LATHUND TILL KIWAS FÖR KURSGIVARE

1 LATHUND TILL KIWAS FÖR KURSGIVARE KIWAS är det system som används på Karolinska Institutet för att hantera forskarutbildningskurser. Det är en databas för kursplaner men även ett administrativt verktyg för att skapa och revidera kursplaner, skapa kurstillfällen för kurskatalogen och för att hantera antagning. KIWAS fungerar också som system för ansökan till kurser som annonseras via kurskatalogen. Kursplansdatabasen är tillgänglig för alla via webben och innehåller samtliga för närvarande fastställda kursplaner. Denna lathund är framtagen för att hjälpa dig som administrerar kurser (antingen som kursansvarig eller administratör) att arbeta i KIWAS admin-verktyg. Inloggning sker med ditt KI-login. Innan du börjar arbeta i KIWAS bör du känna till processen för att anordna forskarutbildningskurser. Innehåll Statuskoder i KIWAS... 2 Söka fram kursplan... 2 Skapa ny kursplan... 3 Engelsk respektive svensk version av kursplanen... 4 Revidera fastställd kursplan... 4 Kursansvarig och kontaktpersoner... 5 Ändring av kursansvarig eller kontaktperson i kurstillfället... 5 Om du inte hittar en person i KIWAS... 6 Skapa nytt kurstillfälle... 6 Söka fram skapat kurstillfälle... 8 Ta fram listor över sökande till kurs... 8 Antagning... 8 En andra antagningsomgång... 11 Mina inställningar... 11 KIWAS support... 11

2 Statuskoder i KIWAS Kursplanerna i KIWAS har olika statuskoder beroende på var i processen mellan utkast och fastställande de befinner sig. Följande statusvarianter används: (2) Preliminär Et utkast till kursplan (ny eller reviderad) har sparats men ännu inte skickats in till den centrala handläggaren för granskning. (5) Slutgiltigt förslag Utkastet till kursplan (ny eller reviderad) har skickats för granskning. (10) Fastställd Kursplanen är fastställd. (99) Historisk Kursplanen är inaktiverad och är ej längre gällande. (101) Borttagen Ett utkast till kursplan har tagits bort innan fastställande. Söka fram kursplan Resultatet från utsökning av kursplaner i KIWAS admin är begränsad till de kursplaner som du har behörighet till. Kursplaner söks fram genom att gå till fliken Kurser och klicka på Lista kursplaner. Under Status kan du välja om du enbart vill söka fram specifika versioner av kursplanen eller Alla (se statuskoder i föregående stycke). I fältet Filter kan du ange kursnumret (fyra siffror) eller ord i titeln (tänk då på att ändra sökparameter i rullgardinsmenyn). Tryck på Sök. Det som visas i listan efter utsökningen är: Kursnummer - den numeriska kod kursen har i KIWAS. Språk - det språk kursplanen är skriven på (vilket ska spegla undervisningsspråket) Revision - om den är angiven som null är det första versionen av en kursplan. Annars anges ett löpnummer från 1 och uppåt. Svensk titel Engelsk titel Institution den institution som kursplanen är fastställd mot. Uppdaterad - när senaste ändringen gjordes på kursplanen. Detta innefattar även när någon senast ändrade status på den. (Fastställandedatum kan man dock enbart se inne i själva kursplanen).

3 Status - kursplanens status (Preliminär, Slutgiltigt förslag eller Fastställd) Du kan sortera listan genom att klicka i tabellhuvudet på önskad kolumn. För att titta på en kursplan klickar du på Visa i början på raden för kursplanen. Skapa ny kursplan Ny kursplan ska skapas för helt ny kurs, men även då en tidigare kurs byter institution eller då titeln eller omfattningen (antal hp) förändras. För att skapa ny kursplan klickar du på Ny kursplan i menyn. Fyll i de angivna fälten (med undantag för kursnummer vilket genereras när du sparar kursplanen). Välj vilket språk kursplanen ska skrivas på (samma som undervisningsspråket). Tänk på att fälten för titel, institution och antal hp inte kan editeras av annan än central handläggare efter att kursplansförslaget sparats. Kursgivande institution brukar i regel vara den som den kursansvarige tillhör. Du arbetar med din kursplan tills du anser att den är färdig för att skickas vidare för granskning. Du kan spara kursplanen och arbeta vidare med den senare. Kursplanen får då status Preliminär. När du är klar med ditt förslag till kursplan måste du bocka för rutan Jag är färdig med kursplanen, skicka för granskning innan du klickar på Spara en sista gång. Då ändrar kursplanen status till Slutgiltigt förslag och skickas till central handläggare för granskning. Du kommer att få ett e-postmeddelande när din kursplan är granskad antingen ett automatiskt genererat meddelande om att kursplanen är fastställd, eller ett mail från handläggaren angående eventuella ändringar eller frågor som behöver åtgärdas innan kursplanen är klar för fastställande. Ändringar görs i den befintliga kursplansversionen som söks fram genom att ange statuskod 5 i statusfältet. Klicka på Visa till vänster i kursplanslistan. Gå längst ned i kursplanen och klicka på Ändra. När du gjort dina ändringar klickar du på Spara. Meddela handläggaren via e-post*. * Observera att ändringar under handläggningstiden (dvs. efter att du skickat kursplanen för granskning och den fått status 5 Slutgiltigt förslag) inte genererar någon mejlavisering till central handläggare. Vi önskar därför att du gör ändringar i dialog med den centrala handläggaren (via doctoralcourses@ki.se) det underlättar granskningsarbetet.

