Lathund: Utbytesstudier Version för senaste uppdatering: 100

Lathund: Utbytesstudier Version för senaste uppdatering: 100 Mer information om Ladok Utbildningsmaterial utvecklas efterhand och publiceras på Ladok.se: Aktuellt utbildningsmaterial Systemdokumentationen och dess funktionsbeskrivningar beskriver systemet som helhet: Systemdokumentation för nya Ladok 2018-03-22 Lathund-Ladok-100-Utbytesstudier 0

Versionshantering Versioner av lathunden och systemet Varannan vecka uppdateras systemet med ny funktionalitet. I systemets sidfot hittar du systemets versionsnummer. Lathundarna uppdateras vid behov, dvs. när Ladok uppdateras med nya komplexa funktioner. I lathundens sidfot anges datum och version. Om du ser att lathunden har ett versionsnummer som är lägre än det som står på sidfoten t ex version 89 i Lathunden men version 97 i systemet, då bör du hämta en ny lathund om det finns. Nedan finns de uppdateringar som gjorts av lathunden listat: Sprint Granskad version Kommentarer från Uppdaterad 95 Delat upp lathunden i egen del. Anna Westerberg 2017-12-06 96 Lagt till information om inresande utbytesstudier. Annette Larsson 2017-12-20 96 Justerat information om inresande utbytesstudier Annette Larsson 2018-01-03 100 Justerat lathund. Lagt till kapitel: Intyg, Utdata, Uppföljning, Tillgodoräknande, Scenarios Klara Nordström, Katja Taavo, Karin Schelen 2018-03-21 2018-03-22 Lathund-Ladok-100-Utbytesstudier 1

Innehållsförteckning Syfte Syftet med lathunden är att beskriva hantering av utbytesstudier för in- och utresande studenter. Lathunden beskriver konceptet kring utbytesstudier i Ladok, och hur dessa kan hanteras i systemet. Det handhavande som är specifikt för utbytesstudier finns beskrivet i lathunden, medan det handhavande som är generellt för Ladok finns beskrivet i andra lathundar. Lathunden beskriver inte rutiner och hantering inom ett lärosäte, t ex rutiner vid hantering av utbytesstudier. Målgruppen för dokumentet är centrala Ladokanvändare på lärosätet, men kan användas för slutanvändare efter viss redigering. Lathunden förutsätter att användaren har en grundläggande förståelse för navigering och begrepp i Ladok, se ladok.se/utbildningsvagar för utbildning på grundläggande nivå. Sidtitel Sida Kommentarer Utbytesstudier, grunder 3 Utbytesavtal (in- och utresande) 4-6 Inresande: innehåll i utbytesavtalet 7-9 Utresande: innehåll i utbytesavtalet 10-16 Utresande: Tillgodoräkna utbildning inom utbytesavtalet 17-19 Intyg (in- och utresande) 20-22 Utdata och uppföljning (in- och utresande) 23-31. Tillämpning - Goda exempel från andra lärosäten 34-35 - Scenario 1: Avgiftsbelagd student på lärosätet antas till utbytesstudier 36-37 - Scenario 2: Inresande utbytesstudent antas efter utbytesstudierna till utbildning på lärosätet 38-39 - Scenario 3: Utbytesstudier för student förlängs inom samma utbytesavtal 40-41 2018-03-22 Lathund-Ladok-100-Utbytesstudier 2

Utbytesstudier Lathunden beskriver upplägg och hantering av utbytesstudier i Ladok, dvs. hantering av utbildning som görs inom utbytesavtal mellan utländskt lärosäte och det egna lärosätet. Konstruktionen för utbytesstudier i Ladok är att ett utbytesavtal (kurspaketering) skapas med tillhörande utbytestillfälle (kurspaketeringstillfälle) inom vilket innehåll läggs. Utbytesavtalet är generellt för alla studenter som reser ut och in inom avtalet. Utbytestillfället kan användas för flera studenter som reser under samma tillfällesperiod. Det är på utbytestillfället man anger om tillfället avser in- eller utresande. 2018-03-22 Lathund-Ladok-100-Utbytesstudier 3

Utbytesavtal 2018-03-22 Lathund-Ladok-100-Utbytesstudier 4

Utbytesavtal: Hur det hänger ihop Utbytesavtal (kurspaketering) Utbildningstyp: 2007UA Skapas i Utbildningsinformation Utbytesavtal är den utbildningstyp inom vilken utbytesstudier bedrivs både för inresande och utresande, Utbytesavtal kan användas för utbildning på grundnivå, avancerad nivå och forskarnivå. Utbytestillfälle (kurspaketeringstillfälle) Utbildningstyp, inresande: 2007UTFI Utbildningstyp, utresande: 2007UTFU Skapas i Utbildningsinformation Ovanstående utbildningstyper används för utrespektive inresande. Utbytestillfälle kan användas för utbildning på grundnivå, avancerad nivå och forskarnivå Ett utbytestillfälle kan användas för flera studenter, förutsatt att de planerarar att genomföra utbildningen inom samma studieperioder. Utbytesavtal (Kurspaketering) Utbytestillfälle, inresande (Kurspaketeringstillfälle) Utbytestillfälle, utresande (Kurspaketeringstillfälle) Innehåll När studenten har ett förväntat deltagande på ett utbytestillfälle kan innehåll läggas in. Innehåll för inresande, sida 9 Innehåll för utresande, sida 14 2018-03-22 Lathund-Ladok-100-Utbytesstudier 5

