Patientsäkerhetsberättelse för vårdgivare elevhälsans medicinska insats

Patientsäkerhetsberättelse för vårdgivare elevhälsans medicinska insats År 2016 Datum och ansvarig för innehållet 2017-01-10 Stefan Gustafsson, Verksamhetschef enligt HSL 29 Marie Rosengren, Medicinsk ledningsansvarig skolsköterska, MLA

Innehållsförteckning Sammanfattning 3 Övergripande mål och strategier 4 Organisatoriskt ansvar för patientsäkerhetsarbetet 5 Struktur för uppföljning/utvärdering 6 Uppföljning genom egenkontroll 6 Hur patientsäkerhetsarbete har bedrivits samt vilka åtgärder som genomförts för ökad patientsäkerhet 7 Samverkan för att förebygga vårdskador 9 Riskanalys 10 Hälso- och sjukvårdspersonalens rapporteringsskyldighet 10 Hantering av klagomål och synpunkter 11 Sammanställning och analys 11 Samverkan med patienter och närstående 11 Resultat 12 Övergripande mål och strategier för kommande år 13 Patientsäkerhetsberättelsen ska ha en sådan detaljeringsgrad att det går att bedöma hur det systematiska patientsäkerhetsarbetet har bedrivits i verksamhetens olika delar, och att informationsbehovet hos externa intressenter tillgodoses. SOSFS 2011:9 7 kap. 3 2

Sammanfattning Verksamhetschef enligt Hälso- och sjukvårdslagen (HSL) och medicinskt ledningsansvarig skolsköterska (MLA) har under året arbetat kontinuerligt för att nå målen för 2016. Tre av fyra mål för elevhälsans medicinska insats (EMI) för 2016 har uppnåtts helt, ett av målen gällande lokala samverkan och information angående elever som börjar eller slutar på de olika skolorna ska utvecklas och säkras har delvis uppnåtts och arbetet med detta fortsätter under nästkommande år. Under året granskades att skolsköterskor och skolläkare vaccinerar och dokumenterar enligt de riktlinjer som finns i Metodhandboken för elevhälsan medicinska insats i Göteborgs Stad och i PMO handboken för skolsköterskor och skolläkare. Resultatet visar att skolsköterskorna håller sig uppdaterad på gällande riktlinjer och lagstiftning, det praktiska genomförandet samt hur man ser att patientsäkerhetsarbetet kan utvecklas i processen. Skolan har ett ansvar för att alla elever erbjuds det hälsoarbete som utförs av elevhälsans medicinska insats och för att kunna genomföra det måste man veta vilka elever som går på skolan. Information gällande samverkansrutin hur informationen ska nå fram mellan skoladministratörer och EMI har reviderats och kommer att följas upp kontinuerligt. För att säkerställa att enbart de skolsköterskor som arbetar på skolorna har tillgång till de digitala journalerna görs en internkontroll två tillfällen per år av medicinskt ledningsansvarig skolsköterska av vilka som har tillgång till dokumentationssystemet på varje enhet. Dessutom sammanställer intraservice loggar varje månad för de som obehörigt varit inne i det digitala journalhanteringssystemet. Detta skickas sedan ut till rektorerna som tar hjälp av elevhälsan för att utreda och bedöma händelserna. Avvikelserapporteringen ligger till grund för att vi ska förbättra våra rutiner och öka patientsäkerheten. Under 2016 har en ökning av antalet avvikelser skett. Genom att regelbundet arbeta med avidentifierade avvikelserapporter under skolsköterskemöten har skolsköterskorna och skolläkare en ökad förståelse för betydelsen av att skriva avvikelser och syftet med avvikelsehanteringen blir tydligt. 3