4 Engelsk respektive svensk version av kursplanen Vid skapandet av kursplanen valde du svenska eller engelska som språk (samma som undervisningsspråk). Vissa kurser ges på både svenska och engelska och då ska två språkversioner av kursplanen skapas. Gör på följande sätt för att skapa en ny språkversion: När kursplanen har status Slutgiltigt förslag (5) finns en knapp längst ned på sidan som heter antingen Skapa engelsk version eller Skapa svensk version. När du klickar på denna skapas en ny kopia av kursplanen med samma kursnummer, kurstitel och poäng automatiskt ifyllt. Skrolla ner till knappen Ändra och lägg in en översättning av kursplanen. När du är klar bockar du för Jag är färdig med kursplanen, skicka för granskning och klickar på Spara. I samband med detta ändrar detta kursplansförslag status från Preliminär (2) till Slutgiltigt förslag (5). Revidera fastställd kursplan För att göra en ändring i redan fastställd kursplan skapar du en revidering av kursplanen. Obs! Du ska inte skapa en revidering om du enbart behöver ändra eller lägga till kursansvarig eller kontaktperson. Följ då bara anvisningarna i avsnittet Kursansvarig och kontaktpersoner. Obs! Om ändring ska göras i kurstiteln, av antal poäng eller av institution måste ny kursplan skapas så att kursplanen får ett nytt kursnummer (och därmed en ny kurskod i Ladok). Sök först fram den fastställda kursplanen via Lista kursplaner i menyn under fliken Kurser. Du kan söka via kursnummer eller ord i titeln, alternativt via kursansvarig institution. När du hittat kursplanen (med status 10, Fastställd), klicka på Visa till vänster om kurstiteln. Skrolla längst ned i kursplanen och klicka på Ny revision. En ny revision skapas nu som en kopia på den fastställda kursplanen. Klicka på Ändra och gör de ändringar du önskar. Du kan spara och gå tillbaka och editera. När du är helt klar ska du bocka för Jag är färdig med kursplanen, skicka för granskning och klicka på Spara en sista gång. Om kursplanen finns på både svenska och engelska vill vi att du gör motsvarande revidering på båda versionerna.

5 Kursansvarig och kontaktpersoner En kursansvarig och upp till fyra kontaktpersoner kan anges i kursplanen. Den som skapat kursplanen från början står automatiskt som kursansvarig om ingen ändring görs. Om det finns mer än en kursansvarig brukar vi rekommendera att detta anges i fritext i kurstillfället (kurskatalogen). Hur ändring av kursansvarig och/eller kontaktperson görs beror på om kursplanen är fastställd eller inte: A. Ändra kursansvarig och lägga till/ta bort kontaktperson innan kursplanen fastställts: - För att ändra kursansvarig: öppna kursplanen och klicka på Ändra längst ned. Klicka sedan på Ändra bredvid namnet. I fältet skriver du personens KI-id* (hela eller begynnande bokstäver) och väljer sedan personen i rullgardinsmenyn. Klicka på Spara under namnet. - För att lägga till en kontaktperson: gå till fältet Lägg till kontakt och skriv personens KI-id (hela eller begynnande bokstäver). Välj rätt person i rullgardinsmenyn. Klicka på Lägg till. - Om du vill ta bort en person klickar du på symbolen till höger om namnet. - När du är klar med ändringar av kursansvarig och kontaktpersoner trycker du på Spara längst ned på sidan. Om du inte hittar personen i rullgardinsmenyn, se instruktionen nedan hur du går tillväga. B. Ändra kursansvarig och lägga till/ta bort kontaktperson efter att kursplanen fastställts: När kursplanen är fastställd är den låst för ändringar. Endast central handläggare kan göra ändring av kursansvarig eller kontaktperson. Observera att du inte ska revidera kursplanen för att enbart ändra kursansvarig/kontaktperson. C. Ändra kursansvarig och lägga till/ta bort kontaktperson i ett kurstillfälle, innan kurskatalogen är publicerad: Ändring av kursansvarig eller kontaktperson i kurstillfället Om en kontaktperson varierar från gång till gång som kursen ges kan denna uppgift hellre ändras i kurstillfället än i kursplanen. Den kursansvarige/ kontaktpersonen som anges i kurstillfället är den som kommer att synas i kurskatalogen, oavsett vad som står i kursplanen. Öppna det kurstillfälle du har skapat (fliken Kurser och sedan Lista kurstillfällen i vänstermenyn). Klicka på Ändra. - För att ändra kursansvarig: klicka på Ändra bredvid namnet. I fältet skriver du personens KIid* (hela eller begynnande bokstäver)och väljer sedan personen i rullgardinsmenyn. Klicka på