Utbytesavtal: skapa förväntat deltagande Då utbytesavtal och utbytestillfälle är skapade i Utbildningsinformation och är i status komplett kan förväntat deltagande läggas in för studenter. Förväntat deltagande på ett utbytesavtal kan skapas på olika sätt, beroende på om studenten deltar i utbytesavtalet inom till exempel ett program (kurspaketering) eller som egen studieplan. Hanteringen är densamma för utbytestillfällen för både utresande och inresande. Alternativ 1: Utbytesavtalet läggs in inom annan kurspaketering, (t ex program, inriktning eller ämne på forskarnivå) Utbytesavtalet läggs in inom studieplanen för kurspaketeringen. Används för utresande studenter. Se handhavande i Handhavandeguide: Studiedeltagande Alternativ 2: Utbytesavtalet läggs in som en egen studieplan. Används för inresande eller utresande studenter. Se handhavande i Handhavandeguide: Studiedeltagande Exempel alternativ 1: utbytesavtal, utresande inom program Program Programtillfälle... / Utbytesavtal (kurspaketering) /Utbytestillfälle (kurspaketeringstillfälle) för utresande Exempel alternativ 2: utbytesavtal, utresande som egen studieplan Utbytesavtal (kurspaketering) Utbytestillfälle (kurspaketeringstillfälle) för utresande Exempel alternativ 1: utbytesavtal, utresande inom inriktning Program Programtillfälle... / Inriktning / Inriktningstillfälle /... / Utbytesavtal (kurspaketering) /... / Utbytestillfälle (kurspaketeringstillfälle) för utresande Exempel alternativ 2: utbytesavtal, inresande som egen studieplan Utbytesavtal (kurspaketering) Utbytestillfälle (kurspaketeringstillfälle) för inresande 2018-03-22 Lathund-Ladok-100-Utbytesstudier 6

Inresande: Innehåll i utbytesavtalet 2018-03-22 Lathund-Ladok-100-Utbytesstudier 7

Utbytesstudier, inresande: tidslinje En student antas till utbytesstudier och det förväntade deltagandet dokumenteras. För inresande utbytesstudenter läggs innehåll i studieplanen för utbytesavtalet in som kurs eller individuell kurs, med tillhörande tillfälle. Studenten registreras på kurs. Då studenten genomfört kursen rapporteras resultat in. Se mer om resultatrapportering i Lathund: resultatrapportering. Studenten påbörjar sina studier vid lärosätet, i samband med kursstart registreras hen Studenten reser hem. Studier genomförs på lärosätet Studenten blir antagen till utbytesstudier på lärosätet. Studenten etableras i Ladok och förväntat deltagande läggs in för studenten på: Utbytesavtal med tillfälle för inresande. Innehållet i studieplanen Resultat rapporteras i Ladok. 2018-03-22 Lathund-Ladok-100-Utbytesstudier 8

Utbytesstudier, inresande: Hur det hänger ihop När studenten har ett förväntat deltagande på utbytesavtalet kan innehåll läggas in i studieplanen. I studieplanen för ett Utbytesavtal för en inresande är det möjligt att lägga in innehåll enligt nedan. Kurs och kurstillfälle Välj en befintlig kurs och ett befintligt kurstillfälle. Handhavande för att skapa förväntat deltagande på kurs och kurstillfälle finns i Handhavandeguide: Studiedeltagande. Kurs och individuellt tillfälle Välj en befintlig kurs och skapa ett individuellt tillfälle. Handhavande för att skapa förväntat deltagande på kurs och individuellt kurstillfälle finns i Handhavandeguide: Studiedeltagande. Individuell kurs och individuellt kurstillfälle Skapa en individuell kurs inklusive individuellt tillfälle. Handhavande för att skapa en individuell kurs inklusive individuellt kurstillfälle finns i Handhavandeguide: Studiedeltagande. Utbytesavtal (kurspaketering) Utbytestillfälle, inresande (kurspaketeringstillfälle) Kurs Kurstillfälle Kurs Individuellt kurstillfälle Individuell kurs Individuellt kurstillfälle 2018-03-22 Lathund-Ladok-100-Utbytesstudier 9

Utresande: Innehåll i utbytesavtalet 2018-03-22 Lathund-Ladok-100-Utbytesstudier 10

