dnr: 109-KB 1057-2014 BIBSAM-konsortiet Verksamhetsberättelse 2014 1
Innehållsförteckning Inledning 3 Styrgruppen för BIBSAM-konsortiet 4 Förhandlingar 5 Omförhandlingar under 2014 5 Tillägg till pågående avtal 6 Nya avtal 6 Avslutade avtal 6 Utvidgad målgrupp 6 Projekt 7 Knowledge Base Plus (KB+) 7 Projektbidrag 7 Open Access 7 Konferenser, kurser och studiebesök 8 Konferens- & kursarrangemang för konsortiets deltagande institutioner 8 Konferensdeltagande licensgruppen respektive styrgruppen 8 Studiebesök Uppsala universitetsbibliotek 8 Statistik 9 Innehållsstatistik 9 Användningsstatistik 9 Ekonomisk redovisning 10 Bilaga 1 12 Bilaga 2 16 Bilaga 3 20 Bilaga 4 22 2
Inledning BIBSAM-konsortiet bestod under 2014 av 72 institutioner som deltog i minst ett avtal och hade en omslutning på drygt 279 miljoner kronor. Detta fördelat på ett fyrtiotal avtal för ett hundratal e-resurser. De tre största omförhandlingarna under 2014 var med Springer, Taylor & Francis och Nature. Under året påbörjades även diskussioner med förlagen kring framtida prismodeller. I juni 2014 välkomnades ett drygt hundratal personer från konsortiets deltagande institutioner till ett försommarvackert Stockholm och konsortiedagarna på Garnisonen - två mycket givande dagar med presentationer och paneldebatter samt en välbesökt leverantörsutställning. Vi ser redan fram emot nästa tillfälle som blir våren 2016 då konsortiet firar 20-års jubileum! Trevlig läsning! - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - Britt-Marie Wideberg, samordnare BIBSAM-konsortiet enligt uppdrag från Styrgruppen för BIBSAM-konsortiet Kerstin Norén, ordförande Styrgruppen för BIBSAM-konsortiet Konsortiedagarna 2014. Foto: Anders Höijer 3
Styrgruppen för BIBSAM-konsortiet Under 2014 har styrgruppen haft sex möten (tre på vårterminen och tre på höstterminen). Uppdrag och övergripande mål för mandatperioden 2012-2014 har varit att: Främja en effektiv informationsförsörjning till högre utbildning och forskning genom att upprätta bra avtal för e-resurser när det gäller såväl pris som villkor. Styrgruppen bidrar med information och kunskap som stödjer strategiska val vid utvecklingen av licensverksamheten. BIBSAM-konsortiets medlemmar ska känna sig väl informerade och delaktiga i utvecklingen av licensverksamheten. Fokus för styrgruppsarbetet 2014 har legat på att diskutera omförhandlingsstrategier och prismodeller. Representanter från styrgruppen och de deltagande institutionerna har deltagit i följande omförhandlingar: Springer - Wilhelm Widmark (Stockholms universitet), Frida Fick (Karolinska institutet) Taylor & Francis - Catta Torhell (Linnéuniversitetet), Lisa Lovén (Stockholms universitet) Nature - Christer Björklund (Karolinska institutet), Emma Nolin (Lunds universitet) Utöver årets sex styrgruppsmöten har ett flertal möten ägt rum rörande dessa omförhandlingar då ovan nämnda ledamöter ur styrgruppen deltagit. Det har varit både planeringsmöten inför och efter omförhandlingarna samt förhandlingsmöten med förlagsrepresentanterna. För mer detaljerad information om utfallet av dessa omförhandlingar se s. 5 avsnitt Avtalsförhandlingar. Dessutom har styrgruppen under året diskuterat omförhandlingarna rörande bl.a. Royal Society of Chemistry, de Gruyter och APA. För att komma vidare i förhandlingarna med Royal Society of Chemistry, där det var problematiskt att hitta en transparant prismo- Övre raden, från vänster: Anders Olsson (Riksdagsbiblioteket), Kerstin Norén (Högskolan Väst), Peter Lindgren (Högskolan i Halmstad), Marie-Louise Fendin (Handelshögskolan i Stockholm) Nedre raden, från vänster: Anna Lundén (Kungliga biblioteket), Christer Björklund (Karolinska Institutet), Catta Torhell (Linnéuniversitetet), Britt-Marie Wideberg (Kungliga biblioteket) Saknas på bilden: Wilhelm Widmark (Stockholms universitet) Foto: Helena Anderhag. 4
