjukfrånvaron stod för 16 årsarbetare. Motsvarande siffror för 2014 och 2013 var 30 respektive 15 årsarbetare. Den del av långtidssjukfrånvaron som var arbetsrelaterad motsvarade 4.5 årsarbetare vilket är nästan en till mot 2014 men ligger något under 2013. Noteras att det dock kan finnas ett visst mått av osäkerhet både vad gäller schemalagda ordinarietimmar arbetstimmar och sjukfrånvaro, dock påverkar detta inte nivån i den procentuella redovisningen av sjukfrånvaron som redovisas i denna rapport. Antal anställningar är inte detsamma som antalet personer, utan en person kan ha haft flera anställningar under året t ex ett förordnande under vårterminen och ett förordnande under höstterminen vilket gör två anställningar i denna rapport. Noteras också att redovisningen omfattar alla anställningar både månadsavlönade och timavlönade. Ordförandes signatur Justerandes signatur Utdragsbestyrkande 26
Forts 33 Sjukfrånvaro per kön Sjukfrånvaron i procent fördelat per kön har ökat bland kvinnor (0.7 procentenheter) och minskat bland män (3.9 procentenheter) i förhållande till 2014. Detsamma gäller långtidssjukfrånvaron i förhållande till den totala sjukfrånvaron där kvinnorna har ökat med 1 procentenhet och männen har minskat med 24.3 procentenheter. Av den arbetsrelaterade långtidssjukfrånvaron så står männen för 7 % och kvinnorna för övriga 93 %. Männen står för 21 % av den totala arbetstiden inom förvaltningen och kvinnorna står för 79 % av den totala arbetstiden inom förvaltningen. Det innebär att kvinnorna i relation till den arbetade tiden står för den större delen av den arbetsrelaterade frånvaron. Sjukfrånvaro per kön 2015 Kön Antal anställningar per kön Ordinarie arbetstid Total sjukfrånvaro i tim Total sjukfrånvaro i % Sjukfrånv 2014 Sjukfrånv 2013 Långtidssjukfrånvaro i tim Kvinna 905 892 914 51 817 5,8 5,1 4,5 25 370 49,0 Man 307 230 658 7 731 3,4 4,3 5,2 2 642 34,2 Summa 1 212 1 123 572 59 548 5,3 4,9 4,7 28 012 47,0 Långtidssjukfrånvaro i % Sjukfrånvaron per åldersgrupp Sjukfrånvaron har ökat i alla tre åldersgrupperna och omfattningen av sjukfrånvaron stiger med åldern. När det gäller långtidssjukfrånvaron av den totala sjukfrånvaron så har den minskat i åldersgruppen 30-49 år och ökat i åldersgruppen 50 år eller äldre. I åldersgruppen 29 år finns ingen sådan frånvaro. Ordförandes signatur Justerandes signatur Utdragsbestyrkande 27
Forts 33 Sjukfrånvaro per ålder 2015 Kön Antal per ålder Ordinarie arbetstid Total sjukfrånvaro i tim Total sjukfrånvaro i % Sjukfrånv 2014 Sjukfrånv 2013 Långtidssjukfrånvaro i tim - 29 år 296 109 114 4 010 3,7 2,7 2,2 928 23,1 30-49 år 467 486 494 22 329 4,6 4,2 3,7 10 896 48,8 50 år eller äldre 449 527 964 33 209 6,3 5,8 6,4 16 187 48,7 Summa 1 212 1 123 572 59 548 5,3 4,9 5,0 28 012 47,0 Den arbetsrelaterade långtidssjukfrånvaron står för 16 % i åldersgruppen 30-49 år och 84 % i åldersgruppen 50 år eller äldre. Motsvarande siffror 2014 var 70/30 och 2013 30/70. Sjukfrånvaro per område Sjukfrånvaron har under 2015 ökat inom alla områden utom förvaltningskontoret och skolhälsovård/central elevhälsa. Långtidssjukfrånvaron av den totala sjukfrånvaron har ökat i alla områden utom gymnasieskolan och studie- och yrkesvägledare/it-personal. Noteras att i områden med få årsarbetare