ANVISNINGAR FÖR ARBETET MED STRATEGISK PLAN OCH BUDGET

ANVISNINGAR FÖR ARBETET MED STRATEGISK PLAN OCH BUDGET 2005-2007 DEL 1 - ÄNDRAD STYRPROCESS INLEDNING Den nuvarande planeringsprocessen består av ett antal styr-, planerings- och uppföljningsaktiviteter med syfte att styra kommunkoncernen i önskad riktning. Processen är ambitiös men det är tveksamt om önskade styreffekter alltid uppnås. Processen är något spretig där de olika planeringsaktiviteterna inte alltid är så starkt sammanlänkade med varandra att de bildar den helhet som nödvändigtvis måste utgöra grunden för en sammanhållen styrprocess. Fokus bör läggas på strategisk styrning av hela kommunkoncernen mot visioner och uppsatta mål. Strategiska fokusområden, viktiga för kommunens utveckling under planperioden, bör anges och åtgärdsplaner för att nå målen skall upprättas och följas upp. Styrprocessen sammanfattas i en strategisk plan som tydligt skall visa hur nämnder och bolag arbetar med att förverkliga kommunens visioner och övergripande mål. I den nya styrprocessen ingår som ett naturligt led att koncernen använder balanserad styrkort för uppföljning. ÄNDRAD STYRPROCESS Utgångspunkten i en ändrad process bör vara VISION GOTLAND 2010, de övergripande mål och målbilder som formulerats och den omvärldsanalys som sker för att öka handlingsberedskapen. Övergripande vision, mål och styrkort utgör underlag för det planeringsarbete nämnderna gör och som kommer till uttryck i verksamhetsidé, inriktningsmål och åtgärdsplaner. Styrprocessen skall tydligt visa hur kommunens nämnder och bolag arbetar med att förverkliga kommunens vision. Arbetet resulterar i en strategisk plan och en budget som fastställs av kommunfullmäktige. Uppföljning och utvärdering av den strategiska planen sker vid delårsrapporter och årsbokslut. Strategisk plan Den strategiska planen ger en övergripande bild av verksamheten under planperioden: Koncernövergripande här redovisas de åtgärder enligt åtgärdsplaner som nämnder/bolag avser att utföra under planperioden inom strategiska områden för att nå visionen. Nämnd- och bolag uppdragen för att tillgodose kommuninvånarnas behov inom olika verksamhetsområden synliggörs. Uppdragen blir konkreta genom verksamhetsidéer, inriktningsmål och åtgärdsplaner enligt

styrkortens perspektiv. Styrkorten bygger på perspektiven brukare/kund, ekonomi, medarbetare/ledare, processer och samhälle och det skall vara balans mellan perspektiven för att säkerställa en god kvalitet i kommunens serviceutbud. Innehållet i den strategiska planen, som gäller både för kommunen och bolagen, omfattas av: Vision, strategiska områden enligt omvärldsanalys, kommunstyrelsens styrkort, finansiella och personalpolitiska mål. Planeringsförutsättningar (brukare/kund, medarbetare/ledare, ekonomi, processer och samhälle). Strategisk åtgärdsplan planerade åtgärder inom strategiska områden utifrån omvärldsanalysen. Styrdokument per nämnd/bolag Budget 2005-2009 sammandrag av drift- och investeringsbudget. Uppdrag från kommunfullmäktige till nämnder och bolag. Strategiska områden Tyngdpunkten i den ändrade styrprocessen ligger i den strategiska styrningen. Ett nyckelbegrepp är strategi som uttrycker hur visionen skall nås, alltså hur kommunkoncernen skall förverkliga den övergripande och långsiktiga visionen. Utifrån en omvärldsanalys tas strategiska områden fram. Syftet är att fokusera på de vägar som just nu bäst bidrar till att kunna nå visionen. Detta arbete sker i en dialog mellan politiker och tjänstemän inom nämnder och bolag för att skapa förutsättningar för en gemensam syn. De strategiska områdena skall ha stor betydelse för att nå visionen och ges hög prioritet under planperioden. Områdena skall också synliggöras i nämndens/bolagets åtgärdsplaner för verksamheten. Nämnderna formulerar åtgärdsplaner per strategiskt område i syfte att nå vision/verksamhetsidé och inriktningsmål. Styrkort För att planera, styra och följa upp verksamheten ur fler perspektiv än ekonomi införs balanserade styrkort. Styrkortet används för att få en gemensam struktur för att presentera och följa upp de övergripande målen. Nämnderna skall redovisa åtgärdsplaner utifrån styrkortets perspektiv. 2