Övergripande mål och strategier SFS 2010:659,3 kap. 1 och SOSFS 2011:9, 3 kap. 1 MÅL 2016 Att skolsköterskor och skolläkare vaccinerar och dokumenterar enligt riktlinjerna i Metodhandboken för elevhälsans medicinska insats i Göteborgs stad samt PMO handbok för skolsköterskor och skolläkare i Göteborgs stad. Att hälsounderökningar och vaccinationer av nyanlända sker inom rimlig tid. Att den lokala samverkan och informationen angående elever som kommer eller slutar på de olika skolorna utvecklas och säkras. Att införa kollegial handledning i skolsköterskegruppen. Den kollegiala handledningen ska syfta till att utveckla och förstärka hälsoarbetet med eleverna med ökad patientsäkerhet som följd. STRATEGIER 2016 Egenkontroll av vaccinationsmomentet hos både skolsköterskor och skolläkare för att säkerställa en hög kvalité och patientsäkerhet. Förbättra samarbetet med vårdcentralerna gällande remisshantering av nyanlända. Genom arbete lokalt på skolorna och övergripande i stadsdelen skapa hållbara rutiner för hur informationen om elever som börjar eller slutar på skolan når skolsköterskan. Genom introduktion av arbetsgången vid kollegial handledning för skolsköterskorna och därefter en till två handledningstillfällen i grupp per månad. Den kollegiala handledningen utvärderas regelbundet. 4

Organisatoriskt ansvar för patientsäkerhetsarbetet SFS 2010:659,3 kap. 9 och SOSFS 2011:9, 7 kap. 2, p 1 Vårdgivare Stadsdelsnämnden är vårdgivare för den hälso- och sjukvårdsverksamhet som bedrivs inom elevhälsan. Vårdgivaren ansvarar för att verksamhetschef för de medicinska insatserna i elevhälsan utses. Vårdgivaren ansvarar för att dokumentera hur det organisatoriska ansvaret för patientsäkerhetsarbetet är fördelat inom verksamheten. Verksamhetschef enligt HSL(Hälso- och Sjukvårds Lagen) Verksamhetschefen enligt HSL har ansvaret för att alla medarbetare har rätt kompetens, får fortbildning, ansvar och befogenheter för att kunna bedriva vård av god kvalitet. I det konkreta arbetet delegeras vissa organisatoriska uppgifter till rektorerna. Verksamhetschefen är den person som såväl tillsynsmyndigheten, Inspektionen för Vård och Omsorg (IVO) som elever, föräldrar och personal ska kunna vända sig till när det gäller frågor som rör verksamheten. Verksamhetschefen i samverkan med medicinskt ledningsansvarig skolsköterska, planerar, engagerar medarbetare, leder, kontrollerar, dokumenterar och redovisar resultat till vårdgivaren. Medicinskt ledningsansvarig skolsköterska (MLA) I Norra Hisingen har verksamhetschefen för elevhälsans medicinska del, Stefan Gustafsson uppdragit åt Marie Rosengren att ha det medicinska ledningsansvaret inom elevhälsans medicinska insats. Stadens MLA nätverk träffas varje månad för att arbeta med patientsäkerhet, verksamhetsutveckling och omvärldsbevakning. En gång i månaden har MLA möte med skolsköterskegruppen med samma syfte, där man arbetar mer implementerande för att få nya rutiner och riktlinjer att slå igenom i verksamheten. Göteborgs Stads Metodhandbok för Elevhälsans medicinska insats är det praktiska instrumentet för skolsköterskor och skolläkare i det dagliga arbetet och en viktig del av kvalitetsledningssystemet. Skolhälsan som är en del av Center för skolutveckling, ansvarar för uppdatering och revidering av Göteborgs Stads Metodhandbok för Elevhälsans medicinska insats, till sin hjälp med detta har de MLA nätverket. 5

