SAMMANTRÄDESPROTOKOLL

1 (16) Plats och tid Torghuset i Smålandsstenar kl 08.00 11.30 Beslutande Clas Ebbeson (M), ordförande Marcus Ingelsbo (M) Lisbeth Åkestrand (M) Lars-Erik Nyström (C) Kenth Johansson (C) Agne Sahlin (S) Inga-Lill Svanberg (S) Lars Jäderström (S) Sören Svensson (S) ersätter Stefan Balog (S) Övriga deltagande Karl-Henrik Rehn (C) ersättare Sven Turesson (KD) ersättare Henric Hjelm (MP) ersättare Thomas Johnsson (S) ersättare Ann-Charlotte Molander (S) ersättare Mikael Fröler fastighetschef Ewy Olsson sekreterare Yngve Englund förvaltare Peter Söderström driftchef Curt Ekvall elingenjör Utses justera Justeringens plats och tid Underskrifter Lisbeth Åkestrand (M) Fastighetskontoret 2011-02-07 Sekreterare. Ewy Olsson Paragrafer 3-15 Organ Ordförande Clas Ebbeson (M) Justerande... Lisbeth Åkestrand (M) ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Paragrafer 3-15 Datum för anslags uppsättande 2011-02-08 Förvaringsplats för protokollet Underskrift Fastighetskontoret, Gula Huset. Ewy Olsson Datum för anslags nedtagande 2011-03-04

2 Fa 3 Dnr: FA.2011.7 295 Biblioteket i Anderstorp, ombyggnad Antagande av anbud Fa 3 Förvaltare Yngve Englund redogör för upphandlingen av generalentreprenör för om- och tillbyggnad av biblioteket i Anderstorp och för inkomna anbud. Totalt har tre anbud inkommit. Anbudssummorna varierar mellan lägsta 2 560 tkr och högsta 3 079 tkr. Fastighetskontoret bedömer anbudsgivarna som likvärdiga och föreslår lägsta anbud, nr 003, antas. Den totala kostnaden, inkl projektering, besiktning m.m. beräknas till 3 400 tkr. Byggtiden är beräknad till ca fyra månader, byggstart sker under vecka 7. Utöver anslaget i investeringsbudgeten finansieras projektet inom ramen för underhållsbudget 2011. Anbudssammanställning beslutar anta anbud nr 003 för om- och tillbyggnad av biblioteket i Anderstorp, anbudssumma 2 560 tkr. Efter beslutet meddelas av anbud nr 003 är inlämnat av Skanska Direkt AB, Gislaved.

3 Fa 4 Dnr: FA.2011.8 052 Upphandlingsärende; antagande av anbud Nya fönster till Lundåker- och Sörgårdsskolan samt takbyte på Bureskolan Fa 4 Anbud för nya fönster till Lundåkerskolan och Sörgårdsskolan i Gislaved har inkommit till fastighetskontoret liksom anbud för byte av underlagspapp på taket till Bureskolan i Burseryd. För fönsterbytena har elva anbud inkommit. Anbuden omfar endast själva fönstren, arbetet kommer utföras av fastighetskontorets egna hantverkare. Fastighetskontoret föreslår anbud nr 009 antas då det bedöms som mest fördelaktigt avseende priset och dessutom håller den kvalitet som krävs i förfrågningsunderlaget. Finansiering sker inom ramen för underhållsbudget 2011. Anbudspriserna varierar från det lägsta 175 000 kr till högsta 260 130 kr. För byte av takpappen på Bureskolan har sex anbud inkommit varav ett bedöms vara orent på grund av kraven i förfrågningsunderlaget ej var uppfyllda. Fastighetskontoret föreslog vid arbetsutskottets sammanträde 2011-01-19 anbud nr 002 skulle antas. Vid närmare granskning visade det sig dock det anbudet avsåg betongpannor medan det i förfrågningsunderlaget krävdes lertegel. Fastighetskontoret föreslår därför nu anbud nr 003 antas, pris 255 000 kr. Högsta anbudssumma är 316 000 kr. Arbetet innebär alla takpannor, läkt och papp tas bort och ny underlagspapp, läkt och nya takpannor sätts upp. En del plåtarbeten ingår också. Finansiering sker inom ramen för underhållsbudget 2011. Förvaltare Yngve Englunds tjänsteskrivelse daterad 2011-01-12 Anbudssammanställning Arbetsutskottets förslag 2011-01-19 2 beslutar anta anbud nr 009 antas för nya fönster till Lundåkerskolan och Sörgårdsskolan, pris 175 000 kr samt anbud nr 003 antas för takbyte på Bureskolan, pris 255 000 kr. Efter beslutet meddelas anbud nr 009 för nya fönster är lämnat av Lantmännen i Burseryd och anbud nr 003 för takbytet är lämnat av NaijBygg AB, Smålandsstenar.

