Sidan 1 av 18 Plats och tid Kommunalrådets rum, Grästorp, kl 13.00-15.35 c Beslutande Närvaro/Frånvaro Ordinarie N/F Tjänstgörande ersättare Kent Larsson M) N Göran Enström S) N Dag Hardys on L) F Tore Emanuelsson S) Kent Hansson M) N Maria Toll C) F Svante Classon C) N Jens Persson S) N Paragrafer Övriga Osman Biberic, sekreterare 1-11 deltagande Margaretha Valdermarsdotter, kommuni- 6-6 katör Marie-Anne Eriksson, planarkitekt 10-10 Ingrid Everhag, kommunjurist/kansli- 4, 7-8, 11 chef Sara Eriksson, utredare 4, 7-8, 11 Sofia Jessen, näringslivsutvecklare 3-3 Jonas Lowing Larsson, projekdedare 1-2 Utses att justera Tid och plats för justering Svante Classon C) Medborgarkontoret, 2018-01-22, ld 09.00 r Underskrifter Sekreterare Osman Biberic Paragrafer 1-11 Ordförande Kent Larsson M) Justerande ^Svante Classon C)
Sidan 2 av 18 ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag Organ Sammanträdesdamm Anslaget sätts upp Förvaringsplats för protokollet Underskrift 2018-01-24 Anslaget tas ner 2018-02-15 Kommunkontoret, Grästorp Osman Biberic
H Grästorps kommun y Sidan 3 av 18 Innehållsförteckning 1 Redovisningen av synpunktshanteringen 2 Pågående och planerade investeringsprojekt 3 Bygdegårdarnas behov av stöd kring vatten och avloppsfrågor 4 Flytt av äldre arkivmaterial samt gallring av kommunarkiv 5 Kommunskytt redovisning 2017 f 6 Flytt av infarts skyltar 7 Förslag till taxa för upplåtelse av allmän plats 8 Förslag till lokala ordningsföreskrifter för torghandel 9 Nyttjanderättsavtal Lärkan 20 10 Detaljplan Lärkfalken 9 11 Insektshotell C
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sidan 4 av 18 Au l Dnr 9/2017 Redovisning av synpunktshanteilng s beslut beslutar att lägga informationen till handlingarna. Beslutsunderlag C Inkomna synpunkter Kommunledningsgruppen har beslutat om synpunktshantering i Grästorps kommun. Inkomna synpunkter ska redovisas två gånger om året till kommunstyrelsen. har vid samtliga sammanträden en redovisning av nyinkomna synpunkter till Grästorps kommun. Vid dagens sammanträde redovisas ärende 127 till 141. Diariet
Sidan 5 av 18 Au 2 Dnr 23/2017 Pågående och planerade investeringsprojekt s beslut beslutar att lägga informationen till handlingarna. Beslutsunderlag Projektavstämning 2017-12-29 Projektledaren redovisar pågående och planerade investeringsobjekt. Diariet
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sidan 6 av 18 Au 3 Dnr 413/2017 Bygdegårdarnas behov av stöd kring vatten och avloppsfrågor s beslut beslutar lägga informationen till handlingarna. c c Ärendets tidigare behandling Kommunstyrelsen 2017-02-01, 22 Kommunstyrelsen 2017-12-06, 313 Under sammanträdet kom utskottet fram till att bygdegårdarna är viktiga för landsbygden men att det måste finnas aktiviteter i bygdegårdarna. Bidrag bör vara baserat på prestation. Tidsplaner som sträcker sig 10 år kommer krävas från bygdegårdarna. Landsbygdsutvecklaren tar diskussionen vidare till landsbygdsrådet. Under många år har det diskuterats hur bygdegårdarnas stöd kan fördelas rättvist. Detta behöver diskuteras och på sikt beslutas om. Nedan följer en del information och saker att ta hänsyn till vid diskussioner. Bakgrundsinformation och sammanställning av tidigare diskussioner: r Det finns en funktion hos bygdegårdarna som ett nav och en samlingspunkt för landsbygden och grannar i områden där andra samlingslokaler ofta saknas. Kommunen har därför haft en fast summa som fördelats jämt mellan de bygdegårdar som finns i kommunen. Detta gäller aktivitetsbidrag och innebär ca 17 000 per år, och det är inget som behöver diskuteras i detta ärende, då det handlar om rent aktivitets-/drifts-stöd. Däremot finns det inga riktlinjer för hur större investerings/renoveringsbehov ska hanteras för bygdegårdarna i Grästorps kommun. Det finns möjlighet att söka investerings/renoverings-stöd. Här finns ingen specifik pott utan det ingår i de pengar som fördelas i föreningsbidrag i hela kommunen. Gällande större renoveringar och investeringar, så bör man uppmuntra bygdegårdsföringar att söka via Boverket i första hand, men då krävs förhandsbesked och välvilja från kommunen att delfinansiera.
