Riktlinjer för representation, avtackning och gåvor Fastställt av: Kommunfullmäktige Fastställt: 2017-04-27, 119 Ansvar för revidering: kommunstyrelsen, kommunledningsförvaltningen Gäller för: Giltighetstid: Karlskrona kommun och dess helägda bolag Tills vidare Ersätter: Riktlinjer fastställda 2015-01-29, 16
Riktlinjer för representation, avtackningar och gåvor 1. Syfte Den kommunala verksamheten är i huvudsak finansierad med skattemedel. Detta medför att det ställs särskilda krav på restriktivitet med representationskostnader. Riktlinjerna för representation, uppvaktning och gåvor syftar till att sammanfatta vad som gäller för att kommunen ska leva upp till den lagstiftning som finns inom området. Riktlinjerna har tagits fram med utgångspunkt från Skatteverkets regler. Riktlinjerna gäller både medarbetare och förtroendevalda i Karlskrona kommun och dess helägda bolag. 2. Representation Med representation menar man i allmänhet sedvanlig gästfrihet i form av värdskap som har ett direkt samband med kommunens och bolagens verksamhet. Representation kan vara kostnad för t.ex. mat, dryck, hotellrum, resor, underhållning, biljetter, personalfester, gåvor till medarbetare och liknande. Det viktigaste kravet vid representation är att den har ett omedelbart samband med verksamheten. Kravet gäller både tidpunkten och platsen för representationen och de personer som deltar. Allmänt gäller att all representation ska ske med måtta och att kostnaderna ska hållas inom rimliga och försvarbara gränser. Man ska också vara särskilt försiktig med ofta återkommande representation mot en och samma person eller grupp av personer. Representation beslutas av ekonomiskt ansvarig chef i förväg. Denne ansvarar således för att förutsättningarna är uppfyllda för att representation ska få ske. All representation sker inom de budgetramar som respektive verksamhet har fått. Den som bryter mot riktlinjerna kommer att, utöver arbetsrättsliga åtgärder, mista rätten till att fortsättningsvis få representera. Representationens beloppsramar framgår av bilaga. Om kostnader för representationen (mat, dryck, gåva m.m.) beräknas till ett högre belopp än det fastställda skall anhållan om överskridande göras hos högre chef eller nämnd/styrelses ordförande. Anhållan skall vara skriftlig och väl motiverad. Om både kommundirektör och kommunstyrelsens ordförande deltar i representationen och därför inte kan besluta ska beslut istället fattas av ekonomichef. Om även ekonomichef deltar i representationen ska beslut fattas av kommunfullmäktiges ordförande. Om även kommunfullmäktiges ordförande deltar i representationen ska beslut fattas av ställföreträdande post 2
ekonomichef. Representation av detta slag ska tillämpas med restriktivitet och utgöra undantag från normal representation. Representationen ska dokumenteras i det elektroniska fakturahanteringssystemet eller på restaurangnota eller faktura där det ska framgå: datum för representationen namn på samtliga deltagare syftet med representationen Beslutsattest ska ske av överordnad. Beslutsattest av faktura avseende representation får inte göras av den som svarat för representationen och bör inte heller utföras av någon som själv deltagit i representationen. Om både kommundirektör och kommunstyrelsens ordförande av den anledningen inte kan beslutsattestera faktura har ekonomichef rätt att attestera faktura, förutsatt att denne inte deltagit i representationen. Om även ekonomichef deltagit i representationen ska kommunfullmäktiges ordförande beslutsattestera. Om även kommunfullmäktiges ordförande deltar i representationen ska ställföreträdande ekonomichef attestera. 2.1. Intern och extern representation Representation kan vara riktad mot medarbetare/förtroendevalda i kommunen respektive bolagen (intern representation) eller mot utomstående organisationer eller enskilda personer (extern representation). Vid representation ska de skatteregler som finns på området följas. Intern representation Intern representation är representation som riktar sig till den egna verksamheten. För att kostnaden ska räknas till intern representation ska de som deltar vara medarbetare/förtroendevalda vid Karlskrona kommun respektive de helägda bolagen. Intern representation kan vara personalfester, informationsmöten med personal, förhandlingar, planeringskonferenser etc. Vid möten med personer från olika förvaltningar inom kommunen ska kostnaderna för enklare förtäring och måltider bokföras på konto för intern representation. Om externa personer deltar vid möten räknas kostnaderna till intern representation i de fall dessa personer deltar i planeringen för förvaltningens verksamhet. Vid intern representation får inga andra alkoholhaltiga drycker serveras än lättöl eller annat som kan jämställas med denna dryck. Vid enstaka tillfällen kan avsteg från denna huvudregel få göras. Extern representation Extern representation riktar sig till utomstående organisationer och enskilda personer. Extern representation ska ha ett direkt samband med och nytta för verksamheten. Extern representation kan rikta sig till affärskontakter, kollegor i andra kommuner, internationella besökare m.fl. post 3
