Kvalitetssäkring Digital Arbetsplats

20170517 Diarienummer 0298/17 430 31 Göteborg Kvalitetssäkring Digital Arbetsplats

2 Innehåll Inledning... 3 Beslut att starta programmet... 4 Reglemente för nämnden för... 4 Programdirektiv... 5 Nyttor som verksamheten ska uppnå... 5 Målformuleringarna och programmets förväntande resultat - Programmet för digital arbetsplats:... 6 Programstyrning... 8 Ekonomi... 9 Stadens licenser för Microsoft Office... 9 Stadens licenser för IBM Lotus Notes... 10 Datalagring... 10 Total budget... 10 Effekthemtagning... 11 Mottagning i staden... 11 Slutsats och rekommendation... 13 Rekommendationer:... 13

3 Inledning I samband med februariprognosen uppmärksammades ett underskott för förvaltningen som då kopplades till digital arbetsplats. Det föranledde t.f. förvaltningschef Håkan Sundkvist att initiera en kvalitetssäkring av programmet för Digital arbetsplats. Patrik Skog, verksamhetschef för verksamhetsområde Ekonomi, Ledning och Styrning, Fredrik Stjernfelt, Systemansvarig IT-infra och Klas Jähnke, programledare för Digital Arbetsplats, fick den 15 mars 2017 i uppdrag att: Övergripande ta fram fakta kring vilka kostnader vi får vid införandet av Digital arbetsplats. Ett tänkt angreppssätt kan vara att utgå från den kalkyl som låg som underlag för tjänsteutlåtandet, verifiera de poster som finns i kalkylen, justera det som behöver justeras. Finns det funktioner/kostnader engångs och licenskostnader som inte finns med i kalkylen och som vi nu ser att vi behöver investera i för att få den funktionalitet vi behöver mm? En annan viktig del i kvalitetssäkringen är att få samsyn i organisationen kring vad som behöver göras och vilka kostnader det medför. Vi behöver även belysa till någon nivå vilka övriga effekter den digitala arbetsplatsen får på andra tjänster och i vad det kan medföra för arbete och kostnader ex. LIS. Uppdraget är beskrivet på en övergripande nivå och ni ska, mot er förståelse för området, tar fram en lite mer detaljerad plan över vad som behöver ingå. Uppdragstagarna deltog vid styrgruppsmöte den 16 mars 2017 med styrgruppen för digital arbetsplats där uppdraget diskuterades och ytterligare förtydligades Kvalitetssäkring av programmets egna kostnader samt licenser genomförs av Klas Jähnke, effekter av Office365, t.ex. SharePoint samt genomgång av beslutsprocessen säkras av Fredrik Stjernfelt och Patrik Skog. Denna rapport har sammanställts av Matilda Lindström, verksamhetschef för verksamhetsområdet kommunikation och demokrati, och även ny programägare för Digital Arbetsplats från 2017-04-10

4 Beslut att starta programmet Reglemente för nämnden för Av nämndens reglemente framgår nämndens uppdrag som delegerats från kommunfullmäktige: 2 Nämnden har till uppgift att 1. utveckla och driva arbetssätt för den interna serviceutvecklingen och delta i stadens gemensamma arbete kring planering, beredning, utveckling och uppföljning av den interna servicen i staden. 2. utveckla, leverera, och följa upp samordnade interna tjänster med IT-stöd i staden. Detta ska ske i enlighet med de av kommunfullmäktige fastställda riktlinjer för styrning av kommungemensamma interna tjänster. 3. besluta om ärenden gällande stadsgemensamma IT-stöd och vid behov bereda ärenden inom detta område till kommunstyrelsen och kommunfullmäktige. 4. efter samråd med övriga nämnder och styrelser, besluta om standardiseringar avseende exempelvis gemensamma verktyg, arbetssätt och mallar. Nämnden hade vid beslutstillfället även att förhålla sig till Regler för budget och uppföljning (KF 2013-11-07 20, H2013:1367 som upphörde att gälla 2017-01-01 Ärendet om att upprätta program för införande av Office365 kopplas till punkt 3 och 4 i nämndens reglemente. Det faller inom nämndens ansvarsområde att besluta i ärenden gällande stadsgemensamma IT-stöd och att efter samråd med övriga nämnder och styrelser besluta om standardiseringar avseende t.ex. gemensamma verktyg och arbetssätt. Office365 förutsätts härmed vara ett stadsgemensamt IT-stöd. I Reglementet framgår det inte tydligt i vilka fall som nämnden enligt 2 pkt 3 i sitt reglemente ska bereda ett förslag till kommunstyrelsen eller kommunfullmäktige avseende stadsgemensamma IT-stöd. Det kan antas vara nödvändigt om förändringen kommer att ha en stor påverkan på stadens verksamheter eller om nämnden bedömer att en förändring behöver genomföras men att finansieringen bör ske ge genom särskilt anslag i budgetprocessen. Detta skulle kunna vara fallet om finansiering via politiska program eller inom tjänsteplan inte bedöms vara genomförbart.

