Tjänsteutlåtande

Relevanta dokument
Tjänsteutlåtande

Styrdokument. Förmedling till bostadskön INTERNKONTROLLPLAN 2017

Tjänsteutlåtande

Tjänsteutlåtande

UPPFÖLJNING AV INTERNKONTROLLPLANEN ANDRA KVARTALET att godkänna redovisningen och lägga den till handlingarna.

KÖ- OCH FÖRMEDLINGSREGLER FÖR KUNDER I BOSTADSKÖN

KÖ- OCH FÖRMEDLINGSREGLER FÖR KUNDER I BOSTADSKÖN

Styrdokument FASTSTÄLLT AV STYRELSEN

KÖ- OCH FÖRMEDLINGSREGLER FÖR KUNDER I INTERNBYTESKÖN

KÖ- OCH FÖRMEDLINGSREGLER FÖR KUNDER I BOSTADSKÖN

Registrering till bostadskön får göras från den dag man fyller 15 år. Saknar en bostadssökande

KÖ- OCH FÖRMEDLINGSREGLER FÖR KUNDER I BOSTADSKÖN

Kö- och förmedlingsregler

1:4 Kötid Ett köärende förnyas en gång per år genom att den bostadsökande betalar en köavgift med ett belopp som kommunfullmäktige i Luleå beslutar.

Kö- och förmedlingsregler

Bostadsförmedlingen. Stockholm AB. Granskningspromemoria. från Stadsrevisionen. Nr 14, Dnr /

Bostadsförmedlingen. Stockholm AB. Granskningspromemoria. från Stadsrevisionen. Nr 14, Dnr /

Kö- och förmedlingsregler

Uppföljning av intern kontrollplan per den 31 december 2015 för Täby kommun

Sänkning av förmedlingsavgiften i Uppsala bostadsförmedling AB

Kö- och förmedlingsregler

Justering av köavgifter för Bostadsförmedlingen i Stockholm AB från och med den första maj 2017

BESLUT OM GODKÄNNANDE AV KLASSIFICERINGSSTRUKTUR

Rapport Internkontroll Kommunstyrelsen

Internkontrollplan 2015 för moderbolaget Stockholms Stadshus AB

Boplats Syd Maj 2011 VÄLKOMMEN TILL BOPLATS SYD. den kommunala bostadsförmedlingen

Plan för intern kontroll 2015

Granskningspromemoria. S:t Erik Markutveckling AB

Internkontroll ett utvecklingsarbete Micasa Fastigheter arbetar ständigt med att förbättra rutiner och arbetsprocesser och dess dokumentation.

Bostadsförmedlingen. Stockholm AB. Granskningspromemoria. från Stadsrevisionen. Nr Dnr /

Sänkning av förmedlingsavgiften i Uppsala bostadsförmedling AB

Granskning av upphandlingsverksamhet

1 Köregler Boplats Syd

Bostadsförmedlingen. Stockholm AB. Granskningspromemoria. från Stadsrevisionen. Nr 14, Dnr /

Granskningspromemoria. Bostadsförmedlingen i Stockholm AB

Redovisning av 2015 års internkontrollarbete inom koncernen Stockholm Business Region

Redovisning av intern kontroll 2014 för miljö- och hälsoskyddsnämnden

Internkontrollplan 2017 för moderbolaget Stockholms Stadshus AB

Granskningspromemoria. Stockholms Stadsteater AB

Ärendet Fritidsnämnden beslutade om internkontrollplan för 2014 (se bilaga). Den innehåller följande granskningsområden:

Stockholm Globe Arena Fastigheter AB

Avrapportering av intern kontroll för socialnämnden, första halvåret 2015

Internkontrollplan för stadsbyggnads- och miljönämnden 2013

Yttrande över revisorernas årsrapport 2018 avseende KuN/kulturförvaltningen

Uppföljande granskning av landstingets leverantörsregister

Granskningsprome moria 2018 Stockholms Stads Parkerings AB

Tjänsteskrivelse. Intern kontrollplan 2015

Bilaga 5. Internkontrollplan för år 2016

Bilaga 6. Internkontrollplan för år 2015

Stockholm Business Region. Organisationsnummer VERKSAMHETSPLAN. Bilaga 3. Internkontrollplan. Dnr SBR /2007