Struktur för uppföljning/utvärdering SOSFS 2011:9 3 kap. 2 Vårdskador och tillbud mäts kontinuerligt via rapporter och avvikelsehantering. Skolsköterskor och skolläkare rapporterar till MLA som därefter utreder och rapporterar till verksamhetschef enligt HSL. MLA återrapporterar avidentifierat till MLA- nätverket och till skolsköterskegruppen för ett kollegialt lärande. Återkoppling gällande bedömning och åtgärder utifrån händelsen ges till rapportören och dennes chef. Vårdgivaren informeras vid behov eller i samband med patientsäkerhetsberättelsen. Uppföljning genom egenkontroll SOSFS 2011:9, 5 kap. 2, 7 kap. 2 p2 Kvalitetsgranskning Egenkontroll inom utvalda områden genomförs varje år. Under 2016 har följande delar granskats avseende egenkontroll. Vaccinationsprocessen inklusive dokumentation, samverkan inom skolan för att elevhälsans medicinska insats ska få uppgifter om elever som flyttat. Granskning av vaccinationsprocessen Under våren 2016 besöktes alla skolsköterskor i Norra Hisingen av MLA för en intervju kring hur man arbetar med vaccinationsprocessen. Skolläkarna i Göteborgs stad besvarade en enkät angående samma tema. Frågorna gällde hur man håller sig uppdaterad på gällande riktlinjer och lagstiftning, det praktiska genomförandet samt hur man ser att patientsäkerhetsarbetet kan utvecklas i processen. Utifrån svaren har sedan professionerna arbetat med att utveckla det praktiska arbetet så att likvärdigheten i stadsdelen ökar. Granskning av samverkan internt Uppgifter om elever som flyttat in eller ut på skolorna kommer inte alltid till skolsköterskornas kännedom. På vissa skolor har det fungerat utan problem medan det på andra skolor fungerat mindre bra. Eftersom skolan har ett ansvar för att alla elever erbjuds det hälsoarbete som utförs av skolsköterskor och skolläkare har detta varit en brist. Information gällande samverkansrutin mellan skoladministratörer och EMI hur informationen ska nå fram har reviderats och kommer att följas upp under 2017. 6

Granskning av behörigheter i det digitala journaldokumentationssystemet Vid två tillfällen per år görs en internkontroll av MLA av vilka som har tillgång till dokumentationssystemet för att säkerställa att endast de som har behörighet till journalerna kan nå dem. Loggkontroller För att säkerställa att ingen obehörig har åtkomst till elevernas datajournal görs loggkontroller. Varje månad sammanställer Intraservice loggar för de som obehörigt varit inne i det digitala journalhanteringssystemet. Logglistor skickas sedan ut till respektive skolas rektor för utredning och bedömning. Vid hantering och utredning tar rektorerna oftast hjälp av gemensamma elevhälsans professioner. Kontroll av medicinsk utrustning Blodtrycksmätarna på skolsköterskemottagningarna kontrolleras och kalibreras årligen av MLA. Personvågarna kalibreras av skolsköterskan på respektive skolsköterskemottagning. Skolsköterskan rapporterar därefter resultatet av kalibreringen till MLA. Temperaturen i de medicinska kylskåpen på skolsköterskemottagningarna kontrolleras regelbundet av respektive skolsköterska. Hur patientsäkerhetsarbete har bedrivits samt vilka åtgärder som genomförts för ökad patientsäkerhet SFS 2010:659, 3 kap. 10 p 1-2 På skolan är oftast skolsköterskan ensam i sin profession. Detta innebär att det är viktigt att det finns tydliga rutiner och riktlinjer för arbetet för att man ska arbeta på ett likvärdigt och patientsäkert sätt på grund- och särskolorna i Norra Hisingen. Till sin hjälp har skolsköterskan och skolläkaren Metodhandboken för Elevhälsans medicinska insats i Göteborgs stad och PMO handboken för skolsköterskor och skolläkare. PMO är ett kommungemensamt IT-stöd för elevhälsan och används av samtliga skolsköterskor och skolläkare i Norra Hisingens kommunala grund- och särskolor. Metodhandboken för Elevhälsans medicinska insats och PMO handboken för skolsköterskor och skolläkare revideras regelbundet och nyheter implementeras genom information via mejl men framförallt via regelbundna möten för att säkerställa en hög kompetens och hög patientsäkerhet. 7

