DOKUMENTHANTERINGSPLAN KS 2018-05-08, 84 Dokumenthanteringsplan för Sektor Äldre INLEDNING OMFATTNING OCH SYFTE En dokumenthanteringsplan ger myndigheten nödvändig kontroll och överblick över sina allmänna handlingar, den underlättar arkivfunktionens arbete och förbättrar allmänhetens möjligheter att söka och ta del av information. I planen finns en översikt över myndighetens handlingar, hur de förvaras och om och när de får gallras samt när de ska överlämnas till arkivmyndigheten. Syftet med dokumenthanteringsplanen är att vara: o o o o hjälpmedel vid gallring/rensning hjälpmedel för kontoret (bland annat med återsökning) styrmedel för kontoret och arkivet kontrollmedel för kommunarkivet (vid leverans och arkivering) INNEHÅLL OCH UPPLÄGG Dokumenthanteringsplanen innehåller handlingar som ska bevaras och gallringsbara handlingar. Planen anger handlingstypens format och förvaringsplats samt när den ska levereras till kommunarkivet. Planen lämnar också upplysningar om eventuella anmärkningar. Dokumenthanteringsplanen är indelad i olika verksamhetsområden. BEVARAS ELLER GALLRAS Bevaras innebär att handlingen ska sparas för all framtid och således inte får förstöras, vare sig medvetet eller genom försummelse, Gallring innebär däremot att handlingen får förstöras efter en fastställd tid, så kallad gallringsfrist. Grundförutsättningen är att allmänna handlingar ska bevaras, gallring får endast göras efter särskilda beslut i ansvarig nämnd eller motsvarande. Kils kommun Postadress Besöksadress Telefon 0554-191 00 Bankgiro 109-6510 Box 88 Kommunhuset Fax 0554-129 74 Plusgiro 12 21 10-0 665 23 Kil Östra Torggatan 2D E-post kommun@kil.se Org.nr 212000-1751 Sida 1 av 8
Dokumenthanteringsplanen innehåller sådana beslut om gallring, genom att fastställda gallringsfrister för de handlingar som får förstöras. Gallringsfristen räknas normalt sett i hela kalenderår med start från 31 december det år handlingen inkom eller upprättades. ARKIVERING I KOMMUN Handlingar som ska bevaras ska överlämnas till kommunarkivet så snart de inte behövs, men senast 10 år efter upprättandet. Handlingar som överlämnas till kommunarkivet ska vara rensade och beslutad gallring genomförd. Handlingar som ska bevaras ska finnas i pappersform. UPPDATERING AV PLANEN Planen måste hållas aktuell för att vara meningsfull. Arkivredogöraren är den som i första hand tar initiativ till när åtgärder ska vidtas för att göra planen aktuell. En väl fungerande dokumenthanteringsplan ska helst uppdateras varje år. Så snart en ny arbetsrutin eller ett nytt system införs ska planen uppdateras. Handlingstyper som inte längre är aktuella tas bort och nya tillkommer. Förslag till förändringar i dokumenthanteringsplanen ska göras i samarbete med arkivansvarig på kommunen. Årlig revidering är ett krav samt vid behov däremellan. FÖRFATTNINGAR OCH REGLEMENTEN Dokumenthantering, arkivvård och allmänhetens rätt att ta del av kommunens handlingar styrs av: o Offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) o Arkivlagen (1990:782) o Kils kommuns arkivreglemente, antaget av kommunfullmäktige den 26 mars 2015, 56 Sida 2 av 8
DOKUMENTHANTERINGSPLAN MYNDIGHET: Kommunstyrelsen VERKSAMHET: Sektor Äldre GILTIGHETSTID: Dokumenthanteringsplanen gäller från och med 2018-01-01 DOKUMENTHANTERINGSPLAN HEMTJÄNST HANDLINGSTYP FORMAT FÖRVARINGSPLATS BEVARAS/ GALLRAS Planering av genomförande av insatser ANMÄRKNINGAR TILL KOMMUN- Förteckningar över hemtjänsttagare Under ständig bearbetning Månadsredovisning utförda timmar 2 år Register över brukares nycklar Under ständig uppdatering Nyckelkvittenser till brukares boenden Nyckellistor, brukares nycklar, dagliga Nyckelkvittenser, personal, enhetens nycklar 2 år Efter upphörd service 2 år 2 år Efter återlämnande Redovisning av handhavda medel 10 år Trygghetslarm, avtal Digitalt/Papper Diariet/Närarkiv Bevaras Ingår i diarieförda handlingar Register över innehavare av trygghetstelefon/-larm När innehavet upphört Larmloggar 2 år Larmrapporter med register 5 år Uppgift om larmet noteras i personakt eller annat system för uppföljning Badet, bokningslistor Papper Smeden 2 år Sida 3 av 8