Revisionsrapport Uppföljning av granskning förtroendevaldas anspråk på förlorad arbetsförtjänst

Internkontrollplan 2019 för omsorgsnämnden

Tjänsteutlåtande

Revisionsrapport momsrutiner

Salar Rashid (S) Katrin Nyström (S) Helene Glant (MP) Jennyfer Redin (M) Charlotte Helmersson (M)

Revisionsrapport. Sveriges Lantbruksuniversitets årsredovisning Sammanfattning

Intern kontroll i faktura- och lönehantering

Avesta kommun. Övergripande granskning - Representation. KPMG AB Antal sidor: 4

Nämnden beslutade att särskilt fokusera på följande processer/rutiner/system: Förvaltningen har sammanställt en rapport över detta arbete.

Internkontroll ett utvecklingsarbete Micasa Fastigheter arbetar ständigt med att förbättra rutiner och arbetsprocesser och att dokumentera dessa.

Uppföljning av plan för intern kontroll 2016

Uthyrningspolicy för Uppsalahem AB

Internkontrollplan 2017

Granskningspromemoria 2008

Granskning av utbetalningar

Delegationsordning för avtal, attest-, direktupphandlingsoch utanordningsrätter

FÖRTUR TILL BOSTAD FÖR DIG MED SÄRSKILDA BEHOV

S:t Erik Livförsäkrings AB

Revisionsrapport. Granskning av inköpsrutinen. mot leverantörer. Borgholm Energi AB. Malin Kronmar Caroline Liljebjörn

Granskningspromemoria 2012

Internkontrollplan 2016

Svar på revisionskontorets årsrapport 2017

Uppföljning av Intern kontroll 2010.

Uppföljningsrapport för internkontrollplanen 2018 för Fastighetsnämnden

Lekmannarevision erfarenheter från Norrköpings kommun 2015

Granskning av upphandlingsverksamhet

Granskning av intern styrning och kontroll vid Statens servicecenter

Rapport Internkontroll Kommunstyrelsen

Stadsledningskontorets system för intern kontroll

Kö- och förmedlingsregler

December Rapport avseende löpande granskning Uddevalla kommun

Intern kontroll och attester

Svedala kommun Granskning avseende momshantering

ATTESTREGLEMENTE FÖR SOTENÄS KOMMUN

Internkontrollplan, Miljönämnden

Internkontrollplan 2019

Uppföljning av intern kontroll 2014

Granskningspromemoria 2011

Intern kontroll 2011 Kommunstyrelsen och nämnderna

REVISIONSRAPPORT. Löpande granskning av redovisning och administrativa rutiner avseende. Byggnads- samt Miljö- och hälsoskyddsnämnden.

Väsentlighets- och riskanalys samt internkontrollplan 2019 för kommunstyrelsen

Miljö- och konsumentnämndens riskbedömning inför intern kontrollplan 2020

Miljö- och hälsoskyddsnämndens plan för intern kontroll 2014

Uppsala. BUK 3oiM-oi-4,3. Internkontrollplan för 2014 BUN Barn- och ungdomsnämnden. Förslag till beslut

Internkontrollplan för kulturnämndens verksamheter år 2015

Stockholm Stadshus AB

Landstingsstyrelsens förvaltning Bilaga 1 Internkontrollplan (5)

Granskning av intern kontroll avseende betalningsrutiner. Vattenpalatset i Mönsterås AB

Granskning av intern kontroll avseende betalningsrutiner

Yttrande över revisorernas rapport för år 2010 avseende kulturförvaltningen

Transkript:

Dnr 002/2018 Ärende nr: 7 Sid 1 (9) Handläggare: Lars Ericsson Telefon: 08-7858851 E-post: lars.ericsson@bostad.stockholm.se Tjänsteutlåtande 2018-01-09 ÅRSUPPFÖLJNING AV INTERNKONTROLLPLAN 2017 FÖRSLAG TILL BESLUT VD föreslår att styrelsen beslutar att godkänna redovisningen och lägga den till handlingarna. Christer Edfeldt VD Sammanfattning Bostadsförmedlingens internkontroll under 2017 har omfattat granskningar av ett antal väsentliga verksamhetsprocesser såsom exempelvis förmedling till bostadskön, fastighetsägares godkännande och registrering av kötid. Kontrollerna har också handlat om IT-säkerhet, inköp av varor och tjänster samt rutiner gällande ekonomisk redovisning. De redovisade granskningarna har inte visat på några avvikelser avseende bolagets styrning och kontroll inom de granskade områdena. Inte heller vad gäller efterlevnad av föreskrifter, riktlinjer och regler gällande verksamhet, administration och redovisning har det noterats några avvikelser. Kontrollerna har dock visat att dokumentationen av ärendena kan förbättras i vissa avseenden.

Sid 2 (9) Ärendets beredning Detta tjänsteutlåtande har utarbetats inom staben i samarbete med samtliga avdelningar. Bakgrund I samband med beslut om verksamhetsplan och budget 2017 antog styrelsen en internkontrollplan för året. Planen har omfattat sju granskningsområden som har identifierats som särskilt viktiga att följa upp. Valet av dessa områden samt tillhörande kontrollaktiviteter har gjorts med utgångspunkt från en väsentlighetsoch riskanalys. Internkontrollen syftar till att säkerställa att verksamheten bedrivs i enlighet med författningar och kommunfullmäktiges mål och riktlinjer samt att den är kostnadseffektiv. Vidare ska säkerställas att tillräckliga kontroller utförs gällande administration, redovisning m m samt att informationen om verksamheten och den finansiella rapporteringen är ändamålsenlig, tillförlitlig och tillräcklig. Redovisning av kontroller och resultat Förmedling till bostadskön Det är väsentligt att varje lägenhet verkligen förmedlas till den person som har längst kötid och som uppfyller de krav och villkor som fastighetsägaren, bostadsbolaget eller hyresvärden (nedan benämnt fastighetsägaren) beslutat. För systemets trovärdighet är det också väsentligt att fastighetsägaren följer den kravprofil som har lämnats in för lägenheten. Registrerade lägenheter som av olika skäl inte blir förmedlade följs upp för att säkerställa att fastighetsägaren återtagit lägenheten. Lägenheter som bedöms vara svåruthyrda förmedlas genom den s k Bostadssnabben. För att säkerställa att hanteringen överensstämmer med regelverket har nedanstående kontrollaktiviteter genomförts under året. Bostadsförmedlingens godkännandeprocess I det reguljära förmedlingsarbetet kontrolleras varje månad de ärenden där sökande med längst kötid blivit förbigången (överhoppad) på grund av att de inte uppfyller de krav som fastighetsägaren har ställt. Samtliga sådana ärenden dokumenteras med angivande av orsak. Under 2017 har 14501 kunder förbigåtts manuellt av handläggare. Granskningen har inte givit anledning till någon annan åtgärd än förtydliganden av dokumentationen.

Sid 3 (9) Fastighetsägarens godkännandeprocess Varje månad granskas de hyresgästförslag som inte blir godkända av fastighetsägare enligt de godkännandekrav som fastställts. Under 2017 var det 752 kunder vars ansökan inte godkändes. Fastighetsägarna har angivit motiveringar i alla dessa ärenden. Manuellt hanterade ärenden Under 2017 har 25 kunder erhållit bostad som förmedlats manuellt. I dessa fall har 22 kunder fått ersättningsbostad, en erhöll en ateljélägenhet och två erhöll lägenhet anpassat för döva. Avregistrerade bostäder Avregistrerade ärenden som av olika skäl inte blir förmedlade hyresgästförslag följs upp med syftet att kontrollera att fastighetsägaren återtagit lägenheten.