Utbytesstudier, utresande: tidslinje En student antas till utbytesstudier och det förväntade deltagandet dokumenteras. Innehållet i studieplanen i Utbytesavtalet för en utresande är ett utbytesåtagande med tillhörande tillfälle. Resultat rapporteras inte på utbytesåtagandet. I stället kan resultat från det utländska lärosätet dokumenteras som andra meriter och tillgodoräknas. Eftersom resultat inte rapporteras på utbytesåtagande visas inte tillståndet i översikt för student i administratörsgränssnittet. I studentgränssnittet visas utbytesåtagandet under Aktuell utbildning under studieperioden, och flyttas till "Avslutad utbildning" när studieperioden är passerad. Studenten påbörjar sina studier vid det utländska lärosätet och registreras på utbytesåtagandet Studenten reser hem. Resultat har rapporterats på det utländska lärosätet. Studier genomförs på utländskt lärosäte Studenten blir antagen till utbytesstudier. Förväntat deltagande läggs in för studenten på: Utbytesavtal med tillfälle för utresande Utbytesåtagande När studieperioden har passerats visas utbytesåtagandet under Avslutad utbildning i Studentgränssnittet Resultat från det utländska lärosätet kan läggas in i Ladok som Andra meriter och tillgodoräknas inom utbytesavtalet 2018-03-22 Lathund-Ladok-100-Utbytesstudier 11

Utbytesstudier, utresande: Hur det hänger ihop För utresande utbytesstudenter är innehållet i utbytesavtalet ett utbytesåtagande och tillhörande tillfälle för utbytesåtagande. För ett utbytesåtagande kan deltagande registreras men inte resultat rapporteras. Utbytesåtagande, utresande (alternativ 1) Utbildningstyp, grund och avancerad nivå: 2007UAT Skapas i Utbildningsinformation Kan användas för flera studenter. Utbytesavtal (kurspaketering) Utbytestillfälle, utresande (kurspaketeringstillfälle) Individuellt utbytesåtagande, utresande (alternativ 2) Utbildningstyp, grund och avancerad nivå: 2007IUAT Utbildningstyp, forskarnivå: 2007FUAT Skapas via studentens studieplan. Kan endast användas för en student. Utbytesåtagande, utresande (alternativ 1) Tillfälle för utbytesåtagande, utresande Utbytesåtagande, utresande (alternativ 1) Individuellt tillfälle för utbytesåtagande, utresande Individuellt utbytesåtagande, utresande (alternativ 2) Individuellt tillfälle för utbytesåtagande, utresande Tillfälle för utbytesåtagande, utresande Utbildningstyp, grund och avancerad nivå: 2007UATTFR Skapas i Utbildningsinformation Kan användas för Utbytesåtagande, utresande Förväntat deltagande på utbytesåtagande och tillfälle för utbytesåtagande skapas som på kurs och kurstillfälle. Handhavande finns i Handhavandeguide: Studiedeltagande. Individuellt tillfälle för utbytesåtagande Utbildningstyp, grund och avancerad nivå: 2007IUAT Utbildningstyp, forskarnivå: 2007FUATF Skapas via studentens studieplan. Kan användas både för utbytesåtagande och individuellt utbytesåtagande. Handhavande finns på följande sidor. 2018-03-22 Lathund-Ladok-100-Utbytesstudier 12

Utbytesstudier, utresande: Förväntat deltagande på utbytesåtagande (alternativ 1) Ett utbytesåtagande skapas i Utbildningsinformation under Övriga utbildningstyper Utbytesåtagande, utresande. Handhavande: Skapa förväntat deltagande på utbytesåtagandet Förväntat deltagande skapas i studiedeltagandefliken för studenten. 1. I raden för utbytesåtagandet: Välj Lägg till individuellt tillfälle. 2. Välj alternativet Välj befintlig utbildning och skapa ett individuellt tillfälle. Detta innebär att du utgår från en redan skapad utbildning (av utbildningstypen utbytesåtagande) och skapar ett individuellt tillfälle för den gemensamma utbildningen. 1 3. Sök fram utbildningen. Typ av tillfälle väljs som tillfälle för utbytesåtagande, utresande. 4. Lägg in uppgifter om tillfället. Du behöver fylla i de obligatoriska uppgifterna, märkta med *. För att studenten ska kunna registrera sig i studentgränssnittet själv krävs att registreringsperiod är angiven. 5. Ange beslutsfattare och beslutsdatum. Förhandsgranska och bekräfta. 3 2018-03-22 Lathund-Ladok-100-Utbytesstudier 13

Utbytesstudier, utresande: Förväntat deltagande på utbytesåtagande (alternativ 1) (forts.) Då du bekräftat det individuella tillfället får studenten ett förväntat deltagande på utbytesstudierna. Notera! Det kan ta några sekunder innan utbildningen syns i gränssnittet. Ladda om sidan med F5. När utbildningen med tillfälle visas, gäller vanligt registreringsförfarande för att sätta Utbytestillfället till Pågående. 2018-03-22 Lathund-Ladok-100-Utbytesstudier 14

