SVERIGES LANTBRUKSUNIVERSITET Styrelsen

SVERIGES LANTBRUKSUNIVERSITET Styrelsen BESLUT 2011-05-05 Dnr SLU ua Fe.2011.1.0-1213 Exp. den 2011-05-06 Rektor Avtalshantering Beslut Styrelsen för SLU beslutar: att fastställa internrevisionens rapport Avtalshantering, dnr SLU ua Fe.2011.1.0-1213 Ärendet Av SLU:s totala intäkter år 2010 utgör intäkterna från bidrag och uppdrag en knapp tredjedel. Verksamheten som finansieras regleras främst via avtal och överenskommelser. Vid universitetet finns totalt cirka 4 000 aktiva avtal avseende forskning och fortlöpande miljöanalys. Bland de största externa motparterna finns bl.a. Formas, Naturvårdsverket, Sida och EU. Målet med denna granskning har varit att bedöma avtalshanteringen på universitetet och hur de risker som finns inom detta område beaktas och utifrån gjorda iakttagelser lämna förslag till förbättringar. Ingrid Petersson Joakim Hedin Kopia för kännedom Prorektor Dekanerna Universitetsdirektören Vice universitetsdirektören Avdelningscheferna/motsvarande inom universitetsadministrationen Postadress: Box 7070, 75007 Uppsala Telefon: 018 67 19 35 E-post: Joakim.Hedin@slu.se Besöksadress: Undervisningsplan 7c Webb: http://www.slu.se

2

Bilaga till styrelsens beslut dnr SLU ua Fe.2011.1.0-1213 Avtalshantering Rapport från internrevisionen Till styrelsen 2011-05-05

Sammanfattning... 3 1. Bakgrund och motiv... 4 2. Granskningens omfattning och inriktning... 4 3. Externa och interna regelverk... 4 3.1 Delegation... 5 3.2 Ekonomihandbok... 5 4 Stödfunktioner... 6 4.1 Ekonomienhetens kontraktsgrupp... 6 4.2 Juridiska enheten... 6 4.3 Grants Office... 7 5. Hantering av avtal... 7 5.1 Enkät till institutionerna... 7 5.2 Granskning av avtal... 7 5.3 Särskilda motparter och förhållanden... 8 5.4 Forskningsdatabas... 9 6. Jämförelse med andra lärosäten... 9 2

Sammanfattning Intäkterna av bidrag och uppdrag utgör en knapp tredjedel av SLU:s totala intäkter. Verksamheten regleras främst via avtal och överenskommelser med olika motparter. Det finns totalt cirka 4 000 aktiva avtal avseende forskning och fortlöpande miljöanalys. Målet med granskningen har varit att bedöma SLU:s avtalshantering och hur risker inom området beaktas och utifrån gjorda iakttagelser lämna förslag till förbättringar. De väsentligaste iakttagelserna och rekommendationerna sammanfattas nedan. Prefekten har befogenhet att underteckna i stort sett samtliga avtal ställda till institutionen. Enligt regelverket finns en begränsning när det gäller avtal med organ inom EU. Prefekten undertecknar emellertid även dessa avtal enligt gällande praxis. Universitetet bör tydliggöra vilka villkor som gäller avseende befogenheter att teckna avtal med EU. SLU har ett antal stödfunktioner för att underlätta avtalshanteringen, säkerställa att korrekta rutiner tillämpas samt att avtalsvillkoren är acceptabla för universitetet. Juridiska enheten anlitas vid avtal som rör EU och i övrigt om verksamheten så begär. Det är inte obligatoriskt att anlita enheten och den är involverad vid ca 5 % av avtalen. Institutionernas avtalshantering följer i stort centrala direktiv och praxis. Endast ett fåtal institutioner anger att de anlitar jurister vid stora eller komplicerade avtal. Även avtal på mycket höga belopp, med stora åtaganden och med långa avtalsperioder undertecknas av prefekt. Rättsliga tvister hör till ovanligheten inom SLU men konflikter rörande avtal kan bli mycket kostsamma för universitetet. Den motpart som SLU haft mest problem med är Sida. Ett annat problem är avtal med företag där immateriella rättigheter inte beaktas. En jämförelse mellan SLU och 14 andra universitet och högskolor visar att merparten av lärosätena tillämpar olika former av begränsningar när det gäller prefekternas befogenhet