Välkommen till SAPSA & IMPULS!

SAP License Management Sid 3

Agenda Bakgrund Problem? Vanliga/generella områden Vad är SAP LM Kundcase SAP License management Vad gör man med resultatet? Sammanfattning Sid 4

Thomas Bladh Börjande på Implema 2004 FICO konsult, Projektledare Regionchef Öresund, Kundansvarig Q controller (projekt och internt) SAP Deal support SAP License manager SAP License management konsult LinkedIn https://se.linkedin.com/in/bladhthomas Sid 5

Vad jag ska prata om? Vad ger SAP License management för effekter! Kund A Omsättning ca 500MSEK Kund B Omsättning 11500MSEK Problem Output Överlicensiering? Potential besparing 6 MSEK Problem Output Över eller underlicensierade, risker? Risk ~ 40MSEK Direkt besparing 2,8MSEK Sid 6

Implema Quick Facts Sid 7

Partners Sid 8

BAKGRUND Sid 9

Varför SAP License management? Nya studier (2015) inom SAP License Management visar att majoriteten av SAP kunder har utmaningar i att administrera och optimera sina SAP licenser. Brist på insikt av potentiella risker i deras SAP licenskontrakt, oförmåga att prognostisera licenskostnader eller tilläggsköp av licenser som till följd av licensmätningar (audits), ökade underhållskostnaderna SAP som följd är problemområden. Utmaningar Risker Prognos Licenskostnad SAP License management hjälper organisationer att bli compliant, optimera användarlicenser och få full kontroll över sina SAP licenskostnader Optimera Compliant Kontroll Licenskostnad Sid 10

SAP License management vad? SAP LM är inte en exakt vetenskap Allt är förhandlingsbart SAP ökar fokus på att få kunder compliant - inom alla områden för att öka sina intäkter Det är den tilldelade behörigheten som avgör licenskategori Sid 11

SAP License management vad? SAP LM är inte en exakt vetenskap Allt är förhandlingsbart SAP ökar fokus på att få kunder compliant - inom alla områden för att öka sina intäkter Det är den tilldelade behörigheten som avgör licenskategori Sid 12

SAP Licens allokering/optimering Professional license Limited Professional license Employee license Roles assigned to user Roles used by user Rätt licenskategori utifrån faktiska användning av systemet License assigned to user License assignment principles License assigned in SU01 License based on role allocation License based on roles used Sid 13

SAP License Management - Tjänster SAP License Baseline - Optimerad Årlig Licensrapportering till SAP Kvartalsvis Licensrapportering till beslutsfattare Kvartalsvis uppföljning av Licensefterlevnad och Licensoptimering Kvartalsvis Licensprognostisering Övervakning och genomgång av förändringar inom License terms and conditions Upssättning av interna regler och rutiner för license management Analys och optimering av SAP roller med licenskategorier Roll- och behörighetskoncept måste vara implementerat Sid 14

SAP License Baseline Optimering Kontrakt Processer & Rutiner Baseline definitioner Sid 15

SAP License Management - Produkter via Implema Identity management License management ITMC IDM365 Ciber - Usage Monitor Ciber Emergency User access Ciber - Access Control Ciber - Authorization Process Manager Compliance / SoD Sid 16 Authorization management

KUNDCASE Sid 17

Kundcase Kund A Small Omsättning ca 500MSEK SAP users:~100 SAP installationer: 4 (ERP, CRM, BW, SM) Bransch: Tillverkning, Retail, Europa, USA Kund B Large Omsättning 11500MSEK SAP users: ~1800 SAP installationer: 4 (2xERP, CRM, SCM) Bransch: Tillverkning, Retail, globala Problem Problem Överlicensiering? Behov av roll-och behörighetskoncept Ingen kontroll över faktiskt licensbehov inför vidare beslut om SAP strategi Över eller underlicensierade, risker? Sid 18