Utbytesstudier, utresande: Förväntat deltagande på individuellt utbytesåtagande (alternativ 2) Handhavande: förväntat deltagande på individuellt utbytesåtagande 1. I raden för utbytesavtalet: Välj Lägg till individuellt tillfälle 2. Välj alternativet Skapa individuellt åtagande inklusive individuellt tillfälle. I detta val så lägger man till både individuell utbildning och individuellt tillfälle för studenten. Kontrollera att typ av kurs är Individuellt utbytesåtagande 3. Lägg in uppgifter om individuell kurs. Du behöver fylla i de obligatoriska uppgifterna, märkta med *. 1 4. Lägg in uppgifter om individuellt tillfälle. Du behöver fylla i de obligatoriska uppgifterna, märkta med *. För att studenten ska kunna registrera sig själv krävs att registreringsperiod är angiven. 5. Ange beslutsfattare och beslutsdatum. Förhandsgranska och bekräfta. 2018-03-22 Lathund-Ladok-100-Utbytesstudier 15

Utbytesstudier, utresande: Förväntat deltagande på individuellt utbytesåtagande (alternativ 2) (forts.) Då du bekräftat det individuella tillfället får studenten ett förväntat deltagande på utbytesstudierna. Notera! Det kan ta några sekunder innan utbildningen syns i gränssnittet. Ladda om sidan med F5. När utbildningen med tillfälle visas, gäller vanligt registreringsförfarande för att sätta Utbytestillfället till Pågående. 2018-03-22 Lathund-Ladok-100-Utbytesstudier 16

Utresande: Tillgodoräkna utbytesstudier 2018-03-22 Lathund-Ladok-100-Utbytesstudier 17

Tillgodoräknande av utbytesstudier När den utresande studenten kommer tillbaka från utbytesstudierna kan resultat från det utländska lärosätet läggas in i Ladok som Andra meriter och efter det tillgodoräknas. Tillgodoräknandet kan kopplas till Utbytesavtalet (kurspaketering). I de fall Utbytesavtalet finns inom ett program (annan kurspaketering) kopplas tillgodoräknandet även till detta. Exempel: tillgodoräknande kopplat till ett utbytesavtal inom ett program. Resultat från utländskt lärosäte Andra meriter 2018-03-22 Lathund-Ladok-100-Utbytesstudier 18

Tillgodoräknande av utbytesstudier (forts.) Handhavande koppla tillgodoräknande till utbytesavtal: 1. Skapa annan merit i Ladok (handhavande för detta: se Lathund: bevis och tillgodoräknande) 2. Påbörja ärende för tillgodoräknande 3. Ange att tillgodoräknandet ska kopplas till utbytesavtalet genom att välja Tillgodoräknandet avser kurspaketering och sök fram utbytesavtalet (kurspaketeringen). 4. Ange grund och mål för tillgodoräknade 5. Klarmarkera och tilldela attestant. 2 Då tillgodoräknandet attesterats dokumenteras tillgodoräknandet inom utbytesavtalet. 2018-03-22 Lathund-Ladok-100-Utbytesstudier 19

Intyg 2018-03-22 Lathund-Ladok-100-Utbytesstudier 20

Registreringsintyg Då student registrerats på innehåll inom ett utbytesavtal visas detta i registreringsintyg. 2018-03-22 Lathund-Ladok-100-Utbytesstudier 21

Resultatintyg Då resultat har rapporterats syns detta på resultatintyg enl.: Tillgodoräknad utbildning (utresande studenter) Tillgodoräknad utbildning visas under egen rubrik i resultatintyget. Resultat på utbildning (inresande studenter) Resultat på kurser visas i resultatintyget men är inte kopplade till utbytesavtalet 2018-03-22 Lathund-Ladok-100-Utbytesstudier 22

Utdata och uppföljning 2018-03-22 Lathund-Ladok-100-Utbytesstudier 23

Utdata: Utbytesstudier Utdatafunktionen gör det möjligt att söka ut studenter som har ett förväntat deltagande på Utbytesavtal samt uppgift om deltagande inom ramen för ett utbytesavtal. Avser in- respektive utresande studenter. Utsökningsparametrar 1. Utbytesalternativ. Välj typ av utbytestillfälle; inresande eller utresande. Om inget val görs ingår båda alternativen i utsökningsresultatet. 2. Tillstånd. Välj Tillstånd: Pågående (utbytestillfället är påbörjat genom registrering på ett ingående tillfälle) Ej påbörjad (förväntat deltagande finns men ingen registrering på ingående tillfälle) Avbrott (Studenten har påbörjat utbytestillfället men har gjort avbrott) Om inget val görs ingår alla tillstånd i utsökningsresultatet. 3. Pågår inom. Ange en tidsperiod inom vilket utbytestillfället pågår helt eller delvis. 4. Klicka på Sök 2018-03-22 Lathund-Ladok-100-Utbytesstudier 24