Sidan 7 av 18 forts 3 Dessa stöd föreslås att på lång sikt ha en rätttus fördelning mellan bygdegårdarna som söker, relaterat till aktivitetsgrad och yta. Dock är det svårt med en jämt fördelning på kort sikt varje år) då behoven varierar kraftigt och en insats ofta medför en stor kostnad just det året. Förslagsvis bör bygdegårdarna ta fram tioårsplaner med behov och kostnadsuppskattningar för att det underlätta planeringen. Vid akuta behov, som förändringar i regler eller annat oförutsett som påverkar fastigheterna eller planerade aktiviteter, föreslås att det görs bedömning i det speciella läget. Det föreslås att man från kommunens sida har krav på att det sker samhällsnyttiga och gemenskaps-skapande aktiviteter i bygdegårdarna. Dock är det viktigt att komma ihåg att flertalet bygdegårdsföreningar idag kämpar med att hålla igång aktivitet och ofta saknas tillräckliga ideella och finansiella resurser, så kraven måste vara rimliga. Ett samarbete mellan bygdegårdarna i form av gemensamma aktiviteter, underhållslösningar eller ägande kan vara bra att främja. Detta är redan idag uppstartat i Landsbygdsrådet där bygdegårdarnas statusläge och möjliga samarbeten kommer att vara en stående punkt. Näringslivsutvecklare
Sidan 8 av 18 Au 4 Dnr 6/2018 Flytt av äldre arkivmaterial samt gallring s beslut beslutar att lägga informationen till handlingarna. Beslutsunderlag Inventering Grästorps kommunarkiv från oktober 2014 Kommunstyrelsen är arkivmyndighet och ytterst ansvarig för kommunarkivet. En viktig aspekt av offentlighetsprincipen är att kommunens arkiv är ordnat på ett sådant vis att medborgarna har möjlighet att ta del av allmänna handlingar på ett enkelt vis. Efter vattenskadan i arkivet september 2014 har handlingar torkats och kommit åter. Tyvärr har de varit i dåligt skick och tyvärr felsorterade. Agnieszka Krych har under 2017 arbetat i genomsnitt 8 h per vecka med att återställa arkivet och detta kommer nu utökas till 16 h pervecka. Eftersom de nedersta hyllorna i arkivet inte kan användas måste plats frigöras i arkivet för att det ska vara möjligt för kommunstyrelsen att uppfylla sin plikt som arkivmyndighet. Under 2018 behöver flera större mottaganden från verksamheterna ske. Detta dels för att dokumenthanteringsplanen anger att vissa dokument ska överföras till slutarkiv efter viss tid, och dels för att verksamheternas närarldv av olika anledningarbehöver avlastas. Kanslichef har fört en diskussion med Vara kommun angående förvaring av det äldsta och sköraste arkivmaterialet. Det rör sig om 48 50 hyllmeter. Vara kommun står ut som ovanligt framstående inom arkivvård och har över 800 lediga hyllmeter i dagsläget. Tjänsten skulle i så fall kombineras med ett köp av arkivarietjänst på 5%, då Grästorp inte har någon arkivarie och inte heller någon anställd med motsvarande kunskaper som kan vägleda våra arkivassistenter. En förvaring utanför kommunen av slutarkiverat material kräver beslut av kommunfullmäktige.