5 Nämnd/styrelse har ansvar för att samråda med och aktivt söka samverkan med andra nämnder/styrelser när de egna besluten och det egna agerandet påverkar andra eller när det är nödvändigt för att uppnå helhetssyn i genomförandet i kommunfullmäktiges visioner och mål. Resultatet och konsekvenserna av samråd och samverkan med andra nämnder/styrelser skall alltid ingå som en del i det aktuella beslutsunderlaget. Av beslutsunderlaget går inte att konkret utläsa hur stor påverkan programmet för införande av Office365 kommer ha på stadens verksamheter och inte heller förefaller finansieringen utifrån ett politiskt perspektiv varit anmärkningsvärd och baserat på detta har nämnden fattat sitt beslut. Om nämnden bedömt att tjänsteutlåtandet inte varit tillräckligt genomarbetat hade nämnden kunnat återremittera ärendet för ytterligare beredning eller så hade ordföranden kunnat välja att vid presidiesammanträdet besluta att inte ta upp det på dagordningen. Det framgår inte av beslutsunderlaget eller beslutet att nämnden har samrått med övriga nämnder och styrelser som påverkas av förändringen i enlighet med reglementet 2 pkt 4 och 7 Regler för budget och uppföljning. Programdirektiv Programdirektivet fastställdes den 31 oktober 2016 och beskriver hur programmet ska drivas utifrån målsättningar, nytta, ekonomi och organisation. Av kapitel två framgår att de nyttor som förväntas uppstå är: Nyttor som verksamheten ska uppnå Genom att införa en modern digital arbetsplats kommer Stadens medarbetare att öka effektiviteten i sitt dagliga arbete. Effekterna och dess möjliggörare kan sammanfattas i: Effektivt eget arbete: Moderna kontorsverktyg för att skapa och lagra dokument, kalkylblad, presentationer etc. Effektivitet när man arbetar utanför kontoret: Åtkomst till applikationer och innehåll när som helst och var som helst, från vilken enhet som helst. Effektivt samarbete: Innehållshantering med versionshantering och sökbarhet, möjlighet att dela innehåll för att arbeta i samma dokument samtidigt. Effektiva möten: Digitala möten med stöd för chatt, tal, video och delning av innehåll. Utöver att skapa förutsättningar för den digitala arbetsplatsen möjliggör även införandet av Office 365 att vi kan förändra