4 Fa 5 Dnr: FA.2011.9 290 Parkgårdens förskola, ombyggnad för arbetsplatser Medelsanvisning Fa 5 Barn- och utbildningsförvaltningen har beställt ombyggnad på Parkgårdens förskola i Gislaved för tillskapa ändamålsenliga arbetsplatser för verksamhetsledaren på varje avdelning. Arbetet innebär rivning av vägg, utförande av ny vägg, dörr, golvma, belysning samt målning och elarbeten. Fastighetskontoret har beräknat kostnaden till 70 000 kr vilket medför hyran höjs med 4 500 kr/år. Förvaltare Yngve Englunds tjänsteskrivelse daterad 2011-01-12 Skolchefens beställning daterad 2010-12-15 Ritning Arbetsutskottets förslag 2011-01-19 3 beslutar anvisa 70 000 kr från projekt 56008 (Lärararbetsplatser) till ombyggnad på Parkgårdens förskola. Ekonomienheten Barn- och utbildningsförvaltningen

5 Fa 6 Dnr: FA.2011.10 290 Törås förskola, installation av ytterdörr Medelsanvisning Fa 6 Barn- och utbildningsförvaltningen har beställt en ny ytterdörr på Törås förskola i Anderstorp. Den nya dörren innebär man kan gå ut på gården direkt från matrummet på avdelning Kvisten. Beställningen innefar även inglasade förnster i två innerdörrar. Fastighetskontoret har beräknat kostnaden till 30 000 kr vilket medför hyran höjs med 2 000 kr/år. Förvaltare Yngve Englunds tjänsteskrivelse daterad 2011-01-12 Skolchefens beställning daterad 2010-12-15 Ritning Arbetsutskottets förslag 2011-01-19 4 beslutar anvisa 30 000 kr från projekt 56003 (till fastighetsnämndens förfogande) till installation av ytterdörr m.m. på Töråsskolan. Ekonomienheten Barn- och utbildningsförvaltningen

6 Fa 7 Dnr: FA.2011.11 290 Sörgårdens förskola, ombyggnad av kapprum i Sörgårdscenter Medelsanvisning Fa 7 Barn- och utbildningsförvaltningen har beställt ombyggnad på Sörgårdscenter för tillskapa mer plats för kapphyllor till barnen. Arbetet omfar borttagning av ett dusch- och toalettrum för utöka kapprummet. Kostnaden är beräknad till 40 000 kr. Beställningen innefar även uppsättning av ljudabsorbenter i flera rum Kostnaden beräknas till 60 000 kr vilket medför hyran höjs med 6 500 kr/år. Förvaltare Yngve Englunds tjänsteskrivelse daterad 2011-01-12 Skolchefens beställning daterad 2010-12-15 Arbetsutskottets förslag 2011-01-19 5 beslutar från projekt 56003 (till fastighetsnämndens förfogande) anvisa 100 000 kr till beställda åtgärder på Sörgårdens förskola. Ekonomienheten Barn- och utbildningsförvaltningen

7 Fa 8 Dnr: FA.2011.12 290 Ängslyckans förskola, montering av ljudabsorbenter Medelsanvisning Fa 8 Barn- och utbildningsförvaltningen har beställt uppsättning av ljudabsorbenter i två rum på Ängslyckans förskola i Ås. Vid mätning har skyddsingenjören funnit efterklangstiden är alltför lång i rum C 102 och C104. Fastighetskontoret beräknar kostnaden för uppsa ljudabsorbenter till ca 500 kr/m 2. Takytan i de båda rummen är ca 35 m 2 vilket gör totalkostnaden beräknas bli 17 500 kr. Åtgärden innebär en hyreshöjning med 1 200 kr/år. Förvaltare Yngve Englunds tjänsteskrivelse daterad 2011-01-12 Skolchefens beställning daterad 2010-06-04 Ritning Arbetsutskottets förslag 2011-01-19 6 beslutar anvisa 17 500 kr från projekt 56003 (till fastighetsnämndens förfogande) till ljudabsorbenter i Ängslyckans förskola. Ekonomienheten Barn- och utbildningsförvaltningen