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sidan 9 av 18 forts 4 Kanslichef vill under allmänna utskottets sammanträde få möjlighet att rådgöra med utskottet angående flytt av vårt äldsta arldvmaterial, samt angående framtida gallringsbeslut av arkivmaterial som inte behöver sparas enligt lag. Kommunj uris t/kanslichef
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sidan 10 av 18 Au 5 Dm-381/2017 Kommunjägare redovisning 2017 s beslut beslutar att föreslå kommunstyrelsen att ge förvaltningen i uppdrag att ta fram ett dokument för omhändertagande av fällt vilt. Ärendets tidigare behandling 2017-10-23, 78 Information angående kommunjägarens verksamhet för år 2017. Under sammanträdet kom utskottet fram till att det finns behov av ett styrdokument för att reglera vem som ansvarar för omhändertagandet av vilt som fallit på kommunens fastigheter, till exempel efter en viltolycka i trafiken. Kommunstyrelsen
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sidan 11 av 18 Au 6 Dnr 10/2018 Flytt av infartsskyltar s beslut C beslutar att föreslå kommunstyrelsen att: Inhandla en liknande skylt som på bild 3 vid den västra infarten i höjd med bågskyttebanan. Ta fram ett kostnadsförslag för att sätta upp skylten. Beslutsunderlag Bilder Med anledning av den nya cykelvägen var det lysande G:et tvunget att flyttas. Driftchefen föreslog att G:et skulle flyttas eftersom elkablarna grävts upp. Funderingar kom då upp att även föreningen bågskyttarnas skylt så kallade Julaskylten) och även handlarnas skylt stanna och handla skylten) skulle flyttas på grund av det framtida planerade bostadsbygget i detaljplansområdet. Därför finns ett förslag att flytta skylten någonstans i närheten av kiyssmarkeringen i bifogade foton. Förvaltningen har fått godkännande från både bågskyttarna och handlarna att flytta skyltarna i bild 1 till det kryssmarkerade området. Men bågskyttarna ser gärna att Julaskylten står kvar på samma ställe. Dock kom kommunalrådet med ett förslag att låta skyltarna stå kvar tills en eventuell flytt till Skubbet kan ske i framtiden. Vidare föreslog kommunabådet att det lysande G: et ersätts med en ny och mer lockande skylt som kan placeras 200-300 meter innan infarten till Grästorp. Båda flyttalternativen föreslås att bekostas av förvaltningen. Kommunikatören vill även ha en diskussion med utskottet gällande det andra G: et som ligger vid infarten mot Lidköping. Kommunikatör Driftchef
Sidan 12 av 18 Au 7 Dm- 8/2018 Taxa för upplåtelse av allmän plats s beslut beslutar att återremittera ärendet. C c Beslutsunderlag Nu gällande taxa för upplåtelse av allmän plats Förslag till taxa för upplåtelse av allmän plats Taxa för upplåtelse av allmän plats ska granskas, då alla styrdokument i kommunen ska revideras, kommunstyrelsens sammanträde 2015-01-14, 48. Nuvarande taxa för upplåtelse av allmän plats torgplatser) fastställdes av kommunfullmäktige 1985-01-31, 8. Föivaltningen har önskemål om att förenlda nuvarande taxa. Dels genom att ta bort indexregleringen, då taxan ändå behöver ses över kontinuerligt. Det andra förslaget gäller tillfälliga saluplatser som idag är angivet i meter- samt minimumavgift. Förslaget från förvaltningen är att stället fastställa avgiften till 150 kr/dag. Med indexreglering för 2017 gäller avgifterna; årsplats 613 ler, 6-månadersplats 408 ler och 3-månadersplats 255 ler. Förvaltning föreslår att indexreglering tas bort och taxa för de fasta saluplatserna fastställs till beloppen för 2017. Kommunstyrelsen C
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sidan 13 av 18 Au 8 Dnr 9/2018 Ordnings föreskrifter för torghandel s beslut beslutar att återremittera ärendet för att se om det går att få in torgataxan i ordningsföreskrifterna. Beslutsunderlag Nu gällande lokala ordningsföreskrifter för torghandel Förslag till lokala ordningsföreskrifter för torghandel C Lokala ordningsföreskrifter för torghandel ska granskas, då alla styrdokument i kommunen revideras enl. kommunstyrelsens beslut 2015-01 14, 48. Nuvarande lokala ordningsföreskrifterna för torghandel är fastställda av kommunfullmäktige 1995-12-21, 85. Förvaltningen ser inget behov av att ändra de lokala ordningsföreskrifterna för torghandel. Vid upplåtelse av saluplats ska dock ordningsföreskrifter lämnas ut i en sammanfattad form till innehavaren av saluplatsen som förhållningsregler vid torghandel. Inga förändringar föreslås av nuvarande lokala ordningsföreskrifter för torghandel. Kommunstyrelsen
