Samhällsbyggnadsnämndens arbetsutskott 2011-03-29 1 (15) Plats och tid Omsorgskontorets sammanträdesrum, Kommunhuset kl. 9.00-12.00 Beslutande Åke Morin (KV), ordf. Maria Johansson Arnström (S), vice ordf. Bo Eriksson (C) Övriga deltagare Lars Johansson, samhällsbyggnadschef, 39-51 Oskar Åhrén, sekreterare, 39-51 Kristin Kinander, ekonom, 39-41 Pål Albing, teknisk chef, 39-51 Katarina Tylenius, Tf. ekonomichef, 39-41 Pontus Swahn, stadsarkitekt, 39-49 Stefan Andersson, miljöchef, 39-40 Henrik Kellgren, va- och renhållningschef, 39-43, 51 Bitte Rosén Nilsson, miljöstrateg, 39-41, 51 Utses att justera Justeringens tid 2011-03-30 Maria Johansson Arnström (S) Underskrifter Sekreterare Paragrafer 39-51 Ordförande Justerande Oskar Åhrén Åke Morin (KV) Maria Johansson Arnström (S) ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag Organ Samhällsbyggnadsnämndens arbetsutskott 2011-03-29 Datum för anslags uppsättande 2011-03-31 Datum för anslags nedtagande 2011-04-21 Förvaringsplats för protokollet Kommunhuset, Hyltebruk Underskrift Oskar Åhrén
Samhällsbyggnadsnämndens arbetsutskott 2011-03-29 2 (15) 39 Fastställande av ärendelista och val av justerare Innehåll 39 Fastställande av ärendelista och val av justerare 2 40 Meddelande och information 2011 3 41 Uppföljning och redovisning 2011 - ekonomi 4 42 Översyn av reglementen (Dnr 2011 KS0061) 5 43 Yttrande över revisionsrapport avseende samhällsbyggnadsnämndens upphandlingar 6 44 Begäran om uppskov - handikappolitiskt program 8 45 Handlingsprogram skydd mot olyckor och extraordinära händelser 9 46 Avslag på parkeringstillstånd, NK 10 47 Förslag till nytt mottagningskök i Unnaryds skola 11 48 Uppdatering av delegeringsordning 12 49 Riktlinjer för uppförande av staket, plank och murar 13 50 Bemötande av begäran att avsluta ärende; AB Telax 14 51 Handlingsplan för genomförande av energieffektivisering och energirådgivning 15 Arbetsutskottets beslut Arbetsutskottet fastställer ärendelistan och väljer Maria Johansson Arnström (S) till justerare.
Samhällsbyggnadsnämndens arbetsutskott 2011-03-29 3 (15) 40 Meddelande och information 2011 Dnr 2011 SBN0004 Information av strategi för energieffektivisering. Utvärdering av miljöverksamheten Samordning av plan-, bygg- och miljöverksamheten. Samordning av fastighetsskötsel med Hyltebostäder. Lägesrapport avseende renovering av Örnahallen. Lägesrapport avseende vattenskyddsområden Yttrande till Statens Livsmedelverk över rapport från normerande kontroll av Hylte kommuns offentliga kontroll inom dricksvattenområdet, tillsynsbesök. Dnr 2010-497 Arbetsutskottets beslut Arbetsutskottet har tagit del av informationen.
Samhällsbyggnadsnämndens arbetsutskott 2011-03-29 4 (15) 41 Uppföljning och redovisning 2011 - ekonomi Dnr 2011 SBN0002 Nämnder och styrelser i Hylte kommun skall inlämna och presentera budgetutfallsprognos efter tre, sex och nio månaders utfall. Samhällsbyggnadsnämnden har valt att dessutom ta fram en prognos för de mellanliggande månaderna. För att få fram prognosen i tid för samhällsbyggnadsnämndens arbetsutskotts sammanträde är prognoserna baserade på utfallet dag 20 i varje månad. Samhällsbyggnadsnämndens nettobudget på 16 078 tkr omfattar budget för affärs- och resultatenheten, plan- och byggenheten, miljöenheten samt nämndverksamheten. Prognostiserad avvikelse mot budget efter tre månaders utfall är -902 tkr. Tabell över prognostiserad nettokostnad per verksamhet. Tabell över prognostiserat utfall presenterat per intäkt, personal, kapitalkostnader samt övriga kostnader. Tabell över prognostiserade investeringar. Arbetsutskottets beslut Arbetsutskottet lämnar inget förslag till beslut. Arbetsutskottet ger samhällsbyggnadskontoret i uppdrag att ta fram förslag för att åtgärda budgetunderskottet i kostverkasmheten till nämnden.