kan en eller ett fåtal långtidssjukskrivning slå stort på den totala sjukfrånvaron. Långtidssjukfrånvaro i % Sjukfrånvaro per område 2015 Område Antal * Ordinarie Total sjuk- Total sjuk- Långtidssjuk- Långtidssjukårsarb arbetstid frånvaro i tim frånvaro i % frånvaro i tim frånvaro i % Förskola Grundskola 548 959 353 49 713 5,2 20 828 41,9 Förvaltningskontoret 16 28 143 656 2,3 224 34,1 Gymnasieskola** 77 69 810 2 406 3,4 1 332 55,4 Kulturskola 19 33 043 4 424 13,4 3 620 81,8 Skolhälsov/c.elevhälsa 12 20 480 263 1,3 0 0,0 Syv/IT 7 12 743 2 087 16,4 2 008 96,2 Totalt 679 1 123 572 59 548 5,3 28 012 47,0 *Beräknat utifrån ordinariearbetstid delat med 1750 timmar **Omfattar 7.3 månader av 2015. Antal årsarbetare är omräknat utifrån en årsarbetstid på 7.3 månader. De olika verksamhetsområdena inom barn- och utbildningsförvaltningen skiljer stort i storlek, därav ska diagrammet nedan inte jämföras mellan verksamhetsområdena utan i stället skillnaden mellan år inom de olika verksamhetsområdena. Ordförandes signatur Justerandes signatur Utdragsbestyrkande 28
7,8% 0,0% 0,0% 34,1% 43,6% 45,5% 41,9% 49,4% 55,4% 51,7% 50,1% 47,0% 74,8% 67,2% 74,0% 84,7% 82,7% 81,8% 95,6% 91,0% 96,2% SÖDERHAMNS KOMMUN Forts 33 Sjukfrånvaron har årligen ökat under mätperioden inom verksamhetsområdena Förskola Grundskola och kulturskolan. Gymnasiet har ökat men ligger fortfarande på en mycket låg nivå. 100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% Långtidssjukfrånvaro av total sjukfrånvaro per område 2013-2015 2013 2014 2015 Långtidssjukfrånvaron av den totala sjukfrånvaron är den största delen i två av förvaltningens små områden. Detta berodde på att det är relativt få anställningar i dessa områden och att en eller ett fåtal av medarbetarna har varit långtidssjukskrivna. Ordförandes signatur Justerandes signatur Utdragsbestyrkande 29
Forts 33 Sjukfrånvaro per befattning Sjukfrånvaro per befattning redovisas i personalgrupper över 20 anställningar. Resterande anställningar har räknats samman i gruppen övriga personalgrupper och där ingår annan skolpersonal, dagbarnvårdare, måltidspersonal, skolbibliotekarie/assistent, skolfritidsledare, skolkurator, skolsköterska, studie- och yrkesvägledare och verksamhetstekniker. Sjukfrånvaro per befattning 2015 Befattning Antal per Ordinarie Total sjuk- Total sjuk- Långtidssjuk- Långtidssjukbefattning arbetstid frånvaro i tim frånvaro i % frånvaro i tim frånvaro i % Administrativ personal 34 45 516 1 320 2,9 0 0,0 Assistent för barn/elever 125 108 540 5 002 4,6 780 15,6 Barnskötare 180 165 491 11 130 6,7 4 740 42,6 Fritidspedagog 37 46 003 3 595 7,8 1 130 31,4 Förskollärare 188 259 302 13 369 5,2 4 483 33,5 Lärare 493 378 760 19 787 5,2 12 949 65,4 Skolledare 26 44 086 1 214 2,8 880 72,5 Övriga personalgrupper 62 76 205 4 131 5,4 3 050 73,8 Summa 1 145 1 123 902 59 548 5,3 28 012 47,0 Sjukfrånvaron per befattning kan även den vara svår att jämföra på grund av att det är stor skillnad på antalet anställda inom de olika yrkesgrupperna. I nedanstående diagram redovisas de befattningar som har minst 20 anställningar, dock är skillnaden ändå mycket stor mellan olika befattningar. Sjukfrånvaron har under det senaste året ökat främst inom befattningarna barnskötare och fritidspedagog. Det är också inom dessa befattningar den högsta sjukfrånvaron finns. Tidigare har sjukfrånvaron varit högst främst inom de yrken som arbetar med yngre barn. Det är den fortfarande, men även lärare ligger numera på samma nivå som förskollärare. Detta påverkas Ordförandes signatur Justerandes signatur Utdragsbestyrkande 30