Sid 4 (9) Kontroller av dessa ärenden visar att 595 bostadsannonser avregistrerades på grund av: att de var felaktigt registrerade (113 st) att fastighetsägaren meddelat att nuvarande hyresgäst ska bo kvar i den uppsagda bostaden (18 st) att bostäderna var i behov av större renoveringar (37 st) att fastighetsägaren återtog dem för eget behov (427 st), såsom exempelvis evakuering eller internuthyrning. Granskningen har inte givit anledning till någon annan åtgärd än förtydligande av dokumentationen. Förmedling via Bostadssnabben Genom Bostadssnabben förmedlas bostäderna efter tidpunkt för intresseanmälan och inte efter kötid. Uppföljning ska ske för att säkerställa att bostäder som annonseras i denna kategori uppfyller kriteriet svårförmedlad. Under 2017 förmedlades inga bostäder via Bostadssnabben. Avvikande kontraktstyp En bostad kan ha inskränkande villkor i hyresavtalet, som till exempel kort boendetid eller seniorbostäder med begränsningar i bytesrätten, och hyrs därför ut med ofullständiga kontrakt. Vid förmedling av dessa ofullständiga kontrakt får kunden behålla sin kötid enligt kö- och förmedlingsreglerna. Varje månad kontrolleras samtliga förmedlingar för att säkerställa att ingen kund som förmedlas en bostad med fullständigt hyresavtal också har kvar sin kötid. Inga avvikelser har iakttagits under 2017. Det har dock konstaterats att dokumentationen i vissa avseenden behöver vara tydligare. Förtursverksamheten Bifall till förtur enligt gällande riktlinjer och praxis Under året har 97 beslut om bifall fattats varav 84 av handläggare och 13 av förtursutskottet. Samtliga handläggarbeslut har granskats. Vid kontroll av dessa ärenden har information och handlingar som ligger till grund för beslut om bifall funnits och inte föranlett någon åtgärd. Omprövningsärenden Enligt gällande riktlinjer beslutar förtursutskottet i omprövningsärenden. Utskottet fattade här beslut i 254 ärenden under året. Förtursutskottet beslöt att vidhålla det ursprungliga handläggarbeslutet om avslag i 244 ärenden. Nya uppgifter hade inkommit vid omprövningen av tio ärenden där

Sid 5 (9) förturshandläggaren hade föreslagit beslut om bifall. Förtursutskottet har beviljat förtur i samtliga dessa ärenden. Granskning av omprövningsärenden visar att handläggarnas ursprungliga beslut om avslag har fattats inom riktlinjerna utifrån underlaget vid första beslutstillfället och att beslut vid omprövning följer riktlinjer för verksamheten. Förmedling av förturslägenhet Under året har 81 bostäder förmedlats till personer med beslut om bifall till en bostad. Riktlinjer och rutiner finns för att säkerställa att förmedling sker på ett korrekt sätt. Granskning av samtliga förmedlingsärenden har inte föranlett någon åtgärd. Inga avvikelser gällande förtursverksamheten har iakttagits under 2017. Det har dock konstaterats att dokumentationen i vissa avseenden behöver vara tydligare. Registrering av kötid Kötidsförändringar Kötiden är avgörande för att komma ifråga för en inlämnad ledig lägenhet och har därför stor betydelse för en bostadsköande. Med anledning av detta granskas om någon vid nyregistrering eller genom ändrad registrering fått längre kötid än vad reglerna medger. Vid kontrollen gås samtliga ärenden igenom där kötiden är längre än ärendets ankomstdatum. Orsaken till den längre kötiden efterforskas i diarier och tidigare ärenden, t ex kan det handla om make/maka som ärver kötid för den avlidne. Granskningen under året har givit anledning att korrigera tre fall av tidigare gjord kötidsändring. Två av ärendena gäller fel när det gäller arv av kötid och ett ärende avser felaktigt inskriven kötid (justering med en dag). Misstagen är korrigerade och kunderna har informerats om rättelsen. Studenter utan personnummer Genom införandet av en studentbostadsförmedling tillåts utländska studenter som saknar svenskt personnummer registrera sig i bostadskön med födelsedata samt unik e-postadress. För att undvika att samma person registreras i flera ärenden ska samtliga bostadsanmälningar med personer som saknar svenskt personnummer granskas varje tertial. I granskningen jämförs dessa personers födelsedata, adressuppgifter samt e-postkonton. Granskningen visar att omkring ett tjugatal personer lämnat samma födelsedata och adressuppgifter i flera ärenden. Dessa personer kommer att kontaktas för kontroll av riktigheten i givna uppgifter och säkerställa att kunden endast har ett köärende.