6 leveransen av andra tjänster i och med att vi kan utnyttja molntjänster. Detta innebär följande nyttor: Lägre drift- och förvaltningskostnader för motsvarande leverans. Lägre licenskostnader totalt. Programmet kommer att etablera en ny plattform som möjliggör nya tjänster och i och med det läggs grunden för kommande nyttor i verksamheten. Denna plattform är en viktig förutsättning för stadens digitaliseringsarbete. Målformuleringarna och programmets förväntande resultat - Programmet för digital arbetsplats: Mål 1: Införa Digital arbetsplats för Stadens medarbetare Office 365 programvara distribuerad till Stadens medarbetare Beskrivning av arbetssätt i den digitala arbetsplatsen för Stadenspecifika användningsfall (användartyper) Samtliga användare utbildade i programvaror och arbetssätt. E-post och kalendrar migrerade till Office 365 Notes-applikationer/databaser migrerade till Office 365 (där detta är lämpligt) Licensavtal, nya och avslutade Beskrivning av nya/förändrade tjänster Förvaltningsorganisation förberedd dvs. ev. nya roller definierade, drift- förvaltnings- och servicepersonal utbildade etc. Mål 2: Avveckla Lotus Notes och Domino och flytta Notes applikationer till andra lösningar. Här ingår bl.a. LIS. Notes-applikationer ersatta med andra applikationer (befintliga eller nya). Avveckling av Notes-applikationer som inte längre behövs. Licensavtal för upphandlade applikationer. Beskrivning av nya/förändrade tjänster. Förvaltningsorganisation förberedd dvs. ev. nya roller definierade, drift- förvaltnings- och servicepersonal utbildade etc.

7 Den i programmet nu planerade leveransen omfattar e-post, kalender, lagring i OneDrive samt Officeprodukterna (såsom Powerpoint, Excel, Word) och Skype. Det finns förväntningar från staden om ett bredare innehåll, att realisera en digital arbetsplats. Detta framgår också av programdirektivet, som omfattar en digital arbetsplats Det kan förefalla finnas en diskrepans mellan nämndens beslut att initiera program för införande av Office365 och omfattningen i programdirektivet för Programmet för digital arbetsplats. Eftersom beskrivningen i bilaga 1 till tjänsteutlåtandet vagt beskriver vilka system och tjänster som omfattas i programdirektivet är det till synes mer omfattande än vad som framgår av nämndens beslut. Det är dock vanligt att ett program har ett långsiktigt syfte, och att det i programmet finns mål och nyttor beskrivna som är inplanerade vid programmets början. De i programmet nu initierade och pågående aktiviteterna kan väl anses innefattas av tjänsteutlåtandet. Nämndens beslut innebär att kostnaderna ska tas inom ram, dvs genom prioritering och effektivisering av befintliga verksamhet. Befintliga verktyg byts ut, och det är därmed inte orimlig att utgå från att det sker inom ram. Det är dock rimligt att det vid byte av teknik uppstår puckelkostnader, som med planering och omprioritering skulle kunna rymmas inom en befintlig ram, men detta är inte alltid möjligt. I detta fall har förberedelsetiden och förankringsprocessen inom organisationen inte varit tillräcklig för ett sådant förfarande. Av både beslutsunderlag och programdirektiv framgår att staden kommer att kunna spara genom att nuvarande plattform och därtill kopplade applikationer kan avvecklas över tid. Nyttan för staden bedöms vara stor genom möjligheten till förändrade arbetssätt och utvecklade processer. Dock har inte någon nyttoanalys gjorts ännu som kan visa på programmets totala kostnader i relation till den förväntade nyttan som införandet beräknas ge ännu. Inom programmet, i projektet Applikationer, som pågår fram till sommaren, ingår att ta fram kostnader för ersättningen samt planering av de aktiviteter som kommer att behövas. Därefter kommer ett beslut fattas om när och hur ersättningen av Notes Domino kan ske, med hänsyn till stadens förmåga att bära dessa kostnader samt den tid som krävs i arbetet. Detta innebär att värderingen av den totala ägarkostnaden mot nyttan som krävs enligt Policy och riktlinjer för användning av informationsteknik inom Göteborgs Stad är inte slutförda. I dessa riktlinjer står det att nya ITlösningar generellt ska värderas utifrån den nytta de skapar för verksamheten ställt mot den totala ägarkostnaden I den här typen av stora program som drivs under många år, finns det alltid ett glapp mellan de initiala kalkylerna och det faktiska utfallet. Träffsäkerheten ökar ju fler beslutspunkter programmet eller projektet passerar. Det ger en mer exakt bild över hur stor projektkostnaden och därmed även den förväntade driftkostnadseffekten för verksamheten blir.