att teckna avtal. Begränsningarna är vanligen knutna till belopp och avtalslängd. Generellt är beloppsgränserna lägre vid uppdragsavtal än bidragsavtal. Denna skillnad beror förmodligen på att uppdrag medför större åtaganden som kan få oönskade konsekvenser för berört lärosäte samt på immaterialrättsliga komplikationer. Universitetsledningen bör överväga att införa villkor vid avtalstecknande och för anlitande av juridisk expertis. Villkoren bör knytas till en bedömning utifrån de risker som avtalen medför, med beaktande av exempelvis följande faktorer: uppdrag kontra bidrag, beloppsgränser, avtalsperiod, motpart, t.ex. företag eller internationella aktörer, immaterialrättsliga och affärsjuridiska aspekter, forskning kontra fortlöpande miljöanalys. Universitetsledningen bör även överväga en koordinering av SLU:s avtal med Sida för att minska de problem som förekommer. 3

1 Bakgrund och motiv Av SLU:s totala intäkter år 2010 utgör intäkterna från bidrag (26 %) och uppdrag (6 %) en knapp tredjedel. Detta förhållande har i stort varit oförändrat de senaste åren med en svag ökning som trend. Verksamheten som finansieras av bidrags- och uppdragsintäkter regleras främst via avtal och överenskommelser mellan SLU och olika externa finansiärer. Vid universitetet finns totalt cirka 4 000 aktiva avtal avseende forskning och fortlöpande miljöanalys. Bland de största motparterna finns bl.a. Formas, Naturvårdsverket, Sida och EU. Om SLU inte har god intern styrning och kontroll kring avtalshanteringen finns risk att universitetet tecknar avtal som både kan bli kostsamma och skada universitetets anseende. Inför granskningen av avtalshanteringen identifierade internrevisionen att antal risker. Om inte avtal hanteras tillförlitligt och ändamålsenligt föreligger bl.a. risk att: SLU inte når sina strategiska och ekonomiska mål inom framförallt forskningsområdet om universitetet inte har en korrekt avtalshantering som säkerställer goda villkor både legalt som ekonomiskt. SLU blir inblandat i tvister som kan leda till rättsprocesser och/eller stora arbetsinsatser av universitetets anställda och höga kostnader. Universitetets anseende och förtroende skadas, både externt och internt, om inte avtalshanteringen är trovärdig och ändamålsenlig. 2 Granskningens omfattning och inriktning Målet med denna granskning har varit att bedöma avtalshanteringen på universitetet och hur de risker som finns inom detta område beaktas och utifrån gjorda iakttagelser lämna förslag till förbättringar. Granskningens omfattning har begränsats till att omfatta avtalshantering inom forskning och fortlöpande miljöanalys. Detta innebär att inga avtal avseende lokaler eller andra avtal inom administrationen har ingått i granskningen. Vissa avtal inom administrationen berörs i internrevisionens granskningsrapport om Ladok (dnr SLU ua Fe.2011.1.0-1214). Granskningen har genomförts genom insamling och genomläsning av dokumentation, externa och interna regelverk samt andra beslut och skrivelser. En enkät har tillställts samtliga institutioner med frågor avseende respektive institutions avtalshantering. Substansgranskning har utförts av ett antal bidrags- och uppdragsavtal. En jämförelse har gjorts mellan SLU och 14 andra universitet och högskolor avseende villkor vid avtalstecknande vid respektive lärosäte. Intervjuer har genomförts med anställda på ledningskansliet, Grants Office, juridiska enheten, ekonomienheten och då främst kontraktsgruppen, fakultetskanslierna och institutionerna. 3 Externa och interna regelverk I SLU:s regleringsbrev anges universitetets rätt att teckna avtal avseende externfinansierad forskning och fortlöpande miljöanalys, som är antingen avgiftsbelagd eller bidragsfinansierad verksamhet. I regleringsbrevet anges vidare att krav på full kostnadstäckning 1 gäller för uppdragsforskning. 1 Full kostnadstäckning regleras i avgiftsförordning (1992:191) 4

