Svinningeudds Samfällighetsförening Föreningsstämma 2018 SVS Svinningeudds Samfällighet Vägförvaltning GA:17 Välkomna 2018-03-24 SVS
1 Mötets öppnande 2 Upprättande av röstlängd
Val till stämman 3 Val av ordförande för stämman 4 Val av sekreterare för stämman 5 Val av Justeringsmän/rösträknare (2 st)
6 Mötets utlysande Kallelse utdelad/e-postad: 3 mars Kallelse utlagd på hemsidan 2 mars och anslagen på föreningens anslagstavlor 3 mars Mötesunderlag på hemsidan 10 mars
7 Dagordning (förslag) 1. Mötets öppnande 2. Upprättande av röstlängd 3. Val av ordförande för stämman 4. Val av sekreterare för stämman 5. Val av två personer att jämte ordföranden justera protokollet 6. Fråga om stämmans behöriga utlysande 7. Fastställande av dagordning 8. Föredragande av verksamhetsberättelse inkl ekonomi 2017 9. Revisorns berättelse 2017 10. Fråga om beviljande av ansvarsfrihet för Styrelsen 2017 11. Framställningar från styrelsen eller motioner från andra medlemmar 12. Styrelsen: * fråga om extern förvaltning 13. * åtgärd angående vägskada Svinningeuddsvägen 6-8 14. * ansökan, ny förrättning ang. bostadsrättsföreningar 15. Medlemmar: inga ärenden inkomna under motionstiden Forts ->
7 Dagordning, sid 2 12. Ersättning till styrelsen och revisorerna 13. Styrelsens förslag till utgifts- och inkomststat samt debiteringslängd 14. Val av styrelse, styrelseordförande och suppleanter 15. Val av revisorer och suppleanter (1 revisor, en suppleant) 16. Fråga om val av valberedning 17. Övriga frågor 18. Meddelanden om plats där protokollet från stämman hålls tillgängligt 19. Mötets avslutande
8 Föredragande av förvaltningsberättelse Förvaltningsberättelse för Svinningeudds Samfällighet år 2017 Styrelsen för Svinningeudds Samfällighetsförening avger härmed följande förvaltningsberättelse för verksamhetsåret 2017. Styrelsen har under året haft följande sammansättning Carina Granqvist Göran Karnfält Maria Falk Anders Hedlund Nils Jönsson Patrik Lundin Ordförande Sekreterare Kassör ledamot ledamot ledamot Revisorer har varit: Valberedningen har varit: Sten Bengtson Eva Jansson Katarina Löweberg (suppleant) Anette Forsström Linda Johansson Samfällighetsfrågor: Samfälligheten bestod vid årsskiftet 2017/2018 av 120 fastigheter, med ett totalt andelstal på 106,5. Debiteringslängden kan på anmodan visas upp av kassör. Ordinarie årsstämma avhölls 2016-04-01 i föreningsstugan med 21 personer närvarande representerande 21 fastigheter och 16,33 andelar. Protokoll från stämman kan erhållas av sekreteraren samt på webbplatsen www.svinningeudd.se. Styrelsen har under året haft 11 stycken protokollförda möten. EKONOMI (Separat dokument)
Ekonomi 2017 Balansräkning Tillgångar IB UB 1518 Kundfordringar 223 646 235 950 1930 Bank/plusgiro 0 117 980 1970 Bank/underhållsfond 0 75 000 Summa tillgångar: 223 646 428 930 Skulder IB UB 2091 Balanserat resultat -29 383-29 383 2099 Årets resultat 0-74 589 2280 Underhålls- och förnyelsefond -75 000-187 000 2444 Skulder till medlemmar 0-5 645 2448 Leverantörsskulder -119 263-54 310 2730 Arbgivaravg/skatt 0-78 003 Summa skulder: -223 646-428 930 Resultaträkning Intäkter Utfall 2016 Utfall 2017 Budget 2017 Utfall vs budget 3011 Årsavgifter 258 250 257 750 286 000-28 250 3014 Västerskärs samfällighet 40 000 40 000 40 000 0 3015 Slitageavgifter (tunga trp) 80 000 45 000 40 000 5 000 3985 Statsbidr vägar 5 887 2 539 5 887-3 348 3990 Övriga intäkter 0 0 0 0 Summa intäkter: 384 137 345 289 371 887-26 598 Kostnader 4111 Vägar underhåll -12 447-14 180-22 000 7 820 4112 Vägbelysning -13 448-28 136-20 000-8 136 4113 Vinterväghållning -162 020-26 000-120 000 94 000 5420 Programvaror/webbplats 0-1 600-2 000 400 6150 Kontorsmtrl/trycksaker 0-1 266-500 -766 6250 Porto 0 0-1 000 1 000 6530 Redovisningstjänster 0 0 0 6980 Föreningsavgifter -1 095-1 095-1 100 5 6650 Möteskostnader 0 0-2 000 2 000 6570 Bankkostnader 0 0-1 500 1 500 6990 Diverse övr kostn -8 264 0-4 787 4 787 7240 Styrelsearvoden -81 480-65 000-65 000 0 7241 Revisionsarvoden -1000-1000 -1000 0 7510 Arbetsgivaravgifter 0-20 423-19000 -1 423 Summa kostnader: -279 754-158 700-259 887 101 187 Rörelseresultat: 104 383 186 589 112 000 74 589 Bokslutsdispositioner 8811 Avsättning underhållsfond -75 000-112 000-112 000 0 Årets resultat: 29 383 74 589 0 74 589
9 Revisionsberättelse 2017
10 Ansvarsfrihet för styrelsen Beviljar stämman styrelsen ansvarsfrihet för 2017 baserat på verksamhets- och revisionsberättelse?