8 Fa 9 Dnr: FA.2010.22 295 Kommunhuset, ombyggnad av värme och ventilation Fa 9 Fastighetschef Mikael Fröler redogör för ärendet. Till dagens sammanträde har fastighetschefen skrivit två tjänsteskrivelser. I den ena redogörs för hur arbetet med utse konsult för bytet av värme- och ventilationssystem i kommunhuset gjorts av fastighetskontoret och av arbetsutskottet. Skrivelsen utmynnar i förslag till fastighetsnämnden välja Bengt Dahlgren Göteborg AB:s systemlösning som det mest fördelaktiga förslaget samt uppdra till fastighetskontoret förhandla med Bengt Dahlgren Göteborg AB om villkoren för forts projektering av kommunhusets värme- och ventilationssystem. I den andra tjänsteskrivelsen redogör fastighetschefen för fastighetskontorets förslag genom påbörja upphandlingen av arkitekt genom bjuda in de som är intresserade lämna in uppgift om erfarenhet och referenser. Därefter utses tre arkitekter som utför ett skissförslag vardera på hur kommunhuset skall disponeras. I dagsläget finns inget färdigt lokalprogram men synpunkter har förts fram från kommunledningen alla centrala förvaltningar bör inrymmas i kommunhuset. Det skulle innebära ca 50 nya arbetsplatser skall tillskapas. Fastighetskontoret föreslår därför fastighetsnämnden uppdrar till fastighetskontoret påbörja upphandlingen av arkitekter avseende ombyggnad av kommunhuset. diskuterar frågan. Yrkanden Lars-Erik Nyström (C): Återremiss till fastighetskontoret avseende arkitekt för ombyggnaden. Den delen av ärendet är inte tillräckligt berett. Agne Sahlin (S): Instämmer i Lars-Erik Nyströms (C) yrkande om återremiss avseende arkitektfrågan. Sören Svensson (S): Den del av ärendet som rör arkitekt bör vänta tills ett lokalprogram är klart. Instämmer i yrkandet om återremiss. Clas Ebbeson (M): Instämmer med fastighetskontorets förslag både i fråga om konsult för värme- och ventilationssystem och i fråga om parallella uppdrag till arkitekter. Ordföranden konstaterar det inte finns majoritet för ta beslut om parallella uppdrag vid dagens sammanträde men föreslår beslut tas om konsult för värme- och ventilationssystemet. Sammanställning av konsulternas förslag till systemlösning Kalkyler Fastighetschef Mikael Frölers två tjänsteskrivelser beslutar välja Bengt Dahlgren Göteborg AB:s systemlösning för värme och ventilation i kommunhuset som det mest fördelaktiga, uppdra till fastighetskontoret förhandla med Bengt Dahlgren Göteborg AB om villkoren för forts projektering samt

9 9 (forts) återremittera den del av ärendet som rör arkitekter för parallella uppdrag av kommunhusets ombyggnad i avvaktan på ett färdigt lokalprogram. Kommunstyrelsekontoret

10 Fa 10 Dnr: FA.2010.11 042 Ekonomisk rapport 2010 Bokslut Fa 10 Fastighetschef Mikael Fröler redogör för fastighetsnämndens bokslut 2010. Slutligt resultat är 597 tkr vilket är ca 3,5 mnkr sämre än det budgeterade resultatet 4 049 tkr. Den främsta orsaken till det sämre resultatet är kostnaderna för energi överskred budget med ca 4 mnkr till följd av både en ovanligt kall vinter och höjda priser. I enlighet med arbetsutskottets förslag har en hyresfordran från Landstinget avseende vårdcentralen i Smålandsstenar skrivits av med ca 1 mnkr. Positiva avvikelser är bl. a. städverksamheten som har forts med effektiviseringen och minskat kostnaderna samt kapitalkostnaderna är lägre än budgeterat. Positivt är också kostnaderna för skadegörelse i skolorna fortsätter minska för tredje året i rad. har under året investerat för ca 68,9 mnkr varav huvudparten utgörs av några få stora projekt. Största delen är Demenscentrum vid Blomstervägen i Gislaved 38,7 mnkr, Skkistans förskola i Reftele 6 mnkr, Musikskolan i Gislaved 5,5 mnkr och köket i Smålandsstenars sporthall 4,2 mnkr. Under 2010 har fastighetskontoret slutredovisat 69 projekt. De var budgeterade till sammanlagt 98,3 mnkr och den slutliga kostnaden blev 96,5 mnkr. Under året har fastighetsnämnden haft 118,2 årsarbetare vilket är 4,5 lägre än 2009 men 2,9 högre än budget. Anledningen till avvikelsen mot budget är den del av kombinationstjänsterna som är fastighetsskötsel inte budgeterats i personalbudgeten. Kostnaden var dock med under interna tjänster. Minskningen mot 2009 är i huvuvdsak inom städverksamheten. Bokslut 2010 beslutar fastställa bokslutet för 2010 och överlämna det till kommunfullmäktige. Kommunstyrelsen