Styrelsens respektive rektors beslutsrätt regleras i högskoleförordningen 2. Styrelsen ska besluta bl.a. om viktigare föreskrifter och frågor som är av principiell vikt. Rektor avgör enligt högskoleförordningen de frågor som inte är begränsad i lagar, förordningar eller styrelsens beslut. SLU:s hantering av avtal avseende extern finansiering av forskning och fortlöpande miljöanalys regleras i huvudsak inte av externt regelverk utan är ett universitetsinternt beslut. 3.1 Delegation Enligt rektors delegationsordning 3 är det rektors uppgift att ingå överenskommelser med externa myndigheter och organisationer i frågor som i hög grad berör hela universitetet eller som av andra skäl bör ingås av myndighetens chef. Som exempel på andra skäl nämns överenskommelser som innebär ett långsiktigt åtagande. Till dekanerna delegeras bl.a. ansvar för fakultetens ekonomi och att besluta om ansvar och beslutsbefogenheter till prefekter. I rektors delegationsordning delegeras till prefekterna bl.a. ansvar för institutionens ekonomi, att ansöka om och motta externa medel och att, under förutsättning av medgivande från dekanus och universitetsdirektören eller den tjänsteman som universitetsdirektören anvisar, besluta om avtal med organ inom EU. Det saknas medgivande från respektive dekanus vid samtliga fakulteter och universitetsdirektören till prefekterna avseende rätt att besluta om avtal med organ inom EU. Det saknas även beslut om att annan tjänsteman anvisats rätten att besluta om medgivande i universitetsdirektörens ställe. Internrevisionen rekommenderar att universitetsledningen överväger huruvida prefekterna ska ges rätt att besluta om avtal med organ inom EU. 3.2 Ekonomihandbok I universitetets ekonomihandbok behandlas de villkor som gäller avseende avtalshantering. Ekonomihandboken ger en vägledning till om avtal avser bidrag eller uppdrag. För att bedöma om ett avtal avser bidrag eller uppdrag måste ett antal kriterier vara uppfyllda. Kännetecknande för bidrag är att de ges utan krav på motprestation. Uppdrag däremot innebär krav på motprestation. Den grundläggande principen är att uppdragsgivaren äger resultaten om det rör sig om ett uppdragsavtal medan det vid ett bidragsavtal är forskaren vid SLU som äger resultaten enligt lärarundantaget 4. Ekonomihandboken innehåller även de interna regler som gäller avseende underskrifter på avtal och registrering av avtal. Alla bidrags- och uppdragsavtal ska skrivas under av prefekt eller motsvarande som därigenom godkänner att institutionen har resurser att ta emot och genomföra det arbete som är förknippat med bidraget eller uppdraget samt att angiven forskning och verksamhet får bedrivas vid universitetet. 2 Högskoleförordning (1993:100) 2 kap, 2-3 3 Organisation och ansvarsfördelning avseende rektor vid SLU samt befattningshavare och organ som är direkt underställda rektor, diarienummer SLU ua 11-551/10, 2010-10-25. 4 Enligt lag (1949:345) om rätten till arbetstagares uppfinningar omfattas lärare vid universitet, högskolor eller andra inrättningar som tillhör undervisningsväsendet inte av denna lag, det s.k. lärarundantaget. Detta innebär att det är läraren och inte universitetet som äger rätten till resultaten av forskningen. 5