Utdata: Utbytesstudier (forts.) Visning av resultatet Följande information visas av sökresultatet: 1. Personnummer 2. Namn: Efternamn och förnamn 3. Utbytesavtal: Benämning och kod. 4. Extern part: Det utländska lärosätets benämning. 5. Land: Benämning och kod. 6. Utbytesprogram: Benämning och kod 7. Utbytesalternativ: Utbytestillfälle, inresande eller Utbytestillfälle, utresande. 8. Period: Utbytestillfällets startdatum och slutdatum. 9. Tillstånd: Pågående, Ej påbörjad, Avbrott. Sorteringsordning: Utbytesprogrammets benämning, Utbytesprogrammets kod, Efternamn, Förnamn, Personnummer. Antal visade individer = antal individer som visas på sidan. Antal träffar = totalt antal utbytesavtalstillfällen som matchar sökningen. 2018-03-22 Lathund-Ladok-100-Utbytesstudier 25

Uppföljning: Utbytesstudier, Helårsstudenter För grunderna i Uppföljning, se lathund: Rapporterna i Uppföljning. Rapporten beräknar antal helårsstudenter (HST) utifrån studenternas registreringar på kurstillfällen (motsv.). För mer information se: systemdokumentation. Utresande: antal HST beräknas utifrån registrering på tillfället för utbytesåtagandet Inresande: antal HST beräknas utifrån registreringar på kurstillfällen (/motsv.) Utsökningsparametrar, HST utbytesstudier Begränsa: 1. Ange Utsökningsperiod 2. Välj Studieordning; Högskoleutbildning, 2007 års studieordning 3. Välj Utbytesalternativ: Utbytestillfälle, inresande och Utbytestillfälle, utresande. Se exempel Om inget val görs ingår HST för båda alternativen i utsökningsresultatet tillsammans med övriga HST som genererats för utsökningsperioden inom den valda studieordningen. Se exempel Gruppera: 4. Välj grupperingsnivå; Utbytesalternativ 5. Klicka på Hämta 2018-03-22 Lathund-Ladok-100-Utbytesstudier 26

Uppföljning: Utbytesstudier, Helårsstudenter (forts.) Exempel 1: In- och Utresande utbytesstudenter sorterade på Land och utländsk lärosäte samt Utbytesavtal (i resultatet visas dock inte Utbytesavtal för Utresande). Utsökningsparametrar, exempel 1 Begränsa: 1. Välj Studieordning; Högskoleutbildning, 2007 års studieordning 2. Välj Utbytesalternativ; Utbytestillfälle, inresande och Utbytestillfälle, utresande Gruppera: 3. Välj grupperingsnivå: 1) Utbytesalternativ, 2) Land, 3) Utbytesavtal Exempel 2: Utresande utbytesstudenter inom program Utsökningsparametrar, exempel 2 Begränsa: 1. Välj Studieordning; Högskoleutbildning, 2007 års studieordning 2. Välj Utbildningstyp för kurspaketering: Program (2007PRG); 3. Välj Utbytesalternativ; Utbytestillfälle, utresande Gruppera: 4. Välj grupperingsnivå: 1) Program, 2) Land, 3) Utbytesavtal, 4) Utbytesalternativ Exempel 1 Exempel 2 Kolumnen Utbytesavtal visar endast uppgift om studentens första underliggande kurspaketering. För studenter som reser ut på ett utbyte inom en inriktning är Utbytesavtalet den andra underliggande kurspaketeringen. Därför är kolumnen tom. 2018-03-22 Lathund-Ladok-100-Utbytesstudier 27

Uppföljning: Utbytesstudier, Helårsprestationer Rapporten beräknar antal helårsprestationer (HPR) och utgår ifrån godkända prestationer (antal avklarade högskolepoäng). HPR beräknas utifrån prestationens examinationsdatum. För mer information se: systemdokumentationen. Eftersom det inte är möjligt att rapportera resultat på ett utbytesåtande för en utresande utbytesstudent ingår inte utresande i resultatet. Utsökningsparametrar, HPR utbytesstudier Begränsa: 1. Ange Utsökningsperiod 2. Välj Studieordning; Högskoleutbildning, 2007 års studieordning 3. Välj Utbytesalternativ: Utbytesalternativ, inresande. Se exempel Om inget val görs, ingår HPR för inresande tillsammans med övriga HPR som genererats för utsökningsperioden inom den valda studieordningen. Se exempel Gruppera: 4. Välj grupperingsnivå; Utbytesalternativ 5. Klicka på Hämta 2018-03-22 Lathund-Ladok-100-Utbytesstudier 28

Uppföljning: Utbytesstudier, Helårsprestationer (forts.) Exempel 1: Inresande utbytesstudenter sorterade på Land och utländsk lärosäte samt Utbytesavtal Utsökningsparametrar, exempel 1 Begränsa: 1. Välj Studieordning; Högskoleutbildning, 2007 års studieordning 2. Välj Utbytesalternativ; Utbytestillfälle, inresande Gruppera: 3. Välj att gruppera på: 1) Land, 2) Utbytesavtal Exempel 1 Exempel 2: Inresande under åren 2014-2017, fördelat på kalenderår. Utsökningsparametrar, exempel 2 Begränsa: 1. Välj Utsökningsperiod: 2014-2017 2. Välj Studieordning; Högskoleutbildning, 2007 års studieordning 3. Välj Utbytesalternativ; Utbytestillfälle, inresande Gruppera: 4. Välj att gruppera på: 1) Kalenderår (möjligt att lägga till ex. Land eller Utbytesavtal) Exempel 2 Notera! Denna utsökning går också att göra i rapporten Helårsstudenter men då måste man också begränsa på Utbytestillfälle, utresande samt gruppera på Kalenderår och Utbytesalternativ. 2018-03-22 Lathund-Ladok-100-Utbytesstudier 29