Sid 6 (9) IT-säkerhet Obehörigt intrång i Bostadsförmedlingens verksamhetssystem kan medföra risk för att data manipuleras eller att uppgifter som borde vara skyddade kan kommas åt av obehöriga. Sådan åtkomst kan innebära allvarliga men för såväl enskild person som för verksamheten. Samtliga IT-system skyddas därför av ett behörighetssystem och tillämpningen av detta granskas enlighet med Stockholms stads riktlinjer för informationssäkerhet. Inga avvikelser har noterats under året. Användarkonton administreras via lönesystemet, där tillgängligheten styrs av att en person är aktiv i lönesystemet. Avregistreringen av personer som slutat sköts därmed kontinuerligt. För konsulter som anlitas och behöver tillgång till systemen gäller en annan rutin, där dessas behörigheter stängs av när uppdraget åt Bostadsförmedlingen upphör. Detta granskas månadsvis och vid årets granskningar har inga avvikelser påträffats. Vid större förändringar av systemen ska en kontroll ske av att Bostadsförmedlingens IT-system är säkra mot intrång. Kontrollen sker genom tester av extern konsult. Under 2018 planeras en granskning att genomföras efter att utvecklingen av ett nytt verksamhetssystem har utvecklats och implementerats. Representation För att säkerställa efterlevnad av regler gällande representation görs löpande avstämningar av konton för området. Därefter sker årligen en sammanställning vilken redovisas som uppföljning av internkontrollplanen. All representation bygger på ett chefsbeslut i linjeorganisationen och i enlighet med VD:s delegering av inköpsrätt. Därmed ska ansvarig chef säkerställa att respektive avdelning följer reglerna. För att momsen ska vara helt eller delvis avdragsgill och kostnaden ska vara skattemässigt avdragsgill krävs bland annat att syfte och deltagarförteckning anges. Fakturaflödet är styrt så att representationsfakturor efter attest kontrolleras och godkänns i ytterligare ett steg av en redovisningsekonom innan de går till betalning. Här kan underlag till representationsfakturor kompletteras vid behov. Samtliga verifikationer gås sedan igenom manuellt under året för att säkerställa att det finns korrekta underlag. Årets granskning visar att det i samtliga fall då representationskonto använts finns underlag i form av syfte och deltagare, med uppgifter om namn och bolag. Vid konferenser har det som komplement även redovisats konferensprogram med tidsangivelser.