Internrevisionen bedömer att ekonomihandboken utgör ett grundläggande stöd om de villkor som gäller vid avtalshantering. Vid mer komplexa avtal behöver ytterligare stöd användas. 4 Stödfunktioner Vid universitetet finns ett antal stödfunktioner för att underlätta arbetet för dem som tecknar avtal och bistå dem för att avtalshanteringen ska bli korrekt samt att avtal tecknas på för SLU acceptabla villkor. Internrevisionen har identifierat tre funktioner som alla spelar eller borde spela en betydande roll vid avtalshanteringen. 4.1 Ekonomienhetens kontraktsgrupp Alla avtal över 50 000 kr, oavsett om det avser bidrag eller uppdrag, som tecknas vid universitetet avseende forskning och fortlöpande miljöanalys ska förvaras i original på ekonomienheten. Kontraktsgruppen är den enhet inom ekonomienheten som hanterar dessa avtal. Kontraktsgruppen kontrollerar att avtalen är korrekt undertecknade av behörig person och att nödvändig dokumentation finns tillgänglig. Inflödet av externa medel sker centralt på SLU och respektive enhet erhåller inte medlen förrän avtal med behöriga underskrifter inkommit till ekonomienheten. Kontraktsgruppen fungerar även som en servicebyrå åt de institutioner som inte själva sköter registrering av avtal i projektmodulen, rekvirering av bidragsmedel m.m. Den andel av institutionerna som inte är s.k. självanvändare, främst pga. att de årligen tecknar ett mindre antal avtal, uppgår till cirka hälften av institutionerna. Gruppen utför stickprov på självanvändarnas arbete för att säkerställa att dessa följer gällande regelverk och bedömer vem som ska ha behörighet i projektmodulen. Kontraktsgruppen utför vidare månatligen avstämningar i projektmodulen för att kontrollera och justera eventuella felaktigheter. Varje kontrakt förvaras tillsammans med annan dokumentation, som är viktig för att kunna följa avtalets villkor och eventuellt förändrade sådana. På frågan om vad som skulle kunna förbättras nämner gruppen att en ny projektmodul är angelägnast då den nuvarande, från 1999, till viss del är svår att söka i eftersom den i grunden är en anpassad tidredovisningsmodul i Agresso. En för ändamålet bättre anpassad modul skulle enligt gruppen ge bättre överblick. 4.2 Juridiska enheten Den juridiska enheten utgör en rådgivande stödfunktion inom universitetet. Enheten har tagit fram ett antal dokument som är ägnade att vara till hjälp för de vid SLU som står i begrepp att ingå avtal av olika slag. På universitetets internwebb finns råd om arbetsrutiner och planering vid ingående av avtal, mall för forskaravtal, mall för upprättande av avtal som också fungerar vid granskning av ett avtalsförslag samt en checklista för att se att alla väsentliga moment beaktats. Det finns inget krav att ta kontakt med juridiska enheten avseende avtal men enheten granskar avtal på verksamhetens begäran. Enheten uppskattar att de är anlitade i cirka 5 % av det totala antalet avtal. Vid EU-avtal är juristerna alltid inkopplade via Grants Office. Verksamheten tar kontakt med juridiska enheten i olika stadier av avtalsarbetet och i de fall kontakten sker i ett sent stadium blir enhetens möjligheter att bidra begränsade. 6

4.3 Grants Office Grants Office har i uppdrag att bistå SLU:s forskare med att söka internationell finansiering för sin forskning och med att administrera sina forskningsprojekt. Fokus ligger på internationell finansiering, särskilt EU-finansiering som utgör cirka 85 % av den totala internationella finansieringen. Enheten stöder projekt hela vägen från ansökan till avslut och rapportering. En företrädare för enheten undertecknar EUavtal tillsammans med berörd prefekt. Företrädaren saknar dock skriftlig delegation av rätten att underteckna avtal. Grants Office arbetar även med att stärka universitetets möjligheter att påverka framtida utlysningar inom framförallt EU:s ramprogram. Detta görs i samarbete med SLU EU team, som finns både centralt på universitetet och på varje fakultet, i syfte att koordinera fakulteternas EU-relaterade arbete. Grants Office samarbetar även med forskningssekreterarna på fakulteterna och ledningskansliet när det gäller information