Forts 33 av att lärarna inom gymnasieskolan, som har en mycket låg sjukfrånvaro, inte tillhör barnoch utbildningsförvaltningen under hela året. Långtidssjukfrånvaron av den totala sjukfrånvaron har ökat inom yrkesgrupperna barnskötare och lärare. Den största andelen långtidssjukfrånvaron finns inom yrkesgrupperna lärare, skolledare och övriga personalgrupper. Det visar att för yrkesgrupper som arbetar med de yngre barnen, som också är de som har högst sjukfrånvaro totalt, består sjukfrånvaron främst av kort sjukfrånvaro. Dessa yrkesgrupper är de som ofta har nära kontakt med barnen och utsätts mer än övriga yrkeskategorier för smittrisk. Sjukfrånvaro per enhet Sjukfrånvaron per enhet redovisas i två diagram eftersom att alla enheter inte ryms i ett diagram. Även när det gäller sjukfrånvaron per enhet kan det vara svårt att jämföra utifrån att enheterna skiljer stort i storlek. Noteras också att när det är variation på antalet anställningar på de olika enheterna gör det att en långtidssjukskrivning kan ge stora skillnader i sjukfrånvaroprocent mellan enheter och mellan år. Ordförandes signatur Justerandes signatur Utdragsbestyrkande 31
Forts 33 Inom ovanstående enheter har sjukfrånvaron ökat nämnvärt; Bergviks förskola, Kulturskolan, Kungsgårdens förskola, Lillbergets förskola, Mo skola och Nymåla förskola, dock ligger ändå flera av dessa enheter ändå på en låg sjukskrivningsnivå. Vad gäller Bergviks förskola så har ökningen skett enbart inom den korta frånvaron. Kulturskolan och Kungsgårdens förskola, där har ökningen skett inom den långa icke arbetsrelaterade sjukfrånvaron. Sjukfrånvaron har minskat främst på Bergviksskolan, förvaltningskontoret och Sandarne förskola. På Bergviksskolan har både den korta och den långa sjukfrånvaron minskat. På förvaltningskontoret och Sandarne förskola och skola är det den långa sjukfrånvaron som minskat. Ordförandes signatur Justerandes signatur Utdragsbestyrkande 32
0,7% 3,8% 1,3% 2,3% 1,4% 3,4% 0,0% 2,1% 3,5% 4,3% 2,8% 5,3% 5,0% 6,3% 5,5% 5,5% 4,8% 3,1% 4,2% 5,0% 2,1% 0,9% 3,0% 0,0% 0,4% 1,3% 1,4% 1,6% 5,1% 5,3% 6,6% 6,4% 6,3% 7,3% 5,9% 6,7% 10,3% 9,1% 9,1% 11,5% 11,9% 11,0% 13,8% 16,4% 19,9% SÖDERHAMNS KOMMUN Forts 33 20,0% 18,0% 16,0% 14,0% 12,0% Sjukfrånvaro per enhet 2013-2015 2013 2014 2015 10,0% 8,0% 6,0% 4,0% 2,0% 0,0% Inom ovanstående enheter har sjukfrånvaron ökat nämnvärt på Staffangymnasiet, Stråtjära skola, studie- och yrkesvägledare/it-personal, Trönö förskola och Utterns förskola, trots ökning ligger även här några av dessa enheter på en låg sjukskrivningsnivå. För Staffangymnasiet, Stråtjära skola och studie- och yrkesvägledare/it-personal är det den långa sjukfrånvaron som har ökat och på Trönö förskola och Utterns förskola är det den korta sjukfrånvaron som har ökat. Sjukfrånvaron har minskat inom skolhälsovård och elevhälsa, Trönö skola och Vågbro förskola. På alla tre enheterna är det den långa sjukfrånvaron som har minskat. Vad gäller Vågbro