FoU-guidesuppdraget I detta dokument finns en beskrivning av ett rekommenderat arbetssätt för FoU-guider. Dokumentet har tagits fram inom ramen för ett uppdrag från regionala FoU-rådet i Västra Götalandsregionen som syftar till att utveckla den forskningsdatabas som Västra Götalandsregionen använder. Rådet beslutade vid sitt sammanträde den 11 november år 2015 att ställa sig bakom uppdragsbeskrivningen nedan. Bakgrund Det finns ett ökat behov av att offentliga organisationer i Sverige redovisar och synliggör den forskning som bedrivs. Från och med år 2013 tas en årsredovisning fram avseende Västra Götalandsregionens (VGR) forskares akademiska grad och anställning, forskningsprojekt och vetenskapliga publikationer. Årsredovisningen innefattar förvaltningar inom VGRs hälsooch sjukvårdsverksamhet. För att samla information om den forskning som bedrivs i Västra Götalandsregionen används projektdatabasen FoU i VGR www.vgregion.se/fouivgr. I denna ska projektledare löpande registrera och uppdatera information om sina forsknings- utvecklings- eller kvalitetssäkringsprojekt. Både organisationer och allmänheten kan hämta information direkt från det som finns publicerat i FoU i VGR. Det är därför viktigt att texten skrivs på ett sådant sätt att även de som saknar specialkunskaperna förstår. FoU-guide är en person som tilldelats speciella ansvarsområden inom organisationen. De har en helhetsbild och särskilda kunskaper i hur databasen fungerar. I FoU-guidens uppdrag ingår att ge projektledare stöd om det uppkommer frågor vid beskrivning och uppdatering av projekt i FoU i VGR. Dessutom ingår FoU-guiden i ett nätverk, där man diskuterar och förmedlar synpunkter och eventuella problem som projektledarna gjort dem uppmärksamma på. Vid behov kan också mindre arbetsgrupper bildas. FoU-guidessamordnaren är sammankallande till dessa möten. Ett mindre antal FoUguider från ett bestämt geografiskt område ingår i ett Brukarråd som beskrivs nedan. Sid 1
Brukarråd Brukarrådet är en länk mellan nätverket FoU-guider och Regionala FoU-rådet i VGR som också är styrgrupp. I Brukarrådet förs diskussion om förbättringar och förändringar i projektdatabasen FoU i VGR. Brukarrådets deltagare har regelbundna träffar och bereder förslag som lämnas till styrgruppen för beslut. Styrgruppen ansvarar för beställning till Minso Solution AB. Representanter i Brukarrådet är: Sekreterarna för Lokala FoU-råden i Göteborg och Södra Bohuslän, Fyrbodal samt Skaraborg (dessa personer är FoU-guider för ett eget område inom primärvårdsnivån). FoU-guide från Folktandvården. FoU-guider (i nuläget tre personer) från Sahlgrenska Universitetssjukhuset. Sekreteraren för Regionala FoU-rådet. FoU-guidessamordnaren som också är sammankallande (är också FoU-guide för Södra Älvsborgs primärvård). FoU-guidens uppdrag Förklara och motivera för projektledare vikten av att beskriva och registrera projekt i FoU i VGR: Anslag är konkurrensutsatta och behovet att synliggöra forskning har ökat (t.ex. ALF- och TUA-medel, medel från de lokala och regionala FoU-råden). Projektledaren får möjlighet att sprida sina resultat genom projektdatabasen samt finna samarbetspartners. Projektledarens ämne kan få uppmärksamhet genom att det synliggörs. Forskargrupper kan bildas som i sin tur genererar möjligheter till ansökan om större anslag. Sid 2
