Sammanträde med regionstyrelsen den 15 september 2015

1 (2) Föredragningslista Sammanträde med regionstyrelsen den 15 september 2015 Plats: Sessionssalen, Residenset, Vänersborg Tid: Kl. 9.30 Inledande formalia Mötets öppnande Upprop Val av justerare Justeringsdatum Beslutsärenden Fullmäktigeärenden 1. Upplåtelse av naturbruksskolornas mark och lokaler Diarienummer RS 2920-2015 Tillägg: Yrkande från SD Styrelseärenden 2. Särskild ersättning för ST i allmänmedicin Diarienummer RS 2050-2014 3. Regionstyrelsens plan för intern kontroll 2015 Diarienummer RS 1255-2015 4. Handlingsplan för säkerhetsarbetet inom koncernkontoret Diarienummer RS 59-2015 5. Ändring av delegeringsordning för regionstyrelsen Diarienummer RS 691-2012 6. Yttrande över Koll på anläggningen (SOU 2015:42) Diarienummer RS 1782-2015 Länk till utredningen: http://www.regeringen.se/contentassets/83aa300b13c946418a542c5159aa bbf2/koll-pa-anlaggningen-sou-201542 Postadress: Regionens Hus 462 80 Vänersborg Besöksadress: Östergatan 1 Vänersborg Telefon: 010-441 00 00 Webbplats: www.vgregion.se E-post: post@vgregion.se

Föredragningslista från regionstyrelsen, 2015-09-15 2 (2) 7. Yttrande över Sverigeförhandlingen ett författningsförslag om värdeåterföring (SOU 2015:60) Diarienummer RS 2325-2015 (BHU 8/9 kompletterande handlingar senare) Länk till utredningen: http://www.regeringen.se/contentassets/53e86bf8a7d94ed8ada5260fc2005 95f/delrapport-fran-sverigeforhandlingen--ett-forfattningsforslag-omvardeaterforing-sou-201560 8. Yttrande över En ny säkerhetsskyddslag (SOU 2015:25) Diarienummer RS 1602-2015 Länk till utredningen: http://www.regeringen.se/contentassets/08d4b02afbc348edad916de81710 5a9c/en-ny-sakerhetsskyddslag-sou-201525 9. Yttrande över Handlingsprogram 2016-2019 för Räddningstjänsten Storgöteborg Diarienummer RS 2130-2015 10. Delegeringsärenden Diarienummer RS 41-2015 11. Anmälningsärenden Diarienummer RS 40-2015 12. Valärenden Diarienummer RS 3-2015 - Skogsstyrelsens regionala sektorsråd - Politisk styrgrupp för översyn av ersättningsmodell 13. Övriga frågor Informationer A. Rapport från presidieöverläggningar med mera, Johnny Magnusson B. Information från regiondirektören, Ann-Sofi Lodin C. Fokusområden i budget, Ann-Sofi Lodin D. Information om slutrapport Regionkompassen, Pernilla Thorvald Johnny Magnusson Ordförande Tänk på miljön Res gärna kollektivt (www.vasttrafik.se ).

Ärende 1

Regionstyrelsen 2015-09-15 Yrkande ärende 1 Upplåtelse av naturbruksskolornas mark och lokaler Detta ärende är en del av ett framtida ärende som förväntas beslutas 17:e september i RUN. Då det finns en överhängande risk att någon skola beslutas att läggas ner, tvingas regionfullmäktige via regionstyrelsen vid dagens möte ta ett beslut som möjliggör upplåtelse i annan form. Ärendets karaktär ger en känsla av att regionstyrelsen föregår det kommande beslutet då vi redan nu frågar regionfullmäktige om tillåtelse att upplåta mark och lokaler. Detta är dock en väg som Sverigedemokraterna inte önskar, då vi lagt ett yrkande som går emot nedläggning av skolorna. Om RUN beslutar att lägga ner någon skola är det av stor vikt att upplåtelsen eller en framtida kommande försäljning går till på ett sätt där hemkommunen/bygden inte drabbas negativt. Vi önskar att regionfullmäktige i sitt uppdrag till regionstyrelsen säkerställer att bygden inte drabbas negativt vid en eventuell form av upplåtelse eller framtida försäljning. Flera av skolornas marker är sedan flera år ekologiska, detta är något som bör lämnas över med god förvaltning. Vid tillfälle om regionfullmäktige i framtiden ska ta ställning till om att eventuellt sälja fastighetsbeståndet önskar vi att regionen tillgodoser att mark och byggnader säljs till en intressent i ett paket utan avstyckningar. - Då det kan borga för en mer positiv utveckling för samhället med nya arbetstillfällen inom tex lantbruk. Sverigedemokraterna yrkar i tillägg till befintliga förslag Att vid en eventuell upplåtelse av någon form ska markernas ursprungliga skötsel tas över med god förvaltning. Att intressenter med vilja att arrendera eller hyra hela fastighetsbeståndet i det aktuella området ska premieras Heikki Klaavuniemi Regionråd (SD)

1 (3) Tjänsteutlåtande Datum 2015-09-02 Diarienummer RS 2920-2015 Västra Götalandsregionen Koncernkontoret Handläggare: Lina Kolsmyr, Boris Ståhl Till regionstyrelsen Upplåtelse av naturbruksskolornas mark och lokaler Förslag till beslut Regionstyrelsen föreslår att regionfullmäktige beslutar följande: 1. Regionstyrelsen ges rätt att fatta beslut i frågor om utarrendering, uthyrning eller annan upplåtelse av fast egendom som nyttjas av Naturbruksförvaltningen. Sammanfattning av ärendet Som en följd av eventuellt kommande beslut om omstrukturering av naturbruksskolornas verksamhet kan uppkomma behov av att externt upplåta fastigheter som nyttjas av Naturbruksförvaltningen. Sådana upplåtelser hanteras idag av fastighetsnämnden enligt Västra Götalandsregionens (VGR) interna hyres- och investeringsmodell. Regionstyrelsen behöver ett bemyndigande från regionfullmäktige att hantera naturbruksskolornas lokal- och markfrågor så att regionalt, delregionalt och lokalt utvecklingsarbete kan främjas. Regionstyrelsen ska beakta eventuella ekonomiska konsekvenser för fastighetsnämnden. Fördjupad beskrivning av ärendet Utredning av naturbruksgymnasiernas långsiktiga utveckling Efter uppdrag från regionutvecklingsnämnden (RUN 610-0438-15) har Utredning för långsiktigt hållbar naturbruksorganisation tagits fram som ett tjänsteförslag från Koncernstab regional utveckling och Naturbrukskansliet. Utredningen redovisades för regionutvecklingsnämnden den 18 augusti 2015 och innehåller förslag på omstruktureringar av naturbruksskolornas verksamhet. Beslut om förändrad naturbruksorganisation förväntas behandlas av regionstyrelsen och regionfullmäktige i oktober 2015. I utredningen anges att det bör skapas en möjlighet att säga upp de skolor som ska avvecklas till halvårsskiftet 2016 och att Naturbruksförvaltningen vid detta datum slipper hyrorna för skolorna. Postadress: Regionens Hus 462 80 Vänersborg Besöksadress: Östergatan 1 Vänersborg Telefon: 010-441 00 00 Webbplats: www.vgregion.se E-post: post@vgregion.se