Uppföljning: Utbytesstudier, Studiedeltagande-registrering Rapporten beräknar antal registrerade studenter utifrån registreringar på kurstillfällena (motsv.) för vald tidsperiod. För mer information se: systemdokumentationen. Utsökningsparametrar, studiedeltagande - registrering Begränsa: 1. Ange Utsökningsperiod 2. Välj Studieordning; Högskoleutbildning, 2007 års studieordning 3. Välj Utbytesalternativ: Utbytestillfälle, inresande och Utbytestillfälle, utresande. Se exempel Om inget val görs ingår registreringar för båda alternativen i utsökningsresultatet tillsammans med övriga registreringar för utsökningsperioden. Se exempel Gruppera: 4. Välj grupperingsnivå; Utbytesalternativ 5. Klicka på Hämta 2018-03-22 Lathund-Ladok-100-Utbytesstudier 30

Uppföljning: Utbytesstudier, Studiedeltagande-registrering (forts.) Exempel 1: Resultatet visar antal in- och Utresande utbytesstudenter redovisat på Land/lärosäte samt utbytesalternativ. Utsökningsparametrar Begränsa: 1. Välj Studieordning; Högskoleutbildning, 2007 års studieordning 2. Välj Utbytesalternativ; Utbytestillfälle, inresande och Utbytestillfälle, utresande Gruppera: 3. Välj att gruppera på: 1) Land, 2) Utbytesalternativ Exempel 1 Exempel 2: Resultatet visar antal in- och utresande redovisat på Land/lärosäte, utbytesalternativ samt kurs (motsv.). Utsökningsparametrar Begränsa: 1. Välj Studieordning; Högskoleutbildning, 2007 års studieordning 2. Välj Utbytesalternativ; Utbytestillfälle, inresande och Utbytestillfälle, utresande Gruppera: 3. Välj att gruppera på: 1) Land, 2) Utbytesalternativ, 2) Kurs (eller kurstillfälle motsv.) För utsökning av utresande inom program, se avsnittet om Helårsstudenter, exempel 2. Använd samma utsökningsparametrar. Exempel 2 2018-03-22 Lathund-Ladok-100-Utbytesstudier 31

Scenarier och goda exempel 2018-03-22 Lathund-Ladok-100-Utbytesstudier 32

Scenarier och goda exempel I följande kapitel kommer exempel tas upp för att förklara hur konceptet kring utbytesstudier i Ladok kan tillämpas på lärosätet. Följande tas upp: Goda exempel Scenario 1: Avgiftsbelagd student på lärosätet antas till utbytesstudier Scenario 2: Inresande utbytesstudent antas efter utbytesstudierna till utbildning på lärosätet Scenario 3: Utbytesstudier för student förlängs inom samma utbytesavtal 2018-03-22 Lathund-Ladok-100-Utbytesstudier 33

Goda exempel Konverterad data För lärosäten som går in i nya Ladok rekommenderas att inte bygga vidare på konverterad data från gamla Ladok. Det är bättre att definiera upp ny struktur för utbytesstudier i nya Ladok. Struktur: Utbytesavtal Utbildningskod. I benämning och kod för utbytesavtalet är det bra att välja en struktur som tydligt visar information om utbytesavtalet, vilket underlättar ex. utsökningar. Exempel: Benämning, Utbytesavtal + Utländskt lärosäte + Land: Erasmus+ - LUCA School of Arts Belgien Utbildningskod, Förkortning av utbytesavtal + Förkortning av land + löpnummer: ER+BE0001 Tillfälleskod. Det syns inte i ex. studentöversikten om tillfället avser inresande eller utresande studenter, därför kan det underlätta översikten och utsökning av studenter om ut- eller inresande även anges i tillfälleskoden. Exempel: Tillfälle för inresande: IN följt av ex. period eller löpnummer, INVT18 Tillfälle för utresande: UT följt av ex. period eller löpnummer, UT001 Studieperiod för utbytestillfälle. Sträcker sig utbytestillfället över flera perioder kan studieperioden anges som en lång studieperiod eller delas upp i studieperioder motsvarande terminer. Det finns inga krav inom Ladok på att dela upp studieperioder för utbytestillfällen motsvarande terminer utan en studieperiod motsvarande hela utbytesavtalets tid räcker. Undantag finns när det gäller att hantera tillfällen för kurspaketeringar som utannonseras via EMIL-schemat. 2018-03-22 Lathund-Ladok-100-Utbytesstudier 34