om externfinansiering och rådgivning vid ansökningar, framför allt när det gäller nationella finansiärer. Internrevisionen rekommenderar att universitetsledningen överväger huruvida berörd företrädare för Grants Office ska ges skriftlig delegation att underteckna avtal med EU. 5. Hantering av avtal 5.1 Enkät till institutionerna Internrevisionen har i en enkät till de administrativa cheferna eller motsvarande vid samtliga 36 institutioner frågat hur rutinerna ser ut avseende avtalshantering inom forskning och fortlöpande miljöanalys. Svar har erhållits från 35 institutioner. Alla institutioner uppger att de har någon form av rutin för genomgång och bedömning av avtal innan de undertecknas. Merparten av institutionerna uppger att de har rutiner där prefekt och den administrativa chefen, förutom den projektansvarige själv, tar del av avtalens innehåll och villkor för att bedöma om de ryms inom institutionens verksamhet och ekonomiska ramar. Endast två institutioner anger att universitetets jurister kopplas in vid behov då det gäller stora eller komplicerade avtal. När det gäller undertecknandet är alla institutioner samstämmiga i att det är prefekt som undertecknar alla avtal och projektansvarig där så krävs av motpart. Vid EUkontrakt är även Grants Office inblandat och undertecknar avtalen. Internrevisionen bedömer att institutionernas enkätsvar pekar på en i stort sett homogen rutinstruktur som följer de centrala direktiven. Att prefekterna undertecknar EU-avtal strider mot gällande regelverk men förefaller vara en praxis som tillämpas. Att så få institutioner ser juristerna som en del i rutinerna vid avtalshanteringen överensstämmer med den bild den juridiska enheten har. 5.2 Granskning av avtal Internrevisionen har utfört en granskning av 63 externa bidrags- och uppdragsavtal inom forskning och fortlöpande miljöanalys för att kunna bedöma om avtalshanteringen följer de gällande direktiven på universitetet. Urvalskriterierna har varit följande: 7

De största avtalen över 20 mnkr oavsett motpart och typ av finansiering, bidrag eller uppdrag. Stickprov av bidrags- och uppdragsavtal, i spannet 1 mnkr 20 mnkr, från olika typer av finansiärer och vid samtliga fakulteter. Granskningen har skett med avseende på om avtalen är underskrivna av behörig befattningshavare och en bedömning av klassificeringen av avtalet som bidrag eller uppdrag. Samtliga granskade avtal har undertecknats av chef för den verksamhet avtalet avser. Detta innebär att rektor har undertecknat avtal ställda till SLU, dekanus när det gäller avtal ställda till fakultet och prefekt när avtal är ställda till institution. Prefekt och företrädare för Grants Office har undertecknat avtal med EU. Detta strider mot gällande regelverk eftersom delegationer som tidigare nämnts saknas. Universitetet hade vid tidpunkten 21 aktuella avtal där avtalsbeloppet översteg 20 mnkr. De två största på 77,5 mnkr och 75 mnkr är undertecknade av dekan respektive prefekt. Av de övriga 19 avtalen har rektor undertecknat 5 och resterande 14 har undertecknats av prefekter. Vid granskningen har det framkommit avtal som registrerats som bidrag men som internrevisionen bedömer vara uppdrag. Ett av dessa avtal är universitetets största enligt ovan. Internrevisionen bedömer att det är god ordning på materialet. Samtliga avtal finns arkiverade i original och dessutom finns tillhörande material, med för avtalen viktig information, arkiverat tillsammans med avtalen. 