Skolsköterskorna i stadsdelen kallas till möte en gång i månaden för att arbeta med verksamhetsutveckling, samverka samt implementera nya rutiner, riktlinjer och arbetssätt. MLA är sammankallande till dessa möten. Skolsköterskorna har under hösten 2016 erbjudits kollegial handledning ett tillfälle per månad i anslutning till skolsköterskemötet. Under hösten har tre tillfällen med kollegial handledning genomförts och kommer att fortsätta under våren. En utvärdering kommer att genomföras under våren 2017. Verksamhetsberättelse för läsåret som gått och ett årshjul för kommande läsår skrivs av skolsköterskan på respektive skola under juni månad i samband med läsårets slut. Verksamhetsberättelsen lämnas till ansvarig rektor och till MLA. Verksamhetsberättelserna används senare av MLA som en del i att följa upp och stödja verksamheten samt i det lokala arbetet med patientsäkerhet. Skolläkarna erbjuds träffar med skolhälsovårdsöverläkaren två till tre tillfällen per termin för att arbeta med liknande frågor som skolsköterskorna men ur ett skolläkarperspektiv. Skolläkarna i Norra Hisingen bjuds även in till skolsköterskemöten regelbundet. Som medicinskt ledningsansvarig skolsköterska ingår man i ett nätverk i Göteborgs Stad tillsammans med sex andra medicinskt ledningsansvariga skolsköterskor, skolhälsovårdsöverläkaren och utvecklingsledaren för elevhälsan på center för skolutveckling. I nätverket diskuteras, utvärderas och revideras arbetsätt och metoder samt nya riktlinjer tas fram. Avvikelser diskuteras fyra gånger per år och återförs till verksamheten på skolsköterskemöten för ett gemensamt lärande. Strukturen för patientsäkerhetsarbetet bland elevhälsans medicinska insats har fortsatt att utvecklas och förbättras genom att man regelbundet arbetar med avvikelser i form av avidentifierade rapporter som diskuteras i smågrupper följt av helgruppsdiskussion. Man diskuterar nya arbetssätt och rutiner som ska följas för att avvikelsen inte skall upprepas. Egenkontrollplaner för den medicinska delen av elevhälsan utformas och genomförs gemensamt över staden för en ökad likvärdighet och patientsäkerhet. Under året har det varit svårt att tillsätta skolskötersketjänster och vikariat med sjuksköterskor med adekvat specialistutbildning. Detta har lett till att man på en skola visstidsanställt grundutbildade sjuksköterskor under utbildning till specialistsjuksköterska i avsaknad av sjuksköterskor med adekvat specialistutbildning. På andra skolor har man hyrt in sjuksköterskor med adekvat specialistkompetens via bemanningsföretag för att täcka tillfälliga vakanser. Under vårterminen uppstod en vakans på skolläkare i stadsdelen. Det var stora 8

svårigheter att rekrytera en vikarie. Följden av detta blev att flera skolläkarmottagningar på olika skolor i stadsdelen fick ställas in och skjutas upp. En skolläkarvikarie visstidsanställdes senare under våren och en timanställd skolläkare ökade sin tjänstgöring för att erbjudande om tid för hälsobesök hos skolläkare kunde erbjudas enligt basprogrammet i Metodhandboken för elevhälsans medicinska insats. I rollen som medicinskt ledningsansvarig ingår även att se till att lokaler och utrustning håller måttet för god och säker vård. Under året har en skola flyttat till nya lokaler och skolsköterskan har fått en ny skolsköterskemottagning. Vid ett verksamhetsbesök av MLA på skolan upptäcktes att dörren till skolsköterskemottagningen inte uppfyllde sekretesskraven och rektor och verksamhetschef enligt HSL informerades om bristen. Samverkan för att förebygga vårdskador SOSFS: 2011:9,4 kap. 6, 7 kap. 3 p 3 Intern samverkan inom skolan Samverkan inom skolan sker med all personal såsom till exempel elevhälsoteam, pedagoger och administrativ personal. Det är viktigt att skolsköterskorna får kännedom om att elever börjar eller slutar på enheten. Journaler skall rekvireras och datajournal påbörjas för att insatser inte skall fördröjas eller utebli med vårdskada som följd. Även samverkan angående elever som byter personnummer/namn, får skyddad identitet eller nyanlända elever från andra länder är av största vikt för att motverka vårdskador och utebliven behandling eller erbjudande om behandling. Samverkan med andra vårdgivare eller instanser Skolsköterskor, skolläkare och medicinskt ledningsansvarig skolsköterska samverkar med flera vårdinrättningar gällande remisser och konsultationer. Arbetet med samverkan mellan vårdcentraler och EMI har fortsatt under året då remissvar inte kommit i tid eller det varit ofullständiga remissvar från vårdcentralerna vilket fördröjt uppföljningen av elevers hälsa inom EMI. Detta gäller fortfarande främst hälsokontroll av nyanlända elever från andra länder. Svaret från hälsokontrollen ska därefter användas av skolläkaren som underlag för planeringen och ordination av vaccinationer i skolan. Fortsatta möten med vårdcentraler och MLA för en ökad samverkan mellan EMI och vårdcentralen har skett. Västbus är ett samverkansorgan som arbetar för att underlätta samverkan och medicinskt ledningsansvarig skolsköterska är aktiv i den lokala västbusgruppen. 9