Vara uppmärksam på att projektledare beskriver sina projekt på rätt sätt samt uppdaterar dem: Det är viktigt att det som skrivs i databasen förstås även av den som inte har specialkunskaper i ämnet. Titeln inleds med stor bokstav och skrivs därefter med små bokstäver. I den populärvetenskapliga sammanfattningen ska ett enkelt språk användas och medicinska termer undvikas, om de inte förklaras. Sammanfattningar skrivs på svenska. Endast vedertagna förkortningar ska användas. Uppmana projektledaren att uppdatera sin projektbeskrivning regelbundet. Uppmana projektledaren att markera sitt projekt som avslutat när det är slutfört och publicerat. Uppmärksamma att det inte finns felaktiga projektregistreringar. Ha uppsikt över att projektledarna håller sina personkort aktuella Korrekt namn, adress, e-postadress, arbetsplats, tjänstetitel och akademisk grad bör vara tillgängligt i databasen och uppdateras vid byte av arbetsplats och/eller avslutad anställning. Dessutom ska projektledaren i sitt CV uppdatera publikationer, arbetslivserfarenhet o.s.v. (se rubrik projektledarens ansvar). Om projektledaren önskar låta sitt personkort vara dolt är det möjligt, men vederbörande bör då informeras om de begränsningar det medför. Ha övergripande kontroll på det som finns inlagt i projektdatabasen FoU-guiden ska regelbundet gå igenom att projekten är rätt inlagda så att projektbeskrivningarna presenteras på ett informativt och enhetligt sätt på webben. Detta görs särskilt nogsamt i samband med årsredovisning av VGRs forskning. Sid 3
En viktig uppgift är att se över den så kallade fellistan och uppmana projektledaren att uppdatera sina projektbeskrivningar. Uppdatera hur långt projektet framskridit. Registrera alla involverade arbetsplatser. Registrera datum då projekt avslutas. Arbeta aktivt för en så korrekt årsredovisning som möjligt Arbetet med årsredovisningen sker i nära samarbete mellan FoU-guiden och projektledaren samt projektledarens verksamhetschef. FoU-guiden fungerar som support i detta arbete. Medverka i utveckling av projektdatabasen FoU-guiden har nära kontakt med projektledare och får då information om de problem som uppstår. De uppkomna problemen bidrar till att utveckla projektdatabasen och FoU-guiderollen. Främja informationsspridning Projektdatabasen är en viktig informationskälla inom respektive kunskapsfält. FoU-guiden ska arbeta för att information från projektdatabasen görs tillgänglig för anställda inom VGR via intranät och för samarbetsparter och allmänhet via externa webb-sidor. (Kortadresser med vg-adress som bör användas vid länkningar: FoU i VGR: www.vgregion.se/fouivgr FoU-guider: www.vgregion.se/fouivgrfouguider Manual projektledare: www.vgregion.se/manualprojektledare) Sid 4
Projektledarens ansvar För att uppgifterna i FoU i VGR ska vara så korrekta som möjligt är det angeläget att projektledaren/forskaren själv kontrollerar och kompletterar sina uppgifter. Detta gäller särskilt: Mitt personkort Flik - Basuppgifter; Person- och kontaktuppgifter, akademisk grad etc. Flik CV; Publikationer (vetenskapliga artiklar, böcker, konferensbidrag, rapporter, kandidat- magister- och masteruppsatser etc.), Arbetslivserfarenhet. Mina sidor Flik - Mina projekt. Projekt som erhållit finansiering från VGRs anslagsgivare (t.ex. ALF, TUA, de lokala och regionala FoU-råden) ska registreras innan beviljade medel är möjliga att rekvirera. Alla projekt som bedrivs av VGR-anställda där patienter eller VGRs befolkning är involverad ska registreras i FoU i VGR. Projekt ska kunna följas fram till slutfört arbete. Alla projekt registreras var för sig. För avhandlingsarbeten gäller att varje delarbete/artikel ska ha en egen projektbeskrivning. Det ska dessutom finnas en projektbeskrivning för kappan/ramen. Om projektledaren önskar stöd och har frågor är de välkomna att vända sig till FoU-guiden i aktuellt område, se www.vgregion.se/fouivgrfouguider Kontakt: FoU-guidessamordnare Gun Rembeck Vid tekniska frågor kontaktas Minso Solution AB Sid 5