dell kallades en kemist från Stockholms universitet in till ett möte med förlaget. Vissa knutar kunde då lösas upp och resultatet blev ett nytt treårigt avtal. Förhandlingarna med de Gruyter var nära att stranda och styrgruppen gav sitt godkännande till att avbryta förhandlingarna och inte förnya avtalet. I sista minuten kunde detta undvikas och avtalet förlängdes med ett år. Under omförhandlingarna 2014 har följande återkommande problematik observerats av licensgruppen och diskuterats av styrgruppen: Bör konsortiet avstå från att ta in nya tidskrifter i avtalen som kommer från andra förlag? Är det ett bra sätt att hålla ned prishöjningarna på, och få ett bra förhandlingsläge? Bör konsortiet släppa big deal -tanken och acceptera fler och mindre paketlösningar? Bör konsortiet gå in i längre avtal, 5-åriga eller motsatsen dvs. 1-åriga avtal om det kan påverka prisbilden alternativt sätta press inför kommande omförhandlingar? Frågan om vilka nya produkter det är relevant att sluta avtal kring. Är det meningsfullt att sluta konsortieavtal för produkter som sedan länge är etablerade och där det redan finns välfungerande lokala avtal. Detta är viktiga frågor som på intet sätt är färdigdiskuterade utan kommer att behöva hanteras av styrgruppen även framgent. Det kanadensiska konsortiet Canadian Research Knowledge Network (CRKN) är ungefär lika stort som BIBSAM-konsortiet och dess förhandlingseffektivitet utreddes under 2013/14. Det gjordes en jämförelse mellan CRKN och fyra andra konsortier och BIBSAM-konsortiet var ett av dessa fyra konsortier. Parametrar som undersöktes var bl.a. årliga procentuella prisökningar, kostnad per helårsstudenter/forskare och kostnad per nedladdning. Rapporten får inte spridas vidare p.g.a. känslig avtalsinformation men utbytet för styrgruppen har varit värdefullt. Under sommaren ställde sig BIBSAM-konsortiet bakom ett upprop från LIBER rörande Elseviers nya Text and Data Mining (TDM) policy som upplevs begränsande för den enskilde forskaren och därmed hämmande för hela forskarsamhället. Under hösten förberedde styrgruppen en inbjudan till Vetenskapsrådet för att med forskarnas bästa i åtanke inleda en dialog mellan företrädare från lärosäten, forskningsfinansiärer och förlag med syftet att skapa en samsyn gällande utmaningarna för att uppnå en effektiv forskningsinfrastruktur. Under 2014 hanterade styrgruppen två intresseansökningar från myndigheter/forskningsinstitut, varav en (Energimyndigheten) accepterades som ny deltagande institution i BIBSAM-konsortiet inför 2015. Förhandlingar Omförhandlingar under 2014 Totalt omförhandlades 14 avtal till ett värde av drygt 80 miljoner kronor. Tabell 1: Omförhandlade avtal 2014 Avtal Löptid 1 ACM (Association for 2015 2017 Computing Machinery) 2 American Institute 2015 2017 of Physics 3 American Physical Society 2015 2016 4 Cambridge University Press 2015 2017 5 De Gruyter 2015 6 IOS Press 2015 2017 7 Nature Publishing 2015 2017 8 NE Nationalencyklopedin 2015 2016 9 Oxford University Press 2015 10 Project Muse 2015+2 år 11 Royal Society of Chemistry 2015 2017 12 Springer 2015 2017 13 Taylor & Francis 2015 2017 14 Wiley, Cochrane 2015 De tre största omförhandlingarna under 2014 har varit: Springer Treårigt avtal med samma prismodell som tidigare men med en lägre årlig prishöjning. En klausul i avtalet gör det möjligt, när båda parter är överens, att byta till en ny prismodell baserad på antalet publicerade artiklar. Springer testar under 2014 denna prismodell med konsortier från Nederländerna, Österrike och Storbritannien. En utmaning är att hitta en modell som inte innebär alltför stora prisförändringar för enstaka institutioner, man måste också hitta en prismodell för att hantera 5
