Plan för intern kontroll Nämnd/Förvaltning/Bolag P 13-16: Direkt åtgärd krävs! Minimera riskerna. -12: Reducera riskerna! Åtgärdas, bör tas med i internkontrollplan. 4-8: Håll under uppsikt! Uppmärksamhet krävs. 1-3: Inget agerande krävs! Vi accepterar riskerna. Medborgarperspektivet 1. Nöjda medborgare Verksamhetsperspektivet 2. En effektiv verksamhet med hög kvalitet 12 Verksamhetsperspektivet 3. En drivande utvecklingsaktör 12 Medarbetarperspektivet 4. Kompetenta, stolta och motiverade medarbetare Medarbetarperspektivet 5. Verksamhet och resultat i fokus 12 Ekonomiperspektivet 6. Långsiktigt stark ekonomi Attesthantering inkl. behörigheter Skattelagstiftning Fakturering Uppföljning av fastställd budget/plan Bisysslor 6
Kompetensförsörjning Upphandling Verkställighet beslut
Medborgarperspektivet 1. Nöjda medborgare Nämnd/Förvaltning/Bolag: För rapportering i enlighet med RS uppsiktsplikt ska en samlad riskbedömning göras för det obligatoriska kontollområdet. 4 Allvarlig 4 8 12 16 3 Kännbar 3 6 12 2 Lindrig 2 4 6 8 1 Försumbar 1 2 3 4 Konsekvens / 1 Osannolik 2 Mindre sannolik 3 Möjlig 4 Sannolik Mål Region Skåne Förtroendet ska öka Den upplevda tillgängligheten ska öka Den jämlika och jämställda hälsan ska öka Medborganas makt ska öka Medborgarnas kännedom om Region Skåne och dess politiska ledning ska öka Medborgarnas kunskap om/deltagande i kulturlivet i Skåne ska öka Förtroendet ska öka NBI Enkät 1 gg/år C div FM C div FM Ledningsgrupp Den upplevda tillgängligheten ska öka NKI-Bemötande LPK-Leveranstid Enkät Analys månatligen månatligen C div Kund C AO Skåneteknik C div Kund C AO Skåneteknik till div-chefer till div-chefer Den jämlika och jämställda hälsan ska öka. Medborganas makt ska öka Medborgarnas kännedom om Region Skåne och dess politiska ledning ska öka LPK-Återkoppling Analys månatligen C AO Skåneteknik C AO Skåneteknik till div-chefer
Medborgarnas kunskap om/deltagande i kulturlivet i Skåne ska öka Mål Verksamhet
Verksamhetsperspektivet 2. En effektiv verksamhet med hög kvalitet Nämnd/Förvaltning/Bolag: För rapportering i enlighet med RS uppsiktsplikt ska en samlad riskbedömning göras för det obligatoriska kontollområdet. 4 Allvarlig 4 8 12 16 3 Kännbar 3 6 12 2 Lindrig 2 4 6 8 1 Försumbar 1 2 3 4 Konsekvens / 1 Osannolik 2 Mindre sannolik 3 Möjlig 4 Sannolik Mål Region Skåne Människor ska bemötas med respekt Patienternas makt ska öka Kunskapsstyrningen ska öka Produktiviteten ska öka Tillgängligheten ska öka Patientsäkerheten ska öka Bedriva en jämlik hälso- och sjukvård Människor ska bemötas med respekt Patienternas makt ska öka Kunskapsstyrningen ska öka Diarieföring av allmänna handlingar Intervju 1 gg/år C Kansli C Kansli Kanslichef Arkivering Produktiviteten ska öka Defekta plagg Städstandard - projekt Införa och implementera system för FM konceptet Stickprov Stickprov Analys Uppföljning 2 ggr/år 3 ggr/år 3 ggr/år 4 ggr/år C Kansli C AO Skånetvätt C AO Lokalvård C Utvecklingsavd C Kansli C AO Skånetvätt C AO Lokalvård C Utvecklingsavd Kanslichef Div.chef samt div. ledninggrupp Div. chef samt div. ledninggrupp Ledningsgrupp Tom/full 4 Analys 3 ggr/år C AO Skånetransport C AO Skånetransport FM div. chef