Datum 2015-09-02 Diarienummer RS 2920-2015 2 (3) Hyresupplåtelser Ansvar för uthyrning av lokaler Enligt gällande reglemente och riktlinjer är det fastighetsnämnden som tecknar nyttjanderättsavtal med interna nyttjare och hyresavtal med externa hyresgäster. I uppgiften ingår också att med stöd i aktuella riktlinjer förhandla om villkor för upplåtelsen. För interna, icke konkurrensutsatta nyttjare, gäller den hyres- och investeringsmodell som har antagits av regionfullmäktige ( 176/2012, RS 236-2012) jämte därtill vid varje tid gällande anvisningar. För externa hyresgäster och konkurrensutsatta interna nyttjare gäller marknadshyra och övriga villkor som kan tänkas gälla för marknaden. Bestämmelser enligt hyres- och investeringsmodellen Hyres- och investeringsmodellen reglerar avtals- och uppsägningstider för interna nyttjanderättsavtal mellan fastighetsnämnden och interna hyresgäster. I normalfallet gäller ettårig avtalstid med årlig löptid från den första januari och med sex månaders uppsägningstid. Längre avtalstid gäller vid gjorda fastighetsinvesteringar. Vid nybyggda och ombyggda lokaler till följd av verksamhetsdrivna investeringar är avtalstiden upp till 20 år. Vid ekonomiskt drivna fastighetsinvesteringar i syfte att effektivisera befintlig verksamhet utgår tilläggshyra, som innebär att hyresgästen utöver bashyra, återbetalar hela investeringen enligt annuitetsmetod under en överenskommen återbetalningstid om högst tio år. Om hyresgästen vill lämna en lokal i förtid ska resterande hyror inom kontraktstiden återbetalas. Relevant regelverk Vid extern uthyrning av lokaler är VGR bunden av kommunallagens regler om den allmänna kommunala kompetensen. Hyresvillkoren får inte strida mot den kommunala likställighetsprincipen eller innebära att konkurrensen snedvrids. Kommunallagens självkostnadsprincip är inte tillämplig vid upplåtelse av fast egendom, utan utgångspunkten är att extern förhyrning ska ske till marknadshyra. Genom uttag av marknadshyra förhindras att understöd lämnas till enskild, vilket normalt faller utanför den kommunala kompetensen. VGR får genomföra åtgärder för att allmänt främja näringslivet i regionen, medan individuellt inriktat stöd till enskilda näringsidkare får lämnas bara om det finns synnerliga skäl för det. Naturbruksskolornas mark och lokaler När beslut tagits om omstruktureringar av naturbruksskolornas verksamhet kan lokaler friställas. Det finns intresse från både offentlig och privat verksamhet att utnyttja lokaler, mark och anläggningar vid skolorna. Lokalernas användning kan få betydelse för att lösa etablering av nya verksamheter i de lokaler som skolorna redan lämnat och de som på sikt blir outnyttjade. Omställning av lokalutnyttjandet kan kräva korta ledtider. De nyttjanderättsavtal som Naturbruksförvaltningen för närvarande har med Västfastigheter kan beroende av omstruktureringen och eventuell extern upplåtelse behöva frånträdas i förtid, vilket innebär att avsteg krävs från internhyresmodellen.

Datum 2015-09-02 Diarienummer RS 2920-2015 3 (3) Regionstyrelsen behöver mot denna bakgrund få ett bemyndigande från regionfullmäktige att hantera frågor om upplåtelse av lokalerna och göra avsteg från internhyresmodellen. Beslut om extern förhyrning, avsteg från hyresmodellen med mera kan komma att få ekonomiska konsekvenser för fastighetsnämnden. Regionstyrelsen ska beakta detta vid beslut i frågor om utarrendering, uthyrning eller annan upplåtelse av fast egendom som nyttjas av Naturbruksförvaltningen. Beredning Ärendet har beretts av enheten Intern utveckling och utredning i samråd med Koncernstab regional utveckling, Västfastigheter och juridiska enheten. Koncernkontoret Ann-Sofi Lodin Regiondirektör Johan Flarup Koncernavdelningschef Ytterligare information Utredning för långsiktigt hållbar naturbruksorganisation. Tjänsteförslag från Koncernstab regional utveckling och Naturbrukskansliet. Länk till utredningen: http://www.vgregion.se/upload/regionutveckling/naturbruksutre dning/utredning%20utredning%20f%c3%b6r%20l%c3%a5ngsiktigt%20h%c3 %a5llbar%20naturbruksorganisation.pdf Besluten skickas till Ann-Sofi Lodin för kännedom Boris Ståhl för kännedom Göran Fock för kännedom Lars Jansson för kännedom

Ärende 2

1 (1) Tjänsteutlåtande Datum 2015-08-17 Diarienummer RS 2050-2014 Västra Götalandsregionen Koncernkontoret Handläggare: Frida Bjurström Telefon: 010-441 01 46 E-post: frida.bjurstrom@vgregion.se Till regionstyrelsen Särskild ersättning för ST i allmänmedicin Förslag till beslut 1. Regionstyrelsen godkänner regelverk för fördelning och hantering av särskild ST-ersättning i allmänmedicin, med bibehållen ersättningsnivå. 2. Hälso- och sjukvårdsstyrelsen får uppdraget att inom sin detaljbudget för 2016 hantera finansieringen av ST-tjänster syftandes till att möjliggöra en utbildning av minst 440 ST-läkare inom VG Primärvård. Sammanfattning av ärendet Det råder obalans mellan tillgång och efterfrågan på specialister i allmänmedicin. Utbildning av fler ST i allmänmedicin ökar på sikt tillgången på specialister och bidrar direkt till ökad läkarbemanning på vårdcentralerna. Avsatta medel för särskild ST-ersättning rymmer idag cirka 400 personer. En kösituation för att få särskild ST-ersättning har uppstått då det finns över 400 STläkare och en efterfrågan på fler ST-tjänster i allmänmedicin. Beredning Hälso- och sjukvårdsstyrelsen har behandlat ärendet den 24 juni 2015, 125. Hälso- och sjukvårdsstyrelsen har tidigare bordlagt ärendet. Koncernkontoret Ann-Sofi Lodin Regiondirektör Johan Flarup Avdelningschef Bilaga Tjänsteutlåtande daterat 2015-04-21 Hälso- och sjukvårdsstyrelsens beslut 2015-06-24, 125 Besluten skickas till Hälso- och sjukvårdsstyrelsen Postadress: Regionens Hus 462 80 Vänersborg Besöksadress: Östergatan 1 Vänersborg Telefon: 010-441 00 00 Webbplats: www.vgregion.se E-post: post@vgregion.se