11 Förslag från Styrelsen 1. Proposition från styrelsen angående extern förvaltning Under 2016 överlämnades ansvaret för vägarna till Svinningeudds Samfällighetsförening. Denna uppdelning har medfört att administrationen/bokföringen har ökat rejält under det senaste året. Vi vill därför föreslå att vi lägger ut bokföringen på extern förvaltning och lyfter bort den från kassörsrollen. Anledningen till detta är att vi tycker det är viktigt att vi som förening ska kunna bibehålla den kvalité och kompetens som vi har idag även framledes samt att vi vill kunna attrahera nya styrelsemedlemmar att kunna ta sig an rollen som kassör med en rimligare arbetsbelastning. Extern förvaltning innefattar redovisningstjänster såsom fakturering, matchning av banktransaktioner, ren bokföring inkl årsbokslut, arvodesutbetalning (inkl skatt, arbetsgivaravgifter, kontrolluppgifter) och deklarationerna. Vårt förslag är att nuvarande kassör Maria Falk åtar sig uppdraget via sitt företag MARIA FALKS BYRÅ. Företaget innehar F-skattsedel. Förslag på ersättningsnivå: SVS: Uppskattad tid 60 timmar à 250 kr. Totalt 15.000 kr + moms
11 Förslag från Styrelsen 2. Proposition från styrelsen angående vägskada, Svinningeuddsvägen 6-8: Vi har en återkommande vägskada vid Svinningeuddsvägen 6-8. För att komma tillrätta med vägskadan avser styrelsen under vår/försommar ta reda på vad som orsakar den och därefter åtgärda problemet långsiktigt. Vi kan komma att behöva dränera under asfalten. 3. Proposition från styrelsen angående ny förrättning hos LM: Styrelsen har som förslag att genomföra en ny förrättning hos LM för vår gemensamhetsanläggning då vi dels vill anpassa bostadsrättsfastigheternas andel i gemensamhetsanläggningen till antalet hushåll i föreningarna, samt att vi även vill få igenom att kunna göra fler justeringar själva inom ett regelverk som Lantmäteriet sätter upp i förrättningen. I dagsläget kan samfälligheten endast ändra andelstal från obebyggd till bebyggd fastighet. Uppskattad kostnad för ny förrättning är enligt uppgift från Lantmäteriet svår att få men troligen landar den någonstans runt 40.000 kr 60.000 kr.