Strategiska kundmöten chefsnivå Analys 4 ggr/år Servicedirektör Servicedirektör Ledningsgrupp med avvikelse Taktiska /kvartalsvis kundmöten Analys 4 ggr/år C Kunddiv. C Kunddiv. Ledningsgrupp Samordnad kundtjänst Uppföljning 4 ggr/år C Kunddiv. C Kunddiv. Ledningsgrupp Tillgängligheten ska öka Ligga topp 8 av 20 (övre kvartilen) jämfört med övriga medlemmar i Landstingsbenchma rkingen Analys/Uppföljning 1 gg/år C Div FM C Div FM Ledningsgrupp Tillgängligheten ska öka Implementera servicevärdar Uppföljning Uppföljning 4 ggr/år 4 ggr/år Fastighetschefer C Kunddiv. Fastighetschefer C Kunddiv. Processledare div. AM Ledningsgrupp Patientsäkerheten ska öka Högre antal nyttjare utav AVIC Analys 4 ggr/år C Kansli C Kansli Ledningsgrupp Bedriva en jämlik hälso- och sjukvård Mål Verksamhet
Verksamhetsperspektivet 3. En drivande utvecklingsaktör 4 Allvarlig 4 8 12 16 3 Kännbar 3 6 12 2 Lindrig 2 4 6 8 1 Försumbar 1 2 3 4 Konsekvens / 1 Osannolik 2 Mindre sannolik 3 Möjlig 4 Sannolik Nämnd/Förvaltning/Bolag: För rapportering i enlighet med RS uppsiktsplikt ska en samlad riskbedömning göras för det obligatoriska kontollområdet. Mål Region Skåne Skåne ska vara Europas mest innovativa region 2020 Den kliniska forskningen ska öka Samspelet mellan olika samhällsaktörer, nationellt och internationellt, ska öka Kultur ska synliggöras för medborgarna inom Region Skånes samtliga verksamhetsområden Fritt från fossila bränslen 2020 Skåne ska vara Europas mest innovativa region 2020 Den kliniska forskningen ska öka Samspelet mellan olika samhällsaktörer, nationellt och internationellt, ska öka Kultur ska synliggöras för medborgarna inom Region Skånes samtliga verksamhets områden Ekologisk och närproducerad livsmedel 12 Analys/uppföljning 3 ggr/år C AO Måltider C AO Måltider FM div. ledningsgrupp
Fritt från fossila bränslen 2020 Mål Verksamhet Fossilfria drivmedel Energiförbrukning 12 Analys Systemvärde 3 ggr/år 12 ggr/år C AO Skånetransport C AM div. C AO Skånetransport FM div. ledningsgrupp riskerar avvikelse C AM div. AM div. med avvikelse ledningsgrupp
Medarbetarperspektivet 4. Kompetenta, stolta och motiverade medarbetare 4 Allvarlig 4 8 12 16 3 Kännbar 3 6 12 2 Lindrig 2 4 6 8 1 Försumbar 1 2 3 4 Konsekvens / 1 Osannolik 2 Mindre sannolik 3 Möjlig 4 Sannolik Nämnd/Förvaltning/Bolag: För rapportering i enlighet med RS uppsiktsplikt ska en samlad riskbedömning göras för det obligatoriska kontollområdet. Mål Region Skåne Region Skåne ska vara en attraktiv och konkurrenskraftig arbetsgivare Region Skåne ska vara en attraktiv och konkurrenskraftig arbetsgivare Attraktiv arbetsgivare Medarbetarutbildni ng 4/6 Enkät 1 gg/år C HR C HR Ledningsgrupp Uppföljning/enkät 12 ggr/år C HR C HR Ledningsgrupp Mål Verksamhet Etik och moral 6 Stickprov 2 ggr/år C HR C HR Ledningsgrupp
Medarbetarperspektivet 5. Verksamhet och resultat i fokus 4 Allvarlig 4 8 12 16 3 Kännbar 3 6 12 2 Lindrig 2 4 6 8 1 Försumbar 1 2 3 4 Konsekvens / 1 Osannolik 2 Mindre sannolik 3 Möjlig 4 Sannolik Nämnd/Förvaltning/Bolag: För rapportering i enlighet med RS uppsiktsplikt ska en samlad riskbedömning göras för det obligatoriska kontollområdet. Mål Region Skåne Ledarskapet ska vara gott och chefer ska utveckla verksamheten i dialog med medarbetarna Region Skåne ska vara en hälsofrämjande arbetsplats Samtliga verksamheter ska arbeta strukturerat med kompetensförsörjningsplaner Ledarskapet ska vara gott och chefer ska utveckla verksamheten i dialog med medarbetarna Region Skåne ska vara en hälsofrämjande arbetsplats Samtliga verksamheter ska arbeta strukturerat med kompetensförsörjningsplaner NMI Enkät - ledarskap 1 ggr/år C HR Sjuktal 12 Systemvärde 12 ggr/år C HR C HR Ledningsgrupp Möjliggöra en professionell kompetensutvecklin g Analys 2 ggr/år C HR