Riskanalys SOSFS: 2011:9, 5 kap. 1 Rektor, skolsköterska och skolläkare ansvarar för att identifiera och rapportera till medicinskt ledningsansvarig skolsköterska vid väsentliga förändringar i verksamheten som kan innebära risk för negativa händelser eller tillbud. Medicinskt ledningsansvarig skolsköterska ansvarar för att tillsammans med berörda professioner göra en bedömning/riskanalys och informera rektor och verksamhetschef som sedan vidtar åtgärder och ansvarar för återförande till verksamheten lokalt. Under 2016 har en riskanalys utförts inom elevhälsans medicinska insats genom en stadenövergripande riskanalys via MLA-nätverket. Riskanalysen gjordes utifrån att det digitala journalhanteringssystemet PMO inte kan internarkivera elever utan ett fysiskt handhavande som skolsköterskorna ska utföra. MLA- nätverket befarade att detta skulle innebära mycket merarbete i administrativ form för skolsköterskorna och detta skulle leda till sämre patientsäkerhet. Efter riskanalysen har systemet utvecklats något och kommer inte att innebära lika mycket merarbete för skolsköterskorna. Hälso- och sjukvårdspersonalens rapporteringsskyldighet SFS 2010:659, 6 kap. 4 och SOSFS 7 kap. 2 p 5 Avvikelser Skolsköterska och skolläkare rapporterar till rektor och medicinskt ledningsansvarig skolsköterska händelser som har medfört skada eller hade kunnat medföra skada för elev i samband med vård och omhändertagande. Medicinskt ledningsansvarig skolsköterska ansvarar för händelseanalys och utser analysteam vid behov. Verksamhetschef och medicinskt ledningsansvarig skolsköterska ansvarar för åtgärder och tidsplan. Medicinskt ledningsansvarig skolsköterska sammanställer och återför resultat och åtgärder från avvikelsehanteringen till verksamheten. Under 2016 har 56 avvikelserapporter inkommit. Av dessa är 42 avvikelserapporter interna inom elevhälsans medicinska del. 16 avvikelser är externa och gäller annan vårdgivare. De interna avvikelserna sammanfattas inom följande områden; uteblivna eller försenade kontroller, felaktig, utebliven eller missad dokumentation, journalhantering, utebliven hälsostund i förskoleklass samt felregistrering av vaccin. De externa avvikelserna sammanfattas inom utebliven vaccination, felaktig journaldokumentation journal- och posthantering, uteblivna remissvar samt ofullständiga remissvar. Avvikelserna är samtliga utredda, de flesta avvikelserna är analyserade, några 10

analyser är pågående. Samtliga avvikelser är dokumenterade samt har återkopplats till verksamheten. De externa avvikelserna har lämnats vidare till berörd enhet för vidare omhändertagande och åtgärdande. Klagomål och synpunkter SOSFS 2011:9, 5 kap. 3, 7 kap 2 p 6 Verksamhetschef enligt HSL och rektor tar emot och utreder klagomål och synpunkter. I frågor som rör patientsäkerhet är medicinskt ledningsansvarig skolsköterska en stödjande funktion. Inga klagomål och synpunkter har registrerats 2016 gällande den medicinska delen av elevhälsan. Sammanställning och analys SOSFS 2011:9, 5 kap. 6, 7 kap.2 Verksamhetschef enligt HSL och medicinskt ledningsansvarig skolsköterska går regelbundet igenom aktuella negativa händelser, sammanställer och återför resultat till verksamheten samt till vårdgivaren i samband med att patientsäkerhetsberättelse upprättas. Samverkan med patienter och närstående SFS 2010:659 3 kap. 4 Skolsköterskor och skolläkare skall alltid sträva efter samarbete med elev och vårdnadshavare för bästa möjliga resultat av vård och behandling. Elev bör informeras i det som rör honom eller henne och informationen skall anpassas utifrån elevens ålder och mognad. I de fall en vårdrelation leder till en åtgärd tar skolsköterskan utifrån elevens ålder och mognad kontakt med vårdnadshavare för information om åtgärden. Informationen kan vara muntlig eller skriftlig. 11