Kundcase Kund A - small Kund B - large Utmaningarna Hur definiera och kontrollera/säkerställa teorin om överlicensiering? Bygga behörigheter och rollstruktur för framtida tillväxt inklusive SoD regelverk. Utmaningarna Splittrad ERP miljö, flera installation, ihopslagningar av bolag SAP kompetens outsourcad för användarunderhållet Angreppsätt Projekt med följande beståndsdelar; Baseline, Behörigheter inkl SoD regelverk Produkter: Ciber Compliant suite; UM, APM, AC Angreppssätt Projekt med följande beståndsdelar: SAP licensene baseline PoC på 4 av 8 installationer Produkter: Ciber UM Output Rutiner för användarunderhåll inkl SoD regler. Rutiner för SAP LM och Compliance Rapport över vilka licenser som behövs och värdet av de licenser om man inte behöver Överlicensiering ~ 6MSEK (att kunna göra något roligare med) Output Management rapport - övergripande kring nuvarande situation. Beslutsunderlag för SAP strategi Licensdefinitionsrapport och analysrapporter samt förslag till ändringar utifrån risker som upptäckts Förslag till rutiner för SAP LM för att arbeta proaktivt Risk ~ 40MSEK Direkt besparing license audit 2,8MSEK Sid 19

OUTPUT FRÅN PROJEKTEN Sid 20

Kundcase - Output Kund A - small Kund B - large Output Överlicensiering ~ 6MSEK (att kunna göra något roligare med) Output Risk ~ 40MSEK Direkt besparing license audit 2,8MSEK Utväxling För varje nerlagd krona, 1kr, (kostnad) har givit 15kr tillbaka i besparingsmöjligheter! ROI = ~ 14 Utväxling För varje nerlagd krona, 1kr, (kostnad) har givit 100kr tillbaka i besparingsmöjligheter ROI = ~ 99 Sid 21

Output från projekt/analyser VAD KAN MAN GÖRA MED RESULTATET? Sid 22

Överlicensiering vad kan man göra? Allt är förhandlingsbart mot SAP Om det finns en vilja att ta in nya produkter från SAP Enklare att förhandla Om man ej är behov av nya produkter Svårare sits, men allt är förhandlingsbart SAP vill inte mista kunder och intäkter... Extension policies On premise Cloud SAP or Partner (managed cloud) UH-basen får inte minska Sid 23

Licensrisker vad kan man göra? Allt är förhandlingsbart mot SAP Förhandla till bättre licensdefinitioner eller utökning av användningsområden med befintliga licenser. Ta kontroll och bli medvetna om riskerna! Ta fram handlingsplaner för att minska riskerna rutiner, arbetssätt, roller och behörigheter Köpa licenser som krävs för sin användning Att vara proaktiv lönar sig Sid 24

Betala för SAP licenser? Naturligtvis ska du betala licenser för SAP systemen och användning MEN Betala för korrekta SAP licenser som du faktiskt vet att du behöver och du inte för vad du tror att du behöver och sänk dina kostnaderna! Både du och SAP vill att ni ska växa med SAP som affärssystem/plattform SAP License management skapar utrymme för att göra detta! Sid 25

SAMMANFATTNING Sid 26

SAP License management Sammanfattning SAP License management är aktuellt för alla! Hitta besparingar Hitta risker Gör något åt/med detta! Skapa utrymme för att växa inom andra områden med SAP Viktigast är att ha kontroll själva! Slipp onödiga licenser pga slarv inför licensmätningar Jobbar proaktivt med pågående SAP strategier på ert företag. Finns besparingar och optimeringar att ta hänsyn till! Ta hjälp av oberoende experter! Implema erbjuder fulltäckande SAP License management tjänster och produkter för att hjälpa er att ta kontroll, spara pengar och optimera era licenser! Vad är er ROI? Sid 27

Erbjudande! SAPSA special! Två (2) första kunderna som är anmäler sig till mig idag erbjuder jag En (1) dags fri initial workshop inom SAP License Management Tävla i Implemas monter! Sid 30

Tack för visat intresse! Thomas Bladh Thomas.bladh@implema.se 042-38 451 https://se.linkedin.com/in/bladhthomas Sid 31

Tack för att du lyssnade!