8 Den stora skillnaden mellan de initiala kalkylerna från augusti 2016 till Uppföljningsrapport 1 2017 pekar på att arbetet med att så långt möjligt säkerställa kostnaderna för programmet inte varit tillräckligt omfattande. Flera andra myndigheter har gjort samma utvecklingsinsats, t.ex. Stockholms Läns Landsting och deras program- och licenskostnader samt ekonomiska utfall utifrån deras business case hade varit en god utgångspunkt för det kalkyleringsarbete som skulle genomföras. Sedan är givetvis den slutliga licenskostnaden för staden ett resultat av förhandling med leverantören. Programstyrning Programmet har styrts enligt stadens modell för projektstyrning, GPS, se bilaga 1. Programmet har dock inte följt s instyrnings- och beredningsprocess som syftar till att kvalitetssäkra projekt före genomförande. Det har även funnits vissa brister i följsamheten till GPS. Dåvarande Programägare har inte säkerställt en god ekonomisk kontroll av programmet och har därmed heller inte sett behovet av åtgärder för att få en budget i balans givet programmets ramar och målsättning. Ingen regelbunden ekonomisk uppföljning har skett i styrgruppen utan fokus har varit på leverans. Riskbedömningen utifrån ett ekonomiskt perspektiv har brustit. Det är ett omfattande program med flera av varandra beroende projekt. Med programstyrningen ges möjlighet att koordinera flera olika projekt som leder till programmålen. I programorganisationen saknas stödfunktioner som underlättar framdriften av programmet. I många fall kan ett programkontor nyttjas som stöd. Ett programkontors uppgift är att, utifrån beslutade mål, samordna och stödja de projekt och aktiviteter som ingår i programmet, så att de eftersträvade nyttorna kan realiseras. Programmet för Digital Arbetsplats har missbedömt behovet av stödresurser för programmets genomförande givet dess omfattning och har inte satt den struktur som krävdes för att koordinera programmets olika delar. Programledaren har under omständigheterna dock gjort ett mycket bra arbete, vilket gjort att de förväntade leveranserna i staden har realiserats i stort sett enligt plan. Även projektledningen har fungerat väl i delprojekten. Det skall dock noteras att verksamhetsprojektet kom igång sent pga. problem med att tillsätta projektledare initialt.

9 Ekonomi Stadens licenser för Microsoft Office Innan upphörandet av supporten på Office2007 var det nödvändigt för staden att investera i nya licenser. Valet blev då att införa Office365, och programmet för Digital arbetsplats startades. Som alternativet till den licens som valdes, fanns två möjligheter för administrativ personal, Office Pro Plus eller Office Standard (båda två på Selectavtal). Den administrativa personalen i staden uppskattade till ca 20 000 personer. En Office Pro Plus licens kostar 6 479 kr per licens och installation. En Office Standard kostar 4 745 kr per licens och installation. Denna licenstyp innehåller dock varken Skype, SharePoint, access eller OneNote m.m. vilka är en förutsättning för digital arbetsplats och digitalisering. I priset för licenserna ingår tre års underhåll. Licenstyp Pris Antal användare Office Pro Plus 6 479 kr 20 000 129 580 tkr Office standard 4 745 kr 20 000 94 900 tkr Office365 licenserna har en annan licensmodell, och det finns flera olika typer av licenser. De som passar bäst för staden är de så kallade E3, E1 och EES. E1 är en on-line licens, medan E3 har full funktionalitet. EES är Microsoft licens till utbildningssektorn. Den har ett rabatterat pris men har funktionalitet som en E3. En E1 licens kostar 42,07 kr per användare och månad medan en E3 licens kostar 139,50 kr per användare och månad. EES-licenser har staden redan investerat i för skolsektorn. Det tillkommer därmed ingen extra kostnad för de ca 15 000 användarna inom skolan i och med Office365. Utöver licenskostnader för användarna tillkom också en kostnad för säkerhetslösning på ca 17 000 tkr som inte var med i ursprunglig kalkyl.