6 Spara under namnet. - För att lägga till en kontaktperson: gå till fältet Lägg till kontakt och skriv personens KI-id* (hela id eller begynnande bokstäver). Välj rätt person i rullgardinsmenyn. Klicka på Lägg till. - Om du vill ta bort en person klickar du på symbolen till höger. - När du är klar, kom ihåg att klicka på Spara längst ned. Om du inte hittar en person i KIWAS Lägga till ny person i KIWAS Om du inte hittar den person du vill lägga till, skicka ett meddelande till doctoralcourses@ki.se med personens namn, KI-id, institutionstillhörighet samt gärna telefonnummer som ska synas i kurskatalogen. Observera att endast personer med KI-id kan läggas in i kursplanen. Om du vill ha med kontaktpersoner i kurskatalogen som inte arbetar på KI, kan sådan information läggas i fritext i kurstillfället när ett sådant skapas. Skapa nytt kurstillfälle För att en kurs ska publiceras i kurskatalogen för aktuell termin måste ett kurstillfälle skapas. I katalogen kombineras kursplanen med den information du lägger in i kurstillfället. Tänk därför på att undvika att upprepa information i kurstillfället som redan finns i kursplanen. (Använd knappen Förhandsgranska katalogtext, som syns när du har sparat ditt kurstillfälle, för att se hur det kommer att se ut i sin helhet i kurskatalogen). För att skapa ett kurstillfälle, klicka på Nytt kurstillfälle i vänstermenyn. Skriv in det fyrsiffriga kursnumret i rutan vid Filter och klicka på Sök. Du hittar då aktuell kursplan i rullgardinsmenyn. Om det finns både engelsk och svensk version är det viktigt att du väljer rätt version av kursplanen som du vill skapa kurstillfället för.

7 Obs! Om du lägger upp kurstillfället innan du har fått din kursplan fastställd (ny eller reviderad) måste du tänka på att ange rätt status för den kursplan du ska koppla kurstillfället till! Markera alternativet Slutgiltigt förslag, se bild: Tänk på att skriva informationen i kurstillfället på samma språk som kursplanen, dvs det språk på vilket kursen ska ges. Följande information om kursen läggs in i kurstillfället: - Om kursen ska ingå i ett forskarutbildningsprogram* - Start- och slutdatum - Min. och max. antal studenter - Urval: En noggrann beskrivning av hur urval kommer att göras i det fall kursen får fler sökande än antalet kursplatser. Detta för att den sökande ska kunna bedöma sin möjlighet att komma med på kursen och för att göra urvalsprocessen transparent. Om fältet lämnas tomt fylls en föreslagen urvalstext i med automatik. Om denna inte passar för den aktuella kursen, ange de kriterier ni kommer att använda er av. Tänk på att KI:s generella urvalskriterier alltid tillämpas i första hand. Därefter, och inom varje kategori, tillämpas de urvalskriterier som är specifika för kursen. - Evaluation report link: Om kursen getts tidigare ska länken till den senaste utvärderingsrapporten (kortversion) läggas in här. Detta är viktig information för de sökande. - Det finns också möjlighet att ange var kursen kommer att ges eller vilket specifikt innehåll kursen har vid detta kurstillfälle, t.ex. namnge någon speciell föreläsare. Detta läggs under Övrig information eller Ytterligare kursledare. * Om du har fått godkänt från programkoordinator att kursen ska ingå i ett forskarutbildningsprogram väljer du aktuellt program i rullgardinsmenyn under Program. Programkoordinatorn kommer då att få ett e-postmeddelande och kan granska och godkänna ditt kurstillfälle. När du har lagt in all information klickar du på Spara (en e-postavisering skickas nu till central handläggare samt till aktuell programkoordinator). Du kan nu klicka på Förhandsgranska katalogtext för att se hur kursinformationen kommer att se ut i sin helhet i kurskatalogen (en kombination av kursplan och kurstillfälle). Via Ändra-knappen kan du redigera den information du har lagt in i kurstillfället.