Samhällsbyggnadsnämndens arbetsutskott 2011-03-29 5 (15) 42 Översyn av reglementen (Dnr 2011 KS0061) Dnr 2011 SBN0108 Samhällsbyggnadsnämnden har på kommunstyrelsens arbetsutskotts uppdrag att se över sitt reglemente. Samhällsbyggandsnämnden anser att enkelt planförfarande ska ligga direkt under samhällsbyggnadsnämnden och att tillsynen av receptfria läkemedel ska föras in i reglementet under samhällsbyggnadsnämnden. Samhällsbyggnadsnämnden anser även att beslut och tillstånd för hantering av brandfarliga och explosiva varor ska ligga under räddningstjänsten. Tjänsteskrivelse 2011-03-18 Kommunstyrelsens arbetsutskott, 30-2011 Reglemente samhällsbyggnadsnämnden Arbetsutskottets förslag till beslut att: Samhällsbyggnadsnämnden beslutar förslå att ändringar gjorda i Reglemente samhällsbyggnadsnämnden antas av kommunfullmäktige.
Samhällsbyggnadsnämndens arbetsutskott 2011-03-29 6 (15) 43 Yttrande över revisionsrapport avseende samhällsbyggnadsnämndens upphandlingar Dnr 2011 SBN0111 På uppdrag av Hylte kommuns revisorer har Ernst & Young AB granskat upphandlingar inom samhällsbyggnadsnämndens ansvarsområde. Revisorerna har begärt samhällsbyggnadsnämndens yttrande över rapporten och angett ett antal punkter som man önskar få svar på. Samhällsbyggnadsnämnden vill inledningsvis framhålla att man tycker att revisionsrapporten är en bra rapport som ger en i huvudsak korrekt bild av tidigare förhållanden. Rapporten Nedan följer några av de mer väsentliga synpunkter som har framkommit i granskningen. Nämndens svar anges i direkt anslutning. Synpunkt Hylte kommun köper upphandlingstjänster av Gislaveds kommun. Enligt rapporten är det oklart om förhållandet mellan kommunerna borde vara föremål för upphandling. Vidare behöver avtalet skapa tydligare incitament åt parterna att agera effektivt. Nämndens svar Avtalet om upphandlingstjänster tecknades inte av samhällsbyggnadsnämnden Synpunkt Samhällsbyggnadsnämnden bör säkerställa att kontoret aktivt deltar vid framtagandet av underlag inför planerade upphandlingar. Nämndens svar Av revisionsrapporten kan man få intrycket av att samhällsbyggnadskontoret inte besatt de arbetsgrupper som arbetade med upphandlingarna med kompetent personal. Samhällsbyggnadskontoret menar att man gjort detta under hela avtalstiden men att man uttryckt en önskan att Gislaved skulle engagera sig mer i Hylte kommuns upphandlingar. Synpunkt Samhällsbyggnadsnämnden bör slutligen säkerställa att verksamheten har slutit avtal med leverantörer som överensstämmer med de krav som framgår av lagen om offentlig upphandling.
Samhällsbyggnadsnämndens arbetsutskott 2011-03-29 7 (15) Nämndens svar Sedan rapporten skrevs har ramavtal enligt lagen om offentlig upphandling tecknats med flertalet av de leverantörer som saknade ramavtal. Det framgår också av rapporten att detta arbete pågår. Revisorerna hänvisar också till ett antal andra punkter i rapporten och emotser nämndens svar även på dessa. Den viktigaste punkten förefaller vara frågan om otillåtna direktupphandlingar. I rapporten anges att resultatet av en uppföljning 2009 visade på en fortsatt stor andel otillåtna direktupphandlingar, inte minst inom samhällsbyggnadskontoret. Samhällsbyggnadskontoret har befunnit sig i ett slags moment 22 där man i avsaknad av ramavtal ibland varit tvungna att använda sig av direktupphandling. Samhällsbyggnadskontoret har då försökt se till att ingen enskild upphandling överstigit tillåtet belopp. Detta i syfte att följa lagen om offentlig upphandling. Av bilagda redovisning av direktupphandlingar under 2009 framgår att endast två direktupphandlingar marginellt överskred då tillåtet belopp. Tjänsteskrivelse 2011-03-16 Skrivelse från kommunrevisionen daterad 2011-03-04 Revisionsrapport daterad 2011-02-08 Arbetsutskottets beslut Arbetsutskottet lämnar inget förslag till beslut.
