Informationsmöte OrgiP, IDAC, KIPAS 2017-10-17 Flemingsberg Solna
Dagens agenda Hur hänger allt ihop? En anställning i Primula Ny process och system för anknutna IDAC vs KIMKAT och tidplan KIPAS Fysiska behörigheter Frågestund
Helikoptersynen Hur hänger det ihop Källsystem Infrastruktur Konsumenter Primula ID/Behörigheter Start Ändring Anställd Ladok Doktorand Student IDAC E-post Nätverk ELN System X Avslut UBW Integrationsplattform Information Anknuten KIB Webb IKAT KIPAS Test/support Stipendiat Övr Ext Informationsmöte OrgiP, IDAC, KIPAS 16 november 2017 3
Andreas Larsson Projektledare OrgiP EN ANSTÄLLNING I PRIMULA Informationsmöte OrgiP, IDAC, KIPAS 16 november 2017 4
En anställning i Primula Så långt har vi kommit Primula mastersystem för Organisation Anställda Chefer Bättre kvalitet av data och information Tydliggjort organisationsstrukturen på KI Få en bättre helhetsbild över våra personalresurser Tydliggjort vart huvudanställningen ligger Öppnat konteringen mellan institutioner Informationsmöte OrgiP, IDAC, KIPAS 16 november 2017 5
En anställning i Primula Beskrivning av organisation En gemensam beskrivning av organisationsstrukturen Informationsmöte OrgiP, IDAC, KIPAS 16 november 2017 6
En anställning i Primula Beskrivning av chef och huvudanställning Beskrivning av chef och vem som är chef för vad Ska ha delegerad verksamhetsansvar Ska ha delegerad personalansvar Ska ha delegerad ekonomiansvar Bör ha delegerad arbetsmiljöuppgiftansvar Beskrivning av huvudanställning Vem har huvudansvar och vem är närmsta chef Regler och anvisningar Informationsmöte OrgiP, IDAC, KIPAS 16 november 2017 7
Andreas Larsson Projektledare UBW Anknutna NY PROCESS OCH HANTERING AV ANKNUTNA Informationsmöte OrgiP, IDAC, KIPAS 16 november 2017 8
UBW Anknutna Bakgrund 2016 (våren) Starta NIBS Det saknades källsystem för anknutna. Alternativ om nytt källsystem genomfördes och styrgruppen tog beslut om UBW. 2017 (våren) Förutsättningar och planering Uppsättning av lösningen i UBW utifrån identifierade krav och dokumentation. Tester och utbildning. Arbete med att ersätta KIMKAT med ett nytt Identitets- och behörighetssystem för ökad kvalitet och mindre manuella steg. 2016 (hösten) Beslut om nytt källsystem Arbete med att identifiera behov och krav avseende information kopplad till anknutna, process och typer av anknutna. Framarbetat förslag utskickat på remiss. Beslut om uppsättning i UBW. 2017 (hösten) Uppsättning och driftsättning Informationsmöte OrgiP, IDAC, KIPAS 16 november 2017 9
UBW Anknutna Delprojektet Är en del av NIBS Syfte är att: utveckla och driftsätta systemstöd för hantering av anknutna i Unit4 Business World (UBW) vid KI Effektmål Skapa en kontrollerad och förutsägbar förvaltningskostnad för att hantera anknutna Öka tillförlitligheten och kvaliteten avseende information om anknutna och dess hantering Minska antal manuellt steg jämfört med dagens lösning Skapa en lösning som är anpassningsbar och stödjer KI:s organisation, regler och behov Informationsmöte OrgiP, IDAC, KIPAS 16 november 2017 10