8 När kurstillfället blivit godkänt för att publiceras i kurskatalogen meddelas du via e-post från KIWAS. Eventuella synpunkter eller frågor skickas av handläggaren via e-post. Det är viktigt att du är tillgänglig fram tills att katalogen är klar eller att du stämmer av att kurstillfället är ok om du på förväg vet att du inte kommer att vara nåbar. Söka fram skapat kurstillfälle Ett nyligen skapat eller ett tidigare kurstillfälle kan sökas fram via fliken Kurser och Lista kurstillfällen. Välj aktuell termin (eller Alla terminer) samt kursnummer eller ord i titeln. Det går även att söka fram kurstillfällen inom ett visst forskarutbildningsprogram (Program) eller inom en institution. Via Ändra-knappen kan du redigera informationen i kurstillfället så länge den inte är publicerad. Ta fram listor över sökande till kurs Under fliken Rapporter kan du efter avslutad ansökningsperiod ladda ner listorna över sökande för respektive kurs genom att i listan klicka på Word- och Excel-filerna till höger om aktuell kurs. Dessa listor innehåller, förutom grundläggande information om de sökande, även deras skriftliga motiveringar. Du kan också välja att skicka rapporterna med e-post till den/de mottagare du väljer. Klicka i rutan till vänster om kursen och skriv in e-postadressen i mottagarfältet längst ned på sidan. Om du ska skicka till flera mottagare separerar du e-postadresserna med, (kommatecken). Du kan redigera meddelandetexten innan du klickar på Send reports. Se även de listor som finns under fliken Antagning, vilka beskrivs i nästa avsnitt. Antagning Antagning till kurs ska göras via KIWAS om ansökan har inkommit via kurskatalogen. Detta eftersom det har byggts en systemintegration mellan KIWAS och Ladok för överföring av antagna, för att undvika manuellt arbete så långt det går. Sena ansökningar, som inkommit efter att kurskatalogen har stängt, måste dock fortfarande antas manuellt och kan inte läggas in i KIWAS i efterhand. Dessa måste också manuellt läggas in på kurstillfället i Ladok. Om du har en flik i KIWAS admin som heter Antagning är du behörig att använda KIWAS för antagning till en kurs. Det är viktigt att antagning genomförs omgående efter att kurskatalogen har stängt. På så sätt får de sökande sina antagningsbesked att ta ställning till samtidigt och vi undviker på så sätt vissa sena avhopp. Urval och antagning till kurs med hjälp av KIWAS görs på följande sätt: 1. Gå till fliken Antagning. 2. Klicka på Lista kurser i menyn.

9 3. Välj vilken termin antagningen gäller och klicka på Update. 4. Leta upp den aktuella kursen i listan. 5. För att se och spara ned anmälningslistorna på din dator, klicka på respektive Excel- och Word-fil till höger i listan. Det är också möjligt att skicka filerna till sig själv eller en medarbetare genom att sätta en bock till vänster om aktuell kurs och ange en (eller flera) e- postadress längst ned på sidan. 6. Sortera Excelfilen så som du önskar och använd denna för att arbeta med urvalet och förbereda antagning. 7. Nu ska du göra urvalet. Utgå i första hand från de generella urvalskriterierna och därefter, inom varje av dessa, de specifika urvalskriterierna för kursen (angivna i kurstillfället). Använd Excel-filen som arbetsdokument. 8. Nu är det dags för antagning. Klicka på Visa i listan till vänster om den kurs du ska anta till. I denna vy finns tre olika Excel-listor; Admitted, Reserves och All applicants. Innan du har startat antagningsprocessen är det endast listan All applicants som har något innehåll. De övriga uppdateras så fort du har startat antagning. 9. Ange hur ditt antagningsmeddelande ska se ut: a) Ange sista svarsdag för antagningserbjudande (vi rekommenderar kursgivare att använda samma sista svarsdag för samtliga kurser för att undvika sena avhopp början av juni respektive början av december se aktuella rekommendationer från central handläggare). b) Ange ev. ytterligare information i fritextfältet. Notera: Från och med kurskatalogen för HT15 är handledarintyget (svarsblanketten) obligatoriskt och kan därför inte väljas bort. 10. Klicka på Spara längst ned på sidan. 11. Förhandsgranska ditt antagningsmeddelande genom att klicka på knappen nedanför. 12. Klicka på Handle admission längst ned på sidan (om du inte ser knappen har du glömt att klicka på Spara i steg 10 ovan). 13. I rullgardinsmenyn Category kan du filtrera fram en kategori sökande i taget. Om du vill återgå till att se samtliga sökande väljer du kategorin All och sedan Sök.