5.3 Särskilda motparter och förhållanden Det är ovanligt att SLU är inblandat i rättstvister till följd av oenighet rörande avtal, men det förekommer. Eftersom merparten av SLU:s motparter är andra statliga myndigheter leder eventuella konflikter inte till att ärendet hamnar i domstol. Konflikter med statliga motparter hanteras därför på andra sätt och kan, genom de uppgörelser som träffas samt de arbetsinsatser som krävs, ändå bli mycket kostsamma för universitetet. Enligt personal på juridiska enheten och Grants Office fungerar samarbetet med universitetets motparter inom forskning och fortlöpande miljöanalys generellt bra. Detta gäller oavsett om det är internationella eller nationella motparter. Det undantag som enheterna nämner och som även nämns av andra intervjuade är att samarbetet med Sida inte alltid är tillfredsställande. Det har även förekommit att internrevisionen bistått verksamheten med råd i frågor som rör avtal och samarbete med Sida. Vissa problem är en naturlig följd av att verksamheten som universitetet bedriver på uppdrag av Sida är lokaliserad i länder med speciella förhållanden. Men det förekommer även problem till följd av oenighet kring mer formella delar som avtal och återrapportering. De svårigheter som SLU har haft med Sida har lett till stora arbetsinsatser av såväl berörda forskare som administrationen. Sida är som ovan nämnts en av universitetets största externa finansiärer. Avtal om framför allt forskningsuppdrag där företag är motpart innebär speciella risker. Dessa risker berör inte bara SLU utan även anställda lärare. Att dessa personligen berörs beror på det s.k. lärarundantaget som innebär att lärare och inte universitetet äger rätten till resultaten av forskningen. 8

Företrädare för SLU Holding AB, som arbetar med att hjälpa universitetets forskare att kommersialisera forskningsresultat, uppger att de ofta tar del av avtal mellan SLU och företag där immateriella rättigheter avtalats bort. SLU Holding AB har även noterat att det förekommer att SLU tecknat avtal som strider mot lärarundantaget. Dessa avtal har företrädesvis tecknats inom ramen för EU-avtal där företag är inblandade. Avtalen är skrivna utifrån det i Europa vanligen förekommande förhållandet att universiteten äger resultatet av forskningen. Företrädaren bedömer att SLU har behov av att jurister med kompetens inom immaterialrätt och affärsjuridik granskar avtal som tecknas med företag, för att säkerställa att universitetet inte ingår avtal med oönskade villkor. För att förhindra att SLU tecknar avtal som strider mot lärarundantaget kan forskares rätt till resultat förhandlas bort. Juridiska enheten har utarbetat en mall som kan användas i dessa sammanhang. Enheten känner dock inte till i vilken utsträckning avtalsmallen har använts. Risken med att immateriella rättigheter inte beaktas vid avtalshanteringen har även påpekats i den lägesrapport av arbetet med intern styrning och kontroll som presenterades för styrelsen i december 2010. 5.4 Forskningsdatabas Den information som finns i projektmodulen i Agresso är framför allt av ekonomisk natur och behovet av information avseende det vetenskapliga innehållet är minst lika betydelsefullt för att kunna erhålla fullödig information om forskningsverksamheten vid SLU. Både NL- och VH-fakulteterna arbetar med att skapa var sin forskningsdatabas innehållande ekonomisk och vetenskaplig information. Syftet med forskningsdatabaserna är att de ska vara verktyg för stöd till fakultetsledningarnas analys- och strategiarbete. Motsvarande forskningsdatabaser finns vid flera andra lärosäten och ses enligt uppgift som tillgångar. Internrevisionen rekommenderar att universitetsledningen säkerställer att arbetet med utvecklingen av en forskningsdatabas samordnas och blir en universitetsgemensam tillgång samt att eventuella samordningsmöjligheter med ekonomienhetens projektmodul och avtalshantering beaktas. 