LOVISA STADS ANVISNINGAR FÖR SMÅ UPPHANDLINGAR

LOVISA STADS ANVISNINGAR FÖR SMÅ UPPHANDLINGAR Godkänd med stadsstyrelsens beslut 301, bilaga 87, 23.08.2010

2 Innehåll Inledning 3 1. Tillämpningsområde för anvisningarna för små upphandlingar 4 2. Utförandet av små upphandlingar 4 2.1. Upphandlingar av varor och tjänster vilkas värde understiger 5 000 euro 5 2.2. Upphandlingar av varor och tjänster vilkas värde är 5 000 29 999 euro 5 2.3. Upphandlingar av tjänster inom social- och hälsovården vilkas värde understiger 100 000 euro 6 2.4. Byggnadsentreprenader vilkas värde understiger 150 000 euro 6 3. Upphandlingsförfaranden 7 4. Anbudstid 7 5. Meddelande/information om upphandling 7 6. Upphandlingsbeslut och delgivning av det 8 7. Upphandlingsavtal 8 8. Fakturering och leverans 8 9. Upphandlingshandlingarnas offentlighet 9 10. Ikraftträdande 9 11. Tilläggsuppgifter 9

3 Inledning Den nya upphandlingslagstiftningen trädde i kraft 1.6.2007. Upphandlingslagstiftningens viktigaste mål är att effektivera användningen av offentliga medel genom att öppna de offentliga marknaderna för konkurrens och att i den offentliga serviceproduktionen dra nytta av utbudet på marknaderna. Man har genom bestämmelser om tillvägagångssätt försökt befrämja öppen konkurrens samt säkerställa jämlik och icke-diskriminerande behandling av leverantörer som deltar i anbudstävlan. Upphandlingslagstiftningen ändrades från och med 1.6.2010 gällande de nationella tröskelvärdena och bestämmelsernas om ändringssökande. Upphandlingslagen tillämpas inte vid upphandlingar som understiger de nationella tröskelvärdena. Vid dessa upphandlingar skall man likväl följa förpliktelserna inom övrig lagstiftning samt de allmänna principerna för god förvaltning. Förvaltningslagens, kommunallagens samt EG-fördragets principer om öppenhet, likabehandling och ickediskriminerande behandling samt proportionalitet gäller vid upphandlingar som underskrider de nationella tröskelvärdena precis som vid upphandlingar som överskrider dessa. Denna anvisning behandlar upphandlingar som underskrider det nationella tröskelvärdet och om dessa används benämningen små upphandlingar. Man tar i anvisningen ställning till när det är frågan om små upphandlingar och ger anvisningar om de sätt som skall användas vid utförande av små upphandlingar. Denna anvisning har getts som ett komplement till de av stadsstyrelsen godkända Lovisa stads allmänna upphandlingsanvisningar.

4 1. Tillämpningsområdet för anvisningen för små upphandlingar Med små upphandlingar avses upphandlingar, - då föremålet för upphandlingen inte kan upphandlas genom beställning inom ramen för redan existerande avtal (t.ex. med ramarrangemang) - som inte upprepas flera gånger under t.ex. budgetåret - där föremålet för upphandlingen inte utgör en del av en större upphandlingshelhet Små upphandlingarnas totalvärde (moms 0 %) skall underskrida de nationella tröskelvärdena - upphandlingar av varor och tjänster till 30 000 euro - upphandlingar av tjänster inom social- och hälsovården till 100 000 euro - byggnadsentreprenader till 150 000 euro Genom att kalkylera upphandlingens prognostiserade värde klarlägger man huruvida bestämmelserna om upphandlingar som överskrider de nationella tröskelvärdena lämpar sig för ifrågavarande upphandling. Med bestämmelserna för beräkning av det prognostiserade värdet försöker man hindra uppspjälkningen av upphandlingar och undvikandet av anmälningsplikten. Grunden för beräkningen av upphandlingens värde är under hela upphandlingsavtalets giltighet upphandlingarnas momsfria totalvärde. I tidsbegränsade avtal bör man vid kalkylering av det prognostiserade värdet använda hela avtalsperiodens totalvärde samt totalvärdet under optionstidens giltighet. I avtal som gäller tills vidare används värdet för 48 månader. Då det gäller ramarrangemang bör man i beräkningen av det prognostiserade värdet använda totalvärdet för alla planerade upphandlingar så länge som ramarrangemanget varar. Ifall den tänkta upphandlingen med ovan nämnda helhetsbedömning och det prognostiserade värdet som utgångspunkt, visar sig vara små upphandlingar tillämpas inte upphandlingslagen på ifrågavarande upphandling. 2. Utförandet av små upphandlingar För små upphandlingar behövs ingen upphandlingsanmälan. Likväl skall man i regel konkurrensutsätta små upphandlingar i enlighet med stadens allmänna upphandlingsanvisningar samt denna anvisning för små upphandlingar. De nedan definierade gränsvärdena, som styr upphandlingsförfarandet, är skattefria (moms 0 %).