1 (7) Tjänsteutlåtande Datum 2015-04-21 Diarienummer HS 55-2015 Ärende 1 Bordlagt HSS 79-2015, 90-2015, 97-2015 samt 121-2015 Västra Götalandsregionen Koncernstab hälso- och sjukvård Handläggare: Inger Hagqvist Telefon: 070 877 54 64 E-post: inger.hagqvist@vgregion.se Till hälso-och sjukvårdsstyrelsen Särskild ersättning för ST i allmänmedicin Förslag till beslut Hälso-och sjukvårdsstyrelsens förslag till regionstyrelsens beslut: 1. Regionstyrelsen godkänner att den särskilda ST-ersättningen i VG Primärvård under ST-läkares primärvårdstjänstgöring sänks i syfte att möjliggöra att fler får särskild ST-ersättning inom samma budgetutrymme som 2015. 2. De nya beloppen fastställs till 30 000 kr per månad i Göteborg och Västra nämnden och 40 000 kr per månad i Norra, Östra och Södra nämnden och gäller från 1 januari 2016. 3. Regionstyrelsen godkänner i övrigt regelverk för fördelning och hantering av särskild ST-ersättning i enlighet med förslag i tjänsteutlåtande. Sammanfattning av ärendet Det råder obalans mellan tillgång och efterfrågan på specialister i allmänmedicin. Utbildning av fler ST i allmänmedicin ökar på sikt tillgången på specialister och bidrar direkt till ökad läkarbemanning på vårdcentralerna. Avsatta medel för särskild ST-ersättning rymmer idag ca 400 personer. En kösituation för att få särskild ST-ersättning har uppstått då det finns över 400 STläkare och en efterfrågan på fler ST-tjänster i allmänmedicin. Det bedöms möjligt att utbilda minst 425 ST-läkare till specialister i VG Primärvård istället för dagens 400. För att möjliggöra att fler kan få särskild ST-ersättning inom samma budgetutrymme som 2015, föreslås att ersättningen till vårdcentralerna sänks under ST-läkarnas primärvårdstjänstgöring. Postadress: Regionens Hus 405 44 Göteborg Besöksadress: Lillhagsparken 5 Göteborg Telefon: 010-441 00 00 Webbplats: www.vgregion.se E-post: post@vgregion.se

Datum 2015-04-21 Diarienummer HS 55-2015 2 (7) Fördjupad beskrivning av ärendet Möjligt antal Möjligt antal ST i VG Primärvård bestäms av antal redan anställda ST, nya intresserade av ST i allmänmedicin, vårdcentralernas förmåga att utbilda och behålla samt tillgång på sidotjänstgöringsplatser. Nationellt överstiger efterfrågan tillgången på läkare. I Nationella planeringsstödet 2014, utgivet av Socialstyrelsen skriver man att det i synnerhet gäller specialister i allmänmedicin. I VG primärvård räcker inte antalet specialister i allmänmedicin för att täcka dagens efterfrågan vilket innebär vakanser och användning av bemanningsläkare. På många mindre orter är obalansen mellan tillgång och efterfrågan på specialister i allmänmedicin påtaglig. Ökat vårdåtagande i första linjens hälso-och sjukvård och befolkningstillväxt bidrar till att det kommer att behövas fler specialister i allmänmedicin närmaste åren jämfört med idag. Att utbilda ST-läkare i allmänmedicin i regionen är det bästa sättet att på sikt få fler specialister med kompetens för hela det breda primärvårdsuppdraget och samtidigt ökar läkarbemanningen på vårdcentralerna direkt. De flesta ST-läkarna som utbildas i Västra Götalandsregionen och uppnår specialistkompetens stannar kvar på någon av vårdcentralerna i regionen. ST-utbildning med god kvalitet och goda villkor till vårdcentraler som anställer och utbildar ST-läkare har bidragit till en ökning av antalet ST-läkare i VG Primärvård sedan starten, se tabell. Antal ST-läkare i VG Primärvård september 2009 - januari 2015 500 400 300 200 100 0 397 406 364 293 292 311 220 sep-09 dec-10 dec-11 dec-12 dec-13 apr-14 jan-15 Ökningen av antalet intresserade av ST i allmänmedicin som tilltog slutet av 2013, har många förklaringar men grundas i att ST-utbildningen i allmänmedicin i VG Primärvård har gott rykte. En välfungerande studierektorsorganisation och väl beprövade kvalitetskriterier för utbildningen är viktiga faktorer som bidragit till detta. Ett ökat antal utlandsutbildade läkare som rekryterats och sökt sig till allmänmedicin är en annan förklaring. Det bedöms möjligt att utbilda fler än dagens drygt 400 ST-läkare i VG primärvård till specialister med god och bred kompetens. Det finns en efterfrågan

Datum 2015-04-21 Diarienummer HS 55-2015 3 (7) på fler ST-tjänster i allmänmedicin från unga läkare och vårdcentralerna vill anställa. Hinder för en fortsatt god ST-utbildning i allmänmedicin är brist på sidotjänstgöringsplatser inom den specialiserade vården och brist på handledare. Brist på sidotjänstgöringsplatser inom vissa områden, särskilt gynekologi, är redan nu ett problem i framförallt Storgöteborg. Brist på både handledning med kontinuitet och möjlighet till daglig instruktion är ett problem på flera vårdcentraler på mindre orter. De krav som ställs på handledning av ST-läkare skärps i den nya ST-föreskriften SOSFS 2015:8 som börjar gälla 1 maj 2015. I Storgöteborg bedömer studierektorerna att det inte är möjligt, även om bristen på sidotjänstgöringsplatser kan lösas, att utöka antalet ST-utbildningsplatser till fler än ca 250, dagens antal. Säkerställd kvalitet Kvalitet i utbildningen är avgörande för att ST-läkarna ska bli kompetenta specialister men också för att upprätthålla intresset för ST inom allmänmedicin. Att behålla de kvalitetskriterier och tillämpningar i VG Primärvård som gällt sedan före vårdvalets start 2009 och som justerats 2011 är angeläget för att säkerställa god kvalitet. De utgör grunden för att bibehålla en bra utbildningskvalitet med målet att de blivande specialisterna ska ha en god och bred kompetens. Lämpligt antal Beräkningar av lämpligt antal baseras på osäkra data och innehåller flera osäkerhetsfaktorer. Uppgifter om vakanser och pensioneringar bygger på uppgifter från Närhälsans HR. Närhälsan omfattar cirka 2/3 av totala VG Primärvård. Data från privata vårdgivare i VG Primärvård finns inte. Underlag för övriga vårdgivare är därför endast beräkningar och utgår från att de har samma behov och åldersstruktur som Närhälsan. Rörligheten bland specialister i allmänmedicin har ökat sista åren. Personalrörligheten för läkare i Närhälsan är drygt 10 % vilket betyder att efterfrågan och tillgång kan variera betydligt. ST-tjänstgöringen är målstyrd och ska omfatta minst 60 månaders tjänstgöring under handledning. De flesta ST-läkare blir specialister först efter mer än 5 års tjänst beroende på föräldraledigheter och deltidstjänstgöringar. Av 400 ST-läkare beräknas ca 65 bli klara per år. Hänsyn till ett ökat behov av specialister baserat på ett utökat vårdåtagande, förändringar i arbetssätt och tjänstgöringsgrader samt en ökande personalrörlighet finns inte med i beräkningarna. Med reservation för detta kan det enligt beräkningarna möjligen bli balans mellan efterfrågan och tillgång på specialister i allmänmedicin 2018 i VG primärvård. Med fler specialister i allmänmedicin ökar möjligheterna att rekrytera och bemanna alla vårdcentraler, även de utanför städerna. Att utöka antalet ST i allmänmedicin i Västra Götalandsregionen från ca 400 till minst 425 ST/år närmaste åren bedöms mot denna bakgrund vara rimligt.