Matsalen Smeden, liggaren Papper Smeden 2 år SÄRSKILDA BOENDE (SANNERUD, KARLSLUND, ÅKERBO) HANDLINGSTYP FORMAT FÖRVARINGSPLATS BEVARAS/ GALLRAS ANMÄRKNINGAR TILL KOMMUN- BOENDEADMINISTRATION Förteckning över särskilda boenden Papper Bevaras Planering av genomförande av insatser Förteckning över boende i de särskilda boendeformerna Papper Arbetsrum Papper Arbetsrum Under ständig bearbetning Boenderegister Papper Arbetsrum Under ständig bearbetning Vårddagsuppgifter Papper 2 år Närvaro- och frånvarorapporter brukare Papper 2 år Underlag för debitering Hyreskontrakt, besiktningsprotokoll etc. för bostad som tillhandahålls av socialtjänsten Papper 2 år Efter det att kontraktet upphört att gälla, under förutsättning att hyresskuld eller besiktningsanmärkning inte kvarstår Nyckelkvittenser, boendes nycklar Papper Arbetsrum 2 år Efter återlämnande Trygghetslarm, avtal Papper Diariet/Närarkiv Bevaras Ingår i diarieförda handlingar Register över innehavare av trygghetstelefon/-larm Papper Arbetsrum När innehavet har upphört Larmloggar 2 år Larmrapporter med register 5 år Uppgift om larmet noteras i personakt eller annat system för uppföljning Vårdtyngdsmätningar, underlag När sammanställning gjorts HANLINGAR RÖRANDE DE BOENDE Sida 4 av 8
Kontaktmannaskap bekräftelse från anställd och information till boende Redovisning av handhavda medel 10 år Fickpengsredovisning 2 år Tillhörighetslistor Färdtjänstkort Se anmärkning Tillhör brukaren och är inte allmän handling. åter till brukare/dödsbo HANDLINGAR RÖRANDE VERKSAMHETEN Planering av genomförandet av insatser Vårdtyngdsmätningar, underlag När sammanställning gjorts Egenkontroll livsmedelshygien, rapport om kyl, frys m.m. enligt egenkontrollprogram 2 år ÄLDREOMSORGSAKTER, SOL HANDLINGSTYP FORMAT FÖRVARINGSPLATS BEVARAS/ GALLRAS ANMÄRKNINGAR TILL KOMMUN- HANDLINGAR I SAMBAND MED HANDLÄGGNING AV ÄRENDET Anmälningar Anmälan och beslut om ställföreträdare/ombud Ansökningar från enskild om bistånd eller service, med eventuella bilagor Ansökningar till institutioner om vård Sida 5 av 8
Avgiftsbeslut Beslut i enskilt ärende om bistånd och/eller insats Beslut/domar i förvaltningsdomstol Dokumentation av planering som rör den enskilde, t ex arbetsplaner, handlingsplaner, serviceplaner och vårdplaner Fullmakter Inkomna och utgående handlingar av betydelse i ärendet Förvaras hos avgiftshandläggaren till dess brukaren avlidit/avslutats Inkomna och utgående handlingar av tillfällig betydelse och/eller rutinmässig karaktär Inkomstförsäkran 1 år Kopior av hyreskontrakt, besiktningsprotokoll etc. Meddelanden från hyresvärd (hyresskulder, uppsägningar etc.) Meddelanden om utskrivning från sluten vård m.m. Efter notering i personakt. Registerkontroller som utgör underlag för beslut Ska tillföras akten i läsbar form Registerkontroller som endast har tillfällig betydelse Underlag för fastställande av avgift Upprättade handlingar av betydelse i ärendet Förvaras hos avgiftshandläggaren till dess brukaren avlidit/avslutats Sida 6 av 8
Upprättade handlingar av tillfällig betydelse och/eller rutinmässig karaktär Ärendeblad/journalblad Överenskommelser Överklaganden, med bilagor HANDLIGAR UNDER GENOMFÖRANDET AV INSATSER Anmälningar enligt 14 kap. 2 SoL (Lex Sarah-anmälningar, kopior Arbetskort/servicekort Avtal om handhavande av annans medel Genomförandeplaner (arbetsplaner, omsorgsplaner m.m.) Handlingar som rör avvikelsehantering Inflyttningssamtal Journalblad Levnadsberättelser Rapporter/handlingar som blir del av Lex Sarah-ärende bevaras i särskilda Lex Sarah-akter Dokumenteras normalt genom journalanteckning. Dokumenteras normalt genom journalanteckning. Löpande arbetsanteckningar När dokumentation sammanfattats i personakt Signeringslistor för hemtjänstinsats Överenskommelser om insatser i särskilt boende Sida 7 av 8
RESURSENHETEN HANDLINGSTYP FORMAT FÖRVARINGSPLATS BEVARAS/ GALLRAS Socialakter - Procapita Digitalt Procapita ANMÄRKNINGAR Skrivs ut från Procapita 5 år efter sista anteckningen TILL KOMMUN- Anmälan - Procapita Digitalt Procapita Skrivs ut från Procapita 5 år efter sista anteckningen Förteckning över brukare Papper Närarkiv Förteckning över frivilligorganisationer Papper Närarkiv 5 år Förteckning över hemtjänsttagare Digitalt Procapita Korrespondens med enskilda utförare Digitalt/Papper Diariet Bevaras Ingår i diarieförda handlingar Servicekort/brukarkort Digitalt Procapita AVGIFTSHANDLÄGGNING HANDLINGSTYP FORMAT FÖRVARINGSPLATS BEVARAS/ GALLRAS ANMÄRKNINGAR Avgiftsbeslut Digitalt/Papper Närarkiv 5 år Debiteringsunderlag Digitalt/Papper Närarkiv 5 år Månadsredovisning utförda timmar Digitalt/Papper Närarkiv 2 år TILL KOMMUN- Sida 8 av 8