10 14. Välj nu i rullgardinsmenyn Category den kategori sökande du ska börja anta, d.v.s. Registered as a doctoral student at KI. Du ska alltid börja med KI-doktorander (se den generella prioriteringsordningen). Klicka på Sök så får du fram en lista av sökande inom denna kategori. 15. Sätt en bock i rutan till vänster i listan för de sökande du väljer att anta. För att det inte ska bli för tungt för systemet rekommenderar vi att inte välja fler än 10 åt gången. Sedan väljer du knappen Save selected as admitted längst ned. Nu skickas ett ditt antagningsmeddelande via e-post till de personer du har antagit. I vänsterkanten syns nu följande meddelande som en bekräftelse på att du har antagit sökande: 16. Välj nu nästa kategori sökande i rullgardinsmenyn Category och klicka på Sök. Bocka för de personer du väljer att anta och klicka sedan på Save selected as admitted. 17. Fortsätt att välja en kategori i taget och anta personer tills att du har antagit så många som du ska. Ett visst överintag rekommenderas. 18. Det finns också möjlighet att anta sökande som reserver eller meddela att de inte blivit antagna. Börja då om från början och välj den första kategorin igen (Registered as a doctoral student at KI) och välj Save selected as reserve eller Save selected as not admitted. Ett standardmeddelande skickas via e-post till de personer du har valt som reserver. Till de som du valt som ej antagna skickas inget meddelande. De kan dock logga in i Mina kurser och se sin status.

11 19. I det e-postmeddelande som den sökande får med automatik när du väljer att anta till kursen eller erbjuda reservplats, uppmanas den sökande att logga in i kurskatalogen för att tacka ja eller nej till erbjudandet under Mina kurser. I e-postmeddelandet finns även den svarsblankett som ska signeras av doktorand och handledare om kursplatsen accepteras. Antagningsmeddelandet skickas till den e-postadress den sökande har angett i sin profil. Meddelandet innehåller en länk till KIWAS (kurskatalogen) där den sökande ska tacka ja eller nej, samt ett handledarintyg som ska skrivas ut, signeras, skannas och skickas in till kursgivaren före angivet datum. Dessutom finns en påminnelse om att registrera sig via Ladoks studentgränssnitt före kursstart. OBS! Kontrollera att den antagne både har tackat ja via KIWAS och skickat in sitt handledarintyg! Om enbart intyget har inkommit går det inte i efterhand att tacka ja i KIWAS när sista svarsdag har passerats. När de antagna svarat i KIWAS uppdateras Excelfilerna automatiskt. Det finns en lista över antagna (Admitted), en över reserver (Reserves) och en totallista över samtliga sökande (All applicants). I samtliga listor ser du om den sökande har tackat ja eller nej till eventuellt platserbjudande. En andra antagningsomgång Om du inte har en full kurs efter genomförd antagning och sista svarsdag har passerats OCH du har sökande kvar i KIWAS som inte har hanterats, kan du göra en andra antagningsomgång via KIWAS. Följ samma procedur som tidigare men kom ihåg att ändra sista svarsdag (och eventuellt annan information i antagningsmejlet). OBS! Kom ihåg att klicka på Spara innan du går vidare med antagning. Mina inställningar I vänstermenyn på startsidan finns Mina inställningar. Där finns dina kontaktuppgifter, som du själv ansvarar för att uppdatera, samt dina roller (som styr dina behörigheter). Om du står som kursansvarig eller som kontaktperson för en kurs tilldelas du automatiskt dessa roller. För att lägga till roller (behörigheter) kontaktar du central handläggare (doctoralcourses@ki.se). KIWAS support För teknisk support kontakta IT-support: Tel. 08-524 822 22 eller e-post it-support@ki.se För användarfrågor kontakta doctoralcourses@ki.se