UBW Anknutna Regler och riktlinjer Regler och anvisning för anknytning, Dnr 1-556/2017 ska skriftligt motiveras ur ett verksamhetsperspektiv ska var tidsbegränsad och får uppgå till högst 3 år i taget ska ha en anställning hos en huvudarbetsgivare eller på annat sätt ha extern försörjning Bisysslor ska redovisas före anknytning Prefekt, universitetsdirektör eller bibliotekschef beslutar om anknytning. Beslutet kan inte delegeras Innan anknytning ska kontroll om anknuten haft en tidigare anställning eller anknytning vid KI och i förekommande fall varför denna har upphört Informationsmöte OrgiP, IDAC, KIPAS 16 november 2017 11
UBW Anknutna Begrepp och definition för IT-behörighet Definition En person som har ett gällande anknytningsavtal. En anknuten kan vara en enskild person eller en person som tillhör en organisation (bolag) Regler och krav Anknutna erhåller inte lön från KI Anknytningsavtalet ska koppla personen till minst en organisatorisk enhet En anknuten får inte samtidigt tillhöra användartypen anknuten och anställd En anknuten omfattas av IT-avgift Personliga identifieringsattribut ska finnas Personliga attribut för namn och nödvändiga kontaktuppgifter ska finnas Start och slutdatum ska finnas för anknuten Informationsmöte OrgiP, IDAC, KIPAS 16 november 2017 12
UBW Anknutna Processen Start Anknytningsformulär Registrera anknuten Kontrollera och godkänn anknuten Attestera anknuten ID/behörigheter (IDAC) Redovisning bisysslor (administratör/ närmast chef) (närmast chef) (Prefekt/ motsvarande) Arkivering (W3D3) Ändra Förlängning Projekt Personliga uppgifter Avslut t.o.m. datum passerat Avslut i förtid (normal eller enligt beslut) Informationsmöte OrgiP, IDAC, KIPAS 16 november 2017 13
UBW Anknutna Vägen framåt Tester och justering Driftsättning Nov Jan Mar Dec Feb Uppsättningar Utbildning Påverkan Institutioner Mappning KIMKAT och Primula Datakomplettering anknutna Utbildningar Kontroll vid migrering (produktionssättning) Informationsmöte OrgiP, IDAC, KIPAS 16 november 2017 14
Pernilla Hulth Projektledare NIBS/IDAC KIMKATS ERSÄTTARE IDAC Informationsmöte OrgiP, IDAC, KIPAS 16 november 2017 15
KIMKATS ersättare IDAC Syfte och mål Ersätta den tekniska plattformen Från IT-system till verksamhetssystem Skapa förutsättningar för ett centralt system Effektmål Person och organisationsinformation med hög kvalitet och med färre antal manuella steg Kontrollerad och förutsägbar förvaltningskostnad Tillförlitlig teknisk infrastruktur med minskat x% mindre antal incidenter Lätt att göra rätt! Informationsmöte OrgiP, IDAC, KIPAS 16 november 2017 16
KIMKATS ersättare IDAC Bakgrund Gammalt system Nya krav svårt Förstudie Grov handlingsplan Strategi Nulägesanalys IT-styrt Oklara infoägare Från IT-system till verksamhetsfokus Incidenter Informationsmöte OrgiP, IDAC, KIPAS 16 november 2017 17
KIMKATS ersättare IDAC Vad är ett identitets-och behörighetssystem Vem ska ha tillgång till vilken information när Ägs av verksamheten Ägs gemensamt ITA o verksamhet Regler/regelverk Arbetsflöden/Processer Rutiner Gemensamma definitioner Stabil infrastruktur Förvaltning & support Regelverken ska stödja och skydda verksamhet och chefer Ägs av ITA
KIMKATS ersättare IDAC Skillnaden KIMKAT - IDAC IDAC Tydliga källsystem (IAM - e-post/kiid) Uttalade informationsägare Digitala attestflöden (anknutna/behörigheter) KIMKAT Både källsystem och IAM Oklart t.ex. anknutna informationsägare Pappersblanketter En organisationsstruktur (Primula) Självservice Lösenordsbyte (även glömt) (user.ki.se) Uppdaterades i Primula och KIMKAT, ändringar följde ej med från Primula Manuellt nya lösenord Informationsmöte OrgiP, IDAC, KIPAS 16 november 2017 19