11 Fa 11 Dnr: FA.2011.13 289 Fastighetsadministration Ändring av objektnummer Fa 11 Fastighetschef Mikael Fröler redogör för ärendet: s objektlista är uppdelad efter funktioner och objektnumren följer funktion och orter. Normalt är indelning stabil och bör inte ändras mer än absolut nödvändigt. Då och då finns det dock skäl för göra en förändring. Sörgårdens förskola och Sörgårdscentrum ligger i anslutning till varandra. Sörgårdscentrum bestod ursprungligen av en närbutik och en lokal för tandvård. Men numera är det i huvudsak förskola och skola i hela byggnaden. Båda byggnaderna ligger dessutom på samma fastighet, Gulsippan 1. Fastighetskontoret föreslår därför objekt 65305 Sörgårdscentrum utgår och all verksamhet bokförs på 62361 Sörgårdens förskola. Mikael Frölers tjänsteskrivelse Arbetsutskottets förslag 2011-01-19 9 beslutar objekt 56305 Sörgårdscentrum utgår och alla intäkter och kostnader bokförs på objekt 56361 Sörgårdens förskola. Ekonomienheten

12 Fa 12 Dnr: FA.2011.6 303 Gislaveds kommun - avfallsplan Yttrande Fa 12 Tekniska nämnden har överlämnat förslag till avfallsplan till bland annat nämnderna för yttrande. Avfallsplanen behandlar i huvudsak avfall som ingår i det kommunala avfallet men berör också avfall utanför det kommunala ansvaret. Utanför kommunens ansvar ligger i huvudsak avfall från industrier, företag och andra verksamheter som inte har hushållsliknande avfall. Avfall från kommunens verksamhet ligger utanför kommunens ansvar. Det övergripande målet är resurserna i avfallet ska tas tillvara i så hög grad som möjligt, samtidigt som påverkan på och risker för hälsa och miljö minimeras. Avfallshanteringen är effektiv för samhället och enkelt för konsumenterna. Det övergripande målet delas upp i ett antal målområden med delmål tidplan och åtgärder. är positiv till det övergripande målet och har i princip inga invändningar mot delmålen. När det gäller åtgärder för nå målen har dock fastighetsnämnden synpunkter som redovisas nedan. Kommunens avfallsanläggningar/avfall från verksamheter För få en optimal avfallshantering där resurserna i avfallet tas till vara är det nödvändigt med en bra organisation som hushåll och verksamheter upplever som enkel och smidig. Det är därför mycket viktigt hela organisationen med insamling av kärl, återvinningsstationer (ÅVS), återvinningscentraler (ÅVC) och återvinningsgårdar (ÅVG) är samordnade med målet återvinna så mycket som möjligt. Både avseende avfall som ligger inom det kommunala ansvaret liksom avfall som ligger utanför. Eftersom en del av det avfall som produceras inom kommunens verksamheter faller utanför kommunens ansvar, som avfallshanterare, får det i princip inte lämnas på återvinningscentraler. Situationen är likartad för industrier och företag. När det handlar om stora mängder är det naturligt verksamheten svarar för omhändertagande till exempel via en entreprenör. Men när det handlar om relativt små mängder måste det finnas ett system för ta hand om verksamhetsavfall även på ÅVC och ÅVG. Resultatet blir annars större mängder hushållsavfall eller konflikter på ÅVC. Det räcker inte med utreda vem som ska få lämna, man måste hitta ett system för göra det möjligt för verksamheter också lämna på återvinningscentraler och hur det ska betalas. Avfall som resurs - Matavfall Att utnyttja växtnäringen och energin i matavfallet synes som en bra idé. Det är dock viktigt för insamling den tänkta rötningsanläggningen kommer på plats och har avsättning för biogasen på ekonomiska villkor, som är försvarbara.

12 (forts) 13 När det gäller insamling av matavfall måste man räkna med ökade kostnader för de kommunala verksamheterna med kök och storkök. Det innebär i stort sett alla förskolor, skolor och äldreboenden. I Smålandsstenar sporthall är köket nyligen ombyggt och anpassat för separera matavfallet. Det innebar en betydande ökning av ombyggnadskostnaden. För ge incitament till en ombyggnad bör matavfall hämtas utan avgift. s arbetsutskottet diskuterade avfallsplanen och förslaget till yttrande vid sitt sammanträde 2011-01-19 och konstaterade då det sannolikt kommer behövas fler återvinningsstationer i kommunen. Förslaget till yttrande har kompletterats med den synpunkten. Avfallsplan ver 0.90 version för samråd Fastighetschef Mikael Frölers förslag till yttrande Arbetsutskottets förslag 2011-01-19 10 beslutar anta fastighetskontorets förslag till yttrande som eget och överlämna det till Tekniska nämnden. Tekniska nämnden