Sidan 14 av 18 Au 9 Dnr 65/2018 Nyttjanderättsavtal Lärkan 20 s beslut beslutar att återremittera ärendet för vidare utred- ning. Beslutsunderlag Ny ttj anderättsavtal Karta Hemik Andersson vill nyttja en del av fastigheten Lärkan 20 och vill därför upprätta ett nyttjanderättsavtal med Grästorps kommun. Hemik Andersson
Sidan 15 av 18 Au 10 Dnr 305/2017 Detaljplan Lärkfalken 9 s beslut beslutar att föreslå kommunstyrelsen att godkänna detaljplanen för samråd och gör bedömningen att ett genomförande av planen inte medför någon betydande miljöpåverkan enligt miljöbalken. Ärendets tidigare behandling 2016-04-06 82 KS Ansökan om planbesked. Beslutsunderlag Planbeskrivning Plankarta inklusive illustration Planen syftar till att göra det möjligt att uppföra ett bostadshus/trygghetsboende i tre våningar med plats för totalt 28 lägenheter. Byggherre är den kooperativa hyresrättsföreningen Trygga Hem i Grästorp. Plats ska beredas på tomten för grönytor, parkering och sophantering. Byggnaden som planeras för består av två huskroppar i tre våningar med vardera 14 lägenheter samt en sammankopplande del i en våning innehållande gemensamhetslokal och entréutrymmen. Detaljplanen innebär bostäder i ett centralt läge där befintlig infrastruktur och service kan utnyttjas. Närhet till gång- och cykelbanor, grönområden och kollektivtrafik ger förutsättningar för en långsiktigt hållbar samhällsplanering. I samband med planläggningen har utredningar avseende geoteknik, dagvatten samt solstudier utförts vilka redogörs för i planhandlingarna. Planområdet består av hela fastigheten Lärkfalken 9 och är i gällande detaljplan från 1989 avsedd för fritidsgård men överensstämmer med kommunens översiktsplan från 2016 där man pekat ut området för tätortsutveclding och lämpligt för bostads- och centrumändamål. Detaljplanen bedöms inte medföra betydande miljöpåverkan enligt miljöbalken vilket också Länsstyrelsen samtyckt till. Ett planavtal har upprättats mellan kommunen och Trygga Hem i Grästorp som reglerar kostnader för utredningar samt för upprättande av
Sidan 16 av 18 forts 10 detaljplan. Trygga Hem i Grästorp bekostar detaljplanen och samtliga utredningar. Planavgift ska inte tas ut i samband med b}'gglov. Detaljplanen handläggs med standardförfarande enligt Plan- och bygglagen 2010:900) i sitt utförande efter 1 januari 2015 och beräknas gå på samråd under februari, granskning i mars/april samt för antagande i maj/juni 2018. Kommunstyrelsen Trygga Hem i Grästorp
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sidan 17 av 18 Au 11 Dm-228/2017 Insektshotell s beslut beslutar kommunstyrelsen att föreslå kommunfullmäktige att besluta att iordningställa tre insektshotell i enighet med medborgarförslaget. Ärendets tidigare behandling Kommunfullmäktige 2017-10-19, 71 Kommunstyrelsen 2017-11-08, 299 Ulla-Britt Petersén har inkommit med ett medborgarförslag om insektshotell. Hon föreslår att ett antal insektshotell placeras på lämpliga platser för att jordbruk och växter i trädgårdar ska få hjälp med pollinering. Många insekters naturliga livsmiljö har försvunnit på grund av förändringar i miljön. Vilda pollinatörer är av stort värde för världens befolkning, inte minst för produktionen av mat. Men dessa insekter minskar i Nordamerika och Europa. Ett insektsbotell är en konstruktion för insekter så som fjärilar, nyckelpigor och bi som ska ge skydd och en plats för dem att kunna bo och övervintra. Ett insektshotell kan liknas vid en fågelholk för insekter. Det kan ta upp till ett år innan insekterna hittar det nya boet. Vad som är bäst placering beror på vilken typ av insekter hotellet avser, men det bör vara placerat 1-2 meter över marken och skyddat från regn och vind. Leif Sjöberg från Natursltyddsföreningen i Grästorp erbjuder sig att vara behjälplig vid placering av insektshotellen. Det finns olika storlekar av insektshotell, vilka kan köpas i butik eller göras på egen hand. Att köpa in ett insektshotell kostar mellan 200 la- - 1 000 la beroende på storlek, vilket är en relativt låg summa. Möjbgen kan det vara ett projekt för någon av kommunens verksamheter att iordningställa ett större insektshotell. Material går oftast att ta från ex. spillvirke och direkt från naturen. Förvaltningen föreslår att tre insektshotell köps in, alternativt iordningsställs, och placeras på lämpliga platser i kommunen.
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sidan 18 av 18 forts 11 Kommunstyrelsen