Representation i samband med pågående upphandlingar eller i samband med myndighetsutövning ska inte förekomma. Drycker med alkoholhalt överstigande 18 % i får inte ingå i kommunens representation. Undantagsvis kan avsteg från denna huvudregel få göras vid tillfällen då kommunen är värd för internationella gäster. 2.2 Personalvårdsförmåner Förmåner av mindre värde som avser att skapa trivsel i arbetet, så kallade personalvårdsförmåner, är skattefria och får förekomma. Förmånerna ska normalt vara tillgängliga för all personal och i regel tillhandahållas på arbetsplatsen. Exempel på personalvårdsförmån är förfriskningar och annan enklare förtäring som inte anses som måltid, samt enklare motion och annan friskvård. 3. Uppvaktning och gåvor Karlskrona kommun och dess helägda bolag uppvaktar formellt medarbetare med en gåva vid två tillfällen under anställningen; 50-årsdag och då medarbetaren slutar sin anställning p.g.a. pensionsavgång eller annan anledning. Minnesgåvorna ska understiga värde som innebär skatteplikt. Beloppsgränser för gåvor framgår av bilaga. Gåvan ska dokumenteras i det elektroniska fakturahanteringssystemet eller faktura där det ska framgå datum för och ändamålet med gåvan. 3.1 50-årsdag Medarbetare i Karlskrona kommun och dess bolag samt ledamot och ersättare i nämnd eller styrelse uppvaktas på 50-årsdag. I de fall särskilda skäl föreligger kan även annan person uppvaktas. Beslut om detta tas i sådant fall i respektive nämnd eller styrelse. I samband med överlämnande av present kan medarbetare bjudas på enklare förtäring. Nämnd eller bolag ansvarar för kostnaden inom egen ram. 3.2 Uppvaktning och avtackning då anställningen upphör Uppvaktning av medarbetare som slutar sin anställning p.g.a. pension eller av annan anledning sker på initiativ av förvaltning, bolag eller av arbetskamrater. Vid pensionsavgång erhåller medarbetaren en minnesgåva. Antalet tjänsteår i kommunen eller bolaget är vägledande för omfattningen av gåvan (se bilaga). Medarbetare i Karlskrona kommun som innehaft en tillsvidareanställning inbjuds till pensionsavtackning med middag. Kommunfullmäktige ansvarar för att middag anordnas genom kommunledningsförvaltningens försorg. Vid anställnings upphörande av annan anledning än pension bedömer förvaltningen respektive bolaget om gåva ska utgå. 3.3 Julgåvor post 4
Förvaltningarna och bolagen kan besluta om t.ex. gåvor/julklappar till medarbetare. För sådan gåva gäller det maxbelopp per person som är gränsen för skattepliktig gåva, enligt skatteverkets regler. Observera att värdet av alla gåvor ska räknas in och att det är gåvornas sammanlagda värde som ska förmånsbeskattas när det når maxbeloppet. 3.4 Gåvor till personer eller organisationer utanför Karlskrona kommun Gåvor till personer eller organisationer utanför Karlskrona kommun kan ges i form av reklamgåvor eller representationsgåvor. Med reklamgåvor avses artiklar utan personlig karaktär och av förhållandevis obetydligt värde som t.ex. almanackor, slipsar/scarfar eller liknande varor. Gåva av detta slag kan vara försedd med kommunens namn och logotype. I samband med att för Karlskrona kommun viktiga avtal tecknas, att värdefullt samarbete inleds eller avslutas, vid invigningar eller jubileer och liknande kan representationsgåva överlämnas till representant för annan myndighet, företag eller motsvarande. Exempel på sådan gåva kan vara blommor, fruktkorg, chokladkartong eller liknande. Till jubilerande förening kan en mindre penninggåva överlämnas som uppvaktning, då detta gagnar föreningen. 4. Gåvor till Karlskrona kommun Gåvor i form av konst/konsthantverk överlämnas till kultur- och fritidsförvaltningen som hanterar gåvan enligt kultur- och fritidsnämndens rutiner. Övriga gåvor, med ett värde av minst 500 kr diarieförs av den nämnd /det bolag som erhållit gåvan. I samband med mottagande av gåva äger mottagaren inte rätt att avtala om placering av gåvan i särskild lokal eller på särskild plats. Beslut om att avstå från att mottaga en gåva fattas av respektive nämnd/bolag. Ändringar av Riktlinjen Kommunfullmäktige har i beslut 2017-04-27, 119, beslutat att kommunstyrelsen får besluta om uppdateringar av Riktlinjer för representation, avtackning och gåvor som inte är av större vikt eller principiell karaktär. post 5