Goda exempel (forts.) Struktur: Utbytesåtagande Lärosätet beslutar om utbytesåtagande eller individuellt utbytesåtagande används för utresande studenter. Saker att tänka på då strukturen skapas är: Vilka behörigheter som behöver tilldelas slutanvändare på lärosätet påverkas av detta val, ex. för att skapa deltagande på ett individuellt tillfälle för utbytesåtagande behöver slutanvändaren behörighet att skapa individuellt tillfälle (utbildningstillfälle) men för att skapa deltagande på ett individuellt utbytesåtagande inkl. tillfälle behöver slutanvändaren behörighet att skapa både individuellt åtagande (utbildning) och individuellt tillfälle. Ett individuellt utbytesåtagande endast kan användas för en student, i övrigt är det samma attribut och funktionalitet för utbytesåtagande och individuellt utbytesåtagande. Att utbildningen endast kan användas för en student (Individuellt utbytesåtagande) är användbart i de fall omfattning, organisationsenhet eller utbildningsområde inte är gemensamma för de utresande studenterna. Att ha en gemensam utbildning (Utbytesåtagande) är möjlig om värdena för attributen är detsamma för flera studenter. Det är vid gemensam utbildning möjligt att tex söka fram alla studenter inom Utbytesåtagandet. Benämning och utbildningskod på utbytesavtal kan ex. struktureras per period, per institution eller per land, beroende på lärosätets behov. Exempel: Kod och benämning per institution: UTBVÅE, Utbytesstudier, Vårdvetenskap, Kod och benämning per land: UTBAUS001, Utbytesstudier, Australien Masshantering Det finns inte någon speciell masshantering för studenter inom utbytesstudier utan det är den funktionalitet som finns för masshantering som kan användas. Ett behov som framförts är att kunna skapa förväntat deltagande för ett kurstillfälle för studenter som läser inom olika Utbytesavtal (kurspaketeringar) och ärende finns för detta. 2018-03-22 Lathund-Ladok-100-Utbytesstudier 35

Scenario 1: Avgiftsbelagd student på lärosätet antas till utbytesstudier Scenario 1: En avgiftsskyldig student inom program (kurspaketering) som betalat studieavgift på lärosätet. Inom ramen för programmet beviljas hen utbytesstudier. Ett förväntat deltagande för utbytestillfälle för utbytesavtal läggs in i studieplanen för studenten samt ett förväntat deltagande för ett individuellt tillfälle för utbytesåtagande. Båda tillfällena anges som studieavgiftsbelagda. Efter det att studenten erlagt studieavgift och detta dokumenterats i Ladok kan studenten registreras på utbytesåtagandet och påbörja sina utbytesstudier. Studenten reser iväg och registreras på utbytesåtagandet Utbildning genomförs Avgiftsskyldig student antas till utbildning på lärosätet Förväntat deltagande läggs in för studenten på program och ingående kurser Studieavgift erläggs och dokumenteras i Ladok Studenten registreras på utbildningen. Studenten blir antagen till utbytesstudier. Förväntat deltagande läggs in för studenten på: Utbytesavtal med tillfälle för utresande Utbytesåtagande med attribut: Studieavgiftsbelagd Studieavgift erläggs och dokumenteras i Ladok 2018-03-22 Lathund-Ladok-100-Utbytesstudier 36

Scenario 1: Avgiftsbelagd student på lärosätet antas till utbytesstudier (forts.) Studieavgiftsskyldighet Kontroll för studieavgiftabetalning i Ladok görs på kurstillfällesantagningar. För utbytesstudier motsvarar det individuella tillfället för utbytesåtagandet ett kurstillfälle. Attribut för studieavgiftsbetalning anges på det individuella tillfället för utbytesåtagande då tillfället skapas via studentens studieplan. Attributet innebär att de utresande studenter som är avgiftsskyldiga också betalar för den period de studerar utomlands. Program Programtillfälle Studieavgiftsbelagd: Ja... / Utbytesavtal (kurspaketering) /Utbytestillfälle, utresande (kurspaketeringstillfälle) Studieavgiftsbelagd: Ja Utbytesåtagande, utresande Individuellt tillfälle för utbytesåtagande, utresande Studieavgiftsbelagd: Ja Dokumentera studieavgiftsbetalning Inbetald studieavgift kan dokumenteras manuellt för utbytesåtagandet i fliken Studentinformation. Alternativt kan betalning av studieavgift dokumenteras för en datumperiod på det yttersta kurspaketeringstillfället, i detta fall det program som utbytesavtalet lagts inom. Då avgiftsbetalning på perioden dokumenteras på programmet markeras även utbytesåtagandet som betalt. 2018-03-22 Lathund-Ladok-100-Utbytesstudier 37