institutioner som inte publicerar sig i någon större utsträckning. 35 institutioner valde att gå med i avtalet. Taylor & Francis (T&F) Avtalet blev treårigt med en något lägre årlig prishöjning jämfört med tidigare år. Prismodellen för T&F är administrativt krånglig och tidskrävande både för de deltagande institutionerna och konsortieadministratörerna p.g.a. paketens ständiga titelförändringar. Prismodellen är prenumerationsbaserad och består av en kostnad för core subscriptions och en acceess fee. 33 institutioner valde att gå med i avtalet. Nature Avtalet är på ett år med en möjlig förlängning på ytterligare två år. Det betonades från förhandlingsgruppen att det faktum att många av lärosätenas forskare publicerar sig i tidskrifter från Nature borde premieras på ett tydligt sätt. Slutresultatet blev en lägre årlig prishöjning jämfört med tidigare år kombinerat med volymrabatter. Ambitionen med omförhandlingen, att få till en genomgripande förändring av modellen från enstaka prenumerationer till en big deal, uppnåddes dock inte under denna förhandlingsomgång. Det tidigare nordiska gemensamma samarbetet förnyades inte inför förhandlingarna 2015. 27 institutioner valde att gå med i avtalet. Tillägg till pågående avtal Sage Research Methods (SRM) respektive Cases (SRMC) förhandlades in i det befintliga avtalet med Sage men med en separat prismodell. Sex institutioner valde att gå med i avtalet. Mediearkivet utökades med en möjlighet att välja till Dagens industri. Det erbjuds också en möjlighet att välja ett tillval av så kallat låst webbmaterial, det vill säga det material som onlinetidningar lägger bakom en betalvägg. Sju institutioner valde att gå med i avtalet som är ettårigt. Nya avtal Europass (Euromonitor) upphandlades till en omsättning av 473 432 kronor. Europass är en databas med global marknadsinformation och analysverktyg som innehåller marknadsstatistik för branscher, länder och konsumenter, land- och företagsrapporter i fulltext, samt analyser som kommenterar den framväxande industrin, land och konsumenttrender. Det är ett treårigt avtal som fyra institutioner valde att gå med i. Avslutade avtal Styrgruppen beslutade att avtalet med American Psychological Association (APA) inte skulle omförhandlas inför 2015 eftersom man tangerar en gråzon vad gäller direktupphandlingsförfarandet. I avtalet med APA är innehållsdelen separerad från databasplattformen (som kan tillhandahållas av olika leverantörer som EBSCO, Ovid och ProQuest), vilket gör det till ett komplicerat och tungrott avtal. Konsekvenserna av att det inte blev ett konsortieavtal för APA gjorde att vissa institutioner fick rejäla prishöjningar och också problem med att få till ett avtal med de rättigheter man tidigare haft. Institutionerna stöttade varandra och med gemensamma krafter uppnådde man en tillfredsställande avtalsskrivning. Utvidgad målgrupp Processen att utvidga konsortiets målgrupp till att omfatta fler statliga myndigheter och forskningsinstitutioner fortgår. Ny deltagande institution fr.o.m. 2015 är Energimyndigheten. Myndigheten fördelar ut 1,3 miljarder kronor till forskning- och utvecklingsinsatser inom energiområdet. För att kunna fördela pengar och utvärdera forskningsresultaten som genereras behöver myndigheten ta del av vetenskaplig information. Diagram 1. Omsättningen för den utvidgade målgruppen 2013 2015. Metoder för utvärdering av den utvidgade målgruppen har diskuterats inom styrgruppen under året. Med syfte att följa upp utvärderingen från 2013 (se länk: http:// www.kb.se/dokument/bibliotek/databaser/protokoll/ Utvardering-utvidgad-malgrupp.pdf ) fattade styrgruppen ett beslut om behovet av en årlig uppföljning med start 2015, där man bör titta på utvecklingen när det gäller antal avtal, omsättning etc. Några års årliga uppföljningar kan sedan ligga till grund för en större utvärdering för att där kunna belysa följande frågeställningar: I vilken grad har syftet och målen med utvidgningen uppfyllts? Vad blir konsekvenserna för konsortiet när det tillkommer nya deltagare? Vilken betydelse har deltagandet i BIBSAMkonsortiet haft för de nya enskilda institutionerna? Vilka förväntningar hade institutionerna när man gick med i konsortiet? 6