14 Fa 13 Dnr: FA.2008.15 291 Ombyggnad av Nordinskolan i Smålandsstenar Upphandling av arkitekter för parallella uppdrag Fa 13 Ombyggnad av Nordinskolan i Smålandsstenar har diskuterats under några år och till 2011 har kommunfullmäktige anvisat 2 mnkr samt tagit upp ytterligare resurser i utblicken. Nordinskolan har utarbetat ett lokalprogram och fastighetsnämnden har tidigare uppdragit åt fastighetskontoret påbörja upphandling av arkitekt. s normala rutin för upphandling av arkitekter är börja med utse arkitekter som i ett senare skede får ta fram skisser i parallella uppdrag. Därefter utvärderas skisserna och en arkitekt får arbeta vidare med uppdraget. När man bjuder in är det viktigt klarlägga förutsättningen för den fortsa hanteringen och vilken ersättning som utgår för det parallella uppdraget. Delar av Nordinskolan upplevs som en trång och steril byggnad med mycket hårda material, långa korridorer och otydlig disposition. Nordinskolan har också dåliga värden på energiförbrukning och ett omfande underhållsbehov. Vid den här typen av större projekt kommer också frågan om ersättningslokaler under ombyggnadstiden upp till diskussion. Det är mycket troligt frågan om nybyggnation är en långsiktigt bättre lösning än en ombyggnation också kommer diskuteras. För parallella uppdrag kan det därför vara en fördel låta varje arkitekt göra ett ombyggnadsförslag och ett nybyggnadsförslag. Därefter kan man göra en analys av kostnaderna under livscykeln för jämföra vilket alternativ som långsiktigt är föredra. Det finns också en risk, med ett nybyggnadsförslag. Av naturliga skäl blir det troligen mer ändamålsenligt än ombyggnaden. Därför kan det bli ett tryck på genomföra nybyggnaden oberoende av livscykelkostnadens resultat. Men genom göra utredningen i detta stadium är risken mindre då det endast handlar om översiktliga skisser. Fastighetskontoret föreslår utvärderingen av arkitekter i första skedet baseras på erfarenhet av skolbyggnader samt referenser. Tre arkitekter utses som erbjuds 60 tkr vardera för skisserna i det parallella uppdraget, som avser både ombyggnad och nybyggnad. Pengarna tas från projektet för ombyggnaden Fastighetschef Mikael Frölers tjänsteskrivelse daterad 2011-01-17 Arbetsutskottets förslag 2011-01-19 11 beslutar uppdra till fastighetskontoret upphandla tre arkitekter som ska lämna förslag till dels ombyggnad, dels nybyggnad av Nordinskolan i Smålandsstenar. Barn- och utbildningskontoret

15 Fa 14 Dnr: FA.2011.14 370 Samarbetsavtal med Gislaved Energiring AB Underavtal för Rönneljung och Lugnet/Klockargårdskolan Fa 14 Sören Svensson (S) förklarar sig jävig och deltar inte i detta ärende. Fastighetschef Mikael Fröler redogör för förslag till underavtal till det ramavtal kommunen har med Gislaved Energiring AB (GEAB) avseende värmeleveranser. De nu aktuella underavtalen avser värmeleveranser till idrottsanläggningen Rönneljung i Reftele och till Lugnet och Klockargårdskolan i Broaryd. I underavtalen regleras giltighetstid, värmeproduktionen, leverans av värme, avgift och betalning. Kostnaden för GEAB:s drift- och underhållskostnader enligt ramavtalet kommer de tre första åren vara 131 kr/mwh för Rönneljung och 187,7 kr/mwh för Broaryd. Förslag till underavtal Arbetsutskottets förslag 2011-01-19 12 beslutar godkänna förslagen till underavtal för värmeleveranser till Rönneljung och till Lugnet och Klockargårdskolan. Gislaved Energiring AB

16 Fa 15 Dnr: FA.2011.1 009 Information från fastighetskontoret Fa 15 Fastighetschef Mikael Fröler informerar om bl. a. den nyligen genomförda hyresförhandlingen och om den Hälsoprofil som gjorts av anställda vid fastighetskontoret. Elingenjör Curt Ekvall informerar om lagstadgade besiktningar och tillsyn av elanläggningar. Driftchef Peter Söderström informerar om energistatistik för 2010 i kommunens fastigheter.