förskola så har även den korta sjukfrånvaron minskat. Nedanstående två diagram visar andelen arbetad tid per enhet i förhållandet till den totala arbetade tiden inom förvaltningen jämfört med den andelen sjukfrånvaro per enhet av den totala sjukfrånvaron inom förvaltningen. I de fall den röda stapeln är högre än den blå stapeln har enheten högre andel sjukfrånvaro av förvaltningens sjukfrånvaro än andelen arbetad tid. I de fall den blå stapeln är högre har enheten högre andel av förvaltningens arbetade tid än andel sjukfrånvaro. Enkelt uttryckt kan det sägas att där den blåa stapeln är högre än den röda stapeln är medarbetarna mer sjuk än genomsnittet. Ordförandes signatur Justerandes signatur Utdragsbestyrkande 33
Forts 33 Vid Kulturskolan och Kungsgårdens förskola finns noterbara skillnader mellan andel av sjukfrånvaro och arbetad tid, där andelen sjukfrånvaro är betydligt större än andelen arbetad tid. Detta beror på att det finns långtidssjukskrivningar på enheterna. Vid förvaltningskontoret och Norrtullskolan är avvikelsen motsatsen, andelen sjukfrånvaro är betydligt längre andelen arbetad tid. Ordförandes signatur Justerandes signatur Utdragsbestyrkande 34
Forts 33 Vid Stenbergaskolan/Ljusne förskola, Stråtjära förskola, studie- och yrkesvägledare/itpersonal, Vågbro förskola och Vågbroskolan är avvikelsen noterbar. Det är den långa sjukfrånvaron som påverkar avvikelserna på enheterna förutom på Stråtjära förskola där den korta sjukfrånvaron påverkar. Långtidssjukfrånvaro Långtidssjukfrånvaron (sammanhängande sjukfrånvaro mer än 60 dagar) av den totala sjukfrånvaron uppgick under 2015 till 47 % vilket är en minskning i förhållande till 2014. Långtidssjukfrånvaron i kommunen uppgick till 48.6 % av den totala sjukfrånvaron vilket är en ökning i förhållande till 2014. Inom långtidssjukfrånvaron var 72 % av frånvaron inte arbetsrelaterade. Vilket är en minskning med 6 procentenheter i förhållande till 2014. Den arbetsrelaterade sjukfrånvaron är 28 %. Orsaken till den arbetsrelaterade långtidssjukfrånvaron är främst psykosocial. Av den arbetsrelaterade frånvaron fanns 69 % inom grundskolan, 11 % inom administrationen, 10 % inom förskolan, 7 % inom gymnasieskolan och 3 % inom förskoleklassen. Den arbetsrelaterade sjukfrånvaron har ökat med 10 % enheter i förhållande till 2014 och är nu nästan tillbaka till de nivåer som var 2012 och 2013. Skillnaden de två senaste åren är att den arbetsrelaterande sjukfrånvaron finns främst inom grundskolan. Tidigare var förskola och fritidshem de dominerande verksamheterna. När det gäller långtidssjukfrånvaro så kan det finnas tveksamma fall inom båda grupperna; arbetsrelaterad och inte arbetsrelaterad. Detta utifrån att det ibland är svårbedömt om det är arbetet eller den privata situationen som är huvudorsaken till sjukfrånvaron. Ordförandes signatur Justerandes signatur Utdragsbestyrkande 35