Vad är det för tjänster som saknas som gör att vissa institutioner som inte hör hemma i forskningssammanhang ändå vill gå med i konsortiet? Identifiera vad BIBSAM-konsortiet inte kan ge, vad finns det för alternativ? Arbetstiden som licenshandläggarna lägger ner måste sättas i relation till resultatet. Kriterierna för deltagande i konsortiet kommer efter behov att ses över. Projekt Knowledge Base plus (KB+) Under 2014 fattades beslut om att ingå samarbete med Jisc Collections kring systemet KB+. Samarbetet finansieras av Kungliga biblioteket och den totala kostnaden fördelad över tre år är 30,000. Syftet med KB+ är inledningsvis att ge de institutioner som deltar i BIBSAMkonsortiets avtal tillgång till väl fungerande länkar till de e-resurser som ingår i avtalen. Detta är en förutsättning för att licensierade e-resurser ska kunna användas på ett kostnadseffektivt sätt och gör det bland annat möjligt att länka från databaser till fulltext. Genom att detta arbete utförs i KB+ undviks att varje institution måste göra det på egen hand, i olika plattformar, och en direkt koppling mellan licensarbetet och länkningen till e-resurserna säkerställs. Långsiktigt är syftet med KB+ även att skapa och underhålla information om respektive avtal för e-resurser, då KB+ utvecklas genom ett samarbete mellan många olika institutioner. Första steget i implementeringen var att skapa BIBSAM-paket i KB+ som leverantörerna av Central Knowledge Bases (CKB) kan importera till sina system. Under 2014 har e-resursadministratörerna på KB utbildats i systemet och information om ett antal av BIBSAM-konsortiets tidskriftspaket har lagts in i systemet och testats. Detta arbete kommer att intensifieras under första kvartalet 2015. De paket som skapats måste fortlöpande uppdateras för att avspegla förändringar hos e-resurserna. Delar av detta arbete kommer att göras av andra användare av KB+ eftersom databasen byggs tillsammans ( Do once and share ). Under senare delen av 2014 pågick också arbetet med att förankra användningen av data från KB+ hos leverantörerna av CKB, så att deltagande institutioner kommer att ha tillgång till BIBSAM-konsortiets paket i de CKB som används lokalt, på varje institution. Deltagande institutioner kan också välja att själva ladda ner informationen om BIBSAM-konsortiets paket direkt från KB+. Projektbidrag Under 2014 genomfördes på rekommendation av styrgruppen projektet Användningsstatistik ur ett konsortieadministrativt perspektiv. Projektet drevs av Karolinska institutets universitetsbibliotek och Stockholms universitetsbibliotek i samverkan med medel beviljade av KB. I slutrapporten rekommenderas att en pilotinstallation görs för att i större skala testa systemet JUSP (Journal Usage Statistic Portal) utvecklat av Jisc, vilket KB kommer att gå vidare med under 2015. Open Access Open Access blir alltmer etablerat inom publicering av vetenskaplig information. Detta påverkar i hög grad arbetet med licensavtal. Nya modeller för att hantera de två betalningsflödena för prenumerationer respektive publicerings-/författaravgifter behövs och berörda parter som forskningsfinansiärer, forskare, förlag, lärosäten och biblioteks-konsortier har börjat diskutera detta. Under 2014 slöts pilotavtal mellan internationella förlag och forskningsfinansiärer/bibliotekskonsortier i Nederländerna, Storbritannien och Österrike, som innebar ett skifte (omstyrning) av betalningsflödet från prenumerationsavgifter till publiceringsavgifter. I linje med detta initierade BIBSAM-konsortiet diskussioner med förlagen Springer och Institute of Physics (IOP), men det framkom under processen att det skulle vara svårt att utarbeta nya betalningsmodeller innan nationella riktlinjer för open access finns på plats. KB har under 2014 haft i uppdrag att stödja