Schematisk bild över ändrad styrprocess Sammanfattning Av den schematiska bilden över processen framgår att i huvudsak inga nya aktiviteter ingår jämfört med nuvarande process. Ambitionen och inriktningen i den ändrade processen är istället att tydligare länka ihop delarna till en helhet, att synliggöra koncernens arbete med att förverkliga visioner och övergripande mål, att upprätta en strategisk plan för styrning av koncernen mot strategiskt viktiga områden, att upprätta åtgärdsplaner som visar vilka aktiviteter som skall göras för att uppfylla intentionerna med den strategiska planen samt att införa balanserat styrkort i hela koncernen för planering och uppföljning. 3

DEL 2 PLANERINGSFÖRUTSÄTTNINGAR OCH NÄMNDERNAS UNDERLAG TILL STRATEGISK PLAN OCH BUDGET Styrprocessen för 2005 kan ses som ett övergångsår, den förändrade processen kommer att vara i fas i och med arbetet med budgeten för 2006. Förändring mot tidigare process är att nämnderna skall redovisa två olika åtgärdsplaner som utgår ifrån omvärldsanalys och kommunstyrelsens styrkort. Nämnderna skall redovisa i åtgärdsplaner hur de avser att arbeta för att nå kommunens övergripande vision (planerna redovisas till höstens budgetavstämning): Åtgärdsplan strategiska områden - utifrån omvärldsanalysen tas strategiska områden fram och åtgärdsplanen skall visa vilka åtgärder per område nämnden avser att vidta för att nå kommunens övergripande vision. Åtgärdsplan styrkort - utgår ifrån kommunstyrelsens styrkort med fem perspektiv (brukare/kunder, ekonomi, medarbetare/ledare, processer och samhälle). I styrprocessen blir kommunstyrelsens styrkort grundläggande. Styrkortet ger en gemensam struktur för att presentera och följa upp övergripande vision och mål. För att länka det balanserade styrkortet med nämndernas verksamhet ska ett förenklat styrkort i form av en åtgärdsplan upprättas. Den förändrade styrprocessen syftar även till att öka långsiktigheten, även i den ekonomiska planeringen. I den budgetskrivelse som nämnderna lämnar in är det därför viktigt att uppdrag, mål och resurser bedöms över åtminstone planperioden 2005-2007. VERKSAMHETENS MÅL Förändrade inriktningsmål ska redovisas för behandling vid vårens budgetberedning. Inriktningsmål fastställs av kommunfullmäktige. Målen bör begränsas och struktureras under olika perspektiv som brukare/kund, ekonomi, medarbetare/ledare, processer och samhälle. Effektmålen utgör förtydliganden av inriktningsmålen. Effektmål fastställs av nämnderna i samråd med kommunstyrelsen. Effektmålen skall vara tydliga, realiserbara och möjliga att följa upp. Det innebär att de visar vilka resultat som ska nås, när de ska nås och hur uppföljningen sker. Målen bör inte vara för många. Antalet effektmål kan i de flesta fall begränsas till ca 1-3 per inriktningsmål. Målen ska vara realiserbara med de resurser som tilldelats i de ekonomiska och tidsmässiga ramarna enligt de direktiv som kommunfullmäktige fastställt. 4

EKONOMISKA RAMAR Utgångsläge I planen för mandatperioden bedöms att det inte finns något utrymme för större verksamhetsförändringar. Eventuella nya eller förändrade verksamheter finansieras genom omprioritering inom nämndens ram. Då verksamhetsförändringar föreslås skall också finansiering och konsekvenser redovisas. Ekonomin kommer att vara mycket ansträngd under 2004 och de kommande åren. Med utgångspunkt från detta har kommunfullmäktige beslutat att besparingar skall ske med 3-4 % på nettokostnaden under mandatperioden och att det framför allt skall avse strukturella besparingar. Ramar för driftbudget Nämndernas ramar utgår från 2004 års prisnivå för befintlig verksamhet med justeringar för ev engångsanslag. Budgetramarna för år 2005 kommer senare att justeras för ändrade kapitalkostnader t o m 2003-12-31. Observera att köpare av tjänster från resultatenheterna generellt inte kompenseras för ändrade internpriser (t ex hyror) p g a justerade kapitalkostnader. Budgetramarna behandlas vid vårens budgetberedning och beslutas av kommunfullmäktige 2004-06-23. Besparingar Strukturella besparingar skall ske med 3-4 % på nettokostnaden under mandatperioden. Nämnderna skall i sitt budgetarbete redovisa ett förslag till besparingar för 2005 och 2006. Vid redovisning hösten 2003 av besparingar för mandatperioden togs följande tabell fram: Strukturella besparingar, mkr 2004 2005 2006* Summa KS/Politikerorganisationen KS/Ledningskontoret 1,5 1 0 2,5 KS/Lövsta landsbygdscentrum 0,1 0 0 0,1 KS/Räddningstjänsten 0 1,5 1,5 Styrelsen för konsult och service 1 1 1 3 Tekniska nämnden 4,8 7,1 4,1 16 Byggnadsnämnden 0 0 0,4 0,4 Miljö- o hälsoskyddsnämnden 0,1 0,1 0,05 0,25 Kultur- o fritidsnämnden 1,5 1,5 1,5 4,5 Barn- o utbildningsnämnden 10 10 10 30 Folkhögskolan 0,1 0,1 0,1 0,3 Social- o omsorgsnämnden 8 8 8 24 Hälso- o sjukvårdsnämnden 8 9 9 26 Gemensamt 10 10 20 Summa 45,1 47,8 35,65 128,55 * 2006 ej redovisat från nämnderna, belopp avser restpost. 5