Forts 33 Långtidssjukfrånvaron som har avslutats under 2014 Under 2015 har tre långtidssjukskrivningar avslutats där den anställde inte har återgått i den befattning som den arbetade i när sjukskrivningen uppstad. Orsaken till avgångarna är hel sjukersättning (1), visstidsanställning (1) och uppsägning från kommunen (1). Statistik över anställningar som haft långtidssjukfrånvaro har tagits fram sedan 2008. Under de senaste fem åren så avslutades fem anställningar under 2014, fem under 2013, sex under 2012 och en under 2011. Förebyggande arbete Sjukfrånvaron följs två gånger per år i syfte att upptäcka systematiska ökningar i god tid och på så sätt kunna sätta in åtgärder. Per 31 december tas en grundligare rapport fram som rapporteras till barn- och utbildningsnämnden och per den 30 juni tas en enklare rapport fram som arbetsmaterial inom förvaltningen. Båda rapporterna behandlas i förvaltningsövergripande samverkansgrupp. Rapporterna blir underlag för att kunna göra överväganden om åtgärder för att minska sjukfrånvaron behöver tas med i den årliga planen för det förvaltningsövergripande arbetsmiljöarbetet och brandskydd som upprättas. I planen för det förvaltningsövergripande arbetsmiljöarbetet och brandskydd under 2015 fanns aktiviteter för hantering av långtidssjukfrånvaro och korttidssjukfrånvaro. Uppföljning pågår av arbetet med 2015 års arbetsmiljöplan. En bedömning görs att arbetsledare inom förvaltningen har god kontroll på upprepad korttidssjukfrånvaro samt långtidssjukfrånvaro. Noteras att aktiviteterna kring sjukfrånvaro även finns med i 2016 års plan. Dessutom finns aktiviteter kring stress med både vad gäller chefer och medarbetare. Tidigare har det varit fokus på chefer i denna aktivitet. Frisknärvaro Frisknärvaro innebär att man varit helt frisk under året eller sjuk mindre än 8 dagar. Frisknärvaron har mätts av personalenheten sedan 2007. Den lägsta frisknärvaron som varit inom barn- och utbildningsförvaltningen under denna period är årets nivå som är 65 %. För kommunen är motsvarande siffra 60 %. Värdet inom barn- och utbildningsförvaltningen har alltid varit högre än för kommunen i genomsnitt. Frisknärvaron för barn- och utbildningsförvaltningens del jämfört med kommungenomsnittet fördelas enligt nedanstående under perioden 2011-2015 2011 2012 2013 2014 2015 Barn- och utbildningsförvaltningen 84 % 71 % 72 % 69 % 65 % Kommunen 71 % 66 % 65 % 65 % 60 % Frisknärvaron inom barn- och utbildningsförvaltningen har minskat och ligger på den lägsta nivån under den tid som mätningarna pågått. Beslutet skickas till Arbetsledare inom barn- och utbildningsförvaltningen Ordförandes signatur Justerandes signatur Utdragsbestyrkande 36
34 BUN/2016/0007/600 Statistik över kostnader för övertid, fyllnadstid och vikarier 2015 Beslut tar del av rapporten och lägger den till handlingarna. Ärendet Redovisning i tid och kostnader av fyllnads- och övertid samt vikarier för 2015. Tidigare beslut Statistik över fyllnads- och övertid samt vikariekostnader har årligen redovisats till barn- och utbildningsnämnden sedan 2003. Beslutsunderlag Rapport daterad 2015-02-17. Bakgrund och syfte Barn- och utbildningsförvaltningen har årligen sedan 2003 tagit fram kostnader och omfattning av fyllnadstid- och övertid och vikarier i syfte att följa upp utfallet av detta. Uppgifterna har hämtas från kommunens HR-system när det gäller fyllnadstid, övertid, timvikarier och vikariepoolen. Uppgifter om kostnader för köp av vikarier från interna bemanningsenheten har hämtats från kommunens ekonomisystem. Uppgifter om timmar för köp av vikarier från interna bemanningsenheten har lämnats av interna bemanningsenheten. Samtliga