Mål Verksamhet
Ekonomiperspektivet 6. Långsiktigt stark ekonomi 4 Allvarlig 4 8 12 16 3 Kännbar 3 6 12 2 Lindrig 2 4 6 8 1 Försumbar 1 2 3 4 Konsekvens / 1 Osannolik 2 Mindre sannolik 3 Möjlig 4 Sannolik Nämnd/Förvaltning/Bolag: För rapportering i enlighet med RS uppsiktsplikt ska en samlad riskbedömning göras för det obligatoriska kontollområdet. Mål Region Skåne Region Skånes resultat ska över en femårsperiod uppgå till minst två procent av de samlade intäkterna från skatt, kommunalekonomisk utjämning och generella statliga bidrag. Resultatet ska också årligen uppfylla det lagstadgade balanskravet. Investeringar i utrustning ska självfinansieras till 100 procent. Investeringar i fastigheter ska självfinansieras till minst 50 procent. Investeringar i tåg och bussar ska självfinansieras till minst 40 procent. Resultatmål enligt ovan Finansieringsmål enligt ovan Mål Verksamhet Jämföra prognos/utfall Analys/uppföljning 2 ggr/år Ekonomichef Ekonomichef Ledningsgrupp Kontrollpunkten fanns med när beslut om intern kontrollplan togs. Nya kontrollpunkter har tagits fram i årets granskningsprogram.
Administrativa kontrollområden Nämnd/Förvaltning/Bolag: 4 Allvarlig 4 8 12 16 För rapportering i enlighet med RS uppsiktsplikt ska en samlad 3 Kännbar 3 6 12 riskbedömning göras för respektive obligatoriska kontollområde. 2 Lindrig 2 4 6 8 1 Försumbar 1 2 3 4 Konsekvens / 1 Osannolik 2 Mindre sannolik 3 Möjlig 4 Sannolik Attesthantering avseende ekonomiska transaktioner (inkluderar bl.a. behörigheter) Attesthantering avseende ekonomiska transaktioner (inkluderar bl.a. behörigheter) Skattelagstiftning efterlevnad av krav och Metod Frekvens Utförare Ansvar Rapportering Att registrerade beslutsattestbehörig heter i ekonomisystemet följer beslutsunderlag Kännbar/Möjlig Stickprov 1 ggr/år GSF - obligatoriskt Ekonomichef Delårsbokslut Att registrerade beslutsattestbehörig heter i HR-systemet Kännbar/Möjlig Stickprov 1 ggr/år GSF - obligatoriskt Ekonomichef Delårsbokslut följer beslutsunderlag Att reglerna för representation Kännbar/Möjlig efterlevs och att rätt Stickprov 1 ggr/år GSF - obligatoriskt Ekonomichef Delårsbokslut moms redovisas Resultat av granskning Granskning av beslutsattester visar att det saknades blankett på 3 av 20 kontrollerade attester. Granskningen visar inga avvikelser mellan behörighetsregistret Neptune, HR fönstrets behörighetssystem och upprättade behörighetsblankett er. Stickprovskontrolle n visar att reglerna inte alltid efterlevs. För ytterligare information hänvisning till granskningsprogra mmet. Uppföljning Åtgärd Fakturering Att det finns ett skriftligt och attesterat underlag som styrker kreditfakturering. Kännbar/Möjlig Stickprov löpande GSF - obligatoriskt Ekonomichef Delårsbokslut Granskningen visar inga avvikelser vid kontroll av attesterat underlag som styrker kreditfakturering.