Scenario 2: Inresande utbytesstudent antas efter utbytesstudierna till utbildning på lärosätet Scenario 2: En student från utländskt lärosäte antas till utbytesstudier på det egna lärosätet. Studenten får ett förväntat deltagande på utbytesavtal med tillfälle för inresande och innehåll läggs in inom utbytesavtalet. Studenten genomför studierna inom ramen för utbytesavtalet. Resultat rapporteras då momenten genomförts. Efter avslutat utbytesstudier ansöker studenten till ett program på det egna lärosätet och antas. Ett förväntat deltagande läggs in som ny studieplan för studenten. Studenten registreras och påbörjar programstudierna. Studenten reser till lärosätet, i samband med kursstart registreras hen Studier genomförs på lärosätet Studier genomförs på lärosätet Studenten blir antagen till utbytesstudier vt17 på lärosätet. Studenten etableras i Ladok och förväntat deltagande läggs in för studenten på: Utbytesavtal med tillfälle vt17 för inresande. Innehåll i utbildningen för vt17 Resultat rapporteras i Ladok. Studenten antas till utbildning på lärosätet ht17. Förväntat deltagande läggs in på utbildningen. 2018-03-22 Lathund-Ladok-100-Utbytesstudier 38

Scenario 2: Inresande utbytesstudent antas efter utbytesstudierna till utbildning på lärosätet (forts.) Den inresande utbytesstudenten har etablerats sedan tidigare i Ladok och har ett deltagande på kurser inom ett utbytesavtal och utbytestillfälle. Då studenten antas till ett program på lärosätet sker detta separat från utbytesavtalet. Utbildningen läggs in som en ny studieplan för studenten. Studentens studieplan Utbytesavtal (kurspaketering) Utbytestillfälle, in- eller utresande (kurspaketeringstillfälle) Studieperiod: VT17 Utbildning Utbildningstillfälle VT17 Program (kurspaketering) Programtillfälle (kurspaketeringstillfälle) Studieperiod: HT17-VT21 Kurs Kurstillfälle HT17 Kurs Kurstillfälle HT17 2018-03-22 Lathund-Ladok-100-Utbytesstudier 39

Scenario 3: Utbytesstudier för student förlängs inom samma utbytesavtal Scenario 3: En student antas till utbytesstudier HT17. Hen registreras på innehållet i utbytesavtalet och genomför studier på lärosätet. Vid utbytesavtalets slut beviljas studenten att förlänga sina utbytesstudier över VT18. I Ladok kan detta dokumenteras genom att skapa ett utbytestillfälle med studieperiod HT17-VT18, studenten får ett förväntat deltagande på detta genom tillfällesbyte då det ligger inom samma utbytesavtal (kurspaketering) som föregående utbytestillfälle. Innehåll för VT18 läggs in, studenten registreras och fortsätter sina studier. Hanteringen är samma för ut- och inresande studenter. Exemplet nedan visar tidslinjen för inresande student: Studenten reser till lärosätet, i samband med kursstart registreras hen Studenten reser hem. Studier genomförs på lärosätet Studier genomförs på lärosätet Studenten blir antagen till utbytesstudier ht 17 på lärosätet. Studenten etableras i Ladok och förväntat deltagande läggs in för studenten på: Utbytesavtal med tillfälle ht17 för inresande. Resultat rapporteras i Ladok. Studenten beviljas att fortsätta utbytesstudierna ytterligare en period på lärosätet. Tillfällesbyte görs till utbytestillfälle gällande ht17-vt18. Innehåll i utbildningen läggs in för vt18 och studenten registreras Resultat rapporteras i Ladok. Innehåll i utbildningen för ht17 2018-03-22 Lathund-Ladok-100-Utbytesstudier 40

Scenario 3: Utbytesstudier för student förlängs inom samma utbytesavtal (forts.) För att förlänga utbytesstudier behöver ett utbytestillfälle gällande den förlängda perioden skapas, och studenten få ett förväntat deltagande på utbytestillfället gällande den nya perioden genom tillfällesbyte. Detta beror på att studenten redan har ett deltagande på utbytesavtalet (kurspaketeringen) sedan tidigare. 1. Skapa ett utbytestillfälle (för in- eller utresande) i Utbildningsinformation med studieperiod HT17- VT18. Det finns inga krav i Ladok att dela upp studieperioden motsvarande terminer, så en studieperiod motsvarande hela utbytestillfället kan läggas in. 2. Genomför ett tillfällesbyte från utbytestillfället HT17 till utbytestillfället HT17-VT18. Ange tillgänglighetsdatum så det framgår att studenten påbörjar studierna på det nya utbytestillfället genomfört VT18. Tillfället för H17 visar att studenten läst inom utbytesavtalet under den perioden. 3. Lägg in innehåll för utbytestillfället; utbytesåtagande för utresande studenter respektive kurs/individuell kurs för inresande studenter. Studentens studieplan Utbytesavtal (kurspaketering) Utbytestillfälle, in- eller utresande (kurspaketeringstillfälle) Studieperiod: HT17 Utbildning Utbildningstillfälle HT17 Utbytestillfälle, inresande (kurspaketeringstillfälle) Studieperiod: HT17-VT18 Tillgänglig: 2018-01-15 Utbildning Utbildningstillfälle HT18 Tillfällesbyte 2018-03-22 Lathund-Ladok-100-Utbytesstudier 41