10 Skillnaden är stor avseende kostnad för en E1-licens respektive en E3- licens, som synes i nedan tabell: Office365 med säkerhetslicens Office365 med säkerhetslicens E3 E1 EES total 39% 32% 29% 54 500 tkr 51% 20% 20% 65 655 tkr Då det är stor skillnad i pris på de två licenstyperna, E1 respektive E3 är det viktigt att följa licensanvändandet över tid, och att också säkerställa en god användarupplevelse för de som har E1 licensen, så att fler kan utföra sina arbetsuppgifter på ett tillfredsställande sätt med denna typ av licens. Stadens licenser för IBM Lotus Notes I och med att stadens e-post och kalender flyttas till Office365 har staden inte behov för denna funktionalitet i Lotus Notes. Staden har därför tecknat avtal om en version av Lotus Notes som benämns ICAA Minskningen uppskattades i Tjänsteutlåtandet till 14 000 tkr innan förhandling med leverantör, men efter förhandling landade avtalet på en minskning om 11 000 tkr. Efter 2019 kommer den att reduceras ytterligare. Datalagring I licenserna för Office365 ingår datalagring. Det gör att lagringskostnaderna på kommer att minska när verksamheterna successivt flyttar sin lagring till Office 365. Nyttor/besparingar fram till 2019 beräknas uppstå till ca 6 miljoner i investering av disk och 1 miljon i supportkostnader för primärlagring. Motsvarande för sekundärlagring är ca 3 miljoner i investering av disk plus 500 000 i supportkostnader för sekundärlagring Total budget Den i tjänsteutlåtandet angivna siffran 22 MSEK för licenser 2017 byggde på ett felaktigt antagande att antalet licenser skulle vara samma som antalet administrativa datorer i staden, dvs ca 20 000 st. I realiteten kommer programmet erbjuda licenser för samtliga anställda i Göteborgs stad, ca 55 000 personer. Att samtliga medarbetare i staden får denna möjlighet innebär en stor kvalitetshöjning. Det tillkom också en säkerhetslösning à 17 000 tkr. Programkostnaderna uppskattas totalt för 2017 till 16 mkr i förhållande till de 10 mkr som uppskattades.

11 Kalkylen hade heller inte tagit hänsyn till interna kostnader, dvs ca 27 mkr. Sammantaget blir programkostnaden för 2017 cirka 44 mkr för helåret 2017 om man räknar in de interna kostnaderna. Nedan tabell visar en samanställning av de kostnadsuppskattningar som gjordes i Tjänsteutlåtandet, utfall januari till och med mars samt ny prognos. Program 2017 Linjen 2017 Licenser 2017 Licenser 2018 * Licenser 2018 ** IBM licenser TU jan-mars Prognos Differens 10 000 6 971 16 322-6 322 tkr - 6 868 27 304-27 304 tkr 22 000 2 384 35 056-13 056 tkr 27 000-54 500-27 500 tkr 27 000-65 655-38 655 tkr -14 000-11 000 tom 2019 * Uppskattat 39% E3, 32% E1, 29% EES ** Uppskattat 51% E3, 20% E1, 29% EES Med licenser ovan avses Microsoft Office 365 om inte annat anges. Effekthemtagning Det var inte vid kvalitetssäkringens början tydligt hur effekthemtagningen skulle följas, vilka KPI:er som ska skulle följas av programmet. Inte heller är effekthemtagningssansvariga utpekade. Samsyn inom kring hur effekterna skulle hämtas hem i den interna organisationen har inte funnits vilket möjligen har försenat det arbete. Samtliga chefer och den taktiska styrgruppen har fått en presentation av resultatet av kvalitetssäkringen efter det att Nämnden fick den presenterad. Även medarbetare har tagit del av resultatet, dels på ett frukostmöte, dit samtliga medarbetare var inbjudna och dels via förvaltningens intranät. Detta har varit viktigt åtgärder för att säkra samsyn kring programmet. Mottagning i staden Det finns en bred förankring i staden kring de effekter som programmet syftar till att åstadkomma, och de som är piloter uttrycker en hög grad av