uppgifter har vidareförädlats när det sammanställts i denna rapport. Barn- och utbildningsförvaltningens yttrande Årets redovisning redovisas på verksamhetsområde och verksamhet. För vikarier görs även redovisningen på enhetsnivå. Under de år som rapporten tagits fram så har förvaltningen varit organiserad på olika sätt. Uppföljningen i denna rapport är gjord utifrån nu gällande organisation. För att få siffrorna jämförbara så har tidigare år räknats om, i möjligaste mån, utifrån nu gällande organisation. I denna rapport redovisas resultat för de tre alternativt de fem senaste åren. Tid och kostnader som avser fyllnadstid är både vikariat, fyllnadstid i egen tjänst och tid för kompetensutveckling som sker utanför ordinarie arbetstid. Detta innebär att sådana kostnader delvis är vikariekostnader och delvis övertidskostnader. I denna rapport har valet vara att inte skilja dessa åt på grund av att det brister vid inrapportering i HR-systemet, vilket innebär att siffrorna var för sig inte är tillförlitliga. Ordförandes signatur Justerandes signatur Utdragsbestyrkande 37
Forts 34 Tid och kostnader som avser timavlönade är främst timvikariat men anställningsformen används även för kortare anställningar där man inte är vikarie för någon annan medarbetares frånvaro som till exempel vid kortare vakanser eller när det behövs göras kortare förstärkningar. Delar av kostnaderna för timvikarier och övertid fanns avsatt i budget 2015. Av kostnaderna för interna bemanningsenheten var ca 3,3 Mkr utöver budget. Noteras att motsvarande för 2014 var det ca 4,0 Mkr och för 2013 var 3,4 Mkr över budget. Hur mycket som fanns avsatt i budget för timvikarier och övertid finns inte möjlighet att ta fram. Vid förvaltningskontoret finns kostnader för medarbetare vid förvaltningskontoret samt kostnader som bitr förvaltningschef, förvaltningschef och kvalitetscontroller har inom verksamhetsområdena. Noteras att kostnader för asylverksamhet belastade biträdande förvaltningschef fram till och med 2013 därefter belastar kostnaderna de olika verksamhetsområdena. Verksamhetsområdet skolhälsovård och central elevhälsa omfattar dessutom kostnader för modersmålsundervisning som finns på skolorna. För åren 2014 och bakåt finns även kostnader för svenska som andra språk, studiehandledning på modersmål och förberedelseklass. För åren 2013 och bakåt finns även personliga assistenter och elevassistenter inom verksamhetsområdet. Gymnasiesärskolan och gymnasieskolan gick över till Hälsinglands utbildningsförbund från den 11 augusti 2015. Det innebär att de siffror som redovisas för dessa verksamheter inte är på årsbasis, utan på 7.3 månader. Kostnader för fyllnads- och övertid i tusentals kronor Kostnaderna för fyllnads- och övertid uppgick till 3.1 mkr under 2015 vilket är en ökning i förhållande till 2014 och 2013 med drygt 0.5 mkr. Den ökade kostnaden ligger på fyllnadstiden. Ökningen är inte fullt jämförbar över tid då gymnasie- och gymnasiesärverksamhet inte ryms inom nämndens ansvarsområde under hela 2015. Kostnaden torde vara ännu högre om dessa verksamheter hade funnits med under hela 2015. Verksamhetsområdenas storlek skiljer stort och blir därmed inte jämförbara med varandra, dock kan jämförelse göras inom område över tid. Per den 1 maj 2015 fanns det 600 tillsvidareanställda medarbetare inom förvaltningen. Från augusti gick gymnasieskolan och gymnasiesärskolan över till Hälsinglands utbildningsförbund. 