Datum 2015-04-21 Diarienummer HS 55-2015 4 (7) År 2015 2016 2017 2018 2019 Beräknat antal färdiga ST* 70 54 81 107 69 Pensioneringar* Närhälsan 24 24 21 20 20 Vakanser* februari 2015 Närhälsan Beräknat antal vakanser* + pensioneringar* övriga vårdgivare Färdiga ST *minus pensioneringar och vakanser i Närhälsan och övriga vårdgivare Exklusive personalrörlighet Netto*ackumulerat Exklusive personalrörlighet 120???? 48 8 7 7 7 122 +22 +53 +80 +42 122 100 47 +33 +75 *Beräkningarna anges i antal personer med utgång från att det behövs 1,2 personer för att täcka en årsarbetare. Översyn av ersättningsmodellen för ST i allmänmedicin inom VG Primärvård. Särskild ST-ersättning 2015 utbetalas med följande belopp: Ersättning för ST i VG Pv 2015 40 000kr/månad/heltidstjänstgörande ST i max 45 månader (50 000kr/månad utanför Stor Göteborg) under primärvårdstjänstgöring 65 000kr/månad/ heltidstjänstgörande ST i max 20 månader (75 000kr/månad utanför Stor Göteborg) under sidotjänstgöring 65 000 kr/mån/heltidstjänstgörande ST (75 000kr/månad utanför Stor Göteborg) för utlandsutbildade ST, extra i max 12 månader 34 000 kr i utbildningsersättning/heltid/st, handhas av studierektor I juni 2014 nåddes budgettaket för särskild ST-ersättning. Sedan dess har vårdcentraler inte direkt vid anställning av nya ST-läkare kunnat få särskild ST-ersättning från Västra Götalandsregionen. Undantag har gjorts för vårdcentraler i Skaraborg där antalet ST-läkare är lågt. Det har bildats en kö för att få ersättning men vårdgivare har haft möjlighet att anställa ST utan ersättning. Kön för att få särskild ST-ersättning har handlagts av chefen för Studierektorenhet primärvård, som drivs av Närhälsan genom en överenskommelse med Hälso-och sjukvårdsavdelningen. Vårdcentraler i områden med flest antal ST-läkare per invånare har fått stå i kö längre. Den budget som 2015 är avsatt för ST-utbildning i VG Primärvård är 203 mkr. För att kunna erbjuda särskild ST-ersättning till fler än budgetutrymmet medger har extra medel avsatts vilket innebär att den kö som finns kan kortas något redan våren 2015. Drygt 25 läkare har nu anmält intresse för ST i allmänmedicin i Västra Götalandsregionen. Den särskilda ST-ersättningen behöver ses över för att kunna räcka till fler ST-läkare.

Datum 2015-04-21 Diarienummer HS 55-2015 5 (7) A. Med nuvarande ersättningsnivåer i den särskilda ST-ersättningen behöver budgeten på 203 mkr utökas med 14 mkr till 217 mkr för att rymma 425 ST. B. Om ersättningen minskar per ST kan fler vårdcentraler få särskild ST-ersättning med oförändrad budget på 203 mkr. Att sänka den särskilda ST-ersättningen för att kunna få fler ST fler bedöms som en rimlig avvägning. En minskning av ersättningen med 10 000 kr per månad och ST-läkare/heltid under tjänstgöring på vårdcentral föreslås. Oförändrad ersättningsnivå behålls under sidotjänstgöringar vilket ger vårdcentralerna täckning för sina kostnader även när STläkaren inte arbetar på vårdcentralen. Förslag: Ersättning för ST i VG Pv Förslag från 2016 30 000kr/månad/heltidstjänstgörande ST i max 45 månader (40 000kr/månad i Norra, Östra och Södra nämnden) under primärvårdstjänstgöring 65 000kr/månad/ heltidstjänstgörande ST i max 20 månader (75 000kr/månad i Norra, Östra och Södra nämnden) under sidotjänstgöring 65 000 kr/mån/heltidstjänstgörande ST (75 000kr/månad i Norra, Östra och Södra nämnden) för utlandsutbildade ST, extra i max 12 månader 34 000 kr i utbildningsersättning/heltid/st, handhas av studierektor Om 40 % av alla ST-läkare tjänstgör utanför Storgöteborg och 10 % är utlandsutbildade blir den genomsnittliga kostnaden 460 000 kr/individ/år. En budget på 203 mkr täcker särskild ST-ersättning för upp till ca 440 ST-läkare om särskild ST-ersättning utbetalas enligt förslaget. Regelverk för fördelning av ST-ersättning mellan olika vårdgivare och olika delregioner. ST-ersättningen inom VG Primärvård är sedan april 2012 högre utanför Storgöteborg för att stimulera till rekrytering och anställningar av ST-läkare utanför storstadsområdet. Hur mycket den ökade ersättningen bidragit till anställningar av ST-läkare utanför Storgöteborg är svårt att värdera. Antalet ST-läkare har ökat i alla områden utom i Östra nämndområdet, där antalet varit ungefär samma de senaste åren. Störst är ökningen i Göteborg. Samhällsutvecklingen med en ökande urbanisering påverkar var människor väljer att bo och arbeta. Detta är troligen en viktigare faktor än val av allmänmedicin som specialitet för många unga läkare. Minskas möjligheterna att få ST-tjänst inom allmänmedicin i storstadsområdet riskeras att läkarna istället väljer annan specialitet för att kunna bo kvar. Den högre särskilda ST-ersättningen utanför Storgöteborg bör finnas kvar för att underlätta rekrytering och anställningar då behovet av ST-läkare där är stort. Den högre ersättningen kan till exempel kompensera för högre omkostnader. Den negativa konsekvensen av att ta bort en sedan 2012 införd högre ersättning kan i sig bli stor.