Uppräkning Utgångspunkten vid kompensation för pris- och lönekostnadsökningar är att budgeten skall vara realistisk. I samband med att det totala utrymmet för 2005 beräknats avsätts en central reserv för pris- och lönekostnadsökningar. Fördelning av reserv för prisökningar fördelas till nämnderna efter politisk behandling. Nämnderna får alltså ingen generell uppräkning. Lönekostnadsökningarna 2005 budgeteras centralt i enlighet med förväntade avtal. Nämndernas personalkostnader justeras senare efter genomförda förhandlingar genom ramjustering. PO-pålägget för 2004 är 40,7 % och kan komma att ändras för 2005. Nämnderna budgeterar kostnader för arbetsmiljö och rehabilitering. Resultatenheter, taxor och avgifter Förslag till höjning av resultatenheternas interna priser över 2 % (internhyror högst 0,5 %) skall redovisas. Om priserna föreslås höjas över denna nivå (för att täcka ökade självkostnader) skall detta motiveras i budgetskrivelsen och beredas i samband med budgetberedningen. Vid fastställande av förslag till taxa och avgift ska samtliga kostnader ingå i beräkningsunderlaget. Förändringar avseende externa taxor och avgifter ska redovisas i budgetunderlaget till kommunstyrelsen. INVESTERINGSPLAN 2005-2009 Det finansiella målet för investeringarna är de skall finansieras fullt ut med egna medel. Investeringsvolymen för skattefinansierade verksam bör då uppgå till ca 150 mkr per år vilket är i nivå med avskrivningar och övriga avsättningar. När investeringsutrymmet fastställs måste även kompletteringsbudgeten för bygg- och anläggningsinvesteringar samt IT-investeringar som berör den gemensamma infrastrukturen beaktas. Vad avser maskiner och inventarier får nämnderna en ram som gäller årsvis. Nämndernas förslag till investeringar redovisas per projekt uppdelade i fyra huvudgrupper: 1. byggnads- och anläggningsinvesteringar - prioritetsordnas 2. IT-investeringar som berör gemensam infrastruktur - prioritetsordnas 3. investeringar i affärsdrivande verksamhet - prioritetsordnas 4. investeringar i maskiner och inventarier. Det är av största vikt att nämnderna strävar efter att begränsa investeringsförslagen jämfört med förslagen tidigare år och att flytta lägre prioriterade projekt framåt i tiden. 6