1 november 2015 fanns det 530 medarbetare tillsvidareanställda inom förvaltningen. I den högra tabellen står att läsa antalet och andelen tillsvidareanställda medarbetare och hur de fördelar sig mellan verksamhetsområdena. Noteras att det även tillkommer 95 medarbetare som hade en visstidsanställning per den 1 november 2015. Ordförandes signatur Justerandes signatur Utdragsbestyrkande 38
Forts 34 Kostnader per verksamhetsområde 2013 2014 2015 Antal tillsv Andel Förskola Grundskola 1 798 1 643 2 267 476 90 % Förvaltningskontor 172 187 221 14 3 % Kulturskolan 130 266 179 22 4 % Gymnasieskola* 293 256 317 0 - Skolhälsovård o central elevhälsa 6 13 29 12 2 % SYV/IT 102 66 39 6 1 % Summa 2 501 2 430 3 052 530 100 % * Gymnasieskolans fyllnads- och övertid omfattar perioden 2015-01-01--2015-08-10. Kostnader för vikarier i tusentals kronor I kostnaderna för vikarier ingår alla timavlönade, vikarietimmar köpt från interna bemanningsenheten och den andel av den tid som anställda i vikariepoolen har vikarierat. Kostnaderna för vikarier har ökat med 1.6 Mkr 2015 i förhållande till 2014. Under 2013-2015 har stora kompentenssatsningar gjorts inom ramarna för det kommunala kunskapslyftet och kvalitetssäkringspengarna, vilket har krävt vikarier. De bokförda kostnaderna för dessa vikarier uppgick till drygt 700 Tkr under 2013, under 2014 nästan 400 Tkr och under 2015 nästan 150 Tkr. Utifrån den genomgång som gjorts av underlaget för åren tyder det på att alla kostnader inte bokförts inom dessa satsningar, vilket innebär att kostnaderna som ska hänskjutas till utbildningssatsningarna i realiteten är större. Andra orsaker till den ökade kostnaden för timvikarier och vikarier köpta från interna bemanningsenheten beror dels på högre sjukfrånvaro vid vissa enheter och dels på vakanser som tillsatts med kortare vikariat. Kostnader per verksamhetsområde 2013 2014 2015 Förvaltningskontor 973 428 171 Kulturskolan 87 217 60 Gymnasieskola 709 557 374 Förskola Grundskola 9 728 13 496 15 314 Skolhälsovård o central elevhälsa 954 98 455 SYV/IT 10 14 28 Summa 12 461 14 810 16 403 Kostnader och årsarbetare för vikarier, fyllnadstid och övertid År 2015 har kostnaden återigen ökat för fyllnads- och övertid samt vikarier. Noteras att under perioden har det skett löneökningar som även de påverkar nivån på kostnaderna. Den totala kostnaden för 2015 är ca 19.5 Mkr. Utifrån de kostnadsökningar för vikarier som har skett de senaste åren och att dessutom antalet tillsvidareanställda och visstidsanställda medarbetare har ökat i förvaltningen det senaste året så krävs en noggrann uppföljning av förvaltningens personalkostnader under 2016 för att tidigt upptäcka negativa budgetavvikelser. Ordförandes signatur Justerandes signatur Utdragsbestyrkande 39
Forts 34 År 2015 har det högsta värdet när tiden som arbetats som timvikarie, arbete genom interna bemanningsenheten, arbete i vikariepoolen som vikarie, övertid eller fyllnadstid räknas om till årsarbetare. Denna tid motsvarar totalt ca 47 årsarbetare, vilket är 5 fler än 2014. Ordförandes signatur Justerandes signatur Utdragsbestyrkande 40