Datum 2015-04-21 Diarienummer HS 55-2015 6 (7) Högre ersättning föreslås utbetalas till vårdcentraler i samma geografiska områden som tidigare; till vårdcentraler i Norra, Östra och Södra nämndområdena. Om särskilda skäl finns kan ansökan om utökad ST-ersättning för enskild vårdcentral i nämndområde som inte omfattas av den högre ersättningen prövas. Beräknat på antal invånare och 425 ST-läkare kan ett normtal för antal ST tas fram per nämndområde. 425 ST är på kort sikt ett möjligt antal ST, baserat på idag anställda STläkare och läkare intresserade av ST-tjänst i Västra Götalandsregionen. Det normtalet kan sedan ligga till grund för att utjämna antalet ST-läkare inom olika delar av regionen och styra hur en eventuell kö för särskild ersättning fördelas mellan olika nämndområden. Fördelning på mindre områden än nämndområden bedöms inte vara gynnsamt för att få en ökning av antalet ST. 160 140 120 100 80 60 40 20 ST i allmänmedicin januari 2015 0 Norra nämnden Västra nämnden Göteborg Södra nämnden Östra nämnden offentligt anställda privat anställda total jan 2015 normtal vid 425 ST beräknat per invånare Brist på sidotjänstgöringsplatser gör att det finns kvalitets- och utbildningsskäl att inte öka antalet ST i Göteborg och Västra nämnden mer än vad normtalet anger. Om antalet intresserade av ST-tjänst i allmänmedicin ökar och normtalet för alla områden är uppnådda föreslås vid budgetutrymme att särskild ST-ersättning utbetalas till områden utanför Göteborg och Västra nämnden baserat på kötid. Vid eventuell kö för särskild ST-ersättning ska alla ST-läkare på vårdcentraler godkända för utbildning och med ST-utbildningskontrakt ha tillgång till studierektorsstöd, få särskild ST-ersättning under sidotjänstgöring och särskild utbildningsersättning även om inte full särskild ST-ersättning utgår. Ersättning vid sidotjänstgöring för ST-läkare som inte har full ersättning kan utbetalas först efter att ST-läkaren inlett sin tjänstgöring med 18 månader inom primärvård. För att öka spridningen av ST-läkare till fler vårdcentraler kan en vårdcentral högst få full särskild ST-ersättning för 5 samtidigt anställda ST-läkare. De vårdcentraler som anställer fler än 5 ST-läkare får särskild ST-ersättning enbart under ST-läkarens sidotjänstgöring. Alla ST-läkare med ST-utbildningskontrakt på dessa vårdcentraler ska ha tillgång till

Datum 2015-04-21 Diarienummer HS 55-2015 7 (7) studierektorsstöd och särskild utbildningsersättning för kurser som ingår i utbildningsplanen. Chefen för Studierektorsenhet primärvård förslås utarbeta praktiska rutiner och handha eventuell kö för särskild ST-ersättning. Beredning Ärendet har beretts av hälso- och sjukvårdsavdelningen och HR-strategiska avdelningen tillsammans med studierektorsenhet primärvård. Koncernstab hälso- och sjukvård Ann Söderström Hälso- och sjukvårdsdirektör Staffan Cavefors Avdelningschef HS beslut skickas till Regionstyrelsen RS beslut skickas till Hälso- och sjukvårdsstyrelsen Håkan Hilmér Staffan Cavefors Inger Hagqvist

Ärende 3

1 (2) Tjänsteutlåtande Datum 2015-09-04 Diarienummer RS 1255-2015 Västra Götalandsregionen Koncernkontoret Handläggare: Christina Karlsson Telefon: 070 082 5216 E-post: christina.karlsson@vgregion.se Till regionstyrelsen Plan för intern kontroll 2015 Förslag till beslut 1. Regionstyrelsen fastställer plan för intern kontroll för 2015. 2. Regiondirektören får i uppdrag att redovisa uppföljning av genomförda kontroller samlat till regionstyrelsen i februari 2016. Sammanfattning av ärendet Varje nämnd är enligt kommunallagen ansvarig för att den interna kontrollen inom det egna verksamhetsområdet är tillräcklig. Regionstyrelsen ska fastställa en plan för intern kontroll för 2015. En arbetsgrupp med representanter från Koncernkontoret har arbetat fram underlag för planen och en riskanalys. Under arbetets gång har ägarutskottet och regionstyrelsen fått information och bidragit med synpunkter. Fördjupad beskrivning av ärendet Lagkrav, riktlinjer och rutiner I kommunallagen 6 kapitlet 7 regleras att varje nämnd har ansvar för att den interna kontrollen är tillräcklig. I regionstyrelsens beslutade riktlinjer står att nämnderna har ansvaret för att inom sitt verksamhetsområde följa regionövergripande regelverk. I ansvaret ingår också att upprätta en organisation och anta regler och anvisningar för den interna kontrollen. Regiondirektören har beslutat om en rutin som kompletterar riktlinjerna och ger vägledning för arbetet. Arbetssätt för att ta fram planen En arbetsgrupp med representanter för koncernstaber och koncernavdelningar inom Koncernkontoret har tagit fram underlaget till planen på uppdrag av regiondirektören. Förvaltningsledningen med samtliga chefer för koncernstaber och koncernavdelningar har gått igenom underlaget. Under arbetets gång har en genomgång gjorts i ägarutskottet 24 juni och i regionstyrelsen 1 september med möjlighet till diskussion och synpunkter kring innehåll och upplägg. Regionstyrelsen har gått igenom den riskanalys arbetsgruppen tagit fram. Underlag till planen I enlighet med rutinen för intern kontroll har följande gjorts: Postadress: Regionens Hus 462 80 Vänersborg Besöksadress: Östergatan 1 Vänersborg Telefon: 010-441 00 00 Webbplats: www.vgregion.se E-post: post@vgregion.se

Datum 2015-08-14 Diarienummer RS 1255-2015 2 (2) Genomgång av kontrollmiljön, bland annat lagar och författningar som styr verksamheten, reglemente, mål, detaljbudget, beskrivning av hur förvaltningen ser ut, väsentliga faktorer i övrigt. Genomgång av risker. Arbetsgruppen har gått igenom tidigare gjorda riskanalyser, bland annat inom säkerhet och arbetsmiljö, men även gjort en ny genomgång av risker. Genomgången har gjorts översiktligt inför 2015 års plan. Genomförande av beslut Kontroller kommer att genomföras under hösten 2015 i enlighet med beslutad plan. Arbetet med att ta fram plan för 2016 sker under hösten 2015 i anslutning till arbetet med detaljbudget för regionstyrelsen. Beredning Se ovan under Arbetssätt. Koncernkontoret Ann-Sofi Lodin Regiondirektör Besluten skickas till Koncernstabschefer och koncernavdelningschefer Christina Karlsson, christina.karlsson@vgregion.se för genomförande (vidare distribution till arbetsgruppen för intern kontroll och ansvariga för kontrollmoment i planen)

Intern kontroll Plan för intern kontroll FÖRSLAG Nämnd/styrelse: Regionstyrelsen Gäller år: 2015 Dnr: RS 1255-2015 Fastställd av regionstyrelsen 2015-x-x Y

FÖRSLAG 2015-09-04 Plan för intern kontroll för regionstyrelsen 2015 Planen följer de riktlinjer för intern kontroll enligt kommunallagen som regionstyrelsen i Västra Götalandsregionen fastställt. Riskanalyser genomförs som underlag till planen. De kontrollmoment som ska utföras och rapporteras anges i planen. Ansvaret för att utföra kontrollen ligger på en viss funktion/roll och inte en namngiven person. Det övergripande ansvaret har chef/förvaltningschef. Kontrollmomenten är sorterade utifrån regionstyrelsens ansvar för hela organisationen och regionstyrelsens ansvar som nämnd för den egna förvaltningen. Regionstyrelsens ansvar för hela organisationen Hänvisning till övergripande styrning Kontrollområde Kontrollmoment Funktion som ansvarar för att utföra kontrollen Hur gör vi? När görs kontrollen? Kontrollen rapporteras till Lag/ Styrdokument Fullgörande av ansvar/uppdrag för respektive nämnd som får sitt stöd av Koncernkontoret Vårdgivaransvar RS Oktober- December Gäller samtliga kontrollmoment Kompetensförsörjning inom hälso- och sjukvård Legitimation inom hälso- och sjukvård i egen regi Har berörda nämnder och styrelser ett rimligt stöd i förhållande till sitt uppdrag? Får RS den information som behövs för att ta sitt vårdgivaransvar? Finns kompetensförsörjningsplaner? Görs analyser och åtgärder? Följs VGR- rutinen i rekryteringsprocessen - för nyanställda - för bemanningspersonal? Är rutinen tillräcklig? Enhet Intern utveckling och utredning Koncernstab hälso och sjukvård Koncernstab HR Frågor till nämnden och ansvarig tjänsteman Redogörelse Stickprov i förvaltningar Regiondirektör Gäller samtliga kontrollmoment Beslut om ny organisation, koncernkontoret. Respektive nämnds reglemente Hälso- och sjukvårdslagen Reglemente för RS Hälso- och sjukvårdslagen Koncernstab HR Stickprov Hälso- och sjukvårdslagen 2