Driftkonsekvenser Investeringarna redovisas i 2004 års prisnivå för samtliga år. För varje investering ska motivering och driftkonsekvenser redovisas. Förslagen till drift- och investeringsplaner skall vara inbördes avstämda. Detta innebär att driftkostnader som uppstår vid ianspråktagande av ett färdigställt investeringsprojekt skall vara beaktade i driftplanerna. Någon automatisk kompensation medges alltså inte för driftkonsekvenser av investeringar. Investeringar i lokaler Investeringsbehov avseende lokaler motiveras och budgeteras av resp nämnd. Härvid skall Byggprocessen i Gotlands kommun (KS 287/97) beaktas. Tekniska förvaltningen biträder vid beräkning av lokalkostnad. Samtliga investeringar medför en värdehöjning av fastigheten. Som grundregel gäller att någon automatisk kompensation inte medges för driftkonsekvenser av investeringar i lokaler. Detta medför att hyresgästen själv skall begära kompensation för driftkonsekvenser (ökade lokalkostnader) vid sådana investeringsbehov. Byggnadsinvesteringar kommer att ombudgeteras till tekniska förvaltningen vid integrationen av budgeten eller vid igångsättning av projekten. Det är därför av stor vikt att medel för utrustning, inventarier och övrigt som ska köpas in i samband med byggprojektet budgeteras på ett särskilt projektnummer av respektive förvaltning. Investeringar i IT Investeringsbehov avseende IT-investeringar som berör den gemensamma infrastrukturen, t ex servrar, nät och lagring, motiveras av respektive nämnd som är beställare. ITC (IT-centrum, ksk) biträder vid kostnadsberäkning och anslagsäskande. Investeringsbehovet för den gemensamma infrastrukturen äskas av ledningskontoret. Beslutade anslag för IT-investeringar som berör den gemensamma infrastrukturen förs sedan från ledningskontoret till konsult- och servicekontoret, ITC, vid integration av investeringsbudgeten. Igångsättningstillstånd krävs från ITstrategigruppen innan investeringsmedlen tas i anspråk. Underlaget för igångsättningstillstånd skall innehålla beskrivning av investering samt nyttoeffekter och projektplan. ITC debiterar sedan beställaren för kostnaderna. Frågan om vilka investeringar som förs till ITC diskuteras och beslutas av den centrala IT-strategigruppen. Ovanstående innebär att nämnden skall budgetera för verksamhetsapplikationer, nya och utbyggnad av sådana. För dessa krävs också ett igångsättningstillstånd med beskrivning av nyttoeffekter och projektplan. Anledningen till att använda igångsättningstillstånd är att tillse att den tekniska plattformen följs och samordningar kan tillvaratas. 7

Kapitalkostnader Internräntan för år 2005 är 5 %. Nämnderna kompenseras för förändrade kapitalkostnader (gäller dock inte resultatenheter). Kapitalkostnader för investeringar t o m 2003-12-31 gäller för 2005 års budgetarbete. Kapitalkostnaderna för 2004 påförs inte 2004 års budget utan ändras först i 2005 års budget. PLAN FÖR LOKALFÖRSÖRJNING Redovisning skall ske av lokalsituationen med kort- och långsiktiga behov. Redovisningen skall omfatta såväl behov som föranleder investeringar som alla andra förändringar i form av utökning, minskning eller omdisponering av lokaler som kan förutses. Förändringarnas påverkan på driftbudgeten skall också belysas. Begäran om lokalförändring skall inlämnas skriftligt till tekniska nämnden från respektive nämnd. Vid lokalutökning skall begäran åtföljas av behovsanalys (förhyrningens längd, objektets storlek/rumsbeskrivning, objektets optimala lokalisering med motivering, påverkan på verksamheten ur driftsynpunkt såsom effektiviserings- och/eller samordningsvinster o s v). FINANSIELLA MÅL FÖR MANDATPERIODEN Den löpande verksamheten skall visa ett positivt resultat. Nyinvesteringar i skattefinansierad verksamhet skall finansieras fullt ut med egna medel. Återbetalning av låneskulden avseende investeringar i skattefinansierad verksamhet skall påbörjas. PERSONALPOLITISKA MÅL FÖR MANDATPERIODEN: Minska antalet anställda i Gotlands kommun med minst 200 årsarbetare. Halvera antalet oönskade deltider. Minska sjukfrånvaron till 1996 års nivå (4,5% av den arbetade tiden). Minska antalet visstidsanställda med 20% och lös vikariebehovet med tillsvidareanställda. När arbetsförmåga är klarlagd i ett rehabiliteringsärende ska det ta högst sex månader att hitta en lösning. 8