Sid 7 (9) Ändring av leverantörers fasta data För att tillförsäkra att uppgifter om leverantörer är korrekta och aktuella finns det i Agresso en rapport som listar nya leverantörer samt ändringar i leverantörers fasta data med fokus på kontoändringar. Rapporten visar också när ändringen skett och av vilken användare. I granskningen gås rapporten igenom rad för rad och underlag i form av fakturabilder eller utdrag från bankgirocentralen, plusgirot eller annat underlag som styrker ändringen kontrolleras. I samtliga fall av ändringar i leverantörers fasta data finns det underlag som styrker ändringen. De genomförda kontrollerna har inte visat på några avvikelser. Manuella utbetalningar I de fall betalning via fil från ekonomisystemet till bank inte är möjligt kan manuell betalning göras, exempelvis vid betalning till skatteverket eller till utländska leverantörer. Vid signering av betalning på banken krävs attest av två personer med bank-id. I samband med boksluten säkerställs att manuella betalningar återredovisats i bokföringen. Manuellt utförda betalningar gås igenom i sin helhet, varvid skälet till manuell hantering kontrolleras. De genomförda kontrollerna visar inte på några avvikelser. Inköp av varor och tjänster För inköp av varor och tjänster finns det ett omfattande externt regelverk som måste följas. Kontrollmomenten gäller huruvida Lagen om offentlig upphandling efterlevs och om ingångna ramavtal nyttjas. Tillämpliga styrdokument är stadens upphandlingspolicy samt bostadsförmedlingens samlade avtalsförteckning. Ett utdrag har gjorts ur leverantörsreskontra per sista december. Då dessa poster innehåller moms har en omräkning gjorts utifrån ett antagande om att momsen är 25 procent. Ett antal poster har exkluderats ur analysen enligt följande: poster som avser personalkostnader och går via leverantörsreskontra, exempelvis pensioner, avgift till arbetsgivarorganisation KFS, SL-kort via löneavdrag. inköp som understiger 30 000 kronor (exkl moms). Hittills har inköp företagits för knappt 45 miljoner kronor t o m december månad. I första hand görs inköp via upphandlade avtal (53 procent). Dessa har antingen upphandlats gemensamt inom staden, via SKL Kommentus Inköpscentral eller på egen hand. Det förekommer också transfereringar inom staden (23 procent), såsom så kallade management fees och licenskostnader till stadshuset samt lokal- och kontorskostnader till fastighetskontoret. Inköp via upphandlade avtal eller inom koncernen görs därmed till ca 75 procent av

Sid 8 (9) inköpsvolymen. När avtalen inte täcker behoven och särskilda skäl föreligger görs direktupphandling. Alla samlade inköp inköp via Inköpsvärde tkr Andel 2017 Andel 2016 Andel 2015 Andel 2014 internt inom staden 9 893 23% 27% 27% 20 % gem avtal Staden 14 760 34% 25% 24% 18 % SKL-avtal 3 920 9% 11% 13% 14 % eget avtal 4 456 10% 17% 12% 27 % Direktupphandlat 10 100 23% 19% 17% 15 % äldre systemlösn. 268 1% 1% 6 % 6 % Äldre systemlösningar med avtal som löper tillsvidare innebär också en direktupphandling. Dessa kan dock vara svåra att gå ur p g a integrationslösningar. En gemensam strävan finns att så mycket som möjligt ska konkurrensutsättas, dvs att andelen direktupphandling ska vara en liten andel av den totala inköpsvolymen. Då direktupphandling sker dokumenteras detta enligt den rutin som utformats. Årets granskningar gällande inköp av varor och tjänster visar att regelverket har följts och att avrop/inköp har gjorts enligt gällande avtal. I de fall direktupphandling har gjorts har detta motiverats och dokumenterats på föreskrivet sätt. Summering av årets internkontroll Bostadsförmedlingens internkontroll under 2017 har omfattat granskningar av ett antal väsentliga verksamhetsprocesser såsom exempelvis förmedling till bostadskön, fastighetsägares godkännande och registrering av kötid. Kontrollerna har också avsett administrativa stödprocesser som IT-säkerhet, inköp av varor och tjänster samt rutiner gällande ekonomisk redovisning. De redovisade granskningarna har inte visat på några avvikelser avseende bolagets styrning och kontroll inom de granskade områdena. Inte heller vad gäller efterlevnad av föreskrifter, riktlinjer och regler gällande verksamhet, administration och redovisning har det noterats några avvikelser. Kontrollerna har dock visat att dokumentationen av ärendena kan förbättras i vissa avseenden. Erfarenheter och resultat från granskningarna tas tillvara för att ytterligare stärka kontrollen och minska risken för fel. Som exempel kan nämnas att dokumentationen avseende förmedlingsärenden kan förbättras i vissa avseenden. Vidare kan möjligheterna till granskning och statistikuppföljning gällande kötidsändringar förbättras.

Sid 9 (9)