Fakturering Fakturering Projektmedel - Region Skånes riktlinjer Metod Frekvens Utförare Ansvar Rapportering Att det finns ett skriftligt och attesterat underlag som styrker anståndet. Att återrapportering sker till förvaltning. Kännbar/Möjlig Stickprov löpande GSF - obligatoriskt Ekonomichef Delårsbokslut Att utomlänsfakturering sker in om 6 månader. Projektredovisning - kontrollera projektanmälan, slutredovisning och balansering Kontantkassor - Region Skånes anvisningar Kassahantering - kontrollera hanteringen av dagskassa, handkassa och växelkassa Reseräkningar - Region Skånes riktlinjer och nivåer för friskvårdsbidrag Reseräkningar - kontrollera friskvårdsersättning Kännbar/Möjlig och moms/avdragsrätt på representation Kännbar/Möjlig Stickprov löpande GSF - obligatoriskt Ekonomichef Delårsbokslut Kännbar/Möjlig Stickprov 1ggr/år GSF Ekonomichef Delårsbokslut Kännbar/Möjlig Stickprov 1ggr/år GSF Ekonomichef Delårsbokslut Urval utifrån kontonivå 2ggr/år GSF Ekonomichef Delårsbokslut Resultat av Uppföljning granskning Skriftligt och attesterat underlag finns inte för anstånden i urvalet. För ytterligare information hänvisning till granskningsprogra mmet. Utomlänsfakturerin g förekommer ej inom Regionservice. Det förekommer inga externt finansierade projekt inom Regionservice. Granskning av kontantkassor är utförd för Helsingborg försäljning, Lindhaga samt Blekedam. För ytterligare information hänvisning till granskningsprogra mmet. De stickprov som gjorts avser utbetalningar janmars 2016. Det saknas tre kvitton samt två avvikelser för momsavdrag. Åtgärd
Metod Frekvens Utförare Ansvar Rapportering Resultat av granskning Uppföljning Åtgärd Köp av Tjänster - avtal Bemanningsföretag - kontrollera att pris i leverantörsfaktura överenstämmer med tecknat avtal Kännbar/Möjlig Stickprov 1ggr/år GSF Ekonomichef Delårsbokslut Granskningen visar att all köp av bemanning kommer från Manpower. Avtalen för administrativ personal har löpt ut vilket gör att man inte kan kontrollera pris mot avtal, samt att vi inte har erhållit återkoppling från verksamheten. Stickproven visar att om man jämför priserna mot tidigare ramavtal, så är dessa nu betydligt högre. Bisysslor Kompetensförsörjning tillse att aktuella planer finns Upphandling Verkställighet beslut (policy/reglemente, riktlinje, anvisning mm) Bisyssla - Möjliggöra en professionell kompetensutvecklin g Upphandling - Verkställighet av beslut (policy/reglemente, riktlinje, anvisning mm) 6 Stickprov 1 gg/år C HR C HR Ledningsgrupp Analys 2 ggr/år C HR C HR Ledningsgrupp Stickprov 2 ggr/år Div. chef/ao chef Div. chef/ao chef Ledningsgrupp Uppföljning 4 ggr/år Resp. chef Ledningsgrupper för AM, HK, FM, Kund, Stora bygg Ledningsgrupp
Metod Frekvens Utförare Ansvar Rapportering Resultat av granskning Uppföljning Åtgärd
Matris risk- och väsentlighetsbedömning 4 Allvarlig - är så stor att fel inte får inträffa 3 Kännbar - uppfattas som besvärande för intressenter/ Region Skåne 2 Lindrig - uppfattas som liten av intressenter och/eller Region Skåne 1 Försumbar - är obetydlig för intressenter och/eller Region Skåne Konsekvens / 1 Osannolik - risken är praktiskt taget obefintlig för att fel ska uppstå 4 8 12 16 13-16: Direkt åtgärd krävs! Minimera riskerna 3 6 12-12: Reducera riskerna! Åtgärdas. Bör tas med i internkontrollplan. 2 4 6 8 4-8: Håll under uppsikt Uppmärksamhet krävs 1 2 3 4 1-3: Inget agerande krävs Vi accepterar riskerna 2 Mindre sannolik - risken är mycket liten för att fel ska uppstå 3 Möjlig - det finns en möjlig risk för att fel ska uppstå 4 Sannolik - det är mycket troligt att fel ska uppstå Kontrollmiljö regelverk, attityder, värderingar (integritet/etiska värden kompetenskrav styrelse/nämnder organisationsstruktur ansvar/befogenheter personalpolicy/regelverk). Riskanalys kartläggningsprocess med uppskattning/prioritering av väsentlighetsgrad/konsekvenser och sannolikhet/risk avseende måluppfyllelse, processer, rutiner och system. I riskanalysen ska även beaktas hur riskerna ska bearbetas. Kontrollaktiviteter identifieras genom systematiskt arbete med processer och rutiner som behövs för att uppnå målen, (förebyggande manuella/automatiska upptäckande manuella/automatiska). Med beaktande av rekommendationer från externa/interna granskningar. Information/Kommunikation alla delar av organisationen är delaktiga då den interna kontrollen är en integrerad del i ordinarie processer. Uppföljning rapportering ska göras i enlighet med plan eller vid behov och inkluderar en övervakning av vidtagna åtgärder, vid behov kompletteras planen.