PROTOKOLL 1 (22)

PROTOKOLL 1 (22) 2018-11-14 Valnämnden Plats och tid Sammanträdesrum Stadshuset rum 104, kl. 8.15-11.30 Beslutande Tobias Wass (S), ordförande Per-Ivar Skogqvist (KD), vice ordförande Agneta Hansson (V) Lars-Åke Hedlund (S) Ludmilla Larsson (S) Annica Nilsson (M) Kjell Norén (S) Tjänstgörande ersättare Ersättare Stig Eriksson (C) Gun Sundberg (S) Jens Wennberg (L) Ingemar Wikström (S) Övriga deltagare Staffan Larsson, valsamordnare Veronica Vikström, biträdande valsamordnare Anna Norén Engström, sekreterare Justerare Per-Ivar Skogqvist Paragrafer 55-72 Underskrifter.. Tobias Wass, ordförande Anna Norén Engström, sekreterare.. Per-Ivar Skogqvist, justerare BEVIS OM ANSLAG Justering av valnämndens protokoll har tillkännagivits på kommunens anslagstavla Sammanträdesdatum Anslaget har satts upp Anslaget tas ner efter 2018-11-14 2018-11-16 2018-12-07 Förvaringsplats för protokollet Kommunledningskontoret/sekretariatet Underskrift. Anna Norén Engström

SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 2 VN 55 Dagordningen godkänns Dagordningen godkänns.

SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 3 VN 56 Val av justerare Per-Ivar Skogqvist (KD) utses att justera protokollet.

SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 4 VN 57 Föregående protokoll Föreligger följande protokoll: - Valnämnden 2018-10-03. Protokollet läggs till handlingarna.

SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 5 VN 58 Valnämndens utvecklingsrapport 2020-2024 Valnämndens uppgift är att beskriva verksamhetens förväntade utveckling under de närmaste planeringsåren med särskilt fokus på budgetåret 2020. Rapporten ska beskriva ekonomiska konsekvenser i förhållande till ramar för 2019. Utvecklingsrapporten ska också innehålla förslag till förändringar i reglemente. 1. Godkänna utvecklingsrapport 2020 2024 enligt särskild bilaga. 2. Notera att valnämndens prognos om underskott 2019 balanseras i budget 2020. 3. Begäran om att underskott om 592 tkr i verksamheten valkansli från verksamhetsåren 2017 och 2018 täcks i bokslut 2018. 4. Notera att dialog med budgetberedningen är nödvändig för samtal om anslag för genomförande av val till riksdag, kommun och landsting 2022 och val till Europaparlamentet 2024. 5. Notera att nämnden inte gör äskande för kostnader för eventuellt extraval utan förutsätter att dessa täcks av kommunstyrelsen. 6. Till ordförande delegera att vid behov komplettera utvecklingsrapporten. Beslutsunderlag Valkansliets tjänsteskrivelse 2018-11-09 Bilaga - Valnämndens utvecklingsrapport 2020 2024 Beslutet sänds till: Budgetberedning Budget och bokslut Verksamhetsekonomi/Support och lokaler

SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 6 VN 59 Internbudget 2019 Sedan budgetbeslutet 2017 är nämndens verksamhet indelad i två verksamheter, Valnämnd samt Valkansli. Kommunfullmäktige har anslagit 175 tkr till valnämnd för nämndens kostnader inklusive utbildningsinsatser för nytillträdd nämnd men ännu inte beslutat om anslag till verksamheten valkansli för genomförande av val till Europaparlamentet 2019. Det prognosticerade överskottet från år 2018 (ca 10 tkr) inom verksamheten valnämnd begärs överfört till 2019 för att täcka de extra kostnader som uppstår under valår för valnämndens arbetsuppgifter under valhelgen och den så kallade onsdagsräkningen. Anslaget för 2019 bedöms inte täcka samtliga nämndens kostnader under året varför verksamheten valnämnd beräknas få ett underskott på ca 25 tkr. Detta kan balanseras under 2020 då valnämndens verksamhet ligger på ett minimum. För verksamheten Valkansli beräknas en intäkt via statsbidrag för genomförande av förtidsröstning 2019. Bidraget baseras på antal röstberättigade och uppskattas till ca 1 330 tkr. Det utbetalas tidigast under mars månad 2019. Totalkostnaden för valkansliets verksamhet under verksamhetsåret 2019 beräknas till 4 600 tkr för genomförande av val till Europaparlamentet. I kostnader för att genomföra val inräknas arvoden för röstmottagare, transport av material samt sortering förtidsröster och lokalhyror med mera. Dessutom finns här lönekostnader för valkansliets personal. Valnämnden begär därför en budget om 3 270 tkr för 2019. Bedömningen är att begärda medel för genomförande av valet till Europaparlamentet 2019 inte är tillräckliga för att kunna balansera valkansliets underskott under kommande år varför valnämnden, i sin utvecklingsrapport, begär att detta täcks i bokslut 2018. 1. Begära 3 270 tkr i budget för 2019 för genomförande av val till Europaparlamentet 2019. 2. Godkänna internbudget 2019.

SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 7 Beslutsunderlag Valkansliets tjänsteskrivelse 2018-11-09 Beslutet sänds till: Verksamhetsekonomi/Support och lokaler Budget och bokslut Budgetberedningen

SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 8 VN 60 Förteckning över utsedda attestanter Valkansliet har upprättat förslag till förteckning över utsedda attestanter för valnämndens verksamhet att gälla från och med 2019-01-01. Skulle någon av de utsedda personerna byta befattning behöver nämnden revidera attestförteckningen. Attestförteckningen redovisas i särskild bilaga. Den uppfyller de krav på information och tydlighet som behövs för en bra och säker arbetsgång. Kommunens ekonomisystem uppdateras löpande med informationen om nya attestanter. Fastställa attestförteckning enligt särskild bilaga att gälla från och med 2019-01-01. Beslutsunderlag Support och lokalers tjänsteskrivelse 2018-11-01 Bilaga - Attestförteckning valnämnd Beslutet sänds till: Budget och bokslut Attestanterna

SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 9 VN 61 Beloppsgränser vid anskaffnings- och inköpsbeslut för 2019-2021 I Skellefteå kommuns budget och styrprinciper finns de generella anskaffnings- och inköpsnivåerna för resultatansvariga chefer presenterade efter beslut i kommunfullmäktige 2018-06-18 181. Enskilda nämnder är även skyldiga att ta fram vilka nivåer som gäller inom respektive förvaltning. Inlämning av framtagna nivåer ska lämnas till kommunledningskontoret. För nämnder som önskar högre nivåer än kommunens generella nivåer krävs beslut i kommunstyrelsen. Valnämnden är en liten nämnd som varken har olika chefsnivåer eller hanterar stora inköpsbelopp. Att ha högre beloppsnivå för nämndens ordförande än de som föreslagits i riktlinjerna är därför inte nödvändigt. Det är ändå viktigt att nämnden utifrån de generella beloppsnivåerna tar fram ett delegationsdokument (se särskild bilaga) som förtydligar vilka nivåer som gäller för de olika tjänstemän och politiker som hanterar inköp inom nämndens ansvarsområde. Eftersom valnämndens verksamhet är begränsad under år som inte innehåller val föreslås beslutet gälla under hela innevarande mandatperiod även om fullmäktige senare höjer de aktuella beloppen. Viktigt att notera är att en beslutad budget inte är att jämställa med ett anskaffningsbeslut. Det är viktigt att det framgår i framtida beslut, per ärende, om anskaffningsbeslut samtidigt tas. Delegera anskaffningsbeslut och inköpsbeslut för åren 2019-2021 enligt särskild bilaga även om fullmäktige senare förändrar de aktuella beloppen. Beslutsunderlag Valkansliets tjänsteskrivelse 2018-10-23 Bilaga - Valnämndens delegationer för anskaffningsbeslut och inköpsbehöriga 2019-2021 Beslutet sänds till: Budget och bokslut

SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 10 VN 62 Utredning av möjlighet för lokala föreningar att delta i valarbete Valkansliet fick 2017-06-09 i uppdrag av valnämnden att utreda möjligheterna för lokala föreningar att delta i valarbetet genom sina medlemmar och på så sätt tjäna pengar till föreningen, s.k. föreningsjobb. Kontakt med Skatteverket har skett för att få klarhet i regelverket kring föreningsjobb och Skatteverket har gett klartecken på att detta är genomförbart. Föreningarna och därmed de personer som utför uppdraget åtar sig att följa lagstiftningen och andra styrande dokument som rör uppdraget. Arvodena för de röstmottagare rekryterade i föreningar är desamma som för privatpersoner. Undantaget är att ersättning för ev. resor till och från utbildning och till och från val- eller röstningslokal hanteras enligt föreningens överenskommelse med uppdragstagaren. Föreningen ska lämna namn och kontaktuppgifter till de personer som ska utföra arbetet till valkansliet senast angiven tid. Detta då förordnanden är personliga och för att utbildning och bemanning ska kunna ske i tid. 1. Godkänna att föreningar ges möjlighet att delta i valarbetet vid Europaparlamentsvalet i maj 2019 via s.k. föreningsjobb. 2. Riktlinjer för föreningarnas deltagande fastställs enligt särskild bilaga. 3. Hantering och publicering av information om hur ansökan om uppdraget görs och vilka krav som ställs på deltagande förening hanteras av valkansliet i samarbete med kommunens kommunikationsavdelning enligt kommunens rutiner och policys. 4. Föreningarnas deltagande i valarbetet 2019 utvärderas och redovisas för nämnden och beslut tas då om eventuell fortsatt verksamhet. Beslutsunderlag Valkansliets tjänsteskrivelse 2018-10-18 Bilaga- Riktlinjer för föreningar gällande föreningsjobb under valet 2019 Beslutet sänds till: Valkansliet

SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 11 VN 63 Inbjudan till ungdomsfullmäktige 2019 Ungdomsfullmäktigedagen hålls måndag den 25 mars 2019 och vänder sig till elever från årskurs 8 samt årskurs 2 på gymnasiet. Tre politiker och en tjänsteperson från varje nämnd inbjuds att delta vid dagen. Valnämndens deltagande i Ungdomsfullmäktige har tidigare begränsats till en politiker och en tjänsteperson eftersom få eller inga frågor under ungdomsfullmäktige är direkt koppad till valnämndens ansvar. Programmet för 2019 års ungdomsfullmäktige innehåller redovisning och gemensam analys i dialogform av resultat från enkätundersökningen Lupp. Alla nämnder erbjuds också möjligheten att ställa en mentometerfråga till ungdomsfullmäktige. Valnämndens fråga behandlas i särskilt ärende. Utse valnämnden presidium och en ledamot att representera nämnden vid Ungdomsfullmäktige 2019. Beslutsunderlag Kommunledningskontorets tjänsteskrivelse 2018-10-23 Beslutet sänds till: Demokratilots Valkansliet De valda

SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 12 VN 64 Ungdomsfullmäktige 2019 fråga från valnämnden Vid kommande Ungdomsfullmäktige har nämnderna möjlighet att ställa frågor till de deltagande eleverna via mentometerröstning. Särskilda krav ställs på frågans formulering samt på nämndens och frågans påverkbarhet. En sammanfattande bakgrund, fakta till frågan samt plan för återkoppling till ungdomsfullmäktige ska bifogas. Valnämndens uppdrag är att säkerställa att rättssäkra val genomförs och detta uppdrag är noga reglerat i lag varför det är få områden inom nämndens ansvar som ungdomar kan ha direkt inflytande över. En sådan fråga skulle dock kunna handla om röstningslokaler för förtidsröstning och deras öppettider där nämnden kan besluta om såväl lokal som öppethållande. Valkansliet föreslår därför att valnämnden formulerar en fråga med svarsalternativ kring förtidsröstningslokaler och fastställer bakgrund, fakta och plan för återkoppling: Var bör en röstningslokal ligga för att du ska gå och rösta i ett val? A. I biblioteket nära där jag bor B. I livsmedelsbutik nära där jag bor (typ Ica/Konsum) C. I en galleria (typ Vintergatan/CK) D. I ett köpcentrum (typ Solbacken eller Anderstorp) Bakgrund till frågan: Valnämndens uppdrag är avgränsat till att arrangera val. Det är ett uppdrag som styrs av vallagen och begränsar vilka frågor som kan påverkas direkt. En sak som valnämnden själv får besluta om är var och under vilka tider som förtidsröstning kan ske. Valdeltagandet i Europaparlamentsvalet är lägre än i andra val. Bland unga väljare och förstagångsväljare är det lägre än i andra väljargrupper. Valnämnden vill därför veta om val av andra lokaler skulle påverka ungas benägenhet att rösta. Återkoppling Information om valet 2019 publiceras på kommunens hemsida och hos valmyndigheten, val.se. Där presenteras hur valet genomförs och alla valresultat för alla intresserade.

SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 13 1. Valnämndens fråga med svarsalternativ skickas till Ungdomsfullmäktige. 2. Fastställa bakgrund, fakta och plan för återkoppling. Beslutsunderlag Valkansliets tjänsteskrivelse 2018-10-23 Beslutet sänds till: Demokratilots Valkansliet

SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 14 VN 65 Sammanträdesplan 2019 Valkansliet har tagit fram förslag till sammanträdesplan för valnämnden 2019: - 4 februari, heldag (utbildning fm och nämnd em). - 25 april, kl 8.15-12.00. - 15 november, kl 8.15-12.00. Fastställa sammanträdesplan för 2019. Beslutsunderlag Valkansliets tjänsteskrivelse 2018-10-23 Beslutet sänds till: Valnämnden Kommunstyrelsens sekretariat för publicering Valkansli

SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 15 VN 66 Utvärdering av val till riksdag, landsting och kommunfullmäktige 2018 Valkansliet har utvärderat arbetet med och genomförandet av valet till riksdag, landsting och kommun 2018. Valet 2018 började med förtidsröstning den 22 augusti och valdagen inföll söndagen 9 september. Valkansliet har efter valet distribuerat två enkäter, en gällande förtidsröstningen och en för valdagen, till röstmottagarna. Enkäterna bygger till stor del på de enkäter som skickats ut vid tidigare val. Svarsfrekvensen har varit god men uppbyggnaden av enkäterna gör att vissa är svårtolkade då enkätens uppbyggnad inte var optimal. Valnämnden har fått enkäterna presenterade för sig och fått lämna sina synpunkter på dessa och sitt eget arbete under valet till valkansliet. Detta har sammanställts och tagits med i utvärderingen. På det stora hela har arbetet med och genomförandet av valet gått bra. Det som kan pekas ut som stora förbättringsområden är informationen om öppettiderna och kötiderna till vallokalerna. Valkansliet ser många möjligheter till förbättringar på flera områden inför kommande val och förslag till åtgärder och direkta åtgärder för att nå fram till detta presenteras i utvärderingen. 1. Godkänna utvärderingen av valet till riksdag, landsting och kommunfullmäktige 2018 samt de presenterade åtgärdsförslagen. 2. Ge valkansliet i uppdrag att presentera förslag till åtgärder i enlighet med utvärderingen innan kommande val. 3. Godkänna valkansliets redovisning av tillgängligheten under valet och att den redovisningen skickas som svar för Funktionshinderpolitiska programmet - Ett Skellefteå för alla. Beslutsunderlag Valkansliets tjänsteskrivelse 2018-10-18 Bilaga- Utvärdering av RKL-valet 2018 Beslutet sänds till: Valkansliet

SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 16 VN 67 Anmälan av delegationsbeslut Det föreligger följande anmälningar av delegationsbeslut: Valnämndens ordförande - Beslut om brådskande ärende 2018-10-16, om byte av sammanträdesdag. Förslag till beslut Redovisningen av delegationsbeslut godkänns. Beslutsunderlag Kommunledningskontorets tjänsteskrivelse 2018-10-23

SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 17 VN 68 Uppdrag från kommunfullmäktige Inga uppdrag från kommunfullmäktige har inkommit sedan förra nämndsammanträdet. Informationen noteras.

SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 18 VN 69 Delgivningar Följande delges: Kommunfullmäktige Protokoll 2018-09-25, 234. Indelning av valdistrikt inför val till Europaparlamentet 2019. Länsstyrelsen Västerbotten Protokoll slutlig rösträkning och mandatfördelning. Delgivningarna läggs till handlingarna.

SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 19 VN 70 Valkansliet informerar Valkansliet informerar om: - Bemanning i valkansliet inför kommande EP-val. - Statsbidragen inför kommande val. Godkänna informationen.

SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 20 VN 71 Övriga frågor Inga övriga frågor att föra till protokollet.

SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 21 VN 72 Utvärdering av valnämndens arbetsformer 2018 Alla nämnder ska en gång per år utvärdera sina arbetsformer utan tjänstemän närvarande. Syftet är att fånga upp när förbättringar behövs för att öka kvalitén i processerna och kunna uppnå effektiviseringsvinster som också påverkar ledamöternas möjligheter till att fatta bra beslut. Följande har utvärderats: Vilka ska närvara: Bra att valkansliet närvarar med sina goda kunskaper och professionalitet för att säkra kvaliteten på mötena samt föredragande. Föredragningarnas längd m.m: Bra upplagt. Föredömligt lagom långa föredragningar. Snabba svar på frågor. Tjänsteskrivelser: Föredömligt bra. Förvaltningens info m.m: Har fungerat mycket bra. Handlingar i god tid och de ändringar som görs kommuniceras ut föredömligt via mejl. Sammanträdenas längd: "Halvdag" för "vanliga" sammanträden fungerar bra. Generellt bra att variera veckodag! Beslutsförslagens utformning: Flexibilitet och fingertoppskänsla i utformning och under sittande möte! Extra ärenden: Mkt sällan det förekommer och i de fallen det förekommer så känner vi oss delaktiga och kommunikationen har ju varit föredömlig. Kontakter med media: Vi som nämnd bör kanske ha mer kontakt med media för att göra detta med val mer intressant och för att tala om att vi finns som nämnd även icke valår. Egen insats: Känns som att det har varit engagerade ledamöter som har varit involverade direkt och indirekt i valet. Kansliet har varit fantastiskt i sitt bemötande gentemot oss och "kemin" har ju känts väldigt bra. Övrigt: Har varit intressant för både nya och veteraner och valet var roligt men lite mosigt vid 2-3 tiden på natten.

SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 22 Beslutsunderlag Kommunledningskontorets tjänsteskrivelse 2018-10-17 Utdrag ur 2017 års utvärdering Beslutet sänds till: Berörda