12 nöjdhet. Verksamhetsrepresentanterna i taktiska styrgruppen uttrycker följande: Den sammantagna bilden i våra förvaltningar/bolag är att resan mot moderna och effektiva samverkansverktyg har startat. Den går inte att avbryta och det finns ingen väg tillbaka till det gamla. Nu finns engagemang och förväntan samt allokerade resurser på väldigt bred bas i staden. Där det kan skilja är i frågan om hur akut behovet är samt vilka övriga förändringar som påverkar tidplan för införandet. Införande av skolnämnd och extremt snabb stadsutveckling är exempel på sådana faktorer som påverkar oss i olika utsträckning. Det stora jobbet, att ta tillvara verktygens möjligheter, att effektivisera och förändra arbetssätt ligger framför oss. Därför är det viktigt att vårt gemensamma arbete kan fortsätta och att kostnadsbild och aktiviteter för 2018 blir så tydliga de kan. Vi måste också få hjälp med att konkretisera nyttohemtagning bl.a. genom att följa hur verksamheten använder verktygen t.ex. Resfria möten. Information om kostnader för den digitala arbetsplatsen har inte varit tillfredsställande. Trots detta har nog flertalet av oss lyckats få gehör i våra förvaltningsledningar att lokala kostnader kommer att uppstå. Vi tror det är bra med en kvalitetssäkring, vi har inte råd med fler förskjutningar i tidplanen, det påverkar förtroendet negativt. Viktigt nu att nya datum kan hållas så att vi kan migrera ett stort antal före sommaren!

13 Slutsats och rekommendationer Av både beslutsunderlag och programdirektiv framgår att staden kommer att kunna spara genom att nuvarande plattform och därtill kopplade applikationer kan avvecklas över tid. Nyttan för staden bedöms vara stor genom möjligheten till förändrade arbetssätt och utvecklade processer. Det beslutsunderlag som tagits fram för programmet borde dock haft en tydligare beskrivning av de konsekvenser som uppstår, både de positiva och de negativa konsekvenserna av avveckling av Notes samt införande av Office365. Det saknas tydliga kalkyler och hur finansieringen ska gå till, analys över förväntade nyttor saknas. Beslutsunderlaget innehåller ingen risk- och sårbarhetsanalys eller hur uppföljningen ska gå till. Den ekonomiska uppföljningen inom programmet har varit bristfällig. Leveransen från programmet har trots ovanstående brister mottagits väl i staden och det finns en bred förankring för att fortsätta arbetet med att realisera den digitala arbetsplatsen. Rekommendationer: 1. Genomlysning har tydliggjort behovet av ekonomisk uppföljning, med hänsyn till det felaktigt ekonomiska antagande, främst avseende licenskostnader, men även tid. Ekonomisk uppföljning och styrning bör ske i styrgruppen regelbundet, och åtgärder bör vidtagas vid behov. 2. Styrning av programmet måste stärkas. Det är lämpligt att i styrningen ta stöd i den av Ekonomistyrningsverket framtagna modellen för programstyrning. Den genomförda förstärkningen med bredare deltagande (bland annat ansvarig verksamhetschef för ärendehantering och LIS) jämte den ökade ekonomiska kontrollen är nödvändig. 3. Kalkylerna bör förankras då de bygger på att kostnaderna skall rymmas inom befintlig ram för vidmakthållande. Effekthemtagning måste realiseras. Ett inledande arbete är uppstartat inom förvaltning, och detta bör följas upp inom programmet och KPI:er bör tas fram. 4. Programmets leverans mottas mycket väl i staden. Det är viktigt med fortsatt tät dialog och tydlighet om både de positiva effekterna av programmets leveranser och dess kostnader för ett fortsatt väl mottagande. Det är också viktigt att programmet är tydligt med vad som ingår i steg ett som nu är beslutat

14 5. För nästa steg bör en transparens kring finansiering finnas redan från början. Har du några frågor är du välkommen att kontakta mig. Matilda Lindström Verksamhetschef Kommunikation och Demokrati E-post: matilda.lindstrom@intraservice.goteborg.se Telefon: 070 360 83 78