FÖRSLAG 2015-09-04 Kontrollområde Kontrollmoment Funktion som ansvarar för att utföra kontrollen Hur gör vi? När görs kontrollen? Kontrollen rapporteras till Lag/ Styrdokument Vårdinformation inom hälso- och sjukvård Hur säkerställer VGR-IT att IT-systemen för vårdinformation alltid är tillgänglig för behöriga? Enhet säkerhet Redogörelse hur säkerställa Rapport över driftavbrott Offentlighets- och sekretesslag Patientdatalag Behörigheter till IT-system Hur säkerställs att behörigheter avslutas/ändras när anställning upphör/ändras? Enhet säkerhet Redogörelse Följs rutiner för behörigheter? Stickprov Fråga chefer, Kontroll av avslutade anställningar Upphandling Inköp som görs utanför upphandlade avtal Koncernstab Verksamhetsuppföljning, ekonomi och inköp Stickprov, utgå från redovisningen och undersök gjorda inköp LoU Inköpspolicy Uppförandekod leverantörer Upphandling Finns ändamålsenliga rutiner för kontroller av leverantörer? Följs kontrollerna? Koncernstab Verksamhetsuppföljning, ekonomi och inköp Redogörelse för egenkontroll Stickprov LoU Inköpspolicy Uppförandekod leverantörer 3

FÖRSLAG 2015-09-04 Regionstyrelsens ansvar som nämnd för förvaltningen Koncernkontoret Kontrollområde Kontrollmoment Funktion som ansvarar för att utföra kontrollen Delegering RS Genomförande av aktiviteter och uppdrag i Koncernkontoret Oktober- December Gäller samtliga kontrollmoment Offentlighetsprincipen Systematiskt arbetsmiljö I Koncernkontoret Bisyssla i Koncernkontoret Följs delegeringsordningen? Anmäls delegationsbeslut? Finns planer för genomförande? Är uppdragen tillräckligt tydliga för att kunna genomföra? Sker återrapportering inom angiven tid? Finns tillräckliga rutiner? Finns tillräcklig kunskap hos personalen i Koncernkontoret och förtroendevalda om reglerna kring offentlighetsprincipen? Finns dokumenterad uppgiftsfördelning vad gäller arbetsmiljö? Följs VGR-riktlinjen? Ställs frågan om bisyssla vid nyanställning och vid utvecklingssamtal? Koncernavdelning Ärendesamordning och kansli Koncernstab kommunikation och externa relationer och enhet Intern utveckling och utredning Ärendesamordning och kansli Koncernstab HR Hur gör vi? Stickprov Stickprov Redogörelse Kontrollera dokumentationen av uppgiftsfördelningen När görs kontrollen? Kontrollen rapporteras till Regiondirektör Gäller samtliga kontrollmoment Hänvisning till övergripande styrning Lag/ Styrdokument Kommunallagen Kommunallagen, Offentlighets- och sekretesslagen Tryckfrihetsförordningen Arbetsmiljölagen Koncernstab HR Stickprov Lag om offentlig anställning Allmänna bestämmelser 4

1 (7) Underlag Datum 2015-09-04 Västra Götalandsregionen Koncernkontoret Underlag till plan för intern kontroll för regionstyrelsen 2015 Uppdraget Ta fram förslag till plan för intern kontroll som utgår från riskanalys för regionstyrelsen, RS 2015. Utgångspunkter för arbetet Uppdragshandling Riktlinjer för intern kontroll (regionstyrelsens beslut) Rutin för intern kontroll (regiondirektörens beslut) Genomgång på förvaltningsledningen 28 maj 2015 Arbetssätt Arbetet med 2015 års plan är ett första, grovt steg. Under hösten 2015 påbörjas arbetet med plan för intern kontroll 2016 och följer den tidsplan som enligt rutinen ska gälla. Det betyder att planen för intern kontroll 2016 ska beslutas i samband med detaljbudget. Arbetet med regionstyrelsens och hälso- och sjukvårdsstyrelsens plan har skett parallellt. Här redovisas underlaget som avser RS. RS olika roller ska hanteras i arbetet med intern kontroll (egen nämnd för förvaltning respektive ansvar för hela organisationen/ samordningsansvar, uppsiktsplikt). En viss tonvikt har legat på RS som nämnd för sin förvaltning med tanke på organisationsförändringen under året. Kontrollmiljö En arbetsgrupp har tagit fram underlag på en översiktlig nivå för att förstå inom vilka ramar och med vilka förutsättningar respektive styrelse arbetar. Det gäller lagar och författningar reglemente för styrelsen mål i detaljbudget för 2015 övergripande styrdokument för Västra Götalandsregionen politisk organisering med utskott och beredningar tjänstemannaorganisation (bemanning, fysisk placering, koncernkontorets uppdrag omsättning Postadress: Regionens Hus 462 80 Vänersborg Besöksadress: Östergatan 1 Vänersborg Telefon: 010-441 00 00 Webbplats: www.vgregion.se E-post: post@vgregion.se

Underlag 2015-09-04 2 (7) andra väsentliga förutsättningar/faktorer, till exempel - många kommuner, 49 stycken att samverka med, fyra kommunalförbund - Läget - 8millioncity - Norra Europas största sjukhus, SU finns i organisationen. - Politisk organisation med många nämnder/styrelser. Störst politiskt parlament inom landsting/kommuner. - Nytt ansvarsområde för RS, inköp/upphandlingar under 2015 - Ny tjänstemannaorganisation 2015. Koncernkontoret är en förvaltning som i förhållande till tidigare organisation ger utökad service till flera nämnder/styrelser/kommittér. - Resultatet av enkäten till förvaltningsledningar och till medarbetare på centrala kanslier förbättringsområden. En tydlig utgångspunkt för arbetet med riskanalys denna gång har varit reglemente och målen i budget 2015. Arbetsgruppen har även inventerat redan genomförda riskanalyser som kan bidra i arbetet. Riskanalys Riskanalysen är gjord enligt rutinen för intern kontroll. Det betyder att arbetsgruppen tagit fram risker och bedömt sannolikhet och konsekvens med en poängskala. Motsvarande sätt att arbeta görs i säkerhetsarbetet och arbetet med patientsäkerhet i VGR. - Sannolikhet 1-4 där 4 är mycket stor sannolikhet - Konsekvens 1-4 där 4 är mycket allvarlig konsekvens - Totalt 16 poäng för mest sannolikt och mest allvarligt. Poängsättningen är endast ett stöd i bedömningen av hur en risk ska hanteras (om den behöver åtgärdas direkt eller om den föranleder att kontroll ska göras och komma med i planen för intern kontroll). I sammanställningen av risker nedan används värdena låg, medel, hög för den sammantagna bedömningen av risken. I parentes redovisas hur sannolikhet respektive konsekvens värderats (liten 1-2, stor 3-4). De framtagna riskerna är sorterade utifrån RS ansvar för hela organisationen och RS ansvar som nämnd för den egna förvaltningen. Regionstyrelsen har gått igenom riskanalysen 1 september och bidragit med synpunkter.