Samhällsbyggnadsnämndens arbetsutskott 2011-03-29 8 (15) 44 Begäran om uppskov - handikappolitiskt program Dnr 2010 SBN0295 I kommunstyrelsebeslut KS 12-2010 beslutade kommunstyrelsen att Hylte kommuns handikappolitiska program ska vara klart för beslut i fullmäktige i november 2010. Med anledning av att det handikappolitiska programmet kräver en hel del revideringar och att handikapporganisationerna bör ges största möjliga delaktighet i programmet samt att det är val hösten 2010 förslår samhällsbyggnadsnämnden att beslutet bör skjutas upp något. Detta för att få ett väl genomarbetat handikappolitiskt program samt ge de styrande i kommunen en möjlighet att påverka programmet då dessa ska implementera programmet. Tjänsteskrivelse 2011-02-16 Arbetsutskottets förslag till beslut att: Samhällsbyggnadsnämnden beslutar förslå kommunstyrelsen att ge uppskov av det handikappolitiska programmet till beslut i fullmäktige senast i november 2011.
Samhällsbyggnadsnämndens arbetsutskott 2011-03-29 9 (15) 45 Handlingsprogram skydd mot olyckor och extraordinära händelser Dnr 2011 SBN0105 I lagen om skydd mot olyckor (2003:778) finns ett nationellt mål: Bestämmelserna i denna lag syftar till att i hela landet bereda människors liv och hälsa samt egendom och miljö ett med hänsyn till de lokala förhållandena tillfredställande och likvärdigt skydd mot olyckor. Detta innebär att Hylte kommun utifrån sina lokala förhållanden och riskbild i handlingsprogrammet har formulerat de säkerhetsmål och åtgärder som är nödvändiga för att nå det nationella målet. Ett nytt handlingsprogrammet har arbetats fram av räddningstjänsten tillsammans med säkerhetsgruppen för Hylte kommun för mandatperioden 2011-2014. Handlingsprogrammet omfattar både lag om skydd mot olyckor (2003:778) och lag om kommuners och landstings åtgärder inför och vid extraordinära händelser i fredstid och höjd beredskap (2006:544). Kommunstyrelsens arbetsutskott har skickat handlingsprogrammet på remiss till samtliga nämnder i Hylte kommun. Samhällsbyggnadsnämndens svar skall vara kommunstyrelsen tillhanda senast den 27 april 2011 Tjänsteskrivelse 2011-03-08 - Handlingsprogram för arbete med skydd mot olyckor och extraordinära händelser 2011-2014. - Åtgärdsförslag för Handlingsprogram med arbete med skydd mot olyckor och extraordinära händelser 2011-2014. - Utvärdering av säkerhetsmål och åtgärder i Handlingsprogram för Hylte kommun 2007-2010. - Risk- och sårbarhetsanalys Hylte kommun 2010. - Remisslista Handlingsprogram Arbetsutskottets förslag till beslut att: Samhällsbyggnadsnämnden har tagit del av handlingsprogrammet och har för sin del inget att invända och ställer sig bakom handlingsprogrammet.
Samhällsbyggnadsnämndens arbetsutskott 2011-03-29 10 (15) 46 Avslag på parkeringstillstånd, NK Dnr 2011 SBN0118 Avgörande för om parkeringstillstånd skall utfärdas skall enligt Vägverkets föreskrifter (VVFS 1999:176) om parkeringstillstånd vara att sökanden har ett funktionshinder som medför att han eller hon endast med betydande svårighet kan förflytta sig till fots. Dessutom skall han eller hon i övrigt uppfylla kraven för parkeringstillstånd i 13 kapitlet 8 trafikförordningen. Sökande ansöker om parkeringstillstånd som passagerare. De besvär som sökanden lider av enligt läkarutlåtandet är inte i den omfattning att de vid prövningen utgör tillräckligt motiv för att bevilja det sökta parkeringstillståndet. Tjänsteskrivelse 2011-03-14 Ärendebeskrivning: Avslag på parkeringstillstånd, NK Ansökan om parkeringstillstånd och läkarintyg. Arbetsutskottets beslut Arbetsutskottet beslutar tillstyrka ansökan.