NÄMNDERNAS UNDERLAG TILL STRATEGISK PLAN OCH BUDGET Följande material ska lämnas in till ledningskontoret, Anna-Lena Gutedal, senast 2004-04-16 (pappersexemplar och word-fil, investeringar som IPS-fil): Verksamhetsidé och verksamhetens mål Kortfattad nämndskrivelse för 2005-2007 Plan för besparingar 2005-2006 Taxor och avgifter Investeringsförslag med motiveringar 2005-2009 Lokalförsörjningsplan Nedan ges en kortfattad beskrivning av innehållet i de olika punkterna. 1. Verksamhetsidé och verksamhetens mål Verksamhetsidé Verksamhetsidén uttrycker nämndens uppdrag enligt följande: För vem ska vilka behov tillgodoses genom att göra vad och med vilken kvalitet. Formuleringen av en verksamhetsidé är viktig för att tydliggöra den roll/uppgift som nämnden skall ha. En grundläggande fråga är - Varför finns verksamheten till?. Verksamhetens mål - Förändrade inriktningsmål ska redovisas för behandling vid budgetberedningen. Inriktningsmål fastställs av kommunfullmäktige. 2. Kortfattad nämndskrivelse för 2005-2007 En beskrivning av balansen mellan nämndernas uppdrag, mål och resurser med utgångspunkten från bokslut och den omvärldsanalys som gjordes av nämnderna under 2003. Beskrivningen skall präglas av långsiktighet och gälla hela planperioden 2005-2007. Ev utrymme för utökningar bedöms som obefintligt, eventuella nya eller förändrade verksamheter finansieras genom omprioritering inom nämndens ram. Då verksamhetsförändringar föreslås skall också finansiering och konsekvenser redovisas. 3. Plan för besparingar 2005-2006 Enligt kommunfullmäktige skall besparing ske med 3-4 % av nettokostnaden under mandatperioden. Besparingar 2005 och 2006 redovisas i budgetunderlaget. 4. Taxor och avgifter förändringar av taxor och avgifter, både externa och interna kommenteras. 5. Investeringsförslag med motiveringar 2005-2009 Investeringsförslag uppdelat per investeringsgrupp år 2005-2009 (IPSfil); byggnads- och anläggningsinvesteringar, IT-investeringar i gemensam infrastruktur, investeringar i affärsdrivande verksamhet samt övriga maskiner och inventarier. Även driftkonsekvenser av investeringsförslagen ska redovisas. 9

6. Lokalförsörjningsplan redovisning skall ske av behov av nya eller utökade lokaler behov av omdisponering av lokaler möjligheter att friställa lokaler påverkan på driftbudgeten av lokalförändringar. Följande material ska lämnas in till ledningskontoret, Anna-Lena Gutedal, senast 2004-09-06 (pappersexemplar och word-fil): Åtgärdsplan strategiska områden Åtgärdsplan styrkort Eventuella uppdrag från KF/KS i juni Text till strategisk plan och budget. 7. Åtgärdsplan strategiska områden Ange vilka åtgärder nämnden avser genomföra per strategiskt område (utifrån omvärldsanalysen) i syfte att nå kommunens vision. 8. Åtgärdsplan styrkort Utgångspunkten är kommunstyrelsens styrkort med fem perspektiv (brukare/kund, ekonomi, medarbetare/ledare, processer och samhälle). I styrkortet har KS fastställt framgångsfaktorer per perspektiv. Ange vilka åtgärder (max 5 per perspektiv) som nämnden avser genomföra för att förverkliga framgångsfaktorerna. 9. Uppdrag Redovisa läget enligt de eventuella uppdrag som KF/KS ger nämnderna i samband med vårens behandling av budgeten. 10. Text till strategisk plan och budget: Sammanfattning till nämndspecifika sidor i strategisk plan och budget, enligt särskild anvisning. 10

ÖVERSIKTLIG TIDPLAN V 16 aprilmaj Underlag enl sid 9: Verksamhetsidé och verksamhetens mål, kortfattad nämndskrivelse, plan för besparingar, taxor och avgifter, investeringsförslag och lokalförsörjningsplan lämnas till ledningskontoret senast 2004-04-16 Ledningskontoret genomför analyser och sammanställer material från nämnderna. V 18 Kommunfullmäktige behandlar 2003 års bokslut, (2004-04-26). V 21 Budgetberedningen behandlar omvärldsanalys, styrkort, förändrade inriktningsmål, besparingar, driftbudget och investeringsplaner (2004-05-17--19, 25). V 21- CSK förhandling (inkl samtliga fackliga organisationer). 22 V 24 Förslag till omvärldsanalys, styrkort, förändrade inriktningsmål, besparingar, driftbudget och investeringsplaner behandlas av kommunstyrelsen (2004-06-07). V 26 Kommunfullmäktige beslutar om förändrade inriktningsmål, driftbudget och investeringsplaner för nämnderna samt ev uppdrag (2004-06-23). V 26 Beslut om ramar för driftbudget och investeringsplaner skickas till nämnderna (prel ramar skickas ut efter budgetberedningen). V 37 Inlämning av underlag enl sid 10: åtgärdsplaner strategiska områden och styrkort, redovisning av ev uppdrag samt text till strategisk plan och budget lämnas till ledningskontoret senast 2004-09-06. V 41 Budgetavstämning (2004-10-04--10-07) med inriktning på kvalitet, åtgärdsplaner strategiska områden och styrkort, redovisning av ev uppdrag. V 44 Beslut om utdebitering i kommunstyrelsen (2004-10-28). V 49 Beslut om utdebitering i kommunfullmäktige (2004-11-29). Dec Detaljbudget lämnas till ksk för integration i ekonomisystemet senast 2004-12-15. Tryck av strategisk plan och budget. 11