Underlag 2015-09-04 3 (7) Inventering risker RS RS ansvar för hela organisationen Styrning och uppföljning Risken är vilket leder till.. Värdering att RS inte klarar att fördela sina förvaltningsresurser på ett sådant sätt att såväl RS som berörda nämnder får det stöd dom behöver. att RS och nämnderna inte kan fullfölja sina uppdrag. Sämre beslutsunderlag. Förtroendeskada HÖG Sannolikhet: Stor Konsekvens: Stor att RS inte får veta och inte beaktar all värdefull information för att kunna ta sitt vårdgivaransvar. att RS inte utöver sin uppsiktsplikt på ett effektivt sätt att den långsiktiga planeringen av VGR:s ekonomi inte är tillräcklig. att det inte finns backup för väsentliga funktioner för verksamheten i Koncernkontoret som påverkar hela organisationen. att Koncernkontoret inte har tillgång till tillräcklig kompetens för att klara sitt uppdrag i ett koncernperspektiv att vårdbehov inte tillgodoses. att VGR:s verksamhet och ekonomi inte är i balans att alla perspektiv inte belyses i uppföljning och uppsikt att organisationen i sin helhet inte är tillräckligt effektiv svårighet att klara framtida pensionsutbetalningar. att uppgifter görs på felaktigt sätt. att leverans inte kan ske. att uppdrag inte fullgörs. Uppnår inte mål. Ineffektivt stöd till verksamhet och politik. Förtroendeskada. HÖG Sannolikhet: Stor Konsekvens: Stor HÖG Sannolikhet: Stor Konsekvens Stor MEDEL Sannolikhet: Liten Konsekvens: Stor HÖG Sannolikhet: Liten Konsekvens: Stor MEDEL Sannolikhet: Liten Konsekvens: Stor

Underlag 2015-09-04 4 (7) HR Risken är att RS planering och stöd för att trygga kompetensförsörjningen inom hälso- och sjukvård inte är tillräcklig. att rutinerna för kontroll och uppföljning av legitimation för legitimerade yrkesgrupper inte är tillräcklig. (anställda och bemanning) att rutinerna för bisyssla inte är tillräckliga vilket leder till RS uppfyller inte vårdgivarens ansvar. Stängda vårdavdelningar. Vård kan inte ges. Kraven på säker vård uppfylls inte. Risk för vårdskada. Förtroendeskada. Att kontroll av bisyssla inte görs i tillräcklig mån i hela organisationen HÖG Sannolikhet: Stor Konsekvens: Stor HÖG Sannolikhet: Liten Konsekvens: Stor HÖG Sannolikhet: Liten Konsekvens: Stor Informationshantering IS/IT Risken är att information inte är tillgänglig inom hälso- och sjukvård på grund av att IT-systemet inte är tillgängligt. att information är tillgänglig för obehöriga på grund av brister i säkerheten i IT-systemen. vilket leder till Risk för vårdskada. Förtroendeskada (beroende på vad som inträffar). Integritetsskada. Förtroendeskada. HÖG Sannolikhet: Hög Konsekvens: Stor MEDEL Sannolikhet: Liten Konsekvens: Stor att behörigheter till IT-system inte avslutas när en anställd slutar eller ändras när en anställd byter anställning inom VGR. att IT-systemen inom ekonomiobjektet inte fungerar. Obehöriga har tillgång till information. Förtroendeskada. att rapportering till RS eller andra intressenter inte kan göras enligt tidsplan. att betalningar till leverantörer inte blir gjorda HÖG Sannolikhet: Stor Konsekvens: Stor LÅG Sannolikhet: Liten Konsekvens: Liten

Underlag 2015-09-04 5 (7) Inköp Risken är dålig följsamhet till inköpspolicyn. att vi har dålig uthållighet/ resurser/metoder för att förbättra följsamheten till policyn. att vi är avtalslösa där vi borde ha avtal att vi har otillräcklig kontroll av leverantörer i upphandlingsskedet och i avtalsvården. vilket leder till.. Inköp som görs utanför befintliga avtal. Ekonomiska och verksamhetsmässiga konsekvenser Att vi inte uppfyller lagkrav och policy. Förtroendeskada. Avvikelse gentemot lag och VGR:s styrdokument. Att organisationens behov inte tillgodoses. Kan leda till högre kostnad och kvalitetsbrist. Förtroendeskada. VGR gör inköp och upphandlingar av oseriösa leverantörer. HÖG Sannolikhet: Stor Konsekvens: Stor MEDEL Sannolikhet: Liten Konsekvens: Stor HÖG Sannolikhet: Stor Konsekvens: Stor MEDEL Sannolikhet: Liten Konsekvens: Stor RS ansvar som nämnd för förvaltningen Koncernkontoret Styrning och uppföljning Risken är att RS mål och uppdrag inte är tillräckligt kända eller tillräckligt tydliga och konkreta i Koncernkontoret. att kunskapen om beställar- och utförarorganisationen inte är tillräcklig att beslut och uppdrag inte genomförs i Koncernkontoret eller inte genomförs i tid. vilket leder till Ineffektivitet. Risk att parallella uppdrag görs. Svårighet att genomföra uppdraget, att uppdraget eller genomförs på ett annat sätt än tänkt. Påverkan på arbetsmiljö. att styrmodellen inte fungerar som den är tänkt. Ineffektivitet. att önskad förändring/utveckling inte sker. Sämre måluppfyllelse. MEDEL Sannolikhet: Liten Konsekvens: Stor HÖG Sannolikhet: Stor Konsekvens: Stor HÖG Sannolikhet: Stor Konsekvens: Stor