KIMKATS ersättare IDAC Nyheter GDPR Automatiserad flöden anställda Automatiserad IT-avgift Synligt vem som är min chef Mina sidor, synliga grupper och behörigheter Ansöka om behörighet till filmappar på andra organisatoriska enheter Krav på tydliga regelverk i verksamheten Enhetliga processer Nästa steg att kunna ansöka om behörigheter via IDAC, tex ELN/Ladok men digitalt attestflöde Informationsmöte OrgiP, IDAC, KIPAS 16 november 2017 20
KIMKATS ersättare IDAC IT-avgift Automatiserat Baseras på organisationstillhörighet och projektkoppling 1 gång/månad Haft aktivt konto mellan 21:a föregående månad till 20:e innevarande månad Fellista Rättning i källsystemet Informationsmöte OrgiP, IDAC, KIPAS 16 november 2017 21
KIMKATS ersättare IDAC Tidplan V 46 Ladok 2-4 veckor i skarp drift 1-3 mån KIMKAT skarp drift KIMKAT karantän KIMKAT avveckling IDAC parallell drift IDAC skarp drift V 48-49 Prel. feb 2018 UBW Anknutna skarp drift Informationsmöte OrgiP, IDAC, KIPAS 16 november 2017 22
KIMKATS ersättare IDAC Utbildning Fysiska träffar Inspelat material Självstudier Tar hjälp av IKT-pedagoger Certifiering! Enkät eller e-posta oss Informationsmöte OrgiP, IDAC, KIPAS 16 november 2017 23
KIMKATS ersättare IDAC Förvaltning Verksamhetsorganisationen under bildande Marith Wiedersheim-Paul Förvaltningsledare Verksamhet: under rekrytering Förvaltningsledare IT: Mansour Rajaiepour Informationsmöte OrgiP, IDAC, KIPAS 16 november 2017 24
KIMKATS ersättare IDAC Preview - Startbild med förvalda tjänster Informationsmöte OrgiP, IDAC, KIPAS 16 november 2017 25
KIMKATS ersättare IDAC Preview - Inkorgen för dina uppgifter Informationsmöte OrgiP, IDAC, KIPAS 16 november 2017 26
KIMKATS ersättare IDAC Preview - Ansökan Behörighet Informationsmöte OrgiP, IDAC, KIPAS 16 november 2017 27
Magnus Söderdahl Säkerhetssamordnare/bitr. säkerhetschef FA KIPAS FYSISKA BEHÖRIGHETER Informationsmöte OrgiP, IDAC, KIPAS 16 november 2017 28
KIPAS Fysiska behörigheter Syfte och mål Kontroll på behörigheter och personer Bättre säkerhet Rätt person har rätt behörighet och verksamheten kan hantera sina egna behörigheter på ett enkelt sätt Säkrare behörighetshantering Informationsmöte OrgiP, IDAC, KIPAS 16 november 2017 29
KIPAS Fysiska behörigheter Nuläge Informationsmöte OrgiP, IDAC, KIPAS 16 november 2017 30
KIPAS Fysiska behörigheter Säherhet och behörigheter Kimkat KI Plattform Informationsmöte OrgiP, IDAC, KIPAS 16 november 2017 31
KIPAS Fysiska behörigheter KI:s passerkortsadministrationssystem IDAC Informationsmöte OrgiP, IDAC, KIPAS 16 november 2017 32
KIPAS Fysiska behörigheter Administratör https://kipas.ki.se/ Informationsmöte OrgiP, IDAC, KIPAS 16 november 2017 33
KIPAS Fysiska behörigheter Informationsmöte OrgiP, IDAC, KIPAS 16 november 2017 34
KIPAS Fysiska behörigheter Informationsmöte OrgiP, IDAC, KIPAS 16 november 2017 35
KIPAS Fysiska behörigheter Informationsmöte OrgiP, IDAC, KIPAS 16 november 2017 36
KIPAS Fysiska behörigheter Informationsmöte OrgiP, IDAC, KIPAS 16 november 2017 37
KIPAS Fysiska behörigheter Vägen framåt Personnummer Behörigheter (grundbehörighets tilldelning) Ansvarig för godkännande av behörigheter (administratörer) Utbildning Uppföljning Informationsmöte OrgiP, IDAC, KIPAS 16 november 2017 38
FRÅGESTUND Informationsmöte OrgiP, IDAC, KIPAS 16 november 2017 39