Vetenskapsrådet (VR) i arbetet med framtagande av nationella riktlinjer för öppen tillgång till vetenskaplig information. I det förslag som VR i oktober publicerade på sin webbplats för kommentarer pekar VR på att en omfördelning av budgeten kan bli nödvändig; från medel till licenser (prenumerationer) till medel för publiceringskostnader. Av förslaget framgick vidare att publiceringsavgifterna måste regleras för att systemet inte ska bli allt för kostsamt. KB kan komma att få i uppdrag att teckna avtal med open access-förlag och arbeta för att hålla ned kostnaderna för open access-publicering. Det är nödvändigt att utbildningsdepartementet skjuter till extra medel för open access-publicering i samband med omställningen och ger resurser till KB och forskningsbiblioteken för att genomföra nämnda uppdrag. 7
Konferenser, kurser och studiebesök Under året har seminarier och kurser för konsortiets deltagande institutioner anordnats. Dessutom har licenshandläggare och styrgruppsledamöter regelbundet deltagit i nationella och internationella konferenser, kurser och studiebesök. Konferens- & kursarrangemang för konsortiets deltagande institutioner Användningsstatistik teori och praktik, KB/ Hyrdata, Stockholm, 21 januari, 30 deltagare. Detaljerad kursbeskrivning och program. E-boksseminarium Den 13/5 anordnade Uppsala universitetsbibliotek och Södertörns högskolebibliotek tillsammans med KB ett seminarium om svenska e-böcker på akademiska bibliotek. Syftet var att öppna upp för en dialog mellan de inhemska förlagen och biblioteken. Konsortiedagar, Garnisonen, Stockholm, 2-3 juni, Garnisonen Stockholm, 100 deltagare + 13 utställare Presentationer och inspelning av föredragshållarna. Samverkansbloggen. Konsortieinformationsdag, KB/Garnisonen, Stockholm, 1 oktober em, 40 deltagare på plats och ungefär lika många på distans via Adobe Connect. Presentationer och inspelning av föredragshållarna. Konferensdeltagande, licensgruppen respektive styrgruppen 24-25 februari ASA Conference, London Samverkansbloggen. 14 mars Discovery Tools- blev det som vi trodde? Stockholm 20-21 mars Lund Online, Lund Personal från KB var huvudtalare med presentationen Reading or publishing - two sides of the same coin?. Presentationen handlade om de två olika betalningsflödena för prenumerationer och publicering. 27-28 mars Eiradagarna, Lidingö Samverkansbloggen. 1-2 april Mötesplats Open access, Växjö 8 april SFIS vårkonferens, Stockholm 14-16 april UKSG, Harrogate Samverkansbloggen. 28-29 maj Biblioteksdagarna, Umeå 12-13 juni Nordlic, Köpenhamn Årligt återkommande nordiskt arrangemang rörande konsortieadministration, teman denna gång var e-böcker, publiceringsavgifter och förhandlingar med leverantörer 2-3 juni Konsortiedagarna, Stockholm Samverkansbloggen. 2-4 juli LIBER, Riga 25-28 september Bok & bibliotek, Göteborg 20-22 oktober ICOLC, Lissabon Möten ägde rum med bl.a. representanter från CRKN, Max-Planck Institut och Jisc. En licenshandläggare gav en presentation om hur BIBSAMkonsortiet arbetar med Open Access-frågor i förhandlingarna med förlagen. Under konferensen gavs möjligheter till informella möten och bl.a. diskuterades aktuella omförhandlingar med nordiska kollegor. Dessutom gavs en visning av två olika system för administration av konsortieinformation. 6-7 november 12th Elsevier Nordic Librarian Forum, Helsingfors 20 november UKSG One-Day-Conference, London 20 november Bibliotekschefskonferens, Stockholm 21 november UKSG Forum, London Samverkansbloggen. Konsortiedagarna 2014. Foto: Britt-Marie Wideberg Studiebesök Uppsala universitetsbibliotek Den 16:e juni reste KB:s licensgrupp till Carolina Rediviva i Uppsala för att träffa delar av den personal som arbetar med e-resurser och open access-frågor vid Uppsala Universitetsbibliotek. Syftet med licensgruppens studiebesök var att hålla sig à jour med vad som händer ute på biblioteken och att utbyta erfarenheter. Snurren, en schematisk bild, som visar hur de olika systemen är kopplade till och interagerar med varandra introducerades. Som framgår av illustrationen är det en mycket komplex struktur: Licensgruppen kände sig mycket nöjd med dagen och 8