Underlag 2015-09-04 6 (7) att kunskapen om kommunallagen och reglementen mm inte är tillräcklig i Koncernkontoret. att kunskapen om lagar och styrdokument som är aktuella för arbetsuppgiften inte är tillräcklig i Koncernkontoret. att vi inte följer delegeringsordningen att vi inte anmäler delegationsbeslut till ansvarig nämnd. att rutiner som är väsentliga för Koncernkontorets verksamhet inte är dokumenterade eller inte används. att beslut inte fattas på rätt nivå eller i rätt instans. att vi gör fel. Förtroendeskada. Undanhållande av viktig information för nämnden. Otydlighet. Förtroendeskada. att uppgifter görs på felaktigt sätt. att leverans inte kan ske. att uppdrag inte fullgörs. MEDEL Sannolikhet: Liten Konsekvens: Stor MEDEL Sannolikhet: Liten Konsekvens: Stor HÖG Sannolikhet: Stor Konsekvens: Stor HÖG Sannolikhet: Stor Konsekvens: Stor HR Risken är att rutinerna för löneutbetalning till personal i Koncernkontoret inte fungerar. att det systematiska arbetsmiljöarbetet inte fungerar i Koncernkontoret. att sjukfrånvaron är högre i Koncernkontoret än målet 5 %. att rutinerna för bisyssla inte följs i Koncernkontoret. vilket leder till felaktig lön. sämre arbetsmiljö på grund av att risker inte uppmärksammas och åtgärdas. Förlust av arbetskraft. Uppfyller inte RF:s mål. Förlust av arbetskraft/tid. Försämrad hälsa för den enskilde. Förtroendeskada. Risk för förtroendeskadlig verksamhet hos enskilda. LÅG Sannolikhet: Liten Konsekvens: Liten MEDEL Sannolikhet: Liten Konsekvens: Stor MEDEL Sannolikhet: Liten Konsekvens: Stor HÖG Sannolikhet: Stor Konsekvens: Stor

Underlag 2015-09-04 7 (7) Informationshantering IS/IT Risken är vilket leder till att den teknik som Koncernkontoret Frustration, behöver för att utföra sitt arbete inte tidsförlust. fungerar tillfredsställande. att personalen i Koncernkontoret och Felaktig hantering. förtroendevalda inte kan reglerna Handlingar försvinner. kring offentlighetsprincipen, epost Förtroendeskada. och dokumenthantering tillräckligt. att det inte finns tillräckliga rutiner kring de här frågorna. MEDEL Sannolikhet: Stor Konsekvens: Liten HÖG Sannolikhet: Stor Konsekvens: Stor Övrigt Risken är vilket leder till att rutinerna för utbetalning av arvoden Att fel arvoden till förtroendevalda inte är tillräckliga betalas ut. eller inte följs. Förtroendeskada. MEDEL Sannolikhet: Liten Konsekvens: Stor att avdelning koncerninköp inte gör rätt i upphandlingsarbetet. att rutinerna för representation inte efterlevs. att Koncernkontorets olika kompetenser inte är kända i kontoret eller inte nyttjas och därmed används inte organisationens resurser på det sätt som är tänkt i organisationsförändringen. Förlust vid överklaganden. Merarbete, förtroendeskada. Felaktig representationskostnad. Förtroendeskada. Sämre underlag, beslut och genomförande. MEDEL Sannolikhet: Liten Konsekvens: Stor MEDEL Sannolikhet: Liten Konsekvens: Stor MEDEL Sannolikhet: Liten Konsekvens: Stor

Ärende 4

1 (3) Tjänsteutlåtande Datum 2015-05-08 Diarienummer RS 59-2015 Västra Götalandsregionen Koncernkontoret Handläggare: Valter Lindström Telefon: 0708-52 33 36 E-post: valter.lindstrom@vgregion.se Till regionstyrelsen Handlingsplan för säkerhetsarbetet i koncernkontoret Förslag till beslut Ägarutskottets förslag till regionstyrelsens beslut: 1. Regionstyrelsen fastställer handlingsplan för säkerhetsarbetet i Koncernkontoret utifrån genomförd riskanalys. 2. Regiondirektören får i uppdrag att utse ansvarig för respektive aktivitet i handlingsplanen. Sammanfattning av ärendet Säkerhetsarbetet i Västra Götalandsregionen regleras i policy och riktlinjer. Här framgår bland annat att varje nämnd/styrelse ska se till att: säkerhetsarbetet fastställs i en plan som utgår från skyddsvärda objekt och regionala direktiv utbildning, risk- och sårbarhetsanalyser och övningar genomförs. Som en del i detta arbete genomfördes under vintern 2013-2014 en riskanalys på regionkansliet. Den handlingsplan som är resultatet av riskanalysen redovisas till regionstyrelsen för beslut. Fördjupad beskrivning av ärendet För att verksamheten ska vara medveten om sina risker och sårbarheter och kunna vidta lämpliga skyddsåtgärder, måste säkerhetsarbetet vara en ständigt pågående process. Att identifiera alla hot är inte möjligt, utan fokus måste ligga på att identifiera sårbarheter i verksamhetens förmåga att hantera olika typer av oönskade händelser (hot). En övergripande risk och sårbarhetsanalys utifrån ett koncernledningsperspektiv genomfördes av dåvarande kansliledningen (regiondirektör och avdelningschefer) januari 2014. I denna konstaterades risker kopplade till bristande förmåga att prioritera och risker kopplade till bristande kapacitet/förmåga att genomföra fattade beslut. Utifrån denna riskanalys har åtgärder vidtagits för att stärka förmågan i samband med bildandet av Koncernkontoret. Hösten 2014 genomfördes en risk- och sårbarhetsanalys som underlag för regionstyrelsens handlingsplan för säkerhetsarbetet i koncernkontoret. Varje Postadress: Regionens Hus 462 80 Vänersborg Besöksadress: Östergatan 1 Vänersborg Telefon: 010-441 00 00 Webbplats: www.vgregion.se E-post: post@vgregion.se

Datum 2015-05-08 Diarienummer RS 59-2015 2 (3) avdelning i ledningskansliet utsåg en representant, som fick i uppdrag att prioritera avdelningen viktigaste processer/uppgifter och kartlägga dess beroenden. I september 2014 genomfördes en första workshop med arbetsgruppen. Eftersom underlaget från respektive avdelning var av skiftande karaktär fokuserades workshopen på att skapa en generell bild av ledningskansliets skyddsvärda objekt och värden. Vidare identifierades vilka händelser (hot) som, om de inträffar, kan påverka ledningskansliet på ett negativt sätt. I februari 2015 genomfördes workshop två med arbetsgruppen. Vid detta tillfälle valde man ut sex hot, som riskvärderades och sårbarhetsanalyserades. Övriga identifierade hot kommer att bearbetas i samverkan mellan intern kontroll och säkerhet. De hot som riskvärderades och analyserades var: Avbrott i IT/tele/ datakommunikation (personalsystem, ekonomisystem, intranät, telefoni osv) Brist i personalresurs/tidsbrist vid genomförande av uppdrag Dålig följsamhet till lagstiftning och styrande dokument Kampanjer för att skapa ett dåligt rykte om ledningskansliet (Facebook, Twitter osv) Oegentligheter, mutor och bedrägerier, otillåten påverkan av tjänstemän/förtroendevalda, jäv-situationer Pandemi, kraftigt influensautbrott Resultatet av detta arbete ligger till grund för föreslagen handlingsplan. Eftersom beslut om omorganisation och bildande av koncernkontor sammanföll med avslutningen av arbetet, har sammanställning och förslag på handlingsplan så långt möjligt anpassats till denna förändring. Genomförande av beslut Regiondirektören utser ansvarig för respektive aktivitet i handlingsplanen. Beredning Ärendet har beretts i förvaltningsledningen och samverkan sker i Koncernkontorets samverkansgrupp. Koncernkontoret Ann-Sofi Lodin Regiondirektör Johan Flarup Chef koncernavdelning ärendesamordning och kansli