Resultat SFS 2010:659, 3 kap. 10 p 3 Mål Att skolsköterskor och skolläkare vaccinerar och dokumenterar enligt riktlinjerna i Metodhandboken för elevhälsans medicinska insats i Göteborgs stad samt PMO handbok för skolsköterskor och skolläkare i Göteborgs stad. Strategi Egenkontroll av vaccinationsmomentet hos både skolsköterskor och skolläkare för att säkerställa en hög kvalité och patientsäkerhet. Resultat Resultatet visar att skolsköterskorna håller sig uppdaterad på gällande riktlinjer och lagstiftning, det praktiska genomförandet samt hur man ser att patientsäkerhetsarbetet kan utvecklas i processen. Mål Att hälsounderökningar och vaccinationer av nyanlända elever från andra länder sker inom rimlig tid. Strategi Förbättra samarbetet med vårdcentralerna gällande remisshantering av nyanlända elever. Resultat Samverkan med vårdcentralerna har ökat men det har varit svårt att påverka väntetiden på remisser för invandrarkontroll av nyanlända elever då vårdcentralerna har haft en hög arbetsbelastning. En skolsköterska visstidsanställdes på 40 % under våren som extra resurs för att avlasta de skolsköterskor i Norra Hisingen som fått stor andel nyanlända elever. Resurssköterskans uppgift var att organisera arbetet med de nyanlända eleverna genom bl.a. planera in hälsobesök hos skolsköterskan, remittering, eftersökning av remissvar samt vaccination. Under hösten inkom de flesta av remissvaren till skolorna som tidigare efterfrågats av skolsköterskan. Mål Att den lokala samverkan och informationen angående elever som kommer eller slutar på de olika skolorna utvecklas och säkras. Strategi Genom arbete lokalt på skolorna och övergripande i stadsdelen skapa hållbara rutiner för hur informationen om elever som börjar eller slutar på skolan når skolsköterskan. Resultat Rutiner gällande samverkan mellan skoladministratörer och skolsköterskor skickades ut till skoladministratörerna och till skolsköterskorna i Norra Hisingen. Samverkan har ökat, men fortsatt utvärdering av samverkansrutinen skall ske under 2017. Mål Att införa kollegial handledning i skolsköterskegruppen. Den kollegiala handledningen ska syfta till att utveckla och förstärka hälsoarbetet med eleverna med ökad patientsäkerhet som följd. 12

Strategier Genom introduktion av arbetsgången vid kollegial handledning för skolsköterskorna och därefter en till två handledningstillfällen i grupp per månad. Den kollegiala handledningen utvärderas regelbundet. Resultat Målet är uppnått, kollegiala handledningstillfällen startades under hösten och skall fortsätta under våren 2017. Därefter planeras en utvärdering. Övergripande mål och strategier för kommande år MÅL 2017 Att skolsköterske- och skolläkarbemanningen ligger på en adekvat och likvärdig nivå i förhållande till elevantal och ohälsotal på stadsdelens alla kommunala skolor Att skolsköterskor och skolläkare ordinerar, vaccinerar och dokumenterar enligt de riktlinjer som finns. Under 2016 kom nya föreskrifter gällande skolsköterskornas möjlighet att självständigt ordinera kompletterande vaccinationer och detta kommer att följas under 2017. Att hälsosamtalet som genomförs i skolår fyra och åtta sker enligt de riktlinjer som finns och att elevhälsans medicinska insats utvecklar samtalets möjligheter ytterligare för att utveckla det hälsofrämjande och förebyggande arbetet i enlighet med intentionerna i skollagen. Att medicintekniska produkterna sköts i enlighet med de riktlinjer som finns i Göteborgs stad. STRATEGIER 2017 Utforma en gemensam plan för beräkning av skolsköterske- och skolläkartid i Norra Hisingens kommunala grund- och särskolor. Egenkontroll av vaccinationsprocessen och dokumentation hos både skolsköterskor och skolläkare för att säkerställa en fortsatt hög kvalité och patientsäkerhet. 13

Egenkontroll av hälsosamtalet i skolår fyra och åtta för att säkerställa en hög kvalité, patientsäkerhet och utveckling på både individnivå och gruppnivå. Egenkontroll för att kartlägga hur medicintekniska produkter inom elevhälsans medicinska insats sköts i stadsdelen. 14