6. Jämförelse med andra lärosäten Internrevisionen vid SLU har inom ramen för samarbetet med internrevisorer vid andra lärosäten genomfört en jämförelse av respektive lärosätes avtalshantering. Förutom SLU deltog 14 lärosäten. Sammanställningen i sin helhet visas i bilaga 1. Jämförelsen avser eventuella beloppsgränser avseende bidrag respektive uppdrag och andra villkor, vilka befattningshavare som har rätt att underteckna avtal samt i vilken utsträckning juridisk kompetens anlitas. SLU har inga beloppsgränser, varken vid bidrags- eller uppdragsavtal. Rektor undertecknar avtal ställda till SLU, dekanus avtal ställda till fakultet och prefekt när avtal är ställda till institution. Praxis är att EU-avtal undertecknas av prefekten tillsammans med företrädare för Grants Office. Universitetet har inget krav på att låta jurist granska avtalen. Jämförelse av de 14 övriga lärosäten visar följande. Vid avtal som rör uppdrag har alla lärosäten utom ett beloppsgränser för undertecknande. Beloppen varierar från 75 000 kr upp till 10 000 000 kr. Vissa lärosäten har även olika gränser beroende på avtalets längd. 9

Ser man till avtal om bidrag har fem lärosäten inga beloppsgränser. Av dem som har beloppsgränser varierar dessa från 75 000 kr till 200 basbelopp, vilket motsvarar 8 560 000 kr. Även här förekommer olika gränser beroende på avtalets längd. Ett lärosäte tillämpar olika beloppsgränser beroende på vilka motparter som avses. Om motparten är näringslivet är beloppsgränsen 100 000 kr och vid andra finansiärer än forskningsråd och liknande gäller 1 000 000 kr eller mer än 3 år. Flera lärosäten har särskilda rutiner avseende avtal med internationella finansiärer, framförallt EU. Vid undertecknande av avtal är det prefekt eller motsvarande som har befogenhet upp till de beloppsgränser som förekommer vid samtliga lärosäten. Vid avtal över beloppsgränserna är det rektor som ska underteckna vid 9 lärosäten och vid 2 lärosäten är det universitetsdirektör eller motsvarande. Vid 2 lärosäten kan antingen rektor eller universitetsdirektör underteckna avtal över beloppsgränserna. Krav på att låta avtal granskas av juridisk kompetens förekommer vid cirka hälften av lärosätena. Villkoren skiljer sig åt men vid lärosäten som tillämpar krav på juridisk granskning är det ofta kopplat till beloppsgränser och övriga villkor. Vissa lärosäten har inga krav på juridisk granskning men rekommenderar att det görs. Ovanstående jämförelse visar på stora skillnader framför allt när det gäller beloppsgränser. Beloppsgränsernas storlek kan inte kopplas till lärosätets storlek. Avtal som rör uppdrag har generellt en lägre beloppsgräns än bidragsavtal. Denna skillnad beror förmodligen på att risknivån är högre för uppdragsverksamhet eftersom uppdrag medför större åtaganden för ett lärosäte. Bidrag innebär inget eller mycket begränsade krav på motprestation. Dessutom kan immaterialrättsliga komplikationer tillkomma i större utsträckning i samband med uppdragsavtal. SLU och Chalmers är de lärosäten där prefekterna har störst befogenhet att teckna avtal eftersom i stort sett inga begränsningar finns. Internrevisionen rekommenderar att universitetsledningen överväger att införa villkor vid avtalstecknande och för anlitande av juridisk expertis. Villkoren bör knytas till en bedömning utifrån de risker som avtalen medför, med beaktande av exempelvis följande faktorer: uppdrag kontra bidrag, beloppsgränser, avtalsperiod, motpart, t.ex. företag eller internationella aktörer, immaterialrättsliga och affärsjuridiska aspekter, forskning kontra fortlöpande miljöanalys. Internrevisionen rekommenderar även att universitetsledningen överväger att rapportens iakttagelser avseende Sida beaktas. En koordinering av SLU:s avtal på ett likartat sätt som sker med EU-avtal skulle kunna minska de problem som förekommer. Inga Astorsdotter Internrevisionschef Joakim Hedin Internrevisor 10