12 Arvoden 2018 Förslag: Arvode till styrelsen: 68 000 kr (plus arbetsgivaravgifter) att fördela mellan ledamöter och suppleanter beroende på arbetsfördelning Arvode till revisor 1000 kr
13 Styrelsens förslag till utgifts- och inkomststat samt debiteringslängd Underhållsplan 2018-2022 Beräkning årskostnad drift och underhåll (beräknade intäkter-kostnader) årlig avsättning till underhålls- och förnyelsefond Utgifts- och inkomststat Debiteringslängd = andelstal/andelsägare (=närvarolista/röstlängd) : 120 fastigheter med ett sammanlagt andelstal på 106,5 Förslag till årsavgift 2019
Utdrag ur underhållsplan 2018-2022
Årskostnad drift och underhåll Underlag till beräkning av årskostnad (beräknade intäkter-kostnader): Intäkter utöver avgifter Kostnader baserat på utfall 2016-17 + tidigare erfarenhet fr Tomtägareföreningen Resultatpost Beräknad årskostnad/intäkt Statsbidrag 5 596 Slitageavgifter (tunga trp) 40 000 Västerskärs samfällighet 40 000 Övriga Intäkter 37 980 123 576 Personalkostnader, inkl styrelse- och -90 366 revisionsarvoden samt arbetsgivaravg Övriga kostnader -34 085 Vinterväghållning -100 000 Övrigt vägunderhåll -50 000 Vägbelysning -30 000-304 451 Summa: -180 875-180 875
Underhåll, reparation och förnyelse 2018-2022 Anläggning Objekt Åtgärd Anläggnår Produktionskostnad Beräknad livslängd Ålder Årlig kostnad Asfalterad väg Björnkärrsvägen Omläggning 2015 150 000 25 3 6 000 Asfalterad väg Svinningeuddsv del 1 Omläggning 2015 500 000 10 3 50 000 Asfalterad väg Svinningeuddsv del 2 Omläggning 2015 150 000 25 3 6 000 Asfalterad väg Svinningeuddsv del 3 Omläggning 2015 150 000 25 3 6 000 Asfalterad väg Björnholmsv del 1 Omläggning 2015 100 000 20 3 5 000 Asfalterad väg Björnholmsv del 2 Omläggning 2015 60 000 25 3 2 400 Asfalterad väg Lisa Bökers väg Omläggning 2015 60 000 25 3 2 400 Asfalterad väg Jaktvägen Omläggning 2015 60 000 25 3 2 400 Gatubelysning Belysningsstolpar Utbyte 2016 345 000 20 2 17 250 inkl armatur (23) Ga tubel ys ni ng Ka bel (1500 m) Utbyte 2016 350 000 30 2 11 667 Gatubelysning Mätarskåp Utbyte 2016 20 000 15 2 1 333 Vä gs kyl tar Vä gs kyl tar Utbyte 2016 30 000 20 2 1 500 Total: 1 975 000 111 950 Svinningeuddsv del 1: Nantesv-Västerskärsringen Svinningeuddsv del 2: Västerskärsringen-Björnholmsvägen Svinningeuddsv del 3: Björnholmsv-Sandängen Björnholmsv del 1: Svinningeuddsv-Lisa Bökers v Björnholmsv del 2: Lisa Bökers v-slutet
Årsavgift 2019 (förslag) Underlag till förslag för årsavgift: Beräknade intäkter- kostader -180 875 Avsättning uh-fond -111 950 Summa: -292 825 Antal andelstal 106,5 Årsavgift -2 750 Förslag årsavgift för helt andelstal: 2 750 kr (293 tkr / andelstal 106,5)
Budget 2018 -styrelsens förslag Intäkter Utfall 2017 Förslag Budget 2018 3011 Årsavgifter 257 750 292 875 3014 Västerskärs samfällighet 40 000 40 000 3015 Slitageavgifter (tunga trp) 45 000 40 000 3985 Statsbidr vägar 2 539 5 596 3990 Övriga intäkter 0 37 980 Summa intäkter: 345 289 416 451 Kostnader 4111 Vägar underhåll -14 180-50 000 4112 Vägbelysning -28 136-30 000 4113 Vinterväghållning -26 000-100 000 5420 Programvaror/webbplats -1 600-3 200 6150 Kontorsmtrl/trycksaker -1 266-500 6250 Porto 0-300 6530 redovisningstjänster/extern förvaltn 0-18 750 6980 Föreningsavgifter -1 095-1 100 6650 Möteskostnader 0-1 000 6570 Bankkostnader 0-1 500 6990 Diverse övr kostn 0-7 735 7240 Styrelsearvoden -65 000-68 000 7241 Revisionsarvoden -1000-1 000 7510 Arbetsgivaravgifter -20 423-21 366 Summa kostnader: -158 700-304 451 Rörelseresultat: 186 589 112 000 Bokslutsdispositioner 8811 Avsättning underhållsfond -112 000-112 000 Årets resultat: 74 589 0
14,15,16 Val till förtroendeposter 1. Styrelseledamöter Ledamöter, 2 st på 2 år * * Ledamöter, 2 st på 1 år * * Redan valda för 2018 (1 år kvar) * Carina Granqvist * Patrik Lundin Enl stadgarna: 5 Styrelsen ska bestå av minst 3 och högst 7 ledamöter och 3 suppleanter 2. Ordförande (en ur styrelsen 1 år) * 3. Revisorer Revisor (1 år) * Revisorssuppleant (1 år) * 4. Valberedning 3 personer (1 år) * * *
17 Övriga frågor
18 Åtkomst Protokoll Handlingar från föreningsstämman finns tillgängliga på: www.svinningeudd.se Protokoll kommer att tillgängliggöras senast två veckor efter stämman på samma plats.
Svinningeudds Samfällighetsförening Mötets avslutande!