vad som skall klassas som en e-bok. Anledningen till denna förändring är att dessa i realiteten fungerar som databaser och inte som e-böcker. Under hösten 2014 gjordes en genomgång av kategorierna för produkterna i BIBSAM-avtalen och biblioteken hade möjlighet att rösta. Många av e-resurserna tillhör en uppenbar kategori, andra inte - vissa utgör en blandning. För dessa valdes den kategori som är mest dominerande för produkten. Biblioteksstatistikbloggen. Snurren. Foto: Anna Lundén den insyn man fick i hur e-resursfrågor och open access hanteras vid Uppsala UB. Det är alltid intressant och givande att få kunskap om hur deltagarna i BIBSAMkonsortiet praktiskt arbetar med e-resurser och open access. Fler studiebesök kommer definitivt att göras framöver. Användningsstatistik BIBSAM-konsortiets leverantörer ska tillhandahålla statistik som företrädesvis är baserad på COUNTER och visar hur e-resurserna används, detta månads- och årsvis, på såväl institutions- som på konsortienivå. Statistiken samlas in och bearbetas löpande under årets första kvartal och publiceras lösenordsskyddad på sidor för användningsstatistik på kb.se. Denna användningsstatistik är en del av det underlag som institutionerna sedan skall lämna in uppgifter om till Sveriges officiella biblioteksstatistik som KB sammanställer. Användningsstatistik ligger också till grund för beslut om att fortsätta med en e-resurs, samt är en viktig parameter i förhandlingarna med leverantörerna, då bl.a. kostnaden per nedladdad artikel och institution räknas ut. Diagram 2. Totalt antal e-tidskrifter i BIBSAM-avtalen Licensgruppen. Foto: Anna Lundén Statistik Innehållsstatistik Innehållsstatistiken visar det totala antalet titlar (e-tidskrifter och e-böcker) som ingår i de avtal som BIBSAM-konsortiet upphandlar. Det är en stadigt uppåtgående trend som är speciellt tydlig när det gäller e-böcker. En förändring som till viss del påverkar 2014 års statistik är att bl.a. Nationalencyklopedin och Encyclopaedia Britannica inte längre räknas som e-böcker utan som databaser vilket beror på ändrade definitioner i Sveriges offentliga biblioteksstatistik, om Diagram 3. Totalt antalet e-böcker i BIBSAM avtalen 9
Ekonomisk redovisning 10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
Nr E-böcker Paket 2011 2012 1 De Gruyter (årsböcker) 20 33 2 Emerald ebooks Business, Management and Economics, frontlist 76 90 Business, Management and Economics, backlist 653 680 Social Science, frontlist 50 60 Social Science, backlist 281 375 3 Encyclopaedia Britannica 2 2 4 Lecture Notes in Computer Science 7 091 7 778 5 Nationalencyklopedin 4 4 6 Oxford Medical Handbooks 46 70 7 Oxford Nursing Handbooks Uppgift saknas 21 8 Oxford Reference Online ORO Premium Collection 223 215 ORO Premium plus Literature Collection 237 229 ORO Premium plus Literature och Western Civilization Collection 245 235 9 Oxford Scholarship Online Biology 127 131 Business and Management 101 130 Classical Studies 190 233 Economics and Finance 342 381 History 314 400 Law 366 503 Linguistics 149 181 Literature 223 292 Mathematics 69 75 Music 98 135 Palliative Care Ny 2012 71 Neuroscience 69 83 Philosophy 784 945 Physics 165 186 Political Science 430 500 Psychology 184 262 Public Health and Epidemiology 130 144 Religion 629 789 Social Work 95 119 Sociology Uppgift saknas 45 10 PsycBOOKS 2 926 2 932 11 SpringerMaterials 413 431 12 SpringerProtocols 1 083 1 241 13 Thieme EbookLibrary 48 65 14 Wiley - Reference Works Uppgift saknas 130 15 Wiley - Current Protocols Uppgift saknas 17 Totalt 17 863 20 213 bibsamkonsortiet@kb.se http://www.kb.se/bibliotek/bibsam-konsortiet/ 24