KALLELSE 1 (6) 2018-09-28 Kallelse och föredragningslista Enligt uppdrag Ordförande Lars Kallsäby Sammanträdesdatum 5 oktober 2018 Plats och tid Stadshuset rum B33, 09:00 Ledamöter Ersättare Ordförande Lars Kallsäby (C) 1:e vice ordförande Mohammed Rashid (M) Tomas Östling (S) Ariana Tanha (MP) Åke Helmer Johansson (L) Anneli Östman (S) Jesper Songer (KD) Regina Da Costa (M)
2018-09-28 2 (6) 1 Dnr KSS 1809202- Protokolljustering uppdrar åt Mohammed Rashid (M) att tillsammans med ordförande justera dagens protokoll. 2 Dnr KSS 1809195- Fastställande av föredragningslista och beslut om offentliga ärenden 1. Föredragningslistan fastställs. 2. Alla punkter är offentliga. 3 Dnr KSS 2018/00012-1.2.3 Anmälan av handlingar Redovisning av inkomna remisser och anmälningsärenden läggs till handlingarna. Inkomna anmälningsärenden och remisser registrerade hos Servicepartner under perioden 2018-05-25-2018-09-28 redovisas för styrelsen i form av en lista över inkomna remisser och anmälningsärenden. 4 Dnr KSS 2018/00011-1.2.3 Anmälan av delegationsbeslut Redovisningarna läggs till handlingarna. Delegeringsbeslut registrerade under perioden 2018-05-25-2018-09-28 redovisas för styrelsen i form av listor.
2018-09-28 3 (6) 5 Dnr KSS 2018/00013-1.4.2 Lägesrapport september 2018 Styrelsen godkänner lägesrapporten och lägger den till handlingarna. Servicepartner arbetar aktivt mot vår vision för att skapa tillfällen där både kunder, medarbetare och ägare blir imponerade. I lägesrapporten beskrivs ett övergripande nuläge för hela förvaltningen samt ett nuläge i respektive verksamhet. lämnat följande förslag till beslut: Styrelsen godkänner lägesrapporten och lägger den till handlingarna. 6 Dnr KSS 2018/00014-1.4.2 Personalrapport september 2018 Styrelsen godkänner personalrapporten. Servicepartner arbetar aktivt mot vår vision för att skapa tillfällen där både kunder, medarbetare och ägare blir imponerade. I personalrapporten lyfts aktiviteter som pågår i organisationen samt bakomliggande resonemang utifrån teori och syfte. Samtliga aktiviteter är uttagna ur vår utvecklingsplan för Servicepartner. Servicepartner föreslår att styrelsen för Konsult och Service godkänner personalrapporten. 7 Dnr KSS 2018/00218-1.4.2 Delårsbokslut 2018 Styrelsen godkänner delårsrapporten per sista augusti 2018 och lägger den till handlingarna. Servicepartner omsätter 168,5 mnkr för perioden och redovisar ett överskott med +1,3 mnkr (-2,7 mnkr föregående år) jämfört med periodiserad budget på -4,7 mnkr. Budgetavvikelsen är därmed +5,9 mnkr, vilket i huvudsak förklaras av en förutbetald intäkt för administrationen av de allmänna valen som hålls i september, en eftersläpning av kundfaktureringen samt framskjutna kostnader. Kostnadsutvecklingen är därför positiv 1,2 mnkr och 3,0 % lägre jämfört med föregående år. Genomförandegraden av planerade investeringar är hittills 81 % av totala ramen på 47,3 mnkr för 2018.
2018-09-28 4 (6) Förvaltningen har en god ekonomi i balans och prognostiserar att nå ett nollresultat. lämnat följande förslag till beslut: Styrelsen godkänner delårsrapporten per sista augusti 2018 och lägger den till handlingarna. 8 Dnr KSS 2018/00364-1.4.2 Internkontrollplan 2019 Styrelsen godkänner internkontrollplan för 2019 inklusive bilagor. Riskanalys och intern kontroll är en del av styrsystemet i Västerås stad. Internkontroll finns beskrivet i kommunallagen och ställer krav på att kommunen systematiskt ska arbeta med internkontroll dokumenterad och beslutad (i respektive nämnd) i en internkontrollplan. Internkontrollarbetet följer årscykeln för planering och budget. Varje år ska en internkontrollplan tas fram för nästkommande år, samtidigt implementeras den plan som antogs föregående år, och föregående års genomförande följs upp. Internkontrollarbetet grundar sig i en riskanalys där verksamhetens risker identifieras, analyseras, åtgärdas och kontrolleras under året. Riskanalysens syfte är att på ett strukturerat sätt identifiera de största riskerna som kan påverka verksamheten att uppnå sina mål samt att prioritera sina risker för att lägga fokus på rätt risker och rätt åtgärder. Bilagor: Bilaga 1 Kontinuitetsplan Bilaga 2 Krishanteringsplan Bilaga 3 Sammanfattning av säkerhetsanalys Försäkringsplan lämnat följande förslag till beslut: Styrelsen godkänner internkontrollplan för 2019 inklusive bilagor.
2018-09-28 5 (6) 9 Dnr KSS 2018/00101-1.3.3 Uppföljning verksamhetsplan 2018 Styrelsen godkänner redovisad uppföljning av nyckeltal och lägger den till handlingarna. Servicepartners utvecklingsplan innehåller bland annat vision, mål, strategier och aktiviteter. Vi följer upp huvudmålen varje år och delmålen varje tertial. Att definiera, mäta, följa upp och analysera nyckeltal är viktigt för att kunna förbättra och utveckla vår verksamhet. Styrkort och följekort med de viktigaste nyckeltalen redovisas tertialvis. lämnat följande förslag till beslut: Styrelsen godkänner redovisad uppföljning av nyckeltal och lägger den till handlingarna. 10 Dnr KSS 2018/00375-1.3.6 Kompetensutvecklingsdag Servicepartner 2018 Styrelsen godkänner ärendebeskrivningen och genomför aktiviteten. Styrelsen på Servicepartner (Konsult och Service) tillsammans med förvaltningens medarbetare brukar i januari varje år bjudas in på en utvecklingsdag. Efter beslut i ledningsgruppen har vi i år valt att förlägga den i slutet av 2018. Förslag för 2018 blir en gemensam kompetensutvecklingsinsats med tema kommunikation och självledarskap. I anslutning till föreläsning bjuds även på lunch till medarbetarna. lämnat följande förslag till beslut: Styrelsen godkänner ärendebeskrivningen och genomför aktiviteten.
2018-09-28 6 (6) 11 Dnr KSS 2018/00376-1.2.3 Avslutningsaktivitet - Styrelsen för konsult och service Styrelsen godkänner förvaltningens förslag till avslutningsaktivitet. Då mandatperioden för sittande Styrelsen för Konsult och service går ut i och med valet 2018 föreslår förvaltningen för Servicepartner att styrelsen tillsammans med förvaltningsledningen äter en gemensam lunch på Kajplats 9 den 5 oktober 2018 kl 12:00. lämnat följande förslag till beslut: Styrelsen godkänner förvaltningens förslag till avslutningsaktivitet. 12 Dnr KSS 1812861- Servicepartners historia En kort genomgång av Servicepartners historia. 13 Dnr KSS 1809205- Övriga frågor