Samhällsbyggnadsnämndens arbetsutskott 2011-03-29 11 (15) 47 Förslag till nytt mottagningskök i Unnaryds skola Dnr 2010 SBN0161 Tekniska chefen ger en lägesrapport med avseende köket i Unnaryd. Ärendet hänskjuts till samhällsbyggnadsnämnden för beslut.
Samhällsbyggnadsnämndens arbetsutskott 2011-03-29 12 (15) 48 Uppdatering av delegeringsordning Dnr 2011 SBN0120 Stadsarkitekten ger en lägesrapport. Ärendet hänskjuts till samhällsbyggnadsnämnden för beslut.
Samhällsbyggnadsnämndens arbetsutskott 2011-03-29 13 (15) 49 Riktlinjer för uppförande av staket, plank och murar Dnr 2011 SBN0117 Plan- och byggenheten har formulerat ett förslag till vilka riktlinjer som bör gälla beträffande uppförande av staket, plank och murar. Främst under sommaren ställs många frågor vad som gäller kring staket, plank och murar. Med riktlinjer kan vi trycka upp informationsblad samt lägga ut information på hemsidan. Tjänsteskrivelse 2011-03-14 Bilaga Riktlinjer för uppförande av staket, plank och murar. Arbetsutskottets förslag till beslut att: Samhällsbyggnadsnämnden antar bilaga: Riktlinjer för uppförande av staket, plank och murar som sin egen.
Samhällsbyggnadsnämndens arbetsutskott 2011-03-29 14 (15) 50 Bemötande av begäran att avsluta ärende; AB Telax Dnr 2011 SBN0119 Dnr Ecos: 2010-370 Fastighet:Givagård 1:49 Samhällsbyggnadskontoret har den 8 mars 2011 tagit emot en skrivelse från AB Telax. I skrivelsen framför Telax begäran att avsluta ärende om överlämnande av avfall samt även kritik mot handläggningen av ärendet. Samhällsbyggnadsnämnden förslås bemöta AB Telax med miljöenhetens ärendebeskrivning 2011-03-17. Tjänsteskrivelse 2011-03-21 Skrivelse från AB Telax (saknar datering, instämplad den 8 mars 2011) Ärendebeskrivning, 2011-03-17 Arbetsutskottets förslag till beslut att: Samhällsbyggnadsnämnden beslutar att bemöta AB Telax med miljöenhetens ärendebeskrivning 2011-03-17.
Samhällsbyggnadsnämndens arbetsutskott 2011-03-29 15 (15) 51 Handlingsplan för genomförande av energieffektivisering och energirådgivning Dnr 2011 SBN0109 Hylte kommun har sökt och fått medel från Energimyndigheten för energieffektiviseringsstöd för perioden 2010-2014. Det ekonomiska stödet är på 280 000 SEK/år, totalt 1 400 000 SEK för hela perioden på 5 år. Hylte kommun har under en längre period sökt och fått stöd från Energimyndigheten för kommunal energirådgivning. Även det stödet är på 280 000 SEK/år. Stödet till energirådgivning söks och beviljats för perioden 2011-2012. Energirådgivningen har hittills handlats upp som en konsulttjänst från Energirådet Halland. Verksamheten har då gått ekonomiskt jämt upp med stödet. Istället för att handla upp dessa tjänster som konsultstöd till kommunen finns en möjlighet att med en kombination av dessa båda stöd finansiera en heltidsanställning i kommunens egen regi. Detta skulle innebära följande vinster för kommunen: Fler timmar för arbetet. Ökad lokal närvaro. Större samarbetsförutsättningar med övrig kommunal personal. Kompetensen stannar i kommunen. Pengar över till aktiviteter (en heltidsanställning bör kosta mindre än 560 000/år). Tjänsteskrivelse 2011-03-14 Arbetsutskottets förslag till beslut att: Samhällsbyggnadsnämnden antar strategi för energieffektivisering som sin egen. Samhällsbyggnadsnämnden ger klartecken till att rekrytera en energisamordnare för perioden 2010-2014.