5 2.1. Upphandlingar av varor och tjänster vilkas värde understiger 5 000 euro Vid upphandlingar under 5 000 euro skall man såvitt möjligt dra nytta av marknaderna och handla i enlighet med allmänna goda ekonomiska upphandlingsprinciper. Gällande dessa upphandlingar skall man åtminstone göra en prisförfrågan t.ex. per telefon eller e- post. Vad dessa upphandlingar gäller behövs inget skriftligt upphandlingsbeslut eller upphandlingsavtal. 2.2. Upphandlingar av varor och tjänster vilkas värde är 5 000 29 999 euro Upphandlingar på 5 000 7 500 euro Upphandlingen konkurrensutsätts i regel genom att begära in anbud av ca 3-5 leverantörer. Man fattar ett separat skriftligt upphandlingsbeslut om upphandlingen som delges anbudsgivarna. Till beslutet bifogas anvisningar för rättelseyrkande. I regel behövs inget separat upphandlingsavtal. Ifall konkurrensutsättningen inte är totalekonomiskt fördelaktig i förhållande till upphandlingens storlek eller kvalitet, kan den upphandlande enheten göra upphandlingen som direktupphandling utan konkurrensutsättning. Direktupphandlingen skall motiveras och avgöras med åtminstone tjänstemannabeslut. För att förbättra förmånligheten och köpprocessens effekt är det dock skäl att koncentrera upphandlingen av varor och tjänster av samma typ till större helheter. Upphandlingar på 7 500 29 999 euro Upphandlingen konkurrensutsätts genom att begära in anbud och använda öppet, selektivt eller förhandlat förfarande. Direktupphandling kan tillämpas endast i undantagsfall och genom att följa bestämmelserna i de allmänna upphandlingsanvisningarna. Vid selektivt förfarande sänder man anbudsbegäran till minst 3-5 potentiella anbudsgivare. I anbudsbegäran meddelas om urvalsgrunden är billigaste pris eller totalekonomisk fördelaktighet samt urvalskriterierna för jämförelse av totalekonomisk fördelaktighet. I anbudsjämförelsen används ställda kriterier. Upphandlingsbeslutet görs upp skriftligt och sänds för kännedom åt samtliga anbudsgivare. Anvisningar för rättelseyrkande bifogas till upphandlingsbeslutet. I regel skall en separat skriftlig avtalshandling upprättas om upphandlingen. Ändamålsenligheten med att ingå ett avtal skall övervägas från fall till fall. Om ingen separat avtalshandling utarbetas är det skäl att säkerställa att upphandlingens viktigaste villkor framgår av upphandlingens handlingar. Vid upphandlingen av tjänst skall man innan beslutet fattas försäkra sig om huruvida beställaransvarslagen skall tillämpas. Det är bäst att alltid utarbeta en separat avtalshandling vid upphandling av tjänster.

6 2.3. Upphandlingar av tjänster inom social- och hälsovården vilkas värde understiger 100 000 euro Vid upphandlingar av tjänster inom social- och hälsovården följer man samma förfarande som annars vid upphandlingar av varor och tjänster, utom att den övre gränsen vid små upphandlingar är 100 000 euro. 2.4. Byggnadsentreprenader vilkas värde understiger 150 000 euro De minsta entreprenaderna skaffas i första hand direkt av konkurrensutsatta avtalsleverantörer. Ifall ingen avtalsleverantör är tillgänglig går man till väga på följande sätt: 1) Vid entreprenader under 15 000 euro går man till väga enligt samma principer som i punkterna 2.1 och 2.2. 2) Entreprenader av betydande värde 15 000-149 999 euro: Man sänder en skriftlig anbudsbegäran till minst 3-5 potentiella anbudsgivare och/eller offentliggör ett meddelande om upphandlingen åtminstone på stadens Internet-sidor. I anbudsbegäran bör man utgå ifrån att anbudsgivaren har skött alla sina lagstadgade förpliktelser (skatter, pensions- och socialskyddsavgifter). Ifall förpliktelserna inte har skötts, utesluter man anbudsgivaren från tävlan. Man fattar beslut om upphandlingen inklusive anvisningar om rättelseyrkande. Ett skriftligt avtal om upphandlingen utarbetas, åtminstone ett småentreprenad- eller RTavtal. Företaget, som vunnit i konkurrensen, skall senast innan avtalet görs upp, lämna in en redogörelse över skötseln av de lagstadgade förpliktelserna. Den upphandlande enheten har i uppgift att försäkra sig om att de förutsättningar som anges i beställaransvarslagen uppfylls innan avtalet undertecknas. Om underteckning av avtal föreskrivs nedan i punkt 7. Följande utredningar krävs enligt beställaransvarslagen: 1. utredning över registrering i förskottsuppbördsregistret och arbetsgivarregistret samt i registret över mervärdesskattepliktiga enligt mervärdeslagen 2. utdrag ur handelsregistret 3. intyg över betalda skatter eller intyg över skatteskuld eller utredning över att betalningsplan för skatteskulden har gjorts 4. intyg över betalda pensionsförsäkringsavgifter eller redogörelse över betalningsöverenskommelse för pensionsförsäkringsavgifter som förfallit till betalning

7 5. utredning över det kollektivavtal som tillämpas på arbetet eller de viktigaste anställningsvillkoren De uppgifter, intyg och utredningar, som avtalsparten uppvisar, får inte vara mer än tre månader gamla. Tilläggsuppgifter om beställaransvarslagen: www.beställaransvar.fi och www.finlex.fi /Lagen om beställarens utredningsskyldighet och ansvar vid anlitande av utomstående arbetskraft 22.12.2006/1233. 3. Upphandlingsförfaranden 4. Anbudstid Vid små upphandlingar används som upphandlingsförfaranden öppet förfarande, selektivt förfarande, förhandlat förfarande eller direktupphandling utan konkurrensutsättning. Kapitel 2.1. i stadens allmänna upphandlingsanvisningar innehåller noggrannare bestämmelser om de upphandlingsförfaranden, som används vid konkurrensutsättning av små upphandlingar. Man skall reservera rimligt och tillräckligt med tid för utarbetning av anbudet beroende på upphandlingens karaktär. Den upphandlande enheten bestämmer själv anbudstidens längd. På motsvarande sätt bestämmer den upphandlande enheten i anbudsbegäran på vilket sätt den vill ta emot anbuden (per post, e-post eller fax). När anbuden kommit in följer man i den fortsatta behandlingen bestämmelserna i stadens allmänna upphandlingsanvisningar. På motsvarande sätt följer man bestämmelserna i de allmänna upphandlingsanvisningarna vid bedömning av leverantörens kompetens (kapitel 4.5.). 5. Meddelande/information om upphandling Vid små upphandlingar behöver man inte offentliggöra ett upphandlingsmeddelande på HILMA - annonseringskanalen för upphandling. Ett dylikt kan göras även beträffande små upphandlingar ifall den upphandlande enheten t.ex. inte känner till ett tillräckligt antal aktörer för att åstadkomma öppen konkurrens. Då den upphandlande enheten använder öppet förfarande vid små upphandlingar offentliggörs upphandlingsmeddelandet åtminstone på stadens Internet-sidor. Det är rekommendabelt att publicera meddelandet om ärendet även i lokal- eller landskapstidningar

8 6. Upphandlingsbeslut och delgivning av beslutet 7. Upphandlingsavtal Upphandlingsbeslutet fattas av verksamhetsorgan eller tjänsteinnehavare, som i förvaltningsstadga eller instruktion (delegering) eller med ett förvaltningsbeslut på basis av dessa (subdelegering), givits beslutanderätt i upphandlingsärenden. Det finns närmare anvisningar om upphandlingsbeslutets innehåll i stadens allmänna upphandlingsanvisningar, kapitel 4.9. Man har beslutat om delgivning av upphandlingsbeslutet och sökande av ändring i stadens allmänna upphandlingsanvisningar, kapitel 4.10. Om undertecknande avtal som ingås på stadens vägnar har föreskrivits i förvaltningsstadgan 78. Denna bestämmelse gäller även för undertecknande av upphandlingsavtal. Upphandlingsavtal får undertecknas endast av de tjänsteinnehavare, som med stöd av förvaltningsstadgan har befogenhet för detta. Tidpunkten för uppkomsten av ett upphandlingsavtal för små upphandlingar skall fastställas i anbudsbegäran eller senast i upphandlingsbeslutet. I regel skall tidpunkten för uppkomsten fastställas av undertecknandet av avtalet. Ifall tidpunkten inte fastställts uppkommer avtalet med stöd av rättshandlingslagen när anbudsgivaren bevisligen fått kännedom om beslutet eller tagit reda på det. 8. Fakturering och leverans Leverantörens fakturor skall fylla de officiella kraven på fakturor enligt mervärdesskattelagen. Leverantören skall i samband med beställningen få anvisningar om stadens faktureringspraxis. Beställaren skall själv övervaka eller utse en ansvarsperson att övervaka att leveransen är enligt beställningen/avtalsvillkoren. Ifall det inte är så här, skall leverantören omedelbart reklameras eventuella brister eller avtalsförseelser. I samband med reklamationen skall man föra fram eventuella krav eller förbehålla sig rätten att föra fram dem i ett senare skede. Vad betalningsvillkor gäller skall man försöka få en så lång betalningstid som möjligt. Som betalningsvillkor borde man gärna använda t.ex. 30 dagar netto. Man skall inte gå med på en betalningstid som är under 14 dagar. Ifall fakturan inkluderar till exempel kassarabatter, skall fakturan behandlas och betalas på så sätt att man kan dra nytta av rabatterna. Dröjsmålsräntan skall vara högst densamma som i gällande lag om dröjsmålsränta.

9 9. Upphandlingshandlingarnas offentlighet 10. Ikraftträdande 11. Tilläggsuppgifter Vid upphandlingar som underskrider det nationella tröskelvärdet tillämpas offentlighetslagen på handlingens offentlighet (Lag om offentlighet i myndigheternas verksamhet 21.5.1999/621). Man har givit närmare anvisningar om upphandlingshandlingarnas offentlighet i stadens allmänna upphandlingsanvisningar, kapitel 6. Dessa anvisningar lämpar sig även för små upphandlingar. Denna anvisning för små upphandlingar träder i kraft 01.09.2010. Tilläggsuppgifter om denna anvisning fås av stadens controller eller centralernas ekonomiplanerare